Lo scopo principale dei Fogli Google è creare, gestire e effettuare modifiche ai fogli di calcolo. Ma sappiamo tutti che questo strumento online è dotato di funzionalità/funzioni che gli consentono di fare molto di più. 😍
Premendo i pulsanti giusti, puoi trasformare i Fogli Google da un normale foglio di calcolo a una piattaforma di database, e anche piuttosto solida! Lo strumento è facile da usare, non richiede installazioni complicate e mantiene i tuoi dati al sicuro, ma da dove cominciamo?
In questo articolo forniremo istruzioni dettagliate su come creare un database in Fogli Google. Tratteremo anche i potenziali limiti dei database di Fogli Google e suggeriremo un'alternativa più praticabile e intuitiva per l'analisi dei dati.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Fogli Google possono fungere da strumento di database di base per la gestione e l'analisi dei dati.
- La creazione di un database in Fogli Google comporta l'apertura di un nuovo foglio di calcolo e la configurazione dei campi dati.
- Utilizza la funzione query per estrarre e manipolare i dati per analisi complesse.
- Fogli Google supportano la collaborazione, consentendo a più utenti di effettuare contemporaneamente delle modifiche ai documenti.
- La piattaforma presenta alcuni limiti, tra cui problemi di scalabilità e mancanza di controlli di sicurezza avanzati.
- Opzioni alternative come ClickUp offrono funzioni migliori per la gestione e l'automazione dei database.
- ClickUp offre una vista Tabella facile da usare per creare database relazionali senza codice.
- L'utilizzo delle lavagne online e delle automazioni di ClickUp migliora la collaborazione e l'efficienza nei processi relativi ai database.
Che cos'è un database di Fogli Google?
Fogli Google è lo strumento di foglio di calcolo di Google, molto simile a Microsoft Excel. Al suo interno, puoi creare, modificare e formattare fogli di calcolo, lavorare con il tuo team in tempo reale e visualizzare i dati.
Un database di Fogli Google è semplicemente un database creato in Fogli Google. Anche se la creazione di database non è proprio il primo utilizzo di questa piattaforma che viene in mente, è comunque fattibile. Questo perché Fogli Google offre spazio di archiviazione e opzioni di recupero dati, personalizzazione e collaborazione di buon livello. Inoltre, è gratis e funziona bene per database di piccole dimensioni.
Uno dei motivi per cui potresti prendere in considerazione l'utilizzo dei Fogli Google per i tuoi database è la funzione QUERY, che molti considerano la funzionalità più preziosa dello strumento. Ti consente di utilizzare comandi in una sintassi in stile SQL per manipolare i dati e recuperare i sottoinsiemi desiderati per vari parametri.
Come creare un database in Fogli Google: 6 passaggi standard
Esistono diversi modi per creare un database in Fogli Google. Qui ti presenteremo quello più semplice, che prevede l'inserimento manuale dei dati. Inoltre, ti mostreremo come utilizzare la funzione query. 🧑🏫
Per rendere le istruzioni più facili da comprendere, prendiamo in considerazione uno scenario di campione: la creazione di un database clienti.
Passaggio 1: apri Fogli Google e crea un nuovo foglio di calcolo
Il primo passaggio è aprire Fogli Google sul tuo dispositivo e creare un nuovo foglio di calcolo. Naturalmente, puoi anche aprire un database o un foglio di calcolo esistente, a seconda di dove desideri archiviare il database.
Per evitare confusione in futuro e garantire una facile navigazione, assegna un nome al tuo foglio di lavoro. Nel nostro esempio abbiamo utilizzato il nome Database clienti, ma puoi scegliere qualsiasi nome adatto al tuo progetto.
Passaggio 2: crea colonne per definire i campi dati
Ora devi gettare le basi per il tuo database: crea delle colonne per archiviare e organizzare i dati desiderati.
Poiché stiamo creando un semplice database clienti, nel nostro esempio lavoreremo con quattro colonne: Nome, Numero di telefono, Indirizzo email e Sito web.
Devi scrivere questi nomi di colonna nel foglio di calcolo. Iniziamo dall'alto e scriviamo i nomi nei campi A1, B1, C1 e D1. Puoi evidenziare le intestazioni delle colonne per distinguerle dal resto del database. 🖌️
Per database più complessi, il tuo foglio può contenere dati multilivello distribuiti su righe e colonne. L'idea è quella di garantire che ogni campo di dati abbia una posizione specifica in una riga e una colonna per facilitare la navigazione.
Passaggio 3: aggiungi i dati
È ora di "alimentare" i Fogli Google con i dati rilevanti. Inserisci le informazioni dei tuoi clienti esaminando le colonne e i campi appropriati.
Non preoccuparti ancora di ordinare i tuoi dati: lo faremo nel prossimo passaggio.
Passaggio 4: ordina i tuoi dati
È importante mantenere il database ordinato e organizzato per facilitare la navigazione e il recupero delle informazioni. Fogli Google dispone di opzioni di ordinamento e filtro integrate che ti aiutano a organizzare e visualizzare i dati nel modo desiderato.
In genere è possibile ordinare un foglio o una colonna nei Fogli Google in ordine alfabetico o numerico. Ecco un modo per ordinare i dati nel nostro esempio:
- Seleziona la sezione di destinazione (nel nostro esempio abbiamo selezionato i campi da A1 a D5)
- Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della selezione e scegli Visualizza altre azioni sulla cella.
- Premi Ordina intervallo
- Vai a Opzioni avanzate di ordinamento degli intervalli
- Seleziona la casella di controllo accanto a I dati hanno una riga di intestazione.
- Scegli quale colonna desideri utilizzare come base per ordinare i dati e seleziona se desideri ordinarli dalla A alla Z o dalla Z alla A.
Passaggio 5: ESEGUI UNA QUERY sul tuo database
Siamo arrivati alla parte più interessante: interrogare i dati nel tuo foglio di calcolo come in un database. Con l'opzione QUERY in Fogli Google, puoi estrarre i dati di destinazione per eseguire calcoli, riepilogare o filtrare i dati e creare un database separato.
Questa opzione è particolarmente comoda per chi lavora con database più estesi. Il nostro database di esempio ha solo quattro voci per rendere le istruzioni facili da seguire, quindi i risultati potrebbero non sembrare impressionanti. Tuttavia, se lavori con centinaia di voci, QUERY può essere un vero salvagente. Non dovrai perdere tempo o impazzire alla ricerca di dati specifici, riducendo potenzialmente la probabilità di errori.
Tieni presente che questo non è un passaggio obbligatorio. Se hai un database di piccole dimensioni, l'inserimento e l'ordinamento dei dati potrebbero essere tutto ciò di cui hai bisogno.
Utilizzo della funzione QUERY nei fogli di lavoro Google
La struttura principale della funzione QUERY è: QUERY(dati, query, [intestazioni])
Torniamo al nostro esempio per vedere come funziona la query: abbiamo quindi un database con i nomi, i numeri di telefono, gli indirizzi email e i siti web dei clienti. Supponiamo di voler interrogare i dati e visualizzare solo i nomi e i siti web dei clienti. Ecco come si presenterebbe il processo:
- Crea una nuova intestazione per la query (nell'illustrazione sopra l'abbiamo inserita sotto il database principale, ma puoi tranquillamente posizionarla altrove).
- Assegnagli un nome ed evidenzialo con un colore per distinguerlo rapidamente a colpo d'occhio.
- Fai doppio clic sul campo sotto la nuova intestazione, inserisci il segno di uguale e digita query: seleziona l'opzione quando appare.
- A questo punto, Fogli Google avvieranno automaticamente una parentesi. Devi selezionare l'intervallo di database desiderato, tralasciando l'intestazione. Nel nostro esempio, abbiamo selezionato l'intero database.
- Dopo aver selezionato l'intervallo del database, inserisci una virgola e digita SELECT, A, D”, 1). Quindi, l'intera formula sarà simile a questa: =QUERY(A2:D5, “SELECT A, D”, 1)
- Premi Invio e Fogli Google farà la sua magia 🪄
Puoi modificare rapidamente la formula quando aggiungi nuovi clienti o estrai una colonna diversa. Ad esempio, se desideri recuperare i nomi e i numeri di telefono dei clienti, sostituisci semplicemente la colonna D con la colonna C nell'intervallo di dati selezionato.
Passaggio 6: effettua la condivisione del tuo database con il team
Il vantaggio di creare un database in Fogli Google rispetto a Excel è la totale libertà di collaborazione online. Più utenti possono visualizzare e effettuare modifiche al database contemporaneamente e lavorare insieme senza soluzione di continuità.
Per la condivisione del tuo database, vai su File e seleziona Condivisione. Quindi, effettua la selezione delle persone con cui desideri condividerlo.
Altri modi per creare un database in Fogli Google
L'inserimento manuale dei dati è il modo più semplice per creare un database in Fogli Google. Tuttavia, questa non è l'unica opzione disponibile.
Puoi utilizzare l'API di Fogli Google per importare e modificare i dati tramite una connessione dello strumento foglio di calcolo a un'altra app. Il problema è che questo processo richiede numerosi passaggi e può essere eccessivamente complicato per chi non è esperto di tecnologia.
Un'altra opzione è quella di importare database esistenti in Fogli Google. In questo caso, è sufficiente caricare il file CSV con i tuoi dati nello strumento foglio di calcolo. Tieni presente che il processo può richiedere un po' di tempo, a seconda della dimensione del tuo database.
Puoi anche collegare Google Moduli a Fogli Google per creare database. Tutte le informazioni raccolte tramite i moduli vengono trasferite automaticamente al tuo foglio di calcolo. Per l'impostazione di questa funzione sono necessarie alcune competenze di codice.
API di Fogli Google e Google Apps Script
Se desideri sfruttare ancora di più il tuo database di Fogli Google, l'API di Fogli Google e Google Apps Script sono due strumenti che puoi esplorare per aggiungere un tocco di automazioni ai tuoi flussi di lavoro.
API di Fogli Google: una panoramica
L'API di Fogli Google è un'interfaccia che crea un ponte tra Fogli Google e altre applicazioni, consentendo a queste ultime di leggere, scrivere e modificare i dati direttamente su Fogli Google. Grazie ad essa, puoi trasformare i tuoi Fogli Google in un database completo e in tempo reale per le tue app, consentendoti di eseguire operazioni tipicamente limitate al software di database.
Ad esempio, utilizzando l'API di Fogli Google, puoi:
- Crea nuovi fogli di lavoro o clona quelli esistenti.
- Leggi i dati dei fogli di calcolo da utilizzare in altre app o servizi.
- Scrivi/aggiorna i dati nei fogli di calcolo esistenti in tempo reale man mano che vengono apportate modifiche nella tua app.
- Formatta le celle del tuo foglio in modo che corrispondano al marchio della tua app o migliorino la leggibilità delle risorse.
- Crea grafici e diagrammi complessi basati sui dati del tuo foglio.
Tutto questo può essere fatto in modo programmatico, risparmiando un sacco di tempo e lavoro richiesto rispetto a fare queste attività a mano.
Database di Fogli Google: limiti
Sebbene sia possibile creare un database in Fogli Google, è una buona idea? Dipende. L'utilizzo di Fogli Google per creare database presenta diverse limitazioni. Dai un'occhiata ad alcuni svantaggi significativi riportati di seguito e valuta se Fogli Google può soddisfare le tue esigenze in materia di database.
Mancanza di scalabilità
Hai appena avviato un'attività aziendale con un piccolo database di clienti, quindi Fogli Google sono la soluzione ideale. Questo strumento è più che sufficiente per creare e gestire database di piccole (e anche medie) dimensioni, quindi perché non provarlo?
Dopo alcuni mesi o anni, la tua attività è in piena espansione! Hai centinaia di clienti e non avresti mai immaginato un successo simile. È in questo momento che ti rendi conto che i dati dei tuoi clienti hanno superato la capacità dei Fogli Google.
La piattaforma semplicemente non è in grado di gestire database grandi e complessi senza rallentamenti. La navigazione diventa dispendiosa in termini di tempo e l'esecuzione delle query può diventare complicata.
Mancanza di controlli di sicurezza avanzati
Se nel tuo database sono archiviate informazioni sensibili, potresti aver bisogno di opzioni di sicurezza come la crittografia, i certificati SSL e l'autenticazione a due fattori per proteggere i tuoi dati.
Purtroppo, Fogli Google non offrono queste opzioni. È possibile controllare le autorizzazioni di accesso di base, ma non è possibile fare molto in termini di protezione aggiuntiva dei database.
Funzionalità QUERY limitate
Analogamente all'interfaccia utente di Excel, Fogli Google dispone della fantastica opzione query. Tuttavia, le sue possibilità sono limitate, soprattutto se paragonate a quelle dei sistemi di database più robusti. Se la revisione e il filtraggio dei dati sono fondamentali per te, Fogli Google non è lo strumento che fa al caso tuo.
Scarsa gestione delle versioni
Le piattaforme di database avanzate ti consentono di monitorare ogni modifica apportata al database. Puoi tenere traccia dell'evoluzione dei dati e ottenere una visibilità completa sui tuoi dati. Ciò riduce al minimo il rischio di errori e migliora la responsabilità.
Fogli Google non offrono funzionalità di controllo delle versioni, quindi non è possibile effettuare il monitoraggio delle modifiche o attribuire la responsabilità degli aggiornamenti. Ciò mette a dura prova il lavoro di squadra e la collaborazione.
Problemi di collaborazione
Fogli Google facilita la collaborazione perché è uno strumento online che consente a più utenti di accedere e effettuare modifiche contemporaneamente a un foglio di calcolo. Ma questo funziona solo se le voci inserite sono limitate.
Man mano che aggiungi sempre più voci al database, noterai problemi di prestazioni, come il caricamento e la modifica lenti. Fogli Google non sono progettati per database complessi.
Funzionalità di automazione limitate
Fogli Google offre alcune estensioni che consentono di automatizzare le funzioni all'interno dei database e risparmiare tempo, ma solo fino a un certo punto. Le opzioni di automazione in Fogli Google non sono così estese come nelle piattaforme di database standard.
Se l'automazione dei flussi di lavoro è una priorità, Fogli Google non sono l'opzione migliore.
Alternative al database dei Fogli Google
Se desideri creare un database chiaro con un numero limitato di voci, Fogli Google possono essere una scelta eccellente. Tuttavia, se lavori in un team più grande o gestisci informazioni sensibili, ti conviene utilizzare un altro strumento. Lo stesso vale per chi desidera funzionalità avanzate che Fogli Google non offrono, poiché non sono uno strumento per database. 🙅
Non preoccuparti, perché esistono decine di alternative a Fogli Google. Abbiamo lo strumento giusto per aiutarti a progettare database semplici o complessi!
Bonus: Componenti aggiuntivi di Fogli Google !
ClickUp
Se desideri il mix perfetto di funzionalità, facilità d'uso, funzioni di collaborazione e opzioni di automazione, ti presentiamo ClickUp, una piattaforma di produttività all-in-one che può diventare il tuo affidabile database e mago del data warehouse. 🪄
ClickUp offre una ricca selezione di funzionalità che gli consentono di svolgere molteplici ruoli, dalla gestione di attività e progetti alla gestione delle operazioni e al monitoraggio del tempo.
Per ora, ci concentreremo su ciò che rende ClickUp una scelta fantastica per la progettazione e la gestione semplificata dei database!
Sfrutta la vista Tabella in stile foglio di calcolo per creare un database velocissimo.
ClickUp offre oltre 15 visualizzazioni, ovvero diversi layout che consentono di visualizzare i dati inseriti da più prospettive. Una delle visualizzazioni è la vista Tabella di ClickUp, che rende la creazione e la gestione dei database un'esperienza fluida e senza stress. Offre sia una panoramica generale del database che i dettagli di ogni voce inserita.
La creazione di un database nella vista Tabella è al 100% senza codice. Ecco come aggiungerne uno alla tua area di lavoro:
- Avvia ClickUp
- Vai alla barra delle viste.
- Seleziona Tabella
- Configura le impostazioni di privacy e autorizzazione, se necessario.
- Clicca su Aggiungi vista per terminare.
Ora, tutto quello che devi fare è premere l'icona + per aggiungere colonne e utilizzare i campi personalizzati di ClickUp per fornire i dettagli delle voci. Ad esempio, se il tuo database è pieno di numeri, sceglierai il campo Numeri. Una volta aggiunto questo campo personalizzato al tuo database, la colonna verrà bloccata sulle voci numeriche, riducendo il rischio di errori. Puoi anche utilizzare campi come Testo, elenco a discesa, Denaro, Email o Posizione per personalizzare il tuo database in base alla natura delle tue voci.
Troverai particolarmente interessante il campo personalizzato Relazione. Usalo per fare riferimento alle attività in un altro Elenco o area di lavoro e creare database perfettamente interconnessi.
ClickUp eccelle nella ricerca e nella gestione del database per l'uso quotidiano. Con pochi clic, puoi:
- Filtra e raggruppa il database
- Modifica l'altezza delle righe
- Aggiungi e sblocca colonne
- Riposizionare i campi dati
- Modifica in blocco per migliorare l'efficienza del processo
- Esporta dati
La vista Tabella è sufficientemente versatile da supportare tutti i tipi di database, inclusi quelli relativi a clienti, inventario e contenuto. Inoltre, poiché è possibile collegare tra loro voci provenienti da più database, questa vista è adatta anche alla creazione di database relazionali senza alcuna conoscenza di programmazione!
Esplora i modelli ClickUp per creare un sistema di gestione di database relazionali.
Se non vuoi o non hai abbastanza tempo per creare i tuoi database da zero, prova i modelli di database ClickUp. Questi modelli sono progettati per farti risparmiare tempo fornendo una base per i tuoi database. Ad esempio, puoi scegliere:
- Modello di database ClickUp Blog per organizzare, taggare e effettuare il monitoraggio dei contenuti del blog
- Modello di database della pagina di destinazione ClickUp per creare un inventario scalabile di tutte le tue pagine di destinazione
- Modello di elenco dipendenti ClickUp per progettare un hub di informazioni ricercabili sui dati dei dipendenti
ClickUp dispone di una libreria con oltre 1.000 modelli, quindi trovare quello giusto non sarà un problema. Una volta trovato quello che fa al caso tuo, basta adattarlo alle tue esigenze o persino riutilizzare la struttura per un altro database.
Usa le lavagne online ClickUp per collaborare alla progettazione dei database.
Con ClickUp potrai usufruire di opzioni di collaborazione molto più ricche rispetto ai Fogli Google.
Con ClickUp Whiteboards, puoi riunire il tuo team per discutere flussi di informazioni, relazioni tra entità di dati, metodologie di miglioramento dei processi e piani di gestione dei database. 😻
Ma soprattutto, le lavagne online ClickUp supportano la collaborazione in tempo reale. Ogni utente ha un cursore con il proprio nome, così puoi facilmente tenere traccia di chi sta facendo cosa e sviluppare le idee degli altri.
Inoltre, grazie a opzioni come la visualizzazione chat e i commenti utilizzabili, il processo di creazione del database sarà più trasparente ed efficiente.
Opzioni di automazione per gestire database efficienti
Basta un attimo per commettere un errore in un database, ma ci vuole un'eternità per trovarlo e correggerlo. Le automazioni di ClickUp ti aiutano a ridurre al minimo il rischio di errori umani e a risparmiare tempo.
Sfoglia oltre 100 automazioni di ClickUp ed esegui quelle che possono aiutarti a creare e gestire facilmente i tuoi database. Puoi automatizzare le attività di immissione dati, le modifiche di stato e i cambiamenti di priorità senza bisogno di codice!
ClickUp offre modelli di automazione, ma puoi anche crearne di personalizzati. Potresti anche voler effettuare connessioni tra automazioni e app esterne e creare flussi di lavoro unificati.
Le automazioni di ClickUp possono fare miracoli per i tuoi processi di database, ma possono anche aiutarti ad automatizzare attività e operazioni ripetitive nelle attività commerciali, nel marketing, nel CRM, nella gestione delle attività e del project management, nella produzione e in molti altri settori! 💃
Vai oltre i Fogli Google con ClickUp
L'utilizzo di un database dei Fogli Google presenta dei vantaggi, ma in genere non è sostenibile a lungo termine perché la piattaforma non è in grado di gestire grandi set di dati. Se desideri una soluzione gratis, stabile e scalabile con opzioni eccezionali per la collaborazione, l'automazione e la gestione dei database, ClickUp è la scelta giusta!
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