È lunedì mattina e la tua finestra In arrivo è già piena. Tre nuovi assunti iniziano oggi, l'IT non ha ancora impostato i loro account, le email di benvenuto non sono state inviate e qualcuno ha appena chiesto dove sia la lista di controllo per l'onboarding... di nuovo.
Se lavori nel settore delle risorse umane, conosci fin troppo bene questo caos.
L'inserimento dovrebbe essere entusiasmante, sia per l'azienda che per il nuovo dipendente. Ma quando il tuo team è sommerso da attività ripetitive, l'esperienza ne risente. La buona notizia? Non devi più fare tutto manualmente. È qui che si fa passare l'intelligenza artificiale per le risorse umane.
In questo post ti mostreremo come automatizzare i processi HR con l'IA per creare esperienze di onboarding più veloci e intelligenti, senza perdere il tocco umano.
Perché affidarsi all'automazione dei processi HR con l'IA?
Secondo l'IBM Institute for Business Value, l'87% dei leader sondaggiati ritiene che l'IA sia più suscettibile di potenziare il proprio ruolo piuttosto che sostituirlo. Le risorse umane sono proprio sull'orlo di questo cambiamento, con un passaggio a possibilità più grandi e di maggiore impatto.
Ecco perché è necessario utilizzare l'IA nelle risorse umane:
- Aumenta l'efficienza: nessuno è entrato nel settore delle risorse umane perché ama occuparsi delle politiche relative alle ferie. Automatizzare queste attività amministrative significa ridurre l'inserimento manuale delle voci e diminuire gli errori.
- Prendi decisioni più intelligenti: l'analisi delle prestazioni basata sull'IA aiuta la tua funzione HR a identificare i dipendenti ad alto potenziale attraverso il monitoraggio dei progressi della formazione, il feedback e le prestazioni.
- Supporta la fidelizzazione (e il tuo team): l'IA nelle risorse umane ti dà il tempo di dedicarti a lavoro che fa la differenza, come le strategie di fidelizzazione e la creazione di un ambiente di lavoro favorevole che mantenga i dipendenti coinvolti e fedeli.
- Migliora la soddisfazione dei dipendenti: gli strumenti di automazione delle risorse umane forniscono assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, rispondendo alle domande sulle politiche aziendali e guidando i dipendenti attraverso il processo di inserimento. Risposte più rapide e assistenza personalizzata significano un processo di assunzione semplificato e dipendenti più soddisfatti che si sentono supportati fin dal primo giorno.
- Rimani conforme: puoi rimanere al passo con le normative, l'accuratezza dei registri e la conformità senza ulteriori lavori amministratori. Inoltre, prevede le tendenze della forza lavoro e spinge le tue risorse umane ad adattarsi a quelle giuste per ottenere un vantaggio competitivo.
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👀 Lo sapevi? Secondo McKinsey & Company, le aziende che eccellono nella gestione dei talenti generano un fatturato per dipendente superiore del 300% rispetto alla media. Eppure, molti team HR continuano a dedicare ore alla ricerca di moduli e alla gestione dei dati relativi alle buste paga.
Processi HR chiave da automatizzare con l'IA
Quando decidi quale processo HR è un candidato idoneo per l'automazione, cerca i colli di bottiglia che ritardano costantemente i risultati.
Che si tratti di pianificare i colloqui o di verificare la conformità, gli ostacoli maggiori nel flusso di lavoro delle risorse umane sono spesso quelli più facili da superare con l'IA. Tra questi figurano:
1. Reclutamento e selezione dei curriculum
L'analisi manuale di centinaia di curriculum è uno dei maggiori ostacoli per le funzioni HR. Utilizzando l'intelligenza artificiale, puoi scansionare le candidature, estrarre le competenze e classificare i candidati in base alle descrizioni dei lavori.
Con ClickUp Brain, puoi visualizzare rapidamente le informazioni sui candidati, i feedback e persino le note dei colloqui dal tuo spazio di lavoro e da altre app HR connesse.
Ecco come puoi utilizzare Brain per prepararti ai colloqui.
2. Pianificazione dei colloqui
Quante email occorrono per fissare un singolo colloquio? Troppe. Gli assistenti di pianificazione basati sull'IA controllano i calendari, suggeriscono fasce orarie, inviano promemoria e gestiscono persino i cambiamenti di programma dell'ultimo minuto, consentendo ai responsabili delle assunzioni di dedicare più tempo all'esperienza dei dipendenti.
💡 Suggerimento professionale: invece di destreggiarti tra più strumenti, utilizza il calendario basato sull'intelligenza artificiale di ClickUp per riunire tutto in un unico posto. Organizza colloqui, attività cardine dell'inserimento, eventi di squadra e richieste di ferie in una sequenza unificata. Puoi codificare con colori diversi i tipi di eventi, trascinarli per riprogrammarli e persino lasciare che l'intelligenza artificiale attivi automaticamente il blocco delle priorità chiave in base ai dati relativi alle attività e agli obiettivi.
3. Documentazione relativa all'inserimento dei nuovi assunti
La ricerca di documenti ID, moduli fiscali e contratti è un'attività ripetitiva e soggetta a rigidi requisiti di conformità.
Utilizzando i portali self-service dei dipendenti, i tuoi nuovi assunti possono caricare documenti che vengono poi verificati automaticamente, archiviati in sicurezza e contrassegnati in caso di errore. Più il processo è fluido, migliore sarà la prima impressione e più solida sarà la base per il coinvolgimento dei dipendenti.
⚡ Suggerimento professionale: se sei bloccato nel processo di inserimento, il modello di lista di controllo per l'inserimento di ClickUp può darti una mano. Tutto, dalla registrazione dei dettagli dei dipendenti all'invio del sondaggio post-inserimento, viene acquisito, assegnato e monitorato in un unico posto.
4. Gestione dei dati dei dipendenti
I database delle risorse umane spesso sono in ritardo quando i dipendenti aggiornano indirizzi, coordinate bancarie o contatti.
I sistemi di IA innescano la sincronizzazione degli aggiornamenti dai moduli basati sull'IA direttamente nelle piattaforme HR principali, riducendo gli errori e garantendo l'accuratezza dei dati. Ciò significa che i responsabili delle risorse umane possono fare affidamento su dati puliti per analisi predittive a supporto del piano a lungo termine.
🎥 Guarda questo video su come utilizzare l'IA in modo intelligente nel reclutamento:
👀 Suggerimento utile: i dati obsoleti dei dipendenti creano errori silenziosi che si ripercuotono su buste paga, conformità e reportistica. Utilizza modelli HR gratis per centralizzare le informazioni sui dipendenti e mantenere la coerenza dei registri.
5. Percorsi di formazione e apprendimento
Utilizzando strumenti di IA, puoi analizzare il ruolo, l'esperienza e le prestazioni di un dipendente per consigliare percorsi di apprendimento personalizzati. Personalizzando lo sviluppo, i tuoi team HR possono migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e la gestione delle prestazioni.
👀 Lo sapevi? Unilever, attraverso il suo programma Compass, si è impegnata a fornire a ogni dipendente competenze adeguate alle esigenze future. La loro ricerca dimostra che i dipendenti che hanno partecipato a questi workshop hanno aumentato la loro produttività complessiva del 41%.
6. Amministrazione delle retribuzioni e dei benefit
Le piattaforme di IA automatizzano il calcolo degli stipendi, i rimborsi e la generazione delle buste paga, semplificando al contempo l'iscrizione ai benefit con controlli guidati sull'idoneità.
📮 ClickUp Insight: Il 32% dei lavoratori ritiene che l'automazione consentirebbe di risparmiare solo pochi minuti alla volta, ma il 19% sostiene che potrebbe consentire di usufruire di dalle 3 alle 5 ore alla settimana. La realtà è che anche i risparmi di tempo più piccoli si sommano nel lungo periodo.
Per esempio, risparmiando solo 5 minuti al giorno sulle attività ripetitive, il risultato potrebbe essere un recupero di oltre 20 ore ogni trimestre, tempo che può essere reindirizzato verso un lavoro più prezioso e strategico.
Con ClickUp, automatizzare piccole attività, come assegnare date di scadenza o tagare i colleghi, richiede meno di un minuto. Hai a disposizione agenti AI integrati per riepiloghi/riassunti e reportistica automatica, mentre agenti personalizzati gestiscono flussi di lavoro specifici. Riconquista il tuo tempo!
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha ridotto del 50% o più il tempo dedicato a formattare i report grazie agli strumenti di reportistica personalizzabili di ClickUp—gratis, consentendo ai propri team di concentrarsi meno a formattare e più a fare previsioni.
7. Valutazioni delle prestazioni
Le revisioni spesso subiscono rallentamenti perché i manager devono gestire una quantità eccessiva di dati. L'IA può effettuare il passaggio e compilare metriche, aggregare feedback a 360° e generare riepiloghi/ri assunti, rendendo la gestione delle prestazioni più coerente, trasparente e basata sui dati.
In questo modo, i dipendenti ottengono valutazioni più eque, mentre le risorse umane acquisiscono informazioni utili per future analisi predittive.
⚡ Suggerimento professionale: i dashboard di ClickUp centralizzano le chiavi analisi delle risorse umane, dalle prestazioni e dal coinvolgimento dei dipendenti alle tendenze di turnover, il tutto in un'unica visualizzazione personalizzabile. Grazie alle informazioni fornite dall'IA, i team delle risorse umane possono effettuare il monitoraggio dei modelli, individuare i segnali di allarme e prendere decisioni basate sui dati più rapidamente che mai.
8. Support ai dipendenti e helpdesk delle risorse umane
I chatbot basati sull'IA e alimentati dall' elaborazione del linguaggio naturale gestiscono istantaneamente le domande frequenti, segnalano i problemi complessi e registrano i temi ricorrenti.
Con ClickUp Knowledge Management, puoi creare una base di conoscenze HR centralizzata dove i dipendenti possono accedere facilmente e in modo indipendente alle politiche, ai dettagli sui benefit e alle guide all'onboarding.
Puoi anche impostare gli agenti Auto-pilot predefiniti di ClickUp o creare i tuoi agenti personalizzati che risolvono le query relative alle risorse umane.
Ad esempio, il canale del team delle risorse umane riceve molte domande. Il responsabile delle risorse umane desidera utilizzare l'IA per rispondere ad alcune di queste domande e liberare tempo per il proprio team. Crea un agente Autopilot personalizzato nel canale, con l'istruzione di rispondere alle domande solo se la risposta è presente nelle conoscenze a cui può accedere. Specifica che l'agente Autopilot deve rispondere solo quando il messaggio dell'utente contiene un esempio chiaro e diretto. Fornisce persino all'agente Autopilot esempi di domande.
9. Gestione delle dimissioni
L'offboarding è importante quanto l'onboarding, ma spesso manca un processo adeguato.
L'IA automatizza le liste di controllo di autorizzazione, la disattivazione del sistema e i sondaggi di uscita. Analizzando i dati dei sondaggi con analisi predittive, puoi scoprire i modelli di abbandono e rafforzare le strategie di fidelizzazione, garantendo al contempo la conformità in ogni passaggio.
📚 Per saperne di più: Le migliori domande da porre durante un colloquio di fine rapporto
👀 Lo sapevi? Con l'avvento della Gen AI, il potenziale di automazione di attività come l'applicazione delle competenze e la gestione delle persone è balzato a quasi il 60%. Si tratta di aree che un tempo erano considerate troppo umane per essere automatizzate.
Come automatizzare i processi HR con l'IA
Sei stanco di passare da uno strumento all'altro solo per gestire un unico processo HR?
ClickUp riunisce tutte le tue app di lavoro, i dati, le chat, le automazioni e i flussi di lavoro nel primo spazio di lavoro AI convergente al mondo. Non dovrai più passare da un'app all'altra, dai documenti di procedura operativa standard alla chat e alle email per le approvazioni. Questo tipo di dispersione del lavoro è ormai finito perché con ClickUp, uno spazio di lavoro è tutto ciò che ti serve per assumere, gestire e fornire supporto a una forza lavoro fiorente.
Il tuo team HR potrà concentrarsi sulle persone, anziché sulle pratiche burocratiche, perché avrà a disposizione il 100% del contesto e un unico luogo in cui esseri umani e agenti potranno lavorare insieme.
Immagina questo: crei un agente di gestione delle prestazioni utilizzando ClickUp Agents. Questo agente avvisa i manager quando arriva il momento della valutazione delle prestazioni, li guida attraverso il processo di compilazione dei dati, risponde alle domande in modo naturale sulla base delle procedure operative standard esistenti, programma promemoria, riepilogo/riassunto e altro ancora, quindi comunica il risultato al responsabile delle risorse umane.
E questo è solo l'inizio.
Per aiutarti, abbiamo preparato una guida con passaggi per l'automazione dei processi HR con informazioni utili.
Passaggio 1: individuare e mappare i processi giusti per l'automazione
Concentrati sulle attività HR ripetitive, basate su regole e ad alto volume. Pensa a: buste paga, gestione delle ferie, selezione dei candidati, lista di controllo di inserimento e reportistica di conformità.
Prima di introdurre l'IA, visualizza i tuoi processi attuali con diagrammi di flusso o lavagne bianche. Questo mette in evidenza i colli di bottiglia e le inefficienze che l'automazione può eliminare.
