Alat bantu AI seperti ChatGPT mengguncang banyak hal-mengubah draf email yang panjang dan maraton pembuatan konten menjadi sprint cepat.
Dan ini bukan hanya untuk pertunjukan-pemasar yang menggunakan AI untuk personalisasi email telah melaporkan lonjakan pendapatan sebesar 41%. Dari mengurangi kesalahan ketik dan mendapatkan baris subjek yang sempurna hingga membuat email yang terdengar manusiawi, ChatGPT hadir untuk menghemat waktu.
Baik Anda seorang pembuat konten, penulis, atau pengusaha aplikasi web, menguasai ChatGPT berarti menaklukkan kekacauan kotak masuk Anda.
Ikuti panduan ini untuk mempelajari cara menulis email bisnis yang tajam-tanpa mengorbankan kewarasan Anda!
Sebagai bonus, cobalah alternatif ChatGPT terbaik untuk alur komunikasi Anda, ClickUp Brain.
⏰ Ringkasan 60 Detik
Berikut ini adalah cara menggunakan ChatGPT untuk menulis email:
- Optimalkan email Anda untuk keterlibatan dengan berfokus pada personalisasi, penargetan audiens, dan konten yang beresonansi 📩
- Gunakan ChatGPT untuk draf cepat, tetapi pertimbangkan keterbatasannya untuk kebutuhan bisnis yang unik
- Berikan konteks (nada, struktur, detail) untuk mendapatkan draf terbaik
- Buat ulang atau edit draf untuk kejelasan dan personalisasi
- Periksa kembali keakuratan dan keselarasan dengan suara Anda
- Beralih ke ClickUp . Mulai gunakan AI untuk email dengan ClickUp Brain dan rampingkan pencatatan, analisis data, penyusunan email, dan komunikasi
- Kelola semua email dan pekerjaan Anda dari satu tempat, dengan Manajemen Proyek Email ClickUp
Cara Menggunakan ChatGPT untuk Menulis Email
Jika Anda memberikan konteks yang cukup kepada ChatGPT, ChatGPT dapat menyiapkan konten yang merupakan titik awal yang sempurna untuk email Anda. Bagikan saja beberapa instruksi yang jelas, dan voila-Anda pun bisa menggunakan AI untuk menulis email yang sesuai dengan nada dan pesan Anda sekaligus menghemat waktu Anda yang berharga.
Siap? Inilah cara Anda dapat memanfaatkan ChatGPT secara efektif untuk menulis email:
Langkah 1: Tetapkan konteks dan tujuan
Bahkan sebelum Anda mulai memahami seluk beluk ChatGPT, jelaskan tentang apa isi email Anda.
Seperti yang pernah ditulis oleh Shakespeare, "Keringkasan adalah kecerdasan jiwa. " Jadi, cari tahu apa yang ingin Anda capai melalui email tanpa bertele-tele.
Semakin baik Anda menginstruksikan ChatGPT, semakin ia akan memahami nada penulisan, tujuan, dan struktur email Anda. Anda dapat mengirim pengingat, menanggapi pertanyaan, atau menindaklanjuti tugas, tetapi pengaturan konteks sangat penting.
Katakanlah Anda meminta informasi terbaru dari kolega atau klien. Tujuan Anda kemungkinan besar adalah untuk memicu tindakan atau mengumpulkan lebih banyak detail. Jika Anda menjadwalkan pertemuan, Anda ingin email yang sopan dan jelas, sehingga memudahkan penerima untuk mengambil langkah selanjutnya.
Di sini, ChatGPT memahami bahwa tujuannya adalah untuk meminta umpan balik tentang pembaruan, sehingga menyesuaikan email untuk fokus pada permintaan status saat ini dan apa yang akan terjadi selanjutnya. Ini memastikan pesan yang disampaikan jelas, sopan, dan ringkas, sehingga memudahkan penerima untuk merespons dengan informasi yang dibutuhkan.
Fakta Menarik: ChatGPT mencapai satu juta pengguna hanya dalam waktu lima hari setelah diluncurkan pada tahun 2022.
Langkah 2: Buka akun dengan ChatGPT
Untuk memulai dengan ChatGPT, buka chat.openai.com dan buat akun. Anda bisa mendaftar menggunakan alamat email Anda atau melalui Google. Anda sudah siap setelah akun Anda diverifikasi (Anda akan menerima kode enam digit di ponsel Anda)!
Anda akan memiliki akses ke versi gratis GPT-3. 5, atau jika Anda mencari pengalaman yang lebih canggih, Anda bisa meningkatkan ke GPT-4 dengan biaya $20/bulan.
GPT-4 menawarkan respons yang lebih cepat dan fitur-fitur canggih seperti penelusuran dan interpretasi kode, menjadikannya pilihan yang tepat bagi mereka yang menangani email yang sensitif terhadap waktu atau yang ingin meningkatkan produktivitas.
Jika Anda mengerjakan email yang sensitif terhadap waktu dan menginginkan tanggapan yang lebih cepat dan lebih personal, GPT-4 mungkin layak untuk diinvestasikan.
👀 Tahukah Anda? Hanya setengah dari orang Amerika yang akrab dengan ChatGPT sampai tingkat tertentu, dengan dua pertiga dari mereka memegang gelar pascasarjana. Menariknya, 54% responden melaporkan bahwa mereka "tidak pernah mendengar sama sekali" tentang ChatGPT.
Langkah 3: Berikan ChatGPT dengan instruksi khusus
Semua sudah mendaftar? Saatnya mengatur ChatGPT untuk melakukan perintah Anda. Tetapi sebelum Anda mulai membuat jawaban dan email, Anda perlu memberikan beberapa informasi latar belakang. Tentukan bagaimana Anda ingin alat ini menghasilkan jawaban.
Untuk benar-benar menjadikan ChatGPT sebagai asisten Anda, ikuti langkah-langkah berikut: Klik pada nama tampilan atau gambar Anda untuk membuka menu tarik-turun. Kemudian klik Sesuaikan ChatGPT.
Anda akan diberi dua pertanyaan kunci yang harus dijawab untuk menyesuaikan respons AI:
- Apa yang Anda ingin ChatGPT ketahui tentang Anda untuk memberikan tanggapan yang lebih baik?
Anda dapat membagikan detail tentang pekerjaan Anda, gaya komunikasi email, nada, dan preferensi lain yang relevan. Hal ini dapat mencakup profesi Anda, apakah Anda lebih suka nada formal atau kasual, dan seberapa banyak detail yang ingin Anda sertakan dalam email Anda.
- Bagaimana Anda ingin ChatGPT merespons?
Di sini, Anda dapat menentukan nada dan struktur email yang akan dihasilkan ChatGPT. Tentukan apakah Anda lebih suka format yang ringkas atau terperinci, pilih tingkat formalitas (ramah, formal, atau di antara keduanya), dan tentukan apakah Anda ingin AI mengekspresikan pendapat atau mempertahankan sikap netral.
Atau, Anda dapat mengirimkan perkenalan dan instruksi Anda melalui kotak obrolan untuk membantu ChatGPT memahami Anda dengan lebih baik.
Ini adalah contoh pengantar yang dapat Anda berikan:
Fakta Menarik: Sekitar 25% perusahaan di Amerika Serikat telah menghemat antara $50.000 dan $70.000 dengan menggunakan ChatGPT.
Langkah 4: Meminta ChatGPT untuk menulis email
Setelah Anda membagikan detail, preferensi, dan nada yang Anda inginkan, Anda bisa meminta ChatGPT untuk membuat email yang Anda butuhkan. Jika draf pertama belum tepat, mintalah untuk membuat ulang tanggapannya.
🤖 Misalnya, jika Anda menulis email pengunduran diri, ChatGPT dapat membantu Anda membuat pesan yang seimbang-apakah Anda keluar untuk mendapatkan peluang baru atau karena ketidakpuasan. Tujuannya adalah untuk keluar dengan cara yang baik dan memastikan Anda berpisah secara profesional tanpa menimbulkan masalah.
Berikut adalah contoh yang dapat dihasilkan oleh ChatGPT:
🤖Skenario lainnya adalah menolak penugasan proyek.
Tanggapan yang bijaksana adalah kuncinya jika Anda kewalahan dan tidak dapat mengambil tanggung jawab baru. Meskipun mungkin Anda tergoda untuk mengungkapkan rasa frustrasi, penting untuk tetap tenang, penuh perhatian, dan profesional. ChatGPT dapat membantu Anda menyusun pesan diplomatis yang mengomunikasikan batasan Anda tanpa terdengar meremehkan.
Berikut ini adalah contoh cara yang sopan dan profesional untuk menolak proyek baru:
Langkah 5: Tinjau dan edit email
Setelah ChatGPT menghasilkan email, tinjau email tersebut dengan cermat. Anda dapat menyesuaikan nada, menambahkan detail yang hilang, atau mengubah struktur agar lebih sesuai dengan maksud Anda. Lihat apakah Anda perlu memperbaiki kesalahan tata bahasa atau ejaan dalam email Anda.
Sebelum menekan kirim, periksa kembali jawaban Anda untuk kejelasan dan keselarasan dengan kebijakan perusahaan. Hal ini memastikan pesan Anda profesional dan selaras dengan ekspektasi, sehingga membantu Anda menghindari kesalahan langkah.
Meskipun ChatGPT sangat mumpuni, konten yang dihasilkan mungkin tidak selalu sempurna. Personalisasi sangat penting untuk memastikan bahwa konten yang dihasilkan sesuai dengan suara Anda dan konteks spesifik dari pesan Anda.
👀 Tahukah Anda? ChatGPT terkadang mengalami "halusinasi", di mana ia menghasilkan informasi yang terdengar masuk akal tetapi sepenuhnya dibuat-buat. Hal ini dapat mencakup fakta yang dibuat-buat, studi yang tidak ada, atau detail yang tidak akurat. Meskipun model AI dilatih untuk memberikan respons yang membantu dan akurat, mereka tidak dapat memverifikasi kebenaran informasi mereka secara real time.
Itulah mengapa sangat penting untuk memeriksa ulang fakta-fakta penting saat menggunakan AI untuk penelitian atau pengambilan keputusan!
Untuk kebutuhan spesifik Anda, pastikan:
- Memastikan semua informasi yang diperlukan disertakan
- Pastikan nada sesuai dengan gaya Anda
- Periksa ulang tanggal, nama, atau detail penting untuk keakuratannya
Sedikit perhatian ekstra akan sangat membantu!
Langkah 6: Kirim email
Setelah Anda meninjau dan mengedit email Anda, saatnya untuk menekan "kirim. "
Sebelum melakukannya, luangkan waktu sejenak untuk memeriksa ulang apakah semuanya terlihat bagus di kotak penulisan Anda. Pastikan email mengikuti strategi manajemen email Anda dan profesional, jelas, dan ringkas.
Misalkan Anda mengirim email tentang topik-topik penting seperti yang telah kita bahas. Membuat nada yang tepat bahkan lebih penting lagi. Kirimkan ketika Anda yakin bahwa pesan tersebut telah dipoles dan selaras dengan tujuan Anda!
Jangan terlalu menekankan tentang reaksi-percaya bahwa AI telah membantu Anda membuat respons yang bijaksana dan dibuat dengan baik.
💡Kiat profesional: Etiket email adalah kunci bagaimana pesan Anda diterima dan ditanggapi. Mulai dari mengoreksi kejelasan hingga menetapkan nada yang sopan, penyesuaian kecil ini dapat membuat perbedaan besar dalam memastikan email Anda profesional dan efektif.
Keterbatasan Menggunakan ChatGPT untuk Menulis Email
Menggunakan AI untuk menulis email memang nyaman, tetapi ada beberapa tantangan tersendiri. Berikut ini beberapa hal yang perlu diingat:
- Pemahaman konteks yang terbatas: AI mungkin kesulitan untuk memahami detail pesan atau kebutuhan audiens Anda. Hal ini dapat menyebabkan konten yang umum atau tidak selaras (halusinasi), terutama dalam situasi yang kompleks atau sensitif ❌
- Kesulitan dengan personalisasi: Meskipun ChatGPT dapat menghasilkan pesan dasar, alat ini mungkin kehilangan sentuhan pribadi yang sesuai dengan audiens Anda. Katakanlah, dalam manajemen kampanye email, alat ini mungkin mengabaikan detail penting yang dipersonalisasi seperti nama atau preferensi, yang mempengaruhi efektivitas pesan ❌
- Masalah akurasi: AI tidak secara konsisten memberikan informasi yang akurat meskipun memiliki basis pengetahuan yang luas. Anda harus memeriksa ulang detail penting seperti tanggal, nama, atau angka, terutama ketika merujuk pada KPI pemasaran email ❌
- Jumlah kata yang tidak konsisten: Jika Anda menentukan batas kata dalam perintah Anda, ChatGPT terkadang mengikutinya. Hal ini tidak dapat diprediksi, dan mungkin tidak sesuai dengan permintaan Anda. Seperti contoh di bawah ini, ChatGPT merespons dengan 39 kata, bukan 42 kata. ❌
- Penggunaan frasa umum yang berlebihan: ChatGPT sering kali bersandar pada frasa dan klise yang terlalu sering digunakan, terutama dalam email profesional. Meskipun ini mungkin terdengar aman, namun dapat terlihat tidak tulus atau berulang-ulang, sehingga membuat pesan Anda kurang menarik ❌
- Bersusah payah dengan instruksi multi-langkah yang rumit: ChatGPT mungkin tidak bekerja dengan baik dengan instruksi multi-langkah. Sebagai contoh, email yang menggabungkan pengingat, persetujuan, dan tindak lanjut dalam satu draf bisa jadi terputus-putus atau tidak jelas ❌
Menggunakan ClickUp Brain untuk Menulis dan Mengelola Email Anda
Bayangkan memiliki asisten AI yang dapat membuat salinan email yang menarik, membuat baris subjek yang menarik, mempersonalisasi pesan untuk setiap audiens, dan mengotomatiskan email tindak lanjut.
Semuanya ada di sini, di ClickUp - aplikasi segala sesuatu untuk bekerja.
ClickUp Brain adalah AI jaringan syaraf tingkat lanjut yang terintegrasi ke dalam platform manajemen proyek email ClickUp. Ini membantu Anda membuat salinan pemasaran, merespons email, dan mengelola tugas secara efisien - semuanya di satu tempat!
ClickUp Brain
Tidak seperti ChatGPT, yang terkadang menghasilkan informasi yang tidak akurat atau ketinggalan zaman, ClickUp Brain terintegrasi langsung dengan basis pengetahuan tim Anda dan tugas-tugas proyek saat ini.
Hal ini memastikan Anda selalu memiliki akses ke detail terbaru dan relevan, mengurangi risiko kesalahan tata bahasa dan membuat tanggapan email Anda lebih akurat dan dapat diandalkan.
Dengan Penulis AI ClickUp Brain untuk Pekerjaan, Anda mendapatkan:
- Asisten penulis untuk menangani semua kebutuhan copywriting Anda
- Balasan otomatis yang cepat untuk tugas, komentar, dan email
- Transkrip ucapan-ke-teks otomatis untuk pencatatan dan pembaruan secara hands-free
- Kemampuan untuk mentranskrip rapat dan rekaman layar Anda, menjawab pertanyaan tindak lanjut langsung dari ClickUp Clips
- Templat yang mudah dibuat untuk semua kebutuhan Anda - mulai dari kampanye email, iklan, kampanye tetes, atau perekrutan
Berikut cara melakukannya dengan ClickUp:
Untuk membuat draf email baru dengan ClickUp Brain, cukup cari tugas yang terbuka dan buka bagian komentarnya.
Selanjutnya, klik ikon email dan ketik perintah garis miring "/Tulis email," diikuti dengan menekan Return atau Enter. Modal ClickUp Brain kemudian akan muncul, memungkinkan Anda untuk memasukkan poin pembicaraan ringkas yang meringkas tujuan email.
Berikut tampilannya:
ClickUp Brain akan menganalisis input dan menghasilkan draf email berdasarkan deskripsi Anda.
Anda bisa menyesuaikan draf yang dihasilkan agar sesuai dengan gaya atau nada Anda. Platform ini juga menyediakan opsi tambahan untuk fleksibilitas: Anda bisa menyalin teks email yang dihasilkan langsung ke clipboard Anda.
Jika drafnya tidak sesuai, klik "Coba lagi" agar ClickUp Brain membuat versi yang berbeda berdasarkan poin-poin penting yang sama. Hal ini memastikan Anda mendapatkan email yang sempurna setiap saat dengan sedikit usaha!
Email keluar, ClickUp masuk! ClickUp telah memungkinkan kami untuk mengurangi jumlah email yang kami kirim dan terima sebagai sebuah tim, yang mana ini adalah sebuah perubahan besar. Ini juga berarti bahwa utas email tidak hilang, orang-orang tidak akan kehilangan komunikasi, dll. karena semua informasi ada di ClickUp.
Email keluar, ClickUp masuk! ClickUp telah memungkinkan kami untuk mengurangi jumlah email yang kami kirim dan terima sebagai sebuah tim, yang mana ini adalah sebuah perubahan besar. Ini juga berarti bahwa utas email tidak hilang, orang-orang tidak akan kehilangan komunikasi, dll. karena semua informasi ada di ClickUp.
ClickUp untuk Tim Pemasaran
Bagian terbaik dari ClickUp adalah memungkinkan Anda untuk menggunakan alat bantu AI-nya untuk menulis salinan yang menarik sambil menyimpan semua Dokumen Anda di satu lokasi terpusat.
Dengan ClickUp for Marketing, Anda dapat dengan cepat membuat draf, mengatur, dan menyimpan templat email secara langsung di dalam ClickUp Documents. Daripada berpindah-pindah ke berbagai platform, semua yang Anda butuhkan ada di satu tempat.
Klik Dokumen
ClickUp Docs juga terintegrasi dengan alur kerja, sehingga tugas apa pun yang dibuat dari email yang dibuat tetap terhubung ke gambaran yang lebih besar.
Untuk kolaborasi tim, Anda dapat menetapkan bagian dokumen tertentu kepada anggota tim. Hal ini memudahkan untuk berbagi dan berkolaborasi di Dokumen secara real time. Baik saat Anda menyempurnakan skrip email atau mengelola kampanye pemasaran, tim Anda dapat berkontribusi, berkomentar, dan memperbarui dokumen secara bersamaan.
Template ClickUp
Selain sebagai alat penulisan AI yang kuat, ClickUp menyediakan berbagai templat yang dapat disesuaikan yang dirancang untuk meningkatkan alur kerja manajemen email Anda. ChatGPT tidak memiliki hal ini, karena tidak memiliki integrasi seperti itu untuk mengelola seluruh alur kerja pemasaran Anda.
Templat Pemasaran Email ClickUp
Sebagai contoh, Templat Pemasaran Email ClickUp memungkinkan Anda tetap terorganisir dan efisien saat Anda merencanakan kampanye, menulis baris subjek, menjadwalkan pesan, dan melacak metrik keberhasilan utama.
Anda juga bisa mengotomatisasi email berdasarkan perilaku pengguna, memastikan bahwa tindakan tertentu memicu pesan Anda. Hal ini memudahkan untuk mengirim email yang ditargetkan ke pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.
ClickUp Brain tidak hanya untuk menulis email, tetapi juga membantu Anda mengatur, mempersonalisasi, dan berkolaborasi dengan tim Anda. Ini mengatasi batas-batas alat AI yang biasa, membuat penulisan email dan pemasaran lebih efektif dan mudah.
Optimalkan Email Anda untuk Keterlibatan yang Lebih Baik Dengan ClickUp Brain
Mengoptimalkan email Anda untuk keterlibatan lebih dari sekadar menulis pesan yang sempurna-ini tentang personalisasi, menargetkan audiens yang tepat, dan memastikan konten Anda diklik oleh pembaca.
Meskipun ChatGPT dapat membantu, namun mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan unik bisnis Anda. Jika menulis email atau memulai dari awal terasa seperti sebuah pekerjaan rumah, ClickUp siap membantu Anda.
Dengan ClickUp Brain, Anda dapat membuat catatan, menganalisis data, dan membuat draf email dengan lebih cepat, sehingga menghemat waktu. Cukup aktifkan Email ClickApp di ruang kerja Anda untuk membuka semua fitur email. Ucapkan selamat tinggal pada writer's block dan tugas yang berulang-ulang sambil menjaga email Anda tetap otentik dan personal.
ClickUp tidak berhenti pada email - kelola tugas, berkolaborasi, dan lacak waktu untuk meningkatkan produktivitas tim. Siap untuk meningkatkan komunikasi email Anda? Daftar akun ClickUp gratis sekarang juga!