Hai mai passato ore a rovistare nel tuo spazio di archiviazione digitale alla ricerca di quel file che ricordavi chiaramente di aver salvato?
Queste istanze si verificano più spesso di quanto vorremmo. Non riusciamo a trovare i file di cui abbiamo bisogno e il nostro team si stanca di aspettarci.
Non deve essere per forza così. I software per l'organizzazione dei file possono aiutarti a risolvere i curiosi casi di file mancanti. Questi strumenti ti consentono di gestire, salvare e cercare risorse digitali in base a una nomenclatura e a una struttura organizzativa specifiche, in modo che i tuoi file siano sempre a portata di mano.
Diamo un'occhiata ai 10 migliori software di gestione dei file del 2024, analizziamo le loro funzionalità/funzioni, i pro e i contro ed esploriamo come possono aiutarti a essere più organizzato nel tuo lavoro.
Cosa dovresti cercare in un software per organizzare i file?
Il tuo software per l'organizzazione dei file digitali deve soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali. Ecco alcune funzionalità/funzioni fondamentali da ricercare:
- Interfaccia intuitiva: scegli un software di gestione dei file con un'interfaccia utente intuitiva, che consenta a tutti i membri del team di navigare facilmente tra i file.
- Funzionalità di organizzazione dei file: cerca funzionalità come la creazione di cartelle, la categorizzazione dei file e l'assegnazione di tag per mantenere un sistema di file strutturato e organizzato.
- Funzionalità di ricerca: una solida funzione di ricerca è essenziale per individuare rapidamente i file. Lo strumento dovrebbe offrire supporto per ricerche per parole chiave, filtri e opzioni di ricerca avanzate.
- Controllo delle versioni: quando si collabora su documenti, le funzionalità di controllo delle versioni sono fondamentali per il monitoraggio delle modifiche, il ripristino di versioni precedenti e l'evitamento della perdita di dati.
- Misure di sicurezza: dai la priorità ai software con crittografia, controlli di accesso e opzioni di condivisione sicura per proteggere i file sensibili e garantire la privacy dei dati.
- Compatibilità multipiattaforma: scegli una soluzione software che funzioni perfettamente su diversi sistemi operativi e dispositivi per migliorare la flessibilità e l'accessibilità.
- Sincronizzazione dei file: le semplici funzionalità di sincronizzazione mantengono i file aggiornati su più dispositivi, riducendo il rischio di discrepanze nei dati.
- Modelli personalizzabili: scegli uno strumento che offra modelli preformattati personalizzabili, come modelli di procedura operativa standard o modelli di branding. Ti consentono di risparmiare tempo e garantiscono la coerenza tra diversi formati di file.
I 10 migliori software per l'organizzazione dei file da utilizzare
Sul mercato sono disponibili molti software di gestione dei file, ma non tutti sono in grado di organizzare i file nel modo desiderato. Abbiamo provato diversi strumenti e abbiamo selezionato i nostri 10 preferiti:
1. ClickUp
Il software di project management ClickUp aiuta le aziende di tutte le dimensioni a organizzare in modo sistematico i file e i documenti relativi ai progetti. Utilizza la funzione di Ricerca universale di ClickUp per trovare qualsiasi file, sia che si trovi in ClickUp, in un'app collegata o sul tuo disco locale. Con la Ricerca universale puoi aggiungere comandi di ricerca personalizzati come scorciatoie ai link, memorizzare testo per un uso successivo e altro ancora, per cercare qualsiasi cosa in un unico posto.
È possibile accedere alla Ricerca universale da qualsiasi punto dell'area di lavoro, inclusi il Centro di comando, la barra delle azioni globali o il desktop: i tuoi file sono sempre a portata di clic o di tasto!
Per una maggiore flessibilità e una migliore organizzazione, puoi raggruppare, ordinare e filtrare i tuoi file esterni e ClickUp utilizzando la vista Elenco, oppure disporli in stile Kanban con la vista Bacheca. Per una panoramica completa del tuo spazio di lavoro, utilizza la vista Tutto.
ClickUp fa un passo avanti per ridurre il carico di lavoro dei team più impegnati e aumentare la loro produttività offrendo modelli pronti all'uso.
Ad esempio, il modello di struttura delle cartelle per la project management di ClickUp ti consente di impostare una struttura uniforme per tutti i tuoi progetti, organizzare diverse versioni di file e registrazioni e collaborare con i membri del team.
Puoi aggiungere fino a otto attributi personalizzati, come Data di revisione, Reparto, Note, Stato, Tipo di risorsa e altro ancora, per salvare informazioni fondamentali sui progetti e visualizzare facilmente i dati relativi ai progetti.
Ti aiuta a monitorare meglio i progetti e ti fa risparmiare tempo nella ricerca dei documenti.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Organizza file e cartelle con tag ed etichette per aumentarne la reperibilità.
- Scegli tra oltre 15 visualizzazioni personalizzabili per organizzare e visualizzare i tuoi file e cartelle nel modo che preferisci.
- Ingrandisci le singole attività per individuare rapidamente i file correlati.
- Zoom indietro per una panoramica completa dello stato di avanzamento del progetto e dei colli di bottiglia con i dashboard agili di ClickUp.
- Crea elenchi di cose da fare, schemi di piani di progetto e report sullo stato dei progetti in modo efficace con i modelli di project management di ClickUp.
- Goditi un'interfaccia utente facile da usare, adatta a team con diversi livelli di competenza tecnica.
- Scrivi, modifica, collabora sui documenti e controlla la cronologia delle versioni con ClickUp Docs, una potente alternativa ai Documenti Google.
- Automatizza le attività ripetitive e ricava informazioni dai tuoi file e dati con ClickUp Brain.
Limitazioni di ClickUp
- Leggera curva di apprendimento per i principianti
- Alcune funzionalità/funzioni non sono ancora disponibili nell'app mobile.
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Illimitato: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: contattaci per conoscere i prezzi
- ClickUp Brain: disponibile su tutti i piani a pagamento al costo di 5 $ al mese per ogni membro dell'area di lavoro.
Valutazioni e recensioni di ClickUp:
- G2: 4,7/5 (oltre 9.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 4.000 recensioni)
2. OneDrive
OneDrive è uno dei software di organizzazione dei file più popolari tra aziende e professionisti. Come parte dell'ecosistema Microsoft, organizza i tuoi file su tutti i dispositivi e in tempo reale.
OneDrive ti offre una dashboard personalizzata per la condivisione di file, la collaborazione con altri e il monitoraggio dei tuoi file da altri strumenti Microsoft. Puoi organizzare meglio i tuoi file assegnando loro un codice colore, creando scorciatoie e lavorando offline per i file presenti sul dispositivo.
La sottoscrizione a OneDrive funziona su tutti i dispositivi e le versioni di Windows, quindi non dovrai preoccuparti dell'interfaccia utente o della disponibilità dei file.
Le migliori funzionalità di OneDrive
- Mantieni una sincronizzazione perfetta dei file su tutti i dispositivi
- Utilizza la funzionalità Cronologia versioni per il monitoraggio o il ripristino dei vecchi file.
- Sfrutta la modalità offline per organizzare i file locali.
Limitazioni di OneDrive
- Problemi occasionali con la sincronizzazione dei file
- Alcuni utenti ritengono che la funzionalità di ricerca sia inefficiente, soprattutto quando il numero di file è elevato.
Prezzi di OneDrive
- OneDrive for Business (Piano 1): 5 $/utente al mese (fatturato annualmente)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/utente al mese (fatturato annualmente)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/utente al mese (fatturato annualmente)
Valutazioni e recensioni di OneDrive
- G2: 4,3/5 (oltre 9.000 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 11.000 recensioni)
3. Abelssoft
Il software di gestione dei file digitali Abelssoft mantiene ogni file al proprio posto e rende il tuo desktop ordinato.
Puoi impostare regole illimitate per ordinare file PDF, immagini, file audio, documenti, video e altri tipi di file multimediali sul tuo computer. Una volta impostata la regola, puoi classificare automaticamente i file nelle cartelle giuste con un solo clic. In questo modo, trovare i file giusti al momento giusto sarà un gioco da ragazzi!
Abelssoft lavora su Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 e Windows 7.
Le migliori funzionalità/funzioni di Abelssoft
- Imposta delle regole per decidere quali file spostare e dove.
- Usa la funzione drag-and-drop per assegnare automaticamente i file alla cartella giusta, risparmiando tempo prezioso.
- Ottieni almeno sei mesi di aggiornamenti gratis
- Trova rapidamente qualsiasi tipo di file salvato sul tuo PC
Limitazioni di Abelssoft
- Funziona solo su PC Windows. Non è adatto ad altri sistemi operativi.
- Non fornisce supporto per l'organizzazione dei file presenti sul cloud.
Prezzi Abelssoft
- Versione di prova: gratis
- Versione completa: 29,95 $
Valutazioni e recensioni di Abelssoft
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: Recensioni insufficienti
4. Tabbles
Tabbles è un software per la gestione dei file e la collaborazione sui documenti che si concentra sulla strutturazione dei file tramite tag.
Ti consente di aggiungere tag a qualsiasi tipo di file, inclusi file immagine e file musicali, presenti su dischi locali, unità di rete o nel cloud. Puoi anche utilizzare la funzionalità di tagging automatico per taggare automaticamente i tuoi file in base al loro nome, contenuto o percorso.
Tabbles offre funzionalità collaborative: aggiungi commenti ai file o ai segnalibri e comunica con il tuo team. Oltre ai tag e al contenuto dei file, anche i commenti sono ricercabili, rendendo il recupero dei file rapido e senza intoppi.
Le migliori funzionalità/funzioni di Tabbles
- Organizza i file con l'auto-tagging
- Cerca i file in base a tag, commenti e contenuto dei file con una casella di ricerca unificata.
- Contrassegna i file salvati nelle cartelle cloud di Google Drive o Dropbox con i servizi di sincronizzazione dei file.
Limiti di Tabbles
- Mancanza di un'interfaccia utente moderna
- Richiede un leggero periodo di apprendimento
Prezzi di Tabbles
- Gratis per sempre
- Base: 3 € al mese per utente (fatturato annualmente)
- Pro: 5 € al mese per utente (fatturato annualmente)
- Aziendale: 6 € al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Tabbles
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,3/5 (oltre 20 recensioni)
5. DocuWare
DocuWare è progettato per ridurre la quantità di documenti cartacei, caricando e organizzando in modo intelligente i documenti pesanti sul cloud.
Dispone di una funzione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) che ti aiuta a digitalizzare i vecchi documenti e a memorizzarli per un facile accesso. I team possono implementare DocuWare su diversi dispositivi per una collaborazione più fluida e un monitoraggio dei file più efficiente. Offre inoltre sicurezza e conformità di livello aziendale per proteggere i tuoi file.
Le potenti funzionalità di indicizzazione, scansione su dispositivo e monitoraggio delle versioni di DocuWare lo rendono uno dei software di organizzazione dei file più intuitivi per le aziende.
Le migliori funzionalità/funzioni di DocuWare
- Scansiona e ordina i file fisici per ridurre i rischi e l'onere della carta
- Risparmia tempo effettuando ricerche con filtri granulari
- Implementa la soluzione cloud per ottenere flessibilità e convenienza.
- Integrazione con altri strumenti aziendali per una maggiore produttività
Limitazioni di DocuWare
- La ripida curva di apprendimento può sembrare opprimente per i team non tecnici.
- L'app mobile non offre tutte le funzionalità e funzioni
Prezzi DocuWare
- DocuWare Cloud 4: prezzi personalizzati
- DocuWare Cloud 15: Prezzi personalizzati
- DocuWare Cloud 40: Prezzo personalizzato
- DocuWare Cloud 100: Prezzo personalizzato
Valutazioni e recensioni di DocuWare:
- G2: 4,5/5 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 80 recensioni)
6. Bynder
Bynder è un software di gestione dei file e delle risorse per le aziende.
