Ogni settimana prendi decisioni che influenzano i risultati finali. Decidi quali lavori hanno la priorità, come bilanciare la capacità del team rispetto alle scadenze, quando dire "sì" (o "non ancora") alle nuove richieste e gestisci i compromessi.
Quando tali decisioni si basano su vecchi fogli di calcolo o viste di progetto scollegate, l'allocazione delle risorse diventa reattiva. Anche piccole lacune nella visibilità possono trasformarsi in sequenze non rispettate e compromessi sul budget.
Sorprendentemente, il 44% dei project manager ritiene di non disporre di risorse sufficienti per raggiungere i propri obiettivi. Allo stesso tempo, circa il 26% ritiene che le risorse di cui dispone non siano quelle giuste.
Il software di gestione delle risorse giusto ti aiuta a pianificare le risorse con sicurezza. Ti aiuta a individuare tempestivamente i conflitti tra le risorse e a mantenere i tuoi processi di gestione delle risorse allineati alla domanda reale.
In questa guida su come scegliere un software di gestione delle risorse, imparerai cosa dovrebbe fare lo strumento ideale, i criteri per valutarlo e un processo di selezione passo dopo passo con ClickUp.
🧠 Lo sapevate? Wellingtone indica la gestione delle risorse come uno dei processi di project management più difficili da integrare nelle organizzazioni.
⭐ Modello in primo piano
Prima di iniziare a valutare un software di gestione delle risorse, è necessario disporre di un metodo coerente per vedere chi è disponibile e quali lavori sono già stati commitati. Senza questa base di riferimento, è difficile confrontare gli strumenti o prendere decisioni affidabili sull'allocazione delle risorse.
È qui che entra in gioco il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp. Fornisce un unico luogo in cui mappare insieme attività e risorse. Consente di identificare le lacune nel carico di lavoro, ridurre al minimo i conflitti tra le risorse e mantenere una pianificazione coerente tra i progetti attuali e futuri.
Che cos'è un software di gestione delle risorse e quali sono le sue funzioni da fare?
Il software di gestione delle risorse ti aiuta a pianificare e allocare in modo proattivo le tue risorse, che si tratti di dipendenti, competenze o budget. Come risultato, puoi gestire i vincoli in modo più efficace, identificare prima i colli di bottiglia e effettuare una previsione più precisa delle esigenze di risorse. Questo ti aiuta a rispettare i tuoi obiettivi di consegna in tempo.
✅ Un solido strumento di pianificazione delle risorse dovrebbe aiutarti a fare quanto segue:
- Visualizza la disponibilità effettiva delle risorse nei progetti attuali e futuri
- Supporta la pianificazione della capacità in modo da poter adeguare la domanda alla capacità del team prima dell'inizio del lavoro.
- Gestisci la pianificazione delle risorse tra ruoli, competenze e ferie
- Effettua il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse e individua tempestivamente eventuali casi di uso eccessivo o insufficiente.
- Segnala i conflitti di risorse quando una persona o una risorsa viene prenotata due volte.
- Offre supporto per decisioni migliori in materia di assunzioni o risorse
📖 Leggi anche: Il miglior software per la pianificazione delle risorse
In che modo il software di gestione delle risorse differisce dai semplici strumenti di project management
Uno strumento di base per la project management ti aiuta a pianificare e monitorare il lavoro. Puoi mappare attività, tempistiche e risultati attesi in modo che il team sappia cosa deve essere fatto.
Gli strumenti di gestione delle risorse rispondono a una domanda diversa: È possibile realizzare effettivamente ciò che è stato pianificato con le persone e il tempo a disposizione?
