Quando si gestiscono progetti per mestiere, le naturali capacità organizzative e un buon piano non vi porteranno lontano. Raramente i programmi funzionano perfettamente e sapere come affrontare le sfide è la chiave.
Ecco perché molti professionisti del project management si rivolgono al PMBOK per massimizzare la loro efficacia e raggiungere gli obiettivi dei progetti. Acronimo di Project Management Body of Knowledge, il PMBOK è diventato una fonte di riferimento per un project management di esito positivo. 🎯
Qui esploreremo il background del PMBOK, daremo un'occhiata ad alcune metodologie e processi di project management e condivideremo alcuni suggerimenti per implementare con successo il PMBOK nel vostro ambiente di lavoro.
Che cos'è il PMBOK nel Project Management?
Il Project Management Institute, o PMI in breve, è un'associazione no-profit di professionisti del project management, fondata nel 1969. Conosciuta legalmente come Project Management Institute, Inc. è gestita dai membri e supervisiona gli standard del settore.
Il PMI definisce il project management come segue:
" Project management è la pratica di utilizzare conoscenze, competenze, strumenti e tecniche per completare una serie di attività per fornire valore e raggiungere un risultato desiderato"
Negli anni '80, il PMI decise di definire alcuni standard fondamentali per la pratica del project management. Per questo ha sviluppato una raccolta di terminologia, principi di project management, linee guida e best practice. Questo è noto come Project Management Body of Knowledge. 📚
Il piano e il quadro del project management descrivono le aree di conoscenza essenziali e i gruppi di processi che compongono il ciclo di vita del progetto. All'interno di questo, è previsto un intervallo di metodologie per il project management, ad esempio l'approccio a cascata o agile.
Che cos'è la Guida al PMBOK® ?
La Guida PMBOK® è un libro di project management che documenta tutti i principi e le pratiche del PMBOK, fungendo da guida al corpo di conoscenze del project management. È stato pubblicato per la prima volta dal PMI come white paper nel 1987 e poi nel 1996 in formato libro.
Sebbene esistano molti libri di project management oggi è la "bibbia" del settore La Guida al PMBOK® viene letta dai project manager di tutto il mondo e poi applicata ogni giorno per aiutarli a raggiungere i risultati del progetto e ad affrontare i problemi di gestione sfide del project management . 🚧
È da notare che queste linee guida sono in continua evoluzione a causa delle nuove tecnologie, dei cambiamenti del mercato e del cambiamento degli approcci. La Quinta Edizione e la Sesta Edizione della Guida PMBOK® sono state pubblicate rispettivamente nel 2013 e nel 2017, ma sono già obsolete.
Di conseguenza, il Guida al PMBOK® - Settima edizione è stata rivista nel 2021 per il moderno ambiente di lavoro, con un'attenzione particolare all'agilità, all'innovazione e alla proattività. È ora pubblicata in inglese e in altre 10 lingue, tra cui spagnolo, francese, giapponese e arabo. 🌎
Mentre la sesta edizione si concentrava sulle aree di conoscenza, l'ultima edizione del PMBOK Guide® è organizzata intorno a otto domini di performance del progetto, ovvero:
- Stakeholder
- Teams
- Approccio e ciclo di sviluppo
- Piano
- Progetto di lavoro
- Consegna
- Misurazione
- Incertezza
La guida pratica include anche un intervallo di approcci di project management e offre suggerimenti per adattare gli approcci e i processi di project management.
Ruolo del PMBOK nel Project Management
Il PMBOK imposta lo standard per le pratiche di project management e fornisce ai professionisti del settore tutte le informazioni necessarie per la gestione dei progetti Principi del PM e gli strumenti necessari per un project management efficace.
Serve anche come base per le certificazioni professionali, come:
- La voce di livello baseCertified Associate in Project Management (Associato certificato in Project Management)o CAPM
- Il più specifico per l'agilitàPMI Agile Certified Practitionero PMI-ACP
- IlProject Management Professionalo PMP, per i leader di progetto esperti
Queste credenziali non vanno prese alla leggera, poiché gli standard del PMI sono elevati. La certificazione PMP è accreditata a livello nazionale secondo gli standard ISO/ANSI 17024 e a livello internazionale secondo gli standard ISO 9001.
Per ottenere questa certificazione di alto livello, i project manager devono soddisfare requisiti specifici in anticipo. Devono inoltre superare l'esame PMP, composto da 180 domande, per dimostrare una solida comprensione delle metodologie, dei processi e delle aree di conoscenza del project management. 🧑🎓
Diamo un'occhiata ad alcuni degli elementi coinvolti.
PMBOK Metodologie
Una delle decisioni più importanti che ogni project manager prende è quale metodologia seguire. Questa scelta influisce su tutto, dalla mentalità sul project management alla pianificazione e all'esecuzione.
Esistono due categorie principali di metodologie: sequenziale e agile. La maggior parte degli approcci più specifici deriva da queste, mentre alcuni sono ibridi di entrambe.
Metodologie sequenziali
Le metodologie sequenziali sono il modo tradizionale di Da fare: fanno le cose un passaggio alla volta. Questo approccio presuppone che si debba completare il primo passaggio prima di poter passare a quello successivo, e così via fino a raggiungere il risultato per cui si è lavorato. 💯
Questa metodologia è facile da capire e lavora bene per processi prevedibili, come la creazione di prodotti fisici. Tuttavia, non è molto flessibile, quindi se qualcosa cambia - ad esempio, le parti interessate cambiano le priorità o le risorse critiche diventano improvvisamente non disponibili - l'esito positivo dell'intero progetto può essere a rischio.
I tipi più diffusi di metodologie sequenziali includono il metodo a cascata e il metodo del percorso critico.
Metodologie agili
Le metodologie agili danno priorità alla flessibilità e alla collaborazione all'interno del team e con le altre parti interessate. Il lavoro si svolge in cicli più brevi e iterativi, con la documentazione che passa in secondo piano. I risultati vengono valutati alla fine di ogni ciclo. 🔁
Questo modo più moderno di lavorare spesso porta a cambiamenti nel sistema di gestione delle risorse umane prodotti quando il team scopre modi migliori per Da fare e rivede il piano originale.
Le metodologie agili più diffuse includono Scrum, Kanban e quadro di progetto adattivo.
Altre metodologie
Alcune altre metodologie di PM includono:
- Lean project management, che mira a ridurre gli sprechi di tempo, risorse e denaro
- Six Sigma, che utilizza le statistiche per identificare ed eliminare i difetti o i bug
- PRINCE2 o Projects In Controlled Environments, un metodo utilizzato dal governo britannico per controllare le risorse e i rischi
Una volta stabilita la metodologia, è il momento di concentrarsi sulle fasi del progetto.
PMBOK Gruppi di processo
La gestione di un grande progetto, o anche di uno piccolo, può essere travolgente. Ci sono così tanti elementi in gioco, tra cui persone, processi e risorse. Se a ciò si aggiungono i vincoli finanziari e di tempo, qualsiasi project manager sarebbe perdonato se volesse arrendersi prima di iniziare. 👀
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Per ovviare a questo problema, è necessario suddividere sempre il progetto in parti più piccole e gestibili. Questo vi aiuta a riflettere su tutto. Poi potrete occuparvi di un pezzo alla volta in base alle sue scadenze specifiche. Con questa pratica, avrete una direzione chiara con attività cardine concrete lungo il percorso per gestire in modo efficiente le risorse e i rischi.
Il PMBOK specifica cinque gruppi di processi, ovvero fasi del progetto :
- Processo di avvio del progetto
- Processo di piano
- Processo di esecuzione
- Processo di monitoraggio e controllo
- Processo di chiusura del progetto
Ognuna di queste fasi è un elemento importante del processo di ciclo di vita del project management . Se si sorvola su uno qualsiasi di essi, è probabile che ci si trovi di fronte a delle sfide. Ma se seguite ogni passaggio del processo, è più probabile che tutto scorra senza intoppi. 🧘
1. Processo di avvio del progetto
In questa fase del processo PMBOK, si definisce lo scopo del progetto e si cancellano le consegne. Di solito si tratta di discussioni e talvolta di negoziazioni per mettere tutti d'accordo sulla stessa pagina. Potrebbe essere necessario fare un'analisi costi-benefici e forse alcuni studi di fattibilità per assicurarsi che il progetto valga la pena.
