Hai mai avuto la sensazione che la tua azienda sia rimasta ferma all'età della pietra, cercando di inviare un corvo quando tutti gli altri usano chat ed email? Purtroppo, questa è una difficoltà comune.
👀 Lo sapevate? Oltre il 40% dei dipendenti afferma che una comunicazione inadeguata riduce la fiducia nei propri leader e nei colleghi.
E quando i tuoi strumenti non comunicano tra loro, probabilmente nemmeno il tuo team lo fa.
È qui che entra in gioco il dibattito tra intranet e digital workplace. Mentre le intranet sono state il punto di riferimento per centralizzare le informazioni aziendali, i digital workplace stanno crescendo rapidamente con soluzioni flessibili. Ma il nuovo è sempre migliore?
La chiave è sapere di cosa ha bisogno il tuo team per prosperare. Questa guida analizza le differenze in modo che tu possa prendere una decisione intelligente (suggerimento: usa ClickUp !) e assumere il controllo della tua produttività.
Che cos'è una intranet?
Una intranet è una rete privata e sicura di un'organizzazione che facilita la comunicazione, la collaborazione e l'accesso alle risorse aziendali.
Pensalo come la bacheca centrale della tua azienda, ma più intelligente. Un luogo in cui i team possono trovare le ultime politiche HR, leggere le notizie aziendali, scaricare modelli o cercare chi è chi nell'organizzazione. È come un Google interno, ma con impostazioni di autorizzazione e uno scanner di badge.
Il software intranet tradizionale spesso include:
- Notizie e annunci aziendali
- Elenchi dei dipendenti e grafici organizzativi
- Documenti sulle politiche aziendali e manuali per i dipendenti
- Cartelle condivise per moduli e file
- Pagine statiche con informazioni sui reparti
A differenza di Internet, le intranet sono giardini recintati accessibili solo ai dipendenti dell'azienda. Ciò significa che le informazioni sensibili (come i documenti relativi alle buste paga o le strategie aziendali) rimangono protette e le conversazioni interne restano private.
🧠 Curiosità: Nel 1996, Frontier Technologies ha introdotto Intranet Genie, una suite di applicazioni progettata per migliorare la comunicazione interna con funzionalità/funzioni quali la condivisione di documenti e la messaggistica elettronica. Questo ha segnato un passaggio significativo nell'evoluzione del software intranet.
Casi d'uso comuni nelle aziende
Le intranet aziendali possono avere un aspetto diverso a seconda delle esigenze aziendali, ma ecco alcuni dei modi più comuni in cui le aziende le utilizzano.
- Comunicazione interna: condividi annunci aziendali, modifiche alle politiche e messaggi della leadership per garantire coerenza e visibilità tra i team
- Gestione dei documenti: archivia in modo centralizzato moduli HR, liste di controllo per l'onboarding, manuali di formazione e altri documenti essenziali, in modo che siano facilmente accessibili ai dipendenti e ai nuovi assunti
- Condivisione delle conoscenze: fornite basi di conoscenza interne o modelli wiki per consentire ai dipendenti di accedere rapidamente a guide pratiche, procedure operative standard e documenti di risoluzione dei problemi
- Automazione delle attività: utilizza gli strumenti e i moduli intranet per automatizzare attività ripetitive come le richieste di ferie, le richieste IT e le note spese
- Strumenti di collaborazione: integra funzionalità di messaggistica istantanea, piattaforme per riunioni virtuali e condivisione di file su piattaforme di social intranet per supportare un lavoro di squadra senza soluzione di continuità tra le diverse posizioni
Dall'ottimizzazione della comunicazione interna alla semplificazione dell'onboarding, le intranet offrono uno spazio centrale che aiuta i team a rimanere allineati, informati e meno sommersi dalle catene di email.
Vantaggi dell'utilizzo di una intranet
Parliamo dei vantaggi! Una intranet è una scelta solida per molte organizzazioni che desiderano migliorare le proprie operazioni interne, poiché:
- Centralizza l'accesso ai documenti e agli strumenti interni ✅
- Migliora la comunicazione in tempo reale con la messaggistica istantanea e le videoconferenze ✅
- Semplifica i flussi di lavoro automatizzando le attività ripetitive ✅
- Garantisce la sicurezza dei dati con firewall e protocolli di crittografia ✅
- Promuovi una forte cultura aziendale con aggiornamenti interni ✅
Svantaggi dell'utilizzo di una intranet
Naturalmente, nessuno strumento è perfetto. Sebbene l'intranet offra molti vantaggi, presenta anche alcune limitazioni:
- Sembra obsoleto e macchinoso ❌
- Potrebbero avere difficoltà a fornire un supporto efficace ai team remoti ❌
- Non supporta l'integrazione con molte applicazioni aziendali fondamentali ❌
- Richiede notevoli risorse IT per l'installazione e la manutenzione ❌
Che cos'è un ambiente di lavoro digitale?
Un digital workplace è una piattaforma centralizzata basata su cloud che combina tutti gli strumenti digitali di cui il tuo team ha bisogno per collaborare, gestire le attività e lavorare in modo efficiente da qualsiasi parte del mondo.
Pensalo come il tuo intero ufficio: file, chat, app, riunioni, progetti, tutto ordinatamente raccolto in un unico spazio virtuale.
🧠 Curiosità! L'idea del digital workplace ha iniziato a prendere piede nel lontano 1996, grazie a Jeffrey Bier. I suoi cinque criteri chiave per un digital workplace di successo (comprensibile, contagioso, trasversale all'azienda, completo e connesso) sono ancora attuali.
In che modo un ambiente di lavoro digitale va oltre una intranet?
È qui che la cosa si fa interessante.
Mentre la maggior parte delle intranet sono ottime per la condivisione di aggiornamenti aziendali, politiche e documenti, una piattaforma di digital workplace fa diversi passaggi in più.
Include strumenti di collaborazione, strumenti per il lavoro da remoto, monitoraggio delle attività, flussi di lavoro automatizzati, strumenti per riunioni virtuali, applicazioni aziendali di base e integrazioni che mantengono tutto sincronizzato.
In breve, un ambiente di lavoro digitale comprende l'intero spettro delle modalità operative dei team moderni, dal brainstorming e la pianificazione all'esecuzione e alla consegna.
Che tu gestisca team da casa, in ufficio o in fusi orari diversi, un ambiente di lavoro digitale ti dà la sensazione di lavorare tutti nella stessa stanza.
📮 Approfondimento ClickUp: Il lavoro non dovrebbe essere un gioco d'ipotesi, ma troppo spesso lo è. Il nostro sondaggio sulla gestione delle conoscenze ha rilevato che i dipendenti spesso perdono tempo a cercare documenti interni (31%), knowledge base aziendali (26%) o persino note personali e screenshot (17%) solo per trovare ciò di cui hanno bisogno. Con la ricerca connessa di ClickUp, ogni file, documento e conversazione è immediatamente accessibile dalla tua home page, così puoi trovare le risposte in pochi secondi, non in minuti.
💫 Risultati reali: I team sono in grado di recuperare più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno per persona, eliminando i processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe creare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Funzionalità/funzioni chiave
Cosa rende davvero efficace un digital workplace? Analizziamo le funzionalità/funzioni che lo trasformano da una semplice piattaforma a un hub per la produttività del tuo team.
- Strumenti di collaborazione: consentono ai team di scambiarsi idee, condividere aggiornamenti e lavorare insieme su progetti utilizzando piattaforme di gestione del lavoro integrate come ClickUp o Notion senza dover ricorrere a interminabili thread di email
- Funzionalità di automazione: automatizza promemoria, aggiornamenti di stato e processi di routine con flussi di lavoro basati sull'IA per liberare il tuo team e consentirgli di dedicarsi a lavori di alto valore
- Integrazioni semplici: connetti strumenti come CRM, sistemi HR e calendari per semplificare i flussi di lavoro e ridurre al minimo il passaggio da una piattaforma all'altra
- Funzionalità di ricerca Enterprise: trova istantaneamente documenti e informazioni su tutte le piattaforme integrate, senza dover più cercare in più app
- Gestione centralizzata: consente ai reparti di gestire le proprie attività e i propri strumenti, consentendo al reparto IT di supervisionare utenti, dati e sistemi da un'unica dashboard
Vantaggi di un ambiente di lavoro digitale per i team moderni
L'obiettivo principale di un ambiente di lavoro digitale è semplificare la vita, ed ecco come lo fa in modo efficiente.
- Migliore collaborazione: con tutto in un unico posto, dagli strumenti di chat ai file condivisi, i reparti possono lavorare insieme senza intoppi, riducendo il tempo speso su diverse app di comunicazione del team ✅
- Accesso da qualsiasi luogo: Lavorate da remoto? In modalità ibrida? In ufficio? Non importa. Il digital workplace vive nel cloud, quindi il vostro team può accedere da qualsiasi dispositivo, ovunque si trovi, senza VPN o restrizioni di accesso complicate. È progettato per garantire flessibilità, quindi rimanere produttivi è facile indipendentemente da dove lavorate ✅
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: a differenza delle intranet, il digital workplace offre un'esperienza personalizzata. Grazie a dashboard personalizzabili, interfacce intuitive e strumenti self-service, i dipendenti possono modellare la piattaforma in base al proprio modo di lavorare, e non viceversa ✅
- Promuove la trasformazione digitale: non si tratta solo del presente, ma anche del futuro. Grazie alle funzionalità/funzioni basate sull'IA, un ambiente di lavoro digitale contribuisce a rendere la tua azienda a prova di futuro e supporta la tua strategia di trasformazione digitale con la tecnologia, la flessibilità e le informazioni sui dati giuste ✅
In breve, un ambiente di lavoro digitale ben progettato non si limita a supportare il lavoro, ma migliora il modo in cui il team collabora, comunica e cresce con le tendenze, consentendoti di stare al passo con i tempi.
Intranet e ambiente di lavoro digitale: differenze chiave
Una intranet può essere parte di un digital workplace più ampio, ma non viceversa.
Sia le intranet che i digital workplace sono software di comunicazione interna che migliorano la gestione delle risorse e la collaborazione, ma le somiglianze finiscono qui.
Le differenze reali risiedono nella loro funzione, in ciò che offrono e nel modo in cui i team li utilizzano quotidianamente. Ecco una tabella che semplifica la differenza tra intranet e digital workplace:
| Funzionalità/funzione | Intranet | Digital Workplace |
| Scopo | Repository delle informazioni | Piattaforma di lavoro end-to-end |
| Accesso | Limite interno | Remoto e globale |
| Collaborazione | Minimo | Collaborazione avanzata in tempo reale |
| Integrazione degli strumenti | Basso | Possibilità di scegliere tra oltre 1000 integrazioni |
| Caso d'uso | Politiche, aggiornamenti | Progetti, riunioni, strumenti di lavoro |
| Comunicazione | Si concentra sulla condivisione unidirezionale delle informazioni | Esperienza bidirezionale e coinvolgente |
| Automazioni | Automazioni di base in una intranet tradizionale | Basato sull'automazione del flusso di lavoro con IA |
| Utilizza l'esperienza | Interfaccia statica | Interfaccia altamente flessibile e personalizzabile |
Mentre le intranet gettano le basi per la comunicazione interna, i digital workplace costruiscono su quelle fondamenta. Se inizi con una intranet, alla fine potresti voler passare a un workplace, e allora arriva la domanda principale.
Come possono le aziende evolvere dalle intranet ai digital workplace?
Il passaggio da una intranet tradizionale a un moderno ambiente di lavoro digitale non è solo un aggiornamento tecnologico, ma un cambiamento nel modo di lavorare della tua organizzazione. Ecco come effettuare una transizione efficace.
🔍 Valuta le lacune e i requisiti attuali
Inizia con un'analisi chiara della tua intranet esistente. Identifica cosa funziona, cosa non funziona e di cosa hanno bisogno i tuoi dipendenti, soprattutto in termini di collaborazione, accesso alle informazioni ed efficienza del flusso di lavoro.
🧩 Scegli la piattaforma di digital workplace giusta
Scegli una piattaforma basata su cloud che vada oltre la semplice condivisione di informazioni statiche. Cerca strumenti che supportino la collaborazione in tempo reale, l'accesso remoto e l'integrazione delle app, in modo che i team possano lavorare in modo efficiente da qualsiasi luogo.
🔗 Integrare strumenti fondamentali per l'azienda
Il tuo digital workplace dovrebbe unificare gli strumenti già utilizzati dai tuoi team (CRM, software HR, software di project management e strumenti di comunicazione) in un unico sistema coeso. Ciò riduce gli attriti e i cambi di contesto.
🏢 Creare spazi specifici per reparto con accesso condiviso
Invece di una intranet standardizzata, configura aree di lavoro personalizzate per i reparti Risorse umane, Commerciale e Marketing. Questi spazi possono rimanere distinti, ma condividere attività, documenti e dashboard tra i team quando necessario.
📚 Formare i team e ottimizzare regolarmente
Supporta la transizione con la formazione dei dipendenti e cicli di feedback regolari. Utilizza modelli di piani di comunicazione integrati per comprendere i modelli di utilizzo, risolvere i problemi di adozione e migliorare continuamente l'esperienza digitale dei dipendenti.
💡 Suggerimento: Inizia in piccolo: prova l'implementazione del digital workplace con alcuni team prima di estenderla a tutta l'organizzazione. In questo modo potrai raccogliere feedback in tempo reale, perfezionare i flussi di lavoro e creare modelli di produttività interna per facilitare l'adozione in tutti i reparti.
Creare un ambiente di lavoro digitale con ClickUp
Immagina di accedere a un'unica piattaforma e di avere tutto ciò di cui hai bisogno (attività, chat, documenti, dashboard, automazioni e assistenza IA) in un unico posto. Non è solo un sogno: ClickUp è l'app che fa tutto per il lavoro!
Più che un semplice strumento di project management, ClickUp per i team di project management è una soluzione completa per il digital workplace che va oltre ciò che offre una intranet tradizionale. Combina la gestione delle attività, la collaborazione in team, la documentazione e oltre 1000 integrazioni per aiutare il tuo team a lavorare in modo più intelligente, non più difficile.
Scopriamo insieme come ClickUp può dare vita alla tua visione del digital workplace.
Inizia con una struttura
Alla base di ogni team di successo c'è la chiarezza, che inizia con una gerarchia ben definita. Con la gerarchia di ClickUp, puoi personalizzare e creare la struttura perfetta per i team della tua organizzazione. All'interno dell'area di lavoro, organizza i reparti in spazi, crea cartelle per progetti e iniziative e crea elenchi di attività.
Con le attività di ClickUp, suddividi i progetti in attività secondarie, imposta le priorità, allega le scadenze e assegna la titolarità.
Utilizza i campi personalizzati e gli stati personalizzati per garantire che tutte le informazioni necessarie su un'attività siano disponibili a colpo d'occhio.
Desideri visualizzare le attività in una tabella, un elenco o un calendario? Scegli tra oltre 15 viste personalizzabili che soddisfano tutte le tue esigenze. È tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per rimanere concentrato, in linea con gli obiettivi e allineato, sia che si trovi in ufficio o completamente in remoto.
Ora abbiamo team separati per funzione e area geografica che lavorano su attività sincronizzate. Quindi il team Partnership e il team Comunicazioni hanno spazi separati in ClickUp ma attività condivise, il che è fondamentale per allineare il lavoro richiesto ai risultati del progetto
Ora abbiamo team separati per funzione e area geografica che lavorano su attività sincronizzate. Quindi il team Partnership e il team Comunicazioni hanno spazi separati in ClickUp ma attività condivise, il che è fondamentale per allineare il lavoro richiesto ai risultati del progetto
Rimani connesso
Le attività sono ottime, ma lo sono ancora di più se abbinate alla comunicazione in tempo reale. La chat di ClickUp ti consente di parlare con i tuoi colleghi all'interno dell'area di lavoro, proprio accanto alle tue attività.
Niente più cambi di contesto o catene di email infinite: basta menzionare i membri del team con "@" e tutti saranno aggiornati. La parte migliore? Puoi creare attività direttamente dalla chat invece di aggiungerle alla tua lista delle cose da fare. Questa è efficienza al massimo livello!
Hai bisogno di un modo più visivo per comunicare? Registra il tuo schermo e condividi le tue idee con ClickUp Clips, un ottimo strumento di comunicazione asincrona.
Archivia le conoscenze del tuo team
Una cosa che la intranet moderna fa bene è rendere accessibili le conoscenze. Tuttavia, le informazioni non rimangono sempre le stesse, giusto? Questo aggiunge un altro livello di attività a un flusso di lavoro già complesso. Ma non con ClickUp!
ClickUp Docs consente al tuo team di modificare i documenti in tempo reale, che si tratti di note di riunioni, procedure operative standard o sessioni di brainstorming. Collega i documenti direttamente alle attività in modo che il contesto sia sempre chiaro e le informazioni siano sempre aggiornate
Preoccupato per il controllo degli accessi? Le autorizzazioni personalizzabili e il controllo della cronologia delle versioni ti semplificano la vita.
Oltre a creare contenuti, è necessario un modo per organizzarli e accedervi. È qui che entra in gioco la funzionalità/funzione di gestione delle conoscenze di ClickUp.
È possibile classificare documenti, modelli Wiki e risorse interne utilizzando cartelle, tag e autorizzazioni, facilitando l'accesso alle informazioni corrette da parte dei diversi reparti quando necessario.
Lavora in modo più intelligente con l'IA
E se il tuo spazio di lavoro potesse pensare con te? Con ClickUp Brain, il tuo team ha accesso a un'assistenza basata sull'IA che aiuta a generare idee, riepilogare/riassumere note e persino rispondere a domande sui contenuti del tuo spazio di lavoro.
Hai bisogno di aggiornamenti su ciò di cui hai parlato con un membro del team? Chiedi a Brain o utilizza uno degli agenti IA predefiniti in ClickUp.
Vuoi utilizzare ChatGPT o il tuo assistente di scrittura IA preferito? Fallo direttamente dalla tua area di lavoro!
Aggiungi le automazioni di ClickUp e le attività ripetitive come gli aggiornamenti di stato o i promemoria verranno eseguite in background, consentendoti di risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali. Non sai come impostare le automazioni? I modelli ti aiuteranno.
Monitorare le prestazioni del team
Tutto questo sarebbe inutile se non sapessi se funziona per il tuo team, giusto? Le dashboard di ClickUp ti offrono una panoramica della produttività del tuo team. Qui puoi trovare tutto, dalla disponibilità allo stato dei client.
Personalizza i widget per monitorare il completamento delle attività, l'equilibrio del carico di lavoro, le sequenze dei progetti e altro ancora. È il tuo centro di gestione digitale del team per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni e prendere decisioni basate sui dati.
Metti tutto insieme
Un vero ambiente di lavoro digitale non esiste in un silo. Per questo motivo, ClickUp si integra con oltre 1000 strumenti come Slack, Zoom, Google Drive e Outlook. Quindi, anche se il tuo team utilizza altre piattaforme, ClickUp mantiene tutto sincronizzato e scorrevole, senza più bisogno di passare da una scheda all'altra.
