Trascorri la maggior parte della giornata svolgendo attività che sembrano urgenti ma che non portano a nulla di significativo.
La tua finestra In arrivo esplode di "domande veloci". Le riunioni si moltiplicano come conigli. 🐇🐇🐇🐇
Il lavoro che conta davvero viene rimandato a domani. Ancora una volta.
Non si tratta di un fallimento personale, ma di un problema di cablaggio.
Gli scienziati chiamano questo fenomeno "effetto di mera urgenza", ovvero le persone si comportano come se perseguire un'attività urgente avesse un fascino intrinseco, indipendente dalle sue conseguenze oggettive.
In altre parole: siamo dipendenti dal risolvere i problemi invece che prevenirli.
La matrice di Eisenhower (nota anche come matrice urgente-importante) fa ordine in questo caos mentale.
Cos'è la matrice di Eisenhower?
Considera la matrice di Eisenhower come il tuo assistente personale nel processo decisionale.
Questo schema apparentemente semplice a quattro quadranti (urgente o non urgente, importante o non importante) ti costringe a distinguere tra ciò che sembra urgente e ciò che effettivamente porta risultati.
Ma ecco il trucco: il vantaggio principale della matrice NON è quello di aumentare la tua produttività
Ti aiuta invece a prendere in mano la tua vita. 👇🏼
La ricerca dimostra che le persone che utilizzano modelli di prioritizzazione presentano reportistica che mostra un controllo percepito molto più elevato sul proprio tempo e livelli di stress più bassi, anche quando la loro produzione effettiva non aumenta in modo significativo (ne parleremo più approfonditamente tra poco).
A quanto pare, il vero nemico non è il tuo elenco da fare. Il tuo cervello non è in grado di distinguere tra una tigre dai denti a sciabola e una notifica su Slack.
TL;DR: Come lavora la matrice di Eisenhower
Va bene, il nostro cervello è difettoso. Ma è tutta colpa del cervello? Non proprio.
La vita moderna è piena di distrazioni: dal telefono, al laptop di lavoro, ad Alexa e persino al Roomba! (Ma dai, smettila!).
Se fai parte di un team che utilizza più di 15 strumenti, secondo una ricerca hai quattro volte più probabilità di rimanere bloccato nella corsia lenta della produttività. Non c'è da stupirsi che il 42% delle nostre ore di lavoro venga consumato dal caos causato dal cambio di contesto.
Allora, cosa facciamo? Inventiamo i nostri trucchi per la gestione del tempo ( il 92% di noi, per essere precisi ), mentre circa il 76% di noi giura fedeltà ai propri sistemi di definizione delle priorità personali.
Eppure il 65% ammette di limitarsi a spuntare le attività facili o urgenti, mentre quelle che potrebbero davvero cambiare le carte in tavola restano in sospeso.
Entra nella matrice di Eisenhower: lo strumento originale per "smettere di prenderti in giro".
Elimina le distrazioni, costringendoti ad affrontare ciò che è veramente importante.
La matrice è il tuo punto di riferimento per la realtà, la tua bussola per la produttività e la tua migliore opportunità per assicurarti che la tua giornata lavorativa sia davvero significativa.
| Quadrante | Azione | Descrizione | Esempi |
| Quadrante 1: Urgente + Importante | *da fare | Crises reali che richiedono un'attenzione immediata | Il server è inattivo e i clienti personalizzati non possono acquistare nulla |
| Quadrante 2: Importante + Non urgente | DECIDI | Scrivere un piano Business, apprendere nuove competenze e andare in palestra | Scrivere un piano Business, apprendere nuove competenze o andare in palestra |
| Quadrante 3: Urgente + Non importante | *delegato | Le priorità degli altri che sembrano urgenti ma non sono importanti per i tuoi obiettivi | La maggior parte delle email, delle interruzioni casuali o delle riunioni che avrebbero potuto essere sostituite da email |
| Quadrante 4: Non urgente + Non importante | ELIMINA | Attività che fanno perdere tempo e non contribuiscono al raggiungimento dei tuoi obiettivi | I labirinti dei social media, riorganizzare la scrivania per la terza volta questa settimana |
E improvvisamente saprai esattamente a quale prestare attenzione!
🛠️ Toolkit pronto all'uso: il modello della matrice di Eisenhower di ClickUp, che fornisce una struttura predefinita che ordina automaticamente le attività in quadranti e si adatta al cambiamento delle tue priorità.
Inoltre, puoi facilmente convertire gli elementi della tua matrice in attività di ClickUp E eseguire il drill-down in ogni quadrante della tua matrice per una maggiore completezza.
📖 Per saperne di più: 10 modelli gratis della matrice di Eisenhower in Excel e ClickUp
Quale problema risolve effettivamente la matrice di Eisenhower?
Abbiamo già fatto una menzione in precedenza: il tuo cervello ha un bug.
Quando qualcosa sembra urgente, il tuo sistema di allarme preistorico ti induce a credere che sia importante.
La tua ansia è antica!
Ecco, l'abbiamo detto!
Il tuo cervello utilizza un software preistorico in un mondo che si è aggiornato a una velocità vertiginosa.
Per oltre il 95% della storia umana, l'ansia dei nostri antenati era un sistema di allarme finemente calibrato, pronto a mantenerli in vita nella natura selvaggia ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). All'epoca, un fruscio tra i cespugli poteva significare la presenza di un predatore, quindi un'ondata di ansia era perfettamente comprensibile.
Oggi, il nostro ambiente è cambiato più rapidamente di quanto la nostra biologia riesca a stare al passo: l'agricoltura ha solo 10.000 anni, l'elettricità solo un secolo e il sovraccarico digitale è appena agli inizi.
Il nostro cervello, ancora programmato per reagire alle minacce dei denti a sciabola, ora reagisce alle email, alle scadenze e ai messaggi sui social media con la stessa urgenza primordiale.
il disallineamento è reale: *ciò che un tempo ci garantiva sicurezza ora a volte ci fa sentire sopraffatti da "minacce" che i nostri antenati non avrebbero potuto nemmeno immaginare. Quindi, se la tua ansia ti sembra fuori luogo, non è un difetto personale. È il tuo cervello ancestrale che fa del suo meglio in un mondo completamente nuovo.
E questo ci porta alla parte successiva.
L'effetto della mera urgenza: il problema sono io, sono io!
È martedì pomeriggio e la tua finestra In arrivo è piena: 47 email che discutono degli ordini per il pranzo. Rispondi a tutte. Il progetto che potrebbe lanciare la tua carriera? Ancora intatto. Perché?
Il pranzo ha una scadenza. Il progetto no. Il tuo cervello sceglie sempre il pranzo.
Perché entra in gioco l'effetto della mera urgenza, particolarmente pronunciato nelle persone che si considerano molto impegnate.
Al tuo cervello non interessano la retribuzione, la crescita o l'impatto. Vede una scadenza e si trasforma in un cavernicolo. E più ti senti impegnato, peggio è. Il sovraccarico alimenta una cattiva definizione delle priorità, che ti rende più impegnato, il che peggiora la tua capacità di stabilire le priorità. Un ciclo vizioso.
I ricercatori che hanno scoperto il "Mere Urgency Effect" (effetto di mera urgenza) hanno trovato un modo per rompere il ciclo: rendere più evidenti i risultati delle attività importanti. (Perché non ci abbiamo pensato noi!)
Quando le persone riuscivano a vedere chiaramente cosa avrebbero guadagnato dal lavoro importante, erano più propense a ignorare le distrazioni urgenti.
Questo è esattamente ciò che fa la matrice di Eisenhower: interrompe la trappola dell'urgenza e ti costringe a chiederti:
L'attività che mi sta stressando sta davvero facendo la differenza? O sto solo cercando di ottenere la scarica di dopamina che provo quando cancello qualcosa dall'elenco?
L'attività che mi sta stressando sta davvero facendo la differenza? O sto solo cercando di ottenere la scarica di dopamina che provo quando cancello qualcosa dall'elenco?
📖 Per saperne di più: Trucchi e consigli sulla produttività che dovresti conoscere!
La matrice di Eisenhower non ha lo scopo di aumentare la tua produttività
Il vero vantaggio della matrice di Eisenhower è in realtà di natura psicologica.
Perché la matrice aumenta significativamente il tuo controllo percepito sul tempo, riducendo drasticamente lo stress e prevenendo il burnout.
Qualsiasi aumento di produttività ottenuto è solo un gradito effetto collaterale.
In realtà, esistono numerose ricerche che sfatano il mito secondo cui i modelli mentali di gestione del tempo aumentano la produttività. In realtà, essi hanno un effetto completamente diverso.
Perché sentirsi in controllo è meglio che avere una produttività elevata
La ricerca più importante sulla gestione del tempo è stata condotta da Therese Macan nel 1994. Il suo obiettivo era determinare se la gestione del tempo aiutasse effettivamente le persone a migliorare nel proprio lavoro.
Spoiler alert: non è stato così.
Macan ha testato i comportamenti relativi alla gestione del tempo su un ampio campione di dipendenti. Le persone che hanno utilizzato l'impostazione degli obiettivi e l'impostazione delle priorità si sono sentite molto più in controllo del proprio tempo. Erano meno stressate e più felici nel lavoro.
I loro capi non ritenevano che le loro prestazioni fossero migliorate.
Forse il vantaggio principale della gestione del tempo non risiede nel suo effetto sulle prestazioni, ma nel suo effetto sugli atteggiamenti.
Forse il vantaggio principale della gestione del tempo non risiede nel suo effetto sulle prestazioni, ma nel suo effetto sugli atteggiamenti.
Uno studio del 2010 condotto da Häfner e Stock ha approfondito ulteriormente questo argomento.
Ad alcuni dipendenti è stata impartita una formazione sulla gestione del tempo. Il gruppo che ha seguito la formazione si è sentito più in controllo e meno stressato. Tuttavia, secondo tutte le metriche misurabili, non ha effettivamente migliorato le proprie prestazioni lavorative.
Il risultato del nostro studio dimostra che una maggiore percezione del controllo del tempo porta a una diminuzione dello stress e a un aumento delle prestazioni auto-riferite
I risultati del nostro studio dimostrano che una maggiore percezione del controllo del tempo porta a una diminuzione dello stress e a un aumento delle prestazioni auto-riferite
💁♀️ Traduzione: I modelli di gestione del tempo sono una terapia, non strumenti per aumentare la produttività.
Storia della matrice di Eisenhower: contestualizzala
Dwight D. Eisenhower non ha inventato la matrice di Eisenhower. Non ha nemmeno utilizzato una griglia 2×2.
Ciò che ha fatto è stato diffondere il principio fondamentale che in seguito sarebbe diventato il modello che tutti i guru della produttività aggiungono ai preferiti.
Comprendere questa distinzione rivela perché la matrice ha il lavoro e perché a volte non ha il lavoro.
L'uomo che aveva davvero problemi importanti
Prima di diventare presidente, Eisenhower era il comandante supremo delle forze alleate durante la Seconda guerra mondiale.
Ha avuto il piano per il D-Day. Ha gestito generali che pensavano di essere più intelligenti di lui. Ha trattato con Churchill e Stalin nello stesso giorno (caspita!).
Quando Eisenhower parlava di urgente contro importante, non stava pontificando sulla finestra In arrivo zero.
Stava parlando della differenza tra reagire all'ultima mossa di Hitler e avere un piano per l'invasione che avrebbe posto fine alla guerra.
La sua capacità di rimanere concentrato su ciò che contava mentre il mondo bruciava lo ha reso il simbolo di un sistema di definizione delle priorità.
La citazione che tutti interpretano in modo errato
La famosa frase sui problemi urgenti e importanti? È stata pronunciata da Eisenhower, ma lui stava citando qualcun altro.
Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, mentre quelli importanti non sono mai urgenti.
Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, mentre quelli importanti non sono mai urgenti.
Lo disse durante un discorso nel 1954, attribuendogli esplicitamente un credito a un ex rettore universitario di cui non rivelò il nome. Quel rettore fu poi identificato come il dottor J. Roscoe Miller della Northwestern University.
Le parole dello stesso Eisenhower in un discorso del 1961 catturano la vera difficoltà:
Chi può definire con precisione la differenza tra lungo e breve termine? Soprattutto quando le nostre attività sembrano essere in crisi, siamo quasi costretti a prestare la nostra attenzione prima al presente urgente piuttosto che al futuro importante
Chi può definire con precisione la differenza tra lungo e breve termine? Soprattutto quando le nostre attività sembrano essere in crisi, siamo quasi costretti a prestare la nostra attenzione prima al presente urgente piuttosto che al futuro importante
Il dettaglio più importante? Anche l'uomo che ha pianificato la liberazione dell'Europa sentiva il richiamo di attività urgenti ma inutili.
Matrice di Eisenhower: dalla filosofia allo strumento di produttività
Stephen Covey ha preso l'intuizione di Eisenhower e l'ha trasformata nella griglia a quattro quadrati che conosciamo oggi.
Nel suo libro del 1989 Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci , Covey ha creato il quadro visivo che ha reso il concetto indimenticabile.
Eisenhower ha fornito la saggezza. Covey ha fornito il provider del foglio di lavoro.
vuoi una breve spiegazione video? Eccola qui!
Analisi della matrice di Eisenhower
Ogni quadrante della matrice di Eisenhower è fondamentalmente una zona strategica con un comando d'azione specifico e uno stato psicologico.
Ecco una rapida panoramica di come questi quadranti influenzano il tuo comportamento:
Matrice di Eisenhower: il panorama emotivo di ciascun quadrante
| Quadrante | Emozione fondamentale | Comportamento tipico | *obiettivo strategico |
| Q1: Urgente + Importante | Stress, pressione | Spegnere incendi, reagire | Contenere e ridurre nel tempo |
| Q2: Non urgente + Importante | Chiarezza, controllo | Piano, concentrazione profonda | Proteggi ed espandi |
| Q3: Urgente + Non importante | Senso di colpa, obbligo | Piacere a tutti, passare da un'attività all'altra | Delega o riduci al minimo |
| Q4: Non urgente + Non importante | Intorpidimento, noia | Evitamento, procrastinazione | Eliminare o limite |
💡Consiglio da esperto: prima di ordinare le attività, valuta il tuo stato emotivo. Se la tua giornata lavorativa ti sembra un gioco di "acchiappa la talpa", probabilmente sei bloccato nel Q1 o nel Q3. Il tuo vero vantaggio risiede nel Q2.
Quadrante 1: Il quadrante della crisi
Questo è il posto giusto per tutti quegli elementi urgenti e importanti.
Pensa a emergenze reali, problemi urgenti e progetti che hanno raggiunto la scadenza finale.
- esempi:* Emergenza di un client importante, interruzione critica del sistema che causa il blocco dell'intera azienda, presentazione per una riunione del consiglio di amministrazione che inizierà tra un'ora
- Stato psicologico: stress, esaurimento, costante gestione delle emergenze. Gestione reattiva, in cui si risponde continuamente ai problemi invece di prevenirli
- obiettivo strategico: *Ridurre al minimo. Sebbene alcune attività del Q1 siano inevitabili, un programma dominato da esse è segno di un piano inadeguato. La maggior parte delle emergenze del Q1 sono attività del Q2 che sono state trascurate fino a quando non sono diventate urgenti
Quadrante 2: il quadrante della qualità e della strategia
Benvenuto nella Home delle attività non urgenti e importanti. Dove il successo a lungo termine viene progettato e costruito.
- esempi:* piano strategico, sviluppo delle competenze, manutenzione preventiva, costruzione di relazioni chiave, esercizio fisico o identificazione di nuove opportunità
- Stato psicologico: Visione, prospettiva, equilibrio, controllo. Uno stato proattivo che consente un lavoro ponderato e di alta qualità e porta a una maggiore soddisfazione professionale
- obiettivo strategico: *Vivere qui. Le persone più efficaci elaborano un piano e proteggono consapevolmente il tempo dedicato alle attività Q2. Realizzando un piano, preparandosi e prevenendo, riducono sistematicamente gli imprevisti Q1
Quadrante 3: Quadrante dell'inganno
Qui abbiamo il ritrovo dei finti problemi: tutte quelle attività urgenti ma non importanti. 🌚
Immagina una falsa zona di produttività piena di attività che richiedono attenzione ma non contribuiscono al raggiungimento dei tuoi obiettivi principali.
- Esempi: molte email, alcune riunioni, frequenti interruzioni e piccoli problemi di altre persone che potrebbero risolvere da sole. Queste attività ti fanno sentire produttivo senza essere produttivo: è qui che si nasconde la trappola dell'urgenza
- Stato psicologico: concentrazione a breve termine, sensazione di essere vincolati alle priorità degli altri, sensazione che i propri obiettivi siano costantemente messi in secondo piano. Essere impegnati ma non efficaci
- obiettivo strategico: *Proteggiti. Per padroneggiare il terzo trimestre è necessario stabilire delle impostazioni, dire "no" in modo educato, delegare in modo efficace e creare sistemi che riducano al minimo le interruzioni
Quadrante 4: Quadrante dello spreco
Ciao, cestino? 🗑️
Forse è un po' severo. Ma queste attività non offrono alcun valore reale e compromettono attivamente una vita ben vissuta.
- Esempi: scorrere senza pensare i social media, guardare troppo la televisione, ordinare vecchie email per evitare di iniziare un progetto importante, ecc.
- Stato psicologico: mancanza di responsabilità e di obiettivi. Spesso un rifugio escapista per chi è esausto a causa del troppo tempo trascorso nel Q1 e nel Q3
- Obiettivo strategico: Stabilisci le priorità e elimina senza pietà. Ciò richiede un'autovalutazione onesta e disciplina. Sebbene il riposo e il tempo libero siano importanti (attività Q2), Q4 rappresenta le distrazioni che devono essere affrontate
Come utilizzare efficacemente la matrice di Eisenhower
Il metodo Eisenhower lavora meglio se applicato quotidianamente, non come esercizio occasionale.
Passaggio 1: Scarica tutto dal cervello
Dedica 10 minuti a scrivere ogni attività, progetto e obbligo che richiede la tua attenzione. Non filtrare ancora. Limitati a elencare tutto.
Passaggio 2: Definisci ciò che è "importante" per te
Questo è il passaggio più importante. Scrivi i tuoi 3-5 obiettivi principali per il trimestre in corso. Un'attività è "importante" solo se contribuisce direttamente a uno di questi obiettivi. Tutto il resto, per definizione, non è importante.
Passaggio 3: Seleziona senza pietà
Esamina il tuo brain dump e colloca ogni elemento nel quadrante appropriato. Sii onesto. Quell'email "urgente" del tuo collega potrebbe in realtà essere un'interruzione del terzo trimestre mascherata da lavoro.
Passaggio 4: crea un blocco di tempo per il tuo secondo trimestre
Le attività del secondo trimestre non hanno scadenze urgenti, quindi vengono continuamente rimandate. Pianifica blocchi di tempo specifici per il tuo lavoro più importante del secondo trimestre e considera questi blocchi sacri come qualsiasi riunione con i client.
💡Suggerimento professionale: utilizzando le attività di ClickUp, puoi convertire gli elementi della matrice in attività e persino delegarli ai membri del tuo team. Inoltre, puoi sempre assegnare durate stimate per rimanere in linea con gli obiettivi.
Passaggio 5: Costruisci i tuoi sistemi di difesa
Le attività del terzo trimestre sono nemici dello stato del secondo trimestre. Crea sistemi per ridurle al minimo:
- Stabilisci orari specifici per controllare l'email invece di rispondere immediatamente
- Utilizza modelli per risposte comuni
- Stabilisci un "orario di ricevimento" per le domande non urgenti
- Impara a dire più spesso "Questo può aspettare fino a domani?"
💟 Bonus: con quale frequenza dovresti aggiornare la tua matrice di Eisenhower?
Le revisioni quotidiane sono le più efficaci. Dedica 5-10 minuti ogni mattina a ordinare le nuove attività e ad adeguare le priorità in base ai cambiamenti avvenuti durante la notte. Le revisioni settimanali ti aiutano a valutare se stai effettivamente dedicando tempo al Q2 o se ne stai solo parlando.
4 errori comuni nell'uso della matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower spesso fallisce per gli stessi motivi prevedibili.
non preoccuparti: per ognuno di essi c'è anche una soluzione, $$$a!
1. Pensi di essere più bravo di quanto sei in realtà nella determinazione della durata stimata per svolgere un compito
Tutti pensano che il loro prossimo progetto sarà diverso.
Questa volta finirai prima. Questa volta non ci saranno sorprese.
Ti sbagli. Ti sei già sbagliato in passato. Ti sbaglierai ancora.
l'errore del piano è reale: *sottovalutate il tempo necessario per svolgere le attività, anche quando avete dati che dimostrano che sottovalutate sempre il tempo necessario per svolgerle.
Ad esempio, supponiamo che tu inserisca "Scrivere la strategia di marketing" nel Q2 e lo pianifichi per venerdì pomeriggio. La realtà? Sono necessari i dati di tre reparti, due cicli di approvazione e una revisione legale. Due settimane dopo, è una crisi del Q1 perché domani c'è la riunione della Bacheca.
All'improvviso, ti rendi conto che questa non è un'attività da svolgere nel pomeriggio di venerdì.
🧠 La soluzione: Suddividi le attività più grandi in attività più piccole. "Scrivere la strategia di marketing" diventa "Ottenere i dati commerciali da Jake", "Esaminare i prezzi della concorrenza" e "Redigere la bozza della sezione sulla posizione"
2. "Importante" è tutto ciò che il tuo capo ritiene importante
L'urgenza è un oggetto. La scadenza è venerdì, oppure no.
L'importanza è soggettiva. Troppo spesso viene dirottata da chi parla più forte o ha il titolo più alto.
La "domanda veloce" del tuo capo sembra importante perché proviene dal tuo capo. Ma ti aiuta davvero a raggiungere i tuoi obiettivi? Probabilmente no.
🧠 La soluzione: Scrivi i tuoi obiettivi reali per il trimestre. Considera come priorità assoluta le attività che forniscono supporto diretto a tali obiettivi. Se si presenta qualcos'altro, chiediti: supporta la missione più ampia dell'azienda, sblocca un collega o previene problemi più gravi in futuro? Se la risposta è no, probabilmente non è importante, indipendentemente da quanto possa sembrare urgente.
