Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard

Qui al quartier generale di ClickUp documentiamo tutto. Il nostro processo di onboarding, il nostro flusso di lavoro per la revisione dei contenuti e persino il sistema di denominazione decisamente bizzarro che qualcuno ha inventato tre anni fa.

Naturalmente, se torniamo indietro di alcuni anni, perdevamo molto tempo nel lavoro di documentazione. Formattare richiedeva un'eternità, le persone salvavano versioni diverse ovunque e i processi andavano persi nel momento in cui qualcuno lasciava il team.

Abbiamo scoperto il divario, ma solo mesi dopo, quando le cose hanno cominciato a incrinarsi. Fortunatamente, il nostro tentativo di salvarci ha avuto un esito positivo: abbiamo creato ClickUp Docs! 🤩

Poi è arrivato ClickUp Brain, che ha redatto tutte le nostre procedure operative standard (SOP) con un semplice prompt.

In questo post del blog, sveliamo come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard (SOP), trasformando quello che prima era un processo manuale e noioso in qualcosa di veloce, intelligente e (osiamo dire?) piuttosto soddisfacente. 📝

Cosa sono i documenti IA in ClickUp?

I documenti AI Docs in ClickUp sono documenti intelligenti basati su ClickUp Brain, progettati per aiutare i team a creare, gestire e collaborare sui contenuti in modo efficiente.

Utilizzano l'IA per redigere, riepilogare/riassumere e organizzare le informazioni, facilitando la creazione di procedure operative standard, wiki e documentazione di progetto direttamente all'interno della tua area di lavoro.

Poiché ClickUp è il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo, le tue procedure operative standard convivono con le attività, i progetti e i flussi di lavoro che documentano, senza bisogno di passare da uno strumento all'altro.

Questo elimina il Work Sprawl mantenendo la documentazione collegata al lavoro effettivo, così quando i processi cambiano, le tue procedure operative standard possono essere aggiornate nel contesto invece di diventare file obsoleti che nessuno si ricorda di mantenere.

🎥 L'IA può semplificare la scrittura di documenti, dalle guide utente e dalle procedure operative standard ai contratti legali e alle descrizioni dei prodotti. In questo video ti mostreremo esattamente come utilizzare l'IA per scrivere documentazione utilizzando esempi reali e prompt collaudati.

Perché le procedure operative standard sono importanti per i team?

Consideriamo le procedure operative standard come il manuale strategico del nostro team. Ci aiutano a rimanere tutti sulla stessa lunghezza d'onda e a svolgere il lavoro nel modo giusto ogni volta.

Ecco perché richiede un lavoro richiesto. 👀

✅ Garantisci la coerenza tra i processi

Quando redigiamo le procedure operative standard per le nostre attività principali, creiamo uno standard affidabile che mantiene alta la nostra qualità.

Ogni cliente riceve da noi la stessa eccellente esperienza, sia che lavori con il nostro nuovo membro del team o con qualcuno che è qui da anni. Una guida chiara riduce gli errori, accelera l'onboarding e fa sì che nessuno perda tempo a chiedere: "Aspetta, come si fa?".

🔍 Lo sapevate? Lo psicologo cognitivo George Miller ha teorizzato che l'essere umano medio è in grado di memorizzare circa 7 (più o meno 2) "blocchi" di informazioni nella memoria a breve termine. Nella progettazione delle procedure operative standard, ciò suggerisce di non sovraccaricare una singola fase con troppi sotto-passaggi o punti dati.

✅ Riduci le lacune di conoscenza

Cosa succede quando una delle nostre persone chiave va in vacanza o passa a un nuovo ruolo? Senza procedure operative standard, le loro conoscenze tacite se ne vanno con loro.

Le procedure operative standard consentono ai membri più esperti del nostro team di documentare scorciatoie, eccezioni ed errori passati, garantendo che le loro conoscenze vadano a beneficio di tutti noi.

✅ Migliora l'efficienza e la conformità

Le procedure operative standard ci fanno risparmiare ore ogni settimana, evitandoci di reinventare soluzioni che abbiamo già individuato. Possiamo fare riferimento a esempi di procedure operative standard passati e concentrare le nostre energie su nuove sfide invece di rifare le basi.

Anche la conformità diventa più facile per noi. Quando arrivano gli audit, possiamo indicare procedure chiare che mostrano esattamente come gestiamo i dati sensibili e manteniamo la qualità, riducendo i rischi e dandoci la certezza di stare facendo le cose nel modo giusto.

📮 Approfondimento ClickUp: il 44% dei partecipanti al nostro sondaggio utilizza da 1 a 5 schede durante la navigazione, ma l'8% vive in una "modalità caos" con oltre 31 schede aperte.

