Karyawan baru Anda akan mulai bekerja pada hari Senin. Bagian SDM telah mengirimkan dokumen-dokumennya, tetapi laptopnya masih dalam perjalanan. Manajernya telah merencanakan panggilan selamat datang, dan rekan tim yang ditugaskan untuk membantu proses penyiapan sedang tidak ada di tempat. Sebelum karyawan baru tersebut dapat mulai mempelajari perannya, seseorang perlu mengatasi masalah-masalah tersebut.
Persiapan sangat penting, tidak hanya pada hari pertama. Dalam survei BambooHR dan TalentLMS tahun 2025 terhadap 1.156 karyawan di AS yang baru mulai bekerja pada tahun sebelumnya, 52% responden mengatakan bahwa proses onboarding terlalu berfokus pada urusan administratif daripada pelatihan peran.
Rencana orientasi yang efektif harus mencakup dua hal: mempersiapkan karyawan baru untuk mulai bekerja dan membantu mereka memahami pekerjaan. Artinya, Anda perlu menentukan siapa yang menyiapkan peralatan, siapa yang mendukung karyawan baru tersebut, pelatihan apa yang mereka butuhkan, dan kapan harus mengevaluasi kemajuan mereka.
Berikut ini adalah 10 contoh proses onboarding karyawan dari perusahaan seperti Epiq, HCLTech, dan Salesforce, yang didokumentasikan dalam laporan perusahaan dan kisah pelanggan yang diterbitkan pada tahun 2024 dan 2025. Contoh-contoh tersebut mencakup alur kerja pengaturan yang terintegrasi, panduan yang didukung AI, serta pelatihan khusus sesuai peran, lengkap dengan ide-ide praktis yang dapat Anda sesuaikan. Anda juga akan menemukan contoh alur kerja yang mencakup tanggung jawab dan tenggat waktu.
TL;DR: Contoh-contoh onboarding karyawan ini menunjukkan bagaimana tim menangani persiapan sebelum mulai bekerja, dukungan rekan kerja, pelatihan khusus peran, dan umpan balik. Pilih praktik yang dapat mengatasi celah dalam proses Anda, lalu sesuaikan dengan kapasitas tim dan kebutuhan karyawan baru. Gunakan contoh alur kerja untuk menetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu, serta nilai kemajuan melalui keterampilan yang ditunjukkan dan umpan balik karyawan seiring dengan penyelesaian tugas.
Apa yang Membuat Contoh Onboarding Karyawan Layak Ditiru?
Contoh proses onboarding karyawan layak ditiru jika Anda dapat mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah dan apa yang memicunya. Onboarding adalah proses menyeluruh untuk membawa karyawan baru dari penandatanganan tawaran kerja hingga dapat bekerja secara mandiri dan produktif. Orientasi hanyalah salah satu bagian dari proses tersebut, biasanya dilakukan pada hari atau minggu pertama.
Cari praktik yang menjawab kebutuhan spesifik: mempelajari produk, membangun hubungan, atau menilai kesiapan untuk bekerja secara mandiri. Sebelum menerapkannya, tentukan bagian mana dari proses onboarding yang didukung oleh praktik tersebut.
| Istilah | Apa saja yang dibahas | Cara menilai penyelesaian |
| Pra-orientasi | Persiapan antara penerimaan tawaran kerja dan tanggal mulai kerja | Persiapan yang diperlukan sebelum memulai sudah siap, dengan masalah yang belum terselesaikan telah ditugaskan untuk ditindaklanjuti |
| Orientasi | Pengenalan terhadap kebijakan perusahaan, alat kerja, dan cara kerja | Karyawan baru tersebut sudah memahami hal-hal mendasar dan tahu di mana bisa mendapatkan panduan lebih lanjut |
| Onboarding | Proses yang lebih luas dalam mempelajari peran, membangun hubungan, dan mendapatkan dukungan | Karyawan baru tersebut dapat memenuhi ekspektasi peran yang telah disepakati dan tahu kapan harus meminta bantuan |
| Penyesuaian peran | Latihan dan pelatihan untuk mencapai tingkat kinerja yang diharapkan dari peran tersebut | Karyawan baru tersebut menunjukkan keterampilan dan penilaian yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut |
Kegiatan-kegiatan ini bisa saling tumpang tindih. Seorang karyawan baru mungkin mengikuti orientasi perusahaan sambil mendampingi rekan kerja, lalu melanjutkan pelatihan peran setelah sesi pengenalan berakhir.
Untuk memastikan apakah rencana Anda mencakup lebih dari sekadar pengaturan awal, gunakan lima area yang dijelaskan dalam kerangka kerja lima-C karya Talya Bauer:
- Kepatuhan: dokumen yang wajib dipenuhi, kebijakan, dan aturan tempat kerja
- Penjelasan: tanggung jawab, prioritas, dan harapan terkait peran tersebut
- Kepercayaan Diri: kesempatan untuk berlatih, menerima umpan balik, dan membangun kepercayaan diri dalam bekerja
- Hubungan: hubungan dengan rekan kerja yang dapat memberikan bantuan dan konteks
- Budaya: pemahaman tentang cara orang berkomunikasi, mengambil keputusan, dan bekerja sama
Tidak perlu satu contoh perusahaan pun mencakup kelima aspek tersebut. Program pendampingan dapat memperkuat hubungan, sementara penugasan yang diawasi dapat membangun kepercayaan diri dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Gunakan contoh-contoh ini untuk melengkapi celah dalam templat onboarding Anda, dengan menyesuaikan setiap praktik sesuai dengan pekerjaan yang sebenarnya akan dilakukan oleh karyawan baru Anda.
Contoh Onboarding Karyawan untuk Tahap Pra-Onboarding dan Persiapan
Peralatan, akses, dan rencana awal yang jelas membantu karyawan baru memulai pekerjaan tanpa harus menghabiskan minggu pertama mereka hanya untuk mengurus berbagai permintaan. Perusahaan-perusahaan ini mengatur persiapan tersebut dengan cara yang berbeda-beda.
1. Peralatan terhubung dan pengaturan akun di Epiq
Di Epiq, proses onboarding melibatkan beberapa sistem, mulai dari catatan karyawan di Workday hingga permintaan layanan di ServiceNow. Sistem Launchpad mereka menghubungkan alur kerja tersebut sehingga pemesanan laptop, penyediaan akun, dan dokumentasi dapat berjalan secara bersamaan.
Sebuah kisah pelanggan Microsoft tahun 2025 menjelaskan bagaimana Epiq juga menggunakan AI Builder bersama Azure OpenAI untuk menangani ID karyawan yang tidak konsisten dalam formulir perekrutan massal. AI tersebut menstandarkan formatnya, sehingga mengurangi kebutuhan pembersihan manual sebelum informasi tersebut diproses lebih lanjut.
Hal ini memberikan tugas spesifik kepada setiap teknologi. Otomatisasi alur kerja mengoordinasikan permintaan, sementara AI menangani masukan yang seharusnya memerlukan seseorang untuk menafsirkan dan memperbaikinya.
Teks: Gabungkan permintaan peralatan, akun, dan dokumentasi ke dalam satu catatan orientasi karyawan sehingga manajer dapat melihat apa yang sudah siap dan apa yang masih perlu ditindaklanjuti.
Adaptasi: Mulailah dengan proses serah terima yang berulang dan menimbulkan pekerjaan manual. Validasi informasi yang diproses oleh AI sebelum menggunakannya untuk memperbarui catatan karyawan atau mengajukan permintaan akses.
2. Dokumen orientasi karyawan yang dipersonalisasi dari Tremendous
Beberapa hari sebelum bergabung dengan Tremendous, seorang karyawan menerima dokumen Notion yang disiapkan oleh manajernya. Dokumen tersebut berisi deskripsi perannya, kontak-kontak penting, proyek-proyek yang sedang berjalan, serta tautan ke sumber daya internal yang akan dia butuhkan.
Dalam laporannya mengenai onboarding tahun 2024, ia menjelaskan bahwa ia mempelajari latar belakang perusahaan melalui video pengenalan departemen yang direkam dan perpustakaan sumber daya bersama. Sekitar dua minggu setelah bergabung, kelompok karyawan baru bertemu dengan para kepala departemen untuk sesi tanya jawab singkat.
Hal itu memberinya waktu untuk memahami materi dan memulai tugas sebelum diskusi langsung. Dia menulis sebuah white paper pada minggu pertamanya, dengan dokumen orientasi tersebut memberikan konteks untuk pekerjaannya.
Teks: Siapkan dokumen awal yang menghubungkan tanggung jawab karyawan baru dengan orang, proyek, dan sumber daya yang sebenarnya.
Sesuaikan: Catat informasi yang berlaku untuk semua peran, lalu gunakan sesi langsung untuk menjawab pertanyaan. Pastikan komunikasi sebelum mulai bekerja berfokus pada persiapan, bukan mengharapkan karyawan menyelesaikan pelatihan sebelum masa kerja mereka dimulai.
3. Alat penemuan yang didukung AI dari Guidewire
Seorang karyawan baru mungkin sudah tahu apa yang harus dilakukannya, tetapi belum tahu alat internal mana yang harus digunakan atau cara mengaksesnya. Asisten AI internal Guidewire, GWiz, membantu seorang manajer produk teknis yang baru bergabung dalam kedua hal tersebut.
Dalam laporannya tahun 2024, ia menjelaskan cara menggunakan GWiz untuk menemukan alat yang dibutuhkannya dan mengajukan permintaan akses melalui ServiceNow. Tim TI menangani pengaturan perangkat, sementara helpdesk BizTech di Slack menyediakan jalur dukungan lainnya.