3. In realtà non puoi delegare nulla
La matrice decisionale di Eisenhower afferma che le attività del terzo quadrante dovrebbero essere delegate.
Fantastico. Per chi?
Se sei un fondatore solitario, uno studente o chiunque non abbia reportistica diretta, "delegare" è un consiglio irrealistico. È come sentirsi dire "assumi qualcuno" quando stai avviando un'attività in proprio.
🧠 La soluzione: Sostituisci "delegare" con "ridurre al minimo, automazioni o raggruppare"
Questa riunione può essere sostituita da un'email? Puoi impostare una risposta automatica? Puoi raggruppare tutte queste interruzioni in un'ora invece di lasciare che ti rovinino l'intera giornata?
La maggior parte delle attività del terzo trimestre non è necessaria. Si tratta solo di abitudini mascherate da lavoro. Come rispondere alla stessa domanda per la decima volta! Basta impostare un agente di risposta basato sull'IA, come questo qui. 👇🏼
4. Stai utilizzando uno strumento statico per un lavoro dinamico
Le tue priorità cambiano. Un'attività del secondo trimestre oggi potrebbe diventare una crisi del primo trimestre domani.
E un elenco da fare su carta? È obsoleto nel momento stesso in cui lo scrivi.
Inoltre, come dice questo utente di Reddit:
Ho così tante attività da svolgere che non ho idea di come inserirle nella matrice di Eisenhower. Ho sempre amato questo concetto, ma non sono mai riuscito ad applicarlo
Ho così tante attività da svolgere che non ho idea di come inserirle nella matrice di Eisenhower. Ho sempre amato questo concetto, ma non sono mai riuscito ad applicarlo
🧠 La soluzione: Utilizza un sistema dinamico. Ad esempio, con ClickUp puoi creare una matrice delle priorità dinamica e adattabile:
- Imposta campi personalizzati per "Urgenza" e "Importanza"
- Utilizza una vista Bacheca raggruppata in base a questi campi per creare una rappresentazione visiva a quattro colonne
- Quando le priorità cambiano, aggiorna il campo personalizzato e l'attività si sposterà automaticamente nel quadrante corretto
Chi dovrebbe utilizzare la matrice di Eisenhower
Tutti pensano di aver bisogno della matrice di Eisenhower. In realtà non è così.
Ma se sei sommerso da richieste contrastanti e non riesci a distinguere tra una vera emergenza e il piano insufficiente di qualcun altro, continua a leggere.
Per amministratori delegati e dirigenti
Il tuo nemico più grande non è la concorrenza. È l'illusione che tutto ciò che passa sulla tua scrivania sia ugualmente importante.
In qualità di amministratore delegato, sei pagato per pensare in modo strategico, non per rispondere personalmente a ogni email dei fornitori o approvare ogni post sui social media. Il metodo Eisenhower ti obbliga a proteggere la tua risorsa più preziosa: il tempo da dedicare alla leadership vera e propria.
👉🏽 Realtà dei fatti: se passi più tempo nel Q1 (modalità crisi) che nel Q2 (piano strategico), non stai guidando, sei solo il pompiere più pagato dell'edificio.
👉🏽 Il tuo punto di forza nel secondo trimestre: preparazione della Bacheca, strategia a lungo termine, piano della successione e quel tipo di riflessione approfondita che non può avvenire tra una riunione e l'altra.
🤔 Vuoi potenziare il tuo pensiero strategico? Kyle Coleman, GVP di ClickUp, spiega come mantiene chiare le sue priorità!
Per imprenditori individuali e liberi professionisti
Nella tua azienda aziendale ricopri tutti i ruoli. Assistenza clienti, marketing, account, sviluppo dei prodotti: tutto finisce sulla tua scrivania.
La matrice ti aiuta a distinguere tra attività che fanno crescere la tua attività aziendale (Q2) e attività che ti fanno sentire occupato ma esausto (Q3 e Q4).
Esempio, rispondere alle email dei client entro 30 secondi non ti rende più professionale. Ti rende un sistema ben addestrato di risposta alle interruzioni.
👉🏽 La tua strategia di sopravvivenza: raggruppa le attività del Q3 in blocchi di tempo specifici. Controlla l'email due volte al giorno, non 200 volte.
Per gli studenti
La scuola è progettata per far sembrare tutto urgente. Ogni compito ha una scadenza. Ogni prova è importante per la tua media dei voti. Ogni attività "fa bella figura sulle domande di ammissione all'università"
La matrice decisionale di Eisenhower ti aiuta a distinguere l'apprendimento reale (Q2) dal lavoro accademico superfluo (Q3).
Esempio, dedicare tre ore a perfezionare il modo di formattare un documento invece di comprenderne effettivamente i concetti. Il modo di formattare perfetto è Q3. La comprensione approfondita è Q2.
Per manager e gestore del team
Ti trovi in una situazione difficile. I dirigenti ti affidano oggetti strategici. Il tuo team ti sottopone ogni minima decisione. I client vogliono aggiornamenti ogni cinque minuti.
La matrice urgente-importante ti aiuta a capire cosa richiede effettivamente il tuo cervello e cosa invece la tua firma.
Esempio, il tuo diretto subordinato può gestire quella telefonata "urgente" del client (Q3). Non puoi delegare le valutazioni trimestrali delle prestazioni che determinano chi riceve la promozione (Q2).
👉🏽 Trappola del manager: pensare di essere insostituibile. La maggior parte delle tue attività del terzo trimestre esistono perché non hai formato il tuo team a gestirle.
Ecco cosa dice Gaurav Agarwal, COO di ClickUp, su questa particolare trappola!
Recentemente ho cambiato il modo in cui preparo il contenuto della mia revisione trimestrale dell'attività: prima impiegavo 20 ore per raccogliere personalmente i dati, formulare una storia e creare le diapositive, ora il mio team impiega 30 ore e io ne impiego 5, per un totale di 35 ore rispetto alle 20 di prima.
Sembra inefficiente, vero? Eppure, questo approccio: • Mi libera 15 ore di tempo da dedicare a lavori di maggior valore • Produce un risultato migliore di quello che potrei ottenere da solo • Consente al mio team di sviluppare una comprensione più approfondita dell'attività • La prossima volta che lo faremo, le 35 ore totali diventeranno 25. Questo è il paradosso della produttività della scalabilità: ciò che sembra una riduzione dell'efficienza a livello unitario crea in realtà guadagni esponenziali a livello di sistema
Recentemente ho cambiato il modo in cui preparo il contenuto della mia revisione trimestrale dell'attività: prima impiegavo 20 ore per raccogliere personalmente i dati, formulare una storia e creare le diapositive, ora il mio team impiega 30 ore e io ne impiego 5, per un totale di 35 ore rispetto alle 20 di prima.
Sembra inefficiente, vero? Eppure, questo approccio: • Mi libera 15 ore di tempo da dedicare a lavori di maggior valore • Produce un risultato migliore di quello che potrei ottenere da solo • Consente al mio team di sviluppare una comprensione più approfondita del Business • La prossima volta che lo faremo, le 35 ore totali diventeranno 25. Questo è il paradosso della produttività della scalabilità: ciò che sembra una riduzione dell'efficienza a livello unitario crea in realtà guadagni esponenziali a livello di sistema
Matrice di Eisenhower per teams vs. individui
| Criteri | Individui | Teams |
| Caso d'uso | Produttività personale, formazione delle abitudini | Priorità condivise, delega, piano |
| Strumenti necessari | Notebook, app o modello ClickUp | ClickUp con campi condivisi, dashboard e automazioni |
| Vantaggi | Meno stress, maggiore concentrazione | Account cancellato, riduzione del micro-management |
💡Suggerimento professionale: utilizza i dashboard di ClickUp per monitorare la distribuzione dei quadranti all'interno del tuo team. Se la maggior parte del tuo team si trova nel Q1, è il momento di rafforzare il piano del Q2.
