La conoscenza può essere un bene intangibile per il vostro team, ma è probabilmente uno dei beni più importanti della vostra azienda. Dopotutto, se Gina è l'unica in grado di redigere un report complesso, cosa farà il vostro team se se ne va all'improvviso? 🤷🏽♀️
Una gestione positiva della conoscenza fornisce al team una solida struttura per estrarre queste informazioni dal cervello, dalle email e dalle chat del team e condividerle con l'organizzazione. Tuttavia, il modo in cui si gestisce questa conoscenza fa la differenza tra esito positivo e fallimento.
Che siate un knowledge manager o un team leader responsabile della gestione, della registrazione e dell'accesso alle risorse di conoscenza, avete bisogno di strategie di gestione della conoscenza efficaci. In questa guida spiegheremo perché queste strategie sono importanti e condivideremo 10 delle migliori pratiche di gestione della conoscenza per mobilitare le informazioni del team.
**Che cos'è la gestione della conoscenza?
La gestione della conoscenza (KM) è un approccio strutturato per la cattura, l'organizzazione, la condivisione e l'utilizzo delle conoscenze dell'organizzazione. Pensate a questo approccio come a un sistema interno di gestione della base di conoscenza che rende disponibili le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto.
La gestione della conoscenza non si limita alla creazione di procedure operative standard che nessuno leggerà più. Questo approccio codifica e condivide le conoscenze in un unico repository. Software di gestione della conoscenza organizza facilmente conoscenze come:
- Processi di supporto clienti
- Passaggi per l'assunzione dei dipendenti
- Tecnicadocumentazione per l'ITcome i manuali per gli utenti o le guide per la risoluzione dei problemi
- Verbali e reportistica delle riunioni
- Registri delle comunicazioni con i client
La cosa migliore è che la gestione della conoscenza rende queste informazioni accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. Invece di inviare messaggi su Slack per chiedere determinati file o procedure, il team può trovare tutto ciò di cui ha bisogno con una semplice ricerca nello strumento di gestione della conoscenza. Se memorizzate informazioni sensibili, potete anche bloccarle con autorizzazioni graduali.
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### I tipi di conoscenza nella vostra azienda
Sapevate che esistono diversi tipi di conoscenza organizzativa? Forse non ve ne rendete conto, ma il vostro team ha a disposizione molte risorse di conoscenza. Ci vuole un po' di olio di gomito, ma il vostro processo di gestione della conoscenza dovrebbe raccogliere questi tre tipi di informazioni:
- Conoscenza esplicita : Queste informazioni sono le più facili da formalizzare e condividere con il team. Comprende schede tecniche, manuali, procedure operative standard, formule e documenti scritti. È probabile che la conoscenza esplicita sia già documentata da qualche parte
- Conoscenza implicita : Questo tipo di informazione si riferisce alle competenze e al know-how di una persona. A differenza della conoscenza esplicita, non è possibile ottenere queste informazioni da una procedura operativa standard. È necessario raccogliere il cervello dei dipendenti tramite colloqui, affiancamento e mappatura dei processi
- Conoscenza del contesto : Si tratta di informazioni personali e specifiche del contesto. Si tratta più che altro di una "intuizione" che un dipendente ha sulla base di anni di esperienza personale. È difficile da registrare perché i dipendenti di solito non si rendono conto di avere una conoscenza tacita. Si può cercare di ottenere una registrazione della conoscenza tacita chiedendo ai dipendenti di ripercorrere i loro processi decisionali
La conoscenza esplicita è la più facile da documentare, ma c'è un valore reale anche nel registrare la conoscenza tacita e implicita nei vostri sistemi. Fortunatamente, una solida piattaforma di gestione della conoscenza vi guiderà attraverso un processo di documentazione di tutti e tre i tipi di conoscenza.
L'importanza di una strategia di gestione della conoscenza efficace
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Invece di commettere sempre gli stessi errori, la gestione della conoscenza vi aiuta a capitalizzare la conoscenza collettiva e a sfruttarne di nuova per l'ottimizzazione dei processi . Dalla riduzione delle incomprensioni alla velocizzazione della formazione dei dipendenti, la gestione della conoscenza ha molto da offrire.
### Mettere a frutto la vostra conoscenza organizzativa
Più a lungo un dipendente resta in un'organizzazione, più è prezioso. Nel corso del tempo hanno raccolto conoscenze aziendali che probabilmente non sono documentate da nessuna parte, con il rischio di perderle.
La gestione della conoscenza offre ai dipendenti un processo strutturato per documentare la loro esperienza e condividerla rapidamente con il team. Invece di lasciare che queste informazioni languiscano in una procedura operativa standard in un drive condiviso da qualche parte, la vostra soluzione di gestione delle conoscenze connette questi dati ai vostri flussi di lavoro. È il modo migliore per mobilitare le conoscenze nel lavoro quotidiano senza strumenti ingombranti o processi aggiuntivi.
### Ponte divari di conoscenza
Nessuno sa tutto. Invece di chiedere informazioni a sei persone, un dipendente può consultare rapidamente le procedure nella vostra base di conoscenze. Questo approccio consente al team di aggiornarsi più rapidamente e di ridurre le email del tipo "Hai visto questo file?": un vero vantaggio per tutti.
### Superare i silos informativi
I silos informativi sono più probabili quando la vostra organizzazione aggiunge altri reparti, team e persone al mix. Prima che ve ne rendiate conto, tutti nella vostra azienda parlano una lingua diversa. Le strategie di gestione della conoscenza danno a tutti l'accesso alle stesse informazioni e mettono tutti sulla stessa pagina.
### Creare una cultura della conoscenza
I team consapevoli sono team produttivi. La condivisione di strategie collaudate di gestione della conoscenza crea una cultura in cui i membri del team sono felici di condividere le informazioni. Nel tempo, questo aumenta la collaborazione e la fiducia, portando a una maggiore innovazione e creatività. 🧠
## 10 Strategie di gestione della conoscenza per il vostro team
La conoscenza è una risorsa enorme, ma non è facile da gestire. Seguite queste 10 strategie di KM per reperire, organizzare, gestire e mobilitare le preziose conoscenze dei vostri stakeholder in un unico luogo.
### 1. Supportare una cultura di apprendimento continuo
Più il team impara, più conoscenze avrà. Purtroppo, è difficile investire nell'apprendimento continuo, soprattutto se il team ha molte scadenze difficili da rispettare. Tuttavia, la costruzione di una cultura dell'apprendimento è un ottimo modo per migliorare l'esperienza dei dipendenti, aumentare il morale e incoraggiare la crescita del personale la condivisione delle conoscenze .
Non è necessario che questo richieda molto tempo o che distragga il team dai suoi compiti a tempo pieno. Una sessione di formazione mensile, una conferenza annuale o un pranzo settimanale sono modi efficaci per condividere le conoscenze.
### 2. Utilizzare un software di gestione delle conoscenze
Una gestione efficace delle conoscenze richiede una base di conoscenze centralizzata. Fortunatamente, non è necessario costruirla da zero: il software di gestione della conoscenza farà tutto il lavoro per voi.
Infatti, la maggior parte degli strumenti automatizza l'acquisizione e la distribuzione delle conoscenze. La soluzione giusta offrirà funzionalità/funzione come la ricercabilità, gli strumenti di collaborazione e le capacità di integrazione, rendendo così semplice l'avvio della condivisione delle conoscenze.
### 3. Condurre verifiche della conoscenza
Non tutte le conoscenze sono preziose, quindi è bene rivedere le informazioni contenute nella vostra base di conoscenze. Le verifiche della conoscenza identificano quali conoscenze il team possiede, quali mancano e quali non sono più rilevanti. Le verifiche annuali aggiornano e perfezionano continuamente la strategia di gestione delle conoscenze e mantengono il programma di KM ordinato e attuabile. Inoltre, sono un'ottima opportunità per migliorare i processi che sono obsoleti o semplicemente non utili.
### 4. Incoraggiare il lavoro in collaborazione
Collaborare visivamente con i membri del team nelle lavagne online di ClickUp per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili
C'è un tempo e un luogo in cui il team può operare come Lone Rangers, ma la conoscenza è più fruibile quando viene condivisa. Strumenti come le intranet, wiki e i social network interni facilitano la collaborazione, rendendo facile porre domande e condividere informazioni. Le sessioni di brainstorming di gruppo sono ottime anche per sintetizzare le diverse prospettive per ottenere idee migliori e più forti.
### 5. Creare una documentazione chiara e pratiche di gestione dei contenuti
Il software di gestione della conoscenza è necessario, ma è necessario che questo strumento sia supportato da politiche ufficiali. Senza politiche chiare, si rischia di gestire la conoscenza in modo incoerente e di ritrovarsi con dati cruciali che sfuggono al controllo.
Lavorate con il vostro team per creare documentazione condivisa e pratiche di gestione dei contenuti. Potreste aver bisogno di politiche per:
- Gestione e creazione di documenti
- Autorizzazioni di condivisione, tra cui chi ha accesso a cosa e perché
- Organizzazione e tag dei file
- Audit della conoscenza
- Archiviazione della conoscenza
Come sempre, documentate queste politiche nella vostra piattaforma di gestione delle conoscenze, in modo che il team possa accedervi.
### 6. Sviluppare processi efficaci di onboarding
Un onboarding efficace è una best practice di gestione, ma anche una strategia intelligente di gestione della conoscenza. Un buon processo di onboarding aiuta i nuovi dipendenti ad assorbire rapidamente le conoscenze organizzative e a comprendere il proprio ruolo. Invece di dire ai nuovi assunti di "arrangiarsi", modellate i processi di onboarding in modo che tutti i nuovi assunti ricevano le stesse informazioni nello stesso formato.
### 7. Affidatevi agli esperti di materia (PMI)
Un po' di conoscenza generica è buona, ma la competenza vale oro. Ogni persona del team è esperta in qualcosa, quindi chiedetele di condividere questa esperienza con l'intera azienda!
Chiedete all'IT di creare best practice per la cybersecurity o ai bravi collaboratori del servizio clienti di fornire consigli e suggerimenti per le interazioni con i clienti.
Le PMI sono specializzate in queste aree e possiedono preziose conoscenze di prima mano che il resto dell'azienda potrebbe non conoscere. Ad esempio, forse i vostri clienti preferiscono certe frasi: inseritele nella piattaforma di gestione delle conoscenze per mettere tutti d'accordo, per gentile concessione della PMI. 🤝
### 8. Integrare la gestione della conoscenza nei processi aziendali
La conoscenza senza un'applicazione non ha molto valore, quindi integrate la vostra base di conoscenza nei processi aziendali processi aziendali . Ad esempio, se il vostro team commerciale compila un resoconto approfondito delle relazioni di un cliente con la vostra azienda, leggetelo prima della vostra prossima telefonata con il cliente. Meglio ancora, integratelo nel vostro flussi di lavoro per il project management in modo che il team riveda queste informazioni ogni volta.
### 9. Impostare obiettivi e metriche organizzative chiare
Stabilire obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con Sequenza definita e traguardi quantificabili
Questa strategia di gestione delle conoscenze è un must per qualsiasi azienda team di progetto orientato ai dati . Cancellate un obiettivo chiaro per la vostra strategia di KM e stabilite le metriche che lo supportano. Se vi affidate al software di gestione della conoscenza per la produttività o per la sanità mentale, è importante controllare le vostre metriche e vedere se la gestione della conoscenza sta aiutando o danneggiando il vostro team.
La maggior parte dei software di gestione della conoscenza è dotata di metriche integrate nella piattaforma. Monitorate questi indicatori di prestazione chiave (KPI) nel tempo per vedere come stanno andando le cose:
- Statistiche di utilizzo
- Valutazione della creazione dei contenuti
- Efficacia della ricerca
- Ritenzione e soddisfazione dei dipendenti
- Tempi di risposta
### 10. Utilizzare IA e machine learning
L'utilizzo di strumenti come ClickUp AI può facilitare la creazione di contenuti e la condivisione delle conoscenze
Vi sveliamo un piccolo segreto: non dovete scrivere o organizzare tutte queste conoscenze manualmente. Intelligenza artificiale (IA) e l'apprendimento automatico completano qualsiasi gestione delle conoscenze strategia di gestione della conoscenza, aiutando in attività quali:
- Creazione di contenuti
- Modifica
- Organizzazione
- Analisi delle metriche di utilizzo
Anche se la vostra piattaforma di conoscenza non include l'IA, cercate automazioni basate su trigger. Queste automazioni drag-and-drop consentono di agire sulle conoscenze senza perdere tempo.
## Utilizzare un software di gestione delle conoscenze
Le strategie di gestione della conoscenza sono alla base di ogni aspetto del processo di gestione della conoscenza. Tuttavia, è necessario un modo per integrare le conoscenze nel flusso di lavoro, ed è qui che entrano in gioco strumenti di KM come ClickUp.
Certo, siamo il software di project management preferito dall'universo, ma siamo anche un sistema di gestione della conoscenza per creare e gestire tutti i tipi di documenti, database e wiki personalizzati. 🙌
### Fondere i progetti con la conoscenza dell'organizzazione
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Il project management è il nostro pane quotidiano, ma è solo la punta dell'iceberg. I project manager si affidano a ClickUp per aggiungere commenti a qualsiasi attività o documento, assegnare elementi di azione in tempo reale e condividere allegati dalla base di conoscenza. Fate un brainstorming in una Mappa Mentale, in una Lavagna Online, in un Documento o in un wiki e connetterlo alle vostre attività e ai progetti con un solo clic.
### Collaborare in tempo reale
Formattate e collaborate facilmente su Teams insieme al team senza sovrapposizioni in ClickUp
Perché chiedere a un membro del team di creare una pagina per il wiki interno quando si può chiedere a tutto il team di collaborare? Documenti ClickUp supporta la collaborazione in tempo reale, i tag, i commenti e gli elementi di azione. È anche possibile convertire il testo in attività con un solo clic, per mobilitare le vostre conoscenze senza problemi.
Inoltre, non è necessario creare questi documenti da zero. Scegliete un file di Modello ClickUp aggiungete i vostri dati e sarete pronti a partire. Ad esempio, il modello Modello di Wiki ClickUp è dotato di tutto ciò che serve per costruire una pagina wiki completa, con una formattazione accattivante.
Per un'assistenza più pratica, date un'occhiata a ClickUp AI un giro. Velocizzate le vostre strategie di gestione delle conoscenze chiedendo al chatbot IA di riepilogare/riassumere le note di una riunione o di formattare le tabelle.
### Traccia le metriche di utilizzo in una dashboard personalizzata
Suddividete le metriche di utilizzo, gli obiettivi, le attività e gli stati dei progetti nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
Siete curiosi di sapere con quale frequenza il vostro team accede alle risorse e ai documenti? ClickUp Dashboard permettono di vedere tutte le metriche di KM ad alto livello. Basta scegliere le metriche che vi interessano di più e il sistema monitorerà i dati per voi. Potete vedere quali wiki ricevono il maggior numero di visite, quali dipendenti contribuiscono maggiormente alla base di conoscenze e quanto efficacemente la base di conoscenze ottimizza i flussi di lavoro. Tutto è personalizzabile al 100%, quindi siete liberi di modificare il dashboard in base alle vostre esigenze.
## ClickUp: Il vostro software di base di conoscenza tutto in uno
La conoscenza è un bene intangibile ma incredibilmente prezioso per la vostra azienda. Invece di lasciare che la conoscenza si disperda nell'etere, seguite queste strategie di gestione della conoscenza per ottenere il controllo sulla vostra conoscenza interna.
Le strategie di gestione della conoscenza sono indispensabili, ma per sostenere i vostri grandi piani avete bisogno di un solido software di KM. Scegliete ClickUp per unire il project management alla gestione delle conoscenze. La nostra piattaforma di lavoro all-in-one evita al team il fastidio di passare da una piattaforma all'altra, portando tutto, comprese le conoscenze, in un unico luogo. ✨
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