Tutti abbiamo visto l'onboarding dei client andare storto.
Email di avvio sparse. Dettagli contrattuali persi in un thread. Clients che compilano lo stesso modulo due volte. Ciò che dovrebbe creare fiducia finisce per creare attrito già nella prima settimana.
Entra: onboarding dei client basato sull'IA.
Dalla generazione automatica delle attività iniziali alla stesura di documenti di benvenuto personalizzati e alla sincronizzazione dei dati dei client tra i vari strumenti, l'IA può automatizzare le attività ripetitive che rallentano l'onboarding dei client.
Se ti stai chiedendo come automatizzare il processo di onboarding dei client con l'IA, questo post fa al caso tuo.
Ti offriamo la condivisione di come impostare un flusso di onboarding dei client basato sull'IA che fa risparmiare ore al tuo team, soddisfa i client fin dal primo giorno e si adatta alla crescita della tua attività. La parte migliore? Ti presenteremo uno strumento che ti permette di fare tutto questo sotto lo stesso tetto. Sì, sarà ClickUp!
⭐ Funzionalità/Funzione in primo piano
Utilizza il modello di onboarding dei clienti di ClickUp per creare flussi di lavoro di onboarding rapidi, invece di ricominciare da zero ogni volta che acquisisci un nuovo cliente. Questo modello offre sequenze di attività preconfigurate, regole di assegnazione automatizzate, dipendenze mappate e monitoraggio delle attività cardine che si adattano alle esigenze specifiche dei tuoi client.
Che cos'è l'onboarding dei client e perché è necessaria l'automazione
L'onboarding dei client è il processo che consiste nell'accogliere i nuovi client nella tua azienda e guidarli dalla registrazione iniziale all'adozione del prodotto. Comprende la raccolta dei dati dei client, l'impostazione dei loro account, la formazione e la creazione di canali di comunicazione per garantire che i client ottengano esiti positivi con il tuo servizio (senza continue comunicazioni).
Se il processo di onboarding dei client è frammentato, creerà attriti e influirà sull'esperienza complessiva del prodotto o del servizio. È necessario un processo di onboarding dei client automatizzato perché:
- I processi manuali non sono scalabili: ogni nuovo client richiede la stessa configurazione che richiede molto tempo, creando colli di bottiglia che ritardano i lanci e frustrano le aziende in crescita
- Le Sequenze si allungano con una titolarità delle attività poco chiara: senza regole di assegnazione automatizzate, le attività rimangono senza assegnazione mentre i membri del team presumono che qualcun altro se ne stia occupando
- l'inserimento ripetuto delle voci dei dati ha come risultato errori*: lo spostamento manuale delle informazioni sui client tra i sistemi aumenta il rischio di errori di battitura, dettagli mancanti e registrazioni incomplete
- i follow-up ritardati minano la fiducia dei client*: una comunicazione incoerente potrebbe indurre il client a dubitare della tua professionalità e della tua attenzione al suo esito positivo
- la mancanza di visibilità rallenta i progressi*: senza un sistema centralizzato per la gestione dei client, è difficile sapere quali client stanno procedendo e quali passaggi stanno creando problemi
👀 Lo sapevi? Il 74% delle aziende dispone ora di un team dedicato all'onboarding. Le aziende non considerano più l'onboarding come un aspetto secondario, ma come una parte fondamentale della loro strategia di crescita e fidelizzazione.
Vantaggi dell'automazione dell'onboarding con l'IA
Le migliori esperienze di onboarding si verificano quando tutto procede senza intoppi e i clienti si sentono ascoltati. Purtroppo, la maggior parte dei clienti non vive questa esperienza. Le ricerche dimostrano che il 90% dei clienti ritiene che le aziende potrebbero migliorare il processo di onboarding dei nuovi clienti.
Ebbene, l'automazione dei processi di onboarding con l'IA colma questo divario tra aspettative e realtà. Ecco come l'automazione può contribuire alla soddisfazione complessiva dei clienti:
Tempi di risposta più rapidi e riduzione del lavoro manuale
L'automazione del flusso di lavoro basata sull'IA (come la raccolta automatizzata dei documenti, l'inserimento dei dati e il verifica) riduce le lunghe catene di email e il tempo dedicato alle attività di amministratore ripetitive, riducendo i tempi di onboarding da settimane a giorni.
📌 Alumni Ventures, una società di investimento in venture capital, ha automatizzato le verifiche KYC/AML e parte del processo di accreditamento per l'onboarding degli investitori collaborando con la piattaforma fintech basata sull'IA iCapital. L'automazione non solo ha ridotto i tempi di onboarding degli investitori del 66% (da circa 30 minuti a circa 10), ma ha anche diminuito i tassi di abbandono grazie al miglioramento dell'esperienza utente.
Esperienza client personalizzata su larga scala
L'IA è in grado di analizzare i profili dei client, i settori di attività e le esigenze per suggerire risorse personalizzate, kit di benvenuto o moduli di formazione per un'esperienza di onboarding senza intoppi. Invece di un processo "dimensione-sì-dimensione-no", i client si sentono considerati fin dal primo giorno.
Come afferma Ryan Bezenek, vicepresidente IT di Ariat International,
Si tratta di creare connessioni attraverso i dati che tu, in quanto essere umano, potresti non aver creato. L'IA ha la straordinaria capacità di mettere in luce aspetti del consumatore a cui tu potresti non aver mai pensato.
Si tratta di creare connessioni attraverso i dati che tu, in quanto essere umano, potresti non aver creato. L'IA ha la straordinaria capacità di mettere in luce aspetti del consumatore a cui tu potresti non aver mai pensato.
Meno errori e maggiore conformità
L'onboarding manuale spesso comporta errori nei contratti, nei controlli KYC/AML o nell'inserimento delle voci. La convalida basata sull'IA garantisce che i documenti siano accurati, completati e conformi alle normative, riducendo l'esposizione al rischio.
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis di moduli di registrazione client in Word e ClickUp
Coinvolgimento e guida proattivi
I chatbot e gli assistenti AI possono rispondere immediatamente alle domande frequenti, guidare i client attraverso i portali e segnalare i passaggi successivi senza l'intervento umano. In altre parole, gli strumenti di onboarding basati sull'intelligenza artificiale sono in grado di mantenere i clienti coinvolti durante l'intero processo.
💡 Suggerimento professionale: utilizza gli agenti automatici personalizzati di ClickUp per automatizzare specifiche attività di onboarding dei client, come rispondere automaticamente alle domande frequenti nei canali di chat dei client o trigger promemoria automatici in base a determinati aggiornamenti dei campi personalizzati.
Miglioramento continuo
L'IA monitora i punti di abbandono e i modelli di coinvolgimento durante l'onboarding. Il tuo team di assistenza clienti sa dove i client si bloccano e può perfezionare il flusso. Questo trasforma l'onboarding in un processo basato sui dati e in continuo miglioramento.
Non solo devi sapere cosa automatizzare, ma anche cosa non automatizzare.
📌 Esempio, potresti voler mantenere le interazioni chiave nel percorso del clientey, come le chiamate iniziali, i check-in personali e le revisioni delle attività cardine, gestite da esseri umani. Umanizzare queste interazioni con i clienti getta le basi per relazioni durature.
Inoltre, il coinvolgimento umano è importante per i casi limite e la gestione delle eccezioni. I chatbot nel tuo software di onboarding non faranno altro che frustrare ulteriormente il cliente. Il tuo customer success manager (CSM) dovrebbe intervenire se i documenti del client non sono conformi ai formati standard o se hanno requisiti di onboarding insoliti.
Ecco i consigli di Jonathan Murray, Chief Strategy Officer di Mad Op, su come integrare l'IA nella tua strategia di esperienza:
L'IA è in grado di gestire attività ripetitive, analizzare dati e fornire risposte rapide, ma i clienti continuano a desiderare interazioni autentiche e personalizzate. I CSM umani creano fiducia, comprendono esigenze sfumate e creano connessioni emotive.
L'IA è in grado di gestire attività ripetitive, analizzare dati e fornire risposte rapide, ma i clienti continuano a desiderare interazioni personalizzate e autentiche. I CSM umani creano fiducia, comprendono esigenze sfumate e creano connessioni emotive.
⚡ Archivio modelli: modelli gratis di email di onboarding (per client o dipendenti)
Passaggi chiave in un flusso di lavoro di onboarding basato sull'IA
I vantaggi dell'introduzione dell'IA nel flusso di lavoro di onboarding dei client sono evidenti. È ora il momento di mettere in pratica la teoria. Ecco i passaggi esatti da seguire per creare un flusso di lavoro di automazione di onboarding dei client basato sull'IA.
