Anda mengirim faktur. Diam.
Anda menjadwalkan rapat. Seseorang lupa.
Anda menindaklanjuti tenggat waktu. Tidak ada balasan.
Membuat frustrasi, bukan? Bukan berarti orang tidak peduli - hanya saja mereka memiliki banyak prioritas. Itulah mengapa Anda membutuhkan email pengingat!
Email pengingat yang tepat waktu dapat mengubah keheningan radio menjadi pembayaran yang terkonfirmasi, panggilan terjadwal, atau tugas yang telah diselesaikan.
Bagian terbaiknya? Anda tidak perlu menulisnya dari awal. Artikel blog ini memiliki 12 contoh email pengingat yang dapat dengan mudah diedit dan disesuaikan untuk penggunaan profesional Anda.
Kami juga akan memperkenalkan Anda pada alat yang membuat email pengingat dan mengotomatiskannya untuk Anda. Mari kita mulai!
Mengapa Email Pengingat Itu Penting
Email pengingat yang tepat waktu akan mengingatkan karyawan akan tugas yang tertunda, acara yang akan datang, dan tenggat waktu yang penting, sehingga sebisa mungkin mencegah kekacauan dan gangguan operasional.
Inilah alasan mengapa email pengingat diperlukan:
- Menjaga jadwal tetap terstruktur: Rapat, acara, dan jadwal proyek tetap teratur ketika orang-orang diingatkan sebelumnya
- Meningkatkan konversi: Pengingat yang tepat waktu membuat potensi transaksi tidak menjadi dingin
- Mengurangi pembatalan di menit-menit terakhir: Email pengingat yang tepat waktu membantu orang mengingat pertemuan mereka dan memberi mereka kesempatan untuk menjadwal ulang sebelumnya jika diperlukan, sehingga mengurangi ketidakhadiran
- Mencegah gangguan operasional: Tugas internal seperti pengiriman lembar waktu, persetujuan, dan laporan dapat tetap berjalan sesuai rencana dengan email pengingat yang cepat
🧠 Tahukah Anda? 80% penjualan membutuhkan setidaknya lima kali upaya tindak lanjut setelah kontak awal sebelum melakukan penjualan.
Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI untuk Menulis Email (Dengan Petunjuk)
Cara Menulis Email Pengingat
Menulis email pengingat bukan hanya tentang menindaklanjuti-ini tentang menentukan waktu, nada, dan struktur yang tepat sehingga tidak mungkin diabaikan.
1. Mulailah dengan baris subjek yang tepat sasaran
Lewati kalimat basa-basi-jaga agar baris subjek Anda tetap jelas dan langsung, sehingga tujuan email Anda langsung terlihat.
Buatlah baris subjek email Anda singkat (sekitar enam hingga delapan kata) dan sertakan kata kerja tindakan (misalnya: diperlukan tindakan, pengingat, atau tindak lanjut) untuk meminta perhatian segera.
baris subjek email pengingat yang baik: Pengingat: Jatuh Tempo Pembayaran untuk Faktur #[Nomor]
❌ Baris subjek email pengingat yang buruk: Pengingat Faktur
2. Sesuaikan salam
Tidak masalah apakah itu email pengingat pertama atau keseratus untuk klien yang sama-selalu mulai dengan salam yang dipersonalisasi. Ini membuat perbedaan besar!
Menyapa penerima dengan nama membuat email lebih menarik dan lebih relevan. Bahkan, hal ini menciptakan nada yang lebih profesional dan penuh perhatian, sehingga meningkatkan kemungkinan adanya tanggapan.
✅ Salam yang baik: Hai/Hai [Nama]
❌ Salam yang tidak baik: Pelanggan yang terhormat
3. Membuat isi email
Langsung ke intinya setelah salam.
Baris pertama Anda harus memberikan konteks yang cukup sehingga pembaca tidak perlu mencari-cari email sebelumnya. Dalam tiga paragraf pendek (masing-masing maksimal dua baris), nyatakan dengan jelas tujuan, detail utama, dan langkah selanjutnya.
✅ Contoh yang bagus: Hanya pengingat singkat bahwa kami memiliki rapat Zoom yang dijadwalkan pada 27 Januari, Jumat, pukul 3:00 EST
❌ Contoh Buruk: Semoga Anda baik-baik saja. Sekadar pengingat tentang rapat konten yang saya sebutkan minggu lalu. Beritahu saya jika Anda memerlukan perubahan
4. Tambahkan CTA yang jelas
Jika ajakan bertindak (CTA) Anda tidak ada di tiga paragraf pertama, sekarang saatnya menambahkannya.
Jika Anda membutuhkan balasan, mintalah balasan. Cantumkan tautan langsung ke portal pembayaran, unggahan dokumen, atau alat penjadwalan jika diperlukan tindakan.
✅ Contoh yang bagus: Klik di sini untuk menjadwal ulang janji temu Anda: [Tautan Kalender]
❌ Contoh Buruk: Silakan lihat ketika Anda memiliki kesempatan
5. Akhiri dengan kalimat penutup yang sopan
Akhiri dengan catatan yang sopan dan profesional yang mengundang tanggapan-tetapi hindari permintaan maaf yang tidak perlu. Tetaplah percaya diri dan jelas.
✅ Contoh yang bagus: Tolong beritahu saya jika Anda membutuhkan bantuan
❌ Contoh Buruk: Menunggu balasan Anda
Dan itu dia-kunci Anda untuk membuat email pengingat yang sempurna.
💡 Kiat Pro: Jangan habiskan waktu berjam-jam untuk membuat email pengingat yang sempurna. Dengan ClickUp Brain, cukup masukkan perintah, dan secara instan menghasilkan email yang terstruktur dengan baik, jelas, dan mendorong tindakan yang mencakup semua kebutuhan Anda.
📮Pengetahuan Tambahan: 83% pekerja pengetahuan mengandalkan email dan obrolan untuk komunikasi tim.
Namun, hampir 60% dari hari kerja mereka hilang karena beralih antara alat ini dan mencari informasi. Dengan aplikasi segala hal untuk pekerjaan seperti ClickUp, manajemen proyek, pesan, email, dan chatting Anda semuanya menyatu di satu tempat! Saatnya untuk memusatkan dan memberi energi!
12 Contoh Email Pengingat untuk Berbagai Situasi
Situasi yang berbeda membutuhkan jenis pengingat yang berbeda. Lihat 12 templat email pengingat yang efektif ini, siap untuk diedit, disesuaikan, dan disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda!
1. Email pengingat yang bersahabat untuk rapat mendatang
Ada rapat klien besar minggu depan? Atau rapat bulanan lintas departemen dengan 50 peserta? Email pengingat yang dikirim jauh-jauh hari akan memberikan waktu yang cukup bagi setiap orang untuk mengatur jadwal dan hadir tepat waktu.
Berikut ini adalah templat pengingat lembut yang dapat Anda gunakan:
Pokok bahasan: Rapat tim konten bulanan: Jumat, 15:00 WIBHai [Nama Depan],
Sekadar pengingat bahwa rapat konten bulanan kita dijadwalkan pada [Tanggal] pada [Waktu] ([Zona Waktu]). Kita akan membahas [Agenda Utama], jadi mohon luangkan waktu sejenak untuk meninjau materi yang relevan sebelumnya.
Agar tetap terorganisir, pastikan untuk menandai slot Anda di Kalender Google jika Anda belum melakukannya. Beri tahu saya jika Anda memerlukan sesuatu untuk mempersiapkan pertemuan. Saya menantikannya!
Salam hormat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan]
💡 Tip Profesional: Pertimbangkan untuk mengirimkan pengingat rapat setidaknya 48 jam sebelumnya untuk memberikan waktu bagi peserta untuk mempersiapkan diri.
2. Email pengingat yang sopan untuk faktur jatuh tempo yang akan datang
Bahkan perusahaan yang membayar secara teratur pun bisa melewatkan faktur di tengah-tengah kotak masuk yang membludak dan tugas sehari-hari. Sentilan yang cepat dan sopan akan segera menarik perhatian mereka ke faktur Anda dan mendorong pembayaran tepat waktu.
Berikut ini adalah templat email pengingat pembayaran yang bisa Anda gunakan:
Pengingat pembayaran untuk #Nomor faktur
Hai [Nama Klien],
Email ini merupakan pengingat singkat bahwa pembayaran untuk faktur Anda [Nomor Faktur] sebesar [Jumlah] akan jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Anda dapat menemukan faktur terlampir sebagai referensi.
Jika pembayaran sudah diproses, abaikan pesan ini. Jika tidak, Anda dapat menyelesaikan pembayaran menggunakan salah satu opsi yang tersedia: [Tautan Pembayaran], transfer bank, atau metode lain yang Anda inginkan.
Hubungi saya jika Anda memiliki masalah atau pertanyaan mengenai hal ini.
Salam hormat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan]
💡 Kiat Pro: Kirimkan pengingat pembayaran pertama tiga hingga lima hari sebelum tanggal jatuh tempo untuk memberikan waktu yang cukup bagi klien Anda untuk memproses pembayaran
3. Email pengingat pembayaran yang sudah jatuh tempo
Meskipun sudah diingatkan berulang kali, terkadang faktur masih belum dibayar-bahkan dengan klien terbaik sekalipun. Pada tahap ini, email pengingat harus tegas namun tetap profesional. Tekankan agar mereka segera mengambil tindakan dan menyoroti kemungkinan konsekuensi hukum jika pembayaran tidak diselesaikan.
Berikut ini adalah email pengingat terakhir yang bisa Anda kirimkan:
Pokok Bahasan: Mendesak: Faktur Jatuh Tempo #[Nomor Faktur] - Diperlukan Tindakan Segera
Hai [Nama Depan],
Ini adalah pengingat terakhir mengenai faktur #[Nomor Faktur] untuk [Jumlah], yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Meskipun sudah ada pengingat sebelumnya, kami belum menerima pembayaran.
Sesuai kontrak kami, jika faktur terlambat satu minggu, tindakan hukum dapat dilakukan.
Untuk menghindari denda keterlambatan atau tindakan lebih lanjut, mohon lunasi jumlah terutang sebelum [Tanggal] menggunakan salah satu opsi pembayaran yang tersedia:[Tautan Pembayaran] | Rincian Transfer Bank | Metode Lain yang Diterima
Jika pembayaran sudah diproses, abaikan pesan ini. Hubungi saya, jika Anda memiliki masalah atau pertanyaan mengenai hal yang sama.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Kiat Pro: Kirimkan pengingat pembayaran yang sudah jatuh tempo antara jam 9-11 pagi ketika penerima lebih cenderung memeriksa email mereka. Hindari mengirim email semacam itu di akhir pekan, karena pesan Anda mungkin akan terkubur di kotak masuk mereka.
4. Templat email pengingat acara di menit-menit terakhir
Menyelenggarakan konferensi atau pameran dagang? Pengingat di menit-menit terakhir akan membantu para peserta merencanakan hari mereka, datang tepat waktu, dan mempersiapkan diri untuk sesi utama dan peluang membangun jaringan.
Berikut ini adalah templat email pengingat yang dapat Anda gunakan untuk acara mendatang:
Pengingat Terakhir: [Konferensi SEO Tahunan Dimulai Hari Ini]
Hai [Nama Depan],
Kami sangat senang menyambut Anda di [nama acara] hari ini di [Waktu] ([Zona Waktu])!
Acara dimulai pada [Waktu Mulai], dan kami telah melampirkan jadwal acara agar Anda tidak melewatkan sesi favorit Anda.
Untuk memperlancar kedatangan Anda, [Tautan Check-in] tersedia, dan Anda dapat menemukan peta lokasi [Tautan] untuk petunjuk arah. Jika Anda membawa mobil, berikut ini adalah detail parkir [Link].
Sampai jumpa di sana. Hubungi saya di [rincian kontak] jika Anda mengalami kesulitan untuk datang ke sini.
Salam hormat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan]
💡 Tip Profesional: Permudah peserta Anda dengan menambahkan tautan check-in cepat, peta lokasi, atau detail parkir untuk membantu mereka tiba tanpa kerumitan.
5. Pengingat janji temu untuk pertemuan/acara yang akan datang
Membuat janji temu adalah satu hal, namun memastikan klien hadir adalah hal yang berbeda. Pengingat janji temu (atau beberapa hari sebelum tanggal) membantu mereka merencanakan, menghindari pembatalan di menit-menit terakhir, dan memberi mereka waktu untuk menjadwal ulang jika diperlukan.
Berikut ini adalah email pengingat singkat yang dapat Anda gunakan segera setelah klien mengonfirmasi pertemuan:
Subjek: Dikonfirmasi: Janji Temu Anda pada [Tanggal & Waktu]
Hai [Nama Depan],
Hanya pengingat yang ramah bahwa janji temu [Nama Layanan/Pertemuan] Anda telah dikonfirmasi untuk [Tanggal] pada [Waktu] ([Zona Waktu]).
📍 Lokasi: [Alamat/Tautan Zoom] ⏳ Durasi: [Durasi Rapat]
Jika Anda perlu menjadwalkan ulang, Anda dapat melakukannya 24 jam sebelumnya menggunakan tautan ini: [Tautan Penjadwalan Ulang Kalender Google]. Menantikan pertemuan kita!
Salam hormat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan]
💡 Tip Pro: Tautan penjadwalan ulang memudahkan klien untuk menyesuaikan janji temu mereka alih-alih melewatkannya tanpa pemberitahuan. Gunakan Kalender yang didukung AI ClickUp untuk mengatur pertemuan agar tidak terlewatkan, dan Anda tidak kehilangan waktu yang berharga.
Baca Lebih Lanjut: Cara Menulis Email Konfirmasi: Jenis dan Contoh
6. Email pengingat setelah ketidakhadiran
Ketidakhadiran adalah hal yang biasa terjadi pada bisnis jasa. Tindak lanjut yang sopan membuat percakapan tetap terbuka dan memungkinkan klien untuk menjadwal ulang. Ini juga berfungsi sebagai pengingat yang sopan bahwa klien perlu menghormati janji yang telah dibuat.
Berikut ini adalah email pengingat yang sopan yang dapat Anda gunakan untuk ketidakhadiran pertama kali.
Perihal: Melewatkan rapat? Mari kita jadwalkan ulang
Hai [nama depan]
Saya melihat Anda tidak dapat bergabung dengan [Nama Rapat] hari ini. Saya mengerti bahwa ada hal-hal yang tidak bisa ditinggalkan, jadi saya akan dengan senang hati mencari waktu lain yang sesuai untuk Anda. Anda bisa menjadwal ulang di sini: [Tautan Penjadwalan Ulang].
Sebagai rasa hormat, saya telah membebaskan biaya ketidakhadiran kali ini. Namun, sesuai dengan kebijakan kami, janji temu yang terlewatkan di masa mendatang mungkin akan dikenakan biaya. Beri tahu saya bagaimana Anda ingin melanjutkan.
Salam hormat, [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Nama Perusahaan]
💡 Tip Profesional: Pertimbangkan untuk menerapkan pengingat otomatis sehari dan satu jam sebelum rapat untuk mengurangi ketidakhadiran dalam bisnis Anda.
7. Email pengingat untuk menindaklanjuti proposal
Sudah mengirim proposal namun belum ada kabar? Sangat mudah untuk berasumsi bahwa klien tidak tertarik, namun mungkin saja tidak demikian. Email tindak lanjut yang cepat akan mengingatkan mereka tentang penawaran Anda dan mengembalikannya ke perhatian mereka tanpa mengganggu.
Berikut ini adalah templat email pengingat yang bisa Anda gunakan:
Pokok Bahasan: Tindak Lanjut: Proposal untuk [Nama Proyek/Layanan]
Hai [Nama Depan],
Hanya mengecek apakah Anda sempat meninjau proposal yang saya kirimkan pada [Tanggal] mengenai [Nama Proyek/Layanan].
Jika Anda masih mempertimbangkan, saya akan dengan senang hati menelepon Anda untuk mendiskusikan penyesuaian apa pun yang lebih cocok untuk Anda. Jangan ragu untuk membalas di sini atau hubungi saya kapan saja jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut.
Kami tunggu pendapat Anda.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Tip Pro: Pesan pengingat yang terlalu sering dapat terkesan memaksa. Atur waktu tindak lanjut Anda secara strategis-kirimkan yang pertama 3-5 hari setelah proposal, lalu tindak lanjuti seminggu kemudian jika tidak ada tanggapan. Tetaplah bersikap sopan dan profesional.
8. Email pengingat untuk memperbarui langganan
Pengingat pembaruan langganan memberi tahu pelanggan bahwa akses mereka akan segera berakhir dan memberi mereka cara mudah untuk memperbarui. Email semacam ini biasanya berguna untuk perusahaan SaaS yang menjual layanan mereka dengan langganan bulanan dan tahunan.
Berikut ini adalah email pengingat singkat yang dapat Anda ikuti:
Subjek: Perpanjang Sekarang: [Nama Perusahaan] Langganan berakhir dalam [XX] Hari
Hai [Nama Depan],
Sekadar pengingat bahwa langganan Anda untuk [Nama Perusahaan] akan berakhir pada [Tanggal Berakhir]. Untuk menghindari gangguan layanan, Anda dapat memperbarui langganan Anda sekarang dengan mengeklik di sini [Tautan Perpanjangan].
Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan. Kami menantikan untuk melayani Anda dengan layanan kami yang luar biasa.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Kiat Pro: Tawarkan diskon waktu terbatas atau penawaran perpanjangan eksklusif untuk meningkatkan perpanjangan dan mempertahankan lebih banyak pelanggan.
Baca Lebih Lanjut: Templat Kampanye Tetes Terbaik untuk Pemasaran Email yang Efektif
9. Email pengingat untuk menyelesaikan survei pelanggan
Umpan balik pelanggan sangat berharga, namun mendapatkan tanggapan tidak selalu mudah. Pesan pengingat bertindak sebagai tindak lanjut yang sopan, dengan lembut mendorong pelanggan untuk berbagi pemikiran mereka tanpa merasa tertekan.
Subject: Kami sangat mengharapkan tanggapan Anda - Hanya Butuh Satu Menit
Hai [Nama Depan],
Kami harap Anda menikmati [nama produk] kami. Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat membagikan pemikiran dan pengalaman Anda kepada kami. Umpan balik Anda membantu kami meningkatkan dan terus menyediakan produk yang Anda sukai.
Ikuti survei singkat di sini: [Tautan Survei]
Kami berjanji ini hanya membutuhkan waktu satu menit.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Tip Profesional: Buatlah survei yang responsif terhadap perangkat seluler dan buatlah survei yang singkat dan lugas untuk meningkatkan respons. Diskon atau insentif kecil akan mendorong lebih banyak pelanggan untuk berpartisipasi.
10. Email pengingat untuk tenggat waktu yang terlewat
Mengelola tim yang besar bisa menjadi tantangan, terutama saat melacak tenggat waktu. Penundaan dapat terjadi karena berbagai alasan, namun pengingat yang jelas dan tegas dapat memfokuskan kembali perhatian dan memastikan tugas diprioritaskan.
Berikut adalah contoh email pengingat yang dapat Anda gunakan dalam situasi seperti itu:
Pokok Bahasan: Dibutuhkan Tindakan: Tenggat Waktu yang terlewat untuk [Tugas/Proyek]
Hai [Nama Depan],
Saya menindaklanjuti tenggat waktu untuk [Nama Tugas/Proyek] yang jatuh tempo pada [Tanggal]. Kami memahami bahwa mungkin ada alasan yang valid untuk penundaan tersebut, namun kami membutuhkan informasi terbaru tentang statusnya.
Proyek ini sangat penting, dan tetap sesuai jadwal sangat penting untuk menjaga agar semuanya berjalan dengan lancar. Jika memungkinkan, kami ingin menyelesaikannya sebelum [Tenggat Waktu Baru] untuk menghindari kemunduran lebih lanjut.
Beri tahu kami jika Anda menghadapi kendala atau membutuhkan dukungan untuk memajukan proses. Kami tunggu kabar terbaru dari Anda.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Tip Pro: Saat menindaklanjuti tenggat waktu yang terlewat, berikan tenggat waktu baru yang realistis alih-alih membiarkannya terbuka. Hal ini membantu mencegah penundaan lebih lanjut dan membuat prioritas tugas menjadi lebih mudah bagi penerima.
Baca Lebih Lanjut: Email vs Obrolan di Tempat Kerja: Mana yang Terbaik untuk Tim Anda?
11. Email pengingat untuk mengirimkan dokumen yang tertunda
Baik untuk kepatuhan, orientasi, atau memproses permintaan, dokumen yang hilang dapat memperlambat proses. Tindak lanjut yang jelas dan sopan dapat memastikan penerima memprioritaskan permintaan Anda dan mengambil tindakan dengan cepat.
Berikut ini adalah email pengingat lembut yang sempurna yang dapat Anda kirimkan dalam situasi seperti itu:
Pokok Bahasan: Diperlukan Tindakan: Pengiriman Dokumen Tertunda untuk [Tujuan]
Hai [Nama Depan],
Sekadar pengingat bahwa kami masih menunggu [Nama Dokumen] dari Anda. Batas waktu penyerahannya adalah [Tanggal Jatuh Tempo], dan kami membutuhkannya untuk memproses dokumen kontrak kami.
Silakan abaikan email ini, jika Anda sudah mengirimkannya. Namun, jika Anda belum mengirimkan dokumen, silakan unggah dokumen tersebut menggunakan tautan ini di sini: [Tautan Unggah].
Jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada pertanyaan atau masalah yang bisa saya bantu.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Tip Pro: Atur email otomatis untuk menindaklanjuti jika dokumen tidak diterima dalam 24 jam ke depan.
12. Email pengingat untuk tindakan cepat
Ketika sebuah proyek terhenti karena Anda menunggu masukan dari anggota tim, pengingat yang sopan namun tegas akan membantu menjaga agar proyek tetap berjalan.
Inilah cara Anda melakukannya:
Subjek: Menunggu Masukan Anda untuk [Nama Proyek]
Hai [Nama Depan],
Sekadar pengingat-saya masih menunggu masukan Anda untuk [tugas spesifik] di [Nama Proyek]. Keahlian Anda sangat penting untuk menjaga agar segala sesuatunya tetap berjalan dan sesuai jadwal.
Beri tahu saya jika Anda membutuhkan dukungan atau jika ada tantangan yang menyebabkan penundaan. Jika memungkinkan, akan lebih baik jika kami menerima pembaruan Anda sebelum [Tenggat Waktu Baru] agar kami dapat melanjutkannya.
Kami tunggu pendapat Anda.
Yang Terhormat, [Nama Anda][Posisi Anda][Nama Perusahaan]
💡 Tip Profesional: Jaga nada Anda tetap sopan dan menghargai-pengingat yang lembut menunjukkan rasa hormat terhadap waktu mereka dan membuat mereka lebih mungkin merespons secara positif.
Terlepas dari contoh-contoh ini, menulis email pengingat bukanlah tugas yang paling menyenangkan. Terutama ketika Anda perlu mengirim ratusan email setiap hari.
Mengotomatiskan email melalui alat produktivitas email adalah satu-satunya cara untuk menghemat waktu sambil mempertahankan nada yang sopan dan profesional.
Bagaimana ClickUp Dapat Menyederhanakan Pengingat Email
Kotak masuk Anda bukanlah daftar tugas, namun memang terasa seperti itu. Email tindak lanjut masih dalam bentuk draf, tenggat waktu klien semakin dekat, dan faktur yang sudah jatuh tempo menyebabkan penundaan. Mempertahankan itu semua tidak realistis.
Anda membutuhkan alat yang mengotomatiskan dan mengatur alur kerja email Anda. Masukkan ClickUp, aplikasi segalanya untuk bekerja, yang menawarkan sistem terstruktur untuk mengubah email yang tersebar menjadi tugas yang dapat dilacak, menghilangkan kekacauan tindak lanjut manual dan tenggat waktu yang terlewat. Dengan ClickUp, Anda bisa mengubah daftar tugas Anda menjadi daftar 'ta-da'! Mari kita lihat bagaimana caranya.
Alat Manajemen Proyek Email ClickUp
Dan inti dari platform ini adalah Alat Manajemen Proyek Email ClickUp. Alih-alih memperlakukan email sebagai sesuatu yang terpisah dari alur kerja Anda, alat ini mengintegrasikannya secara langsung ke dalam tugas dan proyek Anda.
Baik itu tindak lanjut dari klien, pembaruan proyek, atau permintaan persetujuan, semuanya tetap terhubung di satu tempat, tanpa membanjiri kotak masuk.
Sekarang, integrasikan email Anda dengan ClickUp dan ikuti langkah-langkah berikut untuk mengotomatiskan alur kerja email Anda:
Buat repositori email pengingat dengan ClickUp Brain
Menulis email pengingat dari awal setiap saat adalah hal yang membosankan dan tidak efisien. ClickUp Brain menghilangkan proses pembuatan email dengan membuat email profesional secara instan untuk situasi apa pun.
Inilah cara kerjanya:
buat email secara instan: Di bagian Komentar pada tugas apa pun, cukup masukkan perintah garis miring "/Tulis email " untuk membuka Brain. Anda dapat membuat email baru atau membalas email yang sudah ada-tanpa harus meninggalkan alur kerja Anda
simpan dan gunakan kembali templat email: Simpan email yang sering digunakan di ClickUp Documents untuk membuat repositori templat pengingat email yang terstruktur
Templat Email Tindak Lanjut ClickUp
Lebih baik lagi, hemat waktu dengan menggunakan templat Email Tindak Lanjut ClickUp dengan 10+ contoh umum yang dapat digunakan di seluruh industri.
Singkatnya,
- Pusatkan semua templat email tindak lanjut: Buatlah tanggapan terstruktur untuk berbagai skenario-pengingat pembayaran, rapat, atau penjangkauan klien
- Lacak tindak lanjut dengan mudah: Ketahui dengan pasti kapan dan dengan siapa harus menindaklanjuti, sehingga tidak ada peluang yang terlewatkan
- Atur pengingat untuk tanggapan yang tepat waktu: Jangan pernah kehilangan jejak balasan yang tertunda atau pesan yang sudah lewat waktu
- Buat proyek untuk setiap sasaran email tindak lanjut: Menyusun dan mengatur tugas tindak lanjut berdasarkan kebutuhan bisnis yang berbeda
Daripada menulis ulang email yang sama berulang kali, cukup ambil templat email yang relevan, ubah detailnya, dan kirimkan.
Mengatur dan menyesuaikan otomatisasi untuk merampingkan alur kerja email
ClickUp Automations memungkinkan Anda untuk mengatur bidang, pemicu, dan tindakan khusus sehingga Anda tidak perlu melacak dan mengirim tindak lanjut secara manual. Apa pun yang ada di piring Anda, otomatisasi membuat email Anda tetap terkirim tepat waktu dengan mudah.
Berikut ini cara mengatur otomatisasi email:
- Arahkan ke lokasi yang diinginkan: Buka Spasi, Folder, atau Daftar tempat Anda ingin otomatisasi diterapkan
- Akses 'Otomatisasi': Di sudut kanan atas, klik 'Manajer Otomasi'
- Jelajahi 'Otomatisasi Email': Klik 'Jelajahi' di bagian atas, lalu pilih 'Email' dari bilah sisi kiri
- Pilih atau buat otomatisasi: Pilih otomatisasi email yang sudah ada atau buat otomatisasi khusus dengan mengatur pemicu dan tindakan
- Konfigurasi detail email: Pilih akun email yang akan dikirim dan sesuaikan subjek dan isi email. Anda dapat memasukkan bidang dinamis seperti nama tugas, tanggal jatuh tempo, atau penerima untuk mempersonalisasi setiap email
- Simpan dan aktifkan: Setelah dikonfigurasi, simpan otomatisasi. Sekarang otomatisasi akan berjalan secara otomatis berdasarkan pemicu yang telah ditentukan
Templat Otomatisasi Email ClickUp
Templat Otomatisasi Email ClickUp membuat otomatisasi menjadi lebih mudah karena Anda dapat mengintegrasikannya dengan mudah ke dalam ruang kerja ClickUp. Templat ini mencakup pemicu, tindakan, dan daftar periksa yang telah dibuat sebelumnya untuk tindak lanjut dan pengingat yang mulus.
Berikut ini adalah cara untuk membantunya:
- Buat tugas untuk email otomatis: Mengatur dan mengelola email tindak lanjut dengan mengubahnya menjadi Tugas ClickUp yang dapat ditindaklanjuti
- Tetapkan aturan untuk pemicu email: Tentukan kapan email harus dikirim berdasarkan status tugas, tanggal jatuh tempo, atau kondisi khusus
- Berkolaborasi dalam konten email: Bekerja sama dengan tim Anda untuk membuat konsep, menyempurnakan, dan mempersonalisasi email otomatis sebelum dikirim
- Memantau dan melacak kinerja: Tetap update tentang email yang terkirim, tindak lanjut, dan tanggapan untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar
Baca Lebih Lanjut: Cara Membuat Template Email di Outlook
Melacak dan mengoptimalkan kinerja email
Setelah Anda mengotomatiskan alur kerja email Anda, lacak efisiensinya untuk memastikan bahwa email tersebut memberikan hasil. Gunakan Dasbor ClickUp untuk memantau tindak lanjut, menganalisis keterlibatan, dan menyempurnakan aturan otomatisasi. Jika tanggapan rendah, pertimbangkan untuk menyesuaikan waktu, baris subjek, atau konten email untuk dampak yang lebih baik.
Praktik Terbaik untuk Email Pengingat
Sebelum kita menutup blog ini, berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk memastikan email pengingat Anda mendorong keterlibatan maksimum:
- Personalisasi dengan AI: Lebih dari sekadar mempersonalisasi nama penerima. Gunakan AI untuk menulis email pengingat berdasarkan perilaku, preferensi, dan riwayat keterlibatan di masa lalu ✅
- Hindari pemicu spam: Kata-kata seperti Mendesak, Penawaran dalam waktu terbatas, dan tanda yang berlebihan seperti !, $, atau emoji dapat menandai email Anda sebagai spam ✅
- Gunakan utas email untuk menjaga konteks: Daripada mengirim email baru setiap kali, balaslah di dalam utas yang sama agar interaksi sebelumnya tetap terlihat ✅
- Buatlah email Anda dapat dibaca dengan cepat: Bagi email menjadi beberapa poin dan gunakan teks tebal jika perlu ✅
- Atur waktu dengan tepat: Kirimkan pengingat pada waktu yang optimal, seperti 24 jam sebelum acara atau beberapa hari sebelum tenggat waktu ✅
Otomatiskan email pengingat bisnis dengan ClickUp
Email pengingat yang tepat akan membuat penerima bertindak.
Meskipun mengirim pengingat mungkin terasa seperti pekerjaan yang tidak pernah selesai, namun sebenarnya tidak perlu demikian.
Dengan ClickUp, Anda bisa mengotomatiskan seluruh proses-mengintegrasikan email Anda, mengatur pemicu untuk berbagai skenario, dan membiarkan AI membuat pengingat yang jelas dan profesional dalam hitungan detik.
Tidak ada lagi tindak lanjut secara manual. Tidak ada lagi peluang yang terlewatkan. Hanya otomatisasi mudah yang menjaga semuanya tetap pada jalurnya.