Megan Thompson, assistente esecutiva senior del CTO di una startup B2B IA in fase di serie A, è stata incaricata dal suo supervisore di gestire la cruciale "Iniziativa di integrazione cloud" oltre alle sue normali mansioni.
Inizialmente scoraggiata dalla portata del progetto da 2,5 milioni di dollari, Megan ha sfruttato la sua esperienza nel campo dei software di collaborazione per organizzare riunioni interfunzionali bisettimanali, monitorare sette scadenze simultanee e mantenere l'allineamento tra un team eterogeneo di 25 membri dei reparti di ingegneria, prodotto e marketing.
Pur continuando a gestire le sue responsabilità quotidiane, tra cui complesse organizzazioni di viaggio e relazioni con gli investitori, Megan ha portato a termine con successo il progetto nei tempi previsti.
Gli assistenti esecutivi come Megan sono molto più che semplici gestori di calendari o guardiani: sono gli eroi non celebrati del project management, che garantiscono l'eccellenza operativa dietro le quinte.
Considera il tuo ruolo. Probabilmente utilizzi quotidianamente modelli e metodologie chiave di project management, dalla creazione di roadmap e grafici Gantt per gli eventi alla conduzione di analisi degli stakeholder e alla gestione dei registri dei rischi. Fai da tessuto connettivo tra i reparti, allochi le risorse in modo efficiente e contribuisci direttamente all'aumento della produttività.
Non sono queste le competenze fondamentali di un project manager?
Se, come Megan, ti senti sopraffatto dall'ampliamento delle tue responsabilità, stai tranquillo: non sei solo. Questa guida ti fornirà strategie collaudate per integrare il project management nel tuo ruolo di EA senza soluzione di continuità.
Il ruolo degli assistenti esecutivi nel project management
L'Harvard Business Review definisce gli EA che lavorano per i dirigenti di alto livello come "il braccio destro dei leader, la spina dorsale delle aziende e il volto della cultura aziendale. Sono gli occhi, le orecchie e il collante dell'organizzazione"
Gli EA hanno il compito di garantire che le operazioni aziendali funzionino come un orologio. Dalla prenotazione dei pranzi regolari del team alla gestione di progetti complessi e una tantum, come il lancio di una nuova linea di prodotti, fanno tutto il necessario per semplificare la vita di tutti. Sono l'anello di congiunzione indispensabile tra l'intento strategico e l'esecuzione pratica del progetto.
Perché gli assistenti esecutivi sono considerati esperti di project management
L'organizzazione senza pari, la gestione del tempo, le capacità di problem solving, le abilità comunicative e la conoscenza dei principi di project management rendono gli EA dei project manager di alto livello. Ecco perché gli executive assistant sono perfetti per il ruolo di project manager:
- Eccezionali capacità organizzative: l'organizzazione è la spina dorsale del coordinamento dei progetti e gli EA eccellono in questo. Ad esempio, gestire programmi complessi, dare priorità alle attività urgenti e di grande impatto e garantire che tutti gli ingranaggi dell'organizzazione funzionino come previsto sono alcune delle competenze organizzative fondamentali che ogni assistente esecutivo deve possedere
- Capacità multitasking: gestire una serie di operazioni contemporaneamente è inevitabile per un project manager, e gli EA sono esperti nel destreggiarsi tra le attività. Ad esempio, un minuto potresti essere impegnato a preparare una presentazione per la bacheca, e quello dopo a coordinare la disponibilità del tuo managing partner
- Gestione delle risorse: occuparsi della logistica è un'altra responsabilità dell'assistente esecutivo, che si sovrappone a quella del project manager. Ad esempio, gli EA gestiscono le risorse organizzative, inclusi i budget dei progetti, le tecnologie, gli strumenti, il personale, i fornitori esterni, la documentazione o l'organizzazione dei viaggi
Competenze essenziali per gli assistenti esecutivi nella gestione dei progetti
