Ti stai preparando per il ciclo di bilancio annuale. Il tuo direttore finanziario desidera previsioni di bilancio più accurate per l'anno prossimo, ma tu disponi solo dei dati effettivi degli ultimi quattro anni.
Inoltre, ci sono diverse variabili da considerare nel processo di definizione del budget di un progetto. Dagli aggiornamenti dei prezzi e dalla volatilità del mercato alle spese di marketing e alla crescita delle spese tecnologiche. In questa situazione, l'approccio manuale alla pianificazione e alla previsione finanziaria non è sufficiente.
E se ti dicessimo che un software di project management può risolvere questo problema?
Il software di project management può automatizzare le proiezioni di budget automatizzando la raccolta, il calcolo, l'analisi e la generazione di report dei dati, eliminando un numero di processi manuali.
Esploriamo queste piattaforme e confrontiamo le loro capacità in termini di pianificazione dei progetti e project management.
Il miglior software di project management per generare automaticamente proiezioni di budget
| Strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Prezzi* |
| ClickUp | Project management e collaborazione basati sull'IA | Contextual IA (ClickUp Brain e BrainGPT), dashboard, agenti IA, project management | Gratis per sempre; personalizzazioni disponibili per le aziende. |
| Forecast. app | Previsioni e monitoraggio finanziari a livello di portfolio | Previsione IA, dashboard Sequenza, software di riconoscimento dei ricavi | Prezzi personalizzati |
| Mavenlink (ora Kantata) | Automazione dei servizi professionali | Stima e previsione dei progetti, stato di salute dei progetti e del portfolio, contabilità dei progetti | Prezzi personalizzati |
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
🧠 Curiosità: la parola "budget" deriva dall'antico termine francese "bougette", che significa piccola borsa in cui si trasportava il proprio patrimonio.
Cosa cercare in un software di project management per generare automaticamente proiezioni di budget per i progetti?
Il software di gestione del budget del progetto che scegliete dovrebbe essere in grado di effettuare una previsione dinamica e segnalare potenziali problemi. Dovrebbe aiutarvi a risparmiare tempo nella ricerca dei dati, in modo che possiate concentrarvi sulla creazione di valore.
Ecco le funzionalità principali da cercare:
- IA contestuale al 100%: cerca un software di budgeting per progetti con Ambient IA, in grado di analizzare i dati dei progetti nel tuo ecosistema di app connesse e suggerire automaticamente adeguamenti di budget.
- Crea automaticamente i budget utilizzando i dati del progetto: il tuo software di project management dovrebbe generare i budget direttamente dalle definizioni dell'ambito, dai ruoli delle risorse, dalle sequenze del progetto e dai centri di costo.
- Monitoraggio in tempo reale del budget rispetto ai dati effettivi: questo strumento deve fungere anche da software di gestione finanziaria e visualizzare confronti in tempo reale tra il budget pianificato e la spesa effettiva (ore, spese, approvvigionamenti), in modo che i team possano reagire prontamente.
- Integrazione con varie origini dati: lo strumento di budgeting deve acquisire automaticamente i dati da sistemi di monitoraggio del tempo, sistemi di spesa, ERP, software di gestione delle attività, fatture e altre origini dati per garantire l'accuratezza dei dati.
- Previsioni di progetto : il software di budgeting di progetto dovrebbe consentire la modellazione what-if per aumentare le ore, modificare le tariffe o cambiare l'ambito del progetto, riflettendo immediatamente l'impatto sul budget.
- Pianificazione delle risorse aziendali: dovrebbe mostrare la disponibilità delle risorse, le implicazioni in termini di costi e come l'assegnazione o la riassegnazione dei ruoli influirà sul budget e sulla tempistica.
- Campi finanziari e formule personalizzate: gli utenti dovrebbero poter definire i propri campi di budget (ad esempio, tasso di overhead, obiettivo di margine, contingenza) e creare formule che riflettano modelli di costo aziendali specifici.
- Approfondimenti a livello di portafoglio: cerca un software che offra la possibilità di visualizzare i dati di più progetti in modo da poter vedere l'esposizione di bilancio, il rischio di costo aggregato e la redditività complessiva dell'intero portafoglio. Una dashboard intuitiva e facile da usare ridurrà i tempi di apprendimento e farà risparmiare al team finanziario il tempo che impiegherebbe per imparare a utilizzare il software, invece di dedicarsi alla definizione del bilancio vero e proprio.
- Scalabilità: il software di budgeting dei progetti deve adattarsi bene sia ai piccoli team che alle grandi aziende.
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per il budget del progetto in Excel e ClickUp
Il miglior software di project management per generare automaticamente proiezioni di budget
Ora vediamo alcuni strumenti di project management per il budget del progetto che ti aiutano a gestire le proiezioni di budget con il minimo lavoro richiesto.
1. ClickUp (ideale per il project management e la collaborazione basati sull'IA)
Gestire i dati provenienti da fogli di calcolo e strumenti scollegati tra loro è estenuante. Oggi più che mai, perché le variabili cambiano più rapidamente che mai. Hai bisogno di un sistema di project management solido, che si adatti in tempo reale e crei connessioni per ogni elemento in movimento.
Entra in ClickUp. ClickUp riunisce tutte le app di lavoro, i dati e i flussi di lavoro in un unico spazio di lavoro AI convergente. Creato per i team moderni, ClickUp collega la project management basata sull'intelligenza artificiale, la gestione delle attività e la collaborazione in un'unica fonte di verità.
Che tu stia effettuando il monitoraggio dei costi, effettuando la previsione delle spese o esaminando i risultati finali, tutto rimane collegato e visibile. In questo modo, ClickUp elimina ogni forma di dispersione del lavoro per fornire un contesto completo e un unico luogo in cui persone e agenti possono lavorare insieme.
Vediamo come il software di project management ClickUp ti aiuta a effettuare il monitoraggio del budget dei progetti.
Proiezioni di budget assistite dall'IA con ClickUp Brain
ClickUp Brain funge da assistente IA integrato direttamente nell'area di lavoro di ClickUp. Fornisce risposte contestuali, esegue azioni ed è in grado di effettuare ricerche nell'ecosistema delle app collegate.
Ecco come puoi utilizzare ClickUp Brain per l'esecuzione di progetti basati sull'IA:
- Acquisizione e sintesi dei dati: questo assistente IA riepiloga gli aggiornamenti di stato, i rapporti e persino i commenti sulle attività.
- Generazione di attività e flussi di lavoro: se fornisci l'ambito di un progetto, l'IA contestuale genera attività e attività secondarie con dipendenze e scadenze.
- Contesto basato sulla conoscenza: poiché attinge dai dati effettivi della tua area di lavoro, i suggerimenti o i riassunti dell'IA si basano su ciò che sta facendo la tua organizzazione, il che rende le proiezioni più accurate (supponendo che i dati di origine siano ben strutturati).
In definitiva, ClickUp Brain semplifica il processo di acquisizione e analisi di tali input, aiutandoti a generare proiezioni di budget più rapidamente.
⭐ Bonus: se ClickUp Brain ti aiuta ad analizzare i dati di progetto all'interno della tua area di lavoro, ClickUp BrainGPT è perfetto per gli utenti che desiderano evitare un'altra scheda Chrome. Si tratta di una super app desktop basata sull'intelligenza artificiale che riunisce tutti i dati finanziari, i documenti e le query in un unico Centro di comando alimentato dall'intelligenza artificiale.
BrainGPT ti consente di:
- Effettua ricerche in tutte le tue app collegate, tra cui Google Drive, Sheets, GitHub, Figma, Slack e Confluence, per estrarre istantaneamente fogli dei costi, SOW, preventivi, dati degli sprint passati e documenti dei fornitori senza cambiare scheda.
- Utilizza Talk-to-Text per registrare ipotesi finanziarie, note di stima e attività di follow-up durante la revisione delle proiezioni.
- Sfrutta modelli di IA premium come ChatGPT, Claude e Gemini all'interno di BrainGPT per eseguire analisi più approfondite, pianificazione di scenari o controlli di convalida dei costi.
Con BrainGPT, le tue previsioni di budget non hanno limiti: attingono dall'intero ecosistema. Ciò significa un contesto più ricco, meno punti ciechi e decisioni finanziarie più rapide.
Centralizza i dati di bilancio e le metriche North Star
Le dashboard di ClickUp consolidano tutti i dati relativi al budget dei tuoi progetti. Monitora le prestazioni finanziarie, effettua il monitoraggio dei tassi di consumo e individua i superamenti di budget prima che si trasformino in problemi.
I dashboard si aggiornano automaticamente man mano che i team completano le attività, registrano i tempi o modificano gli stati. Le tue proiezioni di budget sono legate alle ultime attività del progetto.
Inoltre, ClickUp Cards ti consente di progettare con precisione il tuo dashboard di bilancio. Ogni scheda estrae dati in tempo reale da attività, elenchi o dall'intero spazio di lavoro e li trasforma in una vista utilizzabile.
Tipi di schede utili per le proiezioni di bilancio:
- Schede di riepilogo dei campi personalizzati: aggrega i campi relativi a costi, budget o stime tra attività o elenchi.
- Schede di monitoraggio del tempo: confronta le ore stimate con quelle effettive per identificare tempestivamente eventuali superamenti.
- Schede di carico di lavoro: visualizza la capacità del team e effettua una previsione dove il lavoro richiesto aumenterà i costi.
- Grafici: traccia l'andamento dei costi, lo sprint burn o la variazione delle risorse nel tempo per ottenere informazioni finanziarie approfondite.
- Schede elenco attività: evidenzia gli elementi ad alto rischio, scaduti o che richiedono un lavoro richiesto elevato e che potrebbero aumentare i costi del progetto.
🎥 Questo tutorial ti mostra come creare un dashboard per la project management in meno di 15 minuti.
Integrazione con gli strumenti finanziari all'interno della tua area di lavoro
Per i project manager, i fondatori di startup e i team operativi, ClickUp non è solo un task tracker, ma un hub centrale che collega la pianificazione dei progetti con approfondimenti finanziari in tempo reale.
ClickUp si integra con i principali strumenti, tra cui QuickBooks, consentendoti di effettuare la sincronizzazione dei dati relativi alle spese, alle fatture e ai flussi di entrate direttamente nell'area di lavoro di ClickUp.
Grazie a queste integrazioni, puoi importare automaticamente i dati effettivi, confrontarli con i piani di budget e individuare le variazioni prima che diventino problemi.
💡 Suggerimento professionale: esplora le integrazioni API e Zapier di ClickUp per effettuare una connessione praticamente con qualsiasi strumento finanziario utilizzato dal tuo team, usufruendo ancora di più di automazione e personalizzazione per i tuoi flussi di lavoro di bilancio.
Lascia che siano gli agenti IA a fare il lavoro pesante per te
Immagina di avere un mago della finanza personale al tuo fianco. Gli agenti di ClickUp nella previsione di bilancio assumono questo ruolo.
Ad esempio, l'AI Budget Forecasting Agent di ClickUp consente ai team di automatizzare e ottimizzare la pianificazione finanziaria direttamente all'interno dei loro flussi di lavoro di project management.
Collegando i dati della tua area di lavoro, questo agente può attivare calcoli di budget, monitorare le spese in tempo reale e avvisarti in modo proattivo dei rischi, così saprai sempre qual è la situazione finanziaria del tuo progetto. Grazie a trigger personalizzabili e automazioni automatizzate, puoi semplificare le revisioni di budget, le approvazioni e la reportistica senza alcun lavoro richiesto. Ecco come:
- Attiva i flussi di lavoro di approvazione quando viene rilevato un superamento del budget, garantendo che i team finanziari possano esaminare e agire rapidamente.
- Trigger automaticamente una nuova previsione di budget quando lo stato di un progetto passa a "in corso" o quando vengono registrate nuove spese.
- Invia avvisi istantanei ai titolari dei progetti se la spesa supera una percentuale prestabilita del budget assegnato.
- Pianifica la generazione e la condivisione con le parti interessate di report di riepilogo/riassunto del budget settimanali o mensili.
E la parte migliore è che, con ClickUp, puoi impostare una matrice di agenti di previsione di budget, come:
- Agente di analisi predittiva: questi agenti sono in grado di analizzare i dati finanziari storici per prevedere le tendenze future.
- Agente di reportistica automatizzato: in grado di semplificare la generazione di report prendendo i dati grezzi e trasformandoli in informazioni visivamente comprensibili.
- Agente di pianificazione degli scenari: questi agenti possono simulare vari scenari finanziari, consentendoti di prepararti a qualsiasi cambiamento o svolta economica.
Offre supporto per un flusso organizzato con modelli predefiniti
Utilizza il modello WBS di ClickUp per mappare tutte le tue stime dei costi e effettuare il monitoraggio delle tue spese in un unico posto. Ti consente di organizzare i dati del tuo progetto.
Ecco perché apprezzerai questo modello:
- La vista Tabella della struttura di suddivisione del lavoro ti aiuta ad avere una panoramica dei tuoi progetti raggruppati per Fase.
- Aggiungi priorità a ciascuna attività affinché i membri del team possano concentrare il proprio lavoro richiesto sulle attività che incidono maggiormente sulle tempistiche, sui costi di manodopera e sul rendimento complessivo del budget.
- Utilizza la vista "Pianificazione del progetto" per comprendere la sequenza del tuo progetto ed evitare sovrapposizioni nella pianificazione a lungo termine.
C'è anche il modello di budget aziendale di ClickUp, che consente il monitoraggio centralizzato delle spese e dei ricavi aziendali.
Ecco perché apprezzerai l'utilizzo di questo modello:
- Effettua il monitoraggio della spesa prevista rispetto a quella effettiva in un unico posto per individuare eventuali variazioni.
- Utilizza campi personalizzabili per il valore previsto, il valore effettivo e la variazione per generare report finanziari accurati.
- Monitora le spese ricorrenti per un budgeting mensile ripetibile.
E quando gestisci più iniziative contemporaneamente, l'ultima cosa che vuoi fare è passare da uno strumento all'altro o da un foglio di calcolo all'altro. Questi modelli di monitoraggio di più progetti ti aiutano a confrontare lo stato dei progetti, rivedere i budget e individuare i ritardi, tutto in un unico posto.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Organizza ogni attività di progetto senza sforzo: utilizza ClickUp Tasks per mappare l'intero ambito del progetto, allegare campi relativi ai costi, assegnare i titolari e effettuare il monitoraggio dello stato delle attività.
- Aiuta i team a stabilire le priorità: aggiungi le priorità delle attività per evidenziare le attività critiche che influiscono sulle tempistiche, sull'utilizzo delle risorse e sui risultati di bilancio.
- Elimina i problemi di coordinamento: utilizza ClickUp Dependencies per determinare automaticamente l'ordine delle attività e individuare gli ostacoli prima che causino ritardi.
- Documenta tutto in modo centralizzato: crea e archivia piani di bilancio, ipotesi finanziarie e note di progetto utilizzando ClickUp Docs.
- Riduci le conversazioni sparse: utilizza ClickUp Chat per mantenere le discussioni legate alle attività, ai documenti e alle fasi del progetto, aiutando i team a chiarire le modifiche al budget e i passaggi successivi senza dover cambiare app o contesto.
- Automatizza il lavoro ripetitivo: configura le automazioni di ClickUp per aggiornare gli stati, avvisare le parti interessate, modificare i campi o trigger attività di follow-up.
Limiti di ClickUp
- L'ampia suite di funzionalità comporta una curva di apprendimento per alcuni utenti.
Prezzi di ClickUp
Perché ClickUp è utile per le proiezioni di budget:
ClickUp centralizza tutte le tue attività, i costi e i dati sulle risorse in un unico posto e utilizza l'IA per trasformare le attività di progetto in tempo reale in proiezioni di budget accurate. Grazie alla collaborazione tra dashboard, BrainGPT e agenti IA, ottieni previsioni istantanee e avvisi tempestivi sui rischi di costo.
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.500 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Un recensore di G2 ha condiviso come ClickUp lo abbia aiutato nel project management del budget del progetto:
I robusti strumenti di previsione e budgeting di ClickUp si sono rivelati preziosi, garantendo un'allocazione precisa delle risorse. Un punto di svolta per la produttività, ci ha permesso di ottimizzare le operazioni e ottenere risultati notevoli.
I robusti strumenti di previsione e budgeting di ClickUp si sono rivelati preziosi, garantendo un'allocazione precisa delle risorse. Un punto di svolta per la produttività, ci ha permesso di ottimizzare le operazioni e ottenere risultati notevoli.
📮 ClickUp Insight: Il 78% dei partecipanti al nostro sondaggio elabora piani dettagliati nell'ambito dei propri processi di definizione degli obiettivi. Tuttavia, un sorprendente 50% non tiene traccia di tali piani con strumenti dedicati al monitoraggio del budget. 👀
Con ClickUp, puoi convertire senza soluzione di continuità gli obiettivi di progetto in attività concrete, consentendoti di raggiungerli passo dopo passo. Inoltre, le nostre dashboard senza codice forniscono rappresentazioni visive chiare dello stato del tuo lavoro, mettendolo in evidenza e offrendoti un maggiore controllo e visibilità sul tuo lavoro. Perché "sperare per il meglio" non è una strategia affidabile.
💫 Risultati reali: gli utenti di ClickUp affermano di poter svolgere circa il 10% di lavoro in più senza esaurirsi.
2. App Forecast (ideale per la previsione e il monitoraggio del budget a livello di portfolio)
Forecast. app è un software di gestione delle risorse e di project management basato sull'IA, ideale per servizi e agenzie di gestione finanziaria professionale. Offre visibilità in tempo reale, controllo sui margini e operazioni scalabili.
Utilizzando il dashboard della sequenza di gestione delle risorse, puoi identificare i rischi legati alle risorse e apportare modifiche agili ai piani di progetto. Valuta un potenziale progetto con segnaposto e prenotazioni provvisorie. Ottieni anche una panoramica in tempo reale della capacità di carico di lavoro di tutte le tue risorse con il software di budgeting e previsione.
I calcoli automatizzati e gli audit trail riducono al minimo gli errori manuali e le incongruenze nella gestione dei costi di progetto. La previsione AI apprende dai tuoi progetti e ti fornisce raccomandazioni contestualizzate. Le informazioni basate sull'intelligenza artificiale aiutano anche a mitigare i rischi con avvisi avanzati.
Le migliori funzionalità dell'app di previsione.
- Utilizza le linee guida di progetto per definire in anticipo l'ambito dei progetti, impostare sequenze realistiche e ricevere notifiche in caso di deviazioni.
- Crea report di utilizzo con una chiara visibilità del carico di lavoro per monitorare l'utilizzo a livello aziendale.
- Prevedi la capacità futura e le esigenze di risorse con le sequenze dei progetti utilizzando il software di project management Gantt Chart.
- Crea e gestisci i tuoi listini prezzi, assegna tariffe personalizzate a diversi progetti e mantieni il controllo sui costi totali del budget del progetto.
- Effettua il monitoraggio delle finanze di più progetti e apporta modifiche proattive.
Previsioni. Limiti dell'app
- Se la tua organizzazione necessita di formule personalizzate (dati finanziari quali modelli di margine, livelli di costo multivaluta), la previsione potrebbe richiedere soluzioni alternative o strumenti supplementari.
Prezzi dell'app di previsione.
- Prezzi personalizzati
Perché l'app Forecast è utile per le proiezioni di bilancio:
Poiché Forecast riunisce in un'unica vista l'ambito dei progetti, l'allocazione delle risorse, le ore effettivamente registrate e i dati di budget, consente di effettuare previsioni di budget più rapide e accurate e aiuta a individuare tempestivamente i rischi legati ai costi o all'utilizzo.
Previsioni. Valutazioni e recensioni delle app
- G2: 4,2/5 (oltre 100 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 80 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali dell'app per la previsione del tempo?
Un recensore di G2 ha condiviso un'opinione sincera sull'app Forecast.
La previsione è lo strumento principale che utilizziamo per gestire la nostra agenzia, utilizzato quotidianamente da tutti i membri del team di consegna. L'esperienza utente e l'interfaccia utente sono semplici e intuitive. Ha funzionalità potenti senza essere eccessivo. A volte le dipendenze tra le funzionalità e la reportistica possono essere un po' difficili da comprendere.
Forecast è lo strumento principale che utilizziamo per gestire la nostra agenzia, utilizzato quotidianamente da tutti i membri del team di consegna. L'esperienza utente e l'interfaccia utente sono semplici e intuitive. Ha funzionalità potenti senza essere eccessivo. A volte le dipendenze tra le funzionalità e la reportistica possono essere un po' difficili da comprendere.
📚 Per saperne di più: Come gestire con esito positivo più progetti
🎥 Guarda: Come gestire senza sforzo i budget dei progetti in ClickUp:
3. Mavenlink (ora Kantata) (Ideale per l'automazione dei servizi professionali)
Kantata (precedentemente Mavenlink) è un software di automazione dei servizi professionali (PSA). Integra la project management, la pianificazione delle risorse, il monitoraggio del tempo, la fatturazione e la reportistica in un'unica piattaforma per migliorare l'efficienza operativa.
Puoi automatizzare le attività di fine mese, gestire gli incassi e generare fatture direttamente dalle voci approvate relative a tempi e spese. Supporta previsioni accurate e il monitoraggio dei margini per gli stakeholder del progetto.
In questo modo i tuoi project manager e responsabili finanziari potranno identificare rapidamente eventuali deficit di entrate o tendenze di spesa eccessiva. Ogni ora registrata, ogni spesa e ogni attività cardine raggiunta sono direttamente collegati all'andamento del budget. Ciò ti consente di confrontare i costi del piano con quelli effettivi e di comprendere i profitti a livello granulare.
Kantata ha anche lanciato la sua suite di acceleratori basati sull'IA. L'acceleratore di previsione fornisce ai team di progetto previsioni più intelligenti sui ricavi e sui margini basate sui modelli di consegna e sui risultati.
Le migliori funzionalità di Kantata
- Effettua la previsione dei ruoli, delle competenze e del personale necessari in anticipo rispetto alla domanda per un'allocazione ottimizzata delle risorse.
- Confronta le stime con i dati effettivi in tempo reale per perfezionare la pianificazione finanziaria.
- Gestisci progetti e portafogli con visibilità a livello di portafoglio, approfondimenti sullo stato di salute e consegna standardizzata.
- Monitora i budget rispetto ai dati effettivi, collega i costi alle tariffe dei progetti e apporta modifiche a metà progetto per mantenere il margine.
- Rimani aggiornato in tempo reale sull'andamento del budget e sulle stime di completamento del progetto con le previsioni ETC (Estimate to Completion) ed EAC (Estimate at Completion).
Limiti di Kantata
- La creazione di report specializzati richiede passaggi aggiuntivi al di fuori della piattaforma o soluzioni creative alternative, che possono ridurre l'efficienza.
Perché Kantata è efficace per le proiezioni di budget:
Con Kantata, puoi monitorare i dati finanziari dei progetti (tariffe, costi, spese), l'utilizzo delle risorse e i margini in una piattaforma unificata. Ciò semplifica la modellazione dei budget non solo in base alle stime delle attività, ma anche ai dati effettivi relativi a tempi/spese, traguardi di margine e prestazioni contrattuali.
Prezzi Kantata
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Kantata
- G2: 4,2/5 (oltre 1400 recensioni)
- Capterra: 4,2/5 (oltre 500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Kantata?
