Il lunedì mattina, il tuo team giura che questa settimana è sotto controllo.
Entro mercoledì, il reparto progettazione si trova a dover destreggiarsi tra richieste dell'ultimo minuto, lo sviluppo è bloccato in attesa dei testi e qualcuno si ricorda improvvisamente di un "compito veloce" che in realtà richiede un'intera giornata di lavoro. Tutti sono impegnati, ma non è chiaro se lo siano con le cose giuste, e le tue bacheche su monday.com non raccontano tutta la storia. È qui che entra in gioco una gestione delle risorse semplice e strutturata.
Invece di cercare di indovinare chi può occuparsi di cosa, puoi utilizzare i modelli gratuiti di gestione delle risorse di Monday.com per visualizzare i carichi di lavoro, la capacità e le priorità in un unico posto. Il modello giusto rende più facile modificare le tempistiche, riassegnare il lavoro prima che le persone si esauriscano e proteggere i momenti di concentrazione profonda, senza dover ricostruire il sistema da zero ogni volta che il piano cambia. E non dimenticare di tenere duro fino alla fine. Condivideremo anche alcuni interessanti modelli ClickUp come bonus.
Panoramica dei modelli per la gestione delle risorse
Diamo un'occhiata ai migliori modelli gratis di gestione delle risorse di Monday.com e ClickUp:
| Nome del modello | Scarica il modello | Ideale per | Funzionalità principali | Formato visivo |
| Modello di gestione delle risorse Monday | Scarica questo modello | Project manager, team operativi, coordinatori delle risorse | Vista Mappa, integrazione Excel, visualizzazioni Tabella/Sequenza/Matrice/Gantt | Bacheca/Sequenza/Diagramma di Gantt di Monday |
| Modello di allocazione delle risorse di Monday | Scarica questo modello | Project manager, team leader, capi reparto | Aggregati mensili, elementi, percentuale di utilizzo, filtri | Bacheca/Tabella Monday |
| Modello di gestione delle attività del team Monday | Scarica questo modello | Responsabili di team, manager, team interfunzionali | Raggruppamenti basati sul tempo, etichette con codifica a colori, automazioni | Bacheca/Calendario Monday |
| Modello di monitoraggio del budget di Monday | Scarica questo modello | Responsabili finanziari, capi progetto, team operativi | Categorie di spesa, budget vs. effettivo, indicatori di colore, visualizzazione grafica grafica | Bacheca/Grafico Monday |
| Modello Monday per il monitoraggio dei progetti di costruzione | Scarica questo modello | Appaltatori, imprese edili, project management | Monitoraggio delle fasi, barre di avanzamento, confronto dei budget, aggiunta di elementi | Bacheca/Sequenza di Monday |
| Modello di gestione eventi Monday | Scarica questo modello | Responsabili eventi, marketing, personale operativo | Moduli RSVP, dashboard, timeline di Gantt, monitoraggio del budget | Bacheca/Sequenza/Diagramma di Gantt di Monday |
| Modello per richieste finanziarie di Monday | Scarica questo modello | Finance teams, approvvigionamenti, approvazioni | Moduli personalizzati, grafici dei carichi di lavoro, automazioni del flusso di lavoro | Bacheca/Grafico Monday |
| Modello di piano di project management di Monday | Scarica questo modello | Project manager, team leader, coordinatori | Suddivisione in fasi, tag di stato, attività collegate, automazioni | Bacheca/Sequenza di Monday |
| Modello di pianificazione delle risorse ClickUp | Ottieni un modello gratis | Coordinatori di progetto, team leader, responsabili operativi | Stati/campi personalizzati, visualizzazioni Elenco/Gantt/Calendario/Carico di lavoro | ClickUp Elenco/Gantt/Calendario/Carico di lavoro |
| Modello di allocazione delle risorse ClickUp | Ottieni un modello gratis | Agenzie, team a contatto con i clienti, project manager | Monitoraggio del budget, fasi contrassegnate da codici di colore | Bacheca/Elenco/Carico di lavoro di ClickUp |
| Modello ClickUp per la gestione delle risorse umane | Ottieni un modello gratis | Responsabili delle risorse umane, responsabili operativi, team leader | Barre di capacità, sequenze con codifica a colori, campi personalizzati/visualizzazioni | ClickUp Elenco/Bacheca/Carico di lavoro |
| Modello di matrice delle risorse di progetto ClickUp | Ottieni un modello gratis | Team interfunzionali, responsabili delle operazioni, capi progetto | Suddivisione per tipo di risorsa, campi personalizzati/stati, visualizzazioni multiple | Bacheca/Sequenza/Modulo ClickUp |
| Modello ClickUp per il carico di lavoro dei dipendenti | Ottieni un modello gratis | Gestore del team, responsabile di reparto, responsabile di progetto | Barre del carico di lavoro, indicatori di rischio, monitoraggio del tempo, dipendenze | ClickUp Elenco/Bacheca/Carico di lavoro |
| Modello di pianificazione delle risorse a ritroso di ClickUp | Ottieni un modello gratis | Dirigenti, strateghi, team di progetto | Pianificazione a ritroso, Sequenza, delega, visualizzazioni lavagna online | Lavagna online/Sequenza di ClickUp |
| Modello di piano dell'account ClickUp | Ottieni un modello gratis | Team commerciale, account manager, successo dei clienti | Fasi dell'account, monitoraggio delle entrate, campi di salute, Gantt/Sequenza | Elenco/Gantt/Sequenza ClickUp |
| Modello di pianificazione ClickUp Pi | Ottieni un modello gratis | Teams agili, professionisti SAFe, responsabili di progetto | Bacheche Sprint, monitoraggio delle dipendenze, bacheca ROAM, lavagna online | ClickUp Lavagna online/Elenco/Bacheca |
Cosa sono i modelli di gestione delle risorse di Monday.com?
I modelli di gestione delle risorse di Monday.com sono bacheche digitali predefinite che aiutano le organizzazioni a pianificare, programmare e allocare sistematicamente le risorse su più progetti.
Questi modelli automatizzano il monitoraggio dell'assegnazione delle risorse, consentendoti di vedere chi sta lavorando su cosa per migliorare la distribuzione del carico di lavoro.
Con questi modelli, puoi assegnare i membri del team, impostare scadenze e effettuare il monitoraggio dei progressi in tempo reale, assicurandoti che le risorse non siano né sovraallocate né sottoutilizzate. Inoltre, avrai una visione chiara della suddivisione delle attività e delle sotto-voci per una supervisione dettagliata del progetto.
Cosa rende un modello di gestione delle risorse di Monday.com efficace per l'assegnazione delle risorse?
Ecco cosa cercare in un modello di gestione delle risorse di Monday.com:
- Visualizzazioni personalizzabili: offre sequenze, diagrammi Gantt, bacheche Kanban e visualizzazioni del calendario delle risorse per visualizzare il lavoro nel modo desiderato.
- Monitoraggio delle risorse in tempo reale: fornisce aggiornamenti in tempo reale sull'assegnazione delle attività, sullo stato e sul carico di lavoro, evitando sovraccarichi o risorse inutilizzate.
- Funzionalità di automazione: semplifica le azioni ripetitive come gli aggiornamenti di stato, le notifiche e i promemoria delle scadenze.
- Integrazioni con strumenti di terze parti: effettua la connessione con piattaforme esterne come Microsoft Teams, Google Drive, Zoom e Salesforce per centralizzare il lavoro.
- Reportistica e analisi: offre dashboard e report per monitorare l'utilizzo delle risorse, lo stato di avanzamento dei progetti e l'efficienza del team per prendere decisioni basate sui dati.
- Priorità e dipendenze delle attività: consente ai team di assegnare priorità, effettuare il monitoraggio delle dipendenze e visualizzare i colli di bottiglia per una migliore pianificazione delle risorse.
🧠 Curiosità: oltre 3.600 anni fa, lo Stato egiziano di Deir el-Medina (un villaggio costruito per i costruttori di tombe reali) aveva una forma primitiva di gestione delle risorse e di welfare dei lavoratori. Gli artigiani venivano pagati mensilmente in grano, ricevevano un alloggio e avevano persino accesso a dei servitori. È degno di nota il fatto che ricevevano anche un congedo retribuito per malattia e avevano a disposizione medici in loco.
Modelli di gestione delle risorse di Monday.com
Ecco i migliori modelli gratuiti di gestione delle risorse di Monday.com per aiutarti a pianificare, monitorare e ottimizzare il carico di lavoro del tuo team senza sforzo.
1. Modello di gestione delle risorse Monday
Questo modello di gestione delle risorse ti offre una visibilità completa sulle risorse del tuo team, consentendoti di allocarle in modo efficiente. Inoltre, le etichette e gli indicatori di stato ti permettono di cogliere le informazioni chiave a colpo d'occhio. Puoi invitare i membri del team a condividere le informazioni sulla bacheca. Ciò contribuisce a ridurre la microgestione e libera la leadership, consentendole di concentrarsi sulla strategia.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Utilizza la Vista Mappa per vedere la posizione delle risorse, insieme a dettagli chiave come la durata e il titolare.
- Esporta e importa i dati senza problemi con l'integrazione Excel, trasformando i fogli di calcolo in bacheche interattive.
- Passa dalle visualizzazioni Tabella, Sequenza, Matrice e Gantt per analizzare l'assegnazione da diverse angolazioni.