Gli EA devono possedere competenze diversificate per un project management efficace. Ecco alcune delle più importanti:
- Risoluzione dei problemi: gli EA devono essere in grado di identificare e risolvere rapidamente i problemi. Devono essere in grado di pensare rapidamente e trovare soluzioni per cancellazioni dell'ultimo minuto di relatori o ritardi imprevisti che aumentano i costi e le tempistiche dei progetti
- Gestione del tempo: gli EA devono garantire il rispetto delle scadenze critiche dei progetti, anche se il coordinamento quotidiano, che include la pianificazione delle riunioni, l'impostazione delle scadenze e la verifica che tutti siano a conoscenza delle scadenze, occupa la maggior parte della loro giornata
- Pensiero strategico: Organizzare le attività del team in sincronizzazione con gli obiettivi strategici generali è anche una delle competenze fondamentali richieste agli EA. Ad esempio, un EA allineerà una conferenza aziendale agli obiettivi di project management dell'azienda invitando i leader del settore, concentrandosi sulle tendenze emergenti, puntando agli stakeholder chiave e garantendo l'allineamento dei temi strategici per rafforzare la posizione sul mercato
Esecuzione quotidiana delle fasi di project management da parte degli assistenti esecutivi
Il ciclo di vita del project management si articola in cinque fasi: pianificazione, avvio, esecuzione, monitoraggio delle prestazioni e revisione. Per la natura stessa del proprio lavoro, un assistente esecutivo è presente per dare una mano in ogni fase di un progetto cruciale.
Ecco uno sguardo alla giornata di un'assistente esecutiva che gestisce queste fasi:
- Mattina: Esaminare lo stato di avanzamento delle attività e aggiornare lo strumento di project management. Pianificare e partecipare a una riunione con il team di progetto per discutere eventuali problemi e pianificare il lavoro futuro
- Mezzogiorno: Connettersi e coordinarsi con i fornitori esterni per garantire che il progetto proceda secondo i piani
- Pomeriggio: Identificare i problemi e comunicarli al team, nonché preparare una riunione con le parti interessate per esaminare lo stato di avanzamento del progetto e le attività cardine
- Fine della giornata: revisione e aggiornamento delle sequenze del progetto in base allo stato di avanzamento della giornata
Sebbene si tratti di mansioni quotidiane, è una buona idea comprendere più a fondo le fasi del project management per capire i nuovi ruoli e le nuove responsabilità che ti attendono.
Le fasi del project management per gli assistenti esecutivi
Ecco cosa puoi aspettarti da ogni fase di un project management di successo come EA:
1. Pianificazione
La fase di pianificazione prevede lo sviluppo di una sequenza temporale del progetto. Un piano di progetto infallibile tiene conto delle risorse necessarie e stabilisce come e quando comunicare con le parti interessate.
Ad esempio, un EA pianifica il lancio di un nuovo software allocando un budget, coordinando le sessioni di formazione, programmando gli aggiornamenti del sistema, gestendo i contratti con i fornitori e garantendo la comunicazione con le parti interessate per un'implementazione fluida ed efficace.
2. Avvio
Una volta che hai un quadro completo degli obiettivi e delle finalità del progetto, la tua prossima attività è quella di suddividere l'intero progetto in attività più piccole e più gestibili. È il momento di fissare le scadenze e creare diverse attività cardine del progetto.
Questa suddivisione consente a tutti i membri del team di essere consapevoli delle proprie responsabilità e delle scadenze e ti aiuta a gestire l'elenco delle attività.
Ad esempio, concentrati sull'impostazione di attività cardine importanti come il completamento dell'analisi dei requisiti, il completamento della formazione degli utenti e l'esecuzione di test di prova con esito positivo per garantire che il progetto proceda secondo i piani.
3. Esecuzione
La fase di esecuzione inizia quando il team entra ufficialmente in modalità di lavoro e comprende chiaramente i propri ruoli, responsabilità e sequenze.