ClickUp è stato selezionato da un team e poi implementato a livello di divisione. Riunendo tutti su un'unica piattaforma, abbiamo risparmiato molto tempo e scambi di comunicazioni, avendo tutto in un unico posto. Abbiamo sostituito almeno 3 strumenti con ClickUp e abbiamo anche consolidato la comunicazione da alcune piattaforme.
ClickUp è stato selezionato da un team e poi implementato a livello di divisione. Riunendo tutti su un'unica piattaforma, abbiamo risparmiato molto tempo e scambi di comunicazioni, avendo tutto in un unico posto. Abbiamo sostituito almeno 3 strumenti con ClickUp e abbiamo anche consolidato la comunicazione da alcune piattaforme.
Ma con tutto questo, ClickUp è in grado di offrire lo stesso livello di sicurezza di una intranet tradizionale? Assolutamente sì! ClickUp è conforme agli standard ISO 27001, PCI e SOC 2, garantendo che le tue informazioni rimangano al sicuro, crittografate e accessibili solo alle persone autorizzate.
Con tutto ciò che serve, dalla collaborazione intelligente alla sicurezza di livello aziendale, ClickUp è un software all-in-one creato per potenziare il modo in cui lavorano i team moderni.
Che tu stia gestendo campagne, inserendo nuovi dipendenti o effettuando la sincronizzazione con stakeholder esterni, ClickUp riunisce tutto sotto lo stesso tetto, rendendolo una vera soluzione per il digital workplace.
Qual è la soluzione giusta per la tua azienda?
La scelta tra una intranet e un digital workplace dipende dalle esigenze aziendali, dalle dimensioni e dal modo in cui i team lavorano insieme.
Quando scegliere una intranet?
Crea una intranet se la tua organizzazione:
- Dai priorità alla comunicazione top-down come annunci, politiche HR e aggiornamenti aziendali
- Necessità di un luogo centralizzato per l'archiviazione dei documenti interni
- Ha una configurazione più tradizionale, simile a quella di un ufficio
- Non sei ancora pronto a investire in una trasformazione digitale completa
- Richiede un sistema sicuro e chiuso destinato principalmente all'uso interno
Quando scegliere un digital workplace?
Un digital workplace solido è l'ideale se il tuo team:
- Desidera offrire ai dipendenti un'esperienza digitale moderna e personalizzata
- Opera in un modello ibrido o remoto
- Necessità di un'area di lavoro collaborativa che abbracci diversi reparti, strumenti e fusi orari
- Necessità di gestione integrata delle attività, collaborazione in tempo reale e automazione
- È in rapida espansione e necessita di sistemi agili per stare al passo
Tendenze future nella tecnologia sul posto di lavoro
Il futuro del lavoro è incentrato su esperienze intelligenti, connesse e coinvolgenti.
Stiamo parlando di automazione avanzata del flusso di lavoro con IA, spazi per riunioni in realtà virtuale che rendono la collaborazione virtuale più coinvolgente e sistemi intelligenti che comprendono le esigenze dei dipendenti e raccomandano azioni in tempo reale.
In breve, sia che iniziate con una intranet o che passiate direttamente a un software per il digital workplace, la direzione è chiara: verso esperienze digitali più semplici e incentrate sulle persone.
Il lavoro intelligente inizia qui con ClickUp
Un flusso di lavoro efficiente è come una buona connessione Wi-Fi. Quando funziona, nessuno se ne accorge, ma quando non funziona, tutto si blocca!
Mentre le intranet mantengono il flusso delle informazioni, un ambiente di lavoro digitale come ClickUp porta la produttività dei dipendenti a un livello superiore.
Gestione delle attività? Presente. Chat in tempo reale? Sì. Documenti, dashboard, automazioni, IA intelligente e sicurezza di livello aziendale? Tutto in un unico posto.
Per tutto ciò di cui hai bisogno, questo è l'unico posto dove devi essere. Registrati oggi stesso per un account ClickUp gratuito perché i team pronti per il futuro non si limitano a lavorare sodo: usano ClickUp!