📌 Ideale per: Project manager, team operativi e coordinatori delle risorse che gestiscono più risorse e necessitano di trasparenza per evitare allocazioni errate.
🔍 Lo sapevi? La Tabula Peutingeriana, una mappa romana del IV secolo, fungeva da strumento di gestione delle risorse. Aiutava i leader a pianificare i movimenti delle truppe, le rotte commerciali e le linee di rifornimento in tutto l'impero.
2. Modello di allocazione delle risorse di Monday
Troppo spesso i manager assegnano le attività in base alle scadenze piuttosto che alle effettive capacità dei dipendenti, causando burnout o mancato rispetto delle consegne. Questo modello di assegnazione delle risorse di Monday sposta l'attenzione sulla visibilità del carico di lavoro. Fornisce un riepilogo di alto livello della disponibilità di ciascun membro del team, consentendo al contempo di eseguire il drill-down sulle ore dedicate ai singoli progetti.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Visualizza i dati aggregati mensili per ciascun dipendente, comprese le ore stimate, le ore effettivamente lavorate, la disponibilità residua e la percentuale di utilizzo.
- Espandi le righe dei dipendenti in sottoelementi per ottenere una suddivisione dettagliata della pianificazione del progetto, confrontando le stime con i dati effettivi.
- Individua a colpo d'occhio i membri del team sovraccarichi o sottoutilizzati.
- Utilizza la ricerca, i filtri e i controlli "raggruppa per" per suddividere i dati per dipendente, progetto o reparto.
📌 Ideale per: Project manager, team leader e responsabili di reparto che hanno bisogno di ottimizzare i carichi di lavoro, prevenire il burnout e garantire un'equa distribuzione delle attività tra i team.
3. Modello di gestione delle attività del team Monday
I check-in quotidiani, le lunghe catene di email e le riunioni di aggiornamento sullo stato spesso rallentano i team più di quanto li aiutino. Questo modello elimina il rumore di fondo fornendo a tutti una bacheca condivisibile per tenere traccia di ciò che è in scadenza questa settimana, di ciò che verrà dopo e di chi è responsabile. Con la semplicità del drag-and-drop, si adatta rapidamente al cambiamento delle priorità del tuo team, in modo che i progressi non subiscano rallentamenti.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Organizza il lavoro in gruppi basati sul tempo, come Questa settimana e Prossima settimana, con calcoli automatici delle ore totali.
- Scansiona le priorità a colpo d'occhio con etichette colorate che indicano l'urgenza e lo stato delle attività.
- Effettua il monitoraggio dello stato rispetto alle scadenze con colonne datate e avvisi visivi per gli elementi scaduti.
- Elimina gli aggiornamenti ripetitivi utilizzando automazioni che avvisano i titolari quando lo stato cambia o le attività procedono.
📌 Ideale per: Team leader, responsabili di reparto e team interfunzionali alla ricerca di un modo trasparente per coordinare i carichi di lavoro settimanali e garantire la responsabilità di tutti.
🧠 Curiosità: i monasteri nel Medioevo (in particolare quelli benedettini) seguivano orari giornalieri molto rigidi. Questi orari (horarium) dividevano la giornata in momenti di preghiera, lavoro manuale, studio, pasti, ecc. Queste routine erano dettate da regole come la Regola di San Benedetto. Ciò garantiva che l'energia, il tempo e le capacità di ogni monaco fossero bilanciati tra i doveri spirituali e quelli pratici.
4. Modello di monitoraggio del budget di Monday
Gestire le risorse senza tenere d'occhio il budget finirà per farti perdere di vista l'obiettivo. Questo modello di monitoraggio del budget ti aiuta a collegare la pianificazione finanziaria direttamente alla gestione delle risorse, mostrando esattamente come i fondi vengono assegnati, spesi e adeguati nei vari progetti.
Allega i file di supporto, come fatture o ricevute, direttamente agli elementi di spesa e utilizza le righe di riepilogo per visualizzare i budget totali e le spese a livello di gruppo.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Classifica le spese in gruppi come Operative e Varie per visualizzare una visione finanziaria strutturata.
- Tieni traccia di ogni elemento con colonne dedicate alla spesa prevista e a quella effettiva e visualizza la differenza calcolata automaticamente in tempo reale.
- Individua immediatamente le spese eccessive grazie agli indicatori con codice colore (verde per le spese nella norma, rosso per quelle superiori al budget).
- Passa alla Visualizzazione grafica per una rapida analisi della struttura delle risorse e vedere dove vanno a finire i tuoi soldi.
📌 Ideale per: Responsabili finanziari, capi progetto e team operativi che necessitano di un chiaro collegamento tra l'assegnazione delle risorse e lo stato di salute del budget per rimanere in linea con gli obiettivi.
