Gli eventi virtuali sono diventati un formato predefinito per raggiungere un pubblico globale.
Le aziende si affidano a queste piattaforme per il lancio di prodotti, webinar, riunioni interne e conferenze su larga scala. Con la crescente importanza degli eventi virtuali, la scelta della piattaforma è molto più importante rispetto a qualche anno fa.
A prima vista, la maggior parte degli strumenti promette le stesse cose: configurazione rapida, costi contenuti e facilità di messa in funzione.
Ma in realtà, un software fai-da-te per eventi virtuali può gestire la trasmissione, ma avere difficoltà con tutto ciò che la circonda. Problemi tecnici, scarso coinvolgimento e reportistica limitata possono ridurre l'impatto di un evento anche molto tempo dopo la sua conclusione.
Di seguito vi mostriamo come scegliere una piattaforma per eventi virtuali che vada oltre il semplice supporto tecnico. Essa trasforma un evento virtuale in un'esperienza coinvolgente, sicura e misurabile.
Che cos'è una piattaforma per eventi virtuali?
Una piattaforma per eventi virtuali è un software che consente alle organizzazioni di ospitare, gestire e misurare gli eventi online.
A livello base, una piattaforma per eventi virtuali funge da sede virtuale. Consente ai partecipanti di registrarsi, partecipare a sessioni live o preregistrate, interagire tramite chat, sondaggi o domande e risposte e passare senza soluzione di continuità da una sessione all'altra, proprio come farebbero in un evento dal vivo.
Le piattaforme più avanzate vanno oltre lo streaming. Offrono funzionalità/funzioni per il coinvolgimento del pubblico, la moderazione degli eventi, l'analisi dei dati, l'integrazione con strumenti di marketing o CRM e la reportistica post-evento, aiutando i team a capire cosa ha funzionato e cosa migliorare.
📌 Esempio di piattaforma per eventi virtuali in azione
Immaginate un team di marketing che organizza una conferenza virtuale globale per lanciare un nuovo prodotto. Una piattaforma moderna per eventi virtuali consente loro di:
- Organizza più sessioni live e on demand in diversi fusi orari senza problemi di prestazioni.
- Coinvolgi i partecipanti utilizzando la chat live, sondaggi, domande e risposte e sale di discussione.
- Controlla l'esperienza con strumenti di moderazione, gestione dei relatori e sedi virtuali personalizzate con il tuo marchio.
- Monitorate le prestazioni dell'evento attraverso i dati di partecipazione, il coinvolgimento nelle sessioni e i punti di abbandono.
- Integrazione con strumenti di marketing e CRM per acquisire lead e trigger follow-up post-evento
Il risultato: i partecipanti rimangono coinvolti, le sessioni si svolgono senza intoppi e si ottengono informazioni utili su come migliorare i futuri eventi virtuali e di persona.
Perché è importante scegliere la piattaforma giusta per eventi virtuali?
La domanda chiave quando si valuta una piattaforma per eventi virtuali è semplice: migliora l'esperienza sia dei partecipanti che degli organizzatori?
Ecco perché è importante scegliere la piattaforma giusta per eventi virtuali.
Influisce sul coinvolgimento e sulla fidelizzazione del pubblico
Una piattaforma per eventi virtuali efficace non si limita alla trasmissione di video, ma coinvolge attivamente i partecipanti.
📌 Esempio: durante un webinar di lancio di un prodotto, la piattaforma consente sondaggi in tempo reale, domande e risposte moderate e prompt di chat che incoraggiano la partecipazione invece della visione passiva.
I partecipanti possono spostarsi tra le sessioni, interagire con i relatori e rimanere coinvolti durante tutto l'evento.
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Determina la scalabilità dell'evento e la qualità dell'esperienza
Con l'aumentare dei partecipanti, le piccole limitazioni tecniche diventano grandi problemi.
La piattaforma giusta per eventi virtuali è in grado di gestire sia pochi partecipanti che centinaia di essi senza ritardi, problemi audio o interruzioni della sessione. Offre supporto per più sessioni simultanee, transizioni tra relatori e moderazione in tempo reale senza interrompere l'esperienza.
🌍 Panoramica generale: oltre al costo e alla portata, gli eventi virtuali riducono anche l'impatto ambientale. Uno studio dell'Università del Michigan ha rilevato che le conferenze virtuali emettono il 66% in meno di CO2 rispetto agli eventi dal vivo.
✅ Verifica dei fatti: quasi un terzo dei partecipanti ai webinar torna a guardare i contenuti on demand anche dopo aver partecipato dal vivo. Il tuo pubblico può utilizzare i replay on demand per rivedere i punti chiave, recuperare le parti perse e effettuare la condivisione di momenti importanti con altri, estendendo l'impatto degli eventi virtuali ben oltre la sessione live.
Influisce sul ROI e sulle informazioni relative agli eventi
Gli eventi virtuali non finiscono quando la sessione è chiusa. Il loro valore deriva da ciò che si impara dopo.
Le piattaforme avanzate effettuano il monitoraggio della partecipazione, del coinvolgimento nelle sessioni, dei punti di abbandono e dei livelli di interazione durante l'evento. Potreste scoprire che le sessioni di approfondimento trattengono i partecipanti più a lungo rispetto alle conferenze principali, o che le sessioni ricche di domande e risposte generano un maggior numero di richieste di follow-up.
Queste informazioni aiutano i team a perfezionare gli eventi futuri, migliorare i formati dei contenuti e giustificare la spesa per gli eventi sulla base dei dati.