Durante questa fase, l'unica responsabilità di un EA è garantire che il team disponga di tutte le risorse necessarie.
Ad esempio, il giorno del lancio, l'EA gestisce la transizione e fornisce supporto e assistenza in tempo reale per garantire un'implementazione fluida con interruzioni minime.
4. Monitoraggio e controllo delle prestazioni
Il monitoraggio dello stato di avanzamento, la reportistica sulle prestazioni e la gestione dei cambiamenti sono fondamentali per garantire che tutto proceda secondo i piani.
Ad esempio, l'EA rileva problemi significativi di funzionalità nel nuovo software attraverso il feedback settimanale degli utenti e i rapporti sulle prestazioni durante il rollout. Rendendosi conto dell'urgenza, l'EA organizza una riunione di emergenza con il team di sviluppo, assegna priorità alle correzioni dei bug critici e programma sessioni di test aggiuntive.
Questa azione tempestiva risolve i problemi prima del lancio completo, garantendo che il progetto rimanga in linea con gli obiettivi e soddisfi le aspettative degli utenti.
5. Recensione
La fase finale del processo consiste nel rivedere, imparare e applicare al futuro ciò che hai appreso dal progetto. Riflettere può aiutarti a scegliere una linea d'azione migliore per il tuo prossimo progetto e a comprendere i punti di forza e i limiti del tuo team.
Secondo l'ultimo rapporto Talent Gap del PMI, saranno necessarie circa 2,3 milioni di persone all'anno per ricoprire le posizioni relative al project management che si prevede si apriranno fino al 2030.
Questo rende il project management una carriera promettente, quindi vediamo quali sono i titoli di studio necessari per intraprenderla.
Passaggio da assistente esecutivo a project manager
Anche se le competenze dei due ruoli si sovrappongono, la formazione, l'istruzione e la certificazione possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più rapidamente e a rendere più agevole la transizione.
Esempio: Michael era assistente esecutivo presso un'azienda di marketing, dove gestiva gli impegni dei dirigenti, coordinava le campagne di marketing, gestiva i rapporti con i fornitori e supervisionava la pianificazione degli eventi. Voleva passare a un ruolo di project manager nel marketing.
Ha completato una certificazione Project Management Professional (PMP) per acquisire conoscenze formali in materia di project management. Grazie a questa nuova certificazione e alla sua esperienza come assistente esecutivo nel marketing, è stato assunto come responsabile marketing nella stessa azienda.
Un utente di Fishbowl ha condiviso la propria esperienza di transizione dal ruolo di EA a quello di responsabile della conformità. Ha sottolineato le qualità eccezionali degli EA, preziose nel project management, come prendere nota dei numerosi progetti gestiti e chiedere di partecipare a corsi di project management per diventare più competitivi sul mercato.
Un altro utente ha menzionato di avere due anni di esperienza come coordinatore di programma, che lo hanno aiutato a passare da EA.
Scopriamo insieme come rendere più agevole la tua transizione.
Formazione e istruzione necessarie
Una formazione e un'istruzione formali possono rendere più facile gestire le situazioni reali dei progetti. Ecco le opzioni disponibili:
Certificazioni in project management
- Project Management Professional (PMP)
- Certified Associate in Project Management (CAPM)
- Certificazioni Agile
Corsi e lauree in project management
- Corsi di project management online di breve durata presso università o scuole di business
- Programmi avanzati come il Master in Project Management (MPM) o l'MBA con specializzazione in project management
Formazione sul posto di lavoro ed esperienza
- Affiancamento e tutoraggio per apprendere le competenze di project management
- Piccoli progetti come volontario per acquisire esperienza pratica (ottimo modo per sviluppare competenze trasversali)
Strumenti tecnici
- Conoscenza degli strumenti di project management come ClickUp
Certificazioni consigliate
Ecco un elenco di alcuni corsi, lauree e strumenti che possono aiutarti a iniziare:
- PMP e CAPM del Project Management Institute (PMI)
- Corsi di breve durata su piattaforme online come LinkedIn Learning
- Programmi di formazione manageriale in project management offerti da istituzioni come Harvard e Stanford
- Imparare le complessità dell'utilizzo di ClickUp come strumento di project management ed esplorare le funzionalità/funzioni attraverso la ClickUp University
Leggi anche: Una giornata nella vita di un project manager: trarre conclusioni dal caos
Strumenti per assistenti esecutivi nel project management
In qualità di assistente esecutivo, cosa cerchi in uno strumento di assistenza esecutiva oltre alle funzionalità/funzioni di gestione delle attività, del tempo, dei documenti, dei progetti e delle spese? ClickUp ha ciò che fa per te!