Ecco in cosa differiscono i due tipi di strumenti:
| Funzionalità/Funzione | Semplici strumenti di project management | Software di gestione delle risorse |
| Obiettivo principale | Monitoraggio delle attività e dello stato di avanzamento dei progetti | Pianificazione + ottimizzazione di persone/tempo/capacità in tutto il lavoro |
| Ideale per | Gestire ciò che deve essere fatto | Gestire chi lo fa, quando e a quale costo |
| Visibilità | Per progetto o per team | Capacità e domanda trasversali a tutti i progetti e a tutta l'organizzazione |
| Pianificazione della capacità delle risorse | Limitato o manuale | Integrato (disponibilità, carico di lavoro, previsione) |
| Flussi di lavoro di allocazione | Assegna le attività ai titolari | Assegna le persone al lavoro in base alla capacità + priorità |
| Bilanciamento del carico di lavoro | Base (spesso solo visivo) | Avanzato (include rilevamento dei conflitti + ribilanciamento) |
| Previsione del lavoro futuro | Di solito non incluso | Funzionalità principale (utilizzo futuro + esigenze di personale) |
| Gestione del sovra/sottoutilizzo | Difficile da individuare tempestivamente | Contrassegnato automaticamente con avvisi/benchmark |
| Abbinamento delle competenze | Raro | Comuni (competenze, ruoli, fatturabili vs non fatturabili) |
| Integrazione del monitoraggio del tempo | Opzionale | Spesso più approfondito (per confronti tra tempo del piano e tempo effettivo) |
| Consapevolezza dei costi e del budget | Limitato | Spesso include costi, consumo, margine e utilizzo. |
| Pianificazione degli scenari ("what-if") | Non tipico | Comuni (simulare ritardi, nuove assunzioni, cambiamenti di priorità) |
| Approfondimento della reportistica | Stato delle attività, scadenze, velocità | Utilizzo, capacità rispetto alla domanda, accuratezza delle previsioni |
| Pianificazione a livello di portfolio | Base (se disponibile) | Creato appositamente per la pianificazione di portfolio e team multipli |
Chi trae il massimo vantaggio dal software di gestione delle risorse
Se stai lavorando a un progetto con più parti interessate, un software di gestione delle risorse è l'ideale per te. Che si tratti della titolarità del personale o della consegna, un software di gestione delle risorse è utile per:
- Project manager che devono allocare le risorse senza dover indovinare chi ha capacità
- Responsabili delle risorse e delle operazioni incaricati di bilanciare il lavoro tra i team ed evitare il burnout
- PMO che necessitano di visibilità a livello di portfolio sulla domanda di risorse, sui vincoli e sui rischi di consegna
- Società di consulenza e altre aziende che operano su progetti e che hanno bisogno di proteggere i margini e la redditività dei progetti attraverso una pianificazione più intelligente e un controllo del budget
🧠 Lo sapevi? La definizione del glossario di Gartner relativa alla pianificazione dei requisiti di capacità considera la capacità come una decisione a livello aziendale riguardante le strutture, le attrezzature e la dimensione della forza lavoro. Lo stesso concetto si applica quando si dimensionano i team di consegna per il lavoro basato su progetti.
Criteri chiave per valutare un software di gestione delle risorse
Un software di gestione delle risorse efficace ti aiuta a collegare le scelte relative alle risorse ai costi e ai risultati di consegna. Che tu debba gestire le consegne quotidiane o il piano a lungo termine, hai bisogno di uno strumento che tenga traccia dei dettagli sulla disponibilità delle risorse, sul carico di lavoro e sulle sequenze.
Questi criteri ti aiuteranno a confrontare gli strumenti di gestione delle risorse per scegliere quello più adatto alle tue esigenze:
- Disponibilità delle risorse affidabile: gli strumenti dovrebbero mostrare la disponibilità effettiva delle risorse (non "ultimo aggiornamento venerdì") con calendari, ferie, assegnazioni part-time e copertura dei ruoli. In questo modo, puoi pianificare il lavoro senza dover attendere costantemente gli aggiornamenti.
- Pianificazione della capacità pensata per le fluttuazioni della domanda: assicuratevi che supporti la pianificazione della capacità su base settimanale/mensile e confrontate i progetti attuali e futuri. Evidenziate le lacune in modo da poter decidere se spostare le date, modificare l'ambito o aggiungere personale.