Lo strumento ti consente di cercare i file con filtri personalizzati, controllare le autorizzazioni di accesso e condividerli con soggetti interni o esterni. Puoi controllare i file anche dopo averli condivisi aggiungendo date di scadenza alle autorizzazioni e effettuando il monitoraggio della cronologia della condivisione.
Bynder utilizza l'IA per rimuovere i file duplicati e aggiungere metadati alle risorse digitali per migliorare la ricercabilità. Ti consente di scaricare file in formati specifici per canale e di ritagliarli o modificarli per mantenere l'uniformità tra i diversi punti di contatto.
Le migliori funzionalità/funzioni di Bynder
- Trova i documenti importanti in pochi secondi con l'intuitiva struttura di filtri di Bynder.
- Condividi i file direttamente dal tuo sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)
- Proteggi le risorse digitali limitando l'accesso e i diritti di utilizzo dei file in condivisione.
- Integra l'API Bynder con il tuo software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Limiti di Bynder
- Ha una curva di apprendimento significativa
- L'interfaccia utente potrebbe essere migliorata
Prezzi Bynder
- Gestione delle risorse digitali (DAM): prezzi personalizzati
- DAM + Scalabilità delle operazioni relative ai contenuti: prezzi personalizzati
- DAM + Ecosistema digitale integrato: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Bynder
- G2: 4,5/5 (oltre 600 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 200 recensioni)
7. Dokmee
Dokmee Document Management System (Dokmee DMS) offre una soluzione perfetta per acquisire, archiviare, cercare, recuperare e effettuare la condivisione di file.
Adatto ad aziende di tutte le dimensioni, questo strumento ti consente di organizzare i file in diverse cartelle, manualmente o con l'aiuto delle automazioni. Ti permette di avere il controllo delle tue risorse digitali: condividi qualsiasi tipo di file, collabora con i membri del team e sfrutta al massimo il controllo delle versioni per la modifica dei documenti.
Puoi personalizzare il tuo flusso di lavoro in base alle esigenze aziendali. La casella di posta in arrivo del flusso di lavoro è disponibile sia per la versione web che per quella mobile del software, consentendoti di approvare e gestire i file ovunque ti trovi.
Le migliori funzionalità/funzioni di Dokmee
- Effettua il monitoraggio dell'attività dei file con un registro di controllo integrato.
- Ordina i file in cartelle e livelli, manualmente o con automazioni.
- Aggiungi annotazioni ai file e effettua la condivisione con il tuo team
- Imposta regole personalizzate per rendere più fluido il tuo flusso di lavoro.
Limitazioni di Dokmee
- Alcuni utenti trovano l'interfaccia utente difficile da navigare
- La funzione di ricerca deve essere più potente
Prezzi di Dokmee
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Dokmee
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,7/5 (oltre 50 recensioni)
8. Google Drive
Parte dell'ecosistema Google Workspace, Google Drive è una delle soluzioni di organizzazione dei file basate su cloud più popolari. Drive ti consente di accedere a documenti, foto e altri file dai tuoi dispositivi in fase di sincronizzazione connessi a Internet.
Puoi creare cartelle, classificare i file e utilizzare potenti funzionalità di ricerca per semplificarne il recupero. Le sue funzionalità collaborative consentono la modifica e la condivisione in tempo reale, migliorando il lavoro di squadra e la produttività.
Le migliori funzionalità di Google Drive
- Integrazione con altri potenti strumenti dell'ecosistema Google
- Identifica i file importanti contrassegnandoli con una stella o aggiungendoli alla pagina delle priorità.
- Utilizza la cronologia delle versioni per un registro dettagliato delle modifiche
- Controlla chi può visualizzare, modificare o commentare i tuoi file e mantieni la privacy dei dati.
Limiti di Google Drive
- Non funziona bene offline
- Mancanza di opzioni di personalizzazione
Prezzi di Google Drive
- Business Starter: 7,20 $ al mese per utente
- Business Standard: 14,40 $ al mese per utente
- Business Plus: 21,60 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Google Drive
- G2 (per Google Workspace): 4,6/5 (oltre 42.000 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 27.000 recensioni)
9. Dropbox
Dropbox è un software di condivisione file con solide funzionalità di archiviazione cloud e organizzazione dei file. È adatto a singoli utenti e team di tutte le dimensioni.
Lo strumento offre una serie di filtri per gestire più file. Puoi organizzare il contenuto utilizzando parole chiave, raggruppare i file in base all'attività o al periodo di tempo, oppure classificare i file in cartelle esistenti sulla base dei suggerimenti intelligenti di Dropbox.
Per collaborare sui file, puoi condividere le cartelle con i membri del team e controllare chi può visualizzarli o effettuare modifiche su di essi. Puoi personalizzare la struttura del tuo sistema di archiviazione in modo che i membri del team autorizzati possano accedere ai file necessari.
Le migliori funzionalità di Dropbox
- Organizza e effettua la condivisione dei file su tutti i dispositivi con connessione a Internet.
- Modifica i file direttamente su Dropbox senza cambiare piattaforma
- Rimani aggiornato sulle modifiche recenti apportate ai file
- Controlla chi può accedere ai tuoi file con funzionalità quali protezione tramite password, autorizzazioni per scaricare e link con scadenza.
Limiti di Dropbox
- La sincronizzazione dei file tra diversi dispositivi è un processo che richiede molto tempo.
- Sottoscrizioni costose
Prezzi di Dropbox
- Base: Gratis
- In più: 11,99 $ al mese per utente
- Professionale: 22 $ al mese per utente
- Standard: 24 $ al mese per utente
- Avanzato: 32 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Dropbox
- G2: 4,4/5 (oltre 23.000 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 21.000 recensioni)
10. WinZip
Adatto sia per uso personale che aziendale, WinZip offre un modo semplice per cercare, aprire, modificare, spostare e effettuare la condivisione di file dal tuo computer, dalla rete o dall'archiviazione cloud.
Lo strumento è in grado di decomprimere diversi formati di compressione come Zip, Zipx, RAR, VHD e altri ancora, oltre a creare file Zip o Zipx crittografati. Puoi convertire i file in PDF, aggiungere filigrane e effettuare la condivisione dei file in modo pratico, il tutto utilizzando un'unica piattaforma.
WinZip Enterprise offre solide opzioni di personalizzazione. Aziende di diverse dimensioni possono adattare le funzionalità e le integrazioni in base alle proprie esigenze aziendali.
Le migliori funzionalità/funzioni di WinZip
- Comprimi, decomprimi e organizza le risorse digitali per aumentare la produttività.
- Proteggi le informazioni sensibili come password e dati personali con le funzionalità di crittografia di WinZip.
- Ottieni opzioni avanzate di sicurezza e licenze con WinZip Enterprise.
- Sfrutta l'integrazione con SharePoint e l'integrazione con l'archiviazione cloud nella configurazione Enterprise.
Limitazioni di WinZip
- Costoso per le funzionalità/funzioni che offre
- Manca della raffinatezza e delle opzioni di sicurezza avanzate offerte da altri strumenti moderni.
Prezzi di WinZip
- WinZip Standard: 29,95 $
- WinZip Pro Combo: 59,95 $
- Big Zipper: 84,95 $
Valutazioni e recensioni di WinZip
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,5/5 (oltre 40 recensioni)
Tieni sotto controllo i tuoi file con il software di organizzazione file digitale
I sistemi di organizzazione dei file garantiscono un accesso rapido ai file giusti al momento giusto, consentono di risparmiare tempo e rendono i team più funzionali. Scegli uno strumento per gestire il tuo flusso di lavoro e i file correlati in un unico posto senza dover passare da un'app all'altra.
E quale opzione migliore di ClickUp?
Questo software gratuito per la gestione dei progetti organizza i file in una struttura gerarchica, consentendoti di visualizzare il tuo flusso di lavoro, individuare i file e effettuare la loro condivisione con i team senza problemi. ClickUp è altamente personalizzabile, quindi puoi adattarlo alle esigenze dei tuoi team e aumentare la produttività. Dì addio al disordine e non perdere mai più un file. Iscriviti oggi stesso a ClickUp.