ClickUp è l'app "Tutto per il lavoro". Offre una soluzione semplice e ben gestita alle problematiche di project management delle aziende in un unico posto, per risparmiare tempo e fare di più.
Il software consente di organizzare, pianificare, delegare, eseguire e monitorare le attività. I suoi strumenti di comunicazione integrati migliorano la collaborazione tra i team. Inoltre, i report e le dashboard personalizzabili sono eccellenti per rivedere e comprendere le prestazioni individuali e collettive per migliorare in futuro.
Guida passo passo su come gli assistenti esecutivi possono utilizzare ClickUp
Ecco come la maggior parte degli assistenti esecutivi può utilizzare ClickUp passo dopo passo per svolgere i propri ruoli e responsabilità:
- Iscriviti: registrati su ClickUp e crea un'area di lavoro per il tuo team
- Cartelle ed elenchi: all'interno dell'area di lavoro è possibile creare spazi per ogni reparto con cui si lavora. All'interno degli spazi è possibile creare cartelle per ogni progetto o iniziativa. All'interno di ciascuna cartella è possibile creare un elenco di tutte le attività necessarie per il raggiungimento dell'obiettivo
- Creare attività e attività secondarie: all'interno di ogni elenco, aggiungere attività e suddividerle in attività secondarie ove necessario. Ad esempio, una delle attività può essere quella di prenotare una sede per un evento, sotto la quale le attività secondarie saranno la ricerca delle sedi e il contatto dei fornitori
- Aggiungi tag e campi personalizzati: crea tag ClickUp come "Urgente" o "Coinvolgimento del client" per classificare e filtrare le attività. Puoi anche aggiungere un campo personalizzato che contiene maggiori dettagli sull'attività, come il budget o il livello di priorità
- Assegna attività: assegna attività e attività secondarie al tuo team e imposta le date di scadenza direttamente all'interno di ClickUp
- Monitoraggio e reportistica: utilizza la funzionalità di monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp per monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività e generare report per analizzare lo stato di avanzamento del team
- Rivedi e modifica: rivedi lo stato di avanzamento del progetto attraverso oltre 15 viste personalizzate, come la vista grafico Gantt o la vista Bacheca di ClickUp
ClickUp non è utile solo per i ruoli e le responsabilità degli assistenti esecutivi, ma può anche aiutare nella gestione di progetti più avanzati. Diamo un'occhiata ai suoi vantaggi chiave come software di project management.
Funzionalità/funzioni chiave e vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per il project management
ClickUp avvicina il tuo team attraverso flussi di lavoro connessi e ti tiene aggiornato sulle scadenze con le sue viste e notifiche. Cosa c'è di più? Fornisce una soluzione di project management completamente personalizzabile per ogni team, dal marketing alle vendite, dalle risorse umane alle operazioni.
Monitorare facilmente i KPI dei progetti
Per cominciare, è necessario un quadro completo del progetto. I dashboard ClickUp forniscono una visualizzazione immediata delle metriche e dello stato di avanzamento del progetto. Utilizzateli per:
- Monitorare le prestazioni del progetto e identificare le aree di miglioramento
- Mantieni i team organizzati e concentrati sulle attività durante tutta la sequenza del progetto
- Consentire alle parti interessate di accedere rapidamente ai dati importanti del progetto
- Visualizza lo stato di avanzamento dei progetti attraverso grafici e diagrammi personalizzabili
- Centralizza la comunicazione e la risoluzione dei problemi relativi al progetto tramite le funzionalità/funzioni di chat
Semplificare la gestione delle attività
Crea attività di ClickUp e sottoattività per suddividere il tuo progetto in unità più piccole e gestibili. Questo strumento ti consente di creare diversi tipi di attività, personalizzare lo stato delle attività, impostare livelli di priorità, ottenere più contesto con campi personalizzati e persino collegare tra loro le attività.
Delegare il lavoro più impegnativo all'IA e alle automazioni
Inoltre, il project management e l'IA sono una combinazione straordinaria.
ClickUp Brain ti consente di velocizzare tutte le operazioni di project management generando automaticamente attività secondarie basate sulle descrizioni delle attività, condividendo aggiornamenti quotidiani e settimanali in modo asincrono e riassumendo i thread di commenti. È come avere un copilota invisibile che ti solleva dal lavoro più impegnativo, un assistente dell'assistente, se vuoi.
Puoi utilizzarlo con ClickUp Docs per generare un report di progetto, redigere bozze di riepiloghi/riassunti, ampliare i suggerimenti chiave e persino raccogliere idee per semplificare e velocizzare il tuo lavoro.
Per risparmiare tempo e ridurre gli errori umani, ClickUp Automazioni consente di automatizzare attività ripetitive come l'assegnazione di compiti, l'invio di notifiche e l'aggiornamento degli stati. La possibilità di creare e personalizzare facilmente le automazioni consente ai project manager di ottimizzare i propri processi e concentrarsi su attività di maggior valore.
Monitorare lo stato di avanzamento senza sforzo
ClickUp ti consente di stabilire facilmente le priorità e pianificare, offrendoti visibilità su tutti i tuoi progetti e attività con diverse viste. Offre oltre 15 viste ClickUp completamente personalizzabili per aiutarti a gestire tutto a modo tuo. Sono disponibili viste di base come elenco, bacheca e calendario e viste più avanzate come diagramma di Gantt, tabella, cronologia, carico di lavoro, riquadro, attività e mappa mentale.
Oltre a monitorare lo stato di avanzamento tramite visualizzazioni, usa ClickUp Goals per gestire tutti i tuoi obiettivi in un unico posto. Puoi impostare contemporaneamente obiettivi di attività, obiettivi numerici, roll-up dello stato di avanzamento, obiettivi vero/falso e obiettivi di budget.
La parte migliore? ClickUp non lavora in silos, il che significa che tu e il tuo team potete integrare ClickUp con oltre 1000 strumenti, come Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive e Dropbox, per garantire un flusso di lavoro più fluido.
Modelli di flussi di lavoro
Non hai tempo per configurare manualmente un centro di controllo per l'intero progetto?
Parti con il piede giusto con il modello di project management ClickUp, che supporta le operazioni del tuo progetto dall'inizio alla fine.
Ecco come questo modello può aiutarti:
- Creare, assegnare e monitorare diverse attività all'interno di un progetto per mantenere tutti sulla stessa pagina
- Personalizza il modello in base ai tuoi flussi di lavoro e alle tue esigenze a seconda del tipo di progetto da realizzare
- Analizza lo stato delle attività a colpo d'occhio con varie visualizzazioni e il monitoraggio degli obiettivi
- Applicare tag e filtri per organizzare e separare le attività in base all'elenco delle priorità
Le organizzazioni di tutto il mondo hanno trovato in ClickUp il modo più efficace per organizzare i propri progetti e raggiungere i propri obiettivi ambiziosi.