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Influenza la percezione del marchio e la professionalità
L'ambiente dell'evento virtuale riflette il tuo marchio. Un flusso di registrazione fluido, una sede virtuale personalizzata con il marchio, uno streaming affidabile e sessioni ben gestite sono segni di professionalità e attenzione ai dettagli.
D'altra parte, problemi di accesso, moderazione inadeguata o difficoltà tecniche possono minare rapidamente la fiducia.
Per gli eventi esterni, questa percezione influisce direttamente sul modo in cui i potenziali clienti visualizzano il tuo prodotto o la tua azienda. Per gli eventi interni, influisce sulla fiducia e sulla partecipazione dei dipendenti.
⭐ Bonus: ecco alcuni strumenti di IA per la gestione degli eventi che vale la pena esplorare se desideri automatizzare la pianificazione, migliorare il coordinamento e ridurre il lavoro richiesto.
Criteri chiave per valutare le piattaforme per eventi virtuali
Basta dare un'occhiata a G2 per scoprire che esistono ben 210 piattaforme per eventi virtuali! Impressionante, vero?
Come restringere la ricerca della piattaforma giusta? 👇
- Funzionalità di coinvolgimento del pubblico: verificate se la piattaforma offre supporto per chat live, sondaggi, domande e risposte moderate, sale di discussione e interazione a livello di sessione.
- Scalabilità e affidabilità delle prestazioni: verificate le prestazioni della piattaforma all'aumentare del numero di partecipanti. Valutate inoltre come la piattaforma gestisce i guasti: riconnnessioni automatiche, ripristino delle sessioni e flussi di backup sono fondamentali quando qualcosa va storto durante la diretta.
- Flessibilità delle sessioni multiple e del programma: cercate un supporto che consenta sessioni simultanee, passaggi di parola tra relatori e modifiche al programma senza interrompere l'esperienza dei partecipanti. Questo è fondamentale per le conferenze virtuali e gli eventi ibridi.
- Analisi e reportistica approfonditi: valutate se la piattaforma effettua il monitoraggio del coinvolgimento nelle sessioni, dei punti di abbandono, delle risposte ai sondaggi, della partecipazione alle domande e risposte e delle visualizzazioni on demand per aiutare a misurare l'efficacia dell'evento.
- Approfondimenti post-evento e accesso ai dati: assicurati di poter esportare o integrare i dati di coinvolgimento nel tuo CRM o nei tuoi strumenti di marketing. Questi approfondimenti guidano i follow-up, il riutilizzo dei contenuti e la reportistica sul ROI.
- Esperienza utente per organizzatori e partecipanti: valutate quanto sia facile per i partecipanti partecipare alle sessioni e per gli organizzatori gestire i relatori, la moderazione e le modifiche in tempo reale senza attriti tecnici.
- Assistenza e affidabilità durante gli eventi live: chiedete informazioni sul supporto in tempo reale durante gli eventi. Quando qualcosa va storto durante una sessione, la rapidità di risposta è più importante dell'elenco delle funzionalità/funzioni.
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⭐ Bonus: quanto dovresti pagare per la piattaforma degli eventi virtuali?
Il vostro investimento dipenderà dalle dimensioni dell'evento, dalla frequenza, dalle esigenze di coinvolgimento e dal livello di dettaglio della reportistica.
Piani base: gratis - 100 $ al mese
Utile per piccoli team che organizzano occasionalmente webinar o eventi interni.
Questo livello include in genere:
- Streaming video in diretta
- Chat di base e domande e risposte
- Limiti massimi di partecipanti
- Branding minimo
- Reportistica di base sulle presenze
✅ Ideale per: riunioni interne, piccoli webinar o programmi di eventi in fase iniziale. Mancano di funzionalità avanzate di coinvolgimento e approfondimenti post-evento.
Piani professionali: da 100 a 500 dollari al mese
Progettata per organizzazioni in crescita che organizzano eventi virtuali regolari.
Questo livello di solito aggiunge:
- Limiti di partecipanti più elevati
- Funzionalità interattive come sondaggi e domande e risposte moderate
- Registrazione delle sessioni e accesso on demand
- Personalizzazione del marchio e pagine di registrazione personalizzate
- Analisi più approfondite e integrazioni con strumenti di marketing
✅ Ideale per: il lancio di prodotti, webinar per i clienti o programmi di formazione rientrano nell'intervallo di prezzo indicato.
Piattaforme aziendali: oltre 1.000 dollari al mese o prezzi personalizzati
Progettata per conferenze su larga scala, eventi multitraccia e programmi di marketing per l'azienda.
Il prezzo per le aziende include:
- Numero illimitato o molto elevato di partecipanti
- Eventi multi-sessione e multi-giorno
- Strumenti avanzati di coinvolgimento e moderazione
- Analisi dettagliate dei partecipanti e del loro coinvolgimento
- Integrazioni CRM e reportistica di attribuzione
- Supporto dedicato e SLA
✅ Ideale per: conferenze virtuali globali, programmi di crescita basati su eventi e organizzazioni in cui gli eventi aziendali virtuali sono un canale fondamentale per la pipeline, il marchio o il coinvolgimento dei dipendenti.
💡 Suggerimento professionale: quando si confrontano piattaforme per eventi virtuali, creare una scheda di valutazione in ClickUp utilizzando i campi IA per ottenere automaticamente informazioni approfondite.
IA Fields può generare riassunti, classificare i requisiti o segnalare i punti di forza e di debolezza della piattaforma in base ai vostri criteri (ad esempio, funzionalità di coinvolgimento, profondità di analisi, integrazioni).
📚 Per saperne di più: Guida alla pianificazione di eventi e conferenze virtuali
Come scegliere la piattaforma per eventi virtuali giusta
Non sai da dove iniziare? Comincia da qui. 👇
Passaggio 1: definire gli obiettivi dell'evento e il pubblico
Prima di confrontare gli strumenti, chiarisci perché stai organizzando l'evento e a chi è rivolto. Poniti domande come:
- L'evento è incentrato sulla generazione di lead, sulla formazione dei clienti, sulla formazione o sulla comunicazione interna?
- Cosa significa ottenere un esito positivo: registrazioni, partecipazione dal vivo, coinvolgimento, impatto sulla pipeline o condivisione delle conoscenze?
- Quanto deve essere interattivo l'evento?
- Si tratterà di un evento unico o di un programma ripetibile?
- State organizzando un webinar, una conferenza virtuale, un workshop o un evento ibrido?
💡 Suggerimento: in questa fase, scrivete 3-5 criteri di successo misurabili. Esempi di obiettivi dell'evento:
- Il 25% dei partecipanti prende parte a sondaggi o sessioni di domande e risposte.
- Le visualizzazioni on demand superano la partecipazione dal vivo entro 14 giorni
- Il reparto commerciale ricontatta tutti i partecipanti coinvolti entro 48 ore.
Passaggio 2: valutare le funzionalità principali della piattaforma
Valuta le piattaforme per eventi virtuali in base al tipo di evento che stai effettivamente organizzando. Suddividile ulteriormente in funzionalità indispensabili e funzionalità auspicabili.
📌 Esempio: il tuo obiettivo principale è generare lead più qualificati per il tuo marchio. La tua piattaforma dovrebbe facilitare l'acquisizione, l'arricchimento e l'utilizzo dei dati dei partecipanti.
Funzionalità indispensabili:
- Moduli di registrazione integrati o integrazioni CRM native
- Monitoraggio della partecipazione e del coinvolgimento a livello di partecipante
- Esportazione o sincronizzazione automatizzata dei dati per i flussi di lavoro di follow-up
Funzionalità utili:
- Pagine di destinazione o temi personalizzabili
- CTA brandizzati durante o dopo le sessioni
- Leggera gamification per aumentare la partecipazione
📌 Esempio: il tuo evento è incentrato sul networking e sulla creazione di una comunità. In questo caso, la qualità dell'interazione è più importante della qualità della trasmissione.
Funzionalità indispensabili:
- Networking video individuale o in piccoli gruppi
- Facile abbinamento dei partecipanti o networking basato sulle tabelle
- Moderazione chiara e controllo dei tempi
Funzionalità auspicabili:
- Profili e interessi dei partecipanti
- Messaggistica post-evento o strumenti di follow-up
📮 ClickUp Insight: Più della metà degli intervistati utilizza quotidianamente tre o più strumenti, combattendo contro la " proliferazione delle app " e i flussi di lavoro frammentati.
Sebbene possa sembrare produttivo e impegnativo, il tuo contesto si sta semplicemente perdendo tra le varie app, per non parlare del dispendio di energia richiesto dalla digitazione.
BrainGPT riunisce tutto: basta parlare una volta e i tuoi aggiornamenti, attività e note finiranno esattamente dove devono essere in ClickUp. Niente più attivazioni/disattivazioni tra le piattaforme, niente più caos: solo produttività centralizzata e senza interruzioni.
Passaggio 3: valutare le capacità di integrazione e automazione
Gli eventi virtuali non esistono in modo isolato. Hanno connessioni con i flussi di lavoro di marketing, commerciale, risorse umane e operazioni prima e dopo l'evento.
Valutare:
- La sincronizzazione dei dati relativi alle registrazioni e alle presenze con il tuo CRM o con i tuoi strumenti di marketing avviene?
- I segnali di coinvolgimento (sondaggi, domande e risposte, tempo di visualizzazione) possono trigger follow-up?
- È possibile segmentare i partecipanti in base al loro comportamento?
- Le integrazioni sono native o si basano su esportazioni manuali?
- È disponibile l'accesso API o webhook se avete bisogno di personalizzazioni?
Perché le integrazioni sono una parte fondamentale delle funzionalità dei software di gestione degli eventi? Perché garantiscono il flusso dei dati degli eventi nei follow-up, nella reportistica e nel piano futuro.
🚀 Il vantaggio di ClickUp: mentre la piattaforma per eventi virtuali gestisce l'esperienza live, ClickUp for Marketing Teams funge da colonna portante operativa.
Teams utilizzano ClickUp per:
- Coordinare la pianificazione degli eventi, le approvazioni e le sequenze
- Gestisci la preparazione dei relatori, la creazione dei contenuti e le prove
- Tieni traccia delle azioni post-evento come follow-up, riutilizzo dei contenuti e reportistica.
- Applica l'automazione ai passaggi di consegne tra marketing, commerciale e operazioni in modo che nulla vada perso.
Invece di mettere insieme fogli di calcolo, thread di email e strumenti di attività, ClickUp conserva tutto il lavoro relativo all'evento, e le azioni guidate dai dati dell'evento, in un unico spazio di lavoro connesso.
Passaggio 4: Esaminare l'esperienza dell'utente e il supporto
Oltre alle funzionalità/funzioni, è importante che sia facile da usare per gli utenti.
Esegui una prova pilota e verifica se i partecipanti riescono a partecipare facilmente senza difficoltà. La piattaforma dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva sia per gli organizzatori che per i moderatori.
📌 Test consigliato: prima di commit, esegui una prova dal vivo con relatori reali e un pubblico ristretto. Verifica il flusso di partecipazione, i controlli del moderatore e il modo in cui la piattaforma gestisce i problemi imprevisti durante la sessione.
Passaggio 5: Considerare il budget, la scalabilità e il ROI
Infine, valuta il costo rispetto al valore a lungo termine.
Non limitarti a considerare il prezzo mensile, ma chiediti:
- La piattaforma è in grado di adattarsi all'aumento del numero di partecipanti?
- Fornisce informazioni utili per migliorare gli eventi futuri?
- Ridurrà il lavoro richiesto o creerà nuovi costi operativi?
💰 Il ROI che interessa alla tua leadership quando organizzi eventi virtuali:
- Costo per partecipante coinvolto, non solo costo per registrazione
- Impatto sulla pipeline o sulla conversione per gli eventi rivolti all'esterno
- Valore di riutilizzo dei contenuti da registrazioni, replay e Clip
- Risparmio di tempo nella configurazione, moderazione, reportistica e follow-up
Le migliori piattaforme per eventi virtuali da esplorare
Ecco l'elenco delle piattaforme per eventi virtuali più popolari. 👇
1. ClickUp
Rispetto agli altri strumenti presenti in questo elenco che aiutano a condurre l'evento virtuale, ClickUp è la spina dorsale operativa. Il primo spazio di lavoro IA convergente al mondo è il luogo in cui pianificare, coordinare, effettuare il monitoraggio, effettuare l'automazione e misurare il lavoro che rende queste esperienze live di esito positivo.
Ecco come puoi utilizzare il software di gestione degli eventi di ClickUp 👇
Pianifica e struttura gli eventi all'interno di un'area di lavoro dedicata
Inizia creando uno spazio ClickUp dedicato agli eventi virtuali o alle campagne di eventi. Questo spazio diventerà il Centro di comando per tutto ciò che riguarda la pianificazione e l'esecuzione.
Ogni evento viene gestito come un elenco all'interno dello spazio. Aggiungi singole attività che coprono aspetti quali il contatto con i relatori, la definizione del programma, i contenuti di promozione, le prove e i follow-up.
I campi personalizzati tengono traccia di dettagli fondamentali come il tipo di evento, il pubblico, il titolare, la regione e la data dell'evento. Gli stati personalizzati rappresentano fasi come Accettazione, Pianificazione, Promozione, Giorno dell'evento e Post-evento.
Questa gerarchia semplifica la gestione di eventi singoli o programmi ripetibili su larga scala.
Acquisisci richieste e input utilizzando i moduli
Standardizza il modo in cui gli eventi vengono inseriti nel sistema utilizzando i moduli ClickUp. I team di marketing, risorse umane o interni inviano richieste con obiettivi chiari, dettagli sul pubblico, sequenze e metriche di esito positivo.
Ogni invio di modulo crea automaticamente un'attività strutturata per l'evento con campi, titolari e stati predefiniti. Ciò garantisce che ogni evento inizi con chiarezza ed elimina le comunicazioni avanti e indietro prima dell'inizio del lavoro.
I moduli vengono utilizzati anche dopo l'evento per raccogliere i feedback dei partecipanti, le retrospettive interne o le recensioni dei relatori, fornendo informazioni direttamente all'area di lavoro.
Utilizza agenti IA e BrainGPT per la pianificazione e l'analisi
I Super Agents e BrainGPT di ClickUp aggiungono intelligenza contestuale durante tutto il ciclo di vita dell'evento.
Durante la pianificazione, i team utilizzano Brain per riepilogare i requisiti, redigere bozze dei documenti relativi allo svolgimento dell'evento o individuare i rischi in base alle dipendenze delle attività.
I Super Agent possono quindi gestire i flussi di lavoro end-to-end, dalla generazione di testi per la promozione e dal riassunto dei feedback all'analisi dei dati sulle prestazioni post-evento direttamente all'interno delle attività e dei documenti.
Poiché Brain è sensibile al contesto, risponde a domande come "Quali eventi sono a rischio questo mese?" o "Quali sono stati i principali fattori di coinvolgimento nel nostro ultimo webinar?" utilizzando dati reali relativi alle aree di lavoro.
Automatizzare l'esecuzione degli eventi con ClickUp AI e Automazioni
Il cuore del sistema di gestione degli eventi di ClickUp è costituito dalle sue automazioni senza codice. Insieme, gestiscono il lavoro di coordinamento ripetitivo, consentendo al tuo team di concentrarsi sulla pianificazione e l'esecuzione ad alto impatto.
Una volta definito il funnel dell'evento, ClickUp Automazioni fa avanzare il lavoro automaticamente sulla base di trigger reali, anziché aggiornamenti manuali.
📌 Esempio: quando viene inviato un modulo con un'idea per un evento, ClickUp crea automaticamente una nuova attività relativa all'evento e ne imposta lo stato su "Intake".
Quando tutte le attività secondarie pre-evento sono contrassegnate come completate, l'attività principale passa alla fase "Promozione in corso" senza che nessuno debba intervenire.
Una volta terminato l'evento, ClickUp aggiorna lo stato a "Follow-up post-evento" e assegna le attività relative alla raccolta dei feedback e al debriefing interno.
L'IA di ClickUp aiuta anche nell'assegnazione e nella pianificazione intelligente delle attività.
Se il tuo team gestisce eventi in diverse regioni, le attività relative agli eventi negli Stati Uniti possono essere assegnate a un titolare, mentre quelle relative agli eventi nel Regno Unito a un altro. L'IA può persino impostare automaticamente le date di scadenza per le attività e le attività secondarie, in modo che ogni scadenza sia allineata con la sequenza dell'evento.
Guarda questo video per scoprire come ClickUp ti aiuta con l'assegnazione intelligente delle attività 👇
Utilizza il modello di piano di progetto per eventi virtuali di ClickUp per centralizzare la pianificazione.
Una volta scelta la piattaforma per eventi virtuali più adatta alle tue esigenze, la sfida successiva è quella di trasformare i tuoi piani in azioni concrete senza creare caos. Entra in gioco: il modello di piano per il progetto di eventi virtuali di ClickUp.
Questo modello funge da guida strutturata per l'intero ciclo di vita dell'evento, consolidando tutte le attività, le sequenze, i titolari e i risultati finali in un unico spazio di lavoro.
Con questo modello è possibile:
- Definisci le attività cardine, come le conferme dei relatori, le prove e le date di lancio.
- Organizza le attività relative alla logistica, alla creazione dei contenuti, al marketing e alla configurazione tecnica.
- Imposta le dipendenze in modo che nulla abbia inizio prima che i prerequisiti siano completati.
- Assicurati della titolarità e delle scadenze in un'unica vista centralizzata.
- Coordinare il lavoro interfunzionale tra produzione, marketing e operazioni
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Utilizza ClickUp SyncUps per la preparazione dei relatori, le prove, le simulazioni interne e i debriefing post-evento. Acquisisci automaticamente le note e converti le decisioni in attività senza cambiare strumento.
- Tieni traccia del completamento delle attività, delle scadenze imminenti, dei follow-up e del carico di lavoro di più eventi in un'unica vista con i dashboard di ClickUp.
- Durante la fase iniziale di pianificazione, ClickUp Lavagne online ti aiuta a mappare visivamente i programmi degli eventi, i flussi delle sessioni, i percorsi del pubblico e i piani di emergenza.
- ClickUp Chat mantiene le conversazioni relative agli eventi contestualizzate. I messaggi sono affiancati alle attività, ai documenti e alle Sequenze, in modo che le decisioni non vadano perse nei thread di Slack o nelle catene di email.
Limiti di ClickUp
- Un set completo di funzionalità/funzioni può risultare eccessivo per un nuovo utente.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.600 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Ascoltate il parere di un cliente ClickUp:
ClickUp ci permette di lavorare tutti insieme in un unico programma e di collaborare all'evento durante la fase di pre-produzione, ma anche il giorno dell'evento, sapendo che tutti i dettagli sono raccolti in un unico posto.
ClickUp ci permette di lavorare tutti insieme in un unico programma e di collaborare all'evento durante la fase di pre-produzione, ma anche il giorno dell'evento, sapendo che tutti i dettagli sono raccolti in un unico posto.
📚 Per saperne di più: Il miglior software di project management per gestire Tutto, dal monitoraggio delle attività alla comunicazione con gli stakeholder
2. Zoom Events
Zoom Events è una piattaforma per eventi virtuali all-in-one. Ti aiuta a realizzare eventi online coinvolgenti, dalle piccole sessioni agli eventi virtuali su larga scala, come conferenze di più giorni e summit aziendali.
Combina registrazione, biglietteria, networking e gestione delle sessioni in un unico ambiente virtuale per eventi.
Gli strumenti di Zoom semplificano la partecipazione e l'interazione dei partecipanti, mentre le funzionalità avanzate offrono supporto per il coinvolgimento e l'analisi dei dati, aiutando gli organizzatori a comprendere il comportamento del pubblico e i risultati ottenuti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zoom Events
- Hub per eventi con registrazione, biglietteria e networking nella lobby per un flusso continuo di partecipanti
- Gestione di eventi multisessione e brandizzati per grandi conferenze virtuali
- Riassunti basati sull'IA e strumenti di automazione per semplificare il monitoraggio del coinvolgimento e le informazioni approfondite.
Limiti di Zoom Events
- Sebbene i partecipanti possano partecipare a Zoom Events senza un account Zoom, l'organizzatore o l'host deve in genere disporre di un piano Zoom a pagamento (tramite Workplace) con una licenza per riunioni prima di poter acquistare o attivare le funzionalità/funzioni di Zoom Events.
Prezzi degli eventi di Zoom
- Base: Gratis
- Pro: 16,99 $ al mese
- Aziendale: 21,99 $ al mese
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Nota: si tratta dei prezzi di Zoom Workplace.
Valutazioni e recensioni degli eventi di Zoom
- G2: 4,5/5 (oltre 350 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 6.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Zoom Events?
Ascolta il parere di un utente G2:
La cosa migliore di Zoom è la sua integrazione con altre piattaforme per la trascrizione delle riunioni. Noi utilizziamo Fellow per registrare le chiamate aziendali e non abbiamo avuto alcun problema con la configurazione. Apprezzo anche tutte le opzioni di filtro e di impostazione, che altre piattaforme non sono in grado di eguagliare.
La cosa migliore di Zoom è la sua integrazione con altre piattaforme per la trascrizione delle riunioni. Noi utilizziamo Fellow per registrare le chiamate aziendali e non abbiamo avuto alcun problema con la configurazione. Apprezzo anche tutte le opzioni di filtro e di impostazione, che altre piattaforme non sono in grado di eguagliare.
🧩 Vantaggio di ClickUp: l'ecosistema di integrazioni di ClickUp garantisce la connessione del tuo stack di lavoro principale, in modo che la pianificazione, l'esecuzione e i follow-up abbiano un flusso senza intoppi.
Esecuzione delle automazioni del marketing, eventi del Calendario, dati CRM, trigger di automazione del marketing, librerie di file, app di comunicazione e sistemi di analisi direttamente in ClickUp.
Con l'integrazione di Zoom in ClickUp, puoi avviare o partecipare a riunioni Zoom direttamente dalle attività di ClickUp, dai documenti o dalla chat di ClickUp.
I colleghi alle riunioni, le registrazioni e i dettagli rimangono allegati al lavoro pertinente. Questo ti aiuta a gestire le prove dei relatori, le prove interne e i debriefing post-evento nel contesto.
Invece di cercare link o note tra diversi strumenti, i team mantengono le attività relative a Zoom direttamente collegate alle attività e alle sequenze dell'evento, riducendo così le lacune di coordinamento prima e dopo l'evento.
3. Goldcast
È possibile utilizzare Goldcast.io per ospitare webinar, summit virtuali multisessione, eventi ibridi e serie continuative. La piattaforma va oltre le sessioni live aiutando i team a riutilizzare i contenuti degli eventi e ad ampliare il pubblico raggiungibile.
Con strumenti che consentono di catturare le intenzioni comportamentali e integrarsi con il vostro stack tecnologico, Goldcast aiuta a trasformare il coinvolgimento nell'evento in un impatto misurabile sulla pipeline.
Goldcast consente di promuovere il coinvolgimento con sondaggi, domande e risposte video, GIF e altro ancora.
In qualità di organizzatore di eventi, puoi utilizzare la dashboard di Goldcast per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni dell'evento. Avrai accesso ad analisi avanzate, tra cui la distribuzione delle presenze e la distribuzione delle aziende, tra le altre cose.
Le migliori funzionalità di Goldcast
- Riutilizza i contenuti degli eventi su larga scala con Content Lab, utilizzando l'IA per trasformare le sessioni in brevi Clip, blog e risorse pronte per i social media che aumentano il ROI degli eventi.
- Registra e produci sessioni di alta qualità con lo studio di registrazione integrato per podcast, demo e discorsi preregistrati.
- Automatizza l'analisi e l'ottimizzazione dei contenuti con agenti IA che mettono in evidenza i momenti salienti e generano approfondimenti.
Limiti di Goldcast
- Se il tuo utilizzo principale è costituito da webinar frequenti e di piccole dimensioni o riunioni interne, Goldcast potrebbe sembrarti eccessivo.
Prezzi Goldcast
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Goldcast
- G2: 4,7/5 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: recensioni insufficienti
Cosa dicono gli utenti reali di Goldcast?
Ascoltate il parere di un utente G2:
È in grado di ospitare un gran numero di eventi simultanei. La temporizzazione degli eventi semplifica il flusso di lavoro in termini di tempistiche e costi di produzione.
È in grado di ospitare un gran numero di eventi simultanei. La temporizzazione degli eventi semplifica il flusso di lavoro in termini di tempistiche e costi di produzione.
📚 Per saperne di più: Il miglior software di project management per eventi
4. Livestorm
Livestorm è una piattaforma per eventi virtuali basata su browser progettata per ospitare senza interruzioni webinar, riunioni online ed eventi virtuali su larga scala. I partecipanti e gli organizzatori degli eventi non necessitano di scaricare ulteriori programmi o di effettuare configurazioni complesse.
Fornisce strumenti di coinvolgimento flessibili, analisi chiare e integrazioni robuste che aiutano i team a realizzare eventi raffinati e a raccogliere informazioni utili.
Livestorm combina funzionalità interattive con solide connessioni di marketing e CRM, rendendola adatta a webinar ricorrenti, demo di prodotti e programmi di formazione dei clienti.
Le sue funzionalità di IA e live streaming supportano la creazione e la distribuzione efficiente dei contenuti, aiutando i team ad aumentare il valore di ogni evento.
Le migliori funzionalità/funzioni di Livestorm
- Ottieni riassunti automatici, trascrizioni e consigli sui contenuti con Livestorm IA.
- Ampliate la portata con il restreaming integrato, che consente agli organizzatori di trasmettere sessioni live simultaneamente a più destinazioni e raggiungere un pubblico più ampio.
- Aggiungi il tuo marchio personalizzato (colori, logo e immagine di sfondo) a ogni sala evento.
Limiti di Livestorm
- Opzioni avanzate di personalizzazione e branding sono disponibili nei piani di fascia alta.
Prezzi Livestorm
- Pro: 105 € al mese (fatturato annualmente)
- Business: Prezzi personalizzati
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Livestorm
- G2: 4. 4/5 (oltre 1.500 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 400 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Livestorm?
Ascoltate il parere di un utente G2:
Utilizzo Livestorm per organizzare riunioni online, webinar ed eventi virtuali perché è la nostra piattaforma di riferimento per presentazioni dal vivo e sessioni di formazione interattive. Mi piace il modo in cui la migliore piattaforma per eventi virtuali bilancia la semplicità con il giusto livello di funzionalità. La configurazione iniziale di Livestorm è stata piuttosto semplice e intuitiva. Inoltre, utilizzando Livestorm insieme ad altri strumenti, le integrazioni aiutano a semplificare il nostro flusso di lavoro.
Utilizzo Livestorm per organizzare riunioni online, webinar ed eventi virtuali perché è la nostra piattaforma di riferimento per presentazioni dal vivo e sessioni di formazione interattive. Mi piace il modo in cui la migliore piattaforma per eventi virtuali bilancia la semplicità con il giusto livello di funzionalità. La configurazione iniziale di Livestorm è stata piuttosto semplice e intuitiva. Inoltre, utilizzando Livestorm insieme ad altri strumenti, le integrazioni aiutano a semplificare il nostro flusso di lavoro.
5. Airmeet
Airmeet è una piattaforma per eventi virtuali progettata per i team che organizzano webinar interattivi, conferenze ed eventi ibridi che richiedono coinvolgimento e controllo operativo.
Aiuta gli organizzatori a capire cosa funziona attraverso AirIntel, che mette in evidenza le tendenze di coinvolgimento, il comportamento dei partecipanti e le metriche di rendimento. Questi dati sono utili per il piano futuro e i follow-up.
Le sessioni live sono prodotte tramite AirStudio, un'interfaccia di livello professionale che offre agli host un controllo preciso su layout, contenuti multimediali ed elementi di streaming.
Dietro le quinte, AirControl centralizza la configurazione degli eventi, la gestione degli accessi, la programmazione e la moderazione in tempo reale.
Le migliori funzionalità/funzioni di Airmeet
- Migliora l'inclusività con il supporto integrato per l'accessibilità, assicurandoti che i sottotitoli, la navigazione da tastiera e le funzionalità di assistenza siano disponibili per tutti.
- Semplificate le operazioni relative agli eventi utilizzando AX360, la piattaforma unificata di Airmeet che riunisce in un unico posto il piano, l'esecuzione e l'analisi dei dati.
- Offri ambienti virtuali completamente personalizzati con funzionalità White label.
Limiti di Airmeet
- Il processo di onboarding su Airmeet può risultare complicato per i nuovi utenti, in particolare per i relatori o i partecipanti con minori competenze tecniche.
Prezzi di Airmeet
- Webinar Premium: a partire da 199 $ al mese
- Eventi: prezzi personalizzati
- Eventi gestiti: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Airmeet
- G2: 4,6/5 (oltre 700 recensioni)
- Capterra: 4. 4/5 (oltre 150 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Airmeet?
Ascoltate il parere di un utente G2:
Ciò che mi piace di più è la funzionalità di networking: la possibilità di spostarsi tra i tavoli virtuali e di avere chat video in tempo reale conferisce alla piattaforma un'atmosfera unica, simile a quella di una conferenza. Riproduce l'esperienza dal vivo meglio della maggior parte delle altre piattaforme.
Ciò che mi piace di più è la funzionalità di networking: la possibilità di spostarsi tra le tabelle virtuali e di poter chattare in tempo reale conferisce alla piattaforma un'atmosfera unica, simile a quella di una conferenza. Riproduce l'esperienza dal vivo meglio della maggior parte delle altre piattaforme.
Errori comuni da evitare nella scelta di una piattaforma per eventi virtuali
Ecco alcune insidie comuni a cui prestare attenzione:
❌ 1. Sopravvalutare funzionalità/funzioni che in realtà non utilizzerete
Molte piattaforme sembrano impressionanti nelle demo perché mostrano tutte le funzionalità/funzioni possibili. In pratica, ci si affida a un piccolo sottoinsieme che fornisce direttamente il supporto per gli obiettivi dell'evento.
Acquistare una piattaforma solo perché fa tutto spesso porta a complessità, basso tasso di adozione e confusione durante gli eventi dal vivo. Le funzionalità/funzioni che non corrispondono alle tue metriche di successo del Passaggio 1 non dovrebbero influenzare la decisione.
❌ 2. Ignorare i flussi di lavoro post-evento
I teams spesso si concentrano molto sull'esperienza dal vivo e dimenticano che il vero valore degli eventi virtuali spesso va oltre la sessione stessa.
Se una piattaforma rende difficile accedere ai dati di coinvolgimento, segmentare i partecipanti, trigger follow-up o riutilizzare le registrazioni, si limita il ROI.
❌ 3. Sottovalutare le lacune di integrazione
Alcune piattaforme dichiarano di offrire integrazioni, ma si basano in gran parte su esportazioni manuali o sincronizzazioni parziali dei dati.
Queste lacune rallentano i follow-up, distorcono la reportistica e creano lavoro extra per i team di marketing, commerciali o risorse umane. Nel tempo, questa frammentazione riduce la fiducia nei dati degli eventi e indebolisce il processo decisionale.
❌ Trascurare l'esperienza mobile
Una parte significativa dei partecipanti si collega agli eventi virtuali da dispositivi mobili. Se l'esperienza mobile della piattaforma è macchinosa o difficile da navigare, il coinvolgimento cala rapidamente.
📚 Per saperne di più: Il processo di Design Thinking, con esempi e passaggi
🧠 Curiosità: la riunione annuale del World Economic Forum è uno degli eventi più costosi al mondo, con un biglietto standard che costa circa 40.000 dollari a persona. Questo evento attira leader mondiali, miliardari e alti dirigenti, rendendolo uno dei raduni aziendali più esclusivi.
Suggerimenti bonus per la scelta dello strumento
Sulla base della nostra esperienza, ecco alcuni consigli extra che potete utilizzare:
1. Testare il percorso dei partecipanti dall'inizio alla fine
Un'esperienza fluida per i partecipanti può determinare il successo o il fallimento del tuo evento. Ecco cosa controllare:
- Registrazione > Conferma > Accesso all'evento (prova questo flusso sia su desktop che su dispositivi mobili)
- Verificate la presenza di eventuali punti di attrito come requisiti di accesso, scaricare app e navigazione confusa.
- Valutate la velocità di accesso dopo aver cliccato su "Partecipa all'evento".
- Unisciti all'esperienza per diversi tipi di browser
Ricorda: se il percorso richiede più di 2-3 clic, il numero di abbandoni aumenta in modo significativo.
📊 Approfondimento strategico: gli stand virtuali cambiano il modo in cui gli acquirenti valutano i fornitori.
Negli eventi fisici, le visite agli stand sono determinate dalla posizione, dal traffico pedonale e dalle dinamiche sociali. Negli eventi virtuali, le visite agli stand sono determinate dall'intenzione.
I partecipanti cliccano sugli stand quando qualcosa è in linea con una sessione che hanno appena visto, un problema che stanno studiando o un approfondimento che desiderano esplorare. Il risultato è un numero minore di interazioni con gli stand virtuali, ma significativamente più qualificate.
2. Esegui uno stress test per verificare la qualità dello streaming su tutti i dispositivi
Esegui uno stress test con il tuo team. Verifica le prestazioni dello streaming durante le ore di punta, in scenari con larghezza di banda ridotta, hotspot mobili, cambiamenti di browser, ecc. Valuta attentamente:
- L'audio è in ritardo?
- Quanto tempo occorre affinché il video si stabilizzi?
- Esistono meccanismi di ripiego in caso di connessioni Internet scadenti?
💡 Suggerimento: richiedi la mappa di distribuzione CDN della piattaforma. Se non utilizzano nodi CDN a livello globale, i partecipanti internazionali potrebbero riscontrare problemi di buffering.
3. Valutare la reale profondità dell'integrazione
La piattaforma scelta potrebbe avere un elenco di 50 integrazioni, ma l'80% di esse è unidirezionale. Ad esempio, è necessario verificare:
- La sincronizzazione dei dati CRM avviene in entrambe le direzioni?
- Quali campi di analisi post-evento puoi inserire nel tuo database?
- La piattaforma supporta la sincronizzazione in tempo reale?
- Le metriche di coinvolgimento sono mappate sui record dei contatti?
📚 Per saperne di più: I migliori strumenti di IA per il marketing per ottimizzare il tuo lavoro richiesto
Lista di controllo: cosa fare e cosa non fare nella valutazione della piattaforma
| ✅ Da fare | ❌ Da non fare |
| Definisci obiettivi chiari per l'evento prima di selezionare gli strumenti | Avviare le demo senza sapere quale sarà l'esito positivo |
| Abbina le piattaforme virtuali al tipo di evento (webinar, conferenza, ibrido) | Supponiamo che una piattaforma funzioni allo stesso modo per tutti i formati di evento |
| Dai priorità alle funzionalità di coinvolgimento legate ai tuoi obiettivi | Scegliete strumenti basati su funzionalità appariscenti che non userete mai. |
| Esegui un progetto pilota realistico con relatori e flussi di lavoro reali. | Affidatevi solo a demo commerciali curate |
| Prova il flusso di partecipazione dei partecipanti e i controlli del moderatore | Ignorate l'esperienza degli organizzatori di eventi sotto pressione dal vivo |
| Valutate le analisi oltre i numeri di partecipazione | Considerare la registrazione e la partecipazione come metriche sufficienti |
| Verificate le integrazioni CRM e marketing durante le versioni di prova | Supponiamo che "integra" significhi flusso di dati senza soluzione di continuità. |
| Valutate la scalabilità per gli eventi futuri, non solo per quelli odierni. | Ottimizza solo per le dimensioni attuali del pubblico |
| Considera il lavoro richiesto e i costi nascosti | Confronta le piattaforme solo in base al prezzo |
| Pianifica i flussi di lavoro post-evento e i follow-up | Considerate gli eventi come eventi unici |
📚 Per saperne di più: Il miglior software per la pianificazione dei progetti
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Capire come scegliere le piattaforme per eventi virtuali alla fine si riduce a una cosa sola: trovare uno strumento che faciliti il lavoro del tuo team.
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Domande frequenti
Le funzionalità indispensabili di una piattaforma per eventi virtuali includono: live streaming affidabile, strumenti integrati per coinvolgere il pubblico come chat, sondaggi e domande e risposte, registrazione flessibile e controlli di accesso, registrazione delle sessioni con visualizzazione on-demand e analisi avanzate.
Le piattaforme per eventi virtuali si integrano con strumenti di marketing e CRM. Ciò avviene tramite integrazioni native, API o webhook. Queste integrazioni consentono la sincronizzazione automatica dei dati relativi alla registrazione, alla partecipazione e al coinvolgimento. Ciò è importante perché è più facile segmentare i partecipanti, trigger follow-up e effettuare il monitoraggio dei risultati senza esportazioni manuali.
Alcune metriche fondamentali da monitorare includono i livelli di coinvolgimento, la fidelizzazione delle sessioni, le azioni di follow-up come le richieste di demo o i download di contenuti e la visualizzazione on-demand. È inoltre possibile calcolare il costo per partecipante coinvolto e valutare in che modo le informazioni raccolte sull'evento migliorano i formati futuri, la comunicazione e le prestazioni complessive.
Le piattaforme per webinar sono progettate per eventi di networking più semplici e con una sola sessione. Trasmettono contenuti con un'interazione di base. Le piattaforme per conferenze virtuali offrono supporto per più sessioni, programmi complessi, gestione dei relatori e un coinvolgimento più ricco tra i vari percorsi. Se il tuo evento include sessioni parallele o si svolge su più giorni, una piattaforma per conferenze è solitamente la soluzione più adatta.
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