Panduan Utama Untuk Manajemen Proyek Email

ingin belajar tentang manajemen proyek melalui email?

**Manajemen proyek email membantu manajer proyek dan tim bekerja lebih efisien dengan memungkinkan mereka berkomunikasi dan bekerja di dalam kotak masuk email.

Namun, memilah-milah banyak email untuk manajemen proyek Anda terdengar seperti sesuatu yang akan membuat Anda ingin mencabut rambut Anda. 🤯

Seandainya saja ada alat yang bisa membuat Anda terbebas dari penderitaan..

apakah itu seekor burung? Apa itu pesawat? Tidak, itu adalah sebuah alat manajemen proyek email! Alat manajemen proyek email mengubah kotak masuk menjadi ruang kerja kolaboratif, menghemat waktu yang berharga, dan meningkatkan efisiensi tim.

Namun, alat manajemen proyek email apa yang terbaik untuk Anda?

Jangan khawatir, kami siap membantu Anda. 🦸

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu manajemen proyek email yang alat terbaik untuk manajemen proyek Gmail dan Outlook serta manfaat manajemen proyek email.

Mari kita mulai.

Apa Itu Manajemen Proyek Email?

**Manajemen proyek melalui email melibatkan penggunaan kotak masuk email Anda untuk mengelola proyek. Hal ini termasuk menggunakannya untuk membuat dan menetapkan tugas, mengelola tenggat waktu, dan komunikasi khusus tugas.

tapi email klien _seperti Gmail dan Outlook tidak dirancang untuk manajemen proyek, bukan?

Tidak, mereka tidak dirancang untuk itu. Itulah mengapa Anda memiliki alat bantu manajemen proyek berbasis email!

Dengan alat manajemen proyek berbasis email perangkat lunak manajemen proyek anda dapat melacak tugas, berkomunikasi dengan anggota tim, dan pemangku kepentingan eksternal dan bahkan menambahkan daftar tugas melalui email Anda.

lagi pula, seberapa jauh email siput dapat membantu Anda?

Dan meskipun teman baik kita, Gmail dan Outlook, tidak dibuat khusus untuk manajemen proyek, namun perangkat lunak manajemen proyek email membantu menjembatani kesenjangan tersebut.

Mari kita cari tahu bagaimana caranya..

A. Manajemen proyek Gmail

Gmail memungkinkan Anda mengubah email menjadi tugas, namun hanya dengan bantuan alat manajemen proyek yang terintegrasi dengan Google Apps.

Berikut hal lain yang dapat Anda lakukan dengan Manajemen proyek Gmail :

• Menambahkan anggota tim ke daftar email Grup, sehingga semua orang dalam tim menerima pembaruan melalui satu alamat email
• Gunakankalender bersama untukpembaruan proyek dan jadwal pertemuan* Menyimpan dokumen Anda di drive bersama yang aman
• Secara otomatis mengkategorikan email penting menggunakan kotak masuk prioritas Google
• Gunakan berbagi layar bawaan Google Meet
• GunakanGoogle Dokumen &Google Spreadsheet untuk berkolaborasi secara real-time dan mengobrol di dalam file
• GunakanFormulir Google untuk membuat dan membagikan survei dan formulir online
• Gunakan kontrol versi untuk kembali ke versi Dokumen sebelumnya tanpa kehilangan informasi
• Melacak dan berkolaborasi dalam tugas dengan menggunakanBagan Gantt di Google Spreadsheet
• Anda bahkan dapat menghubungkan Alexa &Asisten Google dan ucapkan daftar tugas Anda!

B. Manajemen proyek Outlook

Dengan alat manajemen proyek bawaan Outlook, tim Anda akan memiliki pandangan yang lebih baik tentang tanggung jawab mereka. Microsoft Outlook memungkinkan Anda membuat tugas dengan pengingat, tanggal jatuh tempo, dan daftar tugas tanpa perangkat lunak tambahan.

Namun, dengan alat manajemen proyek Outlook khusus, Anda juga dapat melakukannya:

• Menambahkan tugas proyek ke kalender bersama untuk pelacakan tugas
• Gunakan fitur konsolidasi untuk menyusun email, info kontak, dan janji temu
• Secara otomatis mengelompokkan email sesuai dengan proyek yang mereka miliki
• Menggunakan jurnal untuk perencanaan proyek
• Menugaskan tugas kepada anggota tim proyek
• Melacak tagihan dan total waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek
• Mengekspor data ke berbagai format file
• Adakan rapat proyek denganTim Microsoft Kesimpulannya, sebagai alat manajemen proyek mandiri, Outlook nyaris tidak memenuhi syarat.

ini seperti memanggang kue dengan pemanggang roti. Anda bisa mencobanya, tetapi itu bukan cara terbaik, bukan?

Cara terbaik adalah menggunakan Alat manajemen proyek yang didukung Outlook yang dapat menawarkan lebih banyak fungsionalitas.

Bonus: Email Alternatif !

Apa yang Harus Dicari Dalam Alat Manajemen Proyek Email?

Ada banyak alat manajemen proyek email yang bisa dipilih, tetapi untuk menemukan yang terbaik untuk tim Anda, pertimbangkan fitur-fitur yang Anda butuhkan, dan kPI pemasaran email yang ingin Anda lacak.

Beberapa fitur penting dari aplikasi manajemen proyek email meliputi:

1. Integrasi email2. Perencanaan dan penjadwalan3. Kolaborasi tim4. Pembuatan tugas Mari kita lihat fitur-fitur ini dengan cepat:

1. Integrasi email

Anda tidak dapat memiliki alat manajemen proyek email tanpa integrasi email, bukan?

Alat yang Anda pilih harus terintegrasi dengan platform populer, seperti Gmail atau Outlook.

Integrasi dua arah juga memastikan bahwa pembaruan pada alat manajemen proyek Anda muncul di akun email pribadi Anda.

Ini akan membantu tim Anda menjadi NSYNC (sinkron, paham?)

2. Perencanaan dan penjadwalan

Manajemen proyek email sebagian besar adalah tentang perencanaan proyek. Jadi tak perlu dikatakan lagi bahwa alat yang Anda pilih harus memiliki fitur perencanaan dan penjadwalan.

Alat ini harus memungkinkan Anda memberikan tugas kepada anggota tim, menetapkan tenggat waktu, dan mengatur tugas-tugas proyek melalui email.

Lihatlah yang berikut ini_ alat produktivitas email !

3. Kolaborasi tim

Perangkat lunak manajemen proyek email yang ideal seharusnya memungkinkan Anda menambahkan komentar melalui email ke sebuah tugas. Apa pun yang Anda ketik atau lampirkan di email secara otomatis ditambahkan sebagai komentar untuk tugas tertentu.

Selain itu, ruang chat bawaan memberi tim Anda ruang yang dipersonalisasi untuk berdiskusi tentang tugas tertentu. @mentions juga merupakan fitur yang harus dimiliki dalam alat manajemen proyek email apa pun karena fitur ini membantu Anda dengan cepat memberi tahu anggota tim tertentu untuk mengambil tindakan.

Jangan khawatir, Anda akan menerima notifikasi email untuk semua pembaruan ini dan masih banyak lagi!

Untuk beberapa tips yang bermanfaat kolaborasi tim tips, lihat posting ini!

4. Pembuatan tugas

Aplikasi manajemen proyek email harus memungkinkan Anda membuat tugas melalui email. Anda harus dapat menambahkan lampiran, tanggal jatuh tempo, dan deskripsi tugas sekaligus.

Ya, benar, ucapkan selamat tinggal pada respons "Saya tidak menerima email Anda" dan "Saya lupa tentang email Anda"!

Alat Manajemen Proyek Email Terbaik: ClickUp

Sebagian besar tim memulai dan mengakhiri hari-hari mereka dengan email, jadi tidak mengherankan jika manajer proyek membutuhkan solusi manajemen proyek berbasis email yang sangat baik.

Dan itulah mengapa Anda harus menggunakan ClickUp perangkat lunak manajemen proyek email yang sempurna untuk tim mana pun.

ClickUp adalah alat manajemen proyek terkemuka di dunia. Dari membuat proyek tanpa batas untuk melacak secara internal atau tim jarak jauh produktivitas, ClickUp menyediakan tim dengan segala sesuatu yang mereka butuhkan untuk mengelola proyek yang paling kompleks sekalipun.

Inilah alasan mengapa ClickUp adalah perangkat lunak manajemen proyek email terbaik

Bayangkan ClickUp sebagai Robin dan email Anda sebagai Batman.

Robin, alias ClickUp, menjaga email Anda agar tidak menjelajah ke sisi gelap:

(isyarat suara Batman)

"Sisi email yang hilang dan kebingungan tim"

Dan inilah bagaimana hal itu terjadi:

1. Mengirim dan menerima email langsung dari tugas

Berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat jika Anda dapat langsung mengirim atau membalas email langsung di samping pekerjaan yang relevan - tanpa harus berpindah tab?

Dengan Email di ClickUp anda bisa melakukan hal tersebut!

• Mengirim dan menerima pesan email langsung dari tugas ClickUp
• Menambahkan lampiran,Formulir, tanggapan templat, dan banyak lagi
• Mengatur percakapan email Anda sebagai Komentar atauKomentar Beralur* Mengatur emailOtomatisasi untukkampanye tetes danbuletin berdasarkan peristiwa dalam ClickUp

Sebagai contoh, Anda dapat menetapkan email ke anggota tim, berkolaborasi dalam pengiriman dan balasan, dan memicu otomatisasi berdasarkan Bidang Khusus, peristiwa pelanggan, dan bahkan pelacakan bug. Kemungkinannya hampir tidak terbatas!

Mengintegrasikan email Anda dengan ClickUp membantu Anda:

• Menghemat waktu (tidak perlu lagi membuka tab bolak-balik)
• Menjaga komunikasi tetap teratur
• Menjaga visibilitas di seluruh percakapan email

ClickUp saat ini mendukung Outlook, IMAP, Office 365, dan Gmail. Semua email yang Anda kirim dari ClickUp akan terlihat seperti dikirim langsung dari email Anda - tidak ada alamat penerusan yang aneh!

2. Membuat tugas dari email

ClickUp fitur-fitur manajemen proyek email memungkinkan Anda membuat tugas dengan mengirim atau meneruskan email ke Daftar di ClickUp.

Tugas akan dibuat dengan detail seperti:

• Nama tugas nama akan ditambahkan sebagai baris subjek email Anda
• Isi email akan ditambahkan sebagai deskripsi tugas deskripsi
• **Tetapkan tugas menggunakan tag seperti , , di baris subjek. Tambahkan penerima tugas atau tag sebanyak yang Anda inginkan!
• Lampiran di dalam email (termasuk gambar) akan secara otomatis disertakan sebagai lampiran tugas
• Gunakan tag pada baris subjek untuk menambahkan tugas tenggat waktu

3. Memberi komentar dan melampirkan file

ingin menambahkan info tambahan atau lampiran ke tugas yang sudah ada?

Kirim atau teruskan email ke tugas itu dan komentar akan muncul di dalam tugas bersama dengan atribut lampiran .

Jika Anda bertanya-tanya tentang gambar dan desain, ClickUp menangkap email HTML secara keseluruhan, sehingga konten Anda akan terlihat bagus seperti baru.

jangan khawatir, para desainer grafis, kami mendukung Anda!

4. Membalas pemberitahuan

Perangkat lunak manajemen proyek email ClickUp memungkinkan Anda untuk membalas pemberitahuan tentang tugas ClickUp.

Cukup balas email notifikasi dengan ID email yang terkait dengan akun ClickUp Anda dan tanggapannya akan ditambahkan sebagai komentar bersama dengan lampiran apa pun.

bagaimana dengan kemudahannya?

5. Otomatisasi penerusan email

Jika Anda adalah Mr. Popular dan menerima banyak sekali email, Anda bisa mengelola beberapa proyek dengan membuat penerusan email otomatisasi aturan.

Fitur ini secara otomatis membuat tugas untuk Anda ketika ada email baru yang masuk ke kotak masuk Anda.

lagipula, Batman memiliki hal yang lebih baik untuk dilakukan daripada berurusan dengan email yang tak terhitung jumlahnya, bukan?

6. Integrasi Gmail dan Outlook

Ingat, tanpa integrasi Gmail dan Outlook, aplikasi manajemen proyek email tidak akan berguna.

mirip seperti Batman dan Robin yang tidak bisa melawan penjahat tanpa gadget mereka (dan setelan ikonik, tentu saja)

Itulah mengapa ClickUp menawarkan fitur Gmail dan Pandangan integrasi, membuat manajemen proyek email menjadi sangat mudah.

Tentu saja bisa:

• Membuat tugas dari kenyamanan akun Gmail atau Outlook Anda
• Secara instan mengubah email menjadi tugas
• Melampirkan email ke tugas
• Mengunggah lampiran email ke tugas secara otomatis

7. Menambahkan tugas saat dalam perjalanan

ClickUp memungkinkan Anda menyimpan tugas dan daftar alamat ke buku kontak dengan mudah. Dengan cara ini, Anda dapat menambahkan tugas dan komentar dari email ke daftar tugas Anda dengan satu klik selama rehat kopi. 🍵

8. Ekstensi Chrome yang kuat

ingin mengendalikan kotak masuk Anda?

Gunakan ClickUp yang kuat Ekstensi Chrome !

The ekstensi memungkinkan Anda membuat tugas dari email dan bahkan melampirkan seluruh email ke tugas.

Lihat, lompat ke belakang, atau unduh email Anda dengan mudah!

Untuk mengelola proyek dan tugas secara efisien, ekstensi ClickUp Chrome juga memungkinkan Anda:

• Melacak berapa lama waktu pengerjaan tugas
• Menangkap, mengedit, dan melampirkan tangkapan layar
• Memotong situs web dan menambahkannya ke tugas ClickUp ataudocs Tetapi bukan hanya itu saja yang disediakan ClickUp untuk Anda!

Selain paket gratis yang mengagumkan perangkat lunak manajemen proyek email ini juga menawarkan beberapa fitur lain seperti:

• 50+ Otomatisasi Tugas mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan merampingkan alur kerja Anda
• Dasbor: buat sendiridasbor proyek dengan kustomisasi sepertiKecepatan,Pembakaran,Burndown, danDiagram Alir Kumulatif dan bagikan dengan seluruh tim Anda
• Peta Pikiran memvisualisasikan tugas dan merencanakan proyek dan ide dengan mudah
• Bidang Khusus: membuat bidang khusus untuk pembuatan konten, perekrutan, penjualan, dan lainnya
• Templat: menggunakan templat yang sudah jadi untuk melanjutkan proyek tertentu
• Beberapa Tampilan pilih bagaimana Anda ingin melihat proyek menggunakan tampilan sepertiGaris Waktu,Beban kerja,Papan Kanban, dan banyak lagi
• Status Tugas yang disesuaikan: membuat status proyek sesuai dengan kebutuhan Anda
• Prioritas Tugas: membuat prioritas tugas berdasarkan urgensi
• Ketergantungan Tugas: membantu tim Anda menyelesaikan tugas dengan urutan yang benar
• Hak Akses Khusus berbagi ruang kerja ClickUp Anda dengan pemangku kepentingan tanpa mengorbankan privasi

Ini seperti menjadi anak kecil di toko permen; ada begitu banyak permen yang manis fitur untuk dicoba!

Apa Saja Manfaat Manajemen Proyek Email?

Selain membantu tim berkomunikasi dan bekerja dalam ruang terpusat, manfaat lain dari perangkat lunak manajemen proyek email adalah:

• Pusat informasi terpusat
• Kurva pembelajaran minimal
• Menyederhanakan komunikasi
• Pendelegasian tugas yang efektif
• Menghemat waktu

1. Pusat informasi terpusat

Alat bantu manajemen proyek email memberikan ruang bagi tim untuk mengakses dan menyimpan informasi proyek dengan mudah. Anggota tim, tugas proyek, dan kemajuan... semuanya disimpan dalam satu area terpusat.

tahu apa artinya ini?

Anda tidak perlu lagi berpindah-pindah di antara jutaan tab hanya untuk menemukan sesuatu yang Anda butuhkan! 😍

2. Kurva pembelajaran minimal

Alat bantu manajemen proyek berbasis email mudah dinavigasi karena pada dasarnya alat bantu ini menambahkan lapisan tambahan di atas kotak masuk asli Anda.

Anggota tim bisa beradaptasi dengan cepat dan tidak butuh waktu lama untuk mengintegrasikan alat ini ke dalam alur kerja reguler Anda.

Ingin mempelajari cara mengelola alur kerja dengan lebih baik? Baca panduan mendalam kami di sini .

3. Memperlancar komunikasi

Dengan perangkat lunak manajemen proyek email, setiap anggota tim dan manajer proyek akan memiliki cara yang efisien untuk berkomunikasi satu sama lain.

Selain itu, sebagian besar alat manajemen proyek memiliki ruang obrolan yang memberikan ruang yang lebih personal bagi tim untuk komunikasi yang efektif.

Anggota tim akan lebih mungkin untuk terlibat dan merespons dalam lingkungan ini dan siapa yang tidak menyukai emotikon untuk membantu menyampaikan maksud Anda? 😁

4. Pendelegasian tugas yang efektif

Anda mendapat tugas, Anda mendapat tugas, semua orang mendapat tugas!

Dengan pembuatan tugas dan penugasan melalui email, kebingungan tim akan berkurang karena tugas setiap orang sudah diatur dengan sempurna.

Tidak perlu mengirim email ke anggota tim dan CC setengah perusahaan untuk update tugas.

Cukup buka aplikasi manajemen proyek Anda untuk melihat perkembangan proyek!

5. Menghemat waktu

Dengan perangkat lunak manajemen proyek email, Anda tidak perlu lagi menyalurkan jiwa Dr. Evil Anda, mencoba mencari cara untuk menghancurkan rantai email yang panjang!

bagaimana caranya?

Alat manajemen proyek membantu Anda menghemat waktu dengan menyingkirkan rantai email yang panjang, jejak kertas, dan penyortiran dokumen.

Karena semua dokumen perusahaan dan dokumen terkait proyek disimpan di satu tempat, tim proyek Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyelesaikan tugas-tugas admin lagi; hore! 🥳

Kesimpulan

Meskipun Anda selalu bisa tetap menggunakan kotak masuk jadul Anda, ini tidak memberi Anda pusat data terpusat atau kemampuan untuk melacak tugas, kemajuan, dan tenggat waktu.

Namun, dengan alat manajemen proyek email yang tepat, Anda akan dapat melakukan itu dan banyak lagi.

Jika Anda mencari alat manajemen proyek email terbaik untuk mengambil manajemen tugas ke tingkat berikutnya, maka tidak perlu mencari lagi selain ClickUp.

Dengan fitur-fitur mulai dari integrasi email hingga pembuatan tugas otomatis, ClickUp membantu tim mengelola proyek yang paling sulit sekalipun dengan mudah. Dapatkan ClickUp secara gratis hari ini dan manfaatkan kekuatan manajemen proyek email!