Anche se non sempre è intenzionale, capita anche ai migliori: una bacheca Miro per il brainstorming, un documento Google per le procedure operative standard, una scheda per la project management e poi ChatGPT per un supporto extra. 👀

Ma ogni passaggio da un'app o finestra all'altra aggiunge un costo mentale nascosto che riduce la tua capacità di concentrazione e ti fa sentire dispersivo.

ClickUp come piattaforma IA convergente: come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard

Con ClickUp, puoi centralizzare tutti i tuoi strumenti: lavagne online, documenti, attività, ricerche web, modelli di intelligenza artificiale come ChatGPT, Gemini e Claude e molto altro ancora in un unico spazio di lavoro AI convergente. È ora di dire addio al cambio di contesto e chiudere definitivamente quelle schede extra!

Funzionalità principali di ClickUp AI Docs per le procedure operative standard (SOP)

Queste sono le principali funzionalità IA che otterrai. 👇

Redazione assistita dall'IA di modelli e contenuti di procedure operative standard

In passato impiegavamo troppo tempo per creare le procedure operative standard da zero.

ClickUp Brain ha cambiato tutto questo per noi. Ora apriamo un documento, digitiamo una "/" (barra), descriviamo ciò di cui abbiamo bisogno e otteniamo una bozza funzionante.

Usa ClickUp Brain per generare procedure operative standard all'interno di ClickUp Docs: Come ClickUp utilizza documenti IA per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Genera procedure operative standard strutturate utilizzando ClickUp Brain in documenti*

Ecco come funziona: avevamo bisogno di documentare il nostro nuovo processo di revisione editoriale. Abbiamo chiesto a ClickUp Brain di generare la struttura iniziale, come le sezioni relative ai requisiti di invio, ai criteri di revisione, alle fasi di approvazione e ai protocolli di feedback.

L'abbiamo personalizzato per il flusso di lavoro del nostro team in circa 20 minuti (un'operazione che avrebbe richiesto più di due ore 😮‍💨).

📌 Esempio di prompt: Crea una procedura operativa standard per il nostro processo di revisione editoriale, includendo le linee guida per l'invio, i criteri di revisione, le fasi di approvazione e le procedure di feedback. Formattala con titoli, passaggi numerati e spazio per gli screenshot.

Collaborazione in tempo reale con commenti e modifiche

Lavoriamo insieme sulle procedure operative standard in tempo reale, il che significa che non ci sono problemi di controllo delle versioni dei documenti.

Collaborazione con ClickUp Docs: come ClickUp utilizza IA Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Collabora sulle procedure operative standard con modifiche simultanee e thread di commenti in ClickUp Documenti*

Il nostro team di contenuti, i designer e i project manager effettuano tutte le modifiche contemporaneamente allo stesso documento grazie alla funzione Collaboration Detection di ClickUp. Quindi, quando qualcuno individua un problema che richiede un aggiornamento nel nostro processo di trasferimento dei progetti, lo risolve mentre gli altri continuano a perfezionare le loro sezioni.

ClickUp Brain ci aiuta anche a dare un senso alle lunghe discussioni. Quando discutiamo dei miglioramenti dei processi nei commenti, spesso si finisce con decine di messaggi avanti e indietro. Lo strumento di documentazione IA legge l'intero thread e riepiloga le decisioni chiave e le azioni da intraprendere.

Lascia commenti assegnati ai tuoi colleghi all'interno dei documenti ClickUp. — *Lascia commenti assegnati in ClickUp documenti per attività aggiuntive*

Inoltre, quando qualcuno suggerisce "Dovremmo aggiungere un modello di segnalazione bug" in un commento assegnato su ClickUp, la piattaforma lo converte automaticamente in un'attività con un assegnatario.

Recentemente abbiamo rivisto la nostra procedura operativa standard di onboarding dei clienti con il contributo di diversi membri del team. Tutti hanno lasciato commenti suggerendo miglioramenti e ClickUp Brain ha estratto i punti di consenso su cui eravamo tutti d'accordo.

Ha anche creato attività di ClickUp separate per gli elementi che richiedevano un lavoro aggiuntivo, come la creazione di modelli di email e la configurazione delle automazioni.

💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Chat per discutere le bozze delle procedure operative standard direttamente accanto al documento senza passare all'email o a Slack. Tagga gli esperti in materia per rivedere sezioni specifiche, porre domande di chiarimento sui passaggi del processo e ottenere un feedback immediato.

ClickUp Chat: centralizza la collaborazione e la comunicazione interfunzionale: come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Conserva tutto il contesto di lavoro in un unico posto con ClickUp Chat*

La chat presenta conversazioni in thread che rimangono collegate alla procedura operativa standard, in modo da non perdere mai il contesto relativo al motivo per cui determinate procedure sono state documentate in un modo particolare.

Controllo delle versioni per il monitoraggio delle modifiche nel tempo

Sperimentiamo con i nostri processi e talvolta questi esperimenti non funzionano.

ClickUp Docs salva automaticamente ogni versione, consentendoci di vedere chi ha apportato modifiche, confrontare le versioni fianco a fianco e ripristinare le iterazioni precedenti quando necessario.

ClickUp Docs: Tieni traccia della cronologia dei documenti e ripristina le modifiche se necessario: Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Tieni traccia delle revisioni delle procedure operative standard e ripristina le versioni precedenti in ClickUp Docs*

Ad esempio, il team di marketing ha effettuato una modifica alla propria procedura operativa standard relativa alla pubblicazione dei contenuti per includere un ulteriore punto di controllo. Dopo alcune settimane, ha notato che la sequenza di pubblicazione si era notevolmente allungata. Ha quindi aperto la cronologia delle versioni, ha confrontato il processo attuale con quello precedente e ha identificato il punto in cui si verificava il collo di bottiglia.

Da lì, è stato facile ripristinare la versione semplificata che funzionava meglio per il ritmo del nostro team.

La cronologia delle versioni fornisce anche il supporto per le attività di formazione.

I nuovi membri del team esaminano l'evoluzione delle procedure operative standard di avvio del progetto per capire come il processo è stato perfezionato nel tempo. Vedono quali passaggi sono stati aggiunti per risolvere problemi specifici e quali sono stati eliminati perché non aggiungevano valore.

🔍 Lo sapevi? Il nostro cervello ricorda meglio le cose quando le produciamo attivamente (scrivendo, parlando) piuttosto che semplicemente leggendole. Quando redigi o effettui delle modifiche alle procedure operative standard, chiedere al tuo team di "pronunciare ad alta voce i passaggi" o "illustrarti il processo" aiuta a fissarli nella memoria.

Integrazione con attività, liste di controllo e flussi di lavoro

Creiamo le nostre procedure operative standard per guidare il lavoro effettivo, non per lasciarle in una cartella da qualche parte.

Ad esempio, il team dedicato al successo dei clienti fa riferimento alle procedure operative standard di escalation dei clienti e segue le liste di controllo integrate mentre risolve i problemi. Ogni voce della lista di controllo può generare attività secondarie con incarichi e scadenze.

ClickUp Docs: collega specifiche attività di ClickUp ai tuoi documenti per garantire il contesto: Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Seleziona un'azione nella tua procedura operativa standard e collegala a attività specifiche all'interno di ClickUp Docs*

ClickUp Brain semplifica questa connessione. Quando il team redige una procedura operativa standard dettagliata per le revisioni trimestrali dell'attività, evidenzia sezioni specifiche e richiede all'IA di creare attività basate su quel contenuto. L'AI Project Manager genera un elenco di attività con gli assegnatari suggeriti in base ai modelli dell'area di lavoro.

La procedura operativa standard, la lista di controllo e i flussi di lavoro rimangono collegati, quindi gli aggiornamenti apportati a uno di essi vengono automaticamente riportati anche negli altri.

👀 Lo sapevate? Secondo Forrester Research , in un periodo di tre anni, le organizzazioni che utilizzano ClickUp hanno ottenuto un ritorno sull'investimento (ROI) stimato al 384%. Queste organizzazioni hanno generato circa 3,9 milioni di dollari di entrate incrementali grazie a progetti resi possibili o migliorati da ClickUp.

Possibilità di generare automaticamente procedure operative standard da processi esistenti

Abbiamo completato centinaia di progetti e molti dei nostri processi efficaci sono stati sviluppati in modo organico attraverso commenti e discussioni sulle attività.

ClickUp Brain analizza il lavoro esistente e crea procedure operative standard basate sui modelli che già seguiamo. Possiamo richiedergli di esaminare i nostri lanci di siti web completati e generare un modello di procedura operativa standard basato su ciò che produce risultati costanti.

ClickUp Brain: chiedi all'IA di fornirti risposte contestualizzate dalla tua area di lavoro di ClickUp — *Genera procedure operative standard dai dati storici dei progetti utilizzando ClickUp Brain*

L'anno scorso abbiamo utilizzato ClickUp Brain per le nostre linee guida sul marchio. Il nostro team di progettazione rispondeva spesso a domande ricorrenti sull'utilizzo delle risorse del marchio. Abbiamo chiesto a ClickUp Brain di analizzare sei mesi di commenti e attività correlate, quindi di generare una procedura operativa standard. Il risultato è stato un documento completo che rifletteva le nostre pratiche effettive. Lo abbiamo perfezionato brevemente e pubblicato per il team.