L'obiettivo di questa fase è quello di creare un progetto di carta del progetto che documenta la visione, lo scopo, gli oggetti e i risultati del progetto, oltre alle responsabilità dei vari membri del team. 📃
2. Processo di piano
Il piano è essenziale per mantenere il controllo del progetto e per evitare che l'ambito di applicazione si allarghi. Quando vi consultate con le altre parti interessate, scomponete il quadro generale in attività cardine, poi in attività individuali e decidete chi deve fare cosa. Poi lavorerete sulla durata di ciascuna attività, tenendo conto di eventuali dipendenze, per creare un piano di lavoro che sia in grado di garantire la continuità del progetto sequenza del progetto . 📌
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A questo punto si pianificano anche le risorse necessarie, ad esempio attrezzature e strumenti, prima di passare ai costi, tenendo conto di eventuali vincoli di bilancio. Infine, individuate i potenziali rischi in modo da essere pronti ad affrontarli se necessario.
L'obiettivo è quello di creare una chiara roadmap per il project management da seguire per tutti. La maggior parte dei project manager utilizza uno strumento di project management per pianificare e monitorare lo stato del progetto.
3. Processo di esecuzione
Durante il esecuzione del progetto nella fase di esecuzione del progetto, è il momento di mettere in atto il piano. Il team lavorerà alle attività mentre voi vi assicurerete che tutto sia in regola e venga terminato correttamente.
Regolari check-in informali con il team e una reportistica più formale vi permettono di tenere sotto controllo il progetto, di individuare tempestivamente i problemi e di apportare le modifiche necessarie. Anche celebrare i successi e mantenere il team motivato fa parte del vostro lavoro. 🙌
La comunicazione è fondamentale in questa fase, sia con il team che con gli stakeholder. Se tutti sono sempre informati, state facendo un buon lavoro.
4. Processo di monitoraggio e controllo
In questa fase del PMBOK, si tengono sotto controllo le metriche durante l'esecuzione. Se qualcosa si allontana dal piano originale, prima lo si nota e meglio è. ⏱️
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Impostazioni indicatori di prestazione chiave (KPI) forniscono qualcosa da misurare. Ad esempio, si può monitorare lo stato di avanzamento delle attività rispetto alla Sequenza e i costi rispetto al budget. Oppure si può monitorare il tempo necessario per risolvere i problemi. In questo modo è più facile capire cosa funziona e cosa no, e si possono affinare i processi o correggere la rotta in corso d'opera.
5. Processo di chiusura del progetto
Questa fase è spesso affrettata o addirittura trascurata, ma è molto importante perché segna i risultati raggiunti e aiuta a capire cosa si potrebbe fare di diverso la prossima volta. Vale la pena di prendersi il tempo necessario per assicurarsi che tutto sia stato terminato come si deve e per chiudere le questioni in sospeso.
È possibile utilizzare il progetto i modelli post-mortem per valutare il buon funzionamento dei piani, analizzare le prestazioni del team e dei singoli e completare tutte le pratiche in sospeso. Infine, dovrete ringraziare il team e festeggiare il completamento del progetto. 🎉
PMBOK Aree di conoscenza
La Guida PMBOK® documenta anche 10 aree di conoscenza del project management. Si tratta degli aspetti con cui ogni project manager deve lavorare durante le cinque fasi del ciclo di vita.
- il Project Integration Management è il coordinamento di parti interessate, attività, risorse e altri elementi del progetto
- La gestione dell'ambito del progetto assicura che ilrisultati del progetto siano chiari e qualsiasi modifica sia attentamente considerata e gestita
- il Project Time Management stima quanto tempo ci vorrà e poi monitora lo stato reale rispetto a tale stima
- Project Cost Management stima tutti i costi e li monitora in base al budget 💸
- Project Quality Management assicura che tutto venga eseguito in conformità con gli standard di qualità definiti in precedenza
- La Gestione delle risorse umane di progetto comporta l'assegnazione delle persone alle attività, il monitoraggio delle loro prestazioni e la garanzia che dispongano delle risorse necessarie per lavorare in modo produttivo
- Project Communications Management assicura che tutti abbiano le informazioni necessarie e che il team sia sempre informato su requisiti, stato di avanzamento e modifiche
- Project Risk Management identifica i potenziali rischi in anticipo e mette in atto un piano per affrontarli, qualora si verificassero
- la *Gestione dell'approvvigionamento del progetto comporta la gestione di tutte le risorse esterne, come appaltatori o fornitori, che contribuiscono al progetto
- il *Project Stakeholder Management significa assicurarsi che tutti i partecipanti al progetto siano coinvoltistakeholder del progetto abbiano approvato ilil piano del progetto e poi tenerli informati sullo stato di avanzamento per tutta la durata del progetto
Consigli per l'implementazione dei principi del PMBOK
Ora che abbiamo scoperto alcune delle complessità del project management, esploriamo alcuni modi per snellire il flusso di lavoro, risparmiando tempo e lavoro richiesto quando ne abbiamo davvero bisogno. ✨
Il segreto per Da fare più velocemente e meglio è avere a disposizione gli strumenti giusti. Sebbene esistano diversi opzioni di software per il project management gratis non si può sbagliare con ClickUp.
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ClickUp è un programma all-in-one piattaforma per il project management che si allinea ai principi del PMBOK e rende più facile che mai il project management dall'inizio alla fine. Ecco alcuni dei modi in cui è possibile utilizzare questo software per ridurre il tempo dedicato ad attività manuali ripetitive e portare il project management a un livello superiore.
Utilizzare strumenti creativi per il brainstorming
Mappate le vostre idee iniziali usando ClickUp Mappe mentali e Lavagne online ClickUp . ClickUp semplifica la collaborazione con il team, offrendo gli strumenti per lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, anche se non ci si trova nella stessa stanza.
Utilizzo project management strumenti per pianificare, gestire e monitorare le attività
Una volta che avete una bozza iniziale, cancellate i vostri titoli con Obiettivi di ClickUp . Suddividere questi obiettivi in attività cardine e in obiettivi individuali Attività di ClickUp .
Pianificate, organizzate e collaborate a qualsiasi progetto con l'attività personalizzata di ClickUp
Potete impostare priorità e dipendenze e tracciare le vostre percorso critico . Quindi assegnate e monitorate queste attività fino al completamento. Strumenti visivi come Grafici Gantt di ClickUp e Vista Bacheca di ClickUp consentono di vedere facilmente ciò che sta accadendo in un colpo d'occhio. 🔎
Tenere tutto in un unico posto
Tenete tutti i documenti del vostro progetto in un unico posto con ClickUp Documenti . I documenti possono essere collegati ai flussi di lavoro, facilitando la ricerca rapida di ciò che serve a voi e al vostro team. 📝
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Applicare i principi del PMBOK per un esito positivo Project Management
Il PMBOK (Project Management Body of Knowledge) è stato creato per standardizzare la pratica del project management. È documentato nella Guida PMBOK® ed è la base per l'accreditamento professionale del project management.
La Guida PMBOK® viene continuamente aggiornata in base all'evoluzione del settore. Attualmente si concentra sull'applicazione di diverse metodologie alle fasi del ciclo di vita del progetto e alle numerose aree di conoscenza coinvolte nel project management.
In qualità di project manager esperto, è giunto il momento di semplificare i flussi di lavoro con ClickUp: potrete pianificare, creare e gestire le attività, comunicare con il vostro team e monitorare lo stato di avanzamento da un'unica e comoda piattaforma. Iscrivetevi a ClickUp e iniziate a risparmiare tempo e lavoro richiesto in ogni passaggio. 🤩
Frequenze comuni
Se siete nuovi al PMBOK e vi state chiedendo di cosa si tratta, le risposte a queste domande frequenti possono aiutarvi.
**1. A cosa serve il PMBOK?
PMBOK è l'acronimo di Project Management Body of Knowledge, definito dal Project Management Institute. È un insieme di principi fondamentali e best practice utilizzati dai project manager di tutto il mondo. Descrive le metodologie, le aree di conoscenza e le fasi del ciclo di vita del progetto, note come gruppi di processi.
**2. Per cosa viene utilizzata la Guida al PMBOK®?
Il PMBOK Guide® è un libro che documenta il Project Management Body of Knowledge. Serve come riferimento quotidiano per i project manager ed è anche la base delle certificazioni professionali di project management. La guida viene aggiornata regolarmente per tenere conto dell'evoluzione delle metodologie e dei progressi tecnologici.
**3. Quali sono le 10 aree di conoscenza del PMBOK?
Le aree di conoscenza del PMBOK sono:
- Gestione dell'integrazione del progetto
- Gestione dell'ambito del progetto
- Gestione dei tempi del progetto
- Gestione dei costi del progetto
- Gestione della qualità del progetto
- Gestione delle risorse umane del progetto
- Progetto di gestione delle comunicazioni
- Gestione dei rischi del progetto
- Gestione degli appalti del progetto
- Gestione degli stakeholder del progetto