10 Migliori software per l'organizzazione dei file nel 2024

Avete mai passato ore a scavare nello spazio di archiviazione digitale, alla ricerca di quel file che ricordavate di aver salvato?

Queste istanze si verificano più spesso di quanto ci piaccia. Non riusciamo a trovare i file che ci servono e il nostro team si stanca di aspettarci.

Non è necessario che sia così. Il software di organizzazione dei file può aiutarvi a risolvere il curioso caso dei file mancanti. Uno strumento di questo tipo consente di gestire, salvare e cercare le risorse digitali in base a una nomenclatura e a una struttura organizzativa specifiche, in modo che i file siano sempre a portata di mano.

Vediamo i 10 migliori software per la gestione dei file del 2024, analizziamone le funzionalità/funzione, i pro e i contro ed esploriamo come possono farvi più organizzati nel lavoro .

Cosa cercare in un software per organizzare i file?

Il software di organizzazione dei file digitali deve essere adatto alle vostre specifiche esigenze aziendali. Ecco alcune funzionalità/funzione chiave da ricercare:

1. **Scegliete un software di gestione dei file con un'interfaccia utente intuitiva, in modo che tutti i membri del team possano navigare tra i file con facilità
2. Funzionalità di organizzazione dei file: Cercate funzioni come la creazione di cartelle, la categorizzazione dei file e i tag per mantenere un sistema di file strutturato e organizzato
3. Funzionalità di ricerca: Una robusta funzionalità di ricerca è essenziale per individuare rapidamente i file. Lo strumento deve supportare la ricerca per parole chiave, filtri e opzioni di ricerca avanzate
4. Controllo della versione: Quando si collabora su documenti, le funzionalità/funzione di controllo della versione sono fondamentali per il monitoraggio delle modifiche, il ripristino delle versioni precedenti e per evitare la perdita di dati
5. Misure di sicurezza: Privilegiare software con crittografia, controlli di accesso e opzioni di condivisione sicure per proteggere i file sensibili e garantire la privacy dei dati
6. Compatibilità multipiattaforma: Scegliete una soluzione software che lavori senza problemi su diversi sistemi operativi e dispositivi per migliorare la flessibilità e l'accessibilità
7. Sincronizzazione dei file: Le funzionalità di facile sincronizzazione mantengono i file aggiornati su più dispositivi, riducendo il rischio di discrepanza dei dati
8. Modelli personalizzabili: Scegliete uno strumento che offra modelli preformattati e personalizzabili, come ad esempioModelli di procedure operative standard o modelli di branding. Fanno risparmiare tempo e garantiscono la coerenza tra i diversi formati di file

I 10 migliori software di organizzazione dei file da usare nel 2024

Sul mercato sono disponibili molti software di gestione dei file, ma non tutti sono in grado di organizzare i file nel modo desiderato. Abbiamo provato diversi strumenti e abbiamo trovato i nostri 10 migliori:

1. ClickUp

Gestire i file con ClickUp

Cercate e localizzate facilmente i file in ClickUp, nelle app connesse o nell'unità locale con la Ricerca universale

Il project management di ClickUp aiuta le aziende di tutte le dimensioni a organizzare sistematicamente i file e i documenti relativi ai progetti. Utilizzare La Ricerca universale di ClickUp per trovare qualsiasi file, sia che si trovi in ClickUp, in un'app connessa o nel disco locale. Con la Ricerca universale è possibile aggiungere comandi di ricerca personalizzati, come scorciatoie per i collegamenti, memorizzazione di testi da utilizzare in seguito e altro ancora, per cercare qualsiasi cosa in un unico posto.

La Ricerca universale è accessibile da qualsiasi punto dell'area di lavoro, compreso il Centro di comando, la barra delle azioni globali o il desktop: i vostri file sono sempre a portata di clic o di tasto!

Per una maggiore flessibilità e organizzazione, è possibile raggruppare, ordinare e filtrare i file esterni e di ClickUp utilizzando la Vista Elenco, oppure organizzarli in stile Kanban con la Vista Bacheca. Per avere un'immagine a volo d'uccello dell'intera area di lavoro, utilizzate la vista Tutto.

Mantenete i vostri file sempre accessibili con la vista Elenco personalizzabile di ClickUp

ClickUp fa un passo avanti per ridurre il carico di lavoro dei team impegnati e aumentare la loro produttività, offrendo modelli pronti all'uso.

