La guida definitiva alla documentazione dei flussi di lavoro per le aziende

I lavoratori della conoscenza statunitensi sprecano 5.3 ore alla settimana in attesa di informazioni o per ricreare le conoscenze istituzionali esistenti. Questo non solo è uno spreco della produttività di ogni dipendente, ma porta anche a ritardi nei progetti, a consegne inferiori agli standard e, soprattutto, al disimpegno dei dipendenti.

In ambienti remoti, la mancanza di accesso alle informazioni/conoscenze istituzionali può essere molto dannosa e spesso porta a un abbandono silenzioso.

È possibile evitare tutto questo con un sistema semplice, ripetibile e coerente che mostri ai dipendenti come svolgere le loro attività e prendere le giuste decisioni sul posto di lavoro. In altre parole, con i flussi di lavoro.

Un flusso di lavoro è in genere una sequenza di passaggi attraverso i quali un progetto o un'attività va dall'inizio alla fine. Può trattarsi di un'operazione complessa come il deploy di microservizi personalizzati nel cloud o semplice come l'approvazione di una spesa aziendale.

Esistono anche flussi non sequenziali, come i flussi delle macchine a stati, che possono andare avanti e indietro, o i flussi guidati da regole.

Di qualsiasi tipo si tratti, un buon flusso di lavoro agisce come una tabella di marcia per completare un'attività, fornendo le giuste indicazioni e ponendo dei corrimano adeguati.

Tuttavia, un flusso di lavoro è valido solo quanto lo è il suo documentazione ha. Senza una documentazione chiara, concisa e completa, i vostri flussi di lavoro saranno probabilmente dimenticati, se non addirittura ignorati, e tornerete al punto di partenza.

In questo articolo vi spiegheremo perché avete bisogno di una documentazione efficace dei flussi di lavoro, come crearla e quali strumenti potete utilizzare per rendere il lavoro più semplice.

**Che cos'è la documentazione del flusso di lavoro?

La documentazione del flusso di lavoro è il processo di scrittura delle conoscenze organizzative e di renderle facilmente accessibili a tutti coloro che ne hanno bisogno. In genere si tratta di un insieme di documenti, disponibili attraverso un'interfaccia sicura, che delineano le modalità di conduzione di ogni aspetto della vostra azienda.

Le funzionalità/funzione chiave di una buona documentazione del flusso di lavoro sono:

Granulare: Un buon documento di flusso di lavoro delinea ogni passaggio del processo senza fare ipotesi. Se si sta creando un documento di flusso di lavoro per l'approvazione delle spese, è necessario descrivere il formato della richiesta di rimborso, la piattaforma per inviarla, i nomi/designazioni degli approvatori, lo SLA per la risposta, la matrice di escalation, il punto di contatto, ecc.

Accessibile: La documentazione del flusso di lavoro che non può essere trovata non ha valore. Pertanto, un buon documento di flusso di lavoro deve essere facilmente accessibile, idealmente attraverso la ricerca, su una piattaforma centralizzata, come un drive condiviso, una Intranet locale o un link sicuro.

Cancellato e conciso: A nessuno piace leggere pagine interminabili di documentazione per eseguire le attività più semplici. Pertanto, la documentazione deve essere breve, con istruzioni chiare. Utilizzate strumenti visivi come grafici di flusso, sezioni/listini di controllo, evidenziate le cose da fare o da non fare con le emoji, ecc.

Aggiornato: Nelle organizzazioni in forte crescita, le cose cambiano velocemente. Assicuratevi di rivedere regolarmente i flussi di lavoro. Impostate una cadenza, ad esempio una volta al trimestre o una che funzioni per la vostra organizzazione. Se si tratta di un progetto in evoluzione, aggiornate i documenti in tempo reale.

Se questo vi sembra un sacco di scartoffie per quello che i vostri team fanno quotidianamente senza sforzo, lasciate che vi mostriamo come la documentazione dei flussi di lavoro possa far risparmiare quasi sei ore a persona e milioni di dollari nel lungo periodo.

Benefici di un'efficace documentazione del flusso di lavoro

Spesso, quando si parla di flussi di lavoro, si punta all'efficienza dei processi, al miglioramento della produttività, al risparmio di tempo, ecc.

Tuttavia, una documentazione efficace dei flussi di lavoro va a vantaggio anche dei dipendenti. Serve come guida di auto-aiuto per ogni dipendente per orientarsi nel proprio lavoro. Ecco come.

Condivisione delle conoscenze organizzative: Un flusso di lavoro chiaramente documentato assicura che tutti i membri del team sappiano ciò che devono sapere per fare bene il loro lavoro.

I nuovi dipendenti avranno accesso alle conoscenze tacite e alle best practice, evitando di ripetere gli stessi errori. In questo modo si accelera l'inserimento dei dipendenti nell'organizzazione o in nuovi progetti.

Miglioramento della collaborazione: I flussi di lavoro delineano ogni passaggio del processo, informando ogni membro del team su cosa accade prima e dopo aver completato la propria attività.

Questo li aiuta a raccogliere tutte le informazioni necessarie, a completare il loro lavoro in modo efficiente e a passarlo alla persona successiva.

Velocità di consegna: Quando tutti sanno cosa devono fare e come farlo, possono completare le loro attività senza distrazioni.

Una buona documentazione del flusso di lavoro specifica anche i problemi che si possono incontrare e le possibili soluzioni, eliminando gli intoppi nel processo.

Allineamento del team: Quando l'intero team segue un flusso di lavoro standard, commette meno errori e produce sempre risultati coerenti.

Questo, a sua volta, rende coerente l'esperienza del cliente, rafforzando la percezione del marchio e portando a un aumento delle vendite, dei profitti e della crescita.

Accountability: Un buon flusso di lavoro non riguarda solo i passaggi del processo, ma anche i soggetti coinvolti.

Delinea le responsabilità di ciascun membro del team, rendendolo responsabile della consegna di un lavoro conforme agli standard organizzativi.

Sicurezza: Secondo il World Economic Forum, il 95% dei problemi di cybersecurity sono riconducibili a errori umani. Può trattarsi di una truffa di phishing o dell'inserimento accidentale di segreti nel codice.

Un flusso di lavoro ben documentato indica cosa Da fare, promemoria per i dipendenti delle misure di sicurezza da seguire.

Miglioramento continuo: La documentazione dei flussi di lavoro offre una visibilità accurata sulle modalità di esecuzione di ciascuna attività.

Questo aiuta le organizzazioni a rivedere i propri processi e a migliorarli continuamente. Ciò consente alle organizzazioni di essere consapevoli delle loro pratiche e di perfezionarle regolarmente.

In sostanza, i flussi di lavoro sono il 'come' fare business. Sono le vostre ricette, i modi unici in cui realizzate i vostri progetti.

Sono la vostra proprietà intellettuale. Una documentazione adeguata dei vostri flussi di lavoro aiuta l'intera organizzazione a sfruttare la vostra proprietà intellettuale. Ecco come fare per ottenere questo risultato.

**Documento del flusso di lavoro vs. Documentazione del flusso di lavoro: sono la stessa cosa?

il flusso di lavoro e la documentazione del flusso di lavoro si riferiscono ad aspetti diversi della gestione dei processi, anche se sembrano simili. Ecco una descrizione dettagliata di ciascun termine:

1. Flusso di lavoro dei documenti

• Definizione: Si riferisce alla sequenza di processi o passaggi attraverso cui passa un documento durante il suo ciclo di vita, dalla creazione al completamento o all'archiviazione.
• Scopo: Razionalizza il movimento, l'approvazione e la gestione dei documenti all'interno di un'organizzazione per garantire efficienza e conformità.
• Esempi:
  • Processo di approvazione di un documento, in cui una bozza viene sottoposta a revisioni e modifiche da parte di più soggetti prima di essere finalizzata. Automazioni per l'approvazione delle fatture, in cui un documento passa dal reparto account alla direzione per essere firmato.

Elementi chiave

• Indirizzare i documenti alle persone o ai reparti giusti.
• Impostazione di gerarchie di approvazione.
• Monitoraggio dello stato dei documenti (ad esempio, in attesa, approvati, rifiutati).
• Garantire la conformità alle normative e ai percorsi di revisione.

Esempi di casi d'uso:

• Revisione dei contratti legali.
• Pipeline di pubblicazione dei contenuti.
• Gestione dei documenti delle risorse umane (ad esempio, registri dei dipendenti, moduli di assunzione).

2. Documentazione del flusso di lavoro

• Definizione: L'atto di documentare un processo o un flusso di lavoro, descrivendo come viene completata una particolare attività, progetto o insieme di attività.
• Scopo: Aiuta a formalizzare e standardizzare i processi per garantire coerenza, chiarezza e formazione ai dipendenti.
• Esempi:
  • Creazione di una guida che spiega passo dopo passo come inserire un nuovo dipendente, assistenza nella gestione dei reclami dei clienti in un team di supporto.

Elementi chiave

• Istruzioni cancellate passo dopo passo.
• Identificazione dei ruoli e delle responsabilità in ogni passaggio.
• Definizione di strumenti, sistemi o documenti utilizzati.
• Delineare i punti di decisione e gli imprevisti.
• **Casi d'uso

Esempi di casi d'uso:

• Manuali di formazione per i dipendenti.
• Procedure operative standard (SOP).
• Documentazione del processo di sviluppo del software.

Differenze chiave:

In sostanza, il Flusso di lavoro documentale riguarda il movimento e la gestione dei documenti, mentre la Documentazione del flusso di lavoro riguarda i dettagli del funzionamento di un flusso di lavoro, che può includere i flussi di lavoro documentali come sottoinsieme.

Come creare un processo di documentazione del flusso di lavoro

Potreste pensare: "Non abbiamo ancora dei flussi di lavoro; Da fare per documentare?

Tutti hanno una sorta di flusso di lavoro che seguono deliberatamente o inconsciamente. Documentare i flussi di lavoro è un'altra questione. Vediamo come Da fare bene.

1. Raccogliere i flussi di lavoro già documentati

Un buon processo di documentazione dei flussi di lavoro raccoglie le migliori idee sparse in tutta l'organizzazione in un sistema robusto che dà potere a tutti.

Cercare la documentazione esistente o mappa dei processi . Ricordate che non è necessario che queste siano scritte nella cartella software di gestione del flusso di lavoro o come documento.

Possono anche essere presenti nelle email che i gestori inviano ai membri del team, nei diagrammi di flusso disegnati sulle lavagne online o nelle presentazioni create per l'onboarding/la formazione.

Non perdete di vista i moduli in cui esiste l'attuale documentazione del flusso di lavoro. Consolidate tutte queste informazioni. Organizzatele passo dopo passo.

2. Parlare con i team

In ogni organizzazione, i membri del team dispongono di conoscenze tacite che non sanno di avere. Parlare con loro dei loro processi aziendali fa luce su aspetti che potrebbero non essere evidenti nella documentazione del processo.

3. Intervistare i singoli membri del team

Sebbene sia utile condurre riunioni di gruppo per comprendere le dinamiche, i colloqui individuali offrono un'ampia gamma di informazioni. Ecco alcune domande per guidare queste conversazioni.

• Quali sono i passaggi che seguite come parte del vostro intero flusso di lavoro?
• Da che ordine vengono fatti questi passaggi?
• Chi sono gli stakeholder per ogni passaggio?
• Quali sfide avete affrontato in ogni passaggio e come le avete superate?
• Dove sono le lacune del vostro flusso di lavoro? Da fare per colmarle?
• Quali sono i vostri risultati?
• Quali sono i risultati e le misure dell'esito positivo?

4. Documentare il flusso di lavoro

Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp

Creare un registro completo di tutte le informazioni raccolte fino a quel momento. Strutturatele come un flusso di processo, dall'inizio alla fine, passaggio dopo passaggio.

Includete quanti più dettagli possibili in ogni fase. Alcuni fattori da tenere a mente durante la documentazione dei flussi di lavoro sono:

• Monitoraggio degli obiettivi : Cosa si intende raggiungere con questo processo e come viene misurato
• Soggetti coinvolti: Chi è account per ogni passaggio, qual è la matrice di escalation e chi contattare in caso di dubbi/domande
• Dipendenze: Se l'esito di ogni passaggio dipende dalle azioni o dalle approvazioni di chiunque
• Accesso: Quali autorizzazioni per strumenti, ambienti, risorse e beni devono essere concesse per completare il flusso di lavoro
• Deliverables: Risultati attesi alla fine di ogni passaggio, comprese le metriche per ciascuno di essi
• Attività cardine: Fasi specifiche del flusso di lavoro che devono essere completate
• Tempistiche: SLA esequenze ragionevoli per ogni passaggio del flusso di lavoro
• Revisioni: Cadenza delle revisioni/riunioni per monitorare lo stato di avanzamento
• Glossario: Significato e linee guida d'uso per i termini specifici del flusso di lavoroambito del progetto ### 5. Progettare il documento del flusso di lavoro

Sebbene il passaggio 3 spieghi i dettagli del flusso di lavoro, potrebbe non essere il più utilizzabile se si tratta solo di muri di testo.

Pertanto, è essenziale progettare la documentazione del flusso di lavoro in modo che sia facile da usare e da consultare in un secondo momento. Alcuni semplici modi per progettare il flusso di lavoro sono:

• Grafici di flusso per visualizzare il processo
• Liste di controllo per definire attività e sottoattività secondarie
• Grafici Gantt per visualizzare le sequenze temporali e le sovrapposizioni delle attività
• Titoli e sottotitoli per evidenziare i passaggi cruciali
• Box di avviso per sottolineare i fattori critici

6. Utilizzare un software per la documentazione del flusso di lavoro

Un solido software di documentazione del flusso di lavoro vi aiuterà principalmente in tre modi:

• Razionalizzazione: Dare una struttura al flusso di lavoro, rendendolo più facile da leggere e da seguire
• Connessioni: Connessione di vari flussi di lavoro correlati per mappare meglio il quadro d'insieme
• Interattività: Rendere più semplice la creazione di passaggi che richiedono un'azione, come la creazione di attività o l'invio di notifiche

Da fare con gli strumenti comunemente disponibili, come fogli di calcolo, presentazioni o un software di mappatura dei processi . Tuttavia, un software di documentazione del flusso di lavoro appositamente progettato si rivelerà molto più efficace. ClickUp Mappe mentali offre un modo semplice e visivo per progettare i flussi di lavoro. È possibile utilizzare i modelli esistenti per progettare immediatamente un diagramma di flusso di lavoro o trascinare facilmente le connessioni tra i passaggi per suggerire le dipendenze. È possibile utilizzare i nodi per creare punti di riferimento che offrono risorse per qualsiasi passaggio. Documenti di ClickUp offre una soluzione completa per registrare, condividere e collaborare sui documenti del flusso di lavoro . Grazie alle pagine annidate, ai segnalibri e ai documenti in connessione, è possibile utilizzare ClickUp Docs per creare documentazione per processi complessi.

È possibile condividere in sicurezza i documenti, collaborare in tempo reale, modificarli in modo dinamico e collegarli ai flussi di lavoro per modificarli gli stati dei progetti . Inoltre, ClickUp Docs dispone di varie opzioni di formattazione per rendere più fruibile la documentazione del flusso di lavoro. Attività di ClickUp consentono di trasformare i flussi di lavoro delle mappe mentali o dei documenti in elementi attivabili all'interno della software di project management .

Se utilizzate già ClickUp per le attività, potete collegarle alle Mappe mentali per mapparle. Se avete appena iniziato a usare ClickUp, potete anche creare attività dallo strumento Mappe mentali basato sui nodi.

7. Rivedere e aggiornare regolarmente

La documentazione del flusso di lavoro deve essere un documento vivo, con aggiornamenti e miglioramenti regolari in base all'evoluzione del processo. A ogni revisione, coinvolgete il team per raccogliere informazioni più approfondite sui loro flussi di lavoro e regolarvi di conseguenza.

Esempi e modelli di documentazione del flusso di lavoro

Flusso di lavoro per l'inserimento dei dipendenti

Esempio di processo di onboarding per i dipendenti in ClickUp

Tra tutti i flussi di lavoro delle risorse umane, l'onboarding dei dipendenti è il più complesso ed esteso. Se volete scrivere un flusso di lavoro per l'onboarding dei dipendenti, potreste trovare utili i passaggi seguenti.

Abbiamo mantenuto questo esempio scheletrico, con ampie possibilità di personalizzazione/espansione in base alle vostre esigenze.

Mantenere l'impegno fino all'assunzione: In genere, tra l'accettazione di un'offerta e l'ingresso nell'organizzazione passano alcune settimane.

• Durante questo periodo, tenetevi in contatto via email una volta alla settimana

account: Responsabile delle risorse umane | Sequenza: Dall'accettazione dell'offerta all'assunzione | Dipendenze: Nessuna_

Il primo giorno: Completate le seguenti attività amministrative.

• Discutere il contratto di lavoro e farlo firmare
• Consegnare il pacchetto di benvenuto
• Fornire gli asset: postazione, email, Slack, HRMS, schede aziendali, parcheggio, ecc.
• Raccogliere i dati dell'account per la busta paga
• Connessione con un compagno/mentore
• Condividere il programma di orientamento
• Portarli fuori a pranzo o a un caffè virtuale

account: Dirigente HR | Sequenza: Un giorno | Dipendenze: Legale, HR, payroll, IT, buddy_

Orientamento: Impostare l'esito positivo del ruolo con quanto segue.

• Assicurarsi che si iscrivano a tutte le sessioni di orientamento/formazione pertinenti al loro ruolo
• Se devono viaggiare per una sessione di persona, prendere accordi in merito
• Metteteli in connessione con il team di orientamento per qualsiasi domanda.
• Presentare loro altri nuovi dipendenti che potrebbero unirsi a loro per l'orientamento

account: Responsabile delle risorse umane | Sequenza: Tre giorni | Dipendenze: HR, formatori

**Programmare le riunioni pertinenti

• Riunione con il responsabile della reportistica per discutere i seguenti aspetti
  • Ruoli e responsabilità
  • obiettivi a 30/60/90 giorni
  • Conversazione sulla carriera
  • Misure dell'esito positivo
  • Meccanismo di feedback
  • Incarichi immediati
• Programmare riunioni con i team in cui lavorerà il nuovo dipendente, con obiettivi specifici per ogni conversazione

account: Manager di riferimento | Sequenza: Due settimane | Dipendenze: Disponibilità delle parti interessate

Modello di flusso di lavoro per la documentazione del progetto ClickUp

Archiviare la documentazione del progetto in un unico documento ClickUp

Ogni progetto ha bisogno di una documentazione wiki che delinei tutte le conoscenze istituzionali sul progetto, insieme a attività cardine, compiti, dipendenze e responsabilità. Questo modello di flusso di lavoro della documentazione del progetto di ClickUp ha tutte le carte in regola per garantire un esito positivo. Utilizza:

• Documenti per la panoramica del progetto
• Obiettivi per gli oggetti e le attività cardine
• Attività per ogni passaggio
• Scadenze per ogni attività
• Vista Gantt Chart per visualizzare lo stato di avanzamento

Modello di processo e procedure ClickUp

Personalizzate il processo di documentazione del flusso di lavoro con il modello di processo e procedura di ClickUp

Che si tratti dell'onboarding dei dipendenti, dell'approvazione delle spese, della pubblicazione di contenuti, delle trattative commerciali o dell'implementazione di un software, la documentazione dei processi aziendali può aiutare i team a Da fare con sicurezza.

Ecco un esempio di Modello dei processi ClickUp che è possibile personalizzare. Questo modello utilizza stati personalizzati, campi personalizzati, visualizzazione di tabelle e tabelle project management funzionalità/funzione per adattarsi a qualsiasi processo.

Modello di lavagna online del flusso di processo ClickUp

Semplificate la visualizzazione dei progetti con una panoramica chiara e concisa del vostro flusso di lavoro end-to-end

Il modello di lavagna online del flusso dei processi offre un modo semplice e visivo per presentare ai team flussi di lavoro complessi. Elimina la pressione di una schermata vuota fornendo un grafico con cui iniziare la progettazione del flusso di lavoro.

È possibile convertire facilmente i vari passaggi del flusso di lavoro in attività, aggiungere scadenze e assegnare i membri del team.

Migliorare la documentazione del flusso di lavoro con ClickUp

Una buona documentazione del flusso di lavoro è alla base dell'efficienza organizzativa. Il project management e la documentazione sono uniti da ClickUp.

Scrivere una migliore documentazione del flusso di lavoro

Suddividete le informazioni e aggiungete spunti visivi con opzioni di formattare in modo che la documentazione venga consumata e non ignorata.

Iniziate a documentare i flussi di lavoro con ClickUp Documenti. Formattateli per evidenziare le cose importanti e aggiungete pulsanti, banner o anche blocchi di codice per sottolineare i punti importanti.

Rendere i flussi di lavoro fruibili

Visualizzate i vostri flussi di lavoro con le mappe mentali di ClickUp. Create attività direttamente dai flussi di lavoro e convertitele in progetti. Utilizzate sottoattività e liste di controllo annidate per raggiungere qualsiasi livello di dettaglio.

Taggate i dipendenti responsabili di ogni attività, in modo da avere una visualizzazione chiara. È sufficiente replicare il flusso di lavoro ogni volta che se ne ha bisogno.

Revisione e risoluzione dei flussi di lavoro

Utilizzate una delle oltre 15 potenti visualizzazioni per comprendere lo stato di ciascuno dei vostri flussi di lavoro.

• Vista Bacheca per visualizzare lo stato dei flussi di lavoro
• Vista Riquadro per avere una prospettiva di alto livello
• Visualizzazione del calendario per le attività scadute, correnti e future
• Vista Azioni per visualizzare gli aggiornamenti/le conversazioni
• La vista Carico di lavoro per visualizzare le prestazioni dei membri del team

Utilizzate la visualizzazione che vi è più congeniale per identificare gli ostacoli e intervenire se necessario.

Collaborare con il team

Se il flusso di lavoro coinvolge un team, anche la documentazione dovrebbe esserlo. Condividete i documenti del flusso di lavoro con il vostro team, invitate a fornire un feedback e consentite loro di modificare/lasciare commenti.

Lasciate che l'IA faccia il lavoro al vostro posto

Utilizzate ClickUp AI per riepilogare lunghi flussi di lavoro documentati, generare elementi di azione, modificare/formattare testi, automatizzare attività/sottoattività e molto altro ancora.

La documentazione del flusso di lavoro è alla base di un buon processo. I piloti a lunga distanza e gli infermieri di terapia intensiva utilizzano la documentazione dei flussi di lavoro da fare nel modo giusto.

Per istanza, con una solida lista di controllo e un certo supporto amministrativo, Peter Pronovost, specialista in terapia intensiva del Johns Hopkins Hospital, ha contribuito a prevenire 43 infezioni e a salvare otto vite e due milioni di dollari.

Le aziende mature risparmiano milioni di dollari e migliorano l'efficienza di molte volte con una documentazione del flusso di lavoro chiara e accessibile.

Potete farlo anche voi con ClickUp. Accedete a documenti, attività, mappe mentali, lavagne online, decine di modelli di documentazione del flusso di lavoro, IA e molto altro gratis e per sempre su ClickUp! 🦄ˀ