Passaggio 1: Accettazione e raccolta dei moduli
Forse il punto dolente più trascurato nell'onboarding è il processo di accettazione. Moduli che raccolgono solo informazioni ma rendono più difficile agire su di esse, flussi ripetuti di domande e inserimento manuale dei dati frustrano i client e consumano il tempo dei CSM. Si tratta di un lavoro fondamentale, ma raramente aggiunge valore diretto all'esperienza del cliente.
🤖 Suggerimento AI: utilizza strumenti di acquisizione abilitati all'intelligenza artificiale per precompilare le informazioni sui client dal tuo CRM o dai contratti, convalidare le risposte in tempo reale e attivare la sincronizzazione automatica dei dati nel tuo spazio di lavoro. Ciò evita ai client di doversi ripetere e fornisce al tuo team dati strutturati e affidabili fin dall'inizio.
Ecco come funziona nella pratica:
- Moduli adattivi: i moduli dinamici adattano le domande in base al tipo di client o al settore, in modo che i diversi segmenti di clientela vedano solo ciò che è rilevante
- Compilazione automatica e convalida: l'IA precompila i campi noti e controlla le voci come gli indirizzi email o i dettagli di fatturazione per ridurre gli errori
- Inoltro senza interruzioni: i dati in entrata vengono immediatamente classificati e inoltrati al team giusto: finanza, ingegneri di onboarding o dashboard CSM
- esperienza intuitiva per il client:* il processo risulta semplice per i client, trasmettendo professionalità e preparazione sin dal primo giorno
La domanda è: come attivare questa funzione all'interno dei tuoi flussi di lavoro?
Suggerimento: utilizza ClickUp, l'app tutto per il lavoro.
ClickUp automatizza l'onboarding dei client centralizzando moduli, raccolta di documenti e assegnazione di attività in un unico converged AI workspace. Invece di perdere tempo in infinite catene di email o destreggiarsi tra fogli di calcolo sparsi, i team ottengono un flusso di lavoro semplificato e basato sull'intelligenza artificiale con un contesto di lavoro completo. L'impatto? I cicli di onboarding si riducono da settimane a giorni, mentre i client hanno una prima impressione più fluida e professionale.
In che modo ClickUp può aiutarti?
Con ClickUp Forms, puoi utilizzare la logica condizionale integrata per adattare le domande al settore, al caso d'uso, ai vincoli e alle aspirazioni del tuo client. I dati acquisiti non vengono inseriti in un foglio di calcolo. Piuttosto, ogni invio di modulo può generare automaticamente un'attività di ClickUp con campi personalizzati che registrano e visualizzano tutte queste informazioni a colpo d'occhio. Questi moduli sono personalizzabili e possono essere creati facilmente con un intuitivo builder drag-and-drop.
Tuttavia, se desideri creare un modulo di registrazione da zero, questo video ti mostrerà come farlo:
Puoi anche utilizzare ClickUp Automazioni per assicurarti che i dati raccolti tramite i moduli vengano inseriti direttamente nel database dei clienti gestito in ClickUp. Non sarà necessario trasferire o gestire manualmente le informazioni dei client tra i sistemi né preoccuparsi che i dati vadano persi nei thread email.
Una volta inviato un modulo (e creato un'attività), puoi impostare automazioni di trigger, come ad esempio:
- Assegnare l'attività a qualcuno
- Modifica dello stato dell'attività personalizzata. Esempio: quando un'attività viene contrassegnata come completata (ad es. "Accesso client inviato"), le automazioni creano o usufruiscono istantaneamente l'attività successiva, come "Pianifica chiamata iniziale"
- Invio di email di notifica alle parti interessate, inclusi promemoria per sollecitare il tuo team interno o i client ad agire in caso di ritardi
- Aggiunta di osservatori che ricevono notifiche sull'attività dei compiti
🧠 Curiosità: ClickUp dispone di un IA Automazione Builder, in cui è possibile descrivere in un linguaggio semplice ciò che si desidera automatizzare e ClickUp crea i trigger/le azioni (che possono includere trigger per l'invio di moduli).
Una volta che gli invii dei moduli si trasformano in attività, puoi utilizzare ClickUp Brain, l'intelligenza artificiale più completa e sensibile al contesto al mondo, per analizzarli. È utile anche per visualizzare le tendenze o le metriche derivanti dalle risposte ai moduli.
🎺 Vantaggio di ClickUp: poiché tutti i dettagli di acquisizione dal modulo di onboarding dei client confluiscono nel CRM di ClickUp, il passaggio dal commerciale al successo è senza soluzione di continuità. Le informazioni sui client, i contratti e gli obiettivi non rimangono semplicemente in un modulo. Sono conservati in un hub centrale accessibile a tutte le parti interessate. Ciò significa che non è più necessario cercare fogli di calcolo sparsi o contesti mancanti e i client hanno la sensazione che il tuo team li conosca già dal primo giorno.
Passaggio 2: Automazione delle attività e delle tempistiche
Tradizionalmente, dovresti esaminare i moduli di registrazione e determinare manualmente i passaggi successivi, come l'invio dei link di accesso, la preparazione dei documenti di onboarding o l'impostazione degli strumenti. Questi elementi devono poi essere trasformati in attività e assegnati ai membri del team appropriati con scadenze precise.
Lavoro ripetitivo, incoerente e soggetto a errori umani.
🤖 Suggerimento sull'IA: l'IA solleva il tuo team da questo compito. In che modo? Ti consente di creare elenchi di attività, assegnare titolari e aggiungere Sequenze automaticamente dai dati dei client.
Ecco come pensiamo che funzionerà:
- *elenchi di attività generati automaticamente: gli agenti IA possono creare liste di controllo per l'onboarding in base al tipo di client, al settore o alla dimensione del contratto, assicurando che nessun passaggio venga tralasciato
- Assegnazioni intelligenti: le attività vengono automaticamente indirizzate ai titolari giusti (tecnici di implementazione, specialisti della fatturazione o CSM) in modo che la responsabilità sia chiara dall'inizio alla fine
- *automazioni della timeline: le scadenze e le dipendenze vengono mappate istantaneamente, riducendo il ritardo che spesso si verifica quando i team creano manualmente i programmi
- *aggiornamenti dinamici: man mano che i client completano le attività cardine, l'IA può adeguare le sequenze e riassegnare le priorità in tempo reale
Per metterla in pratica, sono necessari strumenti di automazione e strumenti di IA agentica che garantiscano la connessione diretta tra l'acquisizione e l'esecuzione durante il processo di onboarding.
In che modo ClickUp può aiutarti?
Ormai sapete che ClickUp utilizza le risposte ai moduli per trigger i flussi di lavoro di onboarding. Quando un client invia il modulo di registrazione, ClickUp Automazioni converte le risposte ricevute in attività eseguibili.
📌 Ad esempio, un modulo di registrazione completato può generare automaticamente una cartella di progetto con tutte le attività di onboarding richieste. Quando lo stato di un'attività cambia (ad esempio, "Accesso client inviato"), è possibile creare automaticamente attività di follow-up come "Pianifica avvio" o "Invia documento di formazione".
Per ulteriori informazioni su come utilizzare le automazioni, guarda questo video.
Per garantire la coerenza in ogni onboarding dei client, sono disponibili modelli di gestione delle attività. È possibile caricare liste di controllo di onboarding predefinite con attività secondarie, assegnatari, data di scadenza e persino dipendenze predefinite.
Pertanto, un client SaaS riceve un modello di "Implementazione tecnica" con configurazione API, configurazione SSO e attività di test sandbox. Un cliente di consulenza riceve invece un modello "Kickoff & Discovery" con pianificazione di workshop, interviste con le parti interessate e attività di allineamento dell'ambito.
Inoltre, ClickUp Brain aggiunge un livello di intelligenza alle automazioni e ai modelli. È in grado di:
- Analizza le risposte al modulo di registrazione per consigliare quale modello o elenco di attività applicare
- Assegna automaticamente i titolari in base al carico di lavoro, alle competenze o al tipo di client
- Individua i rischi, come attività in ritardo, ostacoli ricorrenti o dipendenze lente, affinché i CSM possano intervenire in modo proattivo
I campi IA e gli agenti Autopilot in ClickUp classificano, riepilogano/riassumono ed estraggono gli elementi da intraprendere, in modo che gli utenti non debbano leggere integralmente ogni risposta.
📌 Ad esempio, dopo che un modulo è stato smistato in base a un campo come "tipo di client" o "complessità della richiesta", il campo AI Assign in ClickUp può selezionare un assegnatario adeguato. Oppure, in base alla vista Carico di lavoro (chi è meno occupato), può assegnarlo a qualcuno che ha capacità. Allo stesso modo, il campo AI Prioritize aiuta anche a stabilire quali attività di acquisizione richiedono un intervento prioritario.
🤔 Lo sapevi? Il processo medio di onboarding per i nuovi client aziendali può richiedere fino a 100 giorni. Grazie ai flussi di lavoro automatizzati, le aziende leader stanno riducendo i tempi di onboarding di almeno il 30%.
