La conoscenza può essere un bene immateriale per il tuo team, ma è senza dubbio una delle risorse più importanti della tua azienda. Dopotutto, se Gina è l'unica in grado di redigere un rapporto complesso, cosa farà il tuo team se lei dovesse andarsene improvvisamente? 🤷🏽♀️
Una gestione delle conoscenze efficace fornisce al tuo team una solida struttura per estrarre queste informazioni dalle menti dei membri del team, dalle email e dalle chat e per effettuare la loro condivisione con l'organizzazione. Tuttavia, il modo in cui gestisci queste conoscenze fa la differenza tra un esito positivo e uno negativo.
Che tu sia un knowledge manager o un team leader responsabile della gestione, della registrazione e dell'accesso alle risorse di conoscenza, hai bisogno di strategie efficaci di gestione della conoscenza dalla tua parte. In questa guida spiegheremo perché queste strategie sono importanti e condivideremo 10 delle migliori best practice di gestione della conoscenza per mobilitare le informazioni del tuo team.
Che cos'è la gestione delle conoscenze?
La gestione delle conoscenze (KM) è un approccio strutturato per acquisire, organizzare, effettuare la condivisione e utilizzare le conoscenze della tua organizzazione. Considerala come una base di conoscenze interna che rende disponibili le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto.
La gestione delle conoscenze non consiste solo nel creare procedure operative standard che nessuno leggerà mai. Questo approccio codifica e garantisce la condivisione delle conoscenze in un unico repository. Il software di gestione delle conoscenze organizza facilmente conoscenze quali:
- Processi di supporto clienti
- Passaggi di inserimento dei dipendenti
- Documentazione tecnica per l'IT, come manuali degli utenti o guide alla risoluzione dei problemi
- Verbali delle riunioni e reportistica
- Documentazione relativa alla comunicazione con i clienti
Ma soprattutto, la gestione delle conoscenze rende queste informazioni accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. Invece di inviare messaggi Slack avanti e indietro per richiedere determinati file o procedure, il tuo team può trovare tutto ciò di cui ha bisogno con una semplice ricerca nel tuo strumento di gestione delle conoscenze. Se archivi informazioni sensibili, puoi anche bloccarle con autorizzazioni a più livelli.
I tipi di conoscenza aziendali
Sapevi che esistono diversi tipi di conoscenza organizzativa? Forse non te ne rendi conto, ma il tuo team ha a disposizione molte risorse di conoscenza. Ci vuole un po' di impegno, ma il tuo processo di gestione delle conoscenze dovrebbe raccogliere questi tre tipi di informazioni:
- Conoscenza esplicita: queste informazioni sono le più facili da formalizzare e condividere con il team. Includono schede tecniche, manuali, procedure operative standard, formule e documenti scritti. Probabilmente disponi già di conoscenze esplicite documentate da qualche parte.
- Conoscenza implicita: questo tipo di informazioni si riferisce alle competenze tecniche e al know-how di una persona. A differenza della conoscenza esplicita, queste informazioni non possono essere ricavate da una procedura operativa standard (SOP). È necessario attingere alle conoscenze dei dipendenti tramite interviste, affiancamento e mappatura dei processi.
- Conoscenza tacita: si tratta di informazioni personali e specifiche del contesto. È più che altro un "presentimento" che un dipendente ha basato su anni di esperienza personale. È difficile da registrare perché i dipendenti di solito non si rendono nemmeno conto di possedere una conoscenza tacita. Puoi provare a ottenere una registrazione della conoscenza tacita chiedendo ai dipendenti di illustrare i loro processi decisionali.
Le conoscenze esplicite sono più facili da documentare, ma anche registrare le conoscenze tacite e implicite nei tuoi sistemi ha un valore reale. Per fortuna, una solida piattaforma di gestione delle conoscenze ti guiderà attraverso un processo di documentazione di tutti e tre i tipi di conoscenza.