- Monitoraggio dell'utilizzo che stimola l'azione: dovrai monitorare l'utilizzo delle risorse a livello individuale e di team per individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia. Questo può aiutarti a riequilibrare il lavoro prima di perdere una consegna.
- Rilevamento dei conflitti e prevenzione delle prenotazioni in eccesso: lo strumento scelto dovrebbe segnalare i conflitti di risorse (persone prenotate due volte, sequenze incompatibili, carichi di lavoro impossibili) e facilitarne la risoluzione con il drag-and-drop o le modifiche in blocco.
- Previsione del fabbisogno futuro di risorse: Questo punto è piuttosto ovvio. A cosa serve un pianificatore di risorse se non ti aiuta a prevedere il consumo futuro di risorse?
- Visualizzazioni a livello di progetto e di portfolio: il software giusto offre ai tuoi project manager e PMO un modo per visualizzare il personale a livello di progetto e di portfolio. Ti sarà utile per gestire più progetti contemporaneamente senza perdere il contesto.
- Pianificazione delle risorse che gestisce i vincoli reali: lo strumento dovrebbe consentirti di eseguire la pianificazione delle risorse in base al ruolo, alle competenze, alla posizione e ai fusi orari, non solo in base al nome. Questo ti aiuta a pianificare le risorse anche quando i team cambiano a metà trimestre.
- Monitoraggio del tempo e confronto tra il lavoro richiesto e il lavoro pianificato: verifica se supporta il monitoraggio del tempo e il confronto tra il lavoro richiesto e il lavoro pianificato, in modo da poter migliorare le stime e spiegare le variazioni. Ti consente inoltre di effettuare la connessione tra le decisioni relative alle risorse e i risultati.
- Gestione del budget e segnali di redditività: assicuratevi di poter effettuare il monitoraggio dei budget dei progetti rispetto ai piani di assunzione del personale e stabilire la connessione tra le scelte di allocazione delle risorse e la redditività dei progetti. Se siete una società di consulenza o gestite un'attività basata su progetti, vi fornirà i dati necessari per crescere nella giusta direzione.
- Integrazioni finanziarie e tra persone e sistemi: se lo strumento si collega al software di contabilità che utilizzi (tariffe, costi, fatturazione) e ai tuoi sistemi di risorse umane (ruoli, linee di reportistica, ferie), eviterai il reinserimento manuale e l’incollaggio di dati critici.
- Reportistica e dashboard personalizzabili: disponi di dashboard personalizzabili per la leadership che rispondono a domande come: qual è la nostra capacità, dove sono i rischi, quali progetti necessitano di aiuto e cosa succede se cambiano le priorità
- Governance, autorizzazioni e verificabilità: assicuratevi che supporti l'accesso basato sui ruoli (PM vs. gestori delle risorse vs. finanza) e mantenga una traccia di audit in modo che i cambiamenti di personale non avvengano all'insaputa di tutti.
- Segnali di sicurezza e garanzia riconosciuti dagli acquirenti: cerca fornitori in grado di dimostrare i propri controlli di sicurezza attraverso framework riconosciuti come SOC 2, che valuta le misure di protezione in materia di sicurezza, disponibilità, integrità dell'elaborazione, riservatezza e privacy. Dopotutto, stai affidando loro dati operativi sensibili (ad esempio: chi sta lavorando a cosa, capacità del team, scadenze interne, lavoro dei clienti, costi, a volte anche informazioni relative alle risorse umane).
- Adeguatezza all'adozione e realtà di implementazione: infine, dovrebbe offrire controlli amministrativi e onboarding/supporto adeguati alle dimensioni e alla maturità del tuo team, perché lo strumento di gestione delle risorse giusto funziona solo se le persone lo mantengono effettivamente aggiornato.
📖 Leggi anche: La guida definitiva alla gestione delle risorse
Come valutare e selezionare gli strumenti di gestione delle risorse (processo di passaggio in passaggio)
Quando si valuta un software di gestione delle risorse, la parte difficile è prevedere se uno strumento sarà all'altezza una volta che il flusso di lavoro reale inizierà a fluire attraverso di esso.