⚡ Archivio modelli: Modelli per l'onboarding dei dipendenti in Excel e ClickUp
Passaggio 3: Generazione di e-mail di benvenuto e documenti
La sfida dell'automazione dell'onboarding che la maggior parte dei team deve affrontare è quella di dipendere da un modello unico per tutti o di personalizzare manualmente ogni messaggio per ogni cliente. Se fatto correttamente, questo rassicurerebbe il cliente di aver fatto la scelta giusta.
Ma è molto probabile che i CSM impieghino ore a personalizzare le email e ad aggiornare manualmente le guide di onboarding. Se qualcosa va storto, il client finirà per chiedersi se il tuo team comprenda davvero le sue esigenze.
Peggio ancora, i client possono capire quando il messaggio è stato scritto in fretta o copiato e incollato.
🤖 Suggerimento sull'intelligenza artificiale: l'IA cambia questa dinamica rendendo la personalizzazione e la coerenza scalabili tra i documenti. Consente ai responsabili del successo dei clienti di concentrarsi sulle relazioni con i clienti piuttosto che sulla redazione di email e documenti.
Come vediamo questo processo:
- email di benvenuto personalizzate: *redatte automaticamente, con un linguaggio adattato al settore, alla dimensione del client o alla regione utilizzando scrittori di email basati su /IA
- documenti di onboarding su larga scala: */IA crea e aggiorna guide o playbook attingendo direttamente dalla tua knowledge base, senza più PDF obsoleti
- piani di esito positivo personalizzati: *Sulla base dei dati del modulo di registrazione, l'IA genera una roadmap specifica per il client che delinea le attività cardine, i titolari e i risultati attesi
- voce coerente del marchio: *anche con contenuti generati dall'intelligenza artificiale, i team possono addestrare i modelli sul tono e lo stile in modo che ogni messaggio risulti coerente con il marchio e professionale
Per rendere il tutto più fluido, è necessario stabilire la connessione tra il contesto di acquisizione e la generazione di contenuto e la documentazione basate sull'IA.
In che modo ClickUp può aiutarti?
ClickUp Brain si integra perfettamente con ClickUp Doc per migliorare i tuoi contenuti con l'IA. Puoi creare e archiviare i tuoi contenuti di onboarding in un unico posto. Pensa alle email di benvenuto, ai contratti di servizio, alle guide di onboarding, alla documentazione tecnica e altro ancora.
È anche possibile incorporare le attività direttamente nei documenti, in modo che la guida di benvenuto del client sia attuabile (ad esempio, "Completa la configurazione della sandbox" è collegata a un'attività di ClickUp). Tutti, compreso il team del supporto, i tecnici e i clienti, possono commentare, modificare e monitorare insieme lo stato.
Grazie alla versione integrata, i documenti vengono aggiornati istantaneamente in tutte le visualizzazioni collegate. In altre parole, quando il tuo team interno aggiorna un processo, ogni client vede le indicazioni più recenti senza dover inviare nuovamente i file.
ClickUp Brain lavora in sinergia con Docs per trasformare i materiali di onboarding in qualcosa di più che semplici modelli statici. Sulla base dei dati raccolti dai moduli di registrazione, Brain è in grado di creare documenti di onboarding specifici per ogni client.
Brain può anche creare un piano di successo specifico per il cliente o una guida alla formazione utilizzando la tua base di conoscenze come fonte. Puoi persino riepilogare informazioni complesse in un linguaggio accessibile al cliente. Ad esempio, può condensare le istruzioni tecniche di configurazione in una lista di controllo chiara e non tecnica per gli utenti aziendali.
Passaggio 4: Pianificazione della riunione iniziale
La chiamata iniziale è il momento in cui l'onboarding passa dal piano all'azione. È il momento in cui il client ha la riunione con tutto il tuo team e getta le basi per una partnership con esito positivo. Ma, ironia della sorte, è anche uno dei passaggi più difficili da eseguire correttamente.
La pianificazione stessa può rivelarsi un incubo, con email perse a causa dei fusi orari, conflitti dell'ultimo minuto e ritardi che fanno slittare l'onboarding di settimane.
🤖 Suggerimento sull'IA: l'IA appiana questi ostacoli mediante l'automazione dell'intero processo, dalla prenotazione alla preparazione fino al follow-up.
Come vediamo questo processo:
- *assistenti di pianificazione /IA: gli strumenti di pianificazione automatizzata possono scansionare i calendari in diversi fusi orari e suggerire la fascia oraria migliore per tutti, eliminando il bisogno di scambiarsi email
- Agende generate automaticamente: le risposte al modulo di registrazione vengono inserite direttamente in agende strutturate
- Creazione dell'elenco delle attività: gli elementi discussi durante il kickoff vengono automaticamente trasformati in attività con titolari e date di scadenza
- Nota /IA : grazie alla trascrizione e alla funzione di riepilogare/riassumere in tempo reale, ogni discussione viene documentata per riferimento futuro
In che modo ClickUp può aiutarti?
ClickUp offre un calendario basato sull'intelligenza artificiale che si adatta alle tue priorità e crea il tuo piano perfetto in base alle tue attività e ai tuoi eventi. A differenza degli strumenti di pianificazione autonomi, ClickUp Calendar si integra direttamente con il tuo flusso di lavoro di project management.
Ecco come le funzionalità dei calendari ClickUp possono aiutarti durante l'automazione dell'onboarding dei client:
- Link di pianificazione automatica: chiedi a ClickUp Brain di pianificare una chiamata e troverà un orario disponibile per entrambe le parti e invierà l'invito
- Ricerca nel calendario: trova istantaneamente qualsiasi riunione, attività o evento programmato all'interno del calendario ClickUp
- Sincronizzazione multipiattaforma: recupera automaticamente i link alle riunioni e le informazioni sulle chiamate da Zoom, Google Meet e Microsoft Teams e partecipa alle riunioni direttamente da ClickUp
L'esecuzione delle riunioni diventa ancora più fluida con AI Notetaker di ClickUp. Si unisce alla tua chiamata iniziale, la registra e la trascrive per creare una trascrizione ricercabile per un riferimento rapido e facile.
Questo video mostra come utilizzare l'IA per prendere note e trasformare le discussioni in attività concrete con ClickUp AI Notetaker e Calendario.
Ecco come ClickUp crea la connessione tra le tue note della riunione e il resto del tuo lavoro:
| Destinazione | Cosa succede con Notetaker? |
| Note delle riunioni + Documenti | Salva la trascrizione completa, il riepilogo della riunione e il video in un documento ClickUp |
| Appunti delle riunioni + Attività | Converte gli elementi da intraprendere emersi dalla riunione in attività assegnate con una data di scadenza |
| nota delle riunioni + Chat* | Pubblica automaticamente i riaggiornamenti delle chiamate direttamente nella chat di ClickUp utilizzando l'IA |
🌟 Bonus: con Talk to Text in ClickUp, puoi andare oltre la semplice trascrizione. Questo assistente vocale ti aiuta ad essere 4 volte più produttivo rispetto alla digitazione.
È disponibile in Brain MAX, la tua Super App di IA per desktop. Converte istantaneamente le discussioni vocali in testo strutturato: riepilogo/riassunto, elementi da intraprendere o persino documenti completi di onboarding.
Passaggio 5: Monitoraggio dei progressi e notifiche
L'onboarding dei client coinvolge solitamente più team. Il reparto commerciale trasmette i dettagli dei client, gli specialisti dell'onboarding configurano gli strumenti, i responsabili del successo dei client guidano l'adozione e i team del supporto o operativi gestiscono le eccezioni.
Senza una visione di condivisione, questi passaggi di consegne possono facilmente fallire, portando a aspettative disallineate, dipendenze mancanti e ritardi che frustrano sia i client che i team interni.
🤖 Suggerimento sull'IA: gli strumenti di onboarding dei client basati sull'IA ti aiutano a monitorare i tassi di completamento e a identificare i colli di bottiglia che rallentano le implementazioni. Questo tipo di visibilità ti consente di fare un passaggio tempestivamente, prima che si creino attriti.
In che modo ClickUp può aiutarti?
I dashboard di ClickUp offrono una visibilità centralizzata sul percorso di onboarding di ogni client attraverso schede personalizzabili (ad esempio, tempo medio di completamento e punteggi di soddisfazione dei clienti) e indicatori di progresso che si aggiornano in tempo reale man mano che i clienti completano le attività e passano attraverso le fasi del flusso di lavoro.
📌 Esempio, i manager possono monitorare le attività cardine, visualizzare le attività in ritardo e individuare i colli di bottiglia, mentre i CSM e i team del supporto sanno esattamente quando passare al passaggio. Il risultato è un percorso di onboarding trasparente in cui i client rimangono informati, i team rimangono allineati e i progetti procedono senza i soliti silos o costi di reportistica.
💡 Suggerimento professionale: utilizza gli agenti autopilota predefiniti di ClickUp per migliorare ulteriormente il monitoraggio dello stato. Agenti come Daily Report o Weekly Report possono pubblicare automaticamente aggiornamenti nella chat o via email, riepilogando le attività completate, le attività cardine raggiunte e i rischi segnalati.
Casi d'uso reali relativi all'onboarding basato sull'IA
Vediamo ora alcuni esempi reali di aziende che hanno automatizzato i loro flussi di lavoro di onboarding con l'IA:
Caso d'uso di Pigment per l'onboarding automatizzato dei dipendenti
Pigment, una piattaforma di pianificazione aziendale, ha trasformato l'onboarding dei propri dipendenti utilizzando i flussi di lavoro automatizzati di ClickUp dopo aver triplicato il proprio organico in sei mesi. L'azienda ha sostituito le catene di email frammentate e le liste di controllo di onboarding statiche con sequenze di onboarding centralizzate e basate sull'IA che si attivano automaticamente in base ai profili dei nuovi assunti.
L'automazione di ClickUp ha collegato i suoi strumenti esistenti, come Salesforce, Outreach e Gong, in flussi di lavoro unificati, garantendo una collaborazione senza soluzione di continuità tra i reparti.
Risultato:
Il tempo di onboarding di Pigment è stato ridotto a 2 giorni (da 30 giorni) e la sua efficienza è aumentata dell'88%. I silos di comunicazione tra i team sono stati ridotti e il ridimensionamento è diventato più facile.
Utilizza il modello CRM ClickUp per ottenere un sistema di gestione dei clienti pre-strutturato con trigger di flusso di lavoro automatizzati e dashboard di reportistica. Questo modello elimina mesi di tempo di configurazione ed è pronto all'uso con il monitoraggio della pipeline di vendita e i flussi di lavoro di comunicazione con i clienti.
Il modello CRM consente di centralizzare tutte le informazioni di contatto in tracker interconnessi, in modo che quando un lead si converte in client, tutte le sue informazioni confluiscano automaticamente nel flusso di lavoro di onboarding senza dover cambiare sistema.
RBC Wealth Management
I consulenti finanziari di RBC dovevano accedere a 26 sistemi per acquisire i client. L'apertura di un nuovo account richiedeva quindi dai tre ai sette giorni. Questo approccio frammentato creava esperienze negative e lasciava i consulenti frustrati. Tant'è che l'azienda ha perso il 25% dei suoi neoassunti a favore di aziende con una tecnologia migliore.
Per risolvere il problema dei silos, RBC ha implementato un sistema di automazione low-code basato sull'IA che ha consolidato il flusso di lavoro di onboarding in una piattaforma unificata.
Risultato:
I tempi di apertura degli account sono diminuiti drasticamente da 7 giorni a soli 24 minuti. La soddisfazione dei consulenti è migliorata, la fidelizzazione è aumentata e l'onboarding dei client è diventato un punto di forza competitivo per questa azienda.
📮 ClickUp Insight: "Capita sempre alle stesse persone!" è un'opinione di condivisione del 65% dei lavoratori quando si tratta di attività invisibili.
(Come offrire supporto al nuovo assunto durante la sua prima settimana di inserimento o fare gli straordinari nel fine settimana per portare a termine attività critiche. 👀)
Ma questa distribuzione irregolare può rapidamente diventare terreno fertile per risentimento, burnout e dinamiche di team negative.
La soluzione? Riunisci il tuo team per una rapida sessione di brainstorming e mappare tutte le attività di supporto tramite attività di ClickUp. Graficarle in un elenco con titolari chiari (che hanno la disponibilità per fornire supporto) e il gioco è fatto!
Errori comuni da evitare
Anche con le migliori intenzioni, la maggior parte dei team commette errori prevedibili quando automatizza l'onboarding. Questi errori (se non corretti) possono trasformare le automazioni che consentono di risparmiare tempo in una fonte di frustrazione per i client e di confusione interna.
1. Automazione eccessiva
I team spesso tentano di creare flussi di lavoro complessi con più trigger e condizioni senza prima testare versioni più semplici o eseguire beta test. Quando si automatizza l'intero processo di onboarding in una sola volta (soprattutto se ci sono più punti di contatto nel percorso del cliente), è impossibile individuare il problema quando qualcosa non funziona.