L'importanza di una strategia efficace di gestione delle conoscenze
Invece di ripetere gli stessi errori più e più volte, la gestione delle conoscenze ti aiuta a sfruttare le conoscenze collettive e ad acquisire nuove conoscenze per ottimizzare i processi. Dalla riduzione dei malintesi all'accelerazione della formazione dei dipendenti, ci sono molti aspetti positivi nella gestione delle conoscenze.
Metti a frutto le tue conoscenze organizzative
Più a lungo un dipendente lavora in un'organizzazione, più diventa prezioso. Nel corso del tempo ha accumulato conoscenze aziendali che probabilmente non sono documentate da nessuna parte, il che ti espone al rischio di perderle.
La gestione delle conoscenze offre ai dipendenti un processo strutturato per documentare la loro esperienza e effettuare la sua condivisione rapida con il team. Invece di lasciare che queste informazioni languiscano in una procedura operativa standard in un'unità condivisa da qualche parte, la tua soluzione di gestione delle conoscenze effettua la connessione dei dati ai tuoi flussi di lavoro. È il modo migliore per mobilitare le conoscenze nel tuo lavoro quotidiano senza strumenti ingombranti o processi aggiuntivi.
Colmare le lacune di conoscenza
Nessuno sa tutto. Invece di chiedere informazioni a sei persone, un dipendente può cercare rapidamente le procedure nella tua knowledge base. Questo approccio consente al tuo team di mettersi al passo più rapidamente e riduce le email del tipo "Hai visto questo file?", con vantaggi per tutti.
Superare i silos informativi
I silos informativi sono più probabili man mano che la tua organizzazione aggiunge nuovi reparti, team e persone al mix. Prima che te ne accorga, tutti nella tua azienda parlano una lingua diversa. Le strategie di gestione delle conoscenze consentono a tutti di accedere alle stesse informazioni e mettono tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
Crea una cultura della conoscenza
I team competenti sono team produttivi. Seguire strategie comprovate di gestione della conoscenza crea una cultura in cui i membri del team sono felici di effettuare la condivisione delle informazioni. Nel tempo, questo aumenta la collaborazione e la fiducia, portando a una maggiore innovazione e creatività. 🧠
10 strategie di gestione delle conoscenze per il tuo team
La conoscenza è una risorsa enorme, ma non è facile da gestire. Segui queste 10 strategie di KM per reperire, organizzare, gestire e mobilitare le preziose conoscenze dei tuoi stakeholder in un unico posto.
1. Offri supporto a una cultura dell'apprendimento continuo
Più il tuo team apprende, più conoscenze acquisirà. Purtroppo, è difficile investire nell'apprendimento continuo, soprattutto se il tuo team ha molte scadenze rigide. Tuttavia, creare una cultura dell'apprendimento è un ottimo modo per migliorare l'esperienza dei dipendenti, aumentare il morale e incoraggiare la condivisione delle conoscenze.
Questo non richiede molto tempo né distrae il tuo team dalle sue mansioni a tempo pieno. Una sessione di formazione mensile, una conferenza annuale o un pranzo formativo settimanale sono modi efficaci per effettuare la condivisione delle conoscenze.
2. Utilizza un software di gestione delle conoscenze
Una gestione efficace delle conoscenze richiede una base di conoscenze centralizzata. Fortunatamente, non è necessario crearla da zero: il software di gestione delle conoscenze farà tutto il lavoro per te.
Infatti, la maggior parte degli strumenti implementerà l'automazione per l'acquisizione e la distribuzione delle conoscenze. La soluzione giusta offrirà funzionalità/funzioni come la ricercabilità, strumenti di collaborazione e capacità di integrazione, rendendo semplicissimo avviare e gestire la condivisione delle conoscenze.
3. Effettua audit della conoscenza
Non tutte le conoscenze sono preziose, quindi è una buona idea rivedere le informazioni presenti nella tua base di conoscenze. Gli audit delle conoscenze identificano quali conoscenze possiede il tuo team, cosa manca e cosa non è più rilevante. Gli audit annuali aggiornano e perfezionano continuamente la tua strategia di gestione delle conoscenze e mantengono il tuo programma di KM ordinato e attuabile. Inoltre, sono una buona opportunità per migliorare i processi obsoleti o semplicemente non utili.
