Philip Dormer Stanhope, statista britannico, disse: "Prenditi cura dei minuti e le ore si prenderanno cura di sé stesse"
Il monitoraggio del tempo è molto più di una semplice attività di routine per i professionisti che lavorano; è fondamentale per gestire le attività e migliorare la produttività, poiché ti dice esattamente dove va a finire il tuo tempo. Grazie a queste informazioni, puoi pianificare e dare priorità alle tue attività e al lavoro del tuo team in modo migliore.
Senza un monitoraggio accurato del tempo, si rischia una cattiva gestione delle attività, inefficienze, aumento dello stress, burnout e progetti fuori programma.
Fortunatamente, la funzionalità di monitoraggio del tempo di Fogli Google offre una soluzione, che tu sia un professionista impegnato a destreggiarti tra più progetti, un manager che gestisce un team numeroso o qualcuno che fa affidamento quotidianamente sui dati di monitoraggio del tempo.
In questa guida ti illustreremo i passaggi per impostare il monitoraggio del tempo in Fogli Google, in modo da poter essere più produttivo e organizzato.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Il monitoraggio del tempo aumenta la produttività, la responsabilità e la gestione dei costi. Fogli Google offre una tabella oraria di base personalizzabile, ma manca di automazione e scalabilità.
📊 Monitoraggio del tempo con Fogli Google
- Crea una tabella oraria settimanale con i dettagli delle attività e i registri dei tempi.
- Utilizza formule per calcolare le ore di lavoro.
- Salva come modello per riutilizzarlo.
⚠️ Limiti
- L'inserimento manuale dei dati richiede tempo ed è soggetto a errori.
- Nessuna automazione o monitoraggio in tempo reale.
- Non ideale per team di grandi dimensioni.
✅ ClickUp: l'alternativa migliore Automatizza il monitoraggio del tempo con i timer globali, le integrazioni, il monitoraggio delle ore fatturabili e le informazioni basate sull'intelligenza artificiale di ClickUp.
Perché dovresti monitorare il tempo in una tabella oraria di Fogli Google?
Rispondiamo innanzitutto alla domanda: il monitoraggio del tempo in Fogli Google è necessario e vantaggioso?
La risposta è un sì inequivocabile! L'utilizzo di una tabella oraria di Fogli Google per gestire e pianificare il tuo tempo è un modo comodo e accessibile per gestire le risorse in modo efficace.
Tenendo traccia di come viene impiegato il tempo, puoi assicurarti che le attività vengano completate come pianificato. Aiuta anche a responsabilizzare i membri del team per il loro lavoro e a garantire il rispetto delle scadenze. Inoltre, il monitoraggio del tempo di Fogli Google può aiutare a identificare le inefficienze e le aree in cui è possibile migliorare la produttività.
Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo del monitoraggio del tempo di Fogli Google:
Gestione dei costi
Per i liberi professionisti o le aziende che fatturano i propri client in base alle ore lavorate, Fogli Google consente di monitorare e classificare le ore fatturabili e non fatturabili. Questa pratica consente una gestione accurata delle fatture e dei costi.
Allocazione delle risorse
Il monitoraggio del tempo di Fogli Google aiuta a comprendere come vengono utilizzate le risorse. Queste informazioni possono essere utilizzate per assegnare le attività in modo efficace, in modo che i progetti con priorità elevata ricevano l'attenzione necessaria.
Flessibilità e personalizzazione
Fogli Google consente di personalizzare le tabelle orarie in base alle tue esigenze specifiche. Puoi aggiungere, rimuovere o modificare colonne, formule e formati per allinearli ai tuoi requisiti e alle tue preferenze di monitoraggio.
Facilità di accesso e condivisione
Poiché Fogli Google è basato su cloud, puoi accedere alle tue tabelle orarie da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Puoi anche condividere facilmente la tabella oraria con i membri del team o le parti interessate per garantire trasparenza e collaborazione.
Come utilizzare Fogli Google per il monitoraggio del tempo?
Fogli Google può essere utilizzato come un potente strumento di monitoraggio del tempo, se sai come farlo. Ecco i passaggi per creare una semplice tabella oraria per monitorare il tempo in Fogli Google:
Passaggio 1: creare una struttura di base per un modello di tabella oraria settimanale
Apri Fogli Google e crea un nuovo foglio di lavoro. Qui preparerai il tuo modello di tabella oraria di base. Assegna al documento un titolo adeguato, ad esempio "Monitoraggio del tempo settimanale". Quindi, crea le intestazioni delle colonne per i dettagli essenziali che ti aiuteranno a tenere traccia di ciascuna attività e del tempo dedicatole.
Crea colonne per quanto segue:
- Data per inserire la data di ogni giorno della settimana
- Day per specificare il giorno della settimana (Monday, Tuesday, Wednesday, ecc. )
- Attività per elencare le attività su cui si è lavorato
- Ora di inizio per registrare l'ora di inizio di ciascuna attività
- Ora di fine per registrare l'ora di fine di ciascuna attività
- Durata per calcolare automaticamente la durata di ciascuna attività
Passaggio 2: formattare il foglio
Ecco come formattare ogni colonna per garantire che il tuo strumento di monitoraggio del tempo settimanale sia funzionale e visivamente accattivante:
- Formato data: Evidenzia la colonna "Data", vai al menu Formato, seleziona Numero e scegli Data
- Formato Giorno e Attività: Evidenzia la colonna "Giorno", vai al menu Formato, seleziona Numero e scegli Testo normale per inserire manualmente il giorno della settimana. Ora, fai lo stesso per la colonna "Attività" per elencare manualmente le attività senza problemi di formattazione
- Formattazione dell'ora: evidenzia la colonna "Ora di inizio", vai al menu Formato, seleziona Numero e scegli Ora. Fai lo stesso per la colonna "Ora di fine"
- Formattare la durata: evidenziare la colonna "Durata", andare al menu Formato, selezionare Numero e scegliere Durata
Passaggio 3: inserisci le attività quotidiane
Ora che il foglio è strutturato e formattato, inizia a compilare le colonne:
- Colonne Data e Giorno: Inizia compilando queste colonne per l'intera settimana per creare una sequenza chiara e monitorare le tue attività giorno per giorno
- Colonna Attività: Elenca in questa colonna le attività svolte ogni giorno per rivedere e analizzare facilmente l'utilizzo del tempo
- Colonne Ora di inizio e Ora di fine: Registra l'ora di inizio e di fine di ciascuna attività nelle rispettive colonne per calcolare la durata esatta di ciascuna attività e determinare come viene impiegato il tuo tempo
Passaggio 4: calcolare la durata
Una volta terminato di inserire il resto dei dettagli, è il momento di calcolare la differenza di tempo tra l'ora di fine e l'ora di inizio di ciascuna attività svolta quella settimana.
Nella prima cella della colonna "Durata", inserisci la seguente formula, ma con i riferimenti di cella effettivi per "Ora di fine" e "Ora di inizio".
=(Cella dell'ora di fine – Cella dell'ora di inizio)
Ad esempio: =E2-D2
Infine, copia la formula nella colonna "Durata" per l'intera settimana.
Passaggio 5: salva il foglio dello strumento di monitoraggio del tempo settimanale come modello
Poiché si tratta di un foglio di monitoraggio del tempo settimanale, lo utilizzerai circa quattro volte al mese. È meglio salvare questo foglio come modello per evitare di doverlo formattare ogni volta.
Ecco come salvarlo come modello:
- Per prima cosa, rinomina il titolo del foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo e aggiungi la parola "Modello" alla fine del titolo. Ad esempio: "Modello di monitoraggio del tempo settimanale"
- Quindi, clicca sull'icona della cartella, visibile accanto al titolo (vedi l'immagine sopra come riferimento)
- Scegli una cartella esistente nel tuo Google Drive per archiviare il modello oppure crea una nuova cartella appositamente per i modelli
Ricorda, questa semplice tabella oraria può essere modificata in base alle tue esigenze o anche per monitorare il tempo impiegato dai dipendenti nelle attività lavorative.
Modelli di monitoraggio del tempo di Fogli Google
Proprio come una tabella oraria settimanale, puoi creare un modello di tabella oraria giornaliera, bisettimanale o persino mensile su Fogli Google.
Ecco alcuni modelli gratuiti di tabelle orarie che puoi utilizzare. Usali così come sono o modificali in base alle tue esigenze:
1. Modello di tabella oraria giornaliera
Il modello è adatto ai professionisti che desiderano monitorare ogni ora della giornata per una migliore gestione delle attività. Ciò include project manager, consulenti e liberi professionisti. Può anche essere utilizzato per identificare le attività a cui dovresti dedicare più o meno tempo. Con questo modello, puoi ottenere una chiara visibilità sul tempo e sulle attività e apportare modifiche se necessario. Ciò è particolarmente importante se utilizzi tabelle orarie per fatturare i client.
Leggi anche: Controllo dei progetti: come applicare il controllo dei progetti (con modelli)
2. Modello di tabella oraria settimanale
Ecco un altro modello di monitoraggio del tempo settimanale, ottimo per i professionisti che desiderano gestire il proprio tempo in modo efficace. Consente di monitorare le ore dedicate ogni giorno ai diversi progetti, identificare le attività che richiedono più tempo e ottimizzare il flusso di lavoro.
Il modello può calcolare automaticamente le ore totali lavorate e i guadagni totali, semplificando l'intero processo di fatturazione e garantendo una retribuzione equa.
3. Modello di tabella oraria mensile
Questa tabella oraria mensile è il modello ideale per monitorare le ore di lavoro durante tutto il mese. Con essa, puoi registrare facilmente gli orari di inizio e fine. Puoi inoltre classificare le ore in regolari, straordinari, malattia, ferie, festivi e altri tipi di assenza.
Non solo ti aiuta a calcolare il totale delle ore lavorate in ciascuna categoria, ma include anche sezioni per calcolare la retribuzione in base a diverse tariffe orarie. Queste funzionalità rendono il modello incredibilmente utile per stimare il totale delle ore dei dipendenti, consentendo ai datori di lavoro di gestire efficacemente i costi del lavoro.
Bonus: oltre a questi, ci sono molti altri fantastici modelli di monitoraggio del tempo che puoi provare!
Limiti del monitoraggio del tempo su Fogli Google
Fogli Google (o anche Google Calendar) potrebbero non essere la soluzione ideale per tutte le esigenze di monitoraggio del tempo, soprattutto quando i requisiti diventano più complessi e su larga scala. Sebbene Fogli Google sia gratuito e facile da usare, presenta alcune limitazioni:
Richiede un lavoro manuale tedioso
Se sei un utente di Fogli Google, sai già che richiede una notevole quantità di inserimenti manuali. Impostare il foglio, inserire i dati ogni giorno e assicurarsi che siano formattati correttamente richiede molto tempo.
Per i professionisti che gestiscono già un carico di lavoro pesante, questa attività può diventare onerosa e distoglierli da responsabilità lavorative critiche. Quindi, prendete in considerazione l'utilizzo di un software dedicato al monitoraggio del tempo.
Soggetto a errori
Uno dei principali svantaggi dell'utilizzo di Fogli Google per il monitoraggio del tempo è la sua suscettibilità agli errori. L'inserimento manuale dei dati può portare a errori, come un'ora o una data errata, che possono compromettere l'intero sistema di monitoraggio. Anche semplici errori di battitura o errori nelle formule possono risultare in calcoli di tempo imprecisi.
Mancanza di trasparenza
Quando più persone devono accedere e modificare la tabella oraria, possono sorgere problemi di trasparenza. Le modifiche apportate da un utente potrebbero non essere immediatamente visibili agli altri (a meno che non stiano collaborando in tempo reale), causando malintesi e discrepanze nei dati.
Inoltre, non c'è modo di verificare se i dati inseriti sono corretti. Le giornate lavorative spesso includono molte interruzioni, come chiamate personali e pause pranzo, rendendo difficile monitorare con precisione ogni minuto lavorato.
Non adatto ad aziende con molti dipendenti
Sebbene Fogli Google possa funzionare bene per singoli individui o piccoli team, non è pratico per le aziende più grandi. Più voci e formule inserisci, più il foglio diventa disordinato e complesso. Pertanto, il monitoraggio del tempo per le attività di centinaia di dipendenti può essere caotico e limitante con un semplice formato di foglio di calcolo.
Aggiunge complessità a causa della funzionalità/funzione formula
Gli utenti devono essere esperti nella creazione e nella risoluzione dei problemi delle formule su Fogli Google per garantire calcoli accurati. Per chi non ha familiarità con le funzioni dei fogli di calcolo, ciò può causare frustrazione ed errori e ridurre l'efficienza complessiva del processo di monitoraggio del tempo.
La migliore alternativa a Fogli Google per il monitoraggio del tempo
Come abbiamo visto, il monitoraggio del tempo in Fogli Google può essere svantaggioso sotto molti aspetti. Tuttavia, non è l'unica opzione a tua disposizione. Diverse alternative a Fogli Google, come ClickUp, possono automatizzare il processo di monitoraggio del tempo, diventare la tua app di pianificazione quotidiana, aiutarti nell'esecuzione dei progetti e offrire molto altro ancora.
Funzionalità/funzioni di ClickUp
ClickUp è una soluzione di project management all-in-one che ti permette di:
- Organizza, assegna priorità e monitora le attività con le attività di ClickUp per consegnare i progetti senza ritardi
- Crea e modifica contenuti in ClickUp Docs insieme ai tuoi colleghi
- Consenti una collaborazione più rapida con strumenti di comunicazione come ClickUp Chat e ClickUp Comments
- Automatizza le attività ripetitive con le automazioni di ClickUp
- Collaborate e scambiatevi idee e create un piano visivo utilizzando le lavagne online ClickUp
- Crea, gestisci e monitora gli obiettivi con ClickUp Obiettivi
- Visualizza i flussi di lavoro dei progetti in un unico posto con i dashboard di ClickUp
- Genera riepiloghi/riassunti dei progetti e ottieni risposte dalle tue attività e dai tuoi documenti con ClickUp Brain
Quando si tratta di monitoraggio del tempo, ClickUp è lo strumento di monitoraggio del tempo ideale che ti consente di concentrarti sulle tue attività e lavorare in modo più rapido e senza problemi.
💡 Suggerimento: se desideri semplificare ulteriormente i tuoi processi di lavoro, ecco alcuni modelli predefiniti di project management ClickUp che puoi provare!
Strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp
Lo strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp può organizzare, analizzare e ottimizzare il flusso di lavoro in pochi clic. In un'unica dashboard, semplifica il monitoraggio e la gestione delle ore di lavoro. Consente di monitorare il tempo dedicato alle attività, impostare stime per i risultati finali e visualizzare report completi del tempo trascorso.
Ecco le funzionalità/funzioni chiave dello strumento di monitoraggio del tempo ClickUp:
- Supporto per più dispositivi: monitora il tempo dal tuo cellulare, desktop o browser web con l'estensione gratuita di ClickUp per Chrome
- Integrazioni: sincronizza il tempo monitorato da altre app popolari come Toggl, Harvest ed Everhour direttamente in ClickUp, conservando tutti i tuoi dati in un unico posto
- Note ed etichette: aggiungi note dettagliate alle voci relative al tempo e classificale con etichette per una migliore organizzazione e consultazione
- Monitoraggio globale del tempo: avvia o interrompi il monitoraggio del tempo su qualsiasi dispositivo e passa da un'attività all'altra con il timer globale
- Tempo fatturabile: contrassegnate le voci relative a tempi specifici come fatturabili per semplificare la fatturazione e il monitoraggio delle spese
- Ordinamento e filtraggio: ordina facilmente le attività in base al tempo impiegato e filtra le voci relative al tempo per data, stato, priorità, tag e altro ancora
Immagina di gestire un progetto con più membri del team e attività. Puoi impostare lo strumento Monitoraggio del tempo di ClickUp per monitorare quanto tempo ogni membro del team dedica alle attività assegnate utilizzando il timer globale sui propri dispositivi.
Alla fine della settimana, puoi generare un report per vedere una ripartizione delle ore dedicate a ciascuna attività, identificare eventuali colli di bottiglia e assicurarti che le ore fatturabili siano registrate accuratamente per la fatturazione.
💡Suggerimento: assicurati di ottenere il consenso preventivo dei tuoi dipendenti prima di avviare il monitoraggio del tempo. Puoi informarli che l'attività è finalizzata esclusivamente a misurare il tempo dedicato alle attività. Ciò contribuirà a creare fiducia tra i tuoi dipendenti ed evitare che venga percepita come un'attività invadente. La trasparenza e la comunicazione aperta sono elementi chiave per un monitoraggio efficace del tempo.
Inoltre, con lo strumento di monitoraggio del tempo di ClickUp, puoi visualizzare il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o qualsiasi intervallo personalizzato con fogli presenze dettagliati. Questi fogli forniscono una visione granulare delle singole attività e delle voci temporali, mostrando i totali di tempo raggruppati per date.
Funge da strumento di gestione del tempo in quanto consente anche di stimare e pianificare il tempo confrontando il tempo monitorato con le stime. Inoltre, è possibile vedere il tempo rimanente per l'attività di ciascuna persona, aiutandovi a determinare se siete in linea con i tempi previsti per raggiungere i vostri obiettivi.
Modello di tabella oraria dei servizi ClickUp
Per migliorare il monitoraggio del tempo, puoi anche utilizzare il modello di tabella oraria di ClickUp Services. Supporta molti team basati sui servizi che monitorano settimanalmente le ore di lavoro. ClickUp è ricco di funzionalità e facilmente adattabile, rendendolo ideale per i team che hanno bisogno di monitorare il tempo, i costi e le risorse per ogni servizio che forniscono.
Il modello di tabella oraria di ClickUp Services include funzionalità/funzioni quali:
- Stati personalizzati per monitorare lo stato della tabella oraria con etichette come Approvato, Richiede attenzione, In revisione e Da rivedere
- Visualizzazioni personalizzate per accedere a diverse visualizzazioni come Guida introduttiva, Ripartizione settimanale, Ripartizione mensile, Riepilogo/riassunto dipendente e Registro tabella oraria giornaliera
- Campi personalizzati per utilizzare attributi quali retribuzione totale, ore di ferie retribuite, ore di malattia retribuite, tariffa oraria e firma del dipendente
- Funzionalità di project management per migliorare gli avvisi di dipendenza, il monitoraggio dei servizi del team con tag e le notifiche via email
Con questo modello di gestione del tempo, puoi monitorare le ore di servizio e il tempo fatturabile in un unico posto, vedere come vengono utilizzate le risorse nei vari progetti e gestire facilmente l'allocazione delle risorse. Include anche grafici e tabelle per visualizzare lo stato di avanzamento e si integra con app come Stripe e PayPal per una fatturazione e un monitoraggio dei pagamenti senza intoppi.
Bonus: Se desideri tenere traccia di tutte le attività dei tuoi dipendenti e gestire meglio il loro carico di lavoro, prendi in considerazione l'utilizzo di un software di monitoraggio dei dipendenti per ottimizzare il flusso di lavoro.
Inizia a utilizzare ClickUp e non perdere mai più il controllo del tuo tempo!
ClickUp è perfetto per monitorare il tempo in base a tutte le tue esigenze, che si tratti di attività personali, progetti freelance o servizi fatturabili da parte dei dipendenti. Sebbene Fogli Google sia gratuito e semplice, non dispone delle funzionalità avanzate offerte da ClickUp.
ClickUp offre funzionalità complete di monitoraggio del tempo che semplificano i processi di lavoro, consentono di espandere la tua attività e garantiscono esiti positivi.
Dalla gestione delle attività personali alla gestione di complessi lavori freelance o dei dipendenti, ClickUp rende il monitoraggio del tempo semplice ed efficiente.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e automatizza il monitoraggio del tempo con facilità!