Matrice di Eisenhower vs. altri modelli di produttività
La matrice di Eisenhower non è l'unica soluzione disponibile.
Sebbene sia un ottimo punto di partenza, alcune situazioni richiedono approcci diversi.
Considera queste alternative come strumenti specializzati nel tuo kit di strumenti per la produttività, ciascuno progettato per risolvere problemi specifici che la matrice non è in grado di gestire.
Matrice di Eisenhower vs. Principio di Pareto (Regola 80/20)
Il principio di Pareto si basa su un'intuizione semplice ma potente: l'80% dei risultati deriva dal 20% del lavoro richiesto. Non si tratta di ordinare le attività, ma di individuare il piccolo numero di attività che creano un valore sproporzionato.
✅ Quando Pareto vince: sei sommerso dal lavoro ma non sai quali attività siano davvero efficaci. La regola dell'80/20 ti costringe a guardare i tuoi risultati e a lavorare a ritroso. Quale 20% dei tuoi client genera l'80% delle tue entrate? Quale 20% delle tue funzionalità/funzione crea l'80% del coinvolgimento degli utenti?
Esempio, un responsabile marketing si rende conto che l'80% dei lead qualificati proviene solo da 2 dei 10 canali di marketing. Invece di cercare di ottimizzare tutti e 10 i canali in modo uguale (pensiero Eisenhower), raddoppia gli sforzi sui due che lavorano ed elimina gli altri (pensiero Pareto).
✅ Quando Eisenhower vince: sai cosa è importante, ma non riesci a smettere di farti distrarre da attività urgenti ma inutili. L'analisi di Pareto non ti aiuterà a ignorare quella notifica di Slack. La matrice sì.
💡Consiglio dell'esperto: utilizzali entrambi. L'analisi di Pareto identifica le attività ad alto impatto (quelle che rientrano nel Q2). La matrice di Eisenhower protegge il tempo dedicato a tali attività filtrando tutto il resto.
Matrice di Eisenhower vs. Metodo MoSCoW
No, non si tratta della città. In realtà è un acronimo: Must have, Should have, Could have, Won't have (Devi avere, Dovresti avere, Potresti avere, Non avrai).
| Il metodo MoSCoW (spiegazione)* |
| requisiti indispensabili*Requisiti non negoziabili che sono fondamentali per l'attuale incremento o rilascio del progetto |
| *dovrebbe avere requisiti importanti che non sono fondamentali per la funzione della soluzione |
| non sarà disponibile (questa volta)*I requisiti che il team e le parti interessate hanno concordato esplicitamente non saranno soddisfatti nei tempi previsti |
| non sarà disponibile (questa volta)*I requisiti che il team e le parti interessate hanno concordato esplicitamente non saranno soddisfatti nei tempi previsti |
Questo framework è nato nello sviluppo di software per risolvere un problema specifico: decidere quali funzionalità/funzioni realizzare quando non è possibile realizzare tutto.
✅ Quando MoSCoW vince: stai gestendo un progetto con più parti interessate che ritengono tutte le loro richieste "urgenti e importanti". Il metodo Eisenhower fallirà perché la definizione di "importante" è diversa per ciascuno.
MoSCoW impone conversazioni difficili su ciò che è realmente essenziale. Le funzionalità "indispensabili" non sono negoziabili: se non sono incluse, il progetto fallisce. Le funzionalità "auspicabili" sono importanti ma non determinanti. Le funzionalità "opzionali" sono dei bonus graditi. Le funzionalità "non incluse" sono esplicitamente fuori dall'ambito di applicazione.
Ecco il genio del "Non avrò" (questa categoria non esiste nella matrice di Eisenhower): è un modo formale per dire "non ora, forse più tardi", che impedisce lo scope creep e gestisce le aspettative.
✅ Quando Eisenhower vince: lavori da solo o con un piccolo team affiatato in cui l'ambito di applicazione non è il problema principale. MoSCoW aggiunge una complessità inutile alla semplice definizione delle priorità delle attività.
Matrice di Eisenhower vs. Metodo ABCDE
Il metodo ABCDE è la matrice di Eisenhower potenziata, ma i potenziamenti hanno effetti collaterali.
| Metodo di gestione delle attività ABCDE | ||||
| *$$$a | B | C | D | E |
| Molto importante | Importante | *bello da fare | delegato* | Eliminare |
| Compiti indispensabili con gravi conseguenze se non completati | Attività da fare con conseguenze minori. Utili ma non fondamentali | Attività senza conseguenze. Piacevoli ma senza impatto sugli obiettivi | Attività che possono essere assegnate ad altri per liberare tempo per le attività A | Attività inutili che non aggiungono alcun valore |
| Regola d'oro: non lavorare mai su un'attività B quando esiste un'attività A. Non lavorare mai su un'attività C quando esiste un'attività B. |
Ecco come funziona: a ogni attività viene assegnata una lettera.
- Le attività hanno gravi conseguenze se non vengono completate
- Le attività B hanno conseguenze lievi
- Le attività C non hanno conseguenze
- Le attività D dovrebbero essere delegate
- Le attività E dovrebbero essere eliminate
ed ecco la regola principale: *Non lavorare mai su un'attività B quando esiste un'attività A. Non lavorare mai su un'attività C quando esiste un'attività B. E così via.
✅ Quando vince l'ABCDE: sei un procrastinatore cronico che gravita verso attività facili e di scarso valore. La rigida regola "A-first" fornisce la disciplina che manca alla matrice.
Esempio, il tuo elenco include "Rispondere alla proposta del client" (A), "Aggiornare il profilo LinkedIn" (B) e "Organizzare i file del computer" (C).
Con Eisenhower, potreste passare la mattinata a organizzare i file perché vi sembra che ciò conferisca produttività. Con ABCDE, questo è letteralmente contro le regole fino a quando la proposta non è terminata.
✅ Quando Eisenhower vince: Il tuo ambiente di lavoro è imprevedibile. Si verificano vere emergenze. Le priorità cambiano. La rigidità del metodo ABCDE diventa un ostacolo quando hai bisogno di flessibilità.
La sfida più grande del metodo ABCDE è che presuppone che tu abbia qualcuno a cui delegare. Se sei un imprenditore individuale, un libero professionista o un dipendente junior, le attività "D" diventano attività "B" o "C", creando potenzialmente un carico di lavoro ingestibile.
Matrice di Eisenhower vs. Matrice delle priorità d'azione
La matrice delle priorità d'azione è la versione accademica della matrice di Eisenhower. Invece di "urgente" e "importante", utilizza "lavoro richiesto" e "impatto"
I quattro quadranti:
- Impatto elevato, lavoro richiesto minimo = risultati rapidi (fai prima questi)
- Impatto elevato, lavoro richiesto elevato = progetti importanti (programmare con attenzione)
- Basso impatto, basso lavoro richiesto = Compilazioni (da fare quando hai tempo libero)
- Basso impatto, grande lavoro richiesto = attività ingrati (da evitare a tutti i costi)
La chiave della differenza è che la matrice delle priorità d'azione ragiona in termini di ritorno sull'investimento, mentre quella di Eisenhower ragiona in termini di scadenze e obiettivi.
✅ Quando vince la priorità dell'azione: stai gestendo le risorse (budget, tempo del team, ore di sviluppo) e devi giustificare le decisioni alla leadership. "Questo ha un impatto elevato e richiede un lavoro richiesto minimo" è più convincente di "questo è importante ma non urgente"
Ad esempio, un product manager che deve scegliere tra diverse funzionalità/funzione può utilizzare la matrice in questo modo:
- La funzionalità/funzione A richiederà 2 settimane e aumenterà la fidelizzazione degli utenti del 15% (risultato immediato)
- La funzionalità/funzione B richiederà 6 mesi e aumenterà la fidelizzazione del 20% (progetto importante)
- La funzionalità/funzione C richiederà 4 settimane e aumenterà la fidelizzazione del 2% (attività ingrato)
✅ Quando Eisenhower vince: hai a che fare con un lavoro realmente urgente, in cui le scadenze sono più importanti dei calcoli del ROI. Le emergenze dei clienti non tengono conto della tua analisi dell'impatto/lavoro richiesto.
📖 Per saperne di più: Come creare una matrice delle priorità d'azione per gestire le attività
Cosa ne pensi della matrice di Eisenhower rispetto alle metodologie Agile?
La matrice di Eisenhower e Agile ti aiutano a stabilire le priorità di lavoro, ma hanno funzioni diverse e operano su scale temporali diverse.
| Struttura | Caso d'uso principale | Area di interesse | Orizzonte temporale |
| Matrice di Eisenhower | Processo decisionale quotidiano per gli individui | Urgenza vs. importanza | Da immediato a breve termine |
| Agile / Scrum | Realizzazione di progetti basati sul lavoro di team | Piano iterativo e gestione del backlog | Basato su sprint (1-2 settimane) |
Agile è una metodologia di consegna basata sul team che consente di svolgere il lavoro in cicli brevi e strutturati. Framework come Scrum aiutano i team a pianificare il lavoro (tramite la pianificazione degli sprint), a riflettere su di esso (tramite retrospettive) e a mantenere flessibili le priorità (tramite i backlog). Agile dà priorità alla collaborazione, alla velocità e all'iterazione.
La matrice di Eisenhower, invece, è uno strumento di prioritizzazione personale. Aiuta le persone a classificare le attività in base all'urgenza e all'importanza, risultando particolarmente utile quando le distrazioni quotidiane minacciano di compromettere lo stato a lungo termine.
💡Suggerimento professionale: utilizza la matrice di Eisenhower prima del piano dello sprint per identificare quali attività vale davvero la pena affrontare. È un modo intelligente per allineare le tue priorità individuali con il ciclo di consegna Agile del tuo team.
TL;DR: Confronto tra i diversi framework
| Struttura | Matrice di Eisenhower | Metodo MoSCoW | Principio di Pareto (80/20) | Metodo ABCDE | *matrice delle priorità d'azione |
| Principio fondamentale | Triage basato sugli attributi | Scoping basato sui requisiti | Leva asimmetrica | Sequenziamento basato sulle conseguenze | Allocazione basata sul ROI |
| Categorie chiave | Urgenza / Importanza | Deve / Dovrebbe / Potrebbe / Non farà | 80% Output / 20% Input | A / B / C / D / E Conseguenze | Impatto / Lavoro richiesto |
| Caso d'uso | Gestione strategica delle attività | Consegna agile dei progetti e gestione dell'ambito | Analisi strategica delle attività | Esecuzione personale disciplinata | Piano delle risorse aziendali/di progetto |
| Focus sulle decisioni | "A cosa devo prestare attenzione adesso?" | "Cosa dobbiamo fornire per ottenere una soluzione praticabile?" | "Dove si trova il mio punto di leva più alto?" | "Qual è la prossima cosa che devo assolutamente fare?" | "Qual è l'uso più efficiente delle risorse?" |
| Chiave di forza principale | Semplicità e chiarezza concettuale | Allineamento degli stakeholder e controllo dell'ambito | Genera intuizioni strategiche | Rafforza la disciplina e combatte la procrastinazione | Concentrati sul ritorno sull'investimento (ROI) |
| Punti deboli | Semplifica eccessivamente il lavoro interdipendente | Nessuna classifica all'interno della categoria | Rigidità in un ambiente dinamico $$a$$ | Rigidità in un ambiente dinamico | Soggettività nella valutazione dell'impatto e del lavoro richiesto |
| Utente ideale | Chiunque si senta sopraffatto dalle proprie priorità | Product manager agile o team di progetto | Analista strategico o leader alla ricerca di concentrazione | I procrastinatori che hanno bisogno di maggiore organizzazione | Team leader o PM con risorse limitate |
Quale framework dovresti effettivamente utilizzare?
➡️ Se sei alle prime armi con la definizione delle priorità o ti senti sopraffatto, inizia con Eisenhower. Ti insegnerà l'abilità fondamentale di separare l'urgente dall'importante
➡️ Aggiungi l'analisi di Pareto su base trimestrale per identificare quale 20% delle tue attività genera l'80% dei tuoi risultati
utilizza MoSCoW per i progetti di team in cui lo scope creep è un problema e gli stakeholder devono allinearsi
➡️ Prova ABCDE se sei abbastanza disciplinato da seguire regole rigide e fai fatica a combattere la procrastinazione
➡️ Passa alla priorità d'azione quando gestisci le risorse e devi prendere decisioni basate sul ROI
utilizza Agile quando lavori con un team su risultati che evolvono nel tempo. Agile ti aiuta a stabilire le priorità e a consegnare il lavoro in cicli brevi e iterativi, ideali per la collaborazione interfunzionale, il feedback rapido e l'adattamento al cambiamento
ma ricorda che nessuno di questi modelli è una soluzione miracolosa. *Sono strumenti decisionali che ti costringono a porre domande migliori su dove stai perdendo il monitoraggio del tempo.
Il framework migliore è quello che utilizzerai effettivamente in modo coerente.
Suggerimenti per l'utilizzo della matrice di Eisenhower (con ClickUp)
Hai imparato le basi.
Ora parliamo delle mosse avanzate che distinguono i principianti della matrice dai veri maestri della definizione delle priorità.
Con ClickUp, puoi trasformare questa semplice griglia 2×2 in un sistema dinamico che apprende dal tuo comportamento e si adatta alla tua realtà.
1. Sistema di codice a colori
Il tuo cervello elabora le informazioni visive 60.000 volte più velocemente rispetto al testo. Smetti di rendere la tua matrice di Eisenhower più difficile del necessario.
Utilizza invece le priorità delle attività di ClickUp per abbinare i quadranti della matrice con indicazioni visive.
Imposta le attività urgenti e importanti con bandierine rosse, quelle importanti e non urgenti con bandierine gialle, quelle urgenti e non importanti con bandierine blu e quelle non urgenti e non importanti con bandierine grigie.
✅ Perché funziona: puoi scorrere il tuo elenco di attività in pochi secondi invece di leggere tutte le descrizioni. Le attività rosse saltano subito all'occhio. Quelle gialle ti danno un promemoria per programmare dei blocchi di tempo. Quelle blu ti dicono "delegami". Quelle grigie sono candidate alla cancellazione.
💡Suggerimento professionale: crea tag personalizzati per le attività ricorrenti del secondo trimestre come "Piano strategico", "Sviluppo del team" o "Miglioramento dei processi". In questo modo sarà più facile individuare gli schemi ricorrenti in ciò che stai trascurando.
2. Flusso di lavoro agentico e regole di automazioni
Il più grande errore della matrice è quando attività importanti rimangono nel Q2 fino alla scadenza, rendendoli urgenti. ClickUp Automazioni può evitare che ciò accada.
Crea regole che spostino automaticamente le attività dal Q2 al Q1 in base alle date di scadenza. Ad esempio, "Quando mancano 3 giorni alla data di scadenza, cambia la priorità in Urgente e avvisa l'assegnatario"
Automazione avanzata: imposta flussi di lavoro che creano attività ricorrenti nel secondo trimestre. Le revisioni strategiche mensili, le valutazioni degli obiettivi trimestrali e i check-in settimanali del team dovrebbero apparire automaticamente nel tuo secondo trimestre senza che tu debba ricordarti di aggiungerli.
🧠 Il punto di svolta: utilizza gli agenti in ClickUp per delegare automaticamente le attività del terzo trimestre. Imposta regole come "Quando un'attività ha il tag 'Amministratore ordinario', assegnala a [Nome del collega] e invia una notifica tramite Slack"
3. Priorità intelligenti con /IA
È qui che la cosa diventa di interesse.
ClickUp Brain è in grado di analizzare la cronologia delle tue attività e individuare schemi che ti sfuggono.
Esempio, uno dei nostri prompt IA aggiunti ai preferiti per la matrice di Eisenhower è:
"Analizza le attività completate nell'ultimo mese. Quale 20% delle attività ha generato l'80% dei tuoi risultati? Quali attività del secondo trimestre hai costantemente rimandato e quali sono state le conseguenze?"
ClickUp Brain è in grado di identificare:
- Quali tipi di attività etichetti costantemente come urgenti quando in realtà non sono importanti
- A che ora del giorno sei più efficiente nel diverso quadrante del lavoro
- Quali attività del terzo trimestre continuano a ripetersi perché non stai affrontando la causa principale?
- Quando le attività del secondo trimestre diventano crisi del primo trimestre a causa di una cattiva durata stimata
E questo, amici miei, è il potere dell'IA contestuale.
🎥 Scopri come l'IA contestuale può trasformare il tuo lavoro con una "vera" definizione intelligente delle priorità. 👇🏼
4. "Blocchi di interruzione"
Il lavoro del secondo trimestre muore per mille piccoli tagli: email, messaggi Slack, "domande veloci"
La soluzione non è la forza di volontà. È l'architettura.
Configurazione di ClickUp: utilizza il calendario di ClickUp per creare due tipi di blocchi di tempo:
- blocchi protetti del secondo trimestre:* contrassegnali come "Occupato" e aggiungi note come "Lavoro intenso - Non disturbare"
- Blocchi di interruzione: pianifica finestre di 30-60 minuti specificamente dedicate alle attività Q3: email, domande veloci, richieste minori
5. test "Il sé futuro"
La maggior parte delle persone non è in grado di distinguere ciò che è importante da ciò che è urgente perché pensa a come si sente in quel momento, non alle conseguenze.
Per ogni attività, chiediti: "Se il mio io futuro potesse inviarmi un messaggio, mi ringrazierebbe per aver svolto questa attività o si rammaricherebbe per il tempo che ci ho dedicato?"
In ClickUp, puoi aggiungere un campo personalizzato chiamato "Valutazione del sé futuro" con opzioni come "Mi ringrazierò", "Non avrà importanza" o "Me ne pentirò"
Oppure usa una valutazione a numero, ad esempio 0 = Non è andata come nel piano. 🙄
Questo ti costringe a pensare oltre la pressione immediata.
💡La regola del 10-10-10: come ti sentirai riguardo a questo compito tra 10 minuti, 10 mesi e 10 anni? Usa le descrizioni delle attività di ClickUp per nota questa analisi nei casi limite.
6. Verifica dell'accuratezza della matrice
Ogni settimana, confronta il tempo trascorso in ciascun quadrante con la tua allocazione prevista. La maggior parte delle persone scopre di trascorrere il 60% del proprio tempo nel Q3, mentre aveva in piano di trascorrerne il 60% nel Q2.
Poni queste domande:
- Quali attività del secondo trimestre richiedono costantemente più tempo del previsto?
- Quali attività del terzo trimestre richiedono più tempo del necessario?
- Quale percentuale delle "emergenze" del Q1 avrebbe potuto essere evitata con un migliore piano del Q2?
Il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti di ClickUp rivela la cruda verità su dove va effettivamente a finire il tuo tempo rispetto a dove avevi in piano di impiegarlo. Utilizza questi dati per migliorare le tue durate stimata e identificare quali attività del terzo trimestre richiedono soluzioni sistematiche piuttosto che un'attenzione costante.
7. Ore di potenza Q2
Monitora quando sei più efficiente nei diversi tipi di lavoro.
Per due settimane, registra il tuo livello di energia (da 1 a 10) ogni ora utilizzando la nota di monitoraggio del tempo di ClickUp. Confronta i risultati con la qualità e l'efficienza del completamento delle attività.
La maggior parte delle persone ritiene di avere 2-4 ore di energia massima per il lavoro strategico del secondo trimestre. Proteggi queste ore senza pietà.
ottimizzazione di ClickUp:* pianifica le attività più importanti del secondo trimestre durante le ore di punta comprovate. Utilizza il blocco automatico del tempo nel calendario di ClickUp per bloccare automaticamente questi orari in base al tuo backlog, alle priorità e alle riunioni.
*abbinamento energia-attività
- Alta energia: pensiero strategico Q2, risoluzione di problemi complessi
- Energia media: attività urgenti del primo trimestre che richiedono concentrazione
- Basso livello di energia: attività di routine del terzo trimestre, elaborazione delle email
8. Accountability della matrice
Le matrici individuali lavorano. Le matrici di team con account di condivisione lavorano meglio.
Revisioni settimanali della matrice: utilizza le schede ClickUp AI per rivedere:
- Quali membri del team stanno dedicando troppo tempo al Q1 (modalità reattiva)
- Quali obiettivi del secondo trimestre vengono costantemente rimandati
- Quali attività del terzo trimestre continuano a essere rimandate invece di essere sistematizzate?
Rendi visibile al tuo team i blocchi di tempo Q2 attraverso calendari condivisi. Quando tutti vedono che dalle 9 alle 11 del mattino è tempo protetto Q2, saranno meno propensi a interromperti.
💡Suggerimento professionale: durante le riunioni settimanali del team, chiedi: "Quali lavori del secondo trimestre abbiamo protetto questa settimana e quali distrazioni del terzo trimestre abbiamo eliminato?"
La matrice di Eisenhower per diversi casi d'uso
La matrice di Eisenhower è uno strumento decisionale che si adatta al tuo ruolo, ai tuoi obiettivi e al tuo ambiente di lavoro.
Che tu stia guidando progetti interfunzionali o gestendo client freelance, ecco come applicarla in contesti diversi.
Per la gestione di progetti e prodotti
In ruoli con flussi di lavoro complessi, come marketing, ingegneria e progettazione, la vera sfida non è la mancanza di lavoro richiesto, ma la fatica decisionale . La matrice esternalizza tali decisioni in modo che tu possa concentrarti sull'impatto.