Invece di riempire le pareti della sala conferenze con post-it, usa le lavagne online ClickUp per mappare digitalmente i tuoi processi HR.
Utilizzando le lavagne online come tela virtuale, tutto il tuo team collabora in tempo reale. Che tu stia lavorando da remoto o in sede per la pianificazione delle risorse umane, abbozza il tuo attuale flusso di inserimento. Ciò significa che puoi disegnare una mappa che va dall'accettazione dell'offerta da parte del candidato fino alla ricezione del laptop e della prima busta paga.
E quando individui un collo di bottiglia nella verifica dei precedenti, convertilo in un'attività di ClickUp direttamente dalla lavagna online. Se non sai da dove iniziare, puoi utilizzare il modello procedura operativa standard HR ClickUp integrato nella lavagna online.
Questo framework copre l'intero ciclo di vita dei dipendenti attraverso il suo formato visivo. Puoi organizzare i processi HR in fasi distinte, tra cui Job Profiling, Job Posting e Hiring. Ciascuna di esse è definita con passaggi, partecipanti, input e output.
👀 Lo sapevi? Secondo Forrester Research, in un periodo di tre anni, le organizzazioni che utilizzano ClickUp hanno ottenuto un ritorno sull'investimento (ROI) stimato al 384%. Queste organizzazioni hanno generato circa 3,9 milioni di dollari di entrate incrementali grazie a progetti resi possibili o migliorati da ClickUp.
Passaggio 2: Definisci gli obiettivi
Fissa obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi). Ecco alcuni esempi di risultati che puoi perseguire:
- Aumenta il coinvolgimento dei candidati del 30% entro il prossimo trimestre grazie alla comunicazione automatizzata e ai punti di contatto personalizzati.
- Riduci del 40% le richieste manuali alle risorse umane nei prossimi 6 mesi implementando portali self-service e supporto tramite chat basata sull'IA.
- Riduci il tempo medio di assunzione del 25% nei prossimi 90 giorni grazie a flussi di lavoro automatizzati per la selezione, la pianificazione e il feedback.
Ecco dove la maggior parte dei progetti di automazione delle risorse umane fallisce: i team si entusiasmano per la tecnologia, ma dimenticano di misurare ciò che conta. Non fate lo stesso errore!
📮 ClickUp Insight: quasi l'88% dei partecipanti al nostro sondaggio ora si affida a strumenti di IA per semplificare e accelerare le attività personali. Vuoi ottenere gli stessi vantaggi nel lavoro?
ClickUp è qui per aiutarti! ClickUp Brain può aiutarti a migliorare la produttività del 30% con meno riunioni, rapidi riassunti generati dall'IA e attività automatizzate.
📚 Per saperne di più: Miglioramento dei processi HR con strategie e esempi
Passaggio n. 3: scegli gli strumenti di IA giusti
Tra tutti gli strumenti disponibili sul mercato, come determinare quello giusto per terminare il lavoro?
Ecco alcune considerazioni importanti da tenere presenti:
- Integrazione prima di tutto: la tua /IA dovrebbe integrarsi con gli strumenti HRIS, payroll, ATS e di collaborazione esistenti. Se non è in grado di comunicare con i tuoi sistemi attuali, passerai più tempo a risolvere i silos di dati che a risparmiare tempo.
- Elaborazione del linguaggio naturale (NLP): utile per l'analisi dei curriculum, i chatbot e l'analisi del sentiment. Con l'NLP, l'IA può leggere i curriculum come un reclutatore, rispondere alle domande frequenti dei dipendenti in conversazione e persino analizzare i sondaggi di feedback per individuare le tendenze di coinvolgimento.
- Scalabilità: inizia in piccolo, ma assicurati che lo strumento cresca insieme alle tue esigenze, dall'automazione delle attività di routine, come il flusso di lavoro di inserimento dei nuovi assunti, alla gestione delle prestazioni a livello di azienda.
- Facilità d'uso: se gli utenti HR non sono in grado di utilizzarlo senza il supporto IT, l'adozione sarà lenta. Cerca interfacce intuitive, con curve di apprendimento minime.
Esempio pratico: supponiamo che il tuo obiettivo sia "ridurre del 25% il tempo medio necessario per l'assunzione nei prossimi 90 giorni grazie a flussi di lavoro automatizzati per la selezione, la pianificazione e il feedback", allora dovresti cercare:
- Uno strumento di reclutamento basato sull'intelligenza artificiale con NLP che seleziona i curriculum in pochi minuti
- Un assistente di pianificazione basato sull'IA che risolve il caos del calendario
- Un dashboard di analisi predittiva mostra in anticipo dove si verificano i colli di bottiglia (ritardi nei colloqui, tempi di risposta alle offerte).
Il tuo copilota IA per i flussi di lavoro delle risorse umane
Invece di aggiungere un altro strumento autonomo al tuo stack HR, ClickUp Brain integra l'IA direttamente nei flussi di lavoro che già gestisci all'interno di ClickUp. Consideralo come un assistente IA connesso che funziona su attività, documenti, obiettivi e lavagne online.
Ecco i diversi modi in cui il tuo team HR può utilizzare Brain:
⭐ Rispondi alle domande all'istante: chiedi a Brain "Qual è lo stato dell'inserimento di Sarah?" o "Quali candidati sono in attesa di controlli sui precedenti?" e otterrai la risposta direttamente dal tuo spazio di lavoro.
⭐ Riassumi i documenti delle risorse umane in pochi secondi: lunghi manuali per i dipendenti, aggiornamenti delle politiche o manuali di formazione possono sopraffare i nuovi assunti. Brain li condensa in riepiloghi/riassunti di facile comprensione in modo che i dipendenti possano interagire con il materiale.
⭐ Trasforma le conversazioni in azioni: dopo un colloquio o una chiamata di inserimento, Brain può generare automaticamente attività come "Pianifica sessione di formazione" o "Invia richiesta di attrezzature IT", risparmiandoti il fastidio di dover fare un'altra cosa.
⭐ Mantieni le conoscenze centralizzate: che si tratti di procedura operativa standard, flussi di lavoro di conformità o playbook di gestione delle prestazioni, Brain ti garantisce un'unica fonte di verità sempre aggiornata invece di file sparsi.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX porta tutto ciò che ottieni con ClickUp Brain a un livello superiore. Potresti aver utilizzato ChatGPT per scrivere, Claude per l'analisi e altri strumenti di IA per attività diverse. Brain MAX li riunisce tutti insieme.
Comprende l'intero ecosistema delle risorse umane, come il processo di assunzione, i dati dei dipendenti e le relazioni all'interno del team. È sufficiente chiedergli di "Creare un piano di inserimento per un nuovo assunto nel reparto marketing" per ottenere un piano personalizzato per i tuoi processi effettivi.
Ma non è tutto. Puoi anche utilizzare ClickUp Brain MAX per:
- Cerca istantaneamente su ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint e TUTTE le tue app di connessione + il web per individuare file, documenti e allegati.
- Usa Talk to Text per chiedere, dettare e dare un comando al tuo lavoro con la voce, senza usare le mani e ovunque ti trovi.
Elimina la proliferazione di strumenti di IA con ClickUp Brain MAX, usa la tua voce per terminare il lavoro, creare documenti, assegnare attività ai membri del team e altro ancora.
Passaggio 4: standardizza e pulisci i tuoi dati
Anche l'IA più intelligente non darà risultati se i tuoi dati HR sono disordinati. Record duplicati dei dipendenti, informazioni sui salari obsolete e formattare incoerenti creano errori e interrompono completamente il flusso di lavoro dell'automazione.
Prima di implementare l'IA, prenditi il tempo necessario per standardizzare e pulire i tuoi dati in modo che i tuoi sistemi parlino la stessa lingua.
Perché è importante?
- Poiché l'IA non è in grado di determinare quale record dipendente sia corretto quando ne esistono due con titoli di lavoro diversi
- Inoltre, registrazioni inaccurate possono causare errori di reportistica, che possono diventare difficili da correggere durante gli audit.
- Inoltre, l'automazione dipende da trigger coerenti: se il campo "Reparto" è talvolta "Commerciale" e talvolta "Team commerciale", i flussi di lavoro non funzioneranno correttamente.
Ma con ClickUp per i team delle risorse umane, la pulizia dei dati diventa centralizzata e standardizzata.
Ecco come:
Campi personalizzati per una maggiore precisione
Acquisisci i dettagli dei dipendenti, come reparto, ruolo, manager o posizione, utilizzando gli elenchi a discesa e le opzioni preimpostate nei campi personalizzati. Ciò elimina le congetture e impedisce molteplici variazioni per ciascuno di questi trigger.
Dipendenze per far rispettare l'ordine
In processi come l'onboarding, alcuni passaggi dipendono dal completamento di altri. Ad esempio, la verifica dell'identità prima di rilasciare le attrezzature. Le dipendenze di ClickUp assicurano che il flusso dei dati scorrano nell'ordine corretto, in modo che nulla sfugga e le automazioni si attivino al momento giusto.
