ingin tahu tentang manajemen tugas email?
Bayangkan ini:
anda sedang mencari email lama yang dikirim kolega Anda beberapa bulan yang lalu. 10 menit berlalu, lalu 20 menit, lalu 30 menit..._
Sekarang terasa seperti selamanya, sehingga Anda hanyut dalam lautan tak berujung email yang hilang .
Terakhir kali kami periksa, tidak ada cara untuk menyelesaikan tugas !
Namun jangan khawatir, kami telah menemukan solusi untuk dilema ini.
Pada artikel ini, kita akan melihat apa itu manajemen tugas email, fitur-fitur utamanya, manfaatnya, dan alat terbaik yang bisa Anda gunakan untuk mengelola tugas dari kotak masuk Anda.
siap berlayar jauh dari rantai email yang tak berujung?
Bagus, mari kita mulai!
Apa Itu Manajemen Tugas Email?
Email manajemen tugas melibatkan penggunaan kotak masuk Anda untuk mengurutkan, mengatur, dan membuat tugas. Hal ini termasuk menugaskan tugas kepada orang lain, menetapkan tenggat waktu, dan mengelola proyek melalui email Anda.
Namun tentu saja, email diatur secara sistematis berdasarkan pengirim, subjek, dan tanggal, dan bukan berdasarkan tugas, prioritas, dan tenggat waktu. Email juga dipenuhi dengan percakapan yang tidak relevan dengan pendelegasian tugas.
jadi, mengapa harus menggunakannya?
Jangan salah sangka, email belum mati, terutama karena karyawan tetap menghabiskan waktu hingga 2.5 jam mengerjakan email selama satu hari.
tiba-tiba 30 menit yang Anda habiskan tidak terasa begitu buruk, ya?
Namun, ada cara agar email menjadi alat manajemen tugas yang efisien ; yang Anda butuhkan hanyalah berbasis email perangkat lunak manajemen proyek .
Dengan alat bantu manajemen tugas email, Anda bisa menjadwalkan dan merencanakan beberapa proyek, menetapkan tugas, dan melacak kemajuan. Klik di sini **untuk tips lebih lanjut tentang penjadwalan tugas!
Fitur yang Harus Dimiliki Alat Manajemen Tugas Email Anda
Kami tahu Anda ingin tim Anda lebih kuat daripada Titanic agar tidak berantakan seperti ini:
Untuk membantu Anda, berikut ini adalah daftar fitur-fitur penting yang seharusnya dimiliki oleh alat manajemen tugas email Anda:
1. Integrasi email
Integrasi email adalah fitur yang harus dimiliki, terutama karena Anda secara harafiah tidak dapat memiliki alat manajemen tugas email tanpa email.
Dengan integrasi email, tim Anda bisa mengelola dokumen yang masuk dan keluar dari kotak masuk mereka. Mereka juga bisa menyimpan dan berbagi email serta membuat tugas dengan pemberitahuan otomatis.
Tidak perlu lagi bolak-balik antar aplikasi seperti ini:
2. Pembuatan dan pendelegasian tugas
Pembuatan tugas adalah fitur utama yang memungkinkan Anda merencanakan dan mengirimkan tugas kepada tim proyek Anda menggunakan email. Tugas dikirim dengan tanggal jatuh tempo, deskripsi tugas, dan lampiran.
Pendelegasian tugas yang efektif juga akan membantu Anda dalam perencanaan kapasitas . Dengan cara ini, Anda dapat memanfaatkan apa yang tersedia.
Lagipula, kita semua tahu bahwa Jack dan Rose tidak menggunakan pintu apung itu dengan kapasitas maksimal! 🙄
3. Penjadwalan tugas
Mengirimkan tugas adalah satu hal; mengelola tim adalah hal yang berbeda.
Alat manajemen proyek Anda harus memiliki fitur manajemen tim yang memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki tugas harian.
Jika ada tugas yang tertunda, maka manajer tugas Anda harus bisa menjadwalkan ulang tugas yang bergantung secara otomatis. Selain itu, harus ada kalender bawaan, estimasi waktu, dan alat pelacakan tugas.
4. Penyebutan tugas
Gunakan simbol @ yang sangat kuat untuk menyebut pengguna, tim, tugas, atau dokumen untuk menandai anggota di ruang kerja Anda. Sebutan tugas selalu terlihat dan juga dikirim melalui email.
Ini berarti anggota tim Anda tidak akan pernah melewatkan tugas, namun yang akan mereka lewatkan adalah alasan "Saya tidak melