Hari Senin Anda dulu bisa diprediksi: rapat tim singkat, cek cepat di meja kerja, dan pemahaman yang jelas tentang siapa yang melakukan apa. Hari ini, dengan 55% karyawan yang mampu bekerja jarak jauh beralih ke model hybrid dan 26% lainnya bekerja sepenuhnya dari jarak jauh, dinamika tempat kerja telah berubah secara drastis.
Faktanya, sekitar 60% karyawan di perusahaan besar di Amerika Utara kini bekerja dalam mode hybrid. Kantor saat ini lebih sedikit sebagai ruang tetap dan lebih banyak sebagai tempat di mana sinyal Wi-Fi Anda tersedia.
Mengadopsi model kerja hybrid memerlukan rencana aksi yang jelas. Tanpa rencana tersebut, Anda berisiko mengalami minggu yang terbuang karena kelelahan akibat Zoom, tenggat waktu yang terlewat di berbagai zona waktu, dan menyadari bahwa 'bekerja dari mana saja' terkadang terasa seperti 'bekerja dari mana-mana'.
Artikel blog ini menunjukkan cara beralih dari kerja di kantor ke model kerja hybrid dengan dukungan dari ClickUp, aplikasi serba guna untuk kerja, agar tim tetap terkoordinasi, proyek tetap berjalan lancar, dan kolaborasi hybrid berjalan dengan lancar.
Ayo mulai! 💼
Apa Itu Kerja Hybrid?
Pekerjaan hybrid adalah model kerja fleksibel di mana karyawan membagi waktu antara lokasi jarak jauh (rumah, ruang kerja bersama, atau tempat lain dengan koneksi internet) dan ruang kerja fisik.
Bagaimana bentuk kerja hybrid dalam praktiknya sangat bergantung pada kebijakan, persyaratan peran, dan budaya perusahaan.
Jenis-jenis model kerja hybrid
Ada empat jenis utama model kerja hybrid:
- Hibrida fleksibel (atau dijadwalkan sendiri): Anggota tim memilih kapan bekerja di kantor atau secara remote, tergantung pada tugas atau preferensi pribadi. Misalnya, seseorang mungkin datang ke kantor untuk rapat atau sesi kolaboratif dan bekerja secara remote pada hari-hari yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
- Hibrida tetap dengan jam kerja inti: Perusahaan menetapkan hari kerja di kantor tertentu (misalnya, Selasa dan Kamis) dan jam kerja inti (misalnya, antara pukul 10 pagi dan 3 sore) di mana semua orang harus tersedia, terlepas dari lokasi. Di luar jam tersebut, karyawan memiliki fleksibilitas untuk mengatur jadwal mereka.
- Model hybrid berorientasi kantor: Karyawan diharapkan bekerja secara utama di kantor, dengan kerja jarak jauh diizinkan pada hari-hari tertentu atau untuk peran tertentu. Model ini menekankan kolaborasi di tempat kerja secara langsung dan pembentukan hubungan antar rekan kerja.
- Hibrida berbasis kerja jarak jauh: Kerja jarak jauh menjadi default, dan kantor berfungsi sebagai ruang untuk pertemuan, acara, atau kolaborasi saat diperlukan. Kebijakan, alat, dan alur kerja dirancang dengan kerja jarak jauh sebagai dasar.
🧠 Fakta Menarik: Kubikel, simbol kerja di kantor selama puluhan tahun, diperkenalkan pada tahun 1968 oleh Robert Propst dari Herman Miller. Ironisnya, ia bermaksud memberikan kebebasan dan kreativitas kepada karyawan, tetapi perusahaan menggunakannya untuk memadatkan lebih banyak orang ke dalam ruang yang lebih kecil.
Mengapa Perusahaan Beralih dari Kerja di Kantor ke Kerja Hybrid
Organisasi saat ini semakin beralih dari model kerja sepenuhnya di kantor ke model kerja hybrid, dan hal ini memiliki alasan yang baik: manfaatnya mencakup baik karyawan maupun kinerja bisnis.
Manfaat kerja hybrid bagi karyawan
- Dapatkan fleksibilitas dalam memilih tempat dan cara bekerja: Pilih hari kerja jarak jauh, hindari perjalanan jauh, dan penuhi kebutuhan pribadi tanpa mengorbankan produktivitas.
- Tingkatkan keseimbangan dan kesehatan fisik: Nikmati keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik, penurunan kecemasan, dan kebahagiaan secara keseluruhan yang lebih besar ( 80% pekerja hybrid merasakan manfaat ini!)
- Kurangi stres dan tingkatkan kesehatan: Kurangi hari sakit dan luangkan waktu untuk perawatan pencegahan atau tanggung jawab keluarga tanpa mengganggu produktivitas kerja.
- Nikmati kebebasan dan kendali: Kelola jadwal Anda untuk memungkinkan fokus yang lebih dalam dan pengelolaan energi yang lebih baik sepanjang hari.
- Hemat waktu dan uang: Kurangi biaya transportasi dan manfaatkan waktu yang tersisa untuk pengembangan pribadi atau profesional.
🧠 Fakta Menarik: Eksperimen pertama dengan kerja hybrid dapat ditelusuri kembali ke krisis minyak tahun 1970-an. Perusahaan di Amerika Serikat dan Eropa mengizinkan karyawan bekerja dari rumah secara paruh waktu untuk menghemat bahan bakar selama perjalanan kerja. Saat itu belum disebut hybrid, tetapi ide dasarnya sama.
Manfaat kerja hybrid bagi perusahaan
- Tingkatkan retensi dan kepuasan: Pekerjaan hybrid dapat meningkatkan retensi karyawan karena pekerja menghargai otonomi yang ditawarkannya. Telah terbukti dapat mengurangi pengunduran diri sebesar 33%, terutama di kalangan karyawan dengan perjalanan jauh.
- Perluas akses ke talenta terbaik: Rekrut profesional terampil dari wilayah geografis yang lebih luas tanpa batasan relokasi.
- Tingkatkan produktivitas dan keterlibatan: Seimbangkan kerja jarak jauh dan di kantor untuk meningkatkan hasil kerja sambil memberdayakan karyawan.
- Mengurangi biaya operasional: Optimalkan ruang kantor dan utilitas untuk menyesuaikan dengan fluktuasi kehadiran di kantor.
- Mendorong inklusi dan kolaborasi: Dukung gaya kerja yang beragam dengan alat komunikasi terintegrasi dan kolaborasi jarak jauh.
📮 Wawasan ClickUp: Data survei efektivitas rapat kami menunjukkan bahwa 25% rapat melibatkan rata-rata delapan atau lebih peserta. Kami juga menemukan bahwa rata-rata rapat berlangsung sekitar 51 menit. Rapat-rapat besar ini dapat mengakibatkan setidaknya 6 hingga 8 jam waktu rapat kolektif yang dihabiskan per minggu di tingkat organisasi.
Bagaimana jika Anda bisa mempercepatnya? ClickUp mengubah cara tim berkomunikasi! Alih-alih rapat yang panjang, kolaborasikan langsung dalam tugas menggunakan komentar, lampiran, catatan suara, klip video, dan lainnya—di satu tempat.
💫 Hasil Nyata: Tim global STANLEY Security telah menghemat lebih dari 8 jam per minggu untuk rapat dan pembaruan dengan aplikasi all-in-one kami untuk kerja!
Menilai Kesiapan Perusahaan Anda untuk Bekerja Hybrid
Sebelum beralih ke model hybrid, evaluasi sejauh mana organisasi Anda benar-benar siap. Evaluasi kesiapan yang matang memastikan bahwa sumber daya manusia, kebijakan, alat kerja dari rumah, dan ruang kerja Anda dapat mendukung fleksibilitas tanpa mengorbankan keselarasan atau produktivitas.
Mulai di sini. 🏁
- Evaluasi kesiapan tim: Evaluasi gaya kerja karyawan, kemampuan manajemen diri, dan kenyamanan komunikasi di berbagai lingkungan kerja. Analisis kemampuan manajer dalam memimpin tim yang tersebar, menghindari bias jarak, dan menciptakan lingkungan kerja yang inklusif.
- Tinjau kejelasan kebijakan: Tentukan siapa yang memenuhi syarat untuk bekerja hybrid, tetapkan ekspektasi yang jelas mengenai ketersediaan, tetapkan aturan komunikasi, dan ubah metrik kinerja untuk fokus pada hasil daripada kehadiran.
- Pastikan kemampuan teknologi: Pastikan tim memiliki alat yang aman dan terintegrasi untuk pengelolaan tugas, obrolan, dan pertemuan hybrid. Perkuat keamanan siber dan aktifkan wawasan berbasis data dengan analitik.
- Studi proses dan alur kerja: Kerja hybrid bergantung pada proses yang rapi dan terstruktur. Pastikan alur kerja inti Anda terdokumentasi dengan baik dan mudah diakses, serta pengambilan keputusan dilakukan secara transparan. Pertimbangkan apakah karyawan baru dapat beradaptasi dengan sukses tanpa perlu interaksi tatap muka yang konstan.
- Pertimbangkan budaya dan norma tak tertulis: Jika karyawan yang bekerja di kantor mendapatkan konteks yang lebih baik atau keputusan yang lebih cepat, ketidakpuasan terhadap kerja hybrid akan meningkat. Pertimbangkan apakah gaya rapat dan norma komunikasi saat ini transparan dan inklusif, serta apakah komunikasi asinkron diterima.
- Evaluasi aspek regulasi: Periksa apakah undang-undang di wilayah Anda akan mempengaruhi kerja jarak jauh di berbagai lokasi. Evaluasi persyaratan keamanan data dan kerahasiaan.
🔍 Tahukah Anda? Survei Gallup menemukan bahwa pekerja hybrid memiliki tingkat keterlibatan tertinggi sebesar 35%, dibandingkan dengan 33% untuk pekerja jarak jauh sepenuhnya dan 27% untuk karyawan yang bekerja di kantor.
Cara Beralih dari Bekerja di Kantor ke Model Kerja Hybrid: Panduan Langkah demi Langkah
Bingung mulai dari mana dengan kerja hybrid? Panduan ini memaparkannya langkah demi langkah. 👇🏼
Langkah #1: Tentukan kebijakan kerja hybrid Anda
Mulailah dengan menetapkan pedoman yang jelas mengenai kebijakan kerja hybrid perusahaan Anda. Anda memerlukan kebijakan yang jelas dan dapat ditegakkan yang menyeimbangkan fleksibilitas, keadilan, dan kebutuhan bisnis.
Tujuan: Meminalkan ketidakjelasan sehingga karyawan tahu kapan, bagaimana, dan mengapa mereka datang ke kantor versus bekerja dari jarak jauh.
📌 Berikut ini daftar periksa yang perlu disertakan:
- Hari kerja di kantor (jika ada) vs. hari fleksibel (misalnya, Selasa dan Kamis harus di kantor, yang lain fleksibel)
- Kualifikasi berdasarkan peran (peran apa saja yang memenuhi syarat untuk kerja jarak jauh penuh, paruh waktu, atau tidak sama sekali)
- Norma komunikasi (jam kerja sinkron, jendela rapat, jam tumpang tindih inti)
- Aturan ruang kerja (meja fleksibel, pemesanan meja, batasan kapasitas di kantor)
- Harapan kinerja (hasil kerja, SLA komunikasi)
- Penyelesaian konflik dan proses pengecualian (misalnya, ketika persyaratan kerja di kantor berubah)
Membangun dasar yang kokoh untuk kerja hybrid dimulai dengan rencana yang jelas dan dapat dilaksanakan. Template Rencana Kerja Jarak Jauh ClickUp dirancang untuk membimbing tim melalui transisi ini. Template ini membantu Anda menetapkan ekspektasi, mendefinisikan peran, dan memantau kemajuan pada tugas-tugas penting.
Template ini memungkinkan Anda untuk:
- Lacak tugas dengan tahap seperti Terhalang, Sedang Berlangsung, Harus Dilakukan, dan Selesai.
- Catat data proyek penting seperti Hasil Kerja, Progres, Biaya Aktual, Anggaran yang Dialokasikan, dan Tujuan.
- Akses informasi kerja melalui Jadwal Kerja, Aktivitas Kerja, Progres Kerja, dan Pemimpin Proyek.
🚀 Keunggulan ClickUp: Gunakan ClickUp Docs untuk membuat kebijakan kerja hybrid yang terpusat dan dinamis, yang dapat diakses dan diperbarui dengan mudah oleh seluruh tim. Manfaatkan fitur pengeditan kolaboratifnya untuk melibatkan tim HR, hukum, dan kepemimpinan secara real-time dalam memberikan masukan.
Gabungkan dengan ClickUp Brain, asisten AI terintegrasi, untuk menjawab pertanyaan kebijakan, merangkum dokumen kebijakan yang panjang, dan menghasilkan FAQ dari konten kebijakan Anda.
Misalnya, Anda dapat bertanya, ‘Dalam kebijakan kerja kami, berapa hari kerja jarak jauh yang diizinkan?’ dan ClickUp Brain akan mengambil bagian yang tepat dari kebijakan Anda, sehingga pembaruan dan komunikasi menjadi lebih cepat tanpa kehilangan konteks.
Langkah #2: Evaluasi kesesuaian tim dan peran
Sebelum menerapkan model hybrid, penting untuk berhenti sejenak dan mengevaluasi peran dan orang mana yang cocok untuk model ini. Alih-alih mengandalkan asumsi atau keputusan yang serba cocok, tim HR dan manajer dapat menggunakan wawasan berbasis data untuk menetapkan tingkatan hybrid yang tepat untuk setiap peran.
Gunakan pemeriksaan cepat ini:
- Identifikasi tugas inti dan tandai peran sebagai berbasis kantor atau hybrid berdasarkan persyaratan kehadiran fisik; pertimbangkan restrukturisasi jika diperlukan.
- Periksa alat kolaborasi perusahaan dan kebutuhan akses, serta jelajahi opsi kerja jarak jauh yang aman atau penyediaan perangkat keras untuk perangkat lunak atau data yang dibatasi.
- Evaluasi frekuensi interaksi pemangku kepentingan dan jadwalkan kerja hybrid sesuai kebutuhan, misalnya bekerja dari jarak jauh pada hari-hari tanpa klien atau bergantian hadir di kantor.
- Evaluasi kinerja kerja jarak jauh dan pertimbangkan periode uji coba jika hasil sebelumnya menunjukkan tantangan dalam komunikasi atau tenggat waktu.
Setelah penilaian, buat tingkatan hybrid seperti Fully Hybrid, Partially Hybrid, Office-Centric, atau In-Person Only untuk menyesuaikan dengan peran dan kebutuhan tim.
Untuk mempermudah proses ini, buat daftar ClickUp bernama Penilaian Kesesuaian Hybrid. Tambahkan tugas untuk setiap departemen atau peran, dan gunakan Bidang Kustom ClickUp untuk melacak detail seperti Membutuhkan Kehadiran di Tempat Kerja, Berinteraksi dengan Klien, atau Boleh Bekerja Jarak Jauh. Berikan tugas-tugas ini kepada kepala departemen agar mereka dapat mengisi detail spesifiknya.
Kemudian, biarkan ClickUp Brain menganalisis respons, mengidentifikasi pola, dan bahkan menandai peran yang mungkin memerlukan perhatian ekstra sebelum menetapkan tingkatan hybrid Anda.
📌 Coba prompt berikut:
- Analisis daftar ini dan kelompokkan peran berdasarkan seberapa cocoknya untuk kerja hybrid.
- Ringkaskan departemen mana yang memiliki persyaratan kerja di kantor saja yang paling banyak.
- Soroti peran yang mungkin menghadapi tantangan saat bekerja secara remote.
- Usulkan struktur tingkatan hybrid berdasarkan data dalam daftar ini.
- Identifikasi ketidakkonsistenan atau data yang hilang dalam penilaian ini.
Langkah #3: Investasikan dalam teknologi yang siap untuk hybrid
Manajemen proyek hybrid tidak akan berhasil tanpa infrastruktur teknologi yang solid untuk mendukung baik pekerjaan asinkron maupun sinkron.
ClickUp menawarkan visibilitas proyek yang tak tertandingi di seluruh tim yang tersebar dengan mengorganisir semua tugas, penugasan, tenggat waktu, dan detail proyek di satu tempat. Dengan ClickUp untuk Tim Jarak Jauh, Anda mendapatkan platform yang dirancang khusus untuk menjembatani kesenjangan antara pekerja jarak jauh dan di lokasi, serta menjaga semua orang tetap selaras dengan pembaruan real-time dan alur kerja terpusat.
Begini cara mengumpulkan tim Anda di ClickUp. 👇
1. Strukturkan kerja hybrid Anda
Gunakan Hierarki Proyek ClickUp untuk membagi ruang kerja Anda menjadi Spaces, Folders, dan Lists agar sesuai dengan cara organisasi Anda beroperasi.
- Buatlah sebuah Space untuk setiap departemen (misalnya, HR, Operasional, IT, Pemasaran)
- Buat Folder di dalam setiap Space untuk proyek atau inisiatif besar, seperti ‘Peluncuran Transisi Hybrid’.
- Organisir Daftar dalam folder untuk setiap alur kerja (misalnya, Desain Kebijakan, Pengaturan Teknis, Pelatihan, dan Uji Coba).
2. Visualisasikan kemajuan
Jadikan transisi hybrid Anda transparan dan mudah diikuti dengan ClickUp Views.
Organisasikan pekerjaan ke dalam kolom seperti Perencanaan, Sedang Berjalan, dan Selesai di tampilan papan ClickUp sehingga semua orang dapat melihat apa yang sedang berjalan dan apa yang terhenti. Ini adalah cara sederhana dan praktis untuk melacak kemajuan onboarding, mengelola pengaturan peralatan, atau memantau pembaruan alur kerja.
Kemudian peta seluruh transisi hybrid Anda menggunakan ClickUp Gantt View. Anda dapat menghubungkan tugas-tugas yang bergantung sehingga penundaan langsung terlihat, dan menyesuaikan jadwal secara dinamis saat prioritas berubah.
3. Adakan rapat dan tindak lanjut
Berpindah-pindah antara tautan rapat, catatan, dan tugas membuang waktu yang tidak Anda miliki.
Dengan integrasi Zoom ClickUp, Anda dapat memulai rapat langsung dari dalam tugas, melampirkan rekaman, dan menyimpan ringkasan rapat, semuanya dalam ruang kerja yang sama.
4. Jaga agar percakapan tetap terhubung
Pekerjaan hybrid berkembang dengan kejelasan, dan ClickUp Chat membantu menjaga hal itu. Alih-alih menyebar percakapan di Slack, email, atau DM, gunakan Chat untuk menjaga diskusi tetap terhubung dengan pekerjaan Anda.
Buat saluran tim untuk percakapan berkelanjutan (misalnya, Pembaruan Peluncuran Hybrid), sebutkan rekan tim dengan @ untuk klarifikasi cepat, dan balas pesan dalam thread untuk menjaga diskusi tetap rapi.
Langkah #4: Rancang ulang alur kerja dan proses
Alur kerja di kantor seringkali bergantung pada kedekatan fisik, seperti berjalan ke ruangan lain untuk diskusi singkat, cek rutin yang tidak direncanakan, atau papan tulis bersama. Dalam lingkungan hybrid, langkah-langkah ini dapat menjadi hambatan jika tidak dirancang ulang.
Anda perlu secara sengaja merombak alur kerja Anda sedemikian rupa sehingga setiap persetujuan, pembaruan, dan serah terima tugas berjalan lancar, terlepas dari lokasi di mana karyawan bekerja.
Mulailah dengan memetakan alur kerja yang sudah ada, seperti apa yang terjadi, siapa yang terlibat, dan di mana penundaan biasanya terjadi, di ClickUp Whiteboards. Hal ini memudahkan untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang terlalu bergantung pada berada di ruangan yang sama, seperti persetujuan fisik atau pengecekan verbal.
Kemudian, gunakan ClickUp BrainGPT, aplikasi desktop pendamping, untuk menganalisis dan mengoptimalkan. Dengan perintah sederhana seperti ‘Tunjukkan langkah-langkah dalam proses onboarding kami dan sorot titik-titik kemacetan,’ ia dapat memindai tugas, status, dan aplikasi terhubung untuk mengidentifikasi di mana pekerjaan melambat.
Misalkan persetujuan sering tertunda karena menunggu satu manajer, atau beberapa proses serah terima selalu terlewat—Brain GPT akan langsung menunjukkannya. Anda kemudian dapat meminta Brain GPT untuk menyarankan aturan otomatisasi atau perubahan alur kerja guna menghilangkan hambatan tersebut.
📌 Coba prompt berikut:
- Buat alur kerja onboarding hybrid yang mencakup pengaturan jarak jauh untuk IT, perkenalan tim virtual, dan pengingat tugas otomatis.
- Analisis proses tinjauan konten kami saat ini dan berikan saran perbaikan untuk tim hybrid.
- Daftar semua langkah persetujuan yang memerlukan pertemuan tatap muka dan rekomendasikan alternatif digital.
- Buat alur kerja baru untuk peluncuran proyek hybrid, termasuk alat kolaborasi yang tepat untuk lingkungan kantor dan pengaturan kerja jarak jauh.
Inilah yang dikatakan Matt Brunt dari Creative Element tentang ClickUp:
Tim kami telah beralih ke model kerja hybrid (jarak jauh/di kantor), dan pada Oktober 2023, kami akan menjadi agensi sepenuhnya jarak jauh. Hal ini tentu tidak mungkin terwujud tanpa perbaikan kolaboratif yang kami nikmati setelah beralih ke ClickUp
Tim kami telah beralih ke model kerja hybrid (jarak jauh/di kantor), dan pada Oktober 2023, kami akan menjadi agensi sepenuhnya jarak jauh. Hal ini tentu tidak mungkin terwujud tanpa perbaikan kolaboratif yang kami nikmati setelah beralih ke ClickUp
Langkah #5: Latih manajer dan karyawan
Bahkan sistem terbaik pun akan gagal jika orang tidak tahu cara menggunakannya. Anda membutuhkan pelatihan, bimbingan, dan dukungan, terutama bagi manajer yang harus beradaptasi dari 'memantau kehadiran' menjadi pengawasan berbasis hasil.
Berikut adalah beberapa tindakan inti yang perlu diimplementasikan:
- Selenggarakan sesi pelatihan berbasis peran untuk manajer (memimpin tim hybrid), karyawan (beradaptasi dengan norma hybrid), dan operasional (IT, fasilitas).
- Selenggarakan sesi Kick-Off Keterampilan (SKO) atau acara makan siang dan belajar tentang praktik terbaik asinkron, etika komunikasi jarak jauh, dan alat-alat yang digunakan.
- Sediakan panduan kerja, lembar panduan, dan panduan cepat untuk memulai.
- Tawarkan sesi 'jam kantor' atau hari bimbingan di mana staf dapat mampir untuk bertanya tentang kombinasi kerja jarak jauh dan di kantor.
Pelajari lebih lanjut tentang etika pertemuan virtual di sini:
Nah, bagaimana jika proses onboarding bisa dilakukan dengan mudah, menarik, dan efektif sejak hari pertama?
Jadikan transisi hybrid Anda lancar dengan Template Onboarding Karyawan ClickUp. Template ini mengorganisir setiap aspek pelatihan hybrid, mulai dari pembaruan kebijakan dan panduan alur kerja hingga sesi adaptasi tim, memastikan semua orang memahami cara beradaptasi dan berkembang dalam lingkungan kerja baru ini. Dengan template ini, Anda dapat:
- Pantau kemajuan melalui tahap-tahap seperti Belum Dimulai, Sedang Berlangsung, dan Selesai.