Automazioni per la coerenza dei dati
Le automazioni di ClickUp consentono ai team delle risorse umane di creare flussi di lavoro autonomi. Sono progettate con tre elementi:
- Trigger: l'evento che avvia l'automazione, come "Attività spostata in Onboarding" o "Campo personalizzato aggiornato".
- Condizioni: le regole che filtrano quando l'automazione deve essere eseguita, ad esempio "solo se l'approvazione del manager è vuota".
- Azioni: cosa succede dopo, come assegnare un'attività, pubblicare un commento o aggiornare un stato
Ad esempio, quando un nuovo curriculum viene aggiunto al tuo sistema, utilizza l'IA per automatizzare la creazione di attività per i candidati. Lo assegnerà anche al tuo responsabile delle assunzioni, con impostazione dello stato su "Revisione iniziale".
La piattaforma ci ha permesso di creare un unico luogo in cui ottimizzare i processi. Il team di ClickUp è composto da membri eccezionali, sempre disponibili ad ascoltare i feedback e impegnati a implementare i cambiamenti sulla base di tali feedback. È un sistema di supporto che non ho mai visto prima. Tutti i team possono trarre vantaggio dall'automazione e ClickUp l'ha resa possibile letteralmente in ogni scenario che ho incontrato, ma il GRANDE vantaggio di ClickUp è la semplificazione dei processi e degli strumenti in un'unica posizione di lavoro.
La piattaforma ci ha fornito un unico luogo in cui creare efficienze di processo. Il team di ClickUp è composto da membri eccezionali, sempre disponibili ad ascoltare i feedback e impegnati a implementare i cambiamenti sulla base di tali feedback. È un sistema di supporto come non ne ho mai visti prima. Tutti i team possono trarre vantaggio dall'automazione e ClickUp l'ha resa disponibile letteralmente per ogni scenario che ho incontrato, tuttavia il GRANDE vantaggio di ClickUp è la semplificazione dei processi e degli strumenti in un'unica area di lavoro.
Passaggio 5: Sperimenta, forma e gestisci il cambiamento
Avvia un piccolo progetto pilota. Scegli un processo, ad esempio la pianificazione dei colloqui o le domande frequenti sulle politiche aziendali, per eseguire questo progetto pilota. Raccogli i feedback dei reclutatori, dei manager e dei dipendenti, quindi perfeziona i flussi di lavoro prima di implementarli a livello aziendale.
Questo rafforza anche la fiducia della tua organizzazione HR nell'implementazione dell'automazione.
In questa fase, utilizza ClickUp Doc per creare guide passo dopo passo, FAQ e materiali di inserimento per il tuo team delle risorse umane. Man mano che perfezioni il progetto pilota, puoi aggiornare la documentazione in tempo reale in modo che tutti rimangano allineati. I documenti servono anche come registro permanente di "ciò che ha funzionato" e "ciò che non ha funzionato", rendendo più facile il ridimensionamento in un secondo momento.
Anche con un progetto pilota ben progettato, il tuo team HR potrebbe comunque essere sommerso da query ripetitive. Invece di aggiungere ulteriore lavoro richiesto manuale, questa è la fase perfetta per testare gli agenti Autopilot di ClickUp che rispondono, agiscono e imparano insieme al tuo team.
Esempio pratico: stai sperimentando l'automazione per le domande frequenti sulle politiche aziendali.
Un reclutatore digita: "Qual è il periodo di prova per i nuovi assunti?" L'Autopilot Agent riconosce la query, controlla il tuo documento sulle politiche aziendali e risponde con la clausola esatta. Se il documento è obsoleto o poco chiaro, lo saprai immediatamente, ricevendo un feedback che ti consentirà di perfezionare sia l'automazione che la documentazione.
Questo video ti guiderà attraverso l'impostazione del tuo primo Autopilot Agent su ClickUp:
📚Leggi anche: I migliori corsi di IA per i professionisti delle risorse umane che vogliono stare al passo con i tempi
Passaggio n. 6. Forma e potenzia le competenze del tuo team HR
L'automazione funziona bene solo se le persone che la gestiscono sono competenti. È importante mostrare l'IA come uno strumento in grado di aumentare la produttività, non come una scatola nera. Considerando che il 65% dei team e dei leader delle risorse umane sta già utilizzando l'IA generativa in qualche modo.