✅ Soluzione: inizia con l'automazione delle attività più piccole, ad esempio convertendo gli invii dei moduli in attività e automatizzando le email di onboarding. Aumenta gradualmente la complessità del flusso di lavoro man mano che ogni elemento si dimostra affidabile.
2. Non impostare cicli di feedback
Le automazioni non sono un'operazione una tantum. Non è possibile semplicemente configurarle e passare ad altri progetti senza monitorarne le prestazioni o raccogliere il feedback dei client.
Perché non potresti mai sapere dove il cliente sta incontrando problemi, quali passaggi stanno causando ritardi o se stai perdendo potenziali opportunità di upselling durante le fasi di onboarding.
✅ Soluzione: crea dashboard per il monitoraggio del flusso di lavoro di onboarding. Alcuni aspetti critici da monitorare includono i tassi di completamento, i punteggi di soddisfazione dei client e il tempo impiegato per ogni passaggio.
🧠 Curiosità: Non sei proprio un tipo da numero? E se la tua dashboard potesse parlarti in un linguaggio semplice? Dai un'occhiata alle AI Cards nelle dashboard di ClickUp che evidenziano le tendenze principali, riepilogano i punti salienti e ti forniscono informazioni sintetiche senza farti scervellare!
3. Non formare il team
Le automazioni funzionano bene solo se le persone che le gestiscono sono competenti. Se il tuo team non è addestrato all'uso degli strumenti di IA, alla revisione dei flussi di lavoro automatizzati o al passaggio in caso di eccezioni, il processo di onboarding si interrompe rapidamente.
Il risultato? I CSM perdono fiducia nel sistema, i client vivono esperienze incoerenti e si spreca tempo prezioso per correggere gli errori.
✅ Soluzione: forma il tuo team affinché comprenda non solo come funzionano le automazioni, ma anche quando è opportuno ignorarle. Crea playbook di onboarding per uso interno che trattino la gestione delle aspettative e la comunicazione con i client. Inoltre, il team deve sapere come monitorare le automazioni.
4. Rimuovere gli esseri umani dal processo
Sebbene l'automazione consenta di risparmiare tempo, eliminare completamente il fattore umano rende l'onboarding freddo e impersonale. I client vogliono avere la certezza che a guidarli nel loro percorso ci sia un esperto, non solo una serie di messaggi automatici.
✅ Soluzione: progettare un flusso di lavoro ibrido in cui l'IA gestisce il lavoro ripetitivo e gli esseri umani fanno il passaggio nei momenti importanti. Esempio:
- L'IA pianifica le chiamate, redige i programmi e compila i rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori
- Gli esseri umani conducono le riunioni iniziali, chiariscono decisioni complesse e costruiscono relazioni
- Anche se l'IA gestisce gli aggiornamenti, programma controlli regolari per creare personalmente una connessione con i client
5. Personalizzazione generica
Ironia della sorte, molti team cadono nella trappola di definire il loro onboarding "personalizzato" quando in realtà si tratta solo di un modello con il nome del client inserito sopra. In tal caso, tanto vale non farlo.
✅ Soluzione: utilizza un'intelligenza artificiale contestuale che si collega al tuo CRM, ai moduli e ai sistemi di project management. In questo modo, può fare riferimento a sequenze di progetto specifiche, sfide aziendali e requisiti personalizzati in ogni comunicazione.
📍 Ricorda: il 90% dei consumatori è disposto a pagare di più quando l'onboarding è personalizzato. Come azienda, non puoi più permetterti di continuare a utilizzare un approccio di dimensione standardizzata all'onboarding. Personalizza al massimo le tue interazioni con il client.
📚 Leggi anche: Come creare il tuo CRM in ClickUp
Automatizza i processi di onboarding dei client con ClickUp
Concludiamo ribadendo il concetto più importante: quando automatizzi i processi di onboarding dei client, inizia con piccoli passi. Potrebbe essere semplice come l'automazione delle email di onboarding. Man mano che acquisisci dimestichezza, passa al passaggio successivo.
ClickUp è uno strumento intuitivo che ti aiuta a muovere i primi passi con l'onboarding dei clienti basato sull'intelligenza artificiale, passaggio dopo passaggio, un flusso di lavoro alla volta. Riunisce in un unico posto le tue attività, i moduli, i dati dei client, le comunicazioni e il project management, assicurandosi che la tua intelligenza artificiale (ClickUp Brain) disponga di tutto il contesto necessario e non lavori in modo isolato.
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