Apakah Anda penggemar kode warna yang teliti atau Anda suka dengan kekacauan dan kekacauan-kotak masuk yang berantakan bisa membuat orang stres karena kedua hal tersebut.
Dengan penggunaan email yang terus meningkat di seluruh dunia - lebih dari 333 miliar email dikirim dan diterima secara global pada tahun 2023, dan diperkirakan akan lebih banyak lagi di tahun-tahun mendatang-sangat penting untuk menjaga agar kotak masuk tetap rapi.
Baik Anda pengguna Gmail, Outlook, atau Front, ada beberapa cara efektif untuk menyortir email Anda.
Kami di sini untuk memandu Anda melalui cara-cara yang telah dicoba dan diuji strategi manajemen email sehingga Anda bisa merampingkan kotak masuk dan menyederhanakan hari kerja Anda.
Siap untuk mengendalikan email Anda? Mari pelajari cara mengatur email dengan cerdas!
Pentingnya Mengatur Email untuk Efisiensi
Di dunia digital yang selalu terhubung, mengelola kotak masuk email bukan hanya sebuah tugas, tetapi juga merupakan keterampilan penting yang memengaruhi kehidupan pribadi dan profesional. Sistem email yang terorganisir dapat meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan.
Mengapa pengaturan email itu penting
Email yang terorganisir membantu Anda berkomunikasi dengan lebih efektif. Baik saat Anda berhubungan dengan kolega, mengelola proyek, atau tetap terhubung dengan keluarga dan teman, kotak masuk yang rapi berarti Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan tanpa kesulitan. Ini semua tentang menghemat waktu dan mengurangi stres. Ini membantu Anda:
- Mengelola waktu dengan lebih baik: Mengatur email dapat secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari pesan tertentu, sehingga Anda memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas lain
- Meningkatkan komunikasi: Email yang diurutkan berarti balasan yang lebih cepat dan lebih sedikit pesan yang terlewat, sehingga meningkatkan komunikasi secara keseluruhan dengan rekan kerja dan klien
- Mengurangi stres: Kotak masuk yang bersih dapat mengurangi kecemasan dan stres dengan menghilangkan kekacauan yang sering kali membanjiri akun email pribadi dan email yang berhubungan dengan pekerjaan
- Meningkatkan produktivitas: Dengan pendekatan yang sistematis pada email Anda, Anda dapat meningkatkan produktivitas harian Anda dengan memiliki prioritas yang jelas dan alur kerja yang efisien
Dampak pada produktivitas
Sistem email yang tertata dengan baik akan menyederhanakan alur kerja Anda. Sistem ini membantu Anda memprioritaskan tugas dan merespons dengan cepat pesan-pesan yang paling penting. Bayangkan jika Anda tidak perlu memilah-milah tumpukan email untuk menemukan satu kontrak atau tugas penting. Dengan segala sesuatunya tersusun rapi, aktivitas sehari-hari Anda menjadi lebih mudah dikelola. Mengetahui cara mengatur email bisa:
- Mempercepat waktu respons Anda: Sistem email yang terorganisir memastikan Anda dapat segera menanggapi email penting, yang membantu mencerminkan profesionalisme dan efisiensi
- Membantu dalam penentuan prioritas: Dengan email yang diurutkan berdasarkan urgensi atau proyek, Anda akan lebih mudah menangani tugas dalam urutan yang masuk akal tanpa teralihkan
- Mengurangi gangguan: Meminimalkan kekacauan di kotak masuk Anda membantu menjaga fokus Anda tetap tajam dan pekerjaan Anda tidak terganggu
- Mengaktifkan efisiensi jangka panjang: Dengan menjaga pesan email Anda tetap teratur, Anda dapat meningkatkan produktivitas dengan cara yang berkelanjutan di luar keuntungan yang diperoleh secara langsung
Bagaimana Cara Mengatur Email: Kiat Untuk Kotak Masuk yang Diurutkan
Menjaga kotak masuk email Anda tetap teratur sangat penting untuk mengelola alur kerja Anda dan tetap berada di atas tanggung jawab Anda. Berikut ini sepuluh tips efektif untuk membantu Anda menjaga kotak masuk yang bersih dan efisien:
1. Memanfaatkan folder dan label
Mengatur email Anda ke dalam folder dan label yang berbeda membantu menjaga kotak masuk tetap rapi dengan mengkategorikan pesan email menurut tujuan atau prioritasnya. Hal ini membantu dalam pencarian yang lebih cepat dan pengelolaan komunikasi yang efisien.
Bagaimana cara melakukannya
- Buat folder dan kategori: Mulailah dengan mendefinisikan kategori umum seperti pekerjaan, pribadi, mendesak, dll., dan buatlah folder khusus untuk setiap kategori
- Kode warna untuk prioritas: Gunakan kode warna untuk label untuk mengidentifikasi prioritas atau jenis email dengan cepat. Misalnya, Anda dapat memberi label kuning pada semua email promosi
2. Gunakan filter dan aturan email untuk penyortiran otomatis
Sebagian besar penyedia email memungkinkan Anda untuk membuat aturan dan filter yang secara otomatis menyortir, menandai, mengarsipkan, atau menghapus email. Hal ini didasarkan pada kriteria tertentu seperti pengirim, kata kunci dalam baris subjek, atau frasa tertentu dalam pesan email.
Menyiapkan aturan-aturan ini dapat secara drastis mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menyortir email secara manual setiap hari dan membantu Anda memprioritaskan hal-hal yang relevan daripada pesan rutin atau spam.
Bagaimana cara melakukannya
- Tentukan aturan berdasarkan pengirim: Secara otomatis memindahkan email dari pengirim tertentu ke dalam folder yang sesuai, sehingga memastikan bahwa komunikasi yang penting dapat dengan mudah diakses. Misalnya, jika Anda bekerja dengan beberapa klien, Anda dapat membuat satu folder untuk masing-masing klien
- Gunakan kata kunci dalam subjek: Atur filter untuk mengurutkan dan menandai email dan bahkan pesan yang akan datang yang mengandung kata kunci tertentu dalam baris subjek ke dalam folder yang sesuai. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk secara otomatis mengirim semua komunikasi email dengan kata 'tagihan' di baris subjek ke folder khusus yang dibuat untuk tagihan dan tanda terima
3. Berhenti berlangganan dari buletin yang tidak perlu*
Mempertahankan kotak masuk yang ramping berarti secara teratur menekan tombol berhenti berlangganan pada milis yang tidak Anda minati, sehingga mengurangi kekacauan.
Bagaimana cara melakukannya
- Lakukan audit secara teratur: Jadwalkan tinjauan bulanan atas langganan Anda untuk memutuskan mana yang masih berharga
- Gunakan alat untuk berhenti berlangganan: Mempekerjakanalat manajemen kotak masuk atau layanan yang dapat membantu mengelola dan berhenti berlangganan secara massal dari email yang tidak diinginkan secara efisien
- Sesuaikan pengaturan langganan: Jika beberapa buletin berguna tetapi terlalu sering, cari opsi untuk mengurangi frekuensi email alih-alih berhenti berlangganan sepenuhnya
4. Memanfaatkan aturan dua menit*
Aturan dua menit Aturan Dua Menit adalah taktik yang ampuh untuk pengaturan email. Aturan ini menyarankan untuk segera menangani email yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk ditanggapi.
Pendekatan ini membantu mencegah penumpukan tugas-tugas kecil yang dapat dikelola, yang dapat mengacaukan kotak masuk dan daftar tugas Anda. Dengan merespons dengan cepat, Anda menjaga kotak masuk tetap bersih dan tetap teratur.
Bagaimana cara melakukannya
- Bertindak segera: Jika sebuah email membutuhkan tanggapan segera atau balasan cepat yang dapat diselesaikan dalam waktu dua menit atau kurang, segera tangani
- Evaluasi dengan cepat: Kembangkan keterampilan untuk menilai dengan cepat apakah sebuah email dapat dijawab dengan cepat atau membutuhkan lebih banyak waktu
5. Tetapkan waktu tertentu untuk memeriksa email*
Untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi gangguan konstan dari email yang masuk, tentukan waktu-waktu tertentu dalam sehari untuk memeriksa dan merespons email. Waktu yang umum termasuk awal hari kerja, setelah makan siang, dan sebelum akhir hari.
Praktik ini membantu dalam mengelompokkan fokus: ketika tiba waktunya untuk bekerja, Anda bekerja tanpa gangguan email, dan ketika tiba waktunya untuk menangani email, Anda melakukannya secara efisien dan terfokus.
Bagaimana cara melakukannya
- Tentukan waktu: Pilih waktu tertentu untuk pengelolaan email, seperti pagi, tengah hari, dan sore hari
- Nonaktifkan notifikasi: Nonaktifkan notifikasi email waktu nyata untuk meminimalkan gangguan di luar waktu yang Anda tentukan
- Beri tahu tim Anda: Beri tahu kolega Anda tentang jadwal email Anda untuk mengelola ekspektasi mereka terkait waktu respons Anda
6. Menggabungkan beberapa akun ke dalam satu kotak masuk
Mengelola beberapa akun email secara terpisah bisa jadi merepotkan. Mendorong email dari beberapa akun ke dalam satu kotak masuk dapat menyederhanakan hidup Anda dan memastikan tidak ada pesan yang terlewatkan, terlepas dari akun mana pesan itu masuk.
Bagaimana cara melakukannya:
- Atur penerusan: Aktifkan penerusan otomatis ke akun email utama Anda di setiap akun sekunder. Dengan cara ini, semua pesan yang masuk akan dikumpulkan dalam satu kotak masuk
- Menggunakan alat agregasi akun: Beberapa klien email, seperti Outlook atau Thunderbird, menawarkan fitur yang memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa akun email dan melihatnya dalam satu kotak masuk terpadu
7. Mengarsipkan email lama Anda*
Daripada membiarkan pesan lama tetap berada di kotak masuk utama Anda, arsipkan saja. Hal ini akan membuat pesan-pesan tersebut tidak dapat dilihat langsung oleh Anda, namun tetap dapat diakses jika Anda ingin mengambilnya nanti.
Sebagian besar sistem email menyediakan opsi pengarsipan langsung, yang membantu mengurangi kekacauan sambil menyimpan catatan komunikasi masa lalu.
Bagaimana cara melakukannya
- Pengarsipan reguler: Atur pengingat atau jadwalkan sesi reguler (misalnya, setiap akhir minggu) untuk memeriksa kotak masuk dan mengarsipkan semua yang sudah tidak aktif
- Akses cepat: Gunakan pintasan atau tombol bilah alat yang ditawarkan oleh banyak klien email untuk pengarsipan sekali klik
8. Memanfaatkan fungsi pencarian*
Biasakan diri Anda dengan alat pencarian yang tersedia-seperti mencari berdasarkan tanggal, pengirim, kata kunci, atau bahkan lampiran tertentu. Pengetahuan ini memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat tanpa memilah-milah folder atau tag secara manual, menghemat waktu dan mengurangi rasa frustrasi.
Meningkatkan kemampuan pencarian Anda memastikan bahwa tidak peduli berapa banyak email yang Anda miliki, Anda selalu dapat menemukan email tertentu yang Anda butuhkan dengan cepat.
Bagaimana cara melakukannya
- Pelajari pintasan: Banyak klien email memiliki pintasan untuk fungsi pencarian mereka, yang dapat mempercepat alur kerja Anda. Sebagai contoh, Anda bisa menggunakan 'larger:10M' untuk menemukan email yang berukuran lebih besar dari 10MB, yang sangat membantu ketika Anda perlu mengosongkan ruang atau mencari file besar yang dikirim melalui email. Demikian pula dengan operator 'sebelum: YYYY/MM/DD setelah: YYYY/MM/DD' untuk menemukan semua email yang diterima pada tahun tertentu
- Membuat pencarian tersimpan: Beberapa platform memungkinkan Anda menyimpan kriteria pencarian yang sering digunakan. Misalnya, jika Anda sering perlu merujuk ke semua email yang terkait dengan proyek tertentu, Anda dapat membuat pencarian tersimpan dengan kata kunci yang relevan seperti "Pembaruan Proyek X." Dengan cara ini, alih-alih mengetikkan istilah pencarian yang sama berulang kali, Anda dapat mengakses pencarian tersimpan ini dengan sekali klik
9. Jaga agar kotak masuk Anda tetap nol Kotak masuk nol adalah pendekatan produktivitas yang bertujuan untuk menjaga kotak masuk email Anda tetap kosong-atau hampir kosong-setiap saat. Metode ini bukan hanya tentang tidak adanya kekacauan; metode ini adalah tentang meminimalkan beban mental yang dapat ditimbulkan oleh kotak masuk yang penuh. Metode ini melibatkan pengelolaan email Anda secara proaktif dengan menangani setiap pesan yang masuk dengan cepat.
Entah itu berarti membalas, mendelegasikan ke orang lain, mengarsipkan untuk referensi di kemudian hari, atau langsung menghapusnya, tujuannya adalah untuk mencegah email menumpuk. Praktik ini membantu Anda menjaga kotak masuk yang jelas dan terfokus, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas Anda tanpa gangguan yang tidak perlu.
Bagaimana cara melakukannya
- Segera tindak lanjuti email: Kembangkan rutinitas untuk menindaklanjuti setiap email saat pertama kali Anda membacanya
- Gunakan alat bantu: Gunakan alat bantu seperti fitur tunda dan pengingat untuk mengelola email yang tidak dapat segera diselesaikan
10. Tinjau dan bersihkan kotak masuk Anda secara teratur
Tetapkan janji berulang dengan diri Anda sendiri untuk memeriksa kotak masuk Anda secara teratur dan membersihkan konten yang tidak perlu. Hal ini mungkin termasuk menghapus email yang tidak lagi diperlukan, meninjau aturan penyaringan Anda untuk memastikan aturan tersebut masih efektif, dan memperbarui sistem folder Anda.
Bagaimana cara melakukannya
- Jadwalkan sesi pembersihan: Alokasikan waktu di kalender Anda untuk pemeliharaan kotak masuk agar menjadi kebiasaan yang konsisten
- Periksa dan sesuaikan filter: Periksa dan sesuaikan aturan penyortiran email dan filter Anda secara teratur untuk mengikuti jenis email baru atau perubahan prioritas
Mengatur Email Dengan Alat Manajemen Email Seperti ClickUp Perangkat lunak manajemen email sangat diperlukan dalam menyederhanakan proses komunikasi dalam domain pribadi dan profesional. Alat-alat ini dirancang untuk mengelola email dalam jumlah besar secara efektif, membantu pengguna memfilter, menyortir, dan merespons pesan dengan lebih efisien.
Perangkat lunak ini memastikan bahwa pesan-pesan penting tidak pernah terlewatkan dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, seperti menyortir email yang masuk ke dalam folder yang sesuai atau menandainya berdasarkan konten. Kemampuan ini meningkatkan produktivitas dan meminimalkan stres yang terkait dengan pengelolaan kotak masuk yang berantakan.
ClickUp muncul sebagai solusi komprehensif untuk mengatur email secara efektif melalui kemampuan manajemen email yang kuat di dalam platformnya. Berikut adalah bagaimana ClickUp mengubah manajemen email:
1. Manajemen Proyek Email ClickUp
kirim dan terima email tanpa meninggalkan ClickUp_ Manajemen Proyek Email ClickUp mengubah manajemen email dengan memusatkan komunikasi dan tugas-tugas Anda dalam satu platform. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima email, mengotomatiskan tanggapan, dan melampirkan email ke tugas-tugas tanpa meninggalkan aplikasi. Dengan ClickUp, Anda dapat:
- Menetapkan dan menandai email sebagai tugas secara otomatis untuk memastikan setiap percakapan, pesan, dan permintaan pelanggan dapat dilacak dan dikelola
buat otomatisasi khusus di ClickUp untuk menetapkan tugas dan tag langsung dari email yang Anda butuhkan_
- Kirim dan terima email keluar dan masuk secara langsung di ClickUp
- Atur kotak masuk Anda menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti yang muncul di daftar tugas, merampingkan komunikasi dan memastikan tidak ada yang terlewatkan
- Buat tugas dari email, kirim tanggapan otomatis, dan manfaatkan tanggapan kalengan untuk pertanyaan yang sering diajukan untuk komunikasi yang lebih cepat denganOtomatisasi ClickUp
buat templat email dan tanggapan kaleng untuk menghemat waktu dengan ClickUp_
- Mengotomatiskan alur kerja email dan pembuatan tugas berdasarkan pemicu di dalam platform
- Membalas notifikasi dari kotak masuk Anda untuk menjaga fokus dan mengurangi pengalihan konteks
2. Templat Pemasaran Email ClickUp
Templat Pemasaran Email ClickUp
Templat Pemasaran Email ClickUp adalah solusi siap pakai yang menyederhanakan proses pengelolaan kampanye email. Templat ini dirancang untuk membantu para profesional pemasaran secara efisien mengoordinasikan aktivitas tim, menjadwalkan pesan, dan melacak keberhasilan kampanye email secara langsung di dalam ClickUp. Ini adalah alat yang ideal untuk pemula dan menawarkan fitur yang dapat disesuaikan sepenuhnya untuk menyesuaikan upaya pemasaran Anda secara tepat.
- Rencanakan dan jadwalkan kampanye email dengan mudah menggunakan status yang telah ditentukan dan bidang khusus
- Mengotomatiskan tugas email berdasarkan perilaku pengguna dan pemicu kampanye
- Kirim email yang ditargetkan dengan lancar untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan
- Lacak keberhasilan setiap kampanye dengan analitik terperinci dan tampilan khusus
- Mengatur dan mengelola kampanye email menggunakan kalender konten yang komprehensif
3. ClickUp Otak ClickUp Brain adalah rangkaian aplikasi bertenaga AI
alat bantu penulisan email yang dirancang untuk dengan mudah diintegrasikan dengan tugas harian Anda dan meningkatkan efisiensi penulisan.
Sebagai jaringan saraf pertama di dunia yang mengintegrasikan tugas, dokumen, orang, dan semua kecerdasan perusahaan Anda, ClickUp Brain merevolusi cara Anda menangani komunikasi email.
Alat canggih ini menyederhanakan proses manajemen tugas email dan meningkatkan proses penulisan Anda. Menggunakan AI di email menjadikannya lebih cepat dan lebih intuitif untuk menyusun email yang jelas, profesional, dan efektif. Dengan ClickUp Brain, Anda siap untuk:
- Mendapatkan jawaban instan untuk pertanyaan tentang tugas, dokumen, dan personel tanpa pencarian manual dengan AI Knowledge Manager
- Mengelola dan mengotomatisasi tugas proyek, memberikan pembaruan dan stand-up dengan Manajer Proyek AI ClickUp
- Sesuaikan pembuatan konten dengan gaya Anda dengan AI Writer ClickUp, yang dapat membantu Anda dalam segala hal, mulai dari balasan cepat hingga persiapan dokumen yang mendetail
tulis lebih cepat dan sempurnakan tanggapan email Anda dengan ClickUp_
4. Integrasi ClickUp Integrasi ClickUp
Dipercaya oleh lebih dari 2 juta tim, ClickUp juga menyediakan integrasi yang komprehensif dengan Outlook dan Gmail sehingga Anda dapat menarik semua email Anda ke dalam satu kotak masuk.
integrasikan akun Gmail dan Outlook Anda secara mulus dengan ClickUp_
Berikut ini semua yang bisa Anda lakukan dengan integrasi ini:
I. Integrasi Gmail dengan ClickUp
Integrasi ini membawa kekuatan dari ClickUp manajemen proyek email ke dalam kotak masuk Gmail Anda. Hal ini memungkinkan pengguna Gmail untuk mengelola tugas dan email pada platform terpadu. Ini membantu merampingkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas dengan menyimpan semua komunikasi dan tugas yang diperlukan di satu tempat.
Dengan Integrasi Gmail dari ClickUp anda bisa:
- Mengubah email menjadi tugas ClickUp langsung dari Gmail
- Memperbarui status dan prioritas tugas tanpa meninggalkan email Anda
- Membagikan konten email dengan anggota tim sebagai komentar tugas
- Menjadwalkan dan mendelegasikan tugas langsung dari interaksi Gmail
II. Integrasi Outlook dengan ClickUp
Dengan mengintegrasikan ClickUp dengan Outlook, pengguna dapat mengelola alur kerja dan email mereka dengan lebih efisien. Integrasi ini memastikan bahwa semua korespondensi yang berhubungan dengan proyek secara otomatis disinkronkan dengan tugas-tugas Anda, sehingga lebih mudah untuk melacak kemajuan dan berkolaborasi.
Dengan Integrasi Outlook dari ClickUp anda bisa:
- Menyinkronkan email Outlook ke tugas ClickUp untuk pelacakan dan pengaturan yang lebih baik
- Menggunakan Outlook untuk mengatur pengingat untuk tugas ClickUp
- Mengatur komunikasi proyek dengan menautkan email ke tugas di ClickUp
- Mengotomatiskan pembuatan tugas dari email yang diterima untuk merampingkan alur kerja
Kelola Email Anda Secara Efektif Dengan ClickUp
Dengan volume email yang sangat banyak yang dihadapi sebagian besar profesional setiap hari, mengetahui cara mengatur email adalah keterampilan yang sangat penting. Hal ini dapat secara dramatis meningkatkan kemampuan Anda untuk memprioritaskan tugas, merespons lebih cepat, dan merampingkan alur kerja Anda. Meskipun ada banyak strategi untuk meningkatkan manajemen email secara manual, memanfaatkan teknologi dan alat produktivitas email dapat menyederhanakan proses secara signifikan.
ClickUp menonjol sebagai solusi yang tangguh dalam hal ini. Berintegrasi secara mulus dengan layanan email populer melalui integrasi Gmail dan Outlook. Ini mengubah manajemen kotak masuk Anda dengan otomatisasi email yang ditingkatkan, pelacakan tugas, dan kemampuan manajemen proyek.
Jadi, mengapa harus menggunakan banyak alat ketika ClickUp bisa melakukan semuanya?
Bergabunglah dan saksikan produktivitas Anda melonjak.
Kunjungi dan daftar di ClickUp untuk memulai secara gratis. Kotak masuk Anda akan berterima kasih!