🎥 Guarda: In qualità di project manager, il tuo tempo è la tua risorsa più importante. Guarda come utilizzare l'IA per aumentare la produttività e risparmiare 90 minuti al giorno:
5. Modello Monday per il monitoraggio dei progetti di costruzione
Questo modello di monitoraggio dei progetti di costruzione ti consente di visualizzare la tua costruzione in modo fase per fase, consentendoti di monitorare i progressi, i budget e le responsabilità. Ti permette di supervisionare gli ordini di acquisto, i programmi e gli incarichi degli appaltatori dalla stessa bacheca.
Dalle richieste di informazioni agli aggiornamenti a livello di reparto, il modello personalizzabile di gestione delle risorse di Monday.com mantiene allineati sia i team sul campo che quelli in ufficio.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Tieni traccia di ogni fase della costruzione con colonne di stato per permessi, fondamenta, struttura e lavori elettrici.
- Utilizza le barre di avanzamento per visualizzare a colpo d'occhio lo stato di completamento delle informazioni di progetto o dei singoli piani.
- Rispetta il budget confrontando le attività del piano con gli aggiornamenti in tempo reale per evitare costosi superamenti.
- Aggiungi facilmente nuovi livelli o elementi di progetto con il pulsante + Aggiungi man mano che il tuo ambito di lavoro si espande.
📌 Ideale per: appaltatori generali, imprese di costruzione e project manager che hanno bisogno di effettuare il monitoraggio visivo dei lavori, evitare il mancato rispetto delle scadenze e mantenere allineati gli stakeholder dal piano alla consegna.
🔍 Lo sapevi? I romani gestivano l'acqua come noi gestiamo i budget oggi. Il primo acquedotto, Aqua Appia, effettuava la distribuzione delle risorse (acqua) in tutta la città, con funzionari che effettuavano il monitoraggio dell'offerta e della domanda per prevenire carenze. È stato uno dei primi sistemi di allocazione delle risorse su larga scala della storia.
6. Modello di gestione eventi Monday
Il modello di gestione degli eventi di Monday.com centralizza ogni aspetto del tuo evento per aiutarti a pianificare, effettuare il monitoraggio e eseguire con chiarezza. Dalle conferme di partecipazione ai dashboard delle spese della campagna, fornisce una visione completa mantenendo i dettagli organizzati.
Avrai a disposizione uno spazio condiviso in cui pianificatori, fornitori e parti interessate possono collaborare in tempo reale, aggiungere aggiornamenti e vedere immediatamente come le decisioni influiscono sulle tempistiche o sui budget. Funge anche da archivio, consentendoti di valutare gli eventi passati, imparare dai risultati e perfezionare i processi.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Raccogli automaticamente le conferme di partecipazione tramite moduli e mantieni aggiornato l'elenco degli ospiti in tempo reale.
- Utilizza dashboard e diagrammi di Gantt per effettuare il monitoraggio con sicurezza dei progressi, delle scadenze e dei budget.
- Confronta la spesa del piano con quella effettiva con limiti di budget chiari e ripartizioni della spesa per canale.
- Archivia fatture, ricevute e foto degli eventi proprio accanto alle attività pertinenti per un rapido riferimento.
📌 Ideale per: responsabili di eventi, team di marketing e personale operativo che gestisce ogni tipo di evento, dai piccoli incontri interni alle conferenze e alle feste su larga scala.
7. Modello per richieste finanziarie di Monday
I team finanziari spesso faticano a gestire le richieste in arrivo, rendendo difficile mantenere il controllo delle priorità. Questo modello di Monday centralizza tutte le richieste all'interno di un'area di lavoro visiva. Grazie a moduli personalizzabili, ogni richiesta è completa di tutti i dettagli necessari, eliminando la necessità di comunicazioni avanti e indietro.
Oltre all'inserimento dei dati, puoi monitorare lo stato, assegnare la titolarità e controllare le scadenze in tempo reale. I grafici visivi e le viste Elenco forniscono sia una panoramica di alto livello che dettagli granulari, consentendoti di bilanciare i carichi di lavoro e dare priorità alle attività.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Visualizza il carico di lavoro del tuo team con grafici a barre sovrapposti, organizzati per assegnatario e stato.
- Organizza le richieste in base a gruppi di stato come Aperto, In lavorazione e Terminato.
- Configura l'automazione del flusso di lavoro all'interno della piattaforma per liberare i team e consentire loro di svolgere un lavoro efficace.
📌 Ideale per: team finanziari che gestiscono rimborsi, richieste di approvvigionamento, approvazioni e altre operazioni finanziarie in entrata.