Elementi fondamentali da sottolineare quando si introduce l'automazione basata sull'IA nella funzione HR:
- Concentrati sulle competenze umane, non solo sulla tecnologia. L'IA gestisce il riconoscimento dei modelli e le attività ripetitive, ma le risorse umane continuano a possedere empatia, capacità di giudizio e risoluzione dei conflitti. Migliorare le competenze nell'intelligenza emotiva e nella gestione del cambiamento è importante tanto quanto imparare a utilizzare nuovi strumenti.
- Insegna l'interpretazione, non la fiducia cieca. L'IA potrebbe segnalare un candidato come "ad alto potenziale" o prevedere il rischio di abbandono, ma le risorse umane devono convalidare il contesto. La formazione dovrebbe enfatizzare come interrogare, interpretare e agire in modo responsabile sui risultati dell'IA.
- Crea dei campioni dell'IA all'interno delle risorse umane. Identifica alcuni early adopter che possano sperimentare gli strumenti, documentare le best practice e istruire gli altri. L'apprendimento guidato dai colleghi spesso è più efficace dei mandati dall'alto.
- Collega la formazione all'impatto sul business. Rendi tangibile il valore. Non posizionarla come "apprendimento di uno strumento". Presentala come un modo per velocizzare l'inserimento dei nuovi assunti, rendere più fluida l'esperienza dei dipendenti e rafforzare la fidelizzazione.
💡 Suggerimento professionale: usa ClickUp Clips per creare rapide registrazioni dello schermo che mostrano esattamente come funziona la nuova automazione. Puoi registrare clip di 2 minuti che dimostrano come 'Elaborare le richieste di ferie con l'IA'. Condivisione di questi brevi tutorial direttamente nei tuoi documenti di formazione.
Passaggio 7: Monitorare e migliorare costantemente
L'automazione delle risorse umane non è un'operazione che si può impostare una volta per tutte. Anche i flussi di lavoro più intelligenti possono andare fuori rotta se non vengono monitorati, testati e perfezionati nel tempo. Le politiche si evolvono, le norme di conformità cambiano e le aspettative dei dipendenti mutano. La tua automazione deve stare al passo con tutti questi cambiamenti.
Come si fa?
- Audit trimestrale: rivedi le automazioni per assicurarti che i trigger, le condizioni e le azioni siano ancora validi.
- Monitorate i KPI: allineate il monitoraggio ai vostri obiettivi SMART: tempo necessario per l'assunzione, accuratezza dei dati, soddisfazione dei dipendenti, ecc.
- Raccogli feedback: utilizza i moduli ClickUp per raccogliere feedback da reclutatori, manager e dipendenti su ciò che funziona (e ciò che non funziona).
- Perfeziona continuamente: piccole modifiche come l'aggiornamento di un modello, l'inasprimento di un trigger o la revisione di una FAQ contribuiscono a rendere il sistema più efficiente.
Con i dashboard di ClickUp, puoi monitorare le prestazioni in tempo reale delle tue automazioni. Verifica se i tempi di assunzione stanno diminuendo, se gli obiettivi di accuratezza dei dati vengono raggiunti o se i ticket di supporto dei dipendenti stanno diminuendo.
Esempio pratico: il tuo obiettivo è ridurre del 40% le richieste manuali alle risorse umane. Una dashboard ClickUp può mostrare se il volume dei ticket dell'helpdesk sta diminuendo, mentre i moduli raccolgono feedback sulle domande senza risposta. Insieme, questi strumenti ti forniscono sia i numeri sia il contesto per perfezionare ulteriormente la tua automazione.
📚 Per saperne di più: Il miglior software per il flusso di lavoro delle risorse umane per semplificare i tuoi processi HR
I migliori strumenti di IA per l'automazione delle risorse umane
Hai mappato i tuoi processi e fissato i tuoi obiettivi; ora parliamo di alcuni strumenti di IA per le risorse umane in grado di gestire le attività ripetitive mentre tu ti concentri sul lato umano delle risorse umane.
