Se sei nuovo nel campo del project management (e anche se non lo sei), è probabile che tu abbia cercato su Internet le decine di strumenti disponibili. Ma con l'enorme varietà di software gratuiti per il project management e le loro versioni premium a pagamento, capire quale sia il migliore per la tua azienda può essere difficile.
Aggiungete a ciò i diversi tipi di strumenti che si concentrano su aree specifiche del project management. È sufficiente per far cadere chiunque nella trappola dell'analisi paralizzante.
Questo processo decisionale potrebbe averti portato qui. Quindi, abbiamo selezionato 10 opzioni per te se ti stai chiedendo quale tipo di strumento di project management si adatta meglio alle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Che tu stia cercando un'app di project management di base per piccoli team o opzioni avanzate per progetti più grandi e complessi, questa guida ti aiuterà a selezionare il software più adatto ai tuoi obiettivi e a migliorare la produttività di ogni membro del team.
Che cos'è un software di project management?
Il software di project management è una soluzione digitale progettata per aiutare le aziende a pianificare, organizzare e monitorare i propri progetti in modo efficace. Consente ai team di collaborare, assegnare attività, fissare scadenze e monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, il tutto in un'unica piattaforma centralizzata.
Con il software di project management, le aziende possono modificare i dati dei progetti, semplificare il flusso di lavoro, migliorare la comunicazione e garantire che i progetti vengano consegnati in tempo e nel rispetto del budget.
I buoni strumenti di project management forniscono ai project manager informazioni preziose e funzionalità di reportistica che consentono di prendere decisioni basate sui dati e migliorare le prestazioni dei progetti.
Principali funzionalità/funzioni di uno strumento di project management
Queste soluzioni software sono spesso dotate di un'ampia gamma di funzionalità/funzioni e strumenti per facilitare le attività di project management, quali:
- Gestione delle attività: Consente ai project manager di creare, assegnare, dare priorità e monitorare attività e attività secondarie. Aiuta a garantire che i membri del team conoscano bene le proprie responsabilità e scadenze
- Pianificazione: consente agli utenti di creare sequenze temporali per i progetti, impostare attività cardine e stabilire scadenze per le attività. Aiuta a gestire le pianificazioni dei progetti e garantisce che le attività siano completate in tempo
- Assegnazione delle risorse: aiuta ad assegnare risorse quali membri del team, attrezzature e materiali alle attività e ai progetti. Assicura che le risorse siano utilizzate in modo efficace e ottimale
- Monitoraggio del budget: consente agli utenti di monitorare le spese di progetto, controllare i budget e analizzare i costi. Aiuta a controllare le spese di progetto e a garantire la responsabilità finanziaria
- Reportistica e analisi: Fornisci strumenti di reportistica e analisi per generare approfondimenti sulle prestazioni, lo stato di avanzamento e i risultati dei progetti. Questo aiuta a identificare le aree di miglioramento e a prendere decisioni basate sui dati
- Strumenti di collaborazione: Gli strumenti di collaborazione includono funzionalità/funzioni quali condivisione di file, messaggistica in tempo reale e spazi di collaborazione per facilitare la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione
- Integrazione: si integra con altri strumenti e sistemi software come calendari, client di posta elettronica, sistemi di gestione dei documenti e applicazioni di terze parti per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività
10 tipi di software per il project management
Gli strumenti di project management sono disponibili in vari tipi, ciascuno con scopi unici per aiutare i team a rimanere organizzati ed efficienti. Ecco i 10 diversi tipi di software di project management:
1. Software tradizionale per il project management
Il software tradizionale di project management è noto per il suo approccio strutturato alla gestione dei progetti. In genere include funzionalità/funzioni quali:
- Pianificazione delle attività: Crea pianificazioni di progetto, imposta la durata delle attività, le dipendenze e le attività cardine
- Assegnazione delle risorse: Assegna le risorse (persone, attrezzature, materiali) alle attività e ai progetti in base alla disponibilità e alle competenze
- Monitoraggio del budget: Tieni traccia delle spese, dei budget e dei costi dei progetti rispetto ai traguardi pianificati
- Reportistica sullo stato di avanzamento: monitora lo stato di avanzamento dei progetti, genera report, identifica i colli di bottiglia e comunica gli aggiornamenti sullo stato
Questi strumenti sono ideali per progetti con ambiti ben definiti e flussi di lavoro lineari.
| Esempi includono Microsoft Project per la pianificazione e la programmazione dettagliata del project management e Primavera P6 per esigenze di project management complesse. |
2. Software di project management agile
Il software di project management agile è progettato per lo sviluppo dinamico e iterativo dei progetti.
Pone l'accento sulla collaborazione e l'adattabilità con funzionalità/funzioni quali:
- Mappatura delle storie degli utenti: Crea e assegna priorità alle storie degli utenti, alle epiche e alle funzionalità/funzioni in base alle esigenze e ai requisiti dei clienti
- Pianificazione degli sprint: Pianifica e organizza il lavoro in iterazioni a tempo determinato (sprint), definendo gli obiettivi degli sprint e stimando il lavoro richiesto
- Gestione del backlog: gestisci i backlog dei prodotti, assegna priorità agli elementi del backlog e monitora le modifiche
- Grafici burndown: Visualizza il lavoro completato rispetto a quello rimanente in uno sprint o in un progetto, aiutando i team a monitorare lo stato di avanzamento e a identificare le tendenze
| Strumenti come Jira Software e ClickUp Agile Project Management Software offrono le funzionalità/funzioni sopra indicate, rendendoli adatti a metodologie agili come Scrum e Kanban. |
3. Strumenti di collaborazione e comunicazione
Gli strumenti di collaborazione e comunicazione facilitano l'interazione senza soluzione di continuità tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.
Queste piattaforme spesso integrano funzionalità/funzioni quali:
- Messaggistica istantanea: Consente la funzionalità di chattare in tempo reale per una comunicazione e una collaborazione rapide
- Videoconferenze: consentono riunioni virtuali, webinar, condivisione dello schermo e collaborazione remota
- Condivisione di file: condividi documenti, file e contenuti multimediali all'interno di team e progetti
- Discussioni sui progetti: discuti argomenti relativi ai progetti, condividi aggiornamenti e collabora alle attività
| Slack è l'esempio perfetto di piattaforma di collaborazione sia per team in ufficio che ibridi/remoti con chat in tempo reale, condivisione di file, condivisione dello schermo e videochiamate. |
4. Strumenti per la gestione delle attività
Gli strumenti di gestione delle attività aiutano i team a organizzare, assegnare e monitorare le singole attività all'interno di un progetto. Le funzionalità/funzioni chiave del project management includono:
- Elenchi di attività: crea elenchi di attività, classifica le attività, imposta scadenze e assegna responsabilità
- Impostazioni di priorità: definisci le priorità delle attività, i livelli di urgenza e le dipendenze
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: monitora il completamento delle attività, controlla lo stato e aggiorna lo stato di avanzamento delle attività
- Automazione delle attività: funzionalità di automazione per attività ricorrenti, promemoria, notifiche e assegnazione delle attività
| Strumenti come Todoist sono ottimi per la gestione delle attività personali, mentre la suite Task Management di ClickUp offre funzionalità/funzioni più robuste per la collaborazione in team e il project management e la pianificazione avanzati. |
4. Software per la gestione delle risorse
Gli strumenti di gestione delle risorse si concentrano sulla gestione delle risorse e sull'ottimizzazione dell'allocazione di personale, attrezzature e finanze. Forniscono visibilità su:
- Pianificazione delle risorse : pianifica le risorse, assegna i ruoli, gestisci la disponibilità ed evita il sovraccarico di lavoro
- Bilanciamento del carico di lavoro: bilancia i carichi di lavoro, regola gli incarichi e ottimizza l'utilizzo delle risorse
- Pianificazione della capacità: Previsione delle risorse necessarie, pianificazione dei progetti futuri e allineamento delle risorse alle esigenze dei progetti
- Monitoraggio delle risorse: Monitora facilmente i costi, le prestazioni, le competenze e la disponibilità delle risorse per un project management efficace
| Strumenti come Kantata, Parallax e ClickUp sono stati appositamente progettati per i gestori delle risorse per ottimizzare la domanda e l'offerta di risorse. |
6. Software per la gestione del portfolio di progetti (PPM)
Il software PPM è essenziale per le organizzazioni che gestiscono più progetti contemporaneamente. Aiuta a stabilire le priorità dei progetti, allocare le risorse in modo efficace, monitorare lo stato di avanzamento dei portfolio e prendere decisioni basate sui dati. Le sue funzionalità/funzioni chiave includono:
- Priorità dei portfolio: Assegna priorità ai progetti in base a obiettivi strategici, vantaggi, rischi e vincoli di risorse
- Allocazione delle risorse: Alloca le risorse (finanziarie, umane, materiali) su più progetti per massimizzare l'efficienza e il ROI
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: Monitorate lo stato di avanzamento dei progetti, le metriche delle prestazioni, i KPI e lo stato di salute del portfolio
- Pianificazione strategica: sviluppa un piano strategico per allineare gli obiettivi, prendere decisioni informate, gestire i rischi e ottimizzare i portfolio
Questo può essere particolarmente utile se stai cercando un software per la gestione dei progetti di costruzione.
| Planview e ActiveCollab sono esempi di strumenti che semplificano la definizione delle priorità dei progetti, l'allocazione delle risorse e l'analisi del portfolio, aiutando le organizzazioni a raggiungere gli obiettivi strategici. |
7. Software per il monitoraggio del tempo
Gli strumenti di monitoraggio del tempo consentono ai team di monitorare e registrare il tempo dedicato alle varie attività e ai vari progetti. Contribuiscono a migliorare la produttività, a stimare con precisione i costi dei progetti e ad analizzare l'allocazione del tempo per una migliore pianificazione delle risorse. Le loro principali funzionalità/funzioni sono:
- Voci temporali: Registra il tempo dedicato alle attività, ai progetti e alle attività utilizzando timer, voci manuali o app mobili
- Tabelle orarie: Genera tabelle orarie, monitorando le ore fatturabili, le ore non fatturabili e gli straordinari
- Costi del progetto: Stima i costi del progetto, pianifica il budget, analizza la produttività e migliora la gestione del tempo
- Reportistica: Genera report sul monitoraggio del tempo, approfondimenti sulla produttività e analisi delle prestazioni per una migliore pianificazione delle risorse
| Puoi scegliere strumenti intuitivi come Toggl Track per un semplice monitoraggio del tempo o optare per un monitoraggio dettagliato con report e funzionalità di fatturazione per il budgeting dei progetti e la fatturazione dei clienti con strumenti come Harvest. |
8. Strumenti Kanban
Gli strumenti Kanban si basano sul metodo Kanban, che visualizza gli elementi di lavoro come schede su una bacheca Kanban che si spostano attraverso diverse fasi, limitando il lavoro in corso (WIP) per garantire una consegna efficiente. Promuovono la trasparenza e semplificano la gestione del flusso di lavoro. Le funzionalità/funzioni includono:
- Bacheche Kanban: rappresentano visivamente le fasi del lavoro, le schede delle attività, le corsie e le colonne del flusso di lavoro
- Schede attività: Crea, organizza, assegna priorità e aggiorna le schede attività con dettagli, stato e assegnazioni
- Automazione del flusso di lavoro: Automatizza attività ripetitive, flussi di lavoro, notifiche e transizioni delle attività
- Analisi: Traccia le metriche del flusso di lavoro, la durata dei cicli, i lead time, i colli di bottiglia e i miglioramenti dei processi
| Asana e Trello sono strumenti Kanban molto diffusi che offrono visualizzazioni flessibili e funzionalità/funzioni per la gestione del flusso di lavoro e la definizione delle priorità delle attività. |
9. Suite di project management
Le suite di project management integrano diversi strumenti e funzionalità di project management in una piattaforma unificata, soddisfacendo diverse esigenze di project management, dalla proposta del progetto al suo completamento.
Le suite di project management includono in genere funzionalità/funzioni quali:
- Gestione delle attività: crea, assegna, assegna priorità e monitora le attività nei progetti e nei team
- Collaborazione: Consenti la comunicazione in tempo reale, la condivisione di documenti, le discussioni sui progetti e la collaborazione tra i team
- Allocazione delle risorse: Gestisci risorse, programmi, carichi di lavoro e pianificazione delle capacità
- Reportistica: genera report di progetto, dashboard, analisi e approfondimenti sulle prestazioni
- Modelli: una ricca raccolta di modelli di project management ti aiuta a iniziare rapidamente con varie attività di progetto
| Un esempio perfetto è la piattaforma di project management, produttività e collaborazione altamente personalizzabile ClickUp. |
10. Software per la gestione dei rischi
Gli strumenti di gestione dei rischi aiutano a identificare, valutare e mitigare i rischi dei progetti.
Consentono di pianificare, monitorare e rispondere in modo proattivo ai rischi, riducendo al minimo le interruzioni dei progetti e garantendo esiti positivi. Per facilitare questo processo, in genere dispongono di funzionalità/funzioni quali:
- Identificazione dei rischi: Identifica i potenziali rischi, minacce, vulnerabilità e opportunità che potrebbero influire sull'esito positivo del progetto
- Valutazione dei rischi: Analizza i rischi in base a probabilità, impatto, gravità, possibilità e strategie di mitigazione
- Mitigazione dei rischi: Sviluppare piani di mitigazione dei rischi, controlli, azioni e misure di emergenza per ridurre l'esposizione al rischio
- Monitoraggio dei rischi: monitorate gli indicatori di rischio, i trigger, le tendenze e le variazioni dei livelli di rischio nel tempo
| Strumenti come Resolver e OneTrust aiutano a mitigare i rischi relativi alla conformità, alle operazioni e agli aspetti strategici della tua organizzazione. |
Come scegliere il miglior tipo di software di project management per il tuo team?
Scegliere il miglior tipo di strumento di project management per il tuo team implica considerare diversi fattori per garantire che sia in linea con le esigenze del progetto, la struttura del team, lo stile di lavoro e il budget.
Ecco i passaggi che ti aiuteranno a prendere una decisione informata:
Passaggio 1: valuta i requisiti del tuo progetto
- Determina le dimensioni, l'ambito, la complessità e la sequenza dei tuoi progetti
- Identifica le funzionalità/funzioni chiave necessarie per gestire in modo efficace attività, risorse, comunicazione e collaborazione
Passaggio 2: comprendere il flusso di lavoro del tuo team
- Analizza come il tuo team gestisce attualmente i progetti e le attività
- Identifica i punti deboli, i colli di bottiglia e le aree di miglioramento nel tuo flusso di lavoro esistente
- Considera le preferenze e gli stili di lavoro del team (ad esempio Agile, Waterfall, Kanban) per scegliere un tipo di software che integri questi approcci
Passaggio 3: valutare le esigenze di collaborazione e comunicazione del team
- Valuta come il tuo team creativo comunica e collabora ai progetti
- Determina il livello di comunicazione in tempo reale, condivisione dei file e scambio di feedback richiesto
- Considera strumenti che facilitano una collaborazione fluida e l'integrazione con le piattaforme di comunicazione
Passaggio 4: rivedere l'allocazione delle risorse e i requisiti di gestione
- Valuta le esigenze del tuo team in termini di allocazione delle risorse e gestione, inclusi personale, attrezzature e budget
- Determina se hai bisogno di strumenti per la pianificazione delle risorse, il bilanciamento del carico di lavoro e il monitoraggio del budget
Passaggio 5: considera la complessità e le metodologie del progetto
- Determina se i tuoi progetti seguono un approccio tradizionale al project management o metodologie agili come Scrum o Kanban
- Scegli un tipo di software che supporti la tua metodologia di project management preferita e che offra funzionalità/funzioni adatte a essa, come la pianificazione dello sprint e la gestione del backlog
Passaggio 6: valutare la scalabilità e l'integrazione
- Considera la scalabilità del software per adattarlo alla crescita futura e a progetti aggiuntivi
- Valuta le capacità di integrazione con altri strumenti e software utilizzati dal tuo team (ad esempio, software di contabilità, sistemi CRM, strumenti di sviluppo)
Passaggio 7: rivedere il budget e i costi
- Determina il tuo budget per gli strumenti di project management, inclusi i costi di configurazione iniziale, i costi di sottoscrizione e il supporto continuo
- Confronta i piani tariffari, le funzionalità/funzioni offerte e il rapporto qualità-prezzo di diversi tipi di software
Passaggio 8: richiedi feedback e recensioni agli utenti
- Raccogli feedback dai membri del team che utilizzeranno il software
- Leggi le recensioni e le testimonianze di altri utenti e organizzazioni per comprendere i pro e i contro di ogni tipo di software
Passaggio 9: registrati per una versione di prova e una demo
- Approfitta delle versioni di prova gratuite o delle demo offerte dai provider di software di project management
- Prova il software con progetti o attività campione per valutarne l'usabilità, la funzionalità e la compatibilità con le esigenze del tuo team
Passaggio 10: seleziona in base all'idoneità e alla flessibilità
- Scegliete un tipo di strumento di project management che soddisfi al meglio le esigenze del vostro team, offra flessibilità di personalizzazione e supporti la crescita e il cambiamento nel tempo
Qual è il miglior software di project management nel 2024?
Noto per le sue funzionalità utili e il design intuitivo, ClickUp è davvero uno degli strumenti più completi per la gestione dei progetti. La piattaforma ClickUp aiuta a organizzare il lavoro, personalizza le visualizzazioni dei progetti, automatizza le attività ripetitive, incoraggia il lavoro di squadra con funzionalità di collaborazione integrate, si collega perfettamente ad altri strumenti e genera report utili.
Tutte queste caratteristiche lo rendono un'ottima scelta per team e aziende. Quindi, se desideri uno strumento all-in-one per la tua azienda, la piattaforma di project management di ClickUp può aiutare il tuo team a lavorare meglio insieme, ottenere maggiori risultati e avere successo nei propri progetti.
Le migliori funzionalità/funzioni di ClickUp
Gestione delle attività: con le attività di ClickUp, puoi organizzare le attività in base a progetti, scadenze, priorità e assegnatari. In questo modo, tutti, dal project manager al team di progetto, sono allineati sullo stato di avanzamento delle attività e sulle responsabilità.
Gestione dei documenti: Puoi creare, archiviare e accedere a documenti, file e risorse relativi ai tuoi progetti direttamente utilizzando ClickUp Docs. Ciò elimina il passaggio da uno strumento all'altro o da una piattaforma all'altra per la gestione dei documenti e le soluzioni di project management. Grazie alla modifica collaborativa in tempo reale, tu e i tuoi colleghi sarete letteralmente sulla stessa pagina.
Collaborazione in team: ClickUp facilita anche la collaborazione senza soluzione di continuità tra i membri del team. Con la collaborazione istantanea e live di ClickUp, è possibile condividere informazioni, discutere attività, assegnare elementi di azione e monitorare i thread di comunicazione all'interno della piattaforma.
Condivisione delle conoscenze: Una delle funzionalità/funzioni chiave di ClickUp è la sua capacità di fungere da base di conoscenze per il team di progetto. È inoltre possibile utilizzare il modello di proposta di progetto del programma di condivisione delle conoscenze di ClickUp per archiviare informazioni importanti, best practice, linee guida e domande frequenti, creando così un processo di condivisione delle conoscenze che garantisce a tutti coloro che ne hanno bisogno un facile accesso alle informazioni.
Personalizzazione: Che siate una startup, un'azienda o un'organizzazione no profit, ClickUp Teams offre soluzioni personalizzate (aree di lavoro, funzionalità/funzioni, modelli e altro ancora) per soddisfare le esigenze di tutti i reparti in vari casi d'uso.
Grafici di Gantt: puoi visualizzare le sequenze, le dipendenze e le attività cardine dei progetti utilizzando i grafici interattivi di Gantt di ClickUp. Questo ti aiuta a pianificare e programmare le attività in modo efficace, identificare i percorsi critici e gestire meglio le sequenze dei progetti.
Dashboard: crea dashboard personalizzabili per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, le prestazioni del team e le metriche chiave. Le dashboard di ClickUp offrono funzionalità/funzioni quali elenchi di attività, grafici e calendari; per maggiore comodità, puoi persino creare dashboard e report personalizzati.
Monitoraggio del tempo nativo: monitora il tempo dedicato alle attività direttamente utilizzando la funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo di ClickUp. Monitora la produttività individuale e del team, analizza l'allocazione del tempo e migliora le tue strategie di monitoraggio e gestione del tempo; non sono necessarie app di terze parti.
Mappe mentali: Utilizza le mappe mentali di ClickUp per raccogliere idee, organizzare i pensieri e creare rappresentazioni visive delle strutture dei progetti. Questa funzionalità/funzione promuove la creatività, la collaborazione, la gestione del budget e la pianificazione strategica in tutti i tuoi progetti.
Automazioni: Automatizza le attività e i flussi di lavoro ripetitivi utilizzando le automazioni di ClickUp. Imposta regole e trigger per assegnare automaticamente le attività, inviare notifiche, aggiornare gli stati e altro ancora. Puoi anche scegliere tra oltre 100 automazioni predefinite.
Integrazione email: collega i tuoi account email a ClickUp per una comunicazione e una gestione delle attività efficaci. Converti le email in attività, sincronizza le conversazioni e monitora le attività relative alle email all'interno della piattaforma utilizzando il modello di automazione email di ClickUp.
Elenco delle cose da fare: Crea e gestisci elenchi personali delle cose da fare o liste di controllo per il team con l'elenco delle cose da fare di ClickUp. Organizza le attività, imposta le priorità e monitora lo stato di avanzamento per rimanere concentrato e produttivo.
Bacheca Kanban: Visualizza i flussi di lavoro e gestisci le attività utilizzando la Bacheca Kanban di ClickUp. Trascina e rilascia le attività tra le colonne (ad es. Da fare, In corso, Terminato) per monitorare lo stato di avanzamento e assegnare le priorità al lavoro in modo efficace.
ClickUp Brain: ClickUp Brain integra funzionalità di IA per potenziare i team con automazione intelligente e approfondimenti basati sui dati.
Le sue funzionalità/funzioni basate sull'IA includono l'assegnazione intelligente delle attività, la pianificazione predittiva, i promemoria automatici, l'analisi avanzata, la creazione di contenuti e altro ancora.
Sfruttando l'IA, ClickUp aiuta i team a ottimizzare i loro processi, prendere decisioni basate sui dati e migliorare la produttività e l'efficienza complessive.
Limiti di ClickUp
- ClickUp offre un'ampia gamma di funzionalità/funzioni che richiedono tempo per essere apprese
- Il piano Free ha restrizioni relative allo spazio di archiviazione, alle integrazioni e alle dimensioni del team. Potrebbe essere necessario effettuare l'upgrade per team più grandi o progetti complessi
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: 10 $ al mese per utente
- Business: 19 $ al mese per utente
- Enterprise: Contattaci per i prezzi
- ClickUp AI: Aggiungi a qualsiasi piano a pagamento per 5 $ al mese per membro per area di lavoro
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 9420 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4000 recensioni)
Migliora le tue capacità di project management
Il software di project management è disponibile in vari moduli per soddisfare esigenze diverse. Che tu stia gestendo grandi progetti, lavorando con piccoli team o abbia bisogno di strumenti specializzati per settori specifici, c'è una soluzione per te.
Esplorando le opzioni e valutando le loro funzionalità/funzioni, potrai scegliere il software di collaborazione per il project management più adatto a te per aumentare la produttività del tuo team e raggiungere efficacemente gli obiettivi del progetto.
Con ClickUp, puoi organizzarti, collaborare in modo efficace, aumentare la produttività e migliorare il project management per trasformare il modo in cui lavora il tuo team di progetto.
La sua flessibilità distingue ClickUp, consentendo agli utenti di adattare la piattaforma ai propri flussi di lavoro unici. Con viste personalizzabili, funzionalità di automazione e integrazioni con strumenti popolari come Google Workspace e Slack, lo strumento semplifica i processi e migliora la collaborazione. Iscriviti a ClickUp gratuitamente.