Rencana orientasinya juga terhubung dengan dokumentasi tim dan mencakup tugas awal: menyelesaikan studi kasus penggunaan produk dari awal hingga akhir. Oleh karena itu, pengaturan alat tersebut mendukung pelaksanaan tugas yang telah ditentukan.
Teks: Berikan karyawan baru titik awal yang jelas untuk menemukan alat kerja dan mengajukan permintaan akses, dengan dukungan dari tim yang siap membantu jika mereka mengalami kesulitan.
Sesuaikan: Biarkan asisten memandu permintaan tersebut sementara pemilik yang berwenang menyetujui akses. Sertakan informasi yang cukup dalam permintaan tersebut agar pemilik yang berwenang dapat mengambil tindakan.
Contoh Orientasi Karyawan untuk Bimbingan yang Disesuaikan
Program pendampingan memberikan karyawan baru seseorang yang dapat diajak berkonsultasi mengenai pertanyaan dan konteks. Dalam survei BambooHR tahun 2025, 31% responden menyatakan bahwa proses orientasi mereka kurang memiliki interaksi yang bermakna. Merasa diterima oleh tim merupakan faktor utama yang mendorong rasa memiliki, yang disebutkan oleh 53% responden.
4. Video orientasi regional dan chatbot AI dari HCLTech
Sesi orientasi HCLTech di UEA, Oman, dan Turki mencakup kebijakan regional, norma budaya, dan alur kerja. Bagi karyawan yang dipindahkan dari India, beberapa informasi perusahaan sudah tidak asing lagi bagi mereka.
Untuk mengurangi pengulangan, perusahaan memperkenalkan video orientasi berbasis bab di Microsoft Stream, yang dipadukan dengan chatbot Copilot yang didasarkan pada transkripnya. Karyawan dapat memilih bagian yang relevan dan mengajukan pertanyaan lanjutan tanpa harus menunggu sesi HR berikutnya.
Dalam laporan tahun 2025-nya, HCLTech melaporkan bahwa mereka telah mengurangi durasi sesi orientasi dari tiga jam menjadi 30 menit. Bagian SDM juga dapat mengevaluasi penggunaan materi untuk mengidentifikasi topik-topik yang perlu ditingkatkan.
Teks: Bagilah materi orientasi menjadi topik-topik yang diberi label dengan jelas dan berikan karyawan cara untuk mengajukan pertanyaan menggunakan konten yang telah disetujui.
Sesuaikan: Identifikasi bagian mana yang wajib dan mana yang hanya sebagai bahan referensi. Arahkan pertanyaan mengenai keadaan individu ke bagian SDM.
5. Rencana orientasi yang disesuaikan dengan peran di Tüpraş
Tüpraş menggunakan Microsoft 365 Copilot untuk membantu tim HR menyusun rencana onboarding untuk berbagai peran. Alih-alih menyusun setiap rencana dari awal, tim tersebut memanfaatkan AI untuk mengatur aktivitas dan panduan yang relevan sesuai dengan tugas pekerjaan.
Kepala Divisi Teknologi dan Analitik SDM perusahaan tersebut juga menjelaskan bagaimana karyawan baru menggunakan Copilot untuk mengajukan pertanyaan mengenai kebijakan, proses, dan proyek perusahaan.
Pendekatan ini mendukung kedua belah pihak dalam proses onboarding: HR dapat menyusun rencana yang lebih relevan, dan karyawan dapat menemukan informasi saat mereka menjalani proses tersebut.
Teks: Berikan persyaratan peran yang telah disetujui dan sumber daya pelatihan kepada alat AI untuk membantu menyiapkan draf pertama rencana orientasi karyawan.
Sesuaikan: Mintalah manajer untuk memeriksa beban kerja, urutan kegiatan, dan tujuan. Libatkan pihak yang bertanggung jawab atas pelatihan agar rencana tersebut mencerminkan ketersediaan mereka.
6. Pelatihan penggunaan alat AI pada minggu pertama di Ultralytics
Ultralytics memasukkan pelatihan penggunaan alat AI yang telah disetujui ke dalam rencana orientasinya. Buku panduan untuk anggota tim baru yang dibuat pada tahun 2025 ini memaparkan urutan kegiatan mulai dari persiapan sebelum mulai bekerja hingga 90 hari pertama.
Proses pengaturan akun dimulai dengan undangan ke Rippling, dilanjutkan dengan Slack perusahaan dan Portal Ultralytics. Tujuan minggu pertama meliputi integrasi asisten AI dan otomatisasi yang telah disetujui ke dalam pekerjaan sehari-hari, bersamaan dengan pelatihan keamanan, perkenalan antar tim, dan kontribusi awal. Daftar periksa portal mencakup aktivasi agen AI jika berlaku.
Hal ini menjadikan persiapan alat AI sebagai bagian yang ditetapkan dalam proses onboarding, alih-alih membiarkan setiap karyawan memilih alat dan menentukan aturannya sendiri.
Teks: Sertakan alat AI yang telah disetujui dalam daftar periksa pengaturan dan pelatihan untuk posisi tersebut.
Sesuaikan: Jelaskan fungsi masing-masing alat, informasi apa saja yang dapat digunakan karyawan dengan alat tersebut, dan kapan hasilnya perlu ditinjau. Sesuaikan petunjuk tersebut dengan tugas-tugas yang akan dilakukan oleh karyawan baru.
Contoh Orientasi Karyawan untuk Pelatihan Tugas dan Pembentukan Hubungan
Setelah tahap awal selesai, karyawan membutuhkan latihan, umpan balik, dan hubungan kerja yang baik. Perusahaan-perusahaan ini memberikan tempat yang jelas bagi dukungan tersebut dalam jadwal onboarding.
7. Pelatih orientasi karyawan TD Bank yang disesuaikan dengan peran masing-masing
TD Bank memasangkan peserta Advice Academy dengan seorang pelatih selama tujuh hingga sembilan minggu. Program Pelatih Orientasi Karyawan Ritelnya diluncurkan secara penuh pada Februari 2024 setelah melalui tahap uji coba.
Menurut laporan TD, peserta mengikuti kurikulum terstruktur yang disesuaikan dengan peran mereka dan dipersonalisasi sesuai kebutuhan. Sesi individu dan kelompok menggabungkan pembelajaran berbasis skenario, permainan peran, dan tanya jawab.
Pelatih memiliki tanggung jawab pelatihan yang jelas dan jadwal pertemuan yang telah ditentukan dengan karyawan. Hal ini memberikan dukungan berkelanjutan kepada peserta saat mereka menerapkan apa yang telah mereka pelajari.
Teks: Berikan kurikulum, jadwal sesi, dan jangka waktu tanggung jawab yang jelas kepada para pelatih orientasi karyawan.
Sesuaikan: Rancang latihan berdasarkan keputusan yang akan diambil karyawan dalam pekerjaan mereka. Gunakan latihan-latihan tersebut untuk mengidentifikasi di mana diperlukan penjelasan lebih lanjut atau pengawasan dalam bekerja.
8. Orientasi perusahaan Salesforce yang dilanjutkan dengan pelatihan peran
Salesforce memulai proses onboarding dengan program “Discovering Salesforce” selama lima hari sebelum karyawan melanjutkan ke pembelajaran yang spesifik sesuai fungsi masing-masing. Pengenalan bersama ini memberikan gambaran tentang konteks perusahaan; tahap berikutnya berfokus pada pekerjaan.
Blog perusahaan tersebut menjelaskan program umum selama empat hari untuk karyawan baru di bidang Teknologi & Produk, yang menggabungkan aktivitas interaktif dan mandiri. Pelatihan khusus sesuai peran dilanjutkan dengan lokakarya yang membahas alat dan proses, termasuk pembuatan alur kerja dan bot di Slack.
Karyawan baru juga menggunakan Trailhead dan menerima Trail Guide, seorang mentor informal yang dapat membantu mereka beradaptasi.
Teks: Tunjukkan transisi dari orientasi perusahaan ke pelatihan peran dalam jadwal karyawan baru, dengan penanggung jawab yang jelas untuk setiap tahap.
Sesuaikan: Pastikan informasi penting tentang perusahaan tetap konsisten, tetapi sesuaikan pelatihan praktis dengan peran dan pengalaman sebelumnya dari karyawan tersebut.
9. Program orientasi jarak jauh dan induksi kelompok di Canonical
Canonical menggabungkan rencana orientasi yang dibuat oleh manajer dengan kesempatan selanjutnya untuk bertemu rekan kerja secara langsung. Rencana awal tersebut mencakup konteks bisnis, pemangku kepentingan, alat kerja, dan praktik kerja asinkron.
Dalam laporan tahun 2024 yang menampilkan seorang karyawan baru di divisi Customer Success, Canonical menjelaskan bahwa mereka mengundang karyawan baru dari berbagai peran dan jenjang jabatan untuk mengikuti program orientasi intensif selama tiga hari yang didanai perusahaan selama beberapa bulan pertama mereka. Acara tersebut mencakup sesi diskusi dengan pimpinan senior serta waktu untuk berinteraksi dengan karyawan baru lainnya.
Oleh karena itu, karyawan memulai dengan dukungan untuk pekerjaan mereka yang langsung, kemudian membangun hubungan yang lebih luas setelah mereka memiliki pengalaman di organisasi tersebut.
Teks: Ajarkan praktik kerja jarak jauh secara eksplisit, termasuk di mana keputusan dicatat dan bagaimana karyawan meminta bantuan.
Sesuaikan: Gunakan acara kelompok berikutnya untuk perkenalan yang lebih luas. Pastikan pelatihan penting dan dukungan pada hari pertama tidak bergantung pada perjalanan atau kehadiran di acara tersebut.
10. Perjalanan pembelajaran berbasis peran di Hirsh Precision
Hirsh Precision mengintegrasikan kurikulum pelatihan internalnya ke dalam sistem manajemen pembelajaran, dengan mengelompokkan konten tersebut ke dalam jalur karier dan perjalanan orientasi karyawan baru. Karyawan baru dapat mengakses pengetahuan yang relevan dengan peran mereka di satu tempat, dengan sumber daya yang tersedia untuk pelatihan lintas fungsi di kemudian hari.
Dalam laporan pembaruan tenaga kerja tahun 2024, perusahaan manufaktur tersebut juga menjelaskan penggunaan platform CRM dan pemasaran untuk memicu pengiriman email onboarding, pemberitahuan internal mengenai karyawan baru, serta penugasan tugas.
Pengaturan ini menghubungkan persiapan dengan pembelajaran berkelanjutan: proses serah terima karyawan baru memulai pekerjaan, sementara sistem pembelajaran mengatur pengetahuan yang dibutuhkan karyawan untuk berkembang.
Teks: Adakan pelatihan kelompok yang berfokus pada keterampilan dan tanggung jawab masing-masing peran, dan tunjuk seseorang untuk mengelola materi pelatihan tersebut.
Sesuaikan: Gabungkan pembelajaran daring dengan praktik yang diawasi jika diperlukan. Lacak kompetensi yang telah ditunjukkan secara terpisah dari penyelesaian kursus.
Contoh Alur Proses Orientasi Karyawan
Alur proses orientasi karyawan memetakan setiap langkah ke pemicu, penanggung jawab, hasil, dan tenggat waktu. Alur kerja ilustratif ini memberi Anda kerangka awal yang dapat disesuaikan menggunakan templat alur kerja ini atau templat orientasi karyawan gratis.
Alur kerja orientasi karyawan berbasis pemicu
| Langkah | Pemicu | Pemilik yang bertanggung jawab | Hasil | Batas waktu yang disarankan |
| Buka catatan orientasi karyawan baru | Tawaran diterima | People Ops | Satu catatan bersama yang berisi tugas-tugas untuk HR, TI, manajer, dan rekan kerja | Hari yang sama |
| Siapkan peralatan dan akun | Catatan dibuka | TI | Peralatan telah dipesan dan permintaan akses telah diajukan, dengan tanggal pengiriman dan pemasangan telah dicatat | 10 hari kerja sebelum mulai bekerja |
| Tunjuk rekan pendamping dan buat rencana 30-60-90 | Catatan dibuka | Manajer perekrutan | Penunjukan rekan pendamping dan pengganti, dengan target untuk 30, 60, dan 90 hari pertama | Lima hari kerja sebelum mulai bekerja |
| Kirimkan informasi logistik hari pertama | Dua hari sebelum mulai bekerja | Manajer perekrutan | Jadwal, kontak pertama, dan petunjuk pengaturan yang aman | Dua hari sebelum mulai bekerja |
| Pastikan peralatan dan akses | Peralatan telah dikirim dan akun sudah tersedia | TI | Penerimaan peralatan telah dikonfirmasi, akses yang diperlukan telah diuji, dan masalah yang belum terselesaikan telah ditugaskan untuk ditindaklanjuti | Sebelum pekerjaan yang memerlukan alat-alat tersebut dimulai |
| Selesaikan tugas praktis pertama | Persiapan yang diperlukan dan pelatihan awal telah selesai | Manajer perekrutan; pendamping | Sebuah tugas kecil yang diawasi atau latihan yang sesuai dengan peran | Akhir minggu pertama, jika sesuai |
| Survei pertama saat bergabung | Hari ke-30 | People Ops | Umpan balik mengenai alat kerja, kejelasan peran, dan hubungan kerja, disertai tindakan tindak lanjut yang ditetapkan | Hari ke-30 |
| Penilaian tengah periode | Hari ke-60 | Manajer perekrutan | Umpan balik dan penyesuaian tujuan | Hari ke-60 |
| Tinjau kemajuan sebelum hari ke-90 | Hari ke-80 | Manajer perekrutan | Kebutuhan dukungan dan pelatihan yang masih perlu diidentifikasi | Hari ke-80 |
| Tinjau dan rencanakan tindak lanjut | Hari ke-90 | People Ops | Survei, tugas-tugas yang masih harus diselesaikan, tanggal tindak lanjut, dan perbaikan yang dicatat untuk karyawan baru berikutnya | Hari ke-90 |
Jika tawaran diterima setelah batas waktu yang ditargetkan, segera tetapkan tugas dan sepakati rencana sementara. Ketika tanggal mulai berubah, perbarui tenggat waktu yang terkait dan beri tahu pihak yang bertanggung jawab. Biarkan pekerjaan yang belum selesai tetap terlihat setelah hari ke-90, daripada menandainya sebagai selesai untuk menutup rencana tersebut.