Utilizziamo inoltre l'integrazione dell'IA per allineare la documentazione dei processi alla realtà.

Quando abbiamo notato che le nostre pratiche di onboarding dei clienti si erano evolute oltre quanto descritto nelle nostre procedure operative standard, abbiamo chiesto a ClickUp Brain di analizzare i nostri recenti progetti di onboarding e suggerire degli aggiornamenti.

Lo strumento IA ha identificato tre passaggi che abbiamo incorporato nel nostro flusso di lavoro e due passaggi che abbiamo eliminato, che abbiamo modificato per mantenere aggiornate le conoscenze.

💡 Suggerimento utile: Organizza ClickUp SyncUps quando formi i nuovi membri del team sulle procedure operative standard o esamini gli aggiornamenti dei processi con il tuo team.

ClickUp SyncUps: effettua rapide chiamate audio e videochiamate ogni volta che è necessario. — *Chiama i tuoi colleghi dalla tua area di lavoro con ClickUp SyncUps*

Quindi, utilizza ClickUp Brain per trascrivere automaticamente la riunione, estrarre i punti procedurali chiave discussi e convertire domande o casi limite in aggiunte alla tua documentazione di procedura operativa standard. In questo modo, anche le conoscenze tribali condivise verbalmente vengono acquisite nelle tue procedure ufficiali.

Come i team utilizzano AI Docs per creare procedure operative standard?

In questa sezione vi sveliamo tutto. Questo è proprio il modo in cui utilizziamo l'IA per la documentazione interna. 📝

Redazione rapida di nuove procedure operative standard

Abbiamo salvato una serie di modelli di documenti per diversi tipi di procedure operative standard. Quando abbiamo bisogno di documentare un nuovo processo, prendiamo il modello giusto e chiediamo a ClickUp Brain di personalizzarlo.

ClickUp Docs: genera procedure operative standard in pochi secondi utilizzando strutture: come ClickUp utilizza documenti AI per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Redigi procedure operative standard complete creando modelli personalizzati in ClickUp Docs*

L'ultima volta che abbiamo lanciato una funzionalità importante, abbiamo utilizzato il nostro modello di lancio delle funzionalità e abbiamo chiesto all'IA di adattare le sezioni alle nostre esigenze. In questo modo abbiamo mantenuto la nostra struttura coerente, ma abbiamo inserito le specifiche relative a quel particolare lancio.

Includiamo screenshot, tabelle, video e qualsiasi altro supporto visivo che renda il processo più chiaro.

La nostra procedura operativa standard per la revisione del design contiene screenshot reali del nostro strumento di feedback e una tabella che mostra la durata prevista di ciascuna fase di revisione. ClickUp Brain ci aiuta a capire dove inserire questi elementi visivi in modo che le persone possano effettivamente seguire il processo.

🔍 Lo sapevi? Nella teoria della memoria, "interferenza" significa che i nuovi ricordi possono compromettere il ricordo di quelli più vecchi (retroattivo) o che le informazioni precedenti possono creare un blocco per i nuovi ricordi (proattivo). Nei documenti: evita di seppellire gli aggiornamenti o le modifiche in un testo denso. Rendili distinti in modo che non vengano "mescolati" nel disordine della memoria.

Aggiornamento delle procedure operative standard esistenti

ClickUp Docs: usa ClickUp Brain per effettuare la modifica dei tuoi contenuti come preferisci — *Aggiorna e perfeziona le procedure operative standard con le funzionalità IA di ClickUp Brain in documenti*

I processi cambiano e abbiamo bisogno che le nostre procedure operative standard stiano al passo. Quando qualcosa deve essere aggiornato, evidenziamo quella sezione e chiediamo a ClickUp Brain di riscriverla.

A volte ci rendiamo conto di essere stati troppo tecnici, quindi semplifichiamo il linguaggio. Altre volte, un processo è cambiato e dobbiamo riscrivere un'intera sezione per adattarla a ciò che stiamo effettivamente facendo ora.

📌 Esempio di prompt: Riscrivi questo passaggio in un linguaggio semplice e concreto che tutti i membri del team possano comprendere.

💡 Suggerimento professionale: registra ClickUp Clips quando i membri del team eseguono procedure complesse difficili da descrivere solo con il testo. Le registrazioni dello schermo con commento vocale mostrano esattamente come navigare nel software, risolvere problemi comuni o completare processi in più passaggi.

