“Terlihat bagus! Hanya perlu beberapa perubahan kecil sebelum Jumat” adalah jenis email yang biasanya Anda terima saat Anda berharap mendapatkan persetujuan dengan cepat.
Sekarang Anda harus membandingkan permintaan baru tersebut dengan kesepakatan minggu lalu, menentukan tenggat waktu mana yang dimaksud, dan menentukan apa yang secara realistis dapat diselesaikan oleh tim Anda. Anda masih belum menulis balasan.
Waktu yang dihabiskan untuk itu cukup signifikan. Para pekerja dalam eksperimen lapangan Microsoft Research menghabiskan rata-rata 11,7 jam per minggu untuk email sebelum penelitian dimulai. Para peneliti memperkirakan bahwa mereka yang menggunakan Copilot di lebih dari setengah minggu penelitian menghabiskan 3,6 jam lebih sedikit untuk email setiap minggunya.
Itu merupakan penghematan waktu yang signifikan dalam mengelola kotak masuk.
Namun, menerapkan AI dalam email Anda memerlukan beberapa keputusan. Anda mungkin membutuhkan bantuan untuk mengejar ketinggalan dalam percakapan panjang dengan klien, menyusun balasan rutin, atau mengidentifikasi permintaan yang perlu ditindaklanjuti oleh tim Anda. Setiap tugas memerlukan konteks dan pemeriksaan yang berbeda. Ringkasan harus mencantumkan tenggat waktu terbaru; balasan harus mencerminkan apa yang sebenarnya dapat Anda janjikan.
Panduan ini membahas cara menggunakan AI dalam penulisan email di Gmail, Outlook, asisten obrolan, dan ClickUp, lengkap dengan petunjuk praktis dan contoh-contohnya. Anda akan belajar cara memilih tugas yang akan didelegasikan, memberikan konteks yang cukup kepada AI agar dapat menghasilkan draf yang bermanfaat, serta mengubah permintaan melalui email menjadi tugas yang dapat dilacak oleh tim Anda.
TL;DR: Menggunakan AI dalam email dapat membantu Anda merangkum percakapan, memprioritaskan pesan, menyusun draf balasan, menyiapkan tindak lanjut, dan mengidentifikasi tugas. Berikan asisten tersebut riwayat yang relevan, hasil yang Anda inginkan, serta panduan mengenai nada penulisan. Bandingkan hasilnya dengan pesan asli, terutama tanggal, harga, dan komitmen. Untuk percakapan yang sensitif, tulis draf Anda sendiri dan gunakan AI untuk menyempurnakannya. Pindahkan permintaan yang telah disetujui ke sistem tugas tim Anda dengan penanggung jawab dan tenggat waktu yang telah dikonfirmasi.
Apa Saja yang Terkait dengan Penggunaan AI dalam Penulisan Email?
Menggunakan AI dalam email berarti membiarkan model AI menangani tugas-tugas spesifik di seluruh siklus hidup email. AI tersebut berada di dalam kotak masuk Anda, seperti Gemini di Gmail atau Copilot di Outlook. Atau, AI tersebut berada di dalam alat yang terhubung, seperti ChatGPT, Claude, atau ClickUp Brain². Hal ini berbeda dengan AI untuk pemasaran email, yang mempersonalisasi kampanye yang dikirimkan kepada ribuan pelanggan. Panduan ini membahas email satu-ke-satu dan email tim yang mengisi hari kerja Anda.
Lima tugas berikut ini mencakup sebagian besar pekerjaan:
- Membaca: Rangkum percakapan panjang dan identifikasi keputusan, tanggal, serta permintaan. Sertakan lampiran hanya jika asisten dapat mengaksesnya
- Triage: Memberikan saran mengenai pesan mana yang perlu diperhatikan berdasarkan tenggat waktu, pengirim, dan prioritas yang Anda tentukan
- Penyusunan: Siapkan balasan atau pesan baru berdasarkan instruksi Anda, latar belakang yang relevan, dan nada yang Anda inginkan
- Menindaklanjuti: Identifikasi permintaan yang belum dijawab dalam pesan-pesan yang tersedia, buat draf pengingat, dan susun ringkasan
- Mengubah permintaan menjadi tugas: Ekstrak poin tindakan dan sarankan penanggung jawab serta tenggat waktu jika disebutkan dalam percakapan. Buat tugas melalui integrasi yang didukung, atau tinjau dan pindahkan sendiri
Mulailah dengan tugas rutin dalam rutinitas pengelolaan email Anda saat ini, seperti merangkum percakapan dengan klien sebelum rapat mingguan. Bandingkan hasilnya dengan pesan asli sebelum mengandalkannya.
Panduan langkah demi langkah dari ClickUp sendiri membahas metode konteks yang digunakan pada Langkah 3, secara langsung, pada tiga email yang seringkali membuat orang enggan menulisnya:
Tugas Email Apa Saja yang Sebaiknya Anda Delegasikan kepada AI?
Ringkasan, saran prioritas, dan draf rutin merupakan titik awal yang berguna karena Anda dapat membandingkannya dengan pesan asli. Untuk email yang sensitif, seperti umpan balik atau permintaan maaf, pertimbangkan untuk menulis draf pertama sendiri dan meminta AI untuk memeriksanya.
Penelitian tersebut membantu menjelaskan perbedaan tersebut, meskipun tidak memberikan peringkat per tugas.
Eksperimen lapangan Microsoft yang diperkenalkan pada bagian pembuka melibatkan 7.137 pekerja di 66 perusahaan. Di antara semua orang yang diberi akses ke Copilot, para peneliti memperkirakan penghematan waktu 1,3 jam per minggu dalam mengurus email. Perkiraan yang lebih besar pada bagian pengantar berlaku untuk pengguna reguler. Temuan ini mendukung potensi AI untuk mengurangi beban kerja email secara keseluruhan, bukan untuk membuktikan bahwa merangkum lebih menghemat waktu daripada menyusun draf.
Dalam sebuah studi yang melibatkan 1.100 profesional, para peserta mengevaluasi pesan ucapan selamat yang dikatakan telah ditulis dengan tingkat bantuan AI yang berbeda-beda.
Kami melihat adanya ketegangan antara persepsi mengenai kualitas pesan dan persepsi mengenai pengirimnya. Meskipun terdapat kesan positif mengenai profesionalisme dalam penulisan yang dibantu AI, manajer yang menggunakan AI untuk tugas komunikasi rutin mempertaruhkan kredibilitas mereka saat menggunakan bantuan AI pada tingkat menengah hingga tinggi.
Kami melihat adanya ketegangan antara persepsi mengenai kualitas pesan dan persepsi mengenai pengirimnya. Meskipun terdapat kesan positif mengenai profesionalisme dalam penulisan yang dibantu AI, manajer yang menggunakan AI untuk tugas komunikasi rutin mempertaruhkan kredibilitas mereka saat menggunakan bantuan AI pada tingkat menengah hingga tinggi.
Kami melihat adanya ketegangan antara persepsi mengenai kualitas pesan dan persepsi mengenai pengirimnya. Meskipun terdapat kesan positif mengenai profesionalisme dalam penulisan yang dibantu AI, manajer yang menggunakan AI untuk tugas komunikasi rutin mempertaruhkan kredibilitas mereka saat menggunakan bantuan AI pada tingkat menengah hingga tinggi.
Ketika seorang atasan menggunakan sedikit bantuan AI, 83% menganggapnya tulus. Dengan bantuan AI yang intensif, angka tersebut turun menjadi 40% hingga 52%. Temuan ini menunjukkan bahwa, dalam hal pengakuan pribadi, seberapa besar usaha yang menurut penerima Anda curahkan ke dalam pesan dapat memengaruhi cara mereka menanggapinya.
Namun, untuk tugas seperti konfirmasi penjadwalan, penerima terutama membutuhkan detail yang akurat, sehingga Anda dapat menggunakan AI untuk draf pertama dan memeriksa fakta-faktanya sebelum mengirim. Saat memberikan pujian, umpan balik, atau permintaan maaf, pilihan kata-kata Anda juga menunjukkan seberapa besar perhatian yang Anda berikan kepada orang tersebut dan situasinya.
Profesor Wharton, Ethan Mollick, mengemukakan pertanyaan terkait mengenai tugas penulisan mana yang sebaiknya didelegasikan dalam sebuah wawancara dengan program On Point dari WBUR:
Misalnya, Anda bisa menggunakan AI untuk menulis penilaian kinerja. Itu hal pertama yang dilakukan semua orang dengan AI. Tapi apa nilai dari penilaian kinerja jika tidak dilakukan oleh manusia? Benar kan? Jadi, apakah itu sesuatu yang seharusnya orang-orang habiskan waktunya untuk itu? Apakah penting bagi saya untuk menulis surat rekomendasi secara manual? Atau apakah itu hanya formalitas belaka yang harus saya serahkan kepada seseorang? Jadi, menurut saya, tantangan ini justru menjadi aspek yang memperjelas peran AI: Apakah manusia perlu terlibat?
Misalnya, Anda bisa menggunakan AI untuk menulis penilaian kinerja. Itu hal pertama yang dilakukan semua orang dengan AI. Tapi apa nilai dari penilaian kinerja jika tidak dilakukan oleh manusia? Benar kan? Jadi, apakah itu sesuatu yang seharusnya orang-orang habiskan waktunya untuk itu? Apakah penting bagi saya untuk menulis surat rekomendasi secara manual? Atau apakah itu hanya formalitas belaka yang harus saya serahkan kepada seseorang? Jadi, menurut saya, tantangan ini justru menjadi aspek yang memperjelas peran AI: Apakah manusia perlu terlibat?
Misalnya, Anda bisa menggunakan AI untuk menulis penilaian kinerja. Itu hal pertama yang dilakukan semua orang dengan AI. Tapi apa nilai dari penilaian kinerja jika tidak dilakukan oleh manusia? Benar, kan? Jadi, apakah itu sesuatu yang seharusnya orang-orang habiskan waktunya? Apakah penting bagi saya untuk menulis surat rekomendasi secara manual? Atau apakah itu hanya formalitas yang harus saya serahkan kepada seseorang? Jadi, menurut saya, tantangan ini justru menjadi aspek yang memperjelas peran AI: Apakah manusia perlu terlibat?
Dia juga memperbolehkan penggunaan draf yang dihasilkan AI ketika seseorang telah memikirkan masalah tersebut secara matang dan membutuhkan bantuan untuk mengungkapkannya. Anda dapat memutuskan hal tersebut per email.
Gunakan tabel ini sebagai titik awal yang praktis, bukan sebagai peringkat penghematan waktu yang terukur:
| Tugas email | Apa yang perlu didelegasikan | Hal-hal yang perlu Anda kendalikan | Risiko yang perlu diperhatikan |
| Merangkum percakapan panjang | Ringkasan keputusan, permintaan, dan pertanyaan yang belum terjawab | Verifikasi tanggal, angka, dan komitmen berdasarkan pesan aslinya | Balasan yang diberikan kemudian mengubah kesepakatan sebelumnya |
| Menentukan prioritas pesan | Peringkat awal berdasarkan prioritas yang Anda tentukan | Tinjau pesan-pesan prioritas dan periksa grup-grup dengan peringkat lebih rendah | Permintaan penting dari klien mendapat peringkat yang terlalu rendah |
| Balasan rutin | Draf untuk penjadwalan, konfirmasi, dan pembaruan informasi | Setujui nama, fakta, penerima, dan janji sebelum mengirim | Draf tersebut menambahkan komitmen yang belum Anda setujui |
| Pujian, umpan balik, permintaan maaf, dan negosiasi | Pemeriksaan nada dan kejelasan pada draf Anda, atau pilihan kata-kata berdasarkan keputusan Anda | Isi pesan dan pilihan kata pada bagian akhir | Pesan tersebut terdengar umum atau tidak mencerminkan posisi Anda dengan tepat |
| Tindak lanjut dan ringkasan | Ringkasan utas yang tersedia dan pengingat yang disarankan | Tentukan apakah tindak lanjut masih diperlukan dan kapan harus mengirimkannya | Balasan atau perubahan tenggat waktu tidak tercantum dalam konteks asisten |
| Mengubah permintaan menjadi tugas | Ekstrak poin-poin tindakan serta pemilik atau tenggat waktu yang disebutkan secara eksplisit | Pastikan ruang lingkup, tugas, dan tanggal sebelum membuat atau menyetujui tugas | Permintaan yang diajukan dianggap sebagai pekerjaan yang telah disetujui |
Bagi agensi dan tim yang berinteraksi langsung dengan klien, pemeriksaan terakhir ini sangat penting setiap kali sebuah email menimbulkan pekerjaan tambahan. Sebelum menugaskan permintaan, pastikan apakah permintaan tersebut masih dalam lingkup yang telah disepakati dan apakah tim telah menyetujui tenggat waktunya.
Alat Penulisan Email Berbasis AI Jenis Apa yang Cocok untuk Pengaturan Anda?
Ada tiga pendekatan utama yang dapat Anda gabungkan dengan alat produktivitas email yang sudah Anda miliki.
| Pendekatan | Contoh | Konteks yang dilihat oleh AI | Terbaik dalam | Perhatikan |
|---|---|---|---|---|
| AI bawaan di kotak masuk | Gemini di Gmail, Copilot di Outlook | Kotak masuk Anda dan, pada beberapa paket, file-file Anda | Ringkasan, penyortiran, balasan cepat | Batasan akun dan format |
| Asisten obrolan mandiri | ChatGPT, Claude, aplikasi Gemini | Konten yang Anda berikan atau izinkan untuk diambil melalui koneksi yang didukung | Penulisan ulang, nada, email yang sulit | Salin-tempel dan pengelolaan data |
| AI untuk manajemen pekerjaan | Brain² | Tugas yang dapat diakses, Dokumen, Obrolan, dan data aplikasi terhubung yang didukung | Mengubah email menjadi pekerjaan yang dapat dilacak | Pengaturan yang lebih rumit daripada yang dibutuhkan oleh kotak masuk tunggal |
AI bawaan di kotak masuk: Gemini di Gmail dan Copilot di Outlook
AI bawaan adalah titik awal yang mudah karena terletak tepat di tempat email Anda masuk. Di Gmail, panel Ask Gemini dapat merangkum utas percakapan dan menanggapi permintaan seperti “Buatkan daftar tindakan yang harus saya lakukan berdasarkan email ini.”
Bantu saya menulis draf pesan baru berdasarkan prompt atau menyempurnakan teks yang sudah ada. Di Outlook, fitur "Summary by Copilot" merangkum percakapan email. Ringkasannya dapat mencakup kutipan bernomor yang mengarahkan Anda ke email sumber, sehingga memudahkan Anda untuk memeriksa detail tertentu dengan membandingkannya dengan teks aslinya.
Kendala muncul pada persyaratan akun dan aplikasi. Akses ke Copilot bergantung pada langganan, versi Outlook, dan pengaturan Anda. Pengguna yang memenuhi syarat juga dapat menggunakan Copilot dengan akun pihak ketiga yang terhubung, termasuk Gmail, Yahoo, dan iCloud. Fitur berbagi akun dari Microsoft tidak tersedia di Outlook klasik untuk Windows.
Fitur "Draft with Copilot" memerlukan format HTML, bukan pesan teks biasa, di Outlook versi baru dan Outlook di web. Petunjuk Microsoft untuk perangkat seluler juga menyebutkan bahwa diperlukan setidaknya 100 karakter agar Coaching by Copilot dapat memberikan umpan balik atas draf Anda. Di sisi Google, ketersediaan Gemini bervariasi tergantung pada fitur, paket langganan, wilayah, dan bahasa; layanan ini tidak terbatas pada bahasa Inggris saja.
Outlook juga memiliki fitur Prioritize yang menetapkan tingkat prioritas pada pesan yang masuk. Anda dapat memberikan instruksi mengenai hal-hal yang penting, seperti pesan dari atasan Anda atau keluhan pelanggan. Fitur ini berlaku untuk email yang diterima setelah Anda mengaktifkannya, bukan untuk menyortir kotak masuk yang sudah ada secara retrospektif. Untuk melihat lebih dekat alat-alat Google, lihat panduan ini tentang cara menggunakan Gemini di Gmail.
Cocok untuk: Individu yang sebagian besar bekerja menggunakan satu klien email dan menginginkan ringkasan serta bantuan dalam menyusun draf tanpa perlu berpindah alat.
Lewati bagian ini jika: Kebutuhan utama Anda adalah mengoordinasikan hasil kerja di seluruh tim. Bantuan pengelolaan kotak masuk saja tidak akan menentukan penanggung jawab tugas, status proyek, atau alur kerja persetujuan.
Asisten obrolan mandiri: ChatGPT, Claude, dan aplikasi Gemini
Asisten obrolan memberi Anda ruang untuk mengerjakan email yang memerlukan beberapa revisi. Anda dapat membandingkan versi, menyesuaikan tingkat ketegasan, dan menjelaskan mengapa suatu frasa terdengar tidak seperti gaya penulisan Anda.
Poin yang disampaikan Mollick tentang menyusun draf terlebih dahulu berlaku di sini: dengan memberikan tulisan Anda sendiri, asisten tersebut akan mendapatkan contoh gaya penulisan Anda. Anda kemudian dapat memintanya untuk mempertahankan gaya penulisan tersebut sambil meningkatkan kejelasan atau mempersingkat pesan.
Kuncinya terletak pada cara Anda menyediakan konteks. Tanpa koneksi, Anda perlu menyalin dan menempelkan atau mengunggah materi yang relevan. Koneksi yang didukung dapat mengurangi beban kerja tersebut. Misalnya, aplikasi Email Outlook dari ChatGPT dapat mencari dan mengambil pesan dari kotak surat yang diotorisasi, tergantung pada izin akun dan pengaturan ruang kerja. Pencarian yang luas mungkin masih melewatkan pesan yang relevan, jadi tentukan pengirim, subjek, atau rentang tanggal jika diperlukan.
Ada juga masalah terkait penanganan data. Menyalin ketentuan kontrak klien ke akun pribadi mungkin melanggar kebijakan AI perusahaan Anda. Gunakan akun yang telah disetujui dan pastikan informasi apa saja yang boleh Anda bagikan. Panduan kami tentang menulis email dengan ChatGPT mencakup petunjuk untuk pendekatan ini.
Untuk email yang sulit, berikan riwayat percakapan, jelaskan hasil yang Anda inginkan, dan minta tiga versi dengan tingkat ketegasan yang berbeda-beda. Kemudian, mintalah asisten tersebut untuk mengidentifikasi kata-kata yang mungkin dianggap tidak jelas atau terdengar menantang oleh penerima. Anggaplah umpan balik tersebut sebagai kemungkinan interpretasi, bukan prediksi tentang bagaimana orang tersebut akan merespons.
Cocok untuk: Email yang memerlukan beberapa putaran revisi, seperti tanggapan penolakan, negosiasi, atau penjelasan terperinci. Untuk opsi tata bahasa dan penyuntingan tambahan, lihat alat penulisan email ini.
Lewati bagian ini jika: Anda membutuhkan pemrosesan kotak masuk secara berkelanjutan, tetapi asisten yang Anda pilih tidak memiliki koneksi atau tindakan yang dibutuhkan oleh alur kerja Anda. Memindahkan setiap utas percakapan secara manual antar alat hanya akan menambah beban kerja.
AI manajemen kerja yang menghubungkan email dengan tugas
Pendekatan ketiga memperlakukan email sebagai salah satu masukan dalam pekerjaan. Ketika sumber-sumber yang relevan dapat diakses, AI dapat menggunakan tugas, tenggat waktu, atau keputusan yang tercatat dalam Doc bersama dengan email tersebut. Hal ini memungkinkannya menyiapkan balasan dengan konteks proyek dan membantu mengubah permintaan menjadi item yang dilacak.
Di sinilah Brain² berperan. Brain² dapat menggunakan tugas, Docs, Chat, dan aplikasi terhubung yang didukung yang Anda miliki izin aksesnya. Anda dapat memintanya untuk membandingkan permintaan klien dengan ringkasan proyek, menyusun draf balasan, dan membuat tugas setelah Anda mengonfirmasi ruang lingkup, penanggung jawab, dan tanggal. Kami membahas pengaturan dan batasan dalam bagian ClickUp di bawah ini.
Cocok untuk: Agen, layanan klien, dan tim lintas fungsi di mana permintaan melalui email menjadi hasil kerja yang harus diselesaikan.
Lewati bagian ini jika: Email Anda sebagian besar berupa korespondensi pribadi dan Anda tidak perlu menghubungkannya dengan pekerjaan proyek bersama.
Cara Menggunakan AI dalam Email, Langkah demi Langkah
Gunakan tujuh langkah ini dengan alat yang tersedia bagi Anda. Fitur dan tindakan yang tersedia bergantung pada akun, koneksi, dan izin Anda.
Langkah 1: Mulailah dengan membaca, bukan menulis
Gunakan AI untuk merangkum percakapan panjang sebelum menyusun balasan. Mintalah informasi yang Anda butuhkan untuk mengambil tindakan, seperti keputusan, tenggat waktu, dan pertanyaan yang belum terjawab.
Di Gmail, buka utas email tersebut dan minta Gemini untuk merangkumnya. Di Outlook, pilih "Ringkasan oleh Copilot" di bagian atas utas email. Di ChatGPT atau Claude, berikan utas email tersebut atau gunakan koneksi email yang didukung. Coba prompt berikut:
Rangkum utas ini dalam tiga poin. Kemudian, cantumkan setiap keputusan, setiap tanggal, dan segala hal yang ditugaskan kepada saya beserta namanya. Bedakan antara perubahan yang diusulkan dengan kesepakatan yang telah dikonfirmasi.
Rangkum utas ini dalam tiga poin. Kemudian, cantumkan setiap keputusan, setiap tanggal, dan segala hal yang ditugaskan kepada saya beserta namanya. Bedakan antara perubahan yang diusulkan dengan kesepakatan yang telah dikonfirmasi.
Sebelum menindaklanjuti ringkasan tersebut, buka pesan aslinya untuk memeriksa angka, tanggal, atau komitmen apa pun. Jika tersedia, kutipan ringkasan di Outlook akan mengarahkan Anda kembali ke email yang bersangkutan.
Langkah 2: Biarkan AI melakukan penyaringan awal, lalu ambil keputusan akhir sendiri
Minta AI untuk mengelompokkan pesan yang tersedia ke dalam kategori “harus ditangani hari ini,” “harus ditangani minggu ini,” dan “dibaca nanti.” Periksa pesan-pesan prioritas dan daftar VIP Anda terlebih dahulu, lalu telusuri kelompok-kelompok dengan prioritas lebih rendah untuk mencari permintaan yang terlewat.
Aktifkan fitur Prioritize di Outlook, atau minta Gemini untuk mengidentifikasi email yang perlu dibalas. Fitur Prioritize di Outlook mengevaluasi pesan baru setelah Anda mengaktifkannya; fitur ini tidak menyortir tumpukan email yang sudah ada.
Di asisten obrolan, berikan pesan-pesan yang relevan atau ambil pesan tersebut melalui koneksi yang didukung, lalu minta asisten tersebut untuk mengurutkannya berdasarkan prioritas Anda untuk minggu ini. Baris subjek dan pengirim dapat membantu dalam pemindaian awal, tetapi mungkin tidak mencakup permintaan sebenarnya. Padukan perintah Anda dengan seperangkat aturan sederhana untuk memprioritaskan email di tempat kerja.
Sebuah email singkat dari klien penting mungkin layak mendapat perhatian meskipun tidak menggunakan kata-kata yang mendesak. Periksa pesan-pesan tersebut sendiri, dan anggap saran dari AI sebagai titik awal, bukan sebagai gambaran lengkap dari tanggung jawab Anda.
Langkah 3: Berikan konteks kepada AI sebelum Anda meminta draf
Perintah seperti “Tulis email tindak lanjut untuk Dana” membuat asisten tersebut tidak memiliki detail penting mengenai hubungan Anda, riwayat, dan nada bicara Anda. Berikan lima lapisan konteks:
- Siapa Anda: Peran Anda, gaya Anda, dan bagaimana Anda mengenal orang ini
- Siapa mereka: Peran mereka, hal-hal yang mereka pedulikan, dan dinamika hubungan antara Anda dan mereka
- Apa yang terjadi: Situasi spesifiknya, siapa yang mengatakan apa, dan apa yang masih belum terselesaikan
- Apa yang Anda inginkan: Satu hasil konkret, seperti jawaban "ya", tanggal, atau keputusan
- Gaya bicara Anda: Nada bicara Anda yang biasa saat berkomunikasi dengan orang ini, yang lebih spesifik daripada sekadar “profesional”
Sebelumnya: “Tulis email untuk menunda tenggat waktu ini.”
Setelah: “Saya seorang desainer senior yang bekerja sama dengan Priya setiap minggu dan selalu berkomunikasi secara langsung. Priya adalah manajer produk yang sedang berada di bawah tekanan dari tim penjualan. Dalam panggilan telepon hari Senin, dia memajukan jadwal pengiriman mockup peluncuran dari tanggal 14 menjadi tanggal 9. Saya ingin dia menyetujui tanggal 12, dengan dua layar dirilis pada tanggal 9 sebagai pratinjau. Saya biasanya menulis kepadanya dengan kalimat-kalimat singkat dan ramah tanpa menggunakan gaya bahasa korporat.”
Contoh balasan:
Halo Priya, Bisakah kita sepakat pada tanggal 12 untuk set lengkap mockup peluncuran? Saya bisa membagikan dua layar pada tanggal 9 sebagai pratinjau. Beri tahu saya apakah itu cocok untuk tim penjualan.
Hai Priya, Bisakah kita sepakat pada tanggal 12 untuk set lengkap mockup peluncuran? Saya bisa membagikan dua layar pada tanggal 9 sebagai pratinjau. Beri tahu saya apakah itu cocok untuk tim penjualan.
Pastikan draf tersebut menyajikan tanggal 12 sebagai usulan, bukan tenggat waktu yang telah disepakati. Pastikan Anda dapat mengirimkan dua tangkapan layar pratinjau sebelum mengirim email, dan pastikan bulan yang dimaksud jelas dari percakapan tersebut.
Lebih banyak pola prompt tersedia dalam koleksi prompt ChatGPT untuk menulis ini.
Langkah 4: Edit draf tersebut hingga terdengar seperti gaya penulisan Anda
Bacalah draf tersebut dengan lantang dan hapus apa pun yang tidak akan Anda katakan kepada orang tersebut secara langsung. Hapus sapaan klise yang tidak menambah makna apa pun. Gantilah tumpukan kata sifat dengan satu fakta spesifik. Batasi penutup menjadi satu baris.
Di Outlook, gunakan fitur Coaching by Copilot untuk meninjau draf Anda sendiri jika fitur tersebut tersedia. Petunjuk penggunaan aplikasi seluler Microsoft mensyaratkan setidaknya 100 karakter untuk mendapatkan umpan balik dari fitur Coaching. Di Gmail, gunakan opsi penyempurnaan pada teks Anda melalui fitur "Help me write" daripada membuat teks dari awal. Untuk email yang berkaitan dengan hubungan, tulis draf pertama Anda sendiri, lalu minta AI untuk memeriksa nada dan kejelasan tulisan Anda.
Anda juga dapat memberikan beberapa contoh tulisan Anda yang telah disetujui dan meminta asisten tersebut untuk mengidentifikasi pola dalam panjang kalimat, tingkat formalitas, dan pemilihan kata. Gunakan pengamatan tersebut sebagai panduan untuk merevisi tanpa perlu membagikan korespondensi rahasia.
Aturan-aturan dalam panduan etika email kami dapat berfungsi sebagai filter akhir yang berguna. Setelah balasan tersebut berhasil, simpanlah menggunakan templat email Gmail atau templat Outlook. Gunakan kembali teks tersebut sebagai titik awal untuk draf Anda berikutnya.
Langkah 5: Serahkan tindak lanjut dan ringkasan kepada AI
Minta AI untuk mengidentifikasi percakapan di mana Anda telah menunggu balasan selama lebih dari tiga hari, lalu siapkan pesan tindak lanjut singkat untuk masing-masing. Anda juga dapat meminta ringkasan harian dari pesan-pesan yang Anda terima sebagai tembusan, dengan memisahkan pembaruan informasi dari permintaan yang memerlukan perhatian Anda.
Di asisten obrolan, berikan utas percakapan beserta cap waktunya atau gunakan koneksi email yang didukung. Coba:
Manakah dari utas-utas ini yang masih menunggu tanggapan dari pihak lain, dan sudah berapa lama? Gunakan pesan terbaru di setiap utas. Buatlah draf tindak lanjut berupa dua kalimat untuk setiap permintaan yang belum dijawab, tetapi jangan kirim apa pun.
Manakah dari utas-utas ini yang masih menunggu tanggapan dari pihak lain, dan sudah berapa lama? Gunakan pesan terbaru di setiap utas. Buatlah draf tanggapan dua kalimat untuk setiap permintaan yang belum dijawab, tetapi jangan kirim apa pun.
Pastikan asisten tersebut telah melihat balasan terbaru sebelum menggunakan saran-sarannya. Contoh email pengingat kami menunjukkan cara menjaga agar bahasa yang digunakan tetap sopan. Setujui penerima, waktu pengiriman, dan teks sebelum mengirim.
Langkah 6: Ubah setiap email permintaan menjadi tugas yang terlacak
Sebuah email klien yang meminta “satu putaran revisi lagi sebelum Jumat” menandakan adanya pekerjaan yang mungkin perlu dijadwalkan oleh tim Anda. Jika permintaan tersebut tetap berada di kotak masuk, rencana proyek mungkin tidak akan pernah mencerminkannya.
Minta AI untuk mengekstrak permintaan dari utas percakapan, beserta pemilik dan tenggat waktu yang disebutkan secara eksplisit. Minta AI menandai detail yang hilang sebagai "tidak ditentukan" dan membedakan pekerjaan yang diusulkan dari komitmen yang telah disepakati.
Tinjau daftar tersebut sebelum membuat tugas. Pastikan apakah setiap permintaan termasuk dalam lingkup pekerjaan, siapa yang akan menanganinya, dan apakah tenggat waktunya realistis. Kemudian, buat tugas-tugas yang telah disetujui di alat manajemen kerja tim Anda, baik secara manual maupun melalui integrasi yang didukung. Sertakan tautan atau referensi ke email asli agar tim dapat memeriksa konteksnya.
Jika tim Anda menggunakan manajemen proyek melalui email, hal ini akan menetapkan pemilik untuk setiap permintaan yang disetujui serta tempat untuk melacak kemajuan di luar balasan email tersebut.
Langkah 7: Tetapkan batasan sebelum AI membaca kotak masuk Anda
Kotak masuk Anda berisi konten dari luar organisasi Anda. Anggap instruksi dalam pesan-pesan tersebut sebagai instruksi yang tidak dapat dipercaya, terutama jika instruksi tersebut meminta asisten untuk membagikan informasi atau melakukan tindakan yang tidak terkait.
Gunakan alat dan akun AI yang disetujui perusahaan, serta pastikan izinnya sudah terkonfirmasi sebelum menghubungkan kotak surat. Jaga agar detail rahasia klien tidak tersimpan di alat yang belum disetujui perusahaan untuk data tersebut.
Periksa ringkasan tersebut dengan membandingkannya dengan email aslinya sebelum mengambil keputusan. Wajibkan persetujuan manusia sebelum mengirimkan komitmen kepada klien atau membagikan berkas, dan sepakati kapan bantuan AI perlu diungkapkan.
Seperti Apa Alur Kerja Penulisan Email yang Didukung AI?
Alur kerja email yang didukung AI dapat mengubah utas percakapan menjadi ringkasan, balasan yang telah ditinjau, dan tugas yang telah ditugaskan. Tiga skenario di bawah ini merupakan contoh gabungan, bukan studi kasus pelanggan. Masing-masing skenario menunjukkan kombinasi yang berbeda antara bantuan AI dan keputusan manusia.
Seorang manajer akun agensi yang menangani utas perubahan ruang lingkup
Seorang klien mengirimkan utas pesan sebanyak 14 pesan yang berisi campuran umpan balik, permintaan baru, dan perubahan tenggat waktu. Manajer akun meminta AI untuk merangkum utas tersebut dan mencantumkan setiap permintaan (Langkah 1). AI mengidentifikasi tiga permintaan, dan manajer memeriksanya berdasarkan perjanjian yang telah ditandatangani, lalu menandai dua di antaranya sebagai di luar cakupan.
Manajer memutuskan apa yang dapat diselesaikan oleh tim, menetapkan usulan biaya untuk pekerjaan tambahan, dan memberikan detail tersebut kepada AI menggunakan prompt konteks lima bagian (Langkah 3). AI menyusun draf balasan yang mengonfirmasi perubahan yang disertakan serta mengusulkan biaya dan tenggat waktu yang direvisi untuk dua hal lainnya.
Manajer meninjau balasan tersebut, menulis ulang paragraf mengenai harga, dan mengirimkannya. Perubahan yang disertakan menjadi tugas yang ditugaskan. Permintaan tambahan tetap dalam status tertunda hingga klien menyetujui ruang lingkup, biaya, dan jadwal (Langkah 6).
Seorang pemimpin pemasaran yang sedang mengejar persetujuan kampanye
Peluncuran produk memerlukan persetujuan dari pimpinan bagian hukum, produk, dan regional, semuanya melalui email. Pimpinan pemasaran meminta AI untuk merangkum utas persetujuan tersebut menjadi daftar harian yang menunjukkan siapa yang telah menyetujui, siapa yang meminta perubahan, dan siapa yang belum membalas (Langkah 2).
AI menyusun draf pesan tindak lanjut berisikan dua baris untuk pemangku kepentingan yang belum merespons dalam jangka waktu peninjauan yang telah disepakati (Langkah 5). Pemimpin tim memeriksa apakah ada balasan terbaru sebelum mengirimkan pengingat. Di akhir hari, ia meminta ringkasan persetujuan yang telah diterima dan keputusan yang masih tertunda.
AI membantu menyiapkan pembaruan rutin, sementara pemimpin tim menangani keberatan yang belum terselesaikan dari pemangku kepentingan secara langsung. Tim juga dapat menggunakan aturan otomatisasi Gmail untuk memberi label pada pesan persetujuan agar lebih mudah ditemukan.
Seorang pendiri yang menanggapi eskalasi pelanggan
Seorang pelanggan lama mengirim email mengenai kesalahan penagihan dan mengancam akan membatalkan langganan. Pendiri perusahaan memberikan akses AI ke korespondensi yang relevan dan meminta ringkasan riwayat dukungan serta tagihan yang dipermasalahkan (Langkah 1). Ia memeriksa ringkasan tersebut dengan catatan penagihan sebelum memutuskan penawaran apa yang akan diajukan.
Pendiri menulis permintaan maaf tersebut sendiri, lalu meminta AI untuk memeriksa nada dan kejelasan tanpa mengubah solusi yang diusulkan (Langkah 4).
Dia menugaskan koreksi tagihan ke bagian keuangan dengan tenggat waktu yang telah dikonfirmasi dan menautkan email pelanggan ke tugas tersebut (Langkah 6). Setelah bagian keuangan memverifikasi koreksi tersebut, dia menindaklanjuti dengan pelanggan.
Apa Saja Kesalahan Paling Umum dalam Penggunaan AI untuk Email?
Balasan yang dihasilkan AI mungkin terdengar baik, namun tetap bisa melewatkan tenggat waktu yang telah diubah, menyiratkan persetujuan, atau menggunakan informasi yang seharusnya tidak Anda bagikan. Periksa lima kesalahan ini sebelum mengandalkan hasilnya.
Membiarkan AI menulis email hubungan dari awal hingga akhir
Contohnya: Sebuah pesan ucapan selamat memuji “kontribusi luar biasa” seseorang tanpa menyebutkan apa yang telah dilakukannya.
Solusinya: Tulis sendiri ucapan terima kasih, umpan balik, atau permintaan maaf yang spesifik. Minta AI untuk meningkatkan kejelasan tanpa menambahkan pujian, ungkapan perasaan, atau janji yang tidak Anda sampaikan.
Memberikan perintah dengan satu baris
Contohnya: “Tindak lanjuti dengan klien” menghasilkan pengingat umum yang mengabaikan perpanjangan waktu yang telah Anda sepakati kemarin.
Solusinya: Sertakan perjanjian terbaru, hasil yang Anda inginkan, dan gaya bahasa yang biasa Anda gunakan. Minta asisten tersebut untuk menandai informasi yang kurang, bukan mengisi kekosongan tersebut.
Mempercayai ringkasan tanpa membuka utas percakapan
Contohnya: Anda mengonfirmasi tanggal pengiriman dari ringkasan, tanpa menyadari balasan selanjutnya yang mengusulkan perubahan tanggal tersebut.
Solusinya: Buka pesan aslinya untuk setiap tanggal, harga, atau komitmen. Periksa apakah detail tersebut masih berlaku dan telah disepakati, bukan sekadar disebutkan.
Membiarkan permintaan di kotak masuk
Contohnya: Anda menanggapi permintaan klien, tetapi tidak pernah menugaskan pekerjaan tersebut. Klien mengharapkan kemajuan, sementara daftar tugas tim tetap tidak berubah.
Solusinya: Catat pekerjaan yang telah disetujui beserta penanggung jawab, tenggat waktu, dan referensi ke email tersebut. Pisahkan permintaan yang masih menunggu persetujuan. Terapkan praktik "inbox zero " untuk menghapus pesan yang telah diproses hanya setelah pekerjaan tersebut dicatat.
Menempelkan data rahasia ke akun AI pribadi
Contohnya: Seseorang menyalin kontrak klien ke akun chatbot pribadinya tanpa memeriksa apakah kebijakan perusahaan mengizinkannya.
Solusinya: Gunakan alat dan akun yang telah disetujui. Bagikan hanya informasi yang diperlukan untuk tugas tersebut, dan periksa aturan pengelolaan data organisasi Anda sebelum mengunggah kontrak, catatan pelanggan, atau materi rahasia lainnya.
Bagaimana Cara Mengubah Permintaan Email Menjadi Tugas di ClickUp?
ClickUp menghubungkan percakapan email dengan pekerjaan yang dihasilkan darinya. Bagi agensi dan tim layanan klien, hal ini berarti menyimpan permintaan klien, tanggapan yang telah disepakati, dan pekerjaan yang ditugaskan dalam satu tempat.
Jaga agar percakapan email tetap fokus pada tugas
Dengan fitur Email di ClickUp yang diaktifkan untuk Space yang relevan dan akun email yang terhubung, Anda dapat mengirim dan menerima email langsung dari dalam tugas. Balasan akan muncul di umpan aktivitas tugas sebagai komentar atau balasan berurutan, sehingga tim Anda dapat mengikuti percakapan tersebut bersamaan dengan hasil kerja yang diharapkan.
Misalnya, Anda dapat mengirimkan bukti desain dari tugas peninjauannya dan menyimpan tanggapan klien sebagai lampiran pada pekerjaan tersebut. Satu batasan yang perlu diketahui: jika penerima mengubah baris subjek email, balasannya tidak akan muncul kembali di ClickUp.
Ubah permintaan yang masuk menjadi tugas dengan meneruskannya
Buka menu Daftar dan pilih Email ke Daftar untuk menyalin alamat unik Anda. Kirim atau teruskan email ke alamat tersebut untuk membuat tugas. Subjek email akan menjadi nama tugas, sedangkan isi email akan menjadi deskripsinya.
Anda dapat menyertakan tag tugas dan tanggal jatuh tempo di baris subjek, seperti
Gunakan Brain² untuk menyusun draf dengan konteks proyek
Brain² dapat bekerja dengan tugas, Dokumen, Obrolan, dan data aplikasi terhubung yang didukung yang Anda miliki izin untuk mengaksesnya. Berikan permintaan klien dan arahkan ke brief atau perjanjian yang relevan, lalu minta Brain² untuk membandingkan keduanya:
Bandingkan permintaan klien ini dengan ringkasan proyek yang tertaut. Buat daftar hal-hal yang sudah termasuk, pekerjaan tambahan yang mungkin diperlukan, dan hal-hal yang belum dapat Anda tentukan. Cantumkan detail yang relevan. Buat draf balasan untuk saya tinjau tanpa menyetujui biaya atau tenggat waktu baru.
Bandingkan permintaan klien ini dengan ringkasan proyek yang tertaut. Buat daftar hal-hal yang sudah termasuk, pekerjaan tambahan yang mungkin diperlukan, dan hal-hal yang belum dapat Anda tentukan. Cantumkan detail yang relevan. Buat draf balasan untuk saya tinjau tanpa menyetujui biaya atau tenggat waktu baru.
Tinjau perbandingan tersebut dengan perjanjian sebelum memutuskan penawaran apa yang akan diajukan. Setelah ruang lingkup disepakati, minta Brain² untuk membuat tugas atau subtugas dengan pemilik dan tanggal yang telah dikonfirmasi. Biarkan detail yang belum dikonfirmasi tetap tidak ditentukan.
Anda juga dapat beralih di antara model AI yang didukung dan tersedia di Workspace Anda sambil tetap mempertahankan riwayat percakapan dan konteks workspace. Untuk pekerjaan email yang berulang, Super Agent dapat mengikuti instruksi yang telah dikonfigurasi serta menggunakan alat dan pengetahuan yang Anda berikan. Tentukan permintaan mana yang harus ditandai untuk ditinjau dan mana yang harus diserahkan kepada manusia untuk diputuskan. Praktik pemberian perintah kepada agen AI ini dapat membantu Anda mendefinisikan instruksi tersebut.
Pilih koneksi yang sesuai dengan kebutuhan Anda
Fitur email di ClickUp, penerusan email ke tugas, dan alat aplikasi terintegrasi Brain² memiliki tujuan yang berbeda-beda. Menghubungkan akun email tidak secara otomatis mengubah setiap pesan masuk menjadi tugas yang ditugaskan.
Pengguna Outlook juga dapat menggunakan add-in ClickUp untuk membuat tugas dari email yang dipilih atau melampirkan pesan ke tugas yang sudah ada. Add-in ini tidak tersedia di perangkat seluler dan tidak mendukung kotak masuk bersama. Periksa persyaratan untuk integrasi spesifik yang ingin Anda gunakan.
Untuk panduan visual, mulailah dengan Template Papan Kanban Email. Tambahkan permintaan yang disetujui sebagai tugas, tetapkan pemilik dan tenggat waktu, lalu pindahkan tugas-tugas tersebut melalui status yang sesuai dengan proses Anda. Menghubungkan akun email Anda merupakan langkah pengaturan terpisah; Anda masih perlu menentukan cara permintaan masuk ke papan tersebut.
📺 Lihat bagaimana Super Agents menangani tiga alur kerja email
Lihat bagaimana agen ringkasan email merangkum pesan-pesan penting dari klien, agen pembaruan pelanggan menyusun draf email saat status tugas berubah, dan agen tindak lanjut rapat mengubah catatan menjadi ringkasan yang dilengkapi dengan poin-poin tindakan. Gunakan contoh-contoh ini untuk merencanakan alur kerja Anda sendiri, dengan langkah peninjauan sebelum mengirim.
Buat Email Lebih Mudah Ditindaklanjuti
Saat klien berikutnya meminta “beberapa perubahan kecil,” Anda seharusnya dapat memahami arti perubahan tersebut bagi proyek tanpa harus menelusuri kembali perjanjian dari balasan-balasan yang tersebar. Itulah ukuran yang berguna untuk menilai pengaturan AI Anda: apakah hal itu mengurangi beban kerja yang diperlukan untuk mencapai keputusan yang jelas.
Untuk kotak masuk pribadi, menyusun draf dan merangkum mungkin sudah mencakup sebagian besar kebutuhan Anda. Namun, bagi tim yang menangani proyek klien, percakapan juga harus tetap terhubung dengan brief, tenggat waktu, dan orang-orang yang bertanggung jawab. Jika tidak, bahkan balasan yang ditulis dengan baik pun akan membuat seseorang harus mengoordinasikan pekerjaan tersebut setelahnya.
ClickUp menggabungkan konteks proyek dan manajemen tugas, dengan Brain² yang membantu Anda bekerja berdasarkan informasi yang dapat Anda akses. Mulailah menggunakan ClickUp secara gratis dan coba terapkan pada satu proyek klien yang sedang berjalan. Nilai hasilnya berdasarkan apakah tim Anda dapat menemukan perjanjian terbaru dan menindaklanjutinya tanpa perlu klarifikasi lebih lanjut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Cara Menggunakan AI dalam Email
AI mana yang paling baik untuk menulis email?
Pilih alat yang sesuai berdasarkan tempat Anda bekerja dan konteks yang dibutuhkan asisten tersebut. Gemini di Gmail dan Copilot di Outlook menawarkan bantuan penulisan draf langsung di dalam klien email Anda. ChatGPT dan Claude memungkinkan Anda membandingkan versi dan menyempurnakan pilihan kata melalui percakapan. ClickUp Brain² dapat membantu saat balasan Anda memerlukan konteks proyek yang mudah diakses dari tugas, Dokumen, dan diskusi tim. Periksa kelayakan akun, koneksi, dan izin sebelum memilih.
Bagaimana cara mengetahui apakah sebuah email ditulis oleh AI?
Salam umum, pujian yang tidak jelas, dan ungkapan yang berulang-ulang mungkin membuat email terasa impersonal, tetapi hal-hal tersebut tidak menunjukkan bahwa email tersebut ditulis oleh AI. Dalam studi UF dan USC yang dibahas di atas, para peserta diberi tahu seberapa banyak bantuan AI yang telah digunakan; itu bukanlah tes untuk menguji kemampuan mereka dalam mendeteksi tulisan AI. Saat meninjau draf Anda sendiri, fokuslah pada detail yang akurat, tujuan yang jelas, dan pilihan kata yang sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima.
Apakah ChatGPT bisa mengatur email saya?
ChatGPT dapat membantu merangkum pesan, mengidentifikasi permintaan yang belum terjawab, dan menyarankan prioritas berdasarkan email yang Anda berikan atau ambil melalui koneksi yang didukung. Aplikasi Outlook Email-nya dapat mencari kotak surat yang terhubung, sementara tindakan organisasi yang tersedia bergantung pada izin dan pengaturan ruang kerja. Tentukan kotak surat, rentang tanggal, dan tugas, lalu periksa hasilnya sebelum menyetujui perubahan.
Apakah AI dapat menulis ringkasan email harian?
Ya. AI dapat merangkum email-email terpilih menjadi ringkasan harian yang berisi pembaruan penting, permintaan, tenggat waktu, dan pesan yang memerlukan balasan. Tentukan kotak masuk atau pengirim mana yang akan disertakan, rentang waktu, serta format yang Anda inginkan. Minta tautan ke pesan asli agar Anda dapat memeriksa detailnya. Pengiriman harian otomatis memerlukan alur kerja penjadwalan atau agen yang didukung dengan akses ke email-email yang relevan. Periksa izin pengaturan dan uji beberapa ringkasan untuk memastikan tidak ada pesan yang terlewat sebelum mengandalkannya.
Bagaimana cara meningkatkan nada dan tata bahasa email menggunakan AI?
Tulis draf awal, lalu beritahu AI kepada siapa Anda mengirim email, apa yang ingin Anda capai, dan bagaimana Anda biasanya berkomunikasi dengan orang tersebut. Coba: “Perbaiki tata bahasa dan buat ini lebih jelas serta lebih hangat. Pertahankan makna dan pilihan kata saya sebisa mungkin. Jangan tambahkan fakta, janji, atau permintaan maaf.” Tinjau perubahan tersebut sebelum mengirim, terutama frasa yang dapat membuat permintaan terdengar seperti perintah atau tenggat waktu yang diusulkan terdengar seolah-olah sudah disepakati. Untuk email yang sensitif, mintalah saran pengeditan beserta penjelasannya sehingga Anda dapat memilih bagian mana yang akan dipertahankan.