Se passi continuamente dalla tua app delle cose da fare a Google Calendar, devi approfittare di un modo migliore e più intelligente di lavorare.
Mentre i calendari ti aiutano a pianificare gli appuntamenti, le liste delle cose da fare tengono traccia delle cose che devi fare. Puoi combinare entrambi utilizzando una lista delle cose da fare in Google Calendar.
Avere una visualizzazione unificata dei tuoi appuntamenti e delle tue attività riduce le possibilità di dimenticare qualcosa e ti aiuta a pianificare meglio.
Vediamo come creare un elenco di cose da fare in Google Calendar in modo da poter passare in modo efficiente dagli appuntamenti alle cose da fare.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Trasforma Google Calendar in un elenco di cose da fare ed esplora ClickUp per una gestione delle attività più intelligente.
- Usa Google Calendar come elenco delle cose da fare per tenere traccia di attività, scadenze e programmi in un unico posto.
- Imposta date di scadenza, promemoria e attività ricorrenti per non perdere mai nulla di importante.
- Google Tasks semplifica la creazione, l'aggiornamento e la spunta degli elementi direttamente dal calendario.
- Sebbene Google Calendar sia ottimo per il monitoraggio di attività semplici, non offre automazioni, priorità o una gestione dettagliata del flusso di lavoro.
- Gli aggiornamenti manuali e la collaborazione limitata possono rendere difficile la gestione di progetti complessi.
- ClickUp si integra con Google Calendar per aggiungere automazione, impostazioni di priorità e una migliore collaborazione in team.
- Con ClickUp, puoi gestire le attività in modo più efficiente, mantenendo tutto organizzato e facile da monitorare.
Come creare un elenco di cose da fare in Google Calendar
Google Calendar dispone di un elenco di cose da fare integrato chiamato Attività Google, che ti consente di creare, visualizzare e modificare facilmente le attività da qualsiasi dispositivo. Per creare un elenco di cose da fare in Google Calendar, procedi come segue:
Passaggio 1: apri Google Calendar
Accedi al tuo Google Workspace e apri Google Calendar sul tuo computer/laptop o dispositivo mobile.
Passaggio 2: clicca sul segno + e seleziona Attività
In Google Calendar, clicca su una data libera o sul segno "+ Crea" nell'angolo in alto a sinistra del calendario. Una volta terminato, appariranno tre opzioni in un menu a tendina: Evento, Attività e Appuntamento.
Clicca sull'opzione Attività per creare un nuovo elenco.
Passaggio 3: inserisci i dettagli dell'attività
Nella finestra pop-up Attività, inserisci il titolo della nuova attività. Crea un titolo breve, lungo o descrittivo a seconda delle esigenze. Questo passaggio è simile alla scrittura delle normali attività.
Dopo aver scritto il nome dell'attività, aggiungi la descrizione dell'attività. Qui puoi essere specifico quanto vuoi.
Dopo aver aggiunto la descrizione, imposta la data di inizio e di scadenza e il periodo di tempo per l'attività. Impostare una scadenza ti aiuta a garantire il completamento dell'attività in tempo. Sebbene Google Tasks non offra attualmente promemoria integrati, l'impostazione di una scadenza può fungere da promemoria mentale.
💡 Suggerimento: scrivi i dettagli in punti elenco per avere passaggi concreti da seguire per completare l'attività.
Passaggio 4: salva l'attività
Clicca sull'opzione Salva nell'angolo in basso a destra della finestra pop-up. La tua prima attività è stata creata! Vedrai le attività di Google Calendar con le scadenze accanto agli eventi del tuo calendario Google, offrendoti una visione completa dei tuoi impegni.
Quando hai completato un'attività, fai semplicemente clic sul cerchio aperto a sinistra. L'attività verrà barrata e spostata nell'elenco "Completato".
Bonus: come creare una lista di controllo in Excel!
Personalizza e gestisci i tuoi elenchi di cose da fare
Ora che sai come creare un elenco di cose da fare su Google Calendar, ecco alcune cose che puoi fare per migliorare la tua esperienza complessiva.