4. Incoraggia il lavoro basato sulla collaborazione
Ci sono momenti e situazioni in cui il tuo team può operare come Lone Rangers, ma la conoscenza è più fruibile quando viene condivisa. Strumenti come intranet, wiki e social network interni facilitano la collaborazione rendendo più semplice porre domande e condividere informazioni. Le sessioni di brainstorming di gruppo sono ottime anche per sintetizzare prospettive diverse e ottenere idee più forti e migliori.
5. Crea pratiche chiare per la gestione della documentazione e dei contenuti
Il software di gestione delle conoscenze è necessario, ma è comunque necessario disporre di politiche ufficiali a supporto di questo strumento. Senza politiche chiare, potresti gestire le conoscenze in modo incoerente e perdere dati cruciali.
Collabora con il tuo team per creare pratiche condivise di gestione della documentazione e dei contenuti. Potresti aver bisogno di politiche per:
- Gestione e creazione dei documenti
- Condivisione delle autorizzazioni, compreso chi ha accesso a cosa e perché
- Organizzazione dei file e assegnazione di tag
- Verifiche delle conoscenze
- Archiviazione delle conoscenze
Come sempre, documenta queste politiche nella tua piattaforma di gestione delle conoscenze in modo che il tuo team possa accedervi.
6. Sviluppare processi di inserimento efficaci
Un onboarding efficace è una best practice di gestione, ma è anche una strategia intelligente di gestione delle conoscenze. Buoni processi di onboarding aiutano i nuovi dipendenti ad assorbire rapidamente le conoscenze organizzative e a comprendere i propri ruoli. Invece di dire ai nuovi assunti di "capirlo da soli", crea dei modelli per i tuoi processi di onboarding in modo che tutti i nuovi assunti ricevano le stesse informazioni nello stesso formato.
7. Affidati agli esperti in materia (SME)
Un po' di conoscenza generica è utile, ma la competenza è preziosa come l'oro. Ogni membro del tuo team è esperto in qualcosa, quindi chiedi loro di effettuare la condivisione della loro competenza con l'intera azienda!
Chiedi al reparto IT di creare delle best practice per la sicurezza informatica o chiedi al reparto assistenza clienti di fornire una lista di cose da fare e da non fare nelle interazioni con i clienti.
Gli esperti in materia sono specializzati in questi settori e dispongono di preziose conoscenze dirette che il resto dell'azienda potrebbe non conoscere. Ad esempio, forse i tuoi clienti preferiscono determinate frasi: registrale nella piattaforma di gestione delle conoscenze per mettere tutti d'accordo, grazie all'esperto in materia. 🤝
8. Integra la gestione delle conoscenze nei processi aziendali
La conoscenza senza un'applicazione non è molto preziosa, quindi integra la tua base di conoscenze nei tuoi processi aziendali. Ad esempio, se il tuo team commerciale compila una documentazione completa delle relazioni di un cliente con la tua azienda, leggila prima della tua prossima chiamata al cliente. Meglio ancora, integrala nei tuoi flussi di lavoro di project management in modo che il team riveda queste informazioni ogni volta.
9. Stabilisci obiettivi e metriche organizzative chiari
Questa strategia di gestione delle conoscenze è indispensabile per qualsiasi team di progetto basato sui dati. Stabilisci un obiettivo chiaro per la tua strategia di KM e definisci delle metriche che supportino tale obiettivo. Sia che ti affidi a un software di gestione delle conoscenze per motivi di produttività o di sanità mentale, è importante controllare le tue metriche e verificare se la gestione delle conoscenze sta aiutando o danneggiando il tuo team.