- Catat informasi penting seperti modul yang ditugaskan, tanggal penyelesaian, dan umpan balik untuk menjaga transparansi.
- Lihat jadwal pelatihan, tingkat penyelesaian, dan kesiapan berdasarkan peran menggunakan Kalender Pelatihan, Tabel Kesiapan Tim, dan Pelacak Kebijakan.
Langkah #6: Uji coba, ukur, dan sempurnakan
Anda tidak bisa hanya mengumumkan "Kami sekarang hybrid!" dan mengharapkan semuanya berjalan lancar dalam semalam. Kesuksesan hybrid diraih melalui uji coba dan penyesuaian.
Inilah yang dapat Anda lakukan:
- Pilih 1-3 tim dengan jenis yang berbeda (misalnya, desain, teknik, operasional) untuk uji coba kerja hybrid selama 3 bulan.
- Tentukan metrik keberhasilan (produktivitas, kualitas kolaborasi, gesekan komunikasi, sentimen, tenggat waktu)
- Catat masalah, kejutan, pengecualian, dan kegagalan yang sah.
- Perbarui kebijakan, alur kerja, dan model kerja hybrid berdasarkan umpan balik.
- Luncurkan secara bertahap ke tim-tim lain dengan perbaikan yang telah diintegrasikan.
🚀 Keunggulan ClickUp: Pantau bagaimana tim uji coba Anda beradaptasi dengan Dashboard ClickUp. Tambahkan kartu untuk setiap tim untuk melacak tugas aktif, pekerjaan yang telah diselesaikan, dan item yang terlambat. Kemudian, tambahkan AI Cards untuk secara otomatis menghasilkan rapat harian atau pembaruan mingguan.
Untuk melangkah lebih jauh, manfaatkan ClickUp Analytics untuk melihat tren organisasi secara keseluruhan, menganalisis detail per tim atau pengguna, dan mengidentifikasi hambatan berulang sebelum menjadi masalah besar. Anda bahkan dapat mengekspor wawasan ini untuk tinjauan kepemimpinan.
Alat yang Mendukung Transisi Kerja Hybrid
Perpindahan ke model kerja hybrid memerlukan alat khusus untuk membantu tim Anda mengatasi logistik pembagian waktu antara kerja di kantor dan kerja jarak jauh. Berikut adalah beberapa alat penting untuk memperlancar transisi tersebut.
Platform manajemen ruang dan hot-desking
Ketika karyawan tidak lagi memiliki meja kerja yang tetap, kekacauan pun terjadi. Alat-alat ini memungkinkan orang untuk memesan ruang kerja dan melihat siapa saja yang akan berada di kantor:
- OfficeSpace: Menampilkan denah lantai interaktif dengan ketersediaan real-time dan analisis yang menunjukkan ruang mana yang kurang dimanfaatkan, sehingga Anda dapat menyesuaikan ukuran ruang kerja Anda.
- Envoy Desks: Terintegrasi dengan Slack dan kalender untuk pemesanan, dengan check-in otomatis untuk menampilkan pola penggunaan aktual versus yang dipesan.
- Robin: Mengelola meja kerja dan ruang rapat sambil menampilkan siapa yang akan datang pada hari-hari tertentu, membantu tim mengoordinasikan waktu pertemuan tatap muka.
Alat penjadwalan dan koordinasi
Menentukan siapa yang datang ke kantor dan kapan tidak perlu melalui percakapan email yang berlarut-larut. Platform-platform ini membantu tim menyinkronkan hari kerja mereka di kantor:
- Scoop: Menyarankan hari kerja di kantor yang optimal berdasarkan kehadiran rekan tim, dengan visibilitas manajer terhadap pola tanpa perlu mengawasi secara berlebihan.
- Kadence: Menggunakan AI untuk merekomendasikan hari kerja di kantor berdasarkan jadwal pertemuan dan tenggat waktu Anda, dengan wawasan yang mendeteksi saat tim mulai terpisah.
- Officely: Sinkronisasi dengan kalender yang sudah ada (seperti Outlook atau Google Calendar) untuk perencanaan yang lancar dan mengirimkan pengingat otomatis untuk mengurangi ketidakhadiran dalam pemesanan meja.
Alat pengelolaan kebijakan dan koordinasi
Kebijakan hybrid Anda tidak berguna jika tidak ada yang membacanya atau tersembunyi di dalam email. Alat-alat ini menciptakan sumber informasi tunggal dengan pelacakan konfirmasi:
- PowerDMS: Melacak siapa yang telah membaca perubahan kebijakan dengan pengingat otomatis dan kontrol versi untuk dokumen kepatuhan.
- Lessonly: Menggabungkan distribusi kebijakan dengan modul pelatihan singkat yang menjelaskan alasan di balik pedoman, disertai analisis yang menunjukkan titik-titik kebingungan.
- ClickUp: Mengintegrasikan semua dokumen terkait kebijakan dengan bantuan AI untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki oleh karyawan.
📖 Baca Juga: Bagaimana Kerja Asinkron Mengubah Kolaborasi
Platform pengalaman karyawan dan umpan balik
Anda tidak dapat mengatasi masalah hybrid yang tidak Anda ketahui keberadaannya. Platform-platform ini mengumpulkan umpan balik yang terfokus tentang pengaturan tersebut dan membantu Anda mengidentifikasi masalah sejak dini:
- ClickUp: Mengumpulkan umpan balik melalui formulir yang secara otomatis menghasilkan tugas dan dasbor yang menampilkan tren sentimen di seluruh lokasi kantor.
- Officevibe: Menyediakan survei mingguan untuk tim hybrid dengan pertanyaan tentang preferensi koneksi dan lokasi, serta tren untuk mendeteksi masalah sejak dini.
- Leapsome: Menggabungkan survei keterlibatan dengan alat 1-on-1 untuk membahas pengaturan hybrid, memastikan kerja jarak jauh tidak berarti kerja yang tidak terlihat.
📮 Wawasan ClickUp: 50% pekerja masih terikat dengan kantor, meskipun 48% lebih memilih model kerja hybrid untuk keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik. Akibatnya? Jadwal kaku, kelelahan akibat perjalanan, dan kendali batas yang buruk. 🚗💨
Dengan penjadwalan otomatis dan pemblokiran waktu, Kalender ClickUp membantu Anda tetap terorganisir di berbagai lingkungan kerja. Baik Anda bekerja dari rumah atau di kantor, alur kerja Anda tetap konsisten di ClickUp, dan waktu pribadi Anda tetap terlindungi!
💫 Hasil Nyata: Lulu Press menghemat 1 jam per hari per karyawan dengan menggunakan ClickUp Automations — yang menghasilkan peningkatan efisiensi kerja sebesar 12%.
Alat pelacakan waktu dan kehadiran
Ketika orang bekerja dari berbagai lokasi, sistem pencatatan waktu tradisional menjadi tidak efektif. Alat-alat ini menyesuaikan diri dengan jadwal hybrid sambil tetap mematuhi peraturan:
- Replicon: Menyesuaikan secara otomatis antara hari kerja jarak jauh dan di kantor dengan fitur pelacakan berbasis lokasi dan geofencing.
- ClickUp: Mengintegrasikan pelacakan waktu secara native dalam tugas, menampilkan jam kerja yang dapat ditagih di berbagai lokasi dengan perbandingan perkiraan dan distribusi beban kerja.
- Deputy: Mengkoordinasikan penjadwalan dengan pelacakan waktu yang memperhitungkan pengaturan hybrid dan terintegrasi dengan sistem penggajian.
🚀 Keunggulan ClickUp: Pekerjaan hybrid seringkali membuat sulit untuk melacak bagaimana waktu dihabiskan di berbagai lokasi. ClickUp Project Time Tracking mengatasi hal ini dengan memungkinkan tim menandai jam kerja sebagai billable atau non-billable, membandingkan waktu perkiraan dengan waktu aktual, dan melihat data ini secara real-time.
Manajer dapat segera mengidentifikasi ketika proyek melebihi perkiraan atau ketika beban kerja perlu diseimbangkan kembali melalui tampilan Beban Kerja ClickUp. Hal ini membantu menjaga kendali biaya dan produktivitas tanpa perlu melakukan pengawasan berlebihan.
Secara visual, alat ini mendistribusikan perkiraan waktu di seluruh hari, membantu manajer melihat kapan seseorang melebihi kapasitas—bahkan jika mereka bekerja dari zona waktu yang berbeda.
Alat analitik dan pemanfaatan ruang
Anda membayar untuk ruang yang mungkin tidak Anda butuhkan. Platform-platform ini menunjukkan pola penggunaan aktual sehingga Anda dapat membuat keputusan berbasis data tentang properti Anda:
- Kepadatan: Menggunakan sensor untuk melacak lalu lintas pejalan kaki secara real-time tanpa mengidentifikasi individu, menunjukkan area mana yang sepi dan mana yang menjadi titik kemacetan.
- VergeSense: Menganalisis tingkat okupansi dengan AI yang membedakan antara ruang yang dipesan dan ruang yang sebenarnya digunakan di seluruh kantor Anda.
- Locatee: Menggabungkan data sensor dengan informasi pemesanan untuk memberikan gambaran lengkap tentang bagaimana kebijakan hybrid Anda diterapkan dalam praktik.
Apa Tantangan yang Dihadapi Perusahaan Saat Beralih ke Model Hybrid?
Beralih ke jadwal kerja hybrid terdengar sederhana di atas kertas hingga kenyataan menghampiri Anda. Berikut adalah beberapa kendala umum yang sering dihadapi perusahaan:
- Mengatasi kesenjangan komunikasi: Karyawan remote seringkali melewatkan obrolan singkat di koridor, dan pesan yang ambigu seringkali menyebabkan kesalahpahaman di tempat kerja.
- Mengelola produktivitas dan kepemimpinan: Manajer tiba-tiba memiliki visibilitas yang lebih sedikit terhadap apa yang terjadi sehari-hari. Kepercayaan, tujuan yang jelas, dan inklusi menjadi lebih penting dari sebelumnya untuk menjaga tim tetap termotivasi dan produktif.
- Mengelola teknologi dan ruang kerja: Kehadiran di kantor tidak dapat diprediksi, perencanaan ruang kerja menjadi rumit, dan sistem teknologi harus berfungsi dengan sempurna untuk semua orang.
- Menjaga budaya dan kesetaraan: Budaya perusahaan jarak jauh dapat mulai terasa dilemahkan, dengan mereka yang bekerja di kantor sering kali lebih diperhatikan, sementara rekan kerja jarak jauh merasa terpinggirkan.
🔍 Tahukah Anda? Di industri hukum, sekitar sepertiga profesional (32%) mengikuti jadwal hybrid, dan 11% bekerja sepenuhnya dari rumah.
Tips dan Praktik Terbaik yang Harus Diikuti untuk Lingkungan Kerja Hybrid
Transisi ke lingkungan kerja hybrid adalah proses berkelanjutan yang melibatkan pembelajaran, penyesuaian, dan optimasi. Setelah tim dan proses Anda siap, fokus harus beralih ke desain ruang kerja yang lebih cerdas dan peningkatan pengalaman karyawan.
Berikut adalah beberapa praktik terbaik dan tips bekerja dari rumah untuk membangun lingkungan kerja hybrid yang efektif:
Manfaatkan data okupansi untuk perencanaan yang lebih baik
Gunakan data lalu lintas pengunjung, pemesanan meja, dan penggunaan ruang rapat untuk memahami bagaimana kantor Anda sebenarnya digunakan.
Misalnya, jika hari Rabu memiliki tingkat kehadiran yang lebih tinggi, rencanakan sesi kolaboratif atau makan siang yang disediakan pada hari itu. Jika ruang dengan fasilitas video sangat diminati, tingkatkan ruang yang kurang dimanfaatkan dengan teknologi konferensi.
Memberdayakan karyawan dengan alat self-service
Berikan tim Anda perangkat lunak kerja hybrid untuk memesan meja, merencanakan hari kerja di kantor, dan mengundang klien, semuanya dalam satu platform. Otonomi ini membuat jadwal hybrid terasa lancar而不是kacau.
Tingkatkan pengalaman kerja di kantor
Melampaui fungsi dasar dengan menciptakan pengalaman yang dinantikan oleh karyawan. Sediakan camilan praktis untuk hari-hari sibuk, adakan acara networking, atau reservasi ruang terbaik untuk pertemuan klien agar baik karyawan maupun tamu merasa dihargai.
Kumpulkan dan tindak lanjuti umpan balik secara terus-menerus
Lakukan survei cepat atau formulir umpan balik untuk memahami bagaimana karyawan merasa tentang pengaturan hybrid. Gunakan wawasan ini untuk meningkatkan fasilitas, kebijakan, dan desain kantor.
💡 Tips Pro: Tambahkan logika kondisional di ClickUp Forms untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan pengalaman masing-masing karyawan—seperti menampilkan prompt yang berbeda untuk staf remote dan staf di kantor. Anda juga dapat mengaktifkan pengiriman anonim untuk mendorong umpan balik yang jujur dan menggunakan otomatisasi untuk menandai respons (misalnya, ‘budaya,’ ‘alat,’ atau ‘komunikasi’) sehingga pola lebih mudah diidentifikasi.
Jaga keterlibatan dan pertanggungjawaban
Kesuksesan kerja hybrid bergantung pada kepercayaan. Jadwalkan pertemuan rutin tim, tetapkan tujuan yang transparan, dan gunakan metrik (seperti tingkat penyelesaian proyek atau aktivitas kolaborasi) untuk mengukur hasil.
🔍 Tahukah Anda? Sebuah studi campuran yang melibatkan 2.450 pekerja pengetahuan menemukan bahwa model kerja hybrid dapat meningkatkan produktivitas sebesar 9-14% dibandingkan dengan model kerja sepenuhnya di kantor, terutama ketika perusahaan fokus pada hasil daripada kehadiran.
Studi Kasus Perusahaan Nyata tentang Kesuksesan Kerja Hybrid
Mari kita jelajahi bagaimana organisasi telah menerapkan kerja hybrid dengan cermat, membuktikan bahwa fleksibilitas dan struktur dapat berpadu secara efektif.
Studi kasus #1: Mars Wrigley Poland
Tujuan Mars Wrigley Poland adalah untuk mendefinisikan dan mengimplementasikan kerja hybrid sebagai pengaturan fleksibel yang didorong oleh tim, disesuaikan dengan peran individu dan kebutuhan tim.
Tim secara bersama-sama merancang jadwal hybrid mereka sendiri daripada mengikuti rencana kaku yang ditetapkan dari atas, sementara manajemen memastikan keputusan-keputusan ini selaras dengan budaya perusahaan secara keseluruhan, infrastruktur teknologi, dan tujuan pengalaman karyawan secara keseluruhan.
Faktor kunci keberhasilan:
- Menjaga koneksi yang kuat antar tim untuk mencegah isolasi.
- Memberikan dukungan berkelanjutan dan sumber daya untuk memfasilitasi kerja jarak jauh dan di kantor yang lancar.
- Mengadopsi pendekatan holistik, mempertimbangkan budaya, teknologi, dan pengalaman karyawan.
Hal ini menghasilkan peningkatan keterlibatan dan produktivitas karyawan, menunjukkan bahwa kerja hybrid dapat berkembang dengan baik ketika tim diberi wewenang dan didukung.
🧠 Fakta Menarik: Sekitar 71% karyawan Generasi Z mengatakan bahwa mode kerja hybrid adalah pilihan mereka, jauh lebih tinggi daripada mode kerja sepenuhnya jarak jauh.
Studi kasus #2: The Sovini Group
Sovini Group, penyedia layanan konstruksi dan fasilitas berbasis di Northwest Inggris dengan lebih dari 800 karyawan, telah mengalihkan setengah dari tenaga kerjanya yang bekerja di kantor ke model kerja agile, dengan menekankan hasil daripada jam kerja.
Pendekatan mereka adalah menciptakan secara bersama-sama pengaturan kerja fleksibel yang disesuaikan dengan peran, lokasi, dan preferensi individu. Mereka memberdayakan manajer untuk mendukung, menyetujui, dan mendokumentasikan protokol agile khusus tim dengan fokus pada pembaruan teknologi, alat komunikasi, dan umpan balik karyawan yang berkelanjutan.
Hasilnya:
- Meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan kesejahteraan.
- Penurunan absensi karena sakit (dari 1,69% menjadi 1,37%) dan tingkat turnover (dari 18,18% menjadi 13,2%).
- Mendukung fleksibilitas, keragaman, dan inklusivitas sambil membangun kepercayaan dan rasa kepemilikan.
Studi kasus #3: Zoom
Zoom, dengan 6.100 karyawan di 35 negara, mengadopsi model kerja hybrid pasca-pandemi, dengan memprioritaskan pilihan karyawan dalam menentukan lokasi kerja.
Pendekatan mereka adalah:
- Buka kantor uji coba di Sydney, London, Denver, dan Amsterdam untuk menguji tata letak dan interaksi tim.
- Redesain ruang fisik secara bertahap, mengurangi jumlah meja, menciptakan zona kolaboratif, dan memanfaatkan kembali furnitur.
- Integrasikan teknologi dengan resepsionis virtual, ruang Zoom pop-up mobile, dan perangkat pertemuan plug-and-play.
- Perkuat budaya perusahaan melalui ritual keterlibatan, acara, dan aktivitas pembentukan tim.
Sebagai hasilnya, kantor-kantor Zoom kini mendukung kolaborasi formal dan informal, fokus individu, dan relaksasi, dan lebih dari 50% karyawan lebih memilih kerja fleksibel atau hybrid.
🔍 Tahukah Anda? Kekuatan fleksibilitas kerja hybrid telah menyebabkan migrasi besar-besaran dari pusat kota. Misalnya, San Francisco mengalami penurunan populasi sebesar 7% dari pertengahan 2020 hingga pertengahan 2022. Banyak individu pindah ke daerah pinggiran kota atau pedesaan, memprioritaskan kondisi perumahan yang lebih baik daripada kedekatan dengan pusat kota.
Harmoni Hybrid Dimulai dengan ClickUp
Pekerjaan hybrid akan tetap ada, dan tim Anda tidak perlu menebak-nebak cara untuk berhasil di dalamnya.
Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam panduan ini untuk membuat transisi Anda lebih lancar, tetapi itu saja tidak cukup. Kesuksesan berasal dari menghubungkan strategi dengan alat yang menyederhanakan kolaborasi, memperlancar alur kerja, dan menjaga semua orang tetap sejalan.
ClickUp menyediakan solusi lengkap untuk merencanakan, mengelola, dan melaksanakan kerja hybrid, memastikan tim yang tersebar tetap terkoordinasi dan produktif.
Alat-alat bertenaga AI-nya memastikan pesan, tugas, dan pembaruan proyek tetap lancar dan terkendali. Dengan ruang kerja AI terintegrasi ini, tim mendapatkan platform terpusat untuk berkolaborasi, mengelola tugas, dan berkomunikasi dari mana saja.
Daftar ke ClickUp secara gratis dan mulailah transisi hybrid Anda hari ini!
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Pekerjaan jarak jauh melibatkan karyawan yang bekerja sepenuhnya dari lokasi di luar kantor tradisional, seperti rumah mereka atau ruang kerja bersama. Di sisi lain, kerja hybrid menggabungkan kerja di kantor dan kerja jarak jauh, memungkinkan karyawan untuk membagi waktu mereka antara kantor dan lokasi jarak jauh.
Penentuan kelayakan kerja hybrid bergantung pada sifat peran dan tugas yang terlibat. Peran yang memerlukan interaksi tatap muka yang sering, akses ke peralatan khusus, atau kolaborasi tim mungkin tidak cocok untuk kerja hybrid. Sebaliknya, posisi yang melibatkan tugas mandiri, komunikasi digital, dan kebutuhan minimal untuk kehadiran fisik lebih cocok untuk model hybrid.
Pengelolaan tim hybrid yang efektif memerlukan serangkaian alat digital:Platform komunikasi: Alat seperti ClickUp Chat atau Microsoft Teams memfasilitasi pesan instan dan kolaborasi real-timeAlat manajemen proyek: Platform seperti ClickUp atau Trello melacak tugas, tenggat waktu, dan kemajuan proyekAlat konferensi video: ClickUp SyncUps, Zoom, atau Google Meet sangat penting untuk rapat tim virtual, dengan dukungan untuk tim di kantorPlatform berbagi dan penyimpanan dokumen: Aplikasi seperti Google Drive atau Dropbox memastikan akses mudah ke file dan dokumen yang dibagikan
Menjaga budaya perusahaan yang kuat dalam lingkungan hybrid memerlukan upaya yang terencana:Pertemuan virtual rutin: Jadwalkan pertemuan secara teratur untuk meningkatkan komunikasi dan keterlibatanAktivitas inklusif: Selenggarakan latihan membangun tim dan acara sosial virtual untuk memperkuat hubunganKomunikasi yang jelas: Pastikan transparansi dalam kebijakan dan ekspektasi untuk membangun kepercayaanMekanisme umpan balik: Implementasikan sistem agar karyawan dapat menyampaikan keluhan dan saran
Durasi transisi ke model hybrid bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, kesiapan, dan sumber daya yang tersedia. Secara rata-rata, perusahaan mungkin memerlukan beberapa bulan hingga satu tahun untuk sepenuhnya mengimplementasikan dan mengoptimalkan praktik kerja hybrid.
Kesuksesan dalam lingkungan kerja hybrid dapat diukur melalui:Produktivitas karyawan: Memantau output dan tingkat efisiensiKepuasan karyawan: Melakukan survei untuk mengukur moral dan keterlibatanTingkat retensi: Menganalisis statistik turnover dan retensiMetrik kinerja: Mengevaluasi pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
Anda dapat memastikan keadilan antara tim di kantor dan tim jarak jauh dengan: Kebijakan standar: Menerapkan pedoman seragam yang berlaku untuk semua karyawan Kesempatan yang sama: Memberikan akses ke peluang pengembangan karier dan sumber daya pengembangan tanpa memandang lokasi kerja Komunikasi transparan: Mempertahankan saluran terbuka untuk menangani keluhan dan umpan balik
Model kerja hybrid memberikan manfaat biaya yang signifikan bagi organisasi. Perusahaan yang menerapkan kerja jarak jauh dapat mengurangi biaya operasional terkait ruang kantor, utilitas, dan fasilitas di kantor karena fewer karyawan hadir di kantor pada waktu tertentu. Pendekatan ini juga mengurangi biaya sewa, energi, dan perlengkapan. Penghematan juga mencakup subsidi transportasi dan biaya relokasi, sementara peningkatan daya tarik dan retensi talenta membantu meminimalkan biaya perekrutan dan turnover.
Pelatihan manajer untuk kepemimpinan hybrid meliputi:Mengembangkan keterampilan komunikasi: Meningkatkan kemampuan mereka untuk mengelola tim jarak jauh dan tatap muka secara efektifMemberikan pelatihan teknologi: Membiasakan mereka dengan alat yang mendukung kolaborasi jarak jauh dan tatap mukaMendorong inklusivitas: Mempromosikan praktik untuk memastikan semua anggota tim merasa dihargai dan terlibatMendorong fleksibilitas: Menyesuaikan gaya kepemimpinan untuk mengakomodasi preferensi dan kebutuhan kerja yang beragam