| Nome dello strumento | Funzione primaria | Punti di forza | Caso d'uso |
| ClickUp | Gestione del lavoro e automazione delle risorse umane all-in-one | Centralizza le attività HR in un'unica piattaforma, combina l'IA (ClickUp Brain) con automazioni, dashboard in tempo reale e documenti integrati per un'unica fonte di verità. | Team HR che desiderano semplificare il reclutamento, l'onboarding, le valutazioni delle prestazioni e la conformità in un unico spazio di lavoro collaborativo |
| Moltiplicatore | Libro paga globale e datore di lavoro ufficiale (EOR) | Solida conformità globale in oltre 150 paesi, gestione delle retribuzioni in più valute e supporto per i collaboratori esterni | Aziende che assumono o gestiscono dipendenti e collaboratori internazionali nel rispetto delle leggi locali |
| Leena /IA | Chatbot HR e self-service per i dipendenti | IA conversazionale per domande frequenti sulle politiche e query HR, analisi del sentiment e integrazione con piattaforme HRIS. | Aziende che desiderano offrire supporto HR 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e liberare i responsabili delle risorse umane da query di scarso valore. |
| ClearCompany | Gestione delle prestazioni e ciclo di vita dei talenti | Potenti strumenti di allineamento degli obiettivi, analisi affidabili, piano della successione e gestione integrata dei talenti durante tutto il ciclo di vita dei dipendenti. | Organizzazioni che necessitano di una gestione strutturata delle prestazioni e di uno sviluppo dei talenti a lungo termine |
| Moveworks | Automazione della conversazione delle risorse umane | Chatbot di livello azienda con instradamento del flusso di lavoro, integra le richieste HR e IT e automatizza la risoluzione dei ticket su larga scala. | Team HR/IT dell'azienda alla ricerca di un'unica piattaforma conversazionale per l'assistenza ai dipendenti e la gestione del flusso di lavoro |
| Deel | Assunzioni e gestione delle retribuzioni a livello globale | Semplifica le assunzioni transfrontaliere, automatizza la conformità e le dichiarazioni fiscali e velocizza l'inserimento di collaboratori esterni e dipendenti a tempo pieno. | Team che lavorano principalmente da remoto e necessitano di un sistema di assunzioni globale affidabile e di un sistema di gestione delle retribuzioni conforme alle normative |
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Errori comuni da evitare quando si introduce l'automazione delle risorse umane
L'automazione nelle risorse umane non consiste tanto nel sostituire le persone, quanto nell'eliminare le attività ripetitive che impediscono ai tuoi team di risorse umane di fare il loro meglio nel lavoro.
Ecco le sfide comuni delle risorse umane a cui devi prestare attenzione:
1. Trascurare il cambiamento culturale
Perché succede: i progetti di automazione sono guidati dall'IT senza il coinvolgimento attivo delle risorse umane, mettendo a rischio il ruolo strategico di queste ultime.
✅ Soluzione: comunica chiaramente il "perché": come l'automazione libera le risorse umane affinché possano concentrarsi sulla cultura, sul coinvolgimento e sulla fidelizzazione. Abbina questo approccio a piccoli successi con visibilità (come una programmazione più rapida dei colloqui) per creare fiducia e slancio in tutta l'organizzazione.
2. Ignorare i rischi legati alla sicurezza informatica
Perché succede: i responsabili delle risorse umane ritengono che la sicurezza informatica sia di competenza dell'IT, trascurando il fatto che i dati delle risorse umane (libro paga, contratti, valutazioni delle prestazioni) sono tra i più sensibili dell'organizzazione.
✅ Soluzione: Richiedi la crittografia per tutti i dati dei dipendenti, utilizza controlli di accesso rigorosi basati sui ruoli e conduci regolari audit di sicurezza.
ClickUp offre solidi controlli delle autorizzazioni e audit trail in modo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare le informazioni sensibili relative alle risorse umane.
3. Trascurare la privacy dei dipendenti
Perché succede: nella fretta di automatizzare, i team delle risorse umane a volte implementano l'IA per monitorare le comunicazioni, effettuare il monitoraggio della produttività o elaborare dati sensibili. Questo, senza spiegarlo chiaramente ai dipendenti, porta a sfiducia.
✅ Soluzione: comunicare chiaramente quali dati vengono raccolti, come verranno utilizzati e quali misure di sicurezza proteggono le informazioni dei dipendenti.
ClickUp aiuta a salvaguardare la privacy con impostazioni di autorizzazione granulari, viste private e registri di controllo, garantendo ai dipendenti che i loro dati personali siano protetti e visualizzabili solo dalle persone autorizzate.
4. Sottovalutare i tempi di implementazione
Perché succede: ricorda che gli strumenti di automazione non sono plug-and-play. Se sottovaluti il tempo necessario per la pulizia dei dati, il test del flusso di lavoro, la formazione degli utenti e la gestione del cambiamento, ciò porterà a implementazioni affrettate e team frustrati.
✅ Soluzione: stabilisci tempistiche realistiche iniziando con un progetto pilota e introducendo l'automazione gradualmente. Inserisci nel tuo piano il tempo necessario per i test, il feedback e l'iterazione.
📚 Per saperne di più: Come i team delle risorse umane utilizzano l'intelligenza artificiale generativa, con casi d'uso ed esempi
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