Potresti avere i piani di personale in un unico posto e gli aggiornamenti delle attività in un altro. I tuoi segnali di budget potrebbero esistere in un sistema finanziario diverso e le richieste di modifica potrebbero arrivare tramite chat ed email. Questa frammentazione è nota come Work Sprawl , dove il lavoro è distribuito su strumenti non collegati tra loro. Di conseguenza, le decisioni spesso rallentano.
Aggiungete le funzionalità di IA al mix e potreste essere tentati di aggiungere più strumenti di IA specializzati al vostro stack di gestione delle risorse. Ciò può avere come risultato che i vostri strumenti di IA non comunichino tra loro e creino più lavoro per voi, ovvero la proliferazione dell'IA . Inoltre, aggiunge attrito e costi in termini di tempo al processo decisionale quotidiano.
Ecco perché ClickUp si inserisce naturalmente nel tuo processo di valutazione. ClickUp offre un spazio di lavoro AI convergente che riunisce gestione dei progetti, documenti, chat, CRM, obiettivi, automazione e AI in un'unica piattaforma connessa. Questo ti aiuta a mantenere la pianificazione e l'esecuzione dei progetti collegate tra loro mentre selezioni gli strumenti.
✅ Esaminiamo passo dopo passo come scegliere uno strumento di gestione delle risorse:
1. Definisci gli obiettivi relativi alla domanda, alla consegna e alle risorse
Inizia scrivendo le decisioni e gli obiettivi che il tuo software di gestione delle risorse deve supportare. Pensa in termini semplici: come accetti il lavoro, come lo assegni al personale e come modifichi i piani quando cambiano le priorità.
Se la domanda di lavoro arriva tramite richieste dei clienti o pipeline di vendita, ClickUp CRM offre supporto per la gestione delle pipeline e degli account attraverso viste flessibili. In questo modo, il lavoro imminente non rimane separato dalla pianificazione della consegna.
Per mantenere gli obiettivi misurabili, puoi anche creare una piccola serie di KPI relativi alle risorse e collegarli ai dashboard di ClickUp .
💡 Suggerimento professionale: aggiungi un contesto basato sull'IA alle tue dashboard con ClickUp AI schede.
Le schede ClickUp AI ti consentono di aggiungere reportistica basata sull'intelligenza artificiale alle dashboard e alle panoramiche, in modo da poter trasformare i dati dell'area di lavoro in tempo reale in riepiloghi/riassunti e aggiornamenti su cui i tuoi stakeholder possono agire.
- Genera rapidi rollup dalle attività reali delle aree di lavoro utilizzando le schede IA nei dashboard.
- Riduci il monitoraggio dello stato mantenendo aggiornati i riepiloghi man mano che le attività e i carichi di lavoro cambiano.
📽️ Guarda il video: ecco un breve video che mostra come creare dashboard intuitive e aggiungere metriche chiave per i tuoi progetti con ClickUp Dashboards.
2. Documenta le tue regole di gestione delle risorse prima di provare gli strumenti
La maggior parte dei problemi di valutazione deriva da regole poco chiare. Documenta come allochi le risorse, cosa significa "a piena capacità", chi approva le modifiche al programma e con quale frequenza vengono aggiornati i piani.
ClickUp Docs funziona bene in questo caso perché consente di collaborare su queste idee in tempo reale, perfezionarle e convertire il testo in attività tracciabili. In questo modo le regole relative al personale rimangono collegate all'esecuzione invece di rimanere in un file statico.
📖 Leggi anche: Come creare una struttura di suddivisione delle risorse
3. Crea una mappa del flusso di lavoro e provala in un'attività
La pianificazione delle risorse fallisce se il processo e il monitoraggio del lavoro vengono gestiti con strumenti separati. Mappa il tuo flusso di lavoro in modo da poterlo effettivamente eseguire: acquisizione → definizione dell'ambito → pianificazione → consegna → revisione.
Puoi utilizzare attività di ClickUp per monitorare il tuo lavoro con i titolari, le date di scadenza e le dipendenze. Quindi modella il flusso di lavoro con stati personalizzati e campi personalizzati in modo che il flusso delle attività rispecchi il modo in cui il tuo team lavora.
💡 Suggerimento professionale: mantieni aggiornati i piani delle risorse tramite una connessione tra acquisizioni e aggiornamenti tramite ClickUp Integrations .
La pianificazione delle risorse va alla deriva quando le richieste e gli aggiornamenti di stato rimangono bloccati all'interno di e-mail, chat, calendari o strumenti di file. Le integrazioni di ClickUp ti consentono di collegare oltre 1.000 strumenti, in modo da poter mantenere i segnali di consegna più vicini alle attività che utilizzi per la pianificazione e la pianificazione della capacità.
- Collega i tuoi strumenti di messaggistica e calendario in modo che le modifiche vengano visualizzate dove pianifichi il lavoro, non solo nelle threads o nelle note delle riunioni.
- Collega l'archiviazione cloud e le app di lavoro in modo che il contesto dell'attività rimanga collegato all'attività stessa (brief, specifiche, file), riducendo il lavoro di rielaborazione durante i cambiamenti delle risorse.
4. Esegui demo basate su scenari utilizzando i tuoi reali problemi di risorse
Quando si presentano ai fornitori due o tre scenari che riflettono la realtà del proprio lavoro, è molto più facile risolvere i problemi di risorse prima che compromettano i progetti.
- Riassegna il lavoro dopo un cambiamento di priorità su più progetti
- Individua e risolvi le doppie prenotazioni che creano conflitti tra le risorse
- Realizza una previsione della capacità per i progetti attuali e futuri senza ricostruire il piano.
Per la pianificazione e la programmazione, la vista Carico di lavoro di ClickUp consente di visualizzare il carico di lavoro in base alla disponibilità o alla capacità e di pianificare le risorse per giorno o anche per mese. Se preferisci una pianificazione lineare, la vista Sequenza di ClickUp ti aiuta a visualizzare e programmare le attività nel tempo.
Oppure, se cerchi una visione più diretta, la vista Team di ClickUp fornisce un grafico del carico di lavoro basato sulle attività completate dai singoli membri del team o sulle durate stimate da loro fornite.
💡 Suggerimento professionale: mantieni accurata la vista Carico di lavoro con IA Super Agents (in modo che la capacità rimanga legata allo sforzo richiesto)
La pianificazione del carico di lavoro viene interrotta quando le stime cambiano, ma nessuno aggiorna il piano. La vista Carico di lavoro di ClickUp ti consente di misurare il carico di lavoro utilizzando durate stimate, punti dello sprint, conteggio delle attività o campi personalizzati e di impostare limiti di capacità in una vista giornaliera/settimanale/mensile.
Puoi quindi configurare un Autopilot Agent per rilevare le modifiche ai campi del carico di lavoro (come la durata stimata o i campi personalizzati relativi allo sforzo) e pubblicare automaticamente un commento strutturato che chiede al titolare di confermare l'impatto sulla capacità e risolvere i conflitti di risorse.
Gli agenti in ClickUp sono sensibili al contesto e si adattano all'area di lavoro in caso di modifiche, in modo da poter continuare a lavorare in modo autonomo!
5. Esegui una prova pilota con dati reali e misura i segnali di adozione
Una breve fase pilota mostra se lo strumento rimane accurato anche dopo che più persone lo hanno aggiornato. Segui il playbook di adozione, in cui si inizia con un gruppo pilota, si raccolgono feedback, si apportano modifiche e poi si scala.
Puoi verificare il tuo piano di risorse rispetto ai dati effettivi utilizzando ClickUp Monitoraggio del tempo . Questo ti aiuta a confrontare il lavoro richiesto per i progetti con il tempo effettivamente dedicato ai progetti e a mantenere i budget realistici.
6. Mantieni le decisioni ricercabili, in modo che i piani rimangano aggiornati
Man mano che i tuoi processi di gestione delle risorse maturano, il rischio passa da "non riusciamo a pianificare" a "non riusciamo a trovare l'ultimo piano". ClickUp Brain aggiunge un livello di intelligenza nativa al tuo lavoro e alle tue conoscenze in ClickUp.
Con l'esperienza di ricerca Enterprise di ClickUp, puoi ottenere risposte affidabili da ClickUp e dalle app collegate con il contesto.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Brain MAX per rendere le decisioni relative alle risorse facili da trovare e più semplici da difendere.
ClickUp Brain MAX è il tuo compagno IA desktop, progettato per effettuare ricerche nelle tue app di lavoro e sul web, e si integra perfettamente con Talk to Text e Enterprise Search di ClickUp, in modo che le tue decisioni rimangano collegate al lavoro.
- Registra rapidamente le modifiche alle risorse con Talk to Text: detta le modifiche al personale, i compromessi e le ipotesi per i piani di risorse direttamente in un commento all'attività o in un documento di pianificazione, con una velocità quattro volte superiore rispetto alla digitazione.
- Poni a Brain MAX domande che sbloccano le decisioni: stimolalo con domande come "Quali progetti sono al massimo della capacità nelle prossime due settimane?" o "Dove abbiamo approvato l'ultima volta lo spostamento di questa risorsa?" e recupera l'ultima fonte nel contesto, senza dover cercare tra diversi strumenti.
7. Standardizza il tuo processo con un modello
Anche dopo aver scelto lo strumento giusto, la pianificazione delle risorse può rimanere incoerente se ogni team crea il proprio tracker. Possono sorgere conflitti di risorse, soprattutto quando si gestiscono più progetti contemporaneamente.
Il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp ti offre una struttura coerente per pianificare e monitorare le risorse in un unico posto. Visualizza attività e risorse, ottimizza i carichi di lavoro e aiuta i team ad allinearsi sulle priorità, tutto in un unico posto.
🌻 Ecco perché ti piacerà questo modello:
- Centralizza gli incarichi in modo da poter allocare le risorse senza dover ricorrere a tracker separati.
- Individua tempestivamente le lacune di capacità in modo da poter pianificare le risorse per i progetti attuali e futuri.
- Riduci i conflitti relativi alle risorse aumentando la visibilità del carico di lavoro e della titolarità agli stakeholder.
- Mantieni coerente la pianificazione delle risorse mentre gestisci più progetti contemporaneamente
Quando optare per una piattaforma all-in-one rispetto a strumenti dedicati alla gestione delle risorse
Se il work sprawl e l'AI sprawl rallentano le decisioni nella tua configurazione attuale, una piattaforma all-in-one come ClickUp può aiutarti. Riduce il numero di passaggi di consegne mantenendo la pianificazione e l'esecuzione in un unico posto. Puoi anche monitorare i tuoi progressi in modo efficace senza dover pagare per uno strumento di progetto separato.
La scelta migliore dipende da quanto la pianificazione delle risorse deve essere strettamente collegata all'esecuzione delle consegne e alla reportistica.
✅ Utilizzalo come rapido confronto per la selezione.
| Ciò di cui hai più bisogno | Gli strumenti dedicati alle risorse tendono ad essere adatti se | Le piattaforme all-in-one tendono ad essere adatte se |
|---|---|---|
| Gestisci già le consegne altrove e hai solo bisogno di visualizzazioni relative alla pianificazione e all'utilizzo | – Desideri una pianificazione avanzata che si sovrapponga a una serie di progetti già avviati – Preferisci mantenere l'esecuzione e la collaborazione negli strumenti esistenti – Puoi accettare un collegamento più debole tra gli aggiornamenti delle attività e il piano delle risorse | – Desideri che le decisioni relative al personale siano direttamente collegate ai documenti relativi alle attività e alla reportistica – Desideri che la pianificazione e l'esecuzione rimangano collegate al variare delle priorità – Desideri ridurre i passaggi di consegne e le riconciliazioni tra i sistemi |
| Il tuo team addetto alle risorse gestisce un processo centralizzato e tutti gli altri utilizzano principalmente i programmi. | – Puoi applicare un'unica fonte di verità per i programmi senza modificare il modo in cui i team eseguono il lavoro– Ti aspetti che la maggior parte degli utenti visualizzi i programmi piuttosto che aggiornare i piani– Desideri un'implementazione mirata con modifiche minime al flusso di lavoro | – Hai bisogno che i team aggiornino il lavoro nello stesso sistema che utilizzi per la pianificazione della capacità – Desideri che le modifiche alle attività si riflettano automaticamente nelle viste di pianificazione – Desideri una ripianificazione più rapida su più progetti con una titolarità più chiara |
| La tua reportistica risiede in un sistema BI o finanziario separato | – Non hai bisogno di reportistica sul portfolio all'interno dello strumento di gestione delle risorse – Hai intenzione di esportare i dati in BI/finanza per un'analisi più approfondita – Desideri che le risorse alimentino la reportistica piuttosto che sostituirla | – Desideri reportistica operativa dallo stesso spazio di lavoro in cui si svolge il lavoro – Desideri che il carico di lavoro, i tempi e lo stato di consegna siano visibili in un unico posto per le revisioni settimanali – Desideri ridurre le esportazioni manuali e i passaggi di riconciliazione |
| I tuoi flussi di lavoro non cambiano molto di settimana in settimana | – Uno scheduler autonomo copre la maggior parte delle esigenze quando i piani sono stabili – È possibile gestire le eccezioni attraverso un processo di controllo delle modifiche leggero – Si desidera uno strumento più semplice da adottare e gestire | – Le priorità cambiano spesso e hai bisogno di ripianificare più rapidamente più progetti contemporaneamente – Desideri apportare modifiche alle attività e alle sequenze per aggiornare rapidamente il piano – Desideri un contesto decisionale vicino al lavoro, non disperso tra diversi strumenti |
📖 Leggi anche: Modelli gratis per la project management
Errori comuni nella scelta di un software di gestione delle risorse
Molti dei problemi legati ai software di gestione delle risorse derivano dalla valutazione. Uno strumento può sembrare efficace in una demo, ma rivelarsi inadeguato quando deve fornire supporto per la gestione delle risorse reali. Tra gli ostacoli figurano il cambiamento delle priorità e la reportistica del portfolio.
Vuoi evitare questo scenario? Assicurati di valutare lo strumento in base alle decisioni che i tuoi team prendono ogni settimana. Valuta l'usabilità e i compromessi in termini di funzionalità/funzioni insieme alle sue funzionalità principali.
✅ Ecco le insidie che si presentano più spesso ai project manager, ai responsabili delle operazioni e ai PMO:
- Acquistare per le "funzionalità/funzioni" invece che per le decisioni: se non si definiscono le decisioni che lo strumento deve supportare (approvazioni del personale, cicli di ripianificazione, previsioni), si finisce con un sistema ricco di funzionalità/funzioni. Un sistema che potrebbe ancora non aiutarti ad allocare correttamente le risorse.
- Sottovalutare l'adozione e la gestione del cambiamento: gli strumenti di gestione delle risorse falliscono quando i team smettono di aggiornarli. La soluzione? Inizia testandoli con i primi utenti e utilizzando il loro feedback per apportare modifiche prima di passare alla fase di scalabilità.
- Ignorare la qualità dei dati e la realtà dell'integrazione: la pianificazione della capacità dipende da input accurati. Se i dati relativi a tempi, ruoli, costi o progetti acquisiti non sono coerenti tra i vari sistemi, le previsioni e le metriche di utilizzo diventano inaffidabili.
- Considerare la pianificazione come l'unico problema: un approccio basato esclusivamente sul Calendario non tiene conto delle esigenze più ampie. È inoltre necessario effettuare la previsione della domanda, effettuare il monitoraggio dei modelli di utilizzo e prevenire i colli di bottiglia prima che si verifichino nella consegna.
- Scegliere uno strumento che non è in grado di gestire la complessità del portafoglio: se gestisci più progetti, hai bisogno di viste che mostrino i compromessi tra i team e i periodi di tempo. Gli strumenti di gestione delle risorse che funzionano per un singolo progetto possono fallire quando le priorità cambiano all'interno di un portafoglio.
- Saltare una vera e propria fase pilota con flussi di lavoro reali: una demo non rivelerà come si comporta lo strumento con input disordinati e più parti interessate. Una fase pilota è un modo più affidabile per testare lo strumento per il tuo team.
- Personalizzazione eccessiva prima di standardizzare il processo: una personalizzazione eccessiva può rallentare l'implementazione e rendere il sistema più difficile da mantenere. Le analisi dei guasti dei software delle aziende segnalano costantemente la personalizzazione eccessiva e i requisiti deboli come problemi ricorrenti.
- Mancata titolarità per mantenere aggiornati i dati sulle risorse: se nessuno ha la titolarità dell'aggiornamento delle regole di disponibilità e allocazione, lo strumento diventa un archivio storico invece che un sistema di pianificazione.
📖 Leggi anche: Esempi e modelli di dashboard per il project management
Fai la scelta giusta con ClickUp come software di gestione delle risorse
Se c'è una cosa che dovete ricordare di questo blog, è questa: se la pianificazione della capacità e gli aggiornamenti delle attività sono distribuiti su più sistemi, dovrete ricostruire lo stesso piano delle risorse ogni volta che cambiano le priorità.
È così che il work sprawl si trasforma in planning sprawl. Ed è così che ti assicuri che i tuoi piani non vedranno mai la luce.
Vuoi risolvere il problema? ClickUp ti aiuta a riunire la pianificazione delle risorse, la project management, la documentazione, la collaborazione e la reportistica in un unico spazio di lavoro connesso. In questo modo, le tue decisioni relative all'allocazione delle risorse rimangono legate al lavoro e al contesto che le sottende.
Quando la pianificazione e l'esecuzione coesistono, puoi effettuare la previsione delle risorse più rapidamente, ridurre i conflitti tra le risorse e mantenere accurata la pianificazione delle risorse mentre gestisci più progetti.
Sei pronto a mettere alla prova le tue opzioni con uno scenario reale tratto dalla tua settimana lavorativa? Registrati gratis su ClickUp ✅
Domande frequenti (FAQ)
La disponibilità e l'utilizzo delle risorse sono le funzionalità/funzioni più importanti. È inoltre necessario verificare la capacità dello strumento di gestire più progetti, semplificare la gestione delle attività e facilitare la collaborazione. Il monitoraggio dell'utilizzo delle risorse (piano vs effettivo), la reportistica di base e il monitoraggio del tempo sono essenziali anche se il budget o la fatturazione sono importanti.
I popolari strumenti di project management come ClickUp supportano la visibilità condivisa e gli aggiornamenti asincroni per i team remoti/ibridi. Assicuratevi di scegliere uno strumento di gestione delle risorse con autorizzazioni avanzate, pianificazione della capacità e collaborazione all'interno delle attività. Potrete inoltre beneficiare di reportistica che mostra il carico di lavoro e lo stato dei progetti in diversi fusi orari.
Esistono diversi modi per misurare il ROI degli strumenti di gestione delle risorse. Alcuni di essi includono: riduzione dei conflitti tra risorse, miglioramento della puntualità delle consegne e riduzione del tempo dedicato alla creazione manuale della reportistica. Per le aziende che operano su progetti, è importante monitorare la redditività dei progetti e l'accuratezza delle previsioni.
Sì, gli strumenti di gestione delle risorse efficaci basati su fogli di calcolo sono utili per i piccoli team. Ma solo fino a quando le priorità non cambiano o non si gestiscono più progetti contemporaneamente. Se il foglio diventa rapidamente obsoleto o richiede troppo tempo per essere aggiornato, è meglio passare a un software di pianificazione delle risorse.
L'esito positivo del tuo progetto può dipendere da previsioni accurate. Assicurati di aggiornare i dati sulle risorse almeno una volta alla settimana. Aggiorna più spesso se il lavoro cambia quotidianamente, in particolare per quanto riguarda la durata stimata, gli incarichi e le date di inizio.