Alla domanda su come ClickUp aiuti a raggiungere gli obiettivi, l'azienda People Piece commenta*:
Da quando utilizziamo ClickUp abbiamo una visibilità molto maggiore all'interno della nostra organizzazione su ciò su cui stiamo lavorando e sullo stato di avanzamento, il che ci aiuta a rimanere in linea con gli obiettivi e a portare a termine i nostri progetti in modo tempestivo. Siamo tutti d'accordo che questa è di gran lunga la soluzione migliore per le nostre esigenze di project management e ne abbiamo provate molte!
Da quando utilizziamo ClickUp abbiamo una visibilità molto maggiore all'interno della nostra organizzazione su ciò su cui stiamo lavorando e sullo stato dei progetti, il che ci aiuta a rimanere in linea con gli obiettivi e a portare a termine i nostri progetti in modo tempestivo. Siamo tutti d'accordo che questa è di gran lunga la soluzione migliore per le nostre esigenze di project management e ne abbiamo provate molte!
Sfide e consigli per gli assistenti esecutivi nel project management
Sebbene i due ruoli si sovrappongano, gli EA devono affrontare alcune sfide di project management che è fondamentale comprendere.
Ecco i più comuni:
Bilanciare molteplici responsabilità
Gli EA che lavorano nel project management spesso devono destreggiarsi tra responsabilità amministrative e attività di project management. Di conseguenza, gestire il proprio tempo e bilanciare le responsabilità può essere difficile.
Suggerimento: imposta controlli regolari, aggiorna i sistemi e utilizza framework come la matrice di Eisenhower per assegnare priorità alle attività ed evitare di sentirti sopraffatto.
Gestione dello stress e dei conflitti
Affrontare scadenze strette, aspettative elevate e situazioni imprevedibili può essere difficile. Può causare ansia e talvolta persino portare a conflitti.
Suggerimento: fate delle pause, praticate la consapevolezza, utilizzate tecniche di rilassamento e lavorate con trasparenza per ridurre al minimo le possibilità di stress e conflitti.
Gestione del cambiamento
Adattare e riadattare i piani di progetto può essere difficile, soprattutto quando sono coinvolti più stakeholder. Questi riadattamenti dell'ultimo minuto possono aumentare significativamente i compiti degli EA.
Suggerimento: tenete sempre pronto un piano di emergenza per implementare un piano strutturato e gestire efficacemente il cambiamento.
Infine, esaminiamo alcune strategie per gestire contemporaneamente i due ruoli e ottenere esiti positivi come project manager.
Strategie per superare le sfide come assistente esecutivo
- Pensare al futuro: avere sempre un piano di backup per poter gestire il progetto senza sforzo nonostante le sfide
- Collaborare con gli altri: non cercare di fare tutto da solo, sfrutta i punti di forza del tuo team e delega le responsabilità per garantire l'esito positivo del progetto
- Sfruttate la tecnologia: affidatevi alla tecnologia per automatizzare e accelerare le attività di routine e rendere più efficienti i vostri processi
Inoltre, ricorda sempre che competenze quali la risoluzione rapida dei problemi, la comprensione scritta e la comunicazione chiara possono aiutarti a eccellere come EA in transizione verso il ruolo di project manager.
È inoltre importante interpretare accuratamente i documenti e i piani di progetto, in modo da poter prendere decisioni migliori ed eseguire i progetti con esito positivo.
Padroneggiare il project management per assistenti esecutivi con ClickUp
Un approccio triplice basato sulla formazione (per lo sviluppo di competenze tecniche e trasversali), l'esperienza pratica e l'esperienza lavorativa come assistente esecutivo rende facile il passaggio al ruolo di project manager.
I modelli di project management e le soluzioni di gestione amministrativa professionale di ClickUp semplificano il tuo ruolo in entrambe le categorie. La sua capacità di creare flussi di lavoro connessi, aumentare la trasparenza nel raggiungimento degli obiettivi e semplificare le assegnazioni lo rende una soluzione di project management di inestimabile valore.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e entra a far parte di una community di project manager di successo.