Sebagai pekerjaan jarak jauh melonjak selama pandemi COVID-19 - mewakili 24% pekerja AS pada tahun 2019 dan 38% pada tahun 2021 - menjadikan pekerjaan dan komunikasi asinkron atau "asinkron" sebagai standar, bukan pengecualian.
Beberapa dari manfaat dari pekerjaan asinkronisasi yang mengacu pada pekerjaan yang diselesaikan pada waktu individu, bukan antara jam 9 hingga 5 atau bersamaan dengan rekan kerja, termasuk penjadwalan fleksibel yang mengoptimalkan produktivitas individu.
Karyawan dapat mendedikasikan blok waktu untuk pekerjaan yang terfokus dan mendalam pada proyek-proyek yang kompleks tanpa terganggu oleh rapat yang berlebihan. Orang-orang dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja dengan dokumentasi dan komunikasi yang menyeluruh.
Bahkan orientasi meningkat ketika pesan yang direkam, video informasi, dan dokumen yang dibagikan tersedia bagi karyawan untuk dilihat kembali kapan saja.
Namun, komunikasi asinkron juga memiliki kelemahan. Bekerja dari rumah berarti dapat dihubungi 24/7, dan orang-orang mengalami kelelahan akibat asupan informasi yang berlebihan karena komunikasi masuk setiap saat sepanjang hari.
Pekerjaan asinkron juga pasti berubah bagaimana orang berkolaborasi karena mereka tidak berbagi jam atau lokasi yang sama untuk memungkinkan kumpul-kumpul cepat atau pertemuan yang lebih lama . ClickUp telah menyusun daftar tantangan umum yang muncul di lingkungan kerja asinkron dan bagaimana cara mengatasinya. Teruslah membaca untuk mempelajari beberapa peretasan langsung untuk membuat rapat, alur kerja, dan mengurutkan pekerjaan ketika para pekerja tersebar di seluruh negara atau dunia.
PANDUAN UTAMA UNTUK KOLABORASI BAGI TIM JARAK JAUH DAN DI LOKASI Kolaborasi adalah perekat yang menyatukan sebuah tim. Apakah tim Anda berada di lokasi atau sepenuhnya berada di luar kantor, ClickUp telah menciptakan panduan untuk kolaborasi tim .
Rapat, Pesan, dan Aliran Informasi Perlu Dilatih Ulang
Alex Brylov // Shutterstock
Pekerjaan asinkron tumbuh subur ketika tonggak pencapaian proyek dan kemajuan tidak bergantung pada pertemuan yang berlebihan atau harapan akan tanggapan langsung terhadap pesan. Tetapi banyak pekerjaan jarak jauh hanya menciptakan kembali budaya kantor tradisional secara virtual, sehingga meniadakan manfaat potensial dari kerja asinkron.
Salah langkah yang umum terjadi pada budaya kerja jarak jauh adalah mengimbangi karyawan jarak jauh dengan pertemuan yang berlebihan. Ketika rata-rata orang menghabiskan 35% hingga 50% waktu mereka dalam rapat virtual dan sinkron, mereka akan berakhir dengan Kelelahan akibat zoom .
Untuk asinkronisasi berfungsi dengan baik pertemuan-pertemuan tersebut harus dilengkapi kembali, begitu juga dengan cara karyawan menyampaikan informasi penting. Menerapkan alat dan sistem, seperti papan tugas, dapat membantu memfasilitasi aliran informasi dan transparansi.
Karyawan dapat memeriksa pembaruan status proyek dan berkolaborasi secara asinkronisasi daripada mengurai utas email yang panjang.
34 AKTIVITAS TEAM BUILDING UNTUK TIM ANDA DI TAHUN 2023 Tidak peduli ukuran grup atau tingkat keakraban satu sama lain, kami memiliki aktivitas yang sempurna aktivitas team building untuk membantu Anda menjalin ikatan.
Pelatihan, Dokumentasi, dan Manajemen Proyek Adalah yang Paling Penting
Gambar Tanah // Shutterstock
Berhasil kolaborasi asinkron mengharuskan dibuatnya sistem yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan produktivitas kerja jarak jauh dan mengurangi waktu henti. Pelatihan yang tepat dan ekspektasi yang jelas- bukan manajemen mikro -diperlukan untuk pekerjaan asinkronisasi yang sukses dan produktif.
Menyesuaikan manajemen proyek dan alat komunikasi dapat membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk dokumentasi atau mengejar ketertinggalan panggilan Zoom dan meningkatkan kecepatan dan sintesis pekerjaan jarak jauh. Menetapkan aturan seputar email atau pesan instan, merekam rapat-rapat penting dan membuat saluran proyek yang jelas, semuanya dapat membantu merampingkan komunikasi dan memastikan para pekerja siap untuk sukses.
Pekerjaan Asinkronisasi Memerlukan Pemikiran Ulang tentang Kelambatan dalam Pesan dan Jadwal
Canva
Bekerja dari rumah membuat batasan-batasan menjadi lebih sulit (dan lebih penting dari sebelumnya) dan ketiadaan batasan ini bisa menjadi kelemahan besar dari pekerjaan asinkron. Mengadaptasi hari kerja tradisional 9-ke-5 ke lingkungan virtual yang tidak sinkron membutuhkan pengaturan ekspektasi dengan rekan kerja.
Namun, melacak jadwal kerja yang fleksibel dan menjadwalkan rapat secara real-time bisa menjadi rumit.
Slack atau pesan instan lainnya platform seperti Microsoft Teams dapat mengatasi kebingungan asinkron dengan menyesuaikan waktu respons dan notifikasi sekaligus memungkinkan karyawan meninjau riwayat pesan untuk mengejar percakapan yang mungkin terlewatkan.
Sementara itu, aplikasi kalender sekarang memungkinkan kolaborator untuk melihat jadwal kolega mereka dan memperhatikan ketersediaan mereka dan pola kerja. Untuk pesan dan rapat yang tidak bisa menunggu, pilihlah beberapa waktu bersama dengan anggota tim lainnya yang disediakan untuk rapat semua orang dan diskusi yang penting dan sensitif terhadap waktu.
**APA ITU KOLABORASI WAKTU NYATA DAN MENGAPA HAL INI PENTING? Di dunia yang semakin jauh, global, dan tidak sinkron, sebuah tempat harus disediakan untuk kolaborasi real-time. ClickUp menjelaskan apa itu kolaborasi waktu nyata adalah, mengapa hal ini penting, dan bagaimana cara mengembangkannya di tim Anda.
Pekerjaan Harian dan Proyek Jangka Panjang Membutuhkan Pengurutan-dan Bias Terhadap Komunikasi yang Berlebihan
Canva
Tugas harian dan proyek jangka panjang memerlukan pengurutan. Memenuhi tujuan tim saat bekerja secara asinkron bergantung pada keterampilan manajemen proyek yang kuat dan komunikasi yang menyeluruh.
Menetapkan jadwal rutin rapat di Zoom, Tim, atau Slack menggantikan pertemuan harian di kantor. Karyawan dapat memberikan pembaruan status, prioritas, dan pembaruan proyek secara asinkron melalui platform online ini. Pertemuan terpisah dapat dijadwalkan untuk curah pendapat kreatif.
Membutuhkan pembaruan informasi secara menyeluruh dapat mengakibatkan bias terhadap komunikasi yang berlebihan. Menyesuaikan alat bantu-apakah tagar khusus, emoji, atau simbol lainnya-mencegah komunikasi yang berlebihan atau berlebihan karena alat bantu tersebut menyampaikan informasi berharga dengan lebih efisien.
Capai Lebih Banyak Hal Bersama dengan Komunikasi Asinkron
Meskipun mungkin sulit untuk membiasakan diri dengan pendekatan asinkron, ini bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas. Namun, tetap saja, dibutuhkan alat dan teknik yang tepat untuk memastikan tim Anda berkomunikasi secara efektif satu sama lain.
Dengan menggunakan alat manajemen proyek dan komunikasi yang tepat, tim dapat dengan mudah tetap terhubung tanpa harus berada di tempat yang sama. Jaga agar tim tetap terorganisir dan terhubung menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, sistem obrolan dan perpesanan untuk memfasilitasi komunikasi, dan aplikasi perekaman layar untuk membantu menjelaskan konsep yang rumit.
Dan untungnya bagi tim, ada alat bantu seperti ClickUp yang menawarkan semua fitur yang disebutkan di atas dan lebih banyak lagi untuk memberikan semua yang dibutuhkan tim Anda agar pekerjaan asinkron menjadi lebih produktif-semuanya di satu tempat. Gunakan fitur tampilan Obrolan bawaan email, Dokumen, Papan Tulis, perekam layar, dan alat kolaborasi utama lainnya untuk meningkatkan komunikasi tim Anda.
ClickUp tersedia di seluruh perangkat dan terintegrasi dengan 1.000 alat kerja lainnya untuk menghubungkan semua aplikasi yang paling sering digunakan, membuat tim Anda selalu mendapatkan informasi terbaru bahkan saat bepergian, dan ciptakan alur kerja yang mulus yang cocok untuk semua orang. Coba ClickUp secara gratis dan mulai capai lebih banyak hal bersama dari mana saja.
Penulis Tamu: Jane Allison Gunn