La maggior parte dei software di gestione delle conoscenze è dotata di metriche integrate nella piattaforma. Tieni traccia di questi indicatori chiave di prestazione (KPI) nel tempo per vedere come stanno andando le cose:
- Statistiche di utilizzo
- Tasso di creazione dei contenuti
- Efficacia della ricerca
- Fidelizzazione e soddisfazione dei dipendenti
- Tempi di risposta
10. Utilizza l'IA e l'apprendimento automatico
Psst, ti sveliamo un piccolo segreto: non devi scrivere o organizzare tutte queste conoscenze manualmente. L'IA e l'apprendimento automatico completano qualsiasi strategia di gestione delle conoscenze, aiutando in attività come:
- Creazione di contenuti
- Modifica
- Organizzazione
- Analisi delle metriche di utilizzo
Anche se la tua piattaforma di conoscenza non include l'IA, cerca automazioni basate su trigger. Queste automazioni drag-and-drop rendono semplicissimo agire sulla conoscenza senza perdere colpi.
Utilizza un software di gestione delle conoscenze
Le strategie di gestione della conoscenza sono alla base di ogni aspetto del processo di gestione della conoscenza. Tuttavia, è comunque necessario un modo per integrare queste conoscenze nel tuo flusso di lavoro, ed è qui che entrano in gioco strumenti di KM come ClickUp.
Certo, siamo il software di project management preferito dall'universo, ma siamo anche un sistema di gestione delle conoscenze per la creazione e la gestione di tutti i tipi di documenti, database e wiki personalizzati. 🙌
Combina i progetti con le conoscenze organizzative
La gestione dei progetti è il nostro pane quotidiano, ma è solo la punta dell'iceberg. I project manager si affidano a ClickUp per aggiungere commenti a qualsiasi attività o documento, assegnare azioni in tempo reale e condividere allegati dalla knowledge base. Fai brainstorming in una mappa mentale, una lavagna online, un documento o un wiki e collegalo alle tue attività e ai tuoi progetti con un solo clic.
Collabora in tempo reale
Perché chiedere a un membro del team di creare una pagina per il tuo wiki interno quando potresti chiedere all'intero team di dare una mano? ClickUp Docs supporta la collaborazione in tempo reale, i tag, i commenti e le azioni da intraprendere. Puoi persino convertire il testo in attività con un solo clic per mobilitare le tue conoscenze senza alcuna difficoltà.
A proposito, non è necessario creare questi documenti da zero. Scegli un modello ClickUp, aggiungi i tuoi dati e sei pronto per partire. Ad esempio, il modello Wiki di ClickUp include tutto il necessario per creare una pagina wiki completa, con una formattazione accattivante.
Per un'assistenza più pratica, prova ClickUp AI. Accelera le tue strategie di gestione delle conoscenze chiedendo al chatbot IA di riepilogare le note delle riunioni o di formattare le tabelle.
Tieni traccia delle metriche di utilizzo in una dashboard personalizzata
Sei curioso di sapere con quale frequenza il tuo team accede alle risorse e ai documenti? Le dashboard di ClickUp rendono semplicissimo visualizzare tutte le metriche KM ad alto livello. Basta selezionare le metriche più importanti per te e il sistema effettuerà il monitoraggio dei dati al posto tuo. Scopri quali wiki ottengono il maggior numero di visite, quali dipendenti contribuiscono maggiormente alla knowledge base e quanto efficacemente la knowledge base semplifica i flussi di lavoro. Tutto è personalizzabile al 100%, quindi sei libero di modificare la dashboard in qualsiasi momento.
ClickUp: il tuo software di knowledge base all-in-one
La conoscenza è una risorsa immateriale ma incredibilmente preziosa per la tua azienda. Invece di lasciare che la conoscenza vada persa nel nulla, segui queste strategie di gestione della conoscenza per ottenere il controllo sulle tue conoscenze interne.
Le strategie di gestione delle conoscenze sono indispensabili, ma hai comunque bisogno di un solido software di KM al tuo fianco per sostenere i tuoi grandi piani. Scegli ClickUp per combinare la project management con la gestione delle conoscenze. La nostra piattaforma di lavoro all-in-one evita al tuo team il fastidio di passare da una piattaforma all'altra, riunendo tutto, comprese le tue conoscenze, in un unico posto. ✨
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