- quadrante 1:* Ostacoli all'ultimo minuto al lancio, problemi di sicurezza, esercitazioni antincendio dei client
- *quadrante 2: Documenti strategici, piani di test utente, retrospettive delle campagne
- Quadrante 3: sincronizzazioni ricorrenti, "aggiornamenti rapidi", reportistica sullo stato degli stakeholder
- *quadrante 4: formattare fogli di calcolo, riorganizzare cartelle, lavoro superfluo
Per il piano quotidiano e la produttività personale
Gli imprenditori individuali, i creativi e i fondatori spesso confondono lo slancio con lo stato. La matrice di Eisenhower ti aiuta a rompere il circolo vizioso di reagire a tutto ciò che ti distrae.
- Inizia la giornata con una revisione della matrice di 5-10 minuti
- Dai la priorità a un'attività significativa del secondo trimestre prima di aprire la tua finestra In arrivo
- Usa l'energia corrispondente: fai il lavoro Q2 quando sei più vigile, Q3 durante i periodi di scarsa concentrazione
💡Suggerimento professionale: utilizza le attività ricorrenti di ClickUp per pianificare revisioni mattutine e controlli di fine giornata. Aggiungi durata stimata alle attività del secondo trimestre per rimanere concentrato e focalizzato.
La matrice di Eisenhower per i team remoti e il lavoro asincrono
Quando il tuo team è distribuito su diversi fusi orari, la definizione delle priorità in tempo reale diventa impossibile. La matrice introduce un modello mentale di condivisione, senza necessità di continui controlli.
- Concordate una definizione di "importante" valida per tutto il team
- Aggiungi tag ai quadranti come "Strategico", "A contatto con il cliente" o "Amministratore"
- Crea blocchi di interruzione per le attività del terzo trimestre (email, ping, preparazione delle riunioni)
💡Suggerimento professionale: automatizza i cambiamenti di attività in ClickUp: "Se l'urgenza = alta e la data di scadenza < 3 giorni → sposta al Q1 e avvisa l'assegnatario in Slack. " Le automazioni di ClickUp aiutano ad applicare questa regola in modo dinamico.
Per stili di lavoro basati sull'energia
Alcuni lavori rientrano nel Q1 (supporto, operazioni). Altri prosperano nel Q2 (strategia, leadership). Il tuo quadrante ideale dipende dal tuo ruolo e dai tuoi ritmi energetici.
| Ruolo | Quadrante primario | Focus |
| Fondatore/Responsabile di prodotto | Q2 | Visione, delegato |
| Responsabile operativo | Q1/Q3 | Gestione delle crisi, triage |
| Designer/Marketer | Q2 | Lavoro approfondito, piano |
| Agente di assistenza | Q1 | Risposta in tempo reale |
❗️Cosa significa? La matrice di Eisenhower ti consente di organizzare la tua giornata in modo mirato. L'equilibrio dei quadranti dovrebbe riflettere i tuoi obiettivi, non il volume della tua finestra In arrivo.
📖 Per saperne di più: Esempi della matrice di Eisenhower
Esempi di applicazione della matrice di Eisenhower nella vita reale
La teoria è interessante, ma è nella pratica che si vedono i risultati.
Responsabile marketing presso un'azienda SaaS
Sarah apre il suo laptop e trova 47 email non lette, tre canali Slack con badge di notifica rossi e un calendario più pieno di un vagone della metropolitana di Tokyo.
La sua analisi secondo Eisenhower:
- Q1: Il sistema di automazione delle email si è bloccato durante il fine settimana. I clienti non possono ricevere le email di reimpostazione della password. Questo sta compromettendo il funzionamento del prodotto
- Q2: Analizza i dati del funnel di conversione dell'ultimo trimestre per identificare il motivo per cui la conversione da versione di prova a pagamento è diminuita del 3%. Questa analisi fornirà informazioni utili per la strategia del prossimo trimestre
- Q3: Approvare i post di routine sui social media (delegare al coordinatore dei social media). Partecipare alla riunione settimanale di "allineamento marketing", dove non viene deciso nulla (inviare un delegato o saltare)
- Q4: Ricerca le tattiche di "growth hacking" su Twitter. Riorganizza la configurazione già in funzione della project management
Sarah scopre che la maggior parte delle sue "emergenze" Q1 sono in realtà attività Q3 che altre persone hanno etichettato come urgenti. Il problema della reimpostazione della password è un vero Q1. La richiesta del CEO di un'analisi competitiva "rapida" da consegnare "presto" è un Q3 mascherato da Q1.
Grafico freelance
Jake ha quattro progetti in corso contemporaneamente. Due client hanno appena inviato richieste di revisione "urgenti". Un nuovo potenziale cliente desidera un preventivo. Il suo sito web portfolio necessita di un aggiornamento.
La sua realtà della matrice:
- Q1: Revisioni del logo del client A per una campagna che verrà lanciata domani (scadenza effettiva, conseguenze effettive)
- *aggiornamento del portfolio con il lavoro recente per attirare client più remunerativi. Non sembra mai urgente, ma ha un impatto diretto sulla crescita del suo reddito
- Q3: Le revisioni "urgenti" del client B che si rivelano essere piccole modifiche di colore per una campagna che verrà lanciata il mese prossimo. Urgenti per loro, ma non realmente urgenti
- Q4: Ricerca delle tendenze di design su Pinterest per trovare "ispirazione" invece di lavorare su progetti reali
Jake ha trattato ogni richiesta del client come Q1 perché temeva di perdere affari aziendali. In realtà, i client rispettano i confini. Quelli che non lo fanno non sono client che vale la pena mantenere.
Genitori che svolgono il lavoro
Maria deve conciliare il suo lavoro di direttrice marketing, due figli sotto i 10 anni e mantenere un minimo di equilibrio personale.
La sua matrice familiare:
- *preparazione per la presentazione di domani alla Bacheca (momento decisivo per la carriera). Gestione di eventuali emergenze con i bambini
- Q2: Tempo da dedicare individualmente a ciascun figlio. Piano di pasti sani per la settimana. Esercizio fisico. Serata romantica con il coniuge. Queste cose non sembrano mai urgenti, ma determinano la felicità a lungo termine della famiglia
- Q3: Rispondere immediatamente a ogni email del comitato scolastico. Offrirsi volontaria per ogni vendita commerciale. Queste cose la fanno sentire una "buona principale", ma le rubano tempo che potrebbe trascorrere con i suoi figli veri
- Q4: Scorrere stressante i social media dopo che i bambini sono andati a letto invece di dormire o avere una connessione con il proprio coniuge
Per Maria, essere una "buona principale" non significa dire sì a tutte le attività scolastiche. Significa essere presente nei momenti importanti.
La matrice di Eisenhower è il modo per superare in astuzia l'urgenza
La matrice di Eisenhower ti offre qualcosa di meglio della produttività: una prospettiva.
Non si tratta di fare di più. Si tratta di capire finalmente la differenza tra le attività che richiedono il tuo tempo e quelle che lo meritano.
Quando rivedi la tua matrice ogni giorno, non stai solo spuntando le cose da fare. Stai facendo una scelta: → Meno panico. Più intenzionalità → Meno falsi allarmi. Più stato strategico → Meno tempo speso a reagire. Più tempo speso a costruire ciò che conta
E quando utilizzi un sistema come ClickUp, la tua matrice diventa dinamica: cresce con te, protegge il tuo tempo Q2 e ti aiuta a delegare o eliminare tutto il resto.
Perché le persone con la massima produttività sono semplicemente più brave a dire: Questo vale la pena. Il resto può aspettare.
Provalo. Sfuggite alla trappola dell'urgenza, una volta per tutte, con ClickUp. Create oggi stesso un account gratis!