Un recensore di G2 condivide la sua esperienza personale nell'uso di Kantata:
Kantata è un ottimo modo per effettuare il monitoraggio di progetti, risorse e budget in un unico posto, lo uso per ogni progetto che gestisco. L'interfaccia è facile da navigare ed è davvero utile poter passare dalla fase di stima del budget alla fase di consegna del progetto nello stesso spazio di lavoro. Sarebbe bello se ci fossero più opzioni per personalizzare le aree di lavoro ed essere più flessibili nella definizione dei budget.
Kantata è un ottimo modo per effettuare il monitoraggio di progetti, risorse e budget in un unico posto, lo uso per ogni progetto che gestisco. L'interfaccia è facile da navigare ed è davvero utile poter passare dalla fase di stima del budget alla fase di consegna del progetto nello stesso spazio di lavoro. Sarebbe bello se ci fossero più opzioni per personalizzare le aree di lavoro ed essere più flessibili nella definizione dei budget.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per l'automazione del flusso di lavoro
Altre menzioni degne di nota
Non tutti i team hanno bisogno di previsioni di progetto di livello aziendale.
Ecco alcuni strumenti di project management che offrono anche la funzione di budgeting:
- Monday.com: noto per le sue schede chiare e intuitive, Monday.com offre un monitoraggio finanziario attraverso campi e dashboard personalizzabili. È possibile collegare i costi dei progetti alle attività, impostare automazioni per gli avvisi di budget e integrare strumenti esistenti come Excel o QuickBooks. Con Monday Sidekick, l'assistente IA integrato nella piattaforma, è possibile automatizzare le attività di routine, individuare i rischi in anticipo e mantenere i flussi di lavoro allineati con le tempistiche e gli obiettivi chiave.
- Wrike : Wrike include funzionalità di gestione finanziaria come il monitoraggio del tempo, la previsione delle risorse e il confronto tra budget e dati effettivi. Personalizza i dashboard per monitorare i costi e integrarli con gli strumenti di contabilità. Offre pianificazione delle risorse, cross-tagging, diagrammi di Gantt e bacheche Kanban per semplificare il project management. L'intelligenza artificiale di Wrike è in grado di rispondere a query, valutare i rischi e stabilire le priorità dei progetti in base allo stato di salute del budget e alla capacità di carico di lavoro.
- Hive : Hive semplifica la gestione del budget con il monitoraggio dei costi dei progetti, il monitoraggio del tempo e i dashboard di reportistica. È utilizzato dai team che desiderano una visibilità di base sul budget insieme a funzionalità di collaborazione tra i membri del team. Con Buzz AI, ora è possibile automatizzare attività ripetitive come riunioni, risposte e follow-up.
🧠 Curiosità: anche se oggi siamo ben lontani dall'uso di Excel per la gestione dei budget di progetto, tutto è iniziato nel 1985, quando Microsoft ha lanciato Excel 1.0 per Mac. Due anni dopo, la versione 2.0 è arrivata sui PC e, quando è stato rilasciato Microsoft Office per Windows 95, Excel era già diventato lo strumento di budgeting per impostazione predefinita per i team di tutto il mondo.
Come generare proiezioni di budget per progetti (suggerimenti + best practice)
Il project management del budget di un progetto è complesso, soprattutto se è la prima volta che la si affronta. Questi passaggi pratici ti aiuteranno a generare proiezioni di budget accurate senza alcuno sforzo.
1. Crea una bozza di progetto passo dopo passo
Inizia con un piano di progetto completo sviluppato in collaborazione con il tuo team e tutte le parti interessate.
Dovrebbe includere tutti i risultati finali e l'ambito completo del progetto. Suddividi i risultati finali in passaggi progressivi per vedere le risorse necessarie per ogni attività secondaria di ciascun risultato finale.
2. Elenca le risorse necessarie
Sotto ogni deliverable, elenca le risorse di cui avrai bisogno per completarlo. Potrebbero essere membri del team, software e licenze, servizi professionali o liberi professionisti.
💡 Suggerimento professionale: utilizza le lavagne online ClickUp per fare brainstorming ed elencare tutte le risorse necessarie in ogni passaggio. Collabora di persona o virtualmente con tutte le parti interessate utilizzando questa tela digitale.
3. Assegna un costo a ciascuna risorsa
Crea un modello di costo completo che tenga conto di tutte le spese del progetto. Identifica i costi fissi che rimarranno costanti (come le licenze software) e i costi variabili che potrebbero fluttuare con la produzione.
È inoltre necessario prevedere come cambieranno i costi su larga scala, ad esempio i nuovi investimenti infrastrutturali necessari per fornire il supporto alla crescita. Più il budget del progetto è dettagliato, più accurate saranno le proiezioni.
⚒️ Suggerimento rapido: utilizza i campi AI di ClickUp per calcolare e aggiornare automaticamente i costi del progetto in base al monitoraggio del tempo, alle tariffe delle risorse o allo stato delle attività. Ciò elimina l'inserimento manuale dei costi e ti offre una visibilità finanziaria in tempo reale man mano che il tuo progetto evolve.
4. Documenta il tuo budget
Invece di utilizzare fogli di calcolo statici, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di project management per documentare il tuo budget. Puoi inserire tutto questo in ClickUp Docs o utilizzare modelli esistenti.
Il documento relativo al budget del tuo progetto includerà:
- Ogni deliverable e le relative attività secondarie, completi di checkpoint interni e date di scadenza finali.
- Elementi di linea sotto ogni attività secondaria che descrivono in dettaglio tutte le risorse necessarie e i relativi costi stimati.
- Una sequenza della reportistica finanziaria che mostra quando verrà sostenuto ciascun costo, in linea con il calendario del progetto.
- Una sezione dedicata ai costi effettivi e alle date di spesa, in modo da poter aggiornare le proiezioni man mano che il progetto avanza.
- Chiarisci la titolarità di ogni elemento di bilancio: chi effettua il monitoraggio delle ricevute di viaggio, approva le fatture o gestisce i pagamenti dei liberi professionisti.
Il passaggio successivo consiste nel sommare i costi totali per ciascun deliverable e calcolare il budget previsto per il progetto.
⚠️ Attenzione alla proliferazione del lavoro: quando i budget, i risultati finali e i dettagli di titolarità risiedono in strumenti diversi, si verifica una proliferazione del lavoro. Questi strumenti e sistemi scollegati non riescono a comunicare tra loro, con conseguente isolamento delle informazioni e calo della produttività in tutta l'organizzazione.
5. Monitora e modifica il tuo budget
L'accuratezza del tuo budget dipende dall'accuratezza dei dati che lo alimentano. Una volta avviato il progetto, monitora le spese, le ore di lavoro e lo stato dell'avanzamento delle attività cardine in tempo reale. Confronta regolarmente il budget con i dati effettivi per individuare eventuali scostamenti dalle stime. Se determinate attività o risorse richiedono più tempo o costi rispetto al piano, modifica tempestivamente le allocazioni.
Configura dashboard automatizzate nel tuo strumento di project management per visualizzare lo stato di salute finanziaria a colpo d'occhio. Metriche come il budget residuo, il tasso di consumo e le tendenze di variazione dovrebbero aggiornarsi automaticamente man mano che il tuo team registra tempi e spese.
💡 Suggerimento: utilizza i campi personalizzati per identificare le variazioni nella spesa del progetto rispetto al budget.
Tieni sotto controllo i budget e effettua il monitoraggio con ClickUp
Per i servizi professionali e le consulenze, l'app Forecast e Kantata funzionano bene.
Ma se stai cercando un software per la gestione del budget del progetto con una serie completa di funzionalità e senza curva di apprendimento, ClickUp è l'opzione migliore.
Essendo l'app completa per il lavoro, centralizza la pianificazione, la definizione del budget e la reportistica in un unico posto.
Crea proiezioni di budget dinamiche, effettua il monitoraggio dei dati effettivi in tempo reale e visualizza l'andamento dei costi nei vari progetti, il tutto senza dover passare da un foglio di calcolo all'altro o da uno strumento finanziario all'altro.
Sei pronto per iniziare? Registrati gratis su ClickUp.