Kita hidup di era di mana sebagian besar komunikasi kita terjadi melalui saluran digital, terutama email. Meskipun banyak alternatif email bermunculan, email tetap menjadi fondasi utama komunikasi profesional. Email memiliki kekuatan untuk menyampaikan lebih dari sekadar niat kita; mereka menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail.
Baik saat mengirim lamaran kerja, mengoordinasikan proyek, atau sekadar menghubungi rekan kerja, cara Anda menyusun email dapat secara signifikan memengaruhi respons yang Anda terima. Memperbarui pengetahuan tentang etika email memastikan email Anda sopan dan profesional, serta diterima dengan baik.
Dalam panduan ini, kita akan membahas 20 pedoman penting untuk menyusun email profesional dengan cepat.
Memahami Etika Email
Etika email adalah seperangkat pedoman sosial yang harus diikuti saat menulis atau menanggapi email. Pedoman ini menjelaskan cara berinteraksi melalui email untuk memastikan komunikasi yang jelas, ringkas, dan menghormati.
Mengapa hal ini penting, padahal pada akhirnya email hanyalah alat komunikasi? Salah satu alasannya adalah kata-kata tertulis tidak disertai dengan isyarat non-verbal. Ketidakhadiran ekspresi wajah dan intonasi suara membuat orang sangat mudah salah memahami nada pesan. Oleh karena itu, dengan mengikuti panduan ini, Anda memastikan komunikasi Anda sopan dan jelas.
Berikut adalah beberapa alasan lain mengapa etika email penting:
- Kesan pertama sangat penting: Cara Anda menyusun email seringkali menjadi kesan pertama yang orang lain miliki tentang profesionalisme dan perhatian Anda terhadap detail
- Kejelasan dan efisiensi: Etika email yang baik memastikan pesan Anda jelas, mengurangi kemungkinan kesalahpahaman dan kebutuhan untuk mengirim email tindak lanjut
- Profesionalisme: Mematuhi etika email mencerminkan profesionalisme Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu penerima dan memahami norma-norma komunikasi profesional
- Komunikasi yang efektif: Email yang terstruktur dengan baik, sopan, dan bebas dari kesalahan meningkatkan efektivitas komunikasi Anda. Hal ini sangat penting dalam lingkungan profesional di mana kesalahpahaman dapat menyebabkan kebingungan dan ketidak efisienan
Dengan mengikuti etika email, Anda dapat membangun hubungan yang langgeng, menyampaikan niat dengan jelas, dan memastikan semua pihak berada di halaman yang sama.
20 Tips Etika Email dan Praktik Terbaik
Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya etika email, mari kita pahami 20 tips dan praktik terbaik yang harus Anda ingat saat menulis email:
1. Sapa dengan profesional
Memulai email dengan sapaan yang sopan menetapkan tone profesional dan menunjukkan rasa hormat kepada penerima. Jenis sapaan yang digunakan harus sesuai dengan tingkat formalitas hubungan Anda dengan penerima dan konteks komunikasi.
Oleh karena itu, menggunakan 'hey there' dengan klien atau atasan akan terasa tidak pantas. Demikian pula, menggunakan 'Dear
Berikut adalah beberapa sapaan santai yang dapat Anda gunakan dalam email informal:
- Halo
- Halo
- Hai,
- Halo
Untuk komunikasi formal atau saat menulis kepada seseorang untuk pertama kali, Anda dapat menggunakan sapaan berikut:
- Yth.,
- Selamat pagi/siang/sore
- Yth.,
Hindari penggunaan sapaan yang terlalu santai seperti 'Hey!' atau yang impersonal seperti 'Kepada yang berkepentingan. ' Selain itu, hindari melewatkan sapaan, karena langsung masuk ke isi email dapat terkesan mendadak atau tidak sopan. Mengambil waktu sejenak untuk menyapa penerima dengan benar dapat membuat perbedaan besar dalam cara email Anda diterima.
2. Tutup email dengan gaya
Menutup email dengan penutup yang tepat sama pentingnya dengan memulai dengan salam. Penutup yang tepat memberikan kesimpulan yang jelas pada email Anda dan meninggalkan kesan profesional terakhir.
Penutup yang dapat Anda gunakan dalam email formal:
- Salam hormat,
- Salam hormat,
- Semoga hari Anda menyenangkan
- Terima kasih
Penutup untuk email yang lebih informal meliputi:
- Terbaik
- Salam
- Terima kasih
- Selamat
- Sampai jumpa lagi
- Salam hangat,
Setelah menandatangani, jangan lupa untuk menyertakan nama Anda.
Hindari menggunakan penutup seperti Xoxo (terlalu informal), "dengan hormat," atau "salam hangat" (terlalu ketinggalan zaman), atau hanya menulis nama Anda (terlalu singkat).
Untuk komunikasi profesional, kami juga merekomendasikan untuk menambahkan tanda tangan email yang menyediakan semua informasi kontak Anda kepada pembaca dan memberikan tampilan yang lebih rapi pada email Anda.
3. Pastikan subjek email Anda tepat
Bayangkan Anda menerima dua email. Subjek email pertama adalah 'rapat,' sementara subjek email kedua adalah 'Proyek X: Rapat Tim pada 15 Juli pukul 10 pagi.'
Manakah yang lebih mungkin Anda periksa terlebih dahulu?
Baris subjek pertama singkat, tidak jelas, dan tidak memberikan informasi apa pun tentang isi email. Baris subjek kedua, di sisi lain, singkat dan deskriptif, sehingga Anda dapat dengan jelas mengetahui apa yang dibahas dalam email tersebut.
Subjek email yang jelas dan relevan membantu penerima memprioritaskan email Anda dan memastikan pesan Anda mendapatkan perhatian yang dibutuhkan.
Saat menulis subjek email, pastikan singkat, deskriptif, dan dapat ditindaklanjuti. Anggaplah ini sebagai judul email Anda—harus menarik perhatian dan memberikan konteks. Hindari penggunaan huruf kapital semua, tanda baca berlebihan, atau istilah generik yang tidak menggambarkan sifat spesifik email Anda.
4. Jelas namun komprehensif
Email yang ideal menyeimbangkan antara kesederhanaan dan kelengkapan. Kesederhanaan berarti langsung ke intinya dan menghindari kalimat yang tidak perlu. Kelengkapan, di sisi lain, memastikan semua detail penting tercakup.
Contoh:
- Ini terlalu panjang: Saya menulis untuk memberitahukan bahwa saya telah menyelesaikan laporan dan siap untuk direview. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi tambahan, silakan hubungi saya
- Ini ringkas: Laporan ini lengkap dan siap untuk direview. Mohon beritahu saya jika Anda membutuhkan informasi tambahan
Saat menulis email, gunakan paragraf pendek untuk memecah informasi penting dan memudahkan pembacaan. Hindari kalimat panjang dan bertele-tele—jangan bertele-tele. Namun, pastikan Anda memberikan semua detail dan konteks yang diperlukan untuk menghindari tanya-jawab yang berulang.

5. Gunakan tanda baca dengan tepat
Penggunaan tanda baca yang tepat meningkatkan keterbacaan email Anda dan memudahkan pemahaman. Hal ini membantu menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan menghindari kesalahpahaman.
Gunakan tanda baca dengan tepat tanpa berlebihan atau kurang. Misalnya, beberapa orang cenderung menggunakan banyak tanda seru, yang dapat terkesan terlalu emosional dalam komunikasi formal.
Berikut adalah beberapa aturan yang perlu diingat:
- Pastikan setiap baris diakhiri dengan tanda baca akhir
- Jangan menambahkan terlalu banyak tanda tanya (atau tanda seru) dalam email. Jika Anda memiliki banyak pertanyaan, cobalah untuk merumuskan beberapa di antaranya dengan cara yang berbeda
- Selalu gunakan koma untuk memisahkan item dalam daftar dan sebelum konjungsi koordinatif yang menghubungkan dua klausa independen
- Tambahkan koma untuk memisahkan salam pembuka
6. Tata bahasa sangat penting
Tata bahasa bukanlah hal yang penting saat berkomunikasi secara santai di Slack atau WhatsApp. Namun, email bekerja secara berbeda. Penting untuk mengikuti aturan tata bahasa dasar seperti kesesuaian subjek dan kata kerja, penggunaan kata ganti yang tepat, tense kata kerja yang benar, dan penggunaan huruf besar.
Melalui obrolan, seseorang mungkin tidak memikirkan perbedaan antara kata-kata seperti "its/it's," "loose/lose," "I/me," "they're/their," dan sebagainya.
Misalnya, menulis "Mereka akan meninjau laporan mereka" alih-alih "Mereka akan meninjau laporan mereka" pasti akan menimbulkan kebingungan. Selain itu, hal ini tidak membantu Anda membuat kesan yang baik.
Tentu saja, meskipun ada semua aturan, membuat kesalahan kadang-kadang adalah hal yang wajar. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan AI dalam email atau alat penulisan email untuk menulis pesan yang bebas dari kesalahan.
7. Periksa kembali email Anda
Perpanjangan dari poin di atas: selalu periksa ulang email Anda sebelum mengirim. Hal ini akan membantu Anda menemukan kesalahan dalam ejaan, tata bahasa, dan tanda baca yang mungkin terlewatkan. Anda juga dapat menggunakan aplikasi pemeriksa tata bahasa.
Namun, proofreading tidak hanya sekadar memeriksa kesalahan ketik. Hal ini juga melibatkan pengecekan alur dan kejelasan keseluruhan email Anda. Pastikan kalimat Anda terstruktur dengan baik dan poin-poin Anda disusun secara logis. Anda juga dapat mencoba membaca email Anda secara lantang untuk mengidentifikasi kalimat yang terlalu panjang.

8. Tetap profesional
Email profesional dan sopan adalah hal yang wajib dalam lingkungan kerja. Nada, bahasa, dan pendekatan Anda secara keseluruhan harus mencerminkan sopan santun dan perhatian terhadap penerima. Misalnya,
❌"Hey, aku butuh laporan itu secepatnya. Terima kasih." Ini tidak profesional dan tidak sopan
✅"Halo John, tolong kirimkan laporan yang sudah selesai sebelum akhir hari ini. Terima kasih." Ini profesional, jelas, dan sopan
Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa yang terlalu santai—pastikan penerima tidak merasa bingung dengan komunikasi Anda. Sertakan subjek yang jelas, salam pembuka, dan penutup yang sopan. Bagi isi email menjadi paragraf-paragraf untuk meningkatkan keterbacaan.
9. Gunakan emoji dengan bijak
Emoji dapat menambahkan sentuhan pribadi pada email Anda dan membuatnya lebih ramah. Namun, emoji harus digunakan dengan bijak dan hanya dalam konteks yang tepat.
Dalam lingkungan profesional, sebaiknya gunakan emoji hanya jika Anda mengenal penerima dengan baik dan yakin bahwa emoji tersebut akan diterima dengan baik. Jika ragu, lebih aman untuk tidak menggunakannya sama sekali.
Jika Anda berencana menggunakan emoji, pastikan Anda menjaga keseimbangan penggunaannya. Selain itu, hindari kesalahan budaya saat memilih emoji. Misalnya, beberapa gestur yang kita anggap normal bisa sangat tidak sopan di budaya lain.
Berikut adalah contoh email di mana penggunaan emoji di akhir email dapat dianggap tepat: "Hi John, Hanya ingin mengecek laporan. Semoga harimu menyenangkan!🙂"
Penggunaan emoji yang berlebihan tidak profesional: "Sampai jumpa besok pagi! 🙂🙂✨✨"
10. Tandai lampiran tersebut
Saat menyertakan lampiran dalam email, sebutkan lampiran tersebut dalam isi email dan pastikan namanya ditulis dengan benar. Hal ini membantu penerima memahami relevansinya. Pertimbangkan untuk menambahkan kalimat sederhana seperti "Silakan temukan laporan yang terlampir."
Anda juga dapat menambahkan deskripsi yang lebih rinci jika relevan. Misalnya, "Silakan temukan Laporan Penjualan Kuartal 2 yang terlampir. Laporan ini mencakup angka penjualan terbaru dan analisis kinerja. Beritahu saya jika Anda membutuhkan informasi tambahan."
11. Tunggu 24 jam sebelum mengikuti up
Kesabaran adalah kunci dalam komunikasi email. Oleh karena itu, berikan penerima setidaknya 24 jam untuk merespons sebelum mengirim email tindak lanjut. Tentu saja, waktu yang tepat untuk mengirim email tindak lanjut bervariasi tergantung pada urgensi situasi dan hubungan Anda dengan penerima.
Selain itu, saat melakukan follow-up, berilah hormat dan pertimbangkan perasaan orang lain. Anda dapat mengakui bahwa mereka mungkin sibuk. Jika hal tersebut mendesak, Anda dapat menyebutkan urgensinya dengan sopan.
Misalnya, "Halo Sarah, saya ingin menindaklanjuti email sebelumnya mengenai pertemuan kita. Bisakah Anda konfirmasi ketersediaan Anda? Kami perlu finalisasi jadwalnya besok. Terima kasih!"
💡 Tips Pro: Kesulitan mengingat kapan harus mengikuti up dan dengan siapa? Atur <5>pengingat di ClickUp5> agar Anda tidak pernah lupa pesan penting lagi
12. Balas tepat waktu
Sebagian besar dari kita memiliki jadwal yang sangat padat, yang membuat sulit untuk merespons email dengan cepat. Namun, usahakan untuk merespons email dari rekan kerja dalam waktu 24 jam.
Jika email tersebut berasal dari orang yang tidak dikenal atau kontak eksternal dan tidak mendesak, Anda dapat menunda respons selama beberapa hari. Jika email tersebut ditandai sebagai mendesak, usahakan untuk merespons secepat mungkin.
Tanggapan yang tepat waktu menunjukkan profesionalisme dan rasa hormat terhadap pengirim. Jika Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk memberikan tanggapan yang lengkap, email konfirmasi singkat dapat memberitahu pengirim asli bahwa email mereka telah diterima dan sedang ditangani.
Anda dapat menjadwalkan email Anda menggunakan solusi manajemen email untuk respons yang tepat waktu. Anda juga dapat membuat templat email untuk mempercepat proses balasan.
Bonus: Pelajari cara membuat templat email di Gmail dengan panduan lengkap kami!
13. Gunakan CC dan BCC dengan tepat
Gunakan CC (Salinan Karbon) dan BCC (Salinan Karbon Tersembunyi) dengan bijak dan pada situasi yang tepat.
Anda harus menggunakan CC untuk menyertakan orang-orang yang perlu mengetahui isi email tetapi bukan penerima utama. Hal ini akan memastikan semua pihak tetap terinformasi tanpa memerlukan tindakan dari mereka.
Di sisi lain, gunakan BCC saat mengirim email ke kelompok besar orang yang perlu diberi tahu tetapi tidak perlu melihat alamat email satu sama lain, seperti dalam pengumuman organisasi atau saat privasi menjadi pertimbangan.
14. Gunakan 'reply all' dengan bijak
Siapa yang suka melihat kotak masuk penuh dengan email yang tidak ada hubungannya dengan mereka? Tidak ada!
Bagi banyak dari kita, berusaha mencapai inbox kosong dan menjaga kotak masuk tetap rapi berarti menghapus email yang tidak perlu yang telah disalin.
Itulah mengapa Anda harus menggunakan fitur 'reply all' dengan bijak dan hindari kekacauan. Sebelum menekan 'reply all,' pertimbangkan apakah semua penerima perlu melihat tanggapan Anda. Jika tanggapan Anda hanya relevan untuk satu atau dua orang, balas langsung kepada mereka.
15. Atur pesan tidak ada di kantor

Salah satu strategi manajemen email terbaik adalah mengatur pesan otomatis saat tidak di kantor. Jika Anda sedang tidak ada dan tidak dapat merespons email, atur pesan otomatis untuk memberitahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda dan memberikan kontak alternatif jika diperlukan.
Pertimbangkan untuk menyertakan detail seperti:
- Tanggal atau durasi ketidakhadiran Anda
- Kontak alternatif untuk pekerjaan mendesak
Jangan lupa untuk memberitahu orang yang Anda cantumkan dalam pesan out-of-office Anda tentang hal ini.
16. Jaga nada suara netral atau positif
Menyampaikan nada yang tepat melalui email bisa menjadi tantangan. Namun, hal ini dapat berdampak signifikan pada cara pesan Anda diterima. Gunakan nada yang sesuai dengan tujuan email dan hubungan Anda dengan penerima.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Hindari kata-kata negatif seperti kesalahan, kegagalan, masalah, dll.
- Gunakan sedikit atau tidak sama sekali kata sifat, termasuk kata-kata seperti "sangat", "sangat tinggi", "sangat dalam", dll.
- Hindari mengirim sesuatu yang terlalu mendadak atau terlalu santai
Jika ragu, ikuti gaya penulisan penerima. Jika mereka menulis dengan santai dan berbincang ringan, lakukan hal yang sama. Jika mereka langsung ke intinya, jaga pesan Anda tetap singkat.
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan AI untuk menulis email, gunakan yang memungkinkan Anda menetapkan nada sebelum membuat email.

17. Periksa kembali penerima
Sebelum mengirim email, pastikan Anda telah memeriksa alamat penerima dengan benar. Mengirim email ke orang yang salah dapat menyebabkan kesalahpahaman atau pelanggaran kerahasiaan, terutama jika email tersebut mengandung informasi sensitif.
Selain itu, jika Anda membalas email, pastikan email tersebut dikirim ke kotak masuk penerima yang dituju, bukan ke grup.
18. Gunakan humor secukupnya
Sama seperti nada, humor juga bisa menjadi hal yang sulit digunakan dalam email. Tanpa adanya isyarat non-verbal, tidak ada jaminan bahwa penerima akan memahami lelucon Anda.
Selain itu, humor sangat subjektif. Jadi, apa yang mungkin terlihat lucu bagi Anda bisa disalahartikan atau bahkan dianggap ofensif oleh orang lain.
Itulah mengapa sebaiknya tidak menggunakan email dalam komunikasi profesional kecuali Anda mengenal penerima dengan baik dan yakin mereka akan menghargai humor Anda.
19. Gunakan font dan format standar
Menggunakan font yang mencolok, warna-warna cerah, dan format tambahan mungkin terlihat seperti cara yang bagus untuk membuat email Anda menonjol dari yang lain, tetapi hal ini dapat berakibat fatal.
Bayangkan menerima email yang ditulis dengan font Comic Sans dan diwarnai biru. Apakah Anda akan mempercayai pengirimnya sebagai orang profesional? Mungkin tidak.
Itulah mengapa menggunakan font dan format standar selalu lebih baik. Jangan menggunakan huruf tebal, miring, atau warna berbeda untuk membuat email Anda menonjol. Jaga agar email tetap bersih dan konsisten untuk meningkatkan keterbacaan.
20. Kenali audiens Anda
Terakhir, tulis untuk audiens Anda. Jika Anda mengirim email kepada rekan kerja, sesuaikan bahasa Anda sesuai dengan tingkat kedekatan, peran, dan konteks mereka.
Misalnya, saat mengirim email kepada audiens teknis, Anda dapat mengatakan:
"Metrik kinerja kuartal kedua menunjukkan peningkatan 15% dalam waktu operasional server berkat pembaruan infrastruktur terbaru."
Namun, jika Anda perlu menyampaikan hal yang sama kepada audiens non-teknis, cara ini akan lebih efektif:
"Peningkatan infrastruktur terbaru kami telah meningkatkan keandalan server, sehingga downtime menjadi lebih jarang."
Memahami audiens Anda membantu Anda menyusun pesan yang relevan dan mudah dipahami oleh mereka.
Meningkatkan Komunikasi Tim dengan Clickup dan Email
Bekerja pada beberapa proyek yang tersebar di berbagai klien? Mulai dari menangani pembaruan proyek yang beragam, menjawab pesan dari anggota tim yang berbeda, hingga menyelesaikan pertanyaan, kotak masuk Anda dapat dengan mudah berubah menjadi kekacauan, dan etika email Anda bisa terganggu.
Di sinilah alat manajemen inbox dan manajemen proyek email dapat membantu. Mereka mengubah inbox Anda menjadi ruang kerja kolaboratif di mana Anda dapat dengan mudah mengelola proyek-proyek yang berbeda.
ClickUp adalah alat produktivitas email dan komunikasi yang akan membantu Anda menguasai seni pengelolaan kotak masuk. Fitur Manajemen Proyek Email ClickUp memungkinkan Anda membuat proyek tanpa batas, melacak produktivitas tim, dan mengikuti etika email.

Fitur seperti 50+ resep otomatisasi tugas, tampilan yang dapat disesuaikan, integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, pintasan keyboard, templat, dan banyak lagi membuat ClickUp ideal untuk manajemen tugas email.
Max Segal, seorang Manajer Sistem Komputer dan Informasi, memiliki pendapat tentang ClickUp:
Pembuatan tugas otomatis dari alamat email folder dan integrasi dengan Slack perusahaan telah membuat perbedaan besar dalam efisiensi alur kerja!
Pembuatan tugas otomatis dari alamat email folder dan integrasi dengan Slack perusahaan telah membuat perbedaan besar dalam efisiensi alur kerja!
Begini cara Anda juga dapat menggunakan ClickUp untuk hasil yang sama di tempat kerja Anda:
Integrasikan dengan Gmail dan Outlook

Integrasi ClickUp dengan Gmail memungkinkan sinkronisasi otomatis antara kedua platform. Anda dapat secara otomatis mengubah email di Gmail menjadi tugas baru di ClickUp. Anda juga dapat melampirkan email ke tugas, mengunggah lampiran email ke dalamnya, dan banyak lagi.
Integrasi ClickUp dengan Outlook memberikan fitur serupa, termasuk pembuatan tugas secara otomatis dari email.
Kirim email langsung dari dalam ClickUp
ClickUp memungkinkan Anda mengirim email dan membalas pesan langsung dari dalam platform. Anda dapat menambahkan lampiran, menghubungkan email dengan tugas, menandai tim Anda untuk memastikan semua orang terinformasi, dan bahkan membalas notifikasi.
Dengan menggunakan ClickUp Tasks, Anda juga dapat menghubungkan email yang diterima ke item pekerjaan dan mengatur otomatisasi email untuk kampanye drip atau buletin.
Extensi Chrome ini memungkinkan Anda membuat tugas dari email dan bahkan melampirkan email ke tugas.
Tambahkan komentar
ClickUp memungkinkan Anda mengirim dan membalas komentar pada tugas langsung dari kotak masuk Anda. Anda dapat menambahkan lampiran dan memastikan semua percakapan terkait tugas tertentu berada di tempat yang sama.
Template
ClickUp menawarkan berbagai templat siap pakai untuk memudahkan pengelolaan email. Templat Pemasaran Email ClickUp memungkinkan Anda merencanakan kampanye, menjadwalkan pesan, melacak metrik keberhasilan, mengotomatisasi email dengan pemicu, dan mengirim email tertarget kapan pun diperlukan.
Menulis dan mengedit email
ClickUp Brain adalah asisten AI yang powerful yang memungkinkan Anda menulis email secara instan. Anda dapat menggunakannya untuk menulis konten yang sesuai dengan peran, menetapkan nada profesional, menambahkan poin utama, dan menetapkan agenda. Anda juga dapat menggunakan AI Writer ClickUp Brain untuk memperbaiki penulisan, memperbaiki ejaan atau tata bahasa, memperpanjang atau memperpendek teks, atau menyederhanakannya.
Menguasai Etika Email untuk Kesuksesan Profesional dengan ClickUp
Menguasai etika email sangat penting untuk menciptakan interaksi yang jelas, sopan, dan efektif. Mulai dari memeriksa ulang pesan Anda hingga menetapkan nada yang sopan, etika email memainkan peran krusial dalam cara email Anda diterima dan direspons.
Menggunakan alat seperti ClickUp dapat mempermudah pengelolaan email Anda, memastikan Anda tetap terorganisir, memenuhi tenggat waktu, dan berkomunikasi dengan jelas dan tepat. Mulai dari membuat templat dan mengotomatisasi tindak lanjut hingga memeriksa email dan membuat tugas dari email tersebut, ClickUp memungkinkan Anda melakukan semua itu dan lebih banyak lagi.
Temukan semua fitur ClickUp sendiri dengan akun gratis Anda sendiri. Daftar sekarang!