Quindi, incorpora questi video clip direttamente nei tuoi documenti di procedura operativa standard in modo che le procedure includano sia passaggi scritti che dimostrazioni visive.

ClickUp Clips: registra le procedure operative standard tramite registrazioni dello schermo e effettua la condivisione all'interno delle attività di ClickUp: come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione delle procedure operative standard — *Registra i clip ClickUp per mantenere i team allineati*

Raccogliere i contributi di tutti coloro che svolgono effettivamente il lavoro rende le nostre procedure operative standard molto più efficaci.

ClickUp Docs: personalizza le autorizzazioni per i tuoi documenti per garantire la sicurezza — *Personalizza le autorizzazioni per la modifica e la visualizzazione in ClickUp Docs*

ClickUp Docs ci consente di impostare autorizzazioni dettagliate per chi può visualizzare, commentare o modificare ogni documento o pagina. Possiamo condividere i documenti con l'intero spazio di lavoro (esclusi gli ospiti), incluse persone o team specifici, o persino invitare utenti esterni tramite email.

Allo stesso tempo, le autorizzazioni in ClickUp seguono una gerarchia: le autorizzazioni a livello di documento prevalgono sulle impostazioni più generali dell'area di lavoro e le autorizzazioni specifiche per un elemento (ad esempio, su una pagina particolare) hanno la precedenza su quelle generali.

Documentazione centralizzata

Viviamo nel ClickUp Hub documenti perché è lì che finiscono tutte le procedure operative standard, le note di progetto e i brainstorming. Ci offre un unico posto dove vedere tutto ciò che abbiamo creato o su cui abbiamo collaborato, senza dover scavare tra gli spazi o le attività.

Possiamo filtrare in base a ciò che è stato condiviso con noi, a ciò che abbiamo scritto o persino ai documenti taggati per un progetto specifico.

Accedi a tutti i tuoi documenti in un Hub documenti centralizzato ClickUp: Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Centralizza la documentazione procedurale in ClickUp Hub documenti*

Ciò che apprezziamo di più è la facilità con cui è possibile collegare i vari elementi. Le bozze delle politiche e delle procedure aziendali si trasformano in riferimenti accurati direttamente all'interno dell'Hub, tutti contrassegnati, collegati e pronti all'uso. Possiamo raggruppare i documenti correlati, aggiungere i nostri elementi fissi e cercare tutto in pochi secondi.

È diventato la nostra memoria collettiva, mantenendo tutte le nostre conoscenze accessibili e aggiornate, indipendentemente dalla rapidità con cui cambiano le cose.

Passo dopo passo: creazione di una procedura operativa standard con ClickUp AI Docs

Ed ecco come scriviamo le procedure con ClickUp Brain in documenti. 🧑‍💻

Passaggio n. 1: apri un nuovo documento

Passiamo al Hub documenti o allo spazio, alla cartella o all'elenco specifico in cui desideriamo inserire la procedura operativa standard.

Clicchiamo sul pulsante + Doc e diamo alla nostra procedura operativa standard un titolo chiaro e descrittivo. Qualcosa come Procedura operativa standard del processo di onboarding dei clienti o Flusso di lavoro per l'approvazione dei contenuti funziona bene. Titoli chiari consentono alle persone di trovare ciò di cui hanno bisogno senza dover indovinare.

Imposta le autorizzazioni per accedere a aree di lavoro o cartelle specifiche: Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard (SOP) — *Crea un nuovo documento nell'area di lavoro di ClickUp e imposta le autorizzazioni di accesso*

Successivamente, impostiamo le autorizzazioni. Scegliamo se il documento deve essere pubblico, in modo che tutto il nostro team possa vederlo, o privato mentre lo stiamo ancora redigendo.

Per i processi sensibili come le procedure finanziarie o le politiche HR, manteniamo autorizzazioni rigorose. Possiamo sempre modificarle in seguito, man mano che la procedura operativa standard evolve.

👀 Trucco ClickUp: spesso contrassegniamo il documento come wiki quando deve fungere da fonte di verità per i processi del nostro team. In questo modo è molto più facile trovarlo e consultarlo in seguito.

Il nostro wiki dedicato alla strategia operativa contiene tutte le procedure operative standard aziendali organizzate in questo modo e i nuovi membri del team ci dicono che è un vero toccasana durante il processo di inserimento.

Contrassegna ClickUp Docs come wiki per una migliore accessibilità: Come ClickUp utilizza AI documenti per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Contrassegna ClickUp documenti come wiki per una rapida consultazione*

Passaggio n. 2: scegli un modello o chiedi all'IA di redigere una procedura operativa standard

Ci sono due percorsi possibili, entrambi ottimi a seconda delle tue esigenze:

Utilizza un modello di processo o di procedura operativa standard di ClickUp per ottenere subito uno schema strutturato.
Chiedi a ClickUp Brain di creare qualcosa di personalizzato

Clicca sul pulsante Chiedi all'IA o digita /write nel documento, quindi inserisci un prompt come Redigi una procedura operativa standard per l'inserimento dei nuovi dipendenti o Crea una procedura per le valutazioni trimestrali delle prestazioni.

Richiedi a ClickUp Brain di generare modelli di procedure operative standard: Come ClickUp utilizza documenti IA per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Genera bozze personalizzate di procedure operative standard utilizzando i prompt e i modelli di ClickUp Brain*

ClickUp Brain genera una bozza basata su ciò che richiedi.

Una volta che hai la bozza iniziale, rivedila e perfezionala. Chiedi all'IA di ampliare le sezioni che sembrano poco approfondite, semplificare il linguaggio troppo complesso o aggiungere punti elenco dove è necessario chiarire meglio le cose.

Ad esempio, quando abbiamo redatto la nostra procedura operativa standard per l'onboarding dei fornitori, l'IA ci ha fornito una buona struttura. Tuttavia, abbiamo chiesto di ampliare la sezione relativa alla verifica della conformità e di semplificare il linguaggio di approvazione dei contratti in modo che il nostro team di approvvigionamento potesse seguirla.

👀 Suggerimento utile: Continuiamo a provare finché non siamo soddisfatti. Il nostro team prova a seguire i prompt per regolare il tono, aggiungere esempi specifici o includere note richieste dal nostro settore. ClickUp Brain si adatta in base alle nostre esigenze, quindi non siamo costretti ad accettare la prima bozza come definitiva.

Passaggio n. 3: personalizza i contenuti con dettagli specifici per il team

Ora lo rendiamo nostro. Esaminiamo ogni sezione e sostituiamo i segnaposto con le nostre procedure, strumenti e contatti effettivi.

I passaggi generici diventano istruzioni dettagliate che il nostro team può seguire senza confusione. Aggiungiamo screenshot che mostrano esattamente ciò che le persone dovrebbero vedere e collegamenti alle risorse di cui avranno bisogno: guide di stile, moduli di approvazione e librerie di modelli.

Utilizza le ricche funzionalità di formattazione di ClickUp Docs per le procedure operative standard. — *Utilizza le ricche funzionalità di formattazione di ClickUp Docs per rendere le procedure operative standard più accattivanti*

Quindi, aggiungiamo:

Formattazione del testo avanzata per rendere le procedure operative standard facili da seguire
Titoli per suddividere sezioni lunghe
Tabella per organizzare le informazioni in modo più chiaro
Immagini per mostrare ciò che le persone dovrebbero vedere
Aggiungi ClickUp Lavagne online per visualizzare i flussi di processo direttamente all'interno delle procedure operative standard.

Ad esempio, la nostra procedura operativa standard per il passaggio di consegne nella progettazione include screenshot del nostro strumento di revisione, una tabella che mostra i tempi di elaborazione per ogni fase di revisione e link alle nostre linee guida sul marchio.

💡 Suggerimento professionale: puoi utilizzare ClickUp Whiteboards per abbozzare diagrammi di flussi di lavoro e alberi decisionali prima di scrivere la documentazione di procedura operativa standard (SOP). I team possono mappare in modo collaborativo ogni passaggio, identificare i punti di passaggio e individuare i colli di bottiglia o le procedure mancanti in un formato visivo.

Lavagna online ClickUp: mappa il tuo flusso di lavoro prima di creare una procedura operativa standard (SOP): come ClickUp utilizza documenti IA per semplificare la creazione di SOP — *Crea bozze approssimative del tuo flusso di lavoro prima di trasformarlo in una procedura operativa standard strutturata utilizzando ClickUp lavagne online*

Una volta finalizzato il processo sulla lavagna online, convertilo direttamente in attività di procedura operativa standard strutturate o collegalo al tuo documento ClickUp. In questo modo, i lettori potranno vedere sia il diagramma del flusso di lavoro di alto livello che le istruzioni dettagliate passo dopo passo.

Passaggio n. 4: aggiungi liste di controllo, flussi di lavoro e collegamenti alle attività per l'esecuzione

Il nostro obiettivo è quindi quello di rendere le procedure operative standard attuabili.

Garantisci un'esecuzione efficace aggiungendo liste di controllo a ClickUp Documenti. — *Aggiungi liste di controllo in ClickUp Documenti per l'esecuzione di flussi di lavoro attuabili*

Inseriamo liste di controllo che suddividono la procedura in passaggi, consentendo alle persone di spuntarli man mano che procedono con il lavoro.

Per i passaggi chiave, creiamo o colleghiamo le attività direttamente dal documento. Evidenzia un passaggio, utilizza l'opzione + Attività e collegalo al lavoro effettivo nell'area di lavoro.

Aggiungi relazioni e riferimenti tra attività e documenti: come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Aggiungi relazioni Doc per collegare le tue procedure operative standard ad attività concrete*

Inoltre, utilizziamo Doc Relationships per collegare le nostre procedure operative standard ad attività, progetti o flussi di lavoro ricorrenti correlati. Ad esempio, il documento di onboarding del cliente è collegato al modello di attività di onboarding, in modo che quando qualcuno avvia una nuova relazione con un cliente, abbia subito a disposizione il contesto.

👀 ClickUp Hack: La nostra documentazione sull'escalation dei clienti include un diagramma di flusso che mostra quando escalare i problemi e a chi. Sappiamo infatti quanto possa essere utile controllare rapidamente i diagrammi di processo o i diagrammi di flusso incorporati per avere una guida visiva. Le persone seguono il percorso visivo e fanno riferimento ai passaggi dettagliati secondo necessità.

Clicchiamo sul pulsante Condividi e invitiamo le parti interessate, i manager o i responsabili della conformità a esaminarlo.

Condividi i documenti con le parti interessate per la visualizzazione: Come ClickUp utilizza AI Docs per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Condividi ed esporta le procedure operative standard con le parti interessate in ClickUp Docs*

Per quanto riguarda le politiche HR, garantiamo la revisione legale delle stesse. Le procedure operative richiedono invece il contributo dei team leader che gestiscono quotidianamente tali processi.

In questo modo è possibile individuare i problemi prima che diventino un problema comune. Inoltre, esportiamo alcuni documenti in formato PDF, HTML o Markdown per la condivisione offline o per la conservazione dei registri di conformità.

Passaggio n. 6: mantieni il controllo delle versioni e aggiorna regolarmente le procedure operative standard

Le nostre procedure operative standard sono documenti dinamici che crescono insieme ai processi.

Gestisci la tua documentazione con ClickUp attività ricorrenti — *Mantieni aggiornata la documentazione con le attività ricorrenti di ClickUp*

Abbiamo impostato le attività ricorrenti di ClickUp in modo da poterle rivedere e aggiornare a intervalli regolari.

Le procedure più critiche vengono riviste trimestralmente, mentre i processi stabili che non subiscono grandi cambiamenti vengono controllati annualmente. Questo ci permette di mantenere la nostra documentazione aggiornata senza sovraccaricarci di costanti lavori di manutenzione.

Un utente effettua la condivisione su G2:

Adoro il fatto di poter fare quasi tutto in un unico posto: attività, documenti, dashboard e persino brainstorming. Mi permette di organizzare il mio lavoro senza bisogno di cinque app diverse. Le integrazioni e le automazioni mi fanno risparmiare un sacco di tempo e la visibilità su tutti i progetti è un enorme vantaggio. È come un vero e proprio hub per la collaborazione e la pianificazione.

Adoro il fatto di poter fare quasi tutto in un unico posto: attività, documenti, dashboard e persino brainstorming. Mi permette di organizzare il mio lavoro senza bisogno di cinque app diverse. Le integrazioni e le automazioni mi fanno risparmiare un sacco di tempo e la visibilità su tutti i progetti è un enorme vantaggio. È come un vero e proprio hub per la collaborazione e la pianificazione.

🎙️ Caso di studio del cliente: G-Loot utilizza ClickUp per collegare il lavoro quotidiano agli OKR a livello aziendale. La piattaforma di eSport ha adottato ClickUp in tutti i team per sostituire strumenti dispersi, gestire gli sprint, centralizzare i documenti e monitorare lo stato rispetto agli obiettivi strategici in un unico posto.

Con ClickUp, ogni attività è ora collegata a un obiettivo, la collaborazione è più rapida tra i team di prodotto, CRM e creativi e la leadership ha finalmente piena visibilità sull'esecuzione.