8. Modello di piano di project management di Monday
Questo modello organizza ogni fase di un progetto in fasi chiare e attuabili, in modo da poter vedere cosa deve essere fatto, da chi e quando. Le sequenze, i tag di stato e i link integrati rendono il monitoraggio dei progressi intuitivo e trasparente. È anche possibile collegare le attività alle risorse di project management necessarie.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Suddividi i progetti in fasi come Avvio, Pianificazione/Esecuzione ed Esecuzione per un flusso di lavoro strutturato.
- Tieni traccia dello stato di avanzamento delle attività con etichette di stato chiare: In corso, Terminato o Bloccato.
- Collega le attività a documenti, risorse o altre bacheche di risorse per un rapido riferimento.
- Collega le attività con bacheche, eventi o riunioni correlati utilizzando le automazioni integrate.
📌 Ideale per: Project manager, team leader e coordinatori che necessitano di un piano dettagliato e suddiviso in fasi per gestire le attività e allocare le risorse.
📖 Leggi anche: Che cos'è la gestione delle risorse di marketing (MRM): processi, vantaggi e best practice
Limiti del project management di Monday.com
Monday.com è una solida piattaforma per la gestione di progetti, attività e flussi di lavoro del team con bacheche personalizzabili, automazioni e integrazioni.
Tuttavia, man mano che i progetti crescono o i team affrontano lavori più complessi, possono emergere alcune sfide cruciali:
- Collegamenti di base: la creazione di dipendenze tra le attività manca di profondità, il che può complicare la pianificazione di progetti in più fasi.
- Funzionalità avanzate limitate: strumenti come reportistica avanzata, monitoraggio del tempo e diagrammi di Gantt richiedono sottoscrizioni di livello superiore, che possono essere costosi per i team più piccoli.
- Nessuna modifica dei documenti nell'app: i file devono essere gestiti esternamente, aggiungendo passaggi per i team che gestiscono progetti con molti contenuti.
- Notifiche frequenti: senza una configurazione attenta, gli aggiornamenti e gli avvisi possono accumularsi, rendendo difficile concentrarsi sugli elementi di priorità.
- Funzionalità limitata dell'app mobile: Le bacheche e i dashboard di grandi dimensioni possono risultare ingombranti su smartphone o tablet, limitando la produttività in mobilità.
- Informazioni di base per progetti complessi: la reportistica e le analisi incrociate sono superficiali e spesso richiedono esportazioni o app aggiuntive per ottenere un quadro completo.
🔍 Lo sapevi? Gli Incas gestivano le risorse attraverso le persone invece che attraverso il denaro, utilizzando la tassa sul lavoro Inca. Ogni cittadino contribuiva con il proprio lavoro a progetti pubblici, come strade, terrazzamenti agricoli o templi. L'impero effettuava il monitoraggio di chi lavorava, dove e per quanto tempo.
Modelli alternativi a Monday.com
La triste (e quotidiana) realtà della gestione delle risorse spesso significa contattare le persone su Slack per chiedere informazioni sulla loro disponibilità, scrutare fogli di calcolo obsoleti e sperare di non sovraccaricare qualcuno che è già oberato di lavoro.
ClickUp rivoluziona il settore come primo spazio di lavoro AI convergente al mondo. Invece di cercare tra diversi strumenti per capire chi può occuparsi di cosa, puoi vedere il carico di lavoro, la disponibilità e gli impegni dei progetti di tutti in un unico posto.
Niente più dispersione del lavoro, niente più supposizioni, niente più assegnazioni accidentali della stessa persona a tre attività contemporaneamente. I modelli e i dashboard di gestione delle risorse di ClickUp ti offrono ciò che i fogli di calcolo non potrebbero mai darti.
Ecco alcuni modelli offerti dallo strumento di gestione del carico di lavoro per ottimizzare il lavoro con precisione. 👇
1. Modello di pianificazione delle risorse ClickUp
Il modello di pianificazione delle risorse ClickUp è stato creato per offrirti una visione completa di tutte le parti in movimento nei tuoi progetti. Puoi visualizzare le attività e le risorse in un unico posto, aiutandoti a vedere a colpo d'occhio chi è assegnato a cosa, quando sono pianificate le attività e come vengono utilizzate le risorse.
Il modello di pianificazione delle risorse centralizza le ore, i subappaltatori, la disponibilità del personale e i risultati finali per i clienti, evitando colli di bottiglia nelle risorse. In questo modo, puoi massimizzare la capacità del progetto mantenendo i team motivati e garantendo la soddisfazione dei clienti.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Tieni traccia dello stato di avanzamento delle attività con gli stati personalizzati di ClickUp, come In corso, Revisione cliente e Completato.
- Aggiungi contesto con i campi personalizzati di ClickUp come Budget assegnato, Coordinatore del progetto e Note sulle risorse.
- Passa dalla vista Elenco, vista Gantt e Calendario per vedere i progetti da ogni angolazione.
- Previeni il burnout con la vista Carico di lavoro, che mostra la capacità individuale e del team in tempo reale.
📌 Ideale per: coordinatori di progetto, team leader e responsabili operativi che devono bilanciare carichi di lavoro, budget e scadenze su più progetti.
🚀 Suggerimento utile: vuoi rendere proattiva la pianificazione delle risorse e dei carichi di lavoro? Prova ClickUp Brain. Il suo AI Project Manager analizza la disponibilità, le competenze e gli impegni in corso del tuo team, consentendoti di utilizzare l'intelligenza artificiale per automatizzare le attività. Lavorando in modo contestuale all'interno del tuo spazio di lavoro, comprende le tue attività, i tuoi documenti, i tuoi team, le tue scadenze e genera aggiornamenti, riepiloghi, stand-up e rapporti sullo stato di avanzamento.
E cosa devi fare? Basta inserire un prompt in linguaggio naturale! Ecco alcuni esempi di prompt:
- Genera un aggiornamento sullo stato del progetto X, che copra i progressi della settimana precedente, le attività imminenti e gli eventuali ostacoli
- Riassumi tutti i commenti e le attività nella cartella Y per identificare gli elementi in ritardo e le attività senza assegnatari
- Crea un riepilogo standup per il team di marketing: cosa è stato fatto ieri, cosa è previsto per oggi e cosa sta ostacolando i progressi
2. Modello di assegnazione delle risorse ClickUp
Mentre il modello precedente ti aiuta a bilanciare i carichi di lavoro e le tempistiche, il modello di allocazione delle risorse di ClickUp garantisce che ogni persona sia collocata esattamente dove può avere il massimo impatto. A differenza dei modelli di pianificazione della capacità di base, questo ti consente anche di allineare budget, risultati finali e responsabilità del team alle aspettative dei clienti in tempo reale.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Tieni traccia dei costi con campi personalizzati come Budget totale, Responsabile creativo e Fasi del progetto.
- Monitora il flusso del progetto attraverso fasi contrassegnate da colori diversi: Da fare, Ideazione, Preparazione, Esecuzione e Consegna.
- Accedi a sei visualizzazioni personalizzate come Carico di lavoro del team, Per clienti, e Processo di consegna per avere sempre tutto sotto controllo.
- Mantieni pulita la tua bacheca con Nascondi chiuso e aggiungi rapidamente il lavoro utilizzando il pulsante + Nuova attività.
📌 Ideale per: agenzie, team a contatto con i clienti e project manager che hanno bisogno di un modo per allocare le risorse tra più clienti durante il monitoraggio dei budget o delle responsabilità.
3. Modello ClickUp per la gestione delle risorse umane
Devi bilanciare le scadenze con le capacità umane? Il modello ClickUp Resource Management People Template ti aiuta. Questo modello ti consente di vedere esattamente chi ha raggiunto la massima capacità, chi ha spazio per assumersi ulteriori incarichi e come il carico di lavoro dell'intero team si allinea con le scadenze del progetto. Inoltre, puoi evidenziare i requisiti di competenza e i dettagli specifici del ruolo, in modo che le persone giuste siano sempre assegnate ai progetti giusti.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Visualizza il carico di lavoro con barre di capacità giornaliere che mostrano disponibilità, equilibrio e sovraallocazione in tempo reale.
- Individua tempestivamente i rischi grazie alle sequenze delle attività contrassegnate da colori diversi che mappano gli incarichi dall'inizio alla fine.
- Salva i dettagli critici nei campi personalizzati come Capacità, Tipo di progetto, Responsabile diretto e Approvazione dell'implementazione.
- Passa tra cinque visualizzazioni personalizzate, tra cui Carico di lavoro del team, Risorse e Stato di revisione.
📌 Ideale per: team HR, responsabili operativi e team leader che devono gestire la capacità del team su più progetti.
📮 Approfondimento ClickUp: il 16% dei manager ha difficoltà a integrare gli aggiornamenti provenienti da più strumenti in una visione coerente. Quando gli aggiornamenti sono sparsi, si finisce per dedicare più tempo a mettere insieme le informazioni e meno tempo alla leadership.
Il risultato? Oneri amministrativi inutili, informazioni mancanti e disallineamenti. Con l’area di lavoro all-in-one di ClickUp, i manager possono centralizzare attività, documenti e aggiornamenti, riducendo il lavoro superfluo e mettendo in evidenza le informazioni più importanti proprio quando servono.
💫 Risultati reali: riunisci 200 professionisti in un'unica area di lavoro di ClickUp, utilizzando modelli personalizzabili e il monitoraggio del tempo per ridurre i costi generali e migliorare i tempi di consegna in più sedi.
4. Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp
Il modello Matrix delle risorse di progetto di ClickUp ti offre un modo strutturato per monitorare ogni tipo di risorsa in un'unica vista organizzata. In questo modo è più facile collegare i punti tra l'assegnazione delle risorse, il monitoraggio dei costi e le tempistiche dei progetti. Hai anche visibilità su dettagli quali tariffe giornaliere, titolarità dei reparti e stato delle risorse. In questo modo, non sarai mai colto alla sprovvista da conflitti di disponibilità o sforamenti di budget.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Organizza le risorse per tipo (Risorse umane, Attrezzature, Strutture, Software) per una chiara ripartizione della disponibilità.
- Tieni traccia dei dettagli chiave con campi personalizzati come Reparto, Quantità, Tariffa giornaliera e Tipo di risorsa.
- Mantieni i progetti in linea con gli stati personalizzati contrassegnati da colori, come Pianificato, Avviato, In sospeso e Completato.
- Accedi a sette visualizzazioni personalizzate, tra cui Bacheca, Sequenza e Modulo di inserimento risorse, per una visualizzazione flessibile.
📌 Ideale per: team interfunzionali, responsabili operativi e capi progetto che necessitano di visibilità su tutti i tipi di risorse.
5. Modello di carico di lavoro dei dipendenti ClickUp
Con il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp, potrai finalmente assumere il controllo della distribuzione del lavoro all'interno del tuo team. Ciò significa che potrai assegnare le attività con sicurezza, bilanciare le responsabilità in modo equo e proteggere il tuo team dal burnout.
Questo strumento di pianificazione della capacità semplifica anche la definizione delle aspettative. Collega i carichi di lavoro individuali alle scadenze dei progetti, rendendo più facile stabilire tempistiche realistiche e allineare le priorità.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Valuta istantaneamente la capacità con barre di carico di lavoro individuali che mostrano le ore assegnate rispetto a quelle disponibili.
- Segnate tempestivamente i rischi con indicatori di capacità rossi per evitare il sovraccarico e il burnout dei dipendenti.
- Organizza i progetti utilizzando campi personalizzati come Team, Data di fine, Data di follow-up e Ticket chiusi.
- Utilizza il monitoraggio del tempo dedicato al progetto in ClickUp, i tag e gli avvisi di dipendenza per mantenere le attività in linea con le scadenze.
📌 Ideale per: Gestori del team, capi reparto e responsabili di progetto che vogliono assicurarsi che nessun dipendente sia sottoutilizzato o sovraccarico di lavoro.
Ecco cosa ha detto Nicole Brisova, Growth Operations Manager di Walk the Room, sull'utilizzo di ClickUp:
L'utilizzo di ClickUp ci ha aiutato a pianificare meglio, a consegnare più rapidamente e a strutturare in modo efficiente i nostri team, e la dimensione del nostro team di produzione è raddoppiata da quando sono entrato in azienda! Ciò non sarebbe stato possibile se non avessimo avuto una solida struttura per l'assegnazione delle risorse e il project management.
L'utilizzo di ClickUp ci ha aiutato a pianificare meglio, a consegnare più rapidamente e a strutturare in modo efficiente i nostri team, e la dimensione del nostro team di produzione è raddoppiata da quando sono entrato in azienda! Ciò non sarebbe stato possibile se non avessimo avuto una solida struttura per l'assegnazione delle risorse e il project management.
6. Modello di pianificazione delle risorse a ritroso di ClickUp
Il modello di lavagna online per la pianificazione a ritroso di ClickUp ti consente di partire dal traguardo e tornare indietro fino al presente. Definisci il tuo obiettivo finale, quindi mappa le attività cardine, le sequenze e le attività delegate in ordine inverso, assicurandoti di non tralasciare nulla di importante. La lavagna online di ClickUp ti aiuta a suddividere i progetti a lungo termine in passaggi più piccoli e realizzabili.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Definisci il tuo obiettivo finale nella colonna Risultato e basa il piano su di esso.
- Fai brainstorming sugli elementi da intraprendere nella fase Identifica per catturare tutto ciò che è necessario.
- Crea una vista cronologica inversa della Sequenza suddivisa per anno per la pianificazione a lungo termine.
- Assegna le responsabilità con la colonna Delegate , rendendo chiarissima la titolarità.
- Passa dalla visualizzazione Backward Planning a quella Start Here per navigare agevolmente tra i progetti.
📌 Ideale per: leader, strateghi e team di progetto che sono alla ricerca di uno strumento di gestione delle risorse e desiderano suddividere obiettivi ambiziosi in piani realistici e graduali.