Di perusahaan yang tidak memiliki departemen SDM, pendiri atau pemimpin tim dapat mengelola langkah-langkah People Ops. Jika tidak ada tim TI, tunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk mengatur peralatan dan memastikan akses. Untuk peran berbasis shift atau di garis depan, seorang pembimbing atau pemimpin shift dapat memberikan dukungan khusus sesuai peran, dengan pelatihan dan pengecekan rutin yang dijadwalkan selama jam kerja.
Contoh Onboarding Mana yang Harus Anda Tiru Terlebih Dahulu?
Mulailah dengan mengidentifikasi celah spesifik dalam proses Anda saat ini. Gunakan tabel di bawah ini untuk memilih praktik yang relevan, lalu periksa sumber daya manusia, alat, dan persiapan apa saja yang diperlukan.
Jika Anda sedang membangun sistem dari awal, program onboarding intensif selama tiga hari ini menawarkan ide-ide untuk mengatur tahap awal. Diskusikan rencana tersebut dengan tim SDM, TI, dan manajer perekrutan sebelum karyawan baru mulai bekerja.
| Jika masalah Anda adalah | Mulailah dengan |
| Permintaan peralatan dan akun sering kali terselip di antara sistem | Alur kerja pengaturan terintegrasi dan catatan orientasi karyawan yang dibagikan dari Epiq |
| Karyawan baru sering kali kurang memahami konteks tugas pertama mereka | Dokumen orientasi karyawan yang disusun oleh manajer di Tremendous |
| Karyawan kesulitan menemukan alat atau meminta akses | Alat penemuan dan panduan permintaan akses yang didukung AI dari Guidewire |
| Program orientasi regional hanya mengulang informasi yang sudah diketahui oleh karyawan | Video berbasis bab dan chatbot berbasis transkrip dari HCLTech |
| Rencana orientasi karyawan baru harus mencerminkan perbedaan peran | Perencanaan yang didukung AI oleh Tüpraş, dengan tinjauan dari manajer |
| Karyawan baru kurang mendapat panduan mengenai alat AI yang disetujui | Pemberdayaan alat AI pada minggu pertama oleh Ultralytics |
| Karyawan membutuhkan dukungan dalam menerapkan pelatihan yang telah mereka ikuti | Pembinaan terjadwal dan khusus peran dari TD Bank |
| Orientasi perusahaan tidak secara jelas mengarah ke pelatihan peran | Pengantar bersama dari Salesforce yang dilanjutkan dengan pembelajaran fungsional |
| Karyawan yang bekerja dari jarak jauh membutuhkan hubungan yang melampaui tim mereka sendiri | Program orientasi angkatan berikutnya di Canonical yang dipadukan dengan program orientasi yang dipimpin oleh manajer |
| Materi pelatihan khusus peran tersebar di berbagai tempat | Kurikulum terpusat dan perjalanan pembelajaran Hirsh Precision |
Cara Menjalankan Alur Kerja Orientasi Karyawan di ClickUp
ClickUp cocok untuk tim yang menginginkan alur kerja berbasis pemicu di atas berada di satu tempat yang sama dengan pekerjaan lainnya. Gunakan ClickUp untuk mengoordinasikan pekerjaan antara HR, TI, manajer perekrutan, dan karyawan baru. Kelola tugas onboarding, tenggat waktu, dan sumber daya pendukung masing-masing orang secara terpusat, dengan akses yang dibatasi hanya untuk orang-orang yang membutuhkannya.
Buat catatan orientasi dan tetapkan tanggung jawab
Dalam laporan tim onboarding tahun 2021, ClickUp menjelaskan alur kerja di mana memindahkan seorang kandidat ke status KARYawan BARU memicu tugas bagi tim onboarding. Anda dapat mengonfigurasi serah terima serupa, lalu menggunakan Daftar atau templat tugas yang dapat digunakan kembali untuk menambahkan langkah-langkah persiapan dan pelatihan untuk setiap peran.
Gunakan Bidang Kustom ClickUp untuk mencatat tanggal mulai, departemen, manajer perekrutan, pelatih, dan rekan pendamping. Tetapkan setiap tugas yang dapat ditindaklanjuti kepada orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Sebelum menggunakan kembali sebuah templat, periksa kembali penugasan dan tanggalnya sesuai dengan jadwal karyawan baru tersebut.
Koordinasikan perlengkapan, akses, dan pesan sambutan
Konfigurasikan Otomatisasi ClickUp sesuai dengan tahapan orientasi Anda. Misalnya, status OFFER SIGNED dapat memicu pengiriman email selamat datang melalui akun email yang terhubung. Status EQUIPMENT dapat menerapkan daftar periksa untuk memesan perlengkapan, mengonfirmasi pengiriman, dan menguji akses.
Otomatisasi terpisah dapat memindahkan tugas ke status REVIEW ketika semua daftar periksa telah diselesaikan. Buatlah item daftar periksa cukup spesifik sehingga penyelesaiannya berarti peralatan dan akun sudah siap, bukan sekadar diminta. Serahkan masalah pengaturan yang belum terselesaikan kepada seseorang yang dapat mengatasinya sebelum karyawan baru tersebut membutuhkan alat-alat tersebut.
Gunakan Super Agent untuk mengoordinasikan tugas-tugas orientasi karyawan
Konfigurasikan Super Agent onboarding dengan instruksi yang telah disetujui, persyaratan peran, dan alat yang dibutuhkannya untuk membuat atau memperbarui tugas. Super Agent ini dapat membantu mengubah instruksi tersebut menjadi tugas yang ditugaskan, merangkum persiapan yang belum selesai, dan menandai detail yang terlewat untuk koordinator.
Misalnya, Onboarding Task List Checker dari ClickUp, yang tersedia melalui paket Accelerator, membuat daftar tugas karyawan baru berdasarkan instruksi onboarding yang diberikan dan menyertakan tanggal jatuh tempo jika tersedia. Untuk agen lintas tim yang disesuaikan, tentukan tugas mana yang menjadi tanggung jawab HR, TI, manajer, dan karyawan baru. Serahkan keputusan mengenai penyelesaian pelatihan dan kesiapan kepada pihak yang bertanggung jawab.
Sesuaikan sumber daya orientasi karyawan
ClickUp Brain² dapat membantu karyawan mengajukan pertanyaan lanjutan dengan memanfaatkan konteks Workspace yang relevan. Hubungkan ringkasan yang dipersonalisasi ke panduan resmi, alihkan pertanyaan mengenai kelayakan yang kurang jelas ke HR, dan tinjau pengaturan akses serta berbagi sebelum menyertakan informasi khusus karyawan.
Gunakan data yang tercatat mengenai jabatan, wilayah, dan tanggal mulai kerja karyawan baru tersebut untuk menyusun halaman orientasi pribadi yang berisi pelatihan yang relevan, daftar kontak, informasi tunjangan, dan kebijakan cuti. Seorang Super Agent yang telah dikonfigurasi dapat membantu mengumpulkan panduan dari sumber-sumber yang telah disetujui, sementara Artifact menyediakan halaman interaktif yang dapat diakses kembali oleh karyawan tersebut.
ClickUp menggunakan pusat sumber daya yang dipersonalisasi secara internal melalui Crew HQ. Dibangun dengan informasi dari Artifacts dan Crew Directory, pusat sumber daya ini menyesuaikan manfaat, gaji, cuti, kebijakan, dan sumber daya lainnya sesuai dengan wilayah, peran, dan tim karyawan. Crew Central tetap menjadi sumber informasi utama untuk kebijakan yang mendasarinya.
Kumpulkan umpan balik dan sesuaikan rencana tersebut
Gunakan ClickUp Forms untuk mengumpulkan umpan balik pada tonggak pencapaian yang Anda tentukan. Pengiriman formulir akan menciptakan tugas, sehingga tim memiliki tempat untuk meninjau masalah dan menugaskan pekerjaan lanjutan. Konfigurasikan ClickUp Dashboards untuk merangkum tanggapan yang tercatat dan kemajuan tugas.
Tinjau umpan balik tersebut bersamaan dengan penilaian manajer mengenai kesiapan karyawan dalam menjalankan perannya. Masukkan pelatihan yang belum selesai ke dalam rencana tindak lanjut, dan perbarui templat yang dapat digunakan kembali jika masalah yang sama terulang.
Simpan data penggajian, tunjangan, dan catatan karyawan lainnya di sistem yang digunakan organisasi Anda untuk hal-hal tersebut, sementara ClickUp mengoordinasikan pekerjaan orientasi karyawan yang melibatkan berbagai tim.
Kesalahan Umum dalam Proses Orientasi Karyawan
Gunakan daftar periksa ini untuk mengidentifikasi celah dalam rencana orientasi Anda.
- Membiarkan proses serah terima antara HR dan IT tanpa penugasan. Karyawan baru sudah tiba, tetapi permintaan peralatan atau akun masih tertunda. Tetapkan tugas persiapan saat tawaran kerja diterima, lengkap dengan batas waktu dan orang yang bertanggung jawab untuk memastikan kesiapan.
- Menjejalkan semua pelatihan ke hari pertama. Jadwalnya dipenuhi dengan kebijakan dan presentasi, tetapi minggu kedua tidak memiliki rencana yang jelas. Sebarkan pelatihan selama beberapa minggu pertama dan perkenalkan setiap topik sebelum karyawan baru membutuhkannya
- Tidak memberikan arahan atau waktu kepada rekan pendamping. Hanya ada satu panggilan sambutan, lalu kontak menjadi sporadis. Sepakati apa saja yang menjadi tanggung jawab rekan pendamping, seberapa sering mereka melakukan pengecekan, dan siapa yang akan menggantikan mereka saat tidak tersedia
- Mengukur penyelesaian tanpa memeriksa pemahaman. Semua kotak sudah dicentang, tetapi karyawan baru tersebut masih membutuhkan bantuan dalam melaksanakan tugas-tugas inti. Padukan penyelesaian tugas dengan praktik kerja, umpan balik, dan diskusi mengenai hal-hal yang masih belum jelas. Jika Anda sedang membandingkan perangkat lunak orientasi karyawan, carilah cara untuk melacak tindakan tindak lanjut bersamaan dengan tugas-tugas yang telah diselesaikan
- Menghentikan dukungan pada tonggak pencapaian tertentu. Rencana orientasi ditutup meskipun kebutuhan pelatihan masih belum terpenuhi. Manfaatkan tinjauan akhir untuk menyepakati dukungan lanjutan, dengan penanggung jawab dan tanggal untuk setiap tindak lanjut
Persiapkan Tim Anda untuk Karyawan Baru Berikutnya
Sebelum tanggal mulai kerja, mintalah tim HR, IT, dan manajer perekrutan untuk meninjau rencana tersebut bersama-sama. Pastikan bahwa orang-orang yang akan memberikan pelatihan dan dukungan telah dialokasikan waktunya, serta selesaikan masalah terkait peralatan, akses, atau instruksi yang mungkin belum tersedia. Jika ada hal yang akan tertunda, beritahukan kepada karyawan baru apa yang harus mereka antisipasi dan atur alternatifnya.
Anda dapat mengadopsi praktik-praktik berguna dari perusahaan-perusahaan ini tanpa harus menerapkan seluruh program mereka. Pilihlah yang sesuai dengan peran tersebut dan yang dapat diimplementasikan dengan baik oleh tim Anda.
Mulailah menggunakan ClickUp secara gratis untuk mengoordinasikan persiapan tersebut dalam satu rencana orientasi bersama.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Contoh Onboarding Karyawan
Apa saja 5 C dalam proses orientasi karyawan?
Lima unsur "C" tersebut adalah kepatuhan (compliance), klarifikasi (clarification), kepercayaan diri (confidence), hubungan (connection), dan budaya (culture). Kelima unsur ini mencakup dokumen dan kebijakan yang diperlukan, ekspektasi peran yang jelas, kepercayaan diri dalam menjalankan tugas, hubungan dengan rekan kerja, serta pemahaman tentang cara organisasi beroperasi. Gunakan kelima unsur ini untuk memastikan bahwa rencana orientasi Anda mencakup baik persiapan praktis maupun dukungan yang dibutuhkan oleh karyawan baru.
Apa itu aturan onboarding 30-60-90?
Rencana orientasi 30-60-90 membagi tiga bulan pertama menjadi periode-periode dengan tujuan dan evaluasi berkala yang jelas. 30 hari pertama biasanya berfokus pada pembelajaran, 30 hari berikutnya memperkenalkan tanggung jawab yang lebih besar, dan 30 hari terakhir berfokus pada kemandirian yang lebih tinggi. Anggaplah ini sebagai kerangka kerja perencanaan, bukan aturan baku: tanggung jawab harus berkembang sesuai dengan peran, pelatihan yang diperlukan, dan kesiapan karyawan baru tersebut.
Apa saja yang harus dimasukkan dalam proses orientasi karyawan?
Proses orientasi karyawan harus mencakup pengurusan dokumen yang diperlukan, penyediaan peralatan dan pengaturan akun, perkenalan tim, penjelasan yang jelas mengenai ekspektasi peran, pelatihan praktis, serta sesi umpan balik yang terjadwal. Berikan jadwal tertulis kepada karyawan baru beserta nama-nama kontak yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan. Tetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu untuk persiapan, kemudian sesuaikan pelatihan dan dukungan seiring dengan perkembangan karyawan baru tersebut.
Bagaimana cara mengukur keberhasilan onboarding selain dari tugas-tugas yang telah diselesaikan?
Evaluasi apakah karyawan baru tersebut mampu melaksanakan tugas-tugas spesifik sesuai peran yang telah disepakati, mengetahui ke mana harus mencari bantuan, dan memahami apa yang diharapkan darinya. Gabungkan pengamatan manajer dan tugas-tugas yang diawasi dengan umpan balik mengenai alat kerja, pelatihan, dan dukungan. Pantau waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tonggak kemahiran yang telah disepakati dalam peran yang sejenis, dan tetapkan tindakan tindak lanjut jika hasil menunjukkan adanya kesenjangan.
Berapa lama proses orientasi karyawan seharusnya berlangsung?
Proses onboarding dapat berlangsung selama beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan, tergantung pada kompleksitas peran, pengalaman karyawan baru, dan pelatihan yang diperlukan. Orientasi mungkin selesai dalam beberapa hari pertama, sementara pembelajaran dan dukungan yang spesifik untuk peran tersebut terus berlanjut. Tetapkan tonggak penilaian, lalu gunakan kesiapan yang telah ditunjukkan dan kebutuhan pelatihan yang masih ada untuk menentukan dukungan apa yang perlu dilanjutkan.