Best practice per l'utilizzo di AI Docs nella creazione di procedure operative standard (SOP)

Quando creiamo procedure operative standard su ClickUp, ci affidiamo ad alcune pratiche collaudate che aiutano i nostri team a lavorare più velocemente e a mantenere la documentazione accurata e accessibile:

Utilizza gli strumenti basati sui ruoli di ClickUp Brain per generare bozze di procedure operative standard, liste di controllo e contenuti formattati in pochi minuti.
Configura ClickUp Automazioni per occuparti delle attività ripetitive, come l'assegnazione di compiti di revisione e il trigger di azioni di follow-up, soprattutto quando viene ignorata una procedura critica.
Collega le tue integrazioni ClickUp per facilitare la condivisione delle procedure operative standard su Google Drive e altri strumenti. In questo modo le discussioni e i file rimangono in sincronia senza dover cambiare strumento.
Raccogli feedback con ClickUp Forms e converti automaticamente le risposte in attività concrete.

🚀 Vantaggio di ClickUp: le riunioni sono ottime finché non ti rendi conto che nessuno sa cosa è stato deciso o chi sta facendo cosa. Il ClickUp AI Notetaker registra, trascrive e riepiloga automaticamente le discussioni del tuo team, trasformando le decisioni verbali in note strutturate della riunione.

ClickUp AI Notetaker: ottieni le trascrizioni delle tue riunioni: come ClickUp utilizza documenti IA per semplificare la creazione di procedure operative standard — *Abilita ClickUp AI Notetaker per garantire che tutti gli elementi discussi rimangano tracciabili* *

Gli elementi da intraprendere vengono immediatamente convertiti in attività e collegati ai documenti pertinenti, in modo che le nuove procedure e gli aggiornamenti non vadano mai persi.

Esempi reali di utilizzo di documenti IA

Ecco come i diversi team di ClickUp migliorano i processi interni:

Commerciale: crea e perfeziona documenti per la qualificazione dei lead, la pianificazione delle demo e il passaggio delle trattative. L'IA fa riferimento ai playbook passati per suggerire la struttura e la formulazione delle procedure operative standard.
Ingegneria: redige documenti per la gestione delle versioni e la risposta agli incidenti. ClickUp Brain esamina le retrospettive dei sprint passati per proporre flussi di lavoro migliorati.
Successo dei clienti: collabora in AI Docs per aggiornare le procedure operative standard di onboarding e i playbook di rinnovo. Estrae il contesto dal feedback dei clienti e dalle metriche di performance, rendendo più facile personalizzare i modelli per i diversi segmenti di clientela.
Finanza: standardizza i processi di approvazione delle spese, elaborazione delle fatture e monitoraggio del budget. Una volta pronta la bozza, Automazioni assegna i revisori e tiene traccia delle approvazioni, garantendo il rispetto delle scadenze.

Lavora con gli eroi delle procedure operative standard di ClickUp

Abbiamo imparato che quando il flusso della documentazione dei processi è attivo, anche tutto il resto scorre. ClickUp AI Docs ha trasformato le noiose procedure operative standard in guide vivaci e dinamiche che i nostri team adorano utilizzare.

Ora creiamo nuove procedure in pochi minuti, modifichiamo quelle vecchie senza temere la roulette delle versioni e guardiamo ClickUp Brain riempire gli spazi vuoti più velocemente di quanto ci voglia per finire il nostro caffè.

Ogni procedura operativa standard che creiamo si basa su quella precedente, mantenendo le nostre conoscenze aggiornate, i nostri processi chiari e i nostri team allineati.

Allora, cosa aspetti? Iscriviti oggi stesso a ClickUp! ✅

Domande frequenti (FAQ)

I documenti AI Docs in ClickUp sono documenti intelligenti basati su ClickUp Brain. Grazie all'intelligenza artificiale, aiutano i team a creare, modificare e organizzare i contenuti più rapidamente per redigere, riepilogare e formattare le informazioni direttamente all'interno della documentazione.

La creazione di procedure operative standard basata sull'intelligenza artificiale di ClickUp Brain include la redazione automatica di schemi, istruzioni dettagliate e liste di controllo. I team possono utilizzare prompt basati sui ruoli per garantire che ogni procedura operativa standard segua un formato coerente e includa tutti i dettagli chiave.

Sì. Le procedure operative standard create in AI Docs possono essere collegate alle attività di ClickUp, in modo che i team possano garantire un'assegnazione accurata dei compiti, impostare le date di scadenza o effettuare il monitoraggio del completamento direttamente dal documento.

ClickUp salva automaticamente la cronologia delle versioni per ogni documento. I team possono effettuare il monitoraggio delle modifiche, visualizzare le versioni precedenti e ripristinare le bozze precedenti, assicurando che tutti gli aggiornamenti siano visibili e correttamente revisionati.

Sì. I team possono personalizzare AI Docs con modelli, prompt e formattazione specifici per ogni reparto. Questa flessibilità consente ai team di marketing, commerciali, ingegneria e altri team di creare procedure operative standard che corrispondono ai loro flussi di lavoro specifici.