7. Modello di piano dell'account ClickUp
Oltre alla semplice registrazione dei dati, la gestione degli account dei clienti comporta anche la promozione della crescita. Utilizzando il modello di pianificazione degli account ClickUp, puoi organizzare ogni dettaglio delle relazioni con i tuoi clienti in un unico posto.
Questo modello allinea il tuo team agli obiettivi dei clienti, monitora lo stato degli account in tempo reale e identifica le opportunità per rafforzare le relazioni. Dall'acquisizione di nuovi clienti al monitoraggio dei ricavi dei tuoi account più importanti, avrai sempre una visione strutturata dello stato delle relazioni.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Effettua il monitoraggio di ogni client nelle diverse fasi, come Onboarding, Attivo, Fidelizzazione o A rischio.
- Individua immediatamente le opportunità di alto valore con i campi ricavi mensili e stato dell'account.
- Monitora visivamente lo stato con le barre di completamento e il conteggio delle attività specifiche dell'account.
- Passa dalla visualizzazione Sequenza a quella Gantt e Accounts per fase per gestire le attività a breve termine e le strategie a lungo termine.
📌 Ideale per: team commerciali, account manager e responsabili del successo dei clienti che desiderano costruire relazioni più solide con i clienti.
🚀 Suggerimento rapido: la gestione delle risorse ruota attorno alla capacità di prendere decisioni più rapide in un contesto di priorità mutevoli. ClickUp Brain MAX integra diversi modelli di IA leader del settore come Claude, Gemini e ChatGPT direttamente nel tuo spazio di lavoro, eliminando la necessità di un' inutile proliferazione di IA. Puoi anche utilizzare Talk to Text per chiedere, dettare e comandare il tuo lavoro con la voce. Quindi, se sei in viaggio, puoi sempre chiedere a Brain MAX di analizzare i carichi di lavoro, redigere piani di risorse o generare aggiornamenti di stato istantanei mentre stai rivedendo le attività.
Ecco alcuni promoti vocali che puoi dare a MAX:
- Mostrami chi nel team di progettazione ha un carico di lavoro inferiore al 60% questa settimana e suggeriscimi delle attività che posso assegnare loro
- Fai la previsione delle risorse e delle esigenze di progetto per il prossimo sprint e segnala le aree in cui siamo a corto di capacità di sviluppo
- Redigi un aggiornamento per il cliente che spieghi il nostro piano delle risorse per le prossime due settimane, utilizzando i dati delle attività dalla Bacheca Marketing
Ecco una breve introduzione al funzionamento di questo software di monitoraggio delle risorse:
8. Modello di pianificazione Pi di ClickUp
Il modello di pianificazione ClickUp Pi suddivide il lavoro in sprint chiari, allinea i team su obiettivi condivisi e tiene traccia delle dipendenze, il tutto all'interno delle lavagne online ClickUp. Utilizzando questo framework, puoi guidare i tuoi team attraverso gli incrementi di programma (PI), organizzare le funzionalità, assegnare attività a sprint specifici, aggiungere funzionalità di monitoraggio del tempo e monitorare i progressi su una lavagna di programma di alto livello.
🌟 Ecco perché ti piacerà:
- Tieni traccia delle dipendenze con linee visive sulla bacheca del programma per evitare colli di bottiglia.
- Assegna le attività ai team utilizzando le bacheche di team per una gestione dettagliata del carico di lavoro.
- Identifica e affronta i rischi in tempo reale con la ROAM Bacheca e le categorie di rischio.
- Passa dalle visualizzazioni Lavagna online, Elenco e Bacheca per pianificare, effettuare il monitoraggio e modificare il lavoro.
📌 Ideale per: team agili, professionisti SAFe e responsabili di progetto che coordinano più sprint o team che necessitano di allineare le priorità, gestire le dipendenze e mitigare i rischi in modo efficiente.
🔍 Lo sapevi? Nel XVI secolo Venezia gestiva uno dei primi sistemi di produzione con alta produttività. L'Arsenale veneziano utilizzava un flusso di lavoro in stile catena di montaggio per costruire navi. Con team specializzati e scadenze rigorose, erano in grado di produrre una galea completamente armata in un solo giorno.
Assegna le risorse in modo efficiente con ClickUp
Disporre di un solido modello di gestione delle risorse può trasformare completamente il modo in cui il tuo team pianifica, monitora ed esegue il lavoro. Monday.com offre una serie di modelli validi che forniscono un punto di partenza strutturato.
Tuttavia, questi modelli sono generici e non hanno una connessione completa con i tuoi flussi di lavoro specifici.
ClickUp prende il sopravvento qui. I suoi modelli di gestione delle risorse sono completamente personalizzabili e possono essere collegati direttamente ai tuoi flussi di lavoro, consentendo alle attività, alle sequenze e alle priorità di rimanere allineate con la reale capacità del team.