In Google Calendar, puoi personalizzare e gestire i tuoi elenchi di cose da fare in diversi modi. Esploriamoli uno per uno.
Assegna un codice colore ai tuoi elenchi
Colora e classifica i tuoi elenchi di cose da fare in base alle faccende personali, alle attività lavorative e ad altre categorie. Per farlo, clicca su un'attività inserita e scegli un colore dall'opzione a tendina dei colori.
Con la codifica a colori, puoi tenere facilmente traccia dei tuoi elenchi di cose da fare. Inoltre, puoi monitorare il tempo che dedichi a ciascun tipo di attività.
Scegli la ricorrenza delle tue cose da fare
Tutti noi dobbiamo svolgere attività ricorrenti, come partecipare a una riunione specifica in un determinato giorno della settimana. Automatizza ogni attività ricorrente nel tuo elenco delle cose da fare, così non dovrai perdere tempo ad aggiungere ogni volta una nuova attività.
Ecco come fare:
- Clicca sull'attività con la fessura
- Quando si apre la finestra pop-up Attività, vedrai un menu a tendina con molte opzioni, come "Non ripetere", "Giornaliero", "Settimanale", "Mensile", ecc.
- Scegli un'opzione adatta e l'attività verrà inserita nell'elenco delle cose da fare
Gestisci tempestivamente le attività in sospeso e completate
Riordina il tuo calendario e riduci le cose da fare gestendo prontamente le attività in sospeso e contrassegnando quelle completate. Ecco come fare:
- Seleziona l'attività che hai completato e clicca sul segno di spunta per contrassegnarla come completata
- Dopo averlo fatto, potrai vedere il numero di attività non completate negli ultimi 30 giorni
- Clicca sull'opzione delle attività in sospeso
- Ora, dall'elenco a discesa, puoi modificare, contrassegnare o eliminare tali attività
Limiti dell'utilizzo di Google Calendar per creare cose da fare
Creare un elenco di cose da fare in Google Calendar è semplice e intuitivo. Tuttavia, presenta alcune limitazioni, tra cui:
- Pianificazione più semplice: Google Calendar è progettato per la pianificazione di base e potrebbe non essere l'ideale per gestire eventi o progetti complessi che coinvolgono più team e risorse
- Personalizzazione di base: Google Calendar offre un'interfaccia semplice con opzioni di personalizzazione limitate. Sebbene sia possibile assegnare un codice colore alle attività, non è possibile personalizzare la dimensione del font, la combinazione di colori o aggiungere immagini. Inoltre, non è possibile modificare l'aspetto o il tema del calendario
- Visualizzazione confusa: Google Calendar ti consente di creare calendari diversi, ma vedere tutto contemporaneamente può creare confusione. Potresti avere difficoltà a distinguere un elenco di cose da fare dall'altro
- Panoramica limitata: Google Calendar non dispone di una vista in stile dashboard che mostra tutti gli eventi e le scadenze imminenti a colpo d'occhio. Ciò può rendere difficile ottenere una visione d'insieme del carico di lavoro e identificare potenziali conflitti
- Controlli sulla privacy limitati: Google Calendar non offre funzionalità/funzioni come password o autorizzazioni di modifica dei singoli eventi. È possibile condividere i calendari con diversi livelli di accesso (vedi tutti i dettagli; vedi solo disponibilità), ma chiunque abbia accesso può potenzialmente modificare tutto
Immagina di poter creare elenchi di cose da fare in Google Calendar con la stessa semplicità e senza questi limiti. Sì, è possibile.
Superare i limiti di Google Calendar può sembrare una sfida. Tuttavia, esiste una soluzione semplice: creare un elenco di cose da fare utilizzando uno strumento potente come ClickUp. Se hai bisogno di qualcosa di più di una semplice app per elenchi di cose da fare, scopri come ClickUp va oltre le funzionalità di base per creare elenchi di cose da fare intelligenti.
Crea i tuoi elenchi di cose da fare ideali con ClickUp
ClickUp è uno strumento di produttività all-in-one progettato per semplificare il flusso di lavoro e mantenerti organizzato. ClickUp si sincronizza perfettamente con Google Calendar e si integra con diversi strumenti e app di terze parti come Outlook, Zoho e altri ancora.
Grazie alle sue funzionalità/funzioni avanzate, ClickUp ti consente di creare e gestire senza sforzo elenchi di cose da fare altamente personalizzabili da molti dispositivi, inclusi telefoni cellulari, laptop e computer.
Esistono quattro modi per creare elenchi di cose da fare in ClickUp. Esaminiamoli uno per uno.
1. Aggiungi attività nel Calendario di ClickUp
La vista Calendario di ClickUp raccoglie tutte le attività con le date di scadenza in una rappresentazione visiva della tua lista di cose da fare.
Segui questi passaggi per creare elenchi di cose da fare nel Calendario ClickUp:
- Apri la vista Calendario in ClickUp dalla barra delle viste
- Clicca sull'opzione Aggiungi attività presente nell'angolo in alto a destra del calendario. Apparirà una finestra pop-up. Inserisci qui i dettagli dell'attività
- In alternativa, puoi trascinare e rilasciare le attività direttamente negli slot del Calendario
- Allo stesso modo, crea e aggiungi altre attività per costruire un elenco completo delle cose da fare
2. Aggiungi attività direttamente dalla Home utilizzando l'elenco personale
Crea cose da fare nell'elenco personale con questi passaggi:
- Apri Home dalla barra laterale. Nell'angolo in alto a destra, clicca su Gestisci schede e aggiungi la scheda Elenco personale
- Nell'elenco personale, clicca sull'opzione Crea un'attività. In alternativa, puoi cliccare sul segno + nell'angolo in alto a destra
- Inserisci il nome e altri dettagli dell'attività
- Clicca sull'opzione Crea attività per salvare l'attività
- Allo stesso modo, crea altre attività per la tua lista delle cose da fare
3. Aggiungi attività da svolgere all'interno di un'attività come lista di controllo
Segui questi passaggi per creare attività da svolgere all'interno di un elenco completo di attività:
- Apri l'attività in cui desideri creare le cose da fare
- Scorri verso il basso e seleziona la scheda Elementi di azione
- Fai clic sul segno + e aggiungi il nome e i dettagli relativi all'attività
- Allo stesso modo, crea altre cose da fare come lista di controllo all'interno dell'attività
4. Utilizza un modello di elenco
Ecco come puoi utilizzare un modello di elenco per le tue cose da fare:
- Seleziona un elenco di attività esistente o creane uno nuovo e aggiungi le attività
- Nella barra laterale, fai clic sull'icona con i puntini di sospensione
- Seleziona l'opzione Modelli
- Ora puoi fare due cose: Personalizza l'elenco e fai clic su Salva per creare un modello Aggiungi l'elenco a un modello esistente
- Personalizza l'elenco e fai clic su Salva per creare un modello
- Aggiungi il tuo elenco a un modello esistente
- Se scegli la seconda opzione, clicca sull'opzione Sfoglia modelli
- Cerca modelli di elenco
- Clicca su un modello adatto e scegli le informazioni relative all'elenco che desideri includere.
- Clicca sull'opzione Usa modello per finalizzare il modello
- Personalizza l'elenco e fai clic su Salva per creare un modello
- Aggiungi il tuo elenco a un modello esistente
Se non hai creato un elenco all'inizio, non preoccuparti: passa con il mouse su un modello adatto per creare immediatamente un elenco e fai clic sull'opzione Utilizzo rapido per utilizzare il tuo nuovo modello di elenco.
Puoi creare attività di ClickUp per tutte le cose da fare che devi portare a termine.
A differenza di Google Calendar, ClickUp è uno strumento di project management potente per progetti complessi e collaborazione. Con le attività di ClickUp puoi:
- Aggiungi tag e categorie alle attività e utilizzali per filtrare, ordinare e raggruppare le attività
- Imposta il contesto con i campi personalizzati di ClickUp (aggiungi dettagli come budget, indirizzi email, ecc.) e stati personalizzati per coprire tutti i possibili flussi di lavoro
- Organizza e assegna un codice colore alle attività in base ai livelli di priorità: urgente, alta, normale, bassa
- Assegna attività ai membri del tuo team
- Crea attività ricorrenti settimanali, mensili o dopo un determinato numero di giorni
- Riorganizza o riprogramma le attività con un semplice drag-and-drop
- Imposta promemoria per attività ed eventi importanti
Inoltre, con le attività di ClickUp puoi visualizzare e organizzare le tue liste di cose da fare in diverse viste, a seconda delle tue preferenze. Ecco una rapida panoramica di ogni tipo di vista:
- La vista Tabella di ClickUp offre una vista condensata simile a un foglio di calcolo delle attività della tua lista delle cose da fare e dei rispettivi stati, livelli di priorità, assegnatari e date di scadenza. Puoi collegare attività e documenti, ordinare e tenere traccia delle cose da fare con le colonne nascondi e blocca, e condividere ed esportare facilmente le cose da fare come fogli di calcolo
- La vista Bacheca di ClickUp offre una panoramica delle attività raggruppate nell'elenco delle cose da fare. Puoi organizzare le attività in base allo stato, al livello di priorità, alle date di scadenza e ai tag. Trascina e rilascia le attività per spostarle nella bacheca e monitora il lavoro con indicatori quali stime di tempo, punti dello sprint e altro ancora
Se desideri condividere queste viste e i calendari di lavoro con i tuoi colleghi e i membri del tuo team, ClickUp ti consente di farlo in modo rapido e sicuro. In qualità di amministratore, puoi impostare autorizzazioni personalizzate per attività specifiche. Esistono tre livelli principali: ospiti con sola visualizzazione, editor con alcune restrizioni e amministratori con controllo completo.
💡 Suggerimento per esperti: utilizza lo strumento Lista delle cose da fare online in ClickUp per personalizzare e gestire le attività ovunque ti trovi utilizzando un'app desktop o mobile. Ti consente di trasformare qualsiasi elenco in un modello riutilizzabile, risparmiando tempo e lavoro richiesto. Crea attività ricorrenti con liste di controllo salvate per rimanere in carreggiata e senza errori.
Altre funzionalità/funzioni di ClickUp che migliorano il processo di creazione delle liste delle cose da fare
Aggiungere attività e visualizzare la tua settimana con le viste Attività e Calendario di ClickUp rende la gestione delle cose da fare un gioco da ragazzi. Tuttavia, altre funzionalità/funzioni di ClickUp migliorano ulteriormente il processo di creazione delle liste di cose da fare. Scopri come trasformare le tue liste di cose da fare in roadmap orientate all'azione.
Documenti ClickUp
ClickUp Docs è come un blocco note digitale, dove puoi combinare attività, note e altri contenuti. Se vuoi che le tue cose da fare siano più di semplici elenchi puntati, Docs è la risposta giusta. Crea ricchi elenchi di cose da fare con contesto e istruzioni. Includi immagini, video e altri media per rendere i tuoi documenti più coinvolgenti e informativi. Puoi anche collegare un documento a una particolare attività in ClickUp.
Inoltre, puoi collaborare con i membri del team in tempo reale, assicurandoti che tutti siano sulla stessa pagina e che gli aggiornamenti vengano riportati istantaneamente.
ClickUp Brain
Lo strumento di IA intelligente di ClickUp, ClickUp Brain, semplifica la creazione e la gestione delle liste di cose da fare. Quando crei una lista di cose da fare, puoi fornire dettagli come scadenze, priorità e dipendenze. ClickUp Brain analizza queste informazioni e suggerisce i tempi ottimali per il completamento delle attività. Aiuta anche a stabilire le priorità delle attività in base al carico di lavoro e ai dati storici.
Inoltre, ClickUp Brain può riepilogare/riassumere automaticamente le informazioni all'interno delle attività e i documenti correlati, come le note delle riunioni. Questo può essere utile per comprendere rapidamente il contesto degli elementi da fare e assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie.
💡 Suggerimento: descrivete l'obiettivo generale della vostra attività a ClickUp Brain, che vi suggerirà parole chiave correlate, attività secondarie o persino attività simili completate in passato. Questo può dare il via al vostro processo di riflessione e arricchire le fasi iniziali della vostra lista di cose da fare.
Modelli ClickUp
Non vuoi partire da zero? ClickUp offre diversi modelli di gestione delle attività che rendono la creazione di elenchi di attività da svolgere un gioco da ragazzi. In base alle tue preferenze ed esigenze, puoi scegliere qualsiasi modello, da quello per portare a termine le cose a quello per il lavoro da svolgere.
Ecco una panoramica dei migliori modelli di elenchi di cose da fare per aiutarti a iniziare:
- Il modello di elenco delle cose da fare quotidiane di ClickUp ti aiuta a sviluppare l'abitudine di pianificare e gestire un elenco di cose da fare. Con questo semplice pianificatore di routine, imposta obiettivi raggiungibili per il giorno successivo. Crea un elenco di priorità per rimanere concentrato su ciò che è importante. Tieni traccia dei progressi per rimanere motivato e goditi la sensazione di soddisfazione al completamento di un'attività
- Il modello "Cose da fare ogni giorno" di ClickUp ti consente di tenere traccia di tutto ciò che devi fare ogni giorno. Questo modello crea diverse liste di controllo per le faccende personali e le attività lavorative del giorno successivo. Imposta il contesto per voci particolari nelle liste di controllo collegando file e altre cose rilevanti a tali voci. Come con qualsiasi altra app per liste di controllo giornaliere, goditi la soddisfazione di spuntare le voci una volta completate
- Il modello di lista di controllo settimanale di ClickUp ti consente di pianificare la tua settimana e migliorare la produttività. Con questo modello di elenco attività, tieni sotto controllo le tue responsabilità classificando e assegnando priorità alle attività. Organizza le attività in diverse categorie: lavoro, personali e faccende domestiche. Imposta promemoria e monitora le date di scadenza e i progressi per garantire il completamento tempestivo delle attività
- Il modello di attività da svolgere di ClickUp ti consente di pianificare e organizzare le attività quotidiane della settimana. Con questo modello, puoi assegnare priorità alle attività in base alla loro importanza, suddividere le attività complesse in attività secondarie gestibili e impostare date di inizio e di scadenza appropriate per queste attività. Puoi anche tenere sotto controllo le attività monitorandone lo stato di avanzamento utilizzando le intuitive bacheche Gnatt o Kanban
Modello di elenco delle cose da fare nel Calendario di ClickUp
Il modello di elenco delle cose da fare del Calendario di ClickUp ti consente di organizzare e tenere traccia delle attività e delle ore di lavoro. Visualizza i tuoi obiettivi settimanali, bisettimanali e mensili e, di conseguenza, assegna le priorità e pianifica le attività e imposta le scadenze. Tieni traccia dei tuoi progressi e gestisci il tempo in modo più efficace per aumentare la produttività
Puoi mantenere un formato coerente per tutti i tuoi elenchi di cose da fare utilizzando questi modelli. Puoi personalizzare questi modelli o crearne di nuovi in base alle tue esigenze.
Crea le liste delle cose da fare definitive con ClickUp
Gli elenchi delle cose da fare sono fondamentali per organizzarsi e tenere traccia delle attività nella vita personale e professionale. Mentre l'app Google Calendar offre una soluzione efficace per crearli su telefoni e computer, ClickUp fa un passaggio in più e ti aiuta a evitare gli svantaggi della creazione di elenchi in Google Calendar.
Come strumento di produttività all-in-one e software di gestione delle attività, ClickUp offre varie soluzioni per organizzare e gestire le attività. Con l'assistenza dell'IA, modelli di elenchi di cose da fare, viste personalizzabili e altro ancora, ClickUp ti aiuta a pianificare, creare e gestire facilmente più elenchi di cose da fare da qualsiasi dispositivo smart.
Per rimanere al passo con le attività e aumentare la produttività, registrati oggi stesso su ClickUp.