Per istanza, Modello di struttura delle cartelle del Project Management di ClickUp consente di impostare una struttura uniforme per tutti i progetti, di organizzare diverse versioni di file e documenti e di collaborare con i membri del team.

Scaricate il modello

Mantenete un sistema di cartelle completo, aumentate l'account del team e monitorate lo stato del progetto senza problemi con il modello di struttura delle cartelle per il project management di ClickUp

È possibile aggiungere fino a otto attributi personalizzati, come Data di revisione, Reparto, Note, Stato di avanzamento, Tipo di risorsa e altro ancora, per salvare informazioni vitali sui progetti e visualizzarne facilmente i dati.

Questo aiuta a monitorare meglio i progetti e a risparmiare tempo nella ricerca dei documenti.

Funzionalità/funzione migliori di ClickUp

• Organizzare file e cartelle con Tag ed Etichette per aumentarne la leggibilità
• Scegliete tra più di 15 visualizzazioni personalizzabili per organizzare e visualizzare file e cartelle nel modo che desiderate
• Zoom sulle singole attività per individuare rapidamente i file correlati
• Zoom out per una panoramica completa dello stato di avanzamento del progetto e dellecolli di bottiglia con le agili dashboard di ClickUp
• Creare elenchi di cose da fare, delineare piani di progetto e progettare reportistica sullo stato del progetto in modo efficace conI modelli di project management di ClickUp* Un'interfaccia utente facile da usare, adatta a team con diversi livelli di competenza tecnica

• Scrivete, modificate, collaborate ai documenti e controllate la cronologia delle versioni conClickUp Documenti, un potente strumento diAlternativa a Google Documenti* Automazioni di attività ripetitive e approfondimenti di file e dati conClickUp Brain

  Limiti di ClickUp

• Leggera curva di apprendimento per i principianti
• Alcune funzionalità/funzione non sono ancora disponibili nell'app mobile

Prezzi di ClickUp

• Free Forever: gratis
• Unlimitato: $7 per utente al mese
• Business: $12 per utente al mese
• Azienda: Contattare per i prezzi
• ClickUp Brain: Disponibile su tutti i piani a pagamento per $5/Area di lavoro di ClickUp/Mese

Valutazioni e recensioni di ClickUp:

• G2: 4,7/5 (9.000+ recensioni)
• Capterra: 4.7/5 (4.000+ recensioni)

2. Un disco

via Microsoft OneDrive OneDrive è uno dei più popolari software di organizzazione dei file per aziende e professionisti. Come parte dell'ecosistema Microsoft, organizza i file su tutti i dispositivi e in tempo reale.

OneDrive offre un dashboard personalizzato per la condivisione dei file, la collaborazione e il monitoraggio dei file da altri strumenti Microsoft. È possibile organizzare meglio i propri file mediante codici colore, creazione di scorciatoie e lavoro offline per i file su dispositivo.

La sottoscrizione a OneDrive funziona su tutti i dispositivi e le versioni di Windows, quindi non dovrete preoccuparvi dell'interfaccia utente o della disponibilità dei file.

Le migliori funzionalità/funzioni di OneDrive

• Mantenere la sincronizzazione dei file tra i dispositivi senza soluzione di continuità
• Utilizzare la funzionalità/funzione di cronologia delle versioni per rintracciare o ripristinare i vecchi file
• Sfruttare la modalità offline per organizzare i file locali

Limiti di OneDrive

• Problemi occasionali con la sincronizzazione dei file
• Alcuni utenti ritengono che la funzionalità/funzione di ricerca sia inefficiente, soprattutto in presenza di un numero elevato di file

Prezzi di OneDrive

• OneDrive for Business (Piano 1): $5/utente al mese (fatturati annualmente)
• Microsoft 365 Business Basic: $6/utente al mese (con fatturazione annuale)
• Microsoft 365 Business Standard: $12,50/utente al mese (con fatturazione annuale)

Valutazioni e recensioni su OneDrive

• G2: 4,3/5 (9.000+ recensioni)
• Capterra: 4,5/5 (11.000+ recensioni)

3. Abelssoft

via Abelssoft File Organizer Il software di gestione dei file digitali Abelssoft mantiene ogni file al suo posto e rende il vostro desktop libero da ingombri.

È possibile impostare regole illimitate per ordinare file PDF, immagini, file audio, documenti, video e altri tipi di media sul computer. Una volta impostate le regole, è possibile classificare automaticamente i file nelle cartelle giuste con un solo clic. In questo modo, trovare i file giusti al momento giusto è un gioco da ragazzi!

Abelssoft lavora su Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 e Windows 7.

Le migliori funzionalità/funzioni di Abelssoft

• Impostazione di regole per decidere quali file devono essere spostati in un punto
• Utilizzate la funzione imbuto di trascinamento per assegnare automaticamente i file alla cartella giusta, risparmiando tempo prezioso
• Ottiene almeno sei mesi di aggiornamenti gratuiti
• Trova rapidamente qualsiasi tipo di file salvato sul PC

Limiti di Abelssoft

• Lavora solo su PC Windows. Non è adatto ad altri sistemi operativi
• Non supporta l'organizzazione dei file in posizione cloud

Prezzi Abelssoft

• Versione di prova: Free
• Versione completa: $29.95

Abelssoft valutazioni e recensioni

• G2: Non abbastanza recensioni
• Capterra: Non abbastanza recensioni

4. Tabelle

via Tabelle Tabbles è un programma di gestione dei file e di software di collaborazione documentale con particolare attenzione alla strutturazione dei file tramite tag.

Consente di aggiungere tag a qualsiasi tipo di file, compresi i file immagine e i file musicali, situati su dischi locali, unità di rete o nel cloud. È anche possibile utilizzare la funzionalità di autofunzione per taggare automaticamente i file in base al loro nome, contenuto o percorso.

Tabbles offre funzionalità/funzione di collaborazione: è possibile aggiungere commenti ai file o ai segnalibri e comunicare con il proprio team. Oltre ai tag e al contenuto dei file, i commenti sono anche ricercabili, rendendo il recupero dei file rapido e senza problemi.

Le migliori funzionalità/funzione di Tabbles

• Organizza i file con i tag automatici
• Ricerca dei file in base ai tag, ai commenti e al contenuto dei file con una casella di ricerca unificata
• Tagga i file salvati nelle cartelle cloud di Google Drive o Dropbox con i servizi di sincronizzazione dei file

Limiti di Tabbles

• Mancanza di un'interfaccia utente moderna
• Ha una leggera curva di apprendimento

Prezzi di Tabbles

• Free Forever
• Basic: €3/utente al mese (fatturati annualmente)
• Pro: €5/utente al mese (con fatturazione annuale)
• Corporate: €6/utente al mese

Tabbles valutazioni e recensioni

• G2: Non abbastanza recensioni
• Capterra: 4.3/5 (20+ recensioni)

5. DocuWare

via DocuWare DocuWare è stato creato per ridurre i percorsi cartacei caricando e organizzando in modo intelligente i documenti più pesanti sul cloud.

È dotato di una funzione OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) che aiuta a digitalizzare i vecchi documenti e ad archiviarli per un facile accesso. I team possono distribuire DocuWare su tutti i dispositivi per migliorare la collaborazione e il monitoraggio dei file. Inoltre, offre sicurezza e conformità di livello aziendale per mantenere i file al sicuro.

Grazie al potente indice, alla scansione su dispositivo e al monitoraggio delle versioni, DocuWare è uno dei software di organizzazione dei file più intuitivi per le aziende.

Le migliori funzionalità di DocuWare

• Scansione e ordinamento dei file fisici per ridurre i rischi e l'onere della carta
• Risparmio di tempo grazie alla ricerca con filtri granulari
• Implementazione della soluzione cloud per flessibilità e convenienza
• Integrazione con altri strumenti aziendali per una migliore produttività

Limiti di DocuWare

• La ripida curva di apprendimento può risultare eccessiva per i team non tecnici
• L'app mobile non offre tutte le funzionalità/funzione

Prezzi di DocuWare

• DocuWare Cloud 4: Prezzo personalizzato
• DocuWare Cloud 15: Prezzo personalizzato
• DocuWare Cloud 40: Prezzo personalizzato
• DocuWare Cloud 100: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni su DocuWare:

• G2: 4,5/5 (oltre 200 recensioni)
• Capterra: 4.6/5 (80+ recensioni)

6. Bynder

via Gestione delle risorse digitali di Bynder Bynder è un software di gestione dei file e delle risorse per le aziende.

Lo strumento consente di cercare i file con filtri personalizzati, controllare le autorizzazioni di accesso e condividerli con soggetti interni o esterni. È possibile controllare i file anche dopo la condivisione, aggiungendo date di scadenza alle autorizzazioni e monitorando la cronologia delle condivisioni.

Bynder utilizza l'IA per rimuovere i file duplicati e aggiungere metadati alle risorse digitali per migliorarne la ricercabilità. Consente di scaricare i file in formati specifici per i canali e di ritagliarli o modificarli per mantenere l'uniformità tra i diversi punti di contatto.

Le migliori funzionalità/funzioni di Bynder

• Trovate i documenti importanti in pochi secondi grazie all'intuitiva struttura di filtri di Bynder
• Condivisione dei file direttamente dal sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)
• Salvaguardate gli asset digitali limitando i diritti di accesso e di utilizzo dei file in condivisione
• Integrazione dell'API di Bynder con il vostro piano Enterprise (ERP)

Limiti di Bynder

• Presenta una curva di apprendimento significativa
• L'interfaccia utente potrebbe essere migliore

Prezzi di Bynder

• Gestione delle risorse digitali (DAM): Prezzo personalizzato
• DAM + Scalare le operazioni sui contenuti: Prezzo personalizzato
• DAM + Ecosistema digitale integrato: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni di Bynder

• G2: 4.5/5 (600+ recensioni)
• Capterra: 4.5/5 (200+ recensioni)

7. Dokmee

via Dokmee Il sistema di gestione dei documenti Dokmee (DMS) offre una soluzione perfetta per acquisire, archiviare, cercare, recuperare e condividere i file.

Adatto ad aziende di tutte le dimensioni, questo strumento consente di organizzare i file in cartelle diverse, manualmente o con l'ausilio di automazioni. Permette di avere il controllo delle risorse digitali, di condividere qualsiasi tipo di file, di collaborare con i membri del team e di sfruttare al meglio il controllo di versione per la modifica dei documenti.

È possibile personalizzare il flusso di lavoro in base alle proprie esigenze aziendali. La finestra In arrivo del flusso di lavoro è disponibile sia per la versione web che per quella mobile del software, consentendo di approvare e gestire i file in mobilità.

Le migliori funzionalità/funzioni di Dokmee

• Monitoraggio dell'attività dei file con un registro di controllo integrato
• Ordinamento dei file in cartelle e livelli, sia manualmente che con l'automazione
• Aggiunta di annotazioni ai file e condivisione con il team
• Impostazione di regole personalizzate per rendere più fluido il flusso di lavoro

Limiti di Dokmee

• Alcuni utenti trovano l'interfaccia utente difficile da navigare
• La funzione di ricerca deve essere più potente

Prezzi di Dokmee

• Prezzi personalizzati

Valutazioni e recensioni su Dokmee

• G2: Non ci sono abbastanza recensioni
• Capterra: 4.7/5 (50+ recensioni)

8. Google Drive

via Google Drive Parte dell'ecosistema dell'area di lavoro di Google, Google Drive è una delle soluzioni più diffuse per l'organizzazione dei file su cloud. Drive consente di accedere a documenti, foto e altri file dai dispositivi sincronizzati e connessi a Internet.

È possibile creare cartelle, classificare i file e utilizzare potenti funzioni di ricerca per semplificare il recupero. Le sue funzionalità/funzione collaborative consentono la modifica e la condivisione in tempo reale, migliorando il lavoro di squadra e la produttività.

Le migliori funzionalità/funzione di Google Drive

• Integrazione con altri potenti strumenti dell'ecosistema Google
• Identificare i file importanti assegnando loro un asterisco o aggiungendoli alla pagina delle priorità
• Utilizzare la cronologia delle versioni per un registro dettagliato delle modifiche apportate
• Controllare chi può visualizzare, modificare o commentare i file e mantenere la privacy dei dati

Limiti di Google Drive

• Non funziona bene offline
• Mancanza di opzioni personalizzate

Prezzi di Google Drive

• Business Starter: $7,20/utente al mese
• Business Standard: $14,40/utente al mese
• Business Plus: $21,60/utente al mese
• Azienda: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni su Google Drive

• G2 (per l'area di lavoro di Google): 4,6/5 (42.000+ recensioni)
• Capterra: 4,8/5 (27.000+ recensioni)

9. Dropbox

via Dropbox Dropbox è un'applicazione di software di condivisione di file con solide funzionalità di archiviazione cloud e di organizzazione dei file. È adatto a individui e team di tutte le dimensioni.

Lo strumento offre un intervallo di filtri per gestire più file. È possibile organizzare i contenuti utilizzando parole chiave, raggruppare i file in base all'attività o al periodo di tempo, oppure classificare i file in cartelle secondarie esistenti in base alle raccomandazioni intelligenti di Dropbox.

Per collaborare ai file, è possibile condividere cartelle con i membri del team e controllare chi può visualizzarle o modificarle. È possibile personalizzare la struttura del sistema di archiviazione in modo che i membri del team autorizzati possano accedere ai file necessari.

Le migliori funzionalità/funzione di Dropbox

• Organizza e condivide i file su tutti i dispositivi connessi a Internet
• Modificare i file direttamente su Dropbox senza cambiare piattaforma
• Rimanere aggiornati sulle recenti modifiche apportate ai file
• Controllare chi può accedere ai file con funzionalità/funzione quali la protezione con password, le autorizzazioni a scaricare e la scadenza dei collegamenti

Limiti di Dropbox

• La sincronizzazione dei file tra i vari dispositivi richiede molto tempo
• Sottoscrizioni costose

Prezzi di Dropbox

• Basic: Free
• Plus: $11,99/utente al mese
• Professional: $22/utente al mese
• Standard: $24/utente al mese
• Advanced: $32/utente al mese
• Azienda: Prezzo personalizzato

Valutazioni e recensioni su Dropbox

• G2: 4,4/5 (23.000+ recensioni)
• Capterra: 4,6/5 (21.000+ recensioni)

10. WinZip

via WinZip Adatto all'uso personale e aziendale, WinZip offre un modo semplice per cercare, aprire, modificare, spostare e condividere i file dal computer, dalla rete o dallo spazio di archiviazione cloud.

Lo strumento è in grado di decomprimere diversi formati di compressione come Zip, Zipx, RAR, VHD e altri ancora e di creare file Zip o Zipx crittografati. È possibile trasformare i file in PDF, aggiungere filigrane e condividere comodamente i file, il tutto utilizzando un'unica piattaforma.

WinZip Enterprise è dotato di solide opzioni di personalizzazione. Business di diverse dimensioni possono adattare le funzionalità/funzioni e le integrazioni in base alle proprie esigenze aziendali.

Le migliori funzionalità/funzione di WinZip

• Zip, unzip e organizzazione delle risorse digitali per accelerare la produttività
• Proteggere le informazioni sensibili, come password e dati personali, con le funzionalità di crittografia di WinZip
• Opzioni di sicurezza e di licenza avanzate con WinZip Enterprise
• Sfruttare l'integrazione di SharePoint e dello spazio di archiviazione cloud nella configurazione Enterprise

Limiti di WinZip

• Costoso per le funzionalità/funzione che offre
• Manca della raffinatezza e delle opzioni di sicurezza avanzate che altri strumenti moderni mettono in tabella

Prezzi di WinZip

• WinZip Standard: $29,95
• WinZip Pro Combo: $59,95
• Big Zipper: $84,95

Valutazioni e recensioni di WinZip

• G2: Non ci sono abbastanza recensioni
• Capterra: 4.5/5 (40+ recensioni)

Rimanete in cima ai vostri file con il software organizzatore di file digitali

I sistemi di organizzazione dei file garantiscono un accesso rapido ai file giusti al momento giusto, fanno risparmiare tempo e rendono i team più funzionali. Scegliete uno strumento per gestire il vostro flusso di lavoro e i file correlati in un unico posto, senza passare da un'app all'altra.

E cosa c'è di meglio di ClickUp?

Questo software gratuito per il project management organizza i file in una struttura gerarchica, consentendo di visualizzare il flusso di lavoro, di individuare i file e di condividerli con i team senza soluzione di continuità. ClickUp è altamente personalizzabile, in modo da poterlo adattare alle esigenze dei team e aumentare la produttività. Dite addio al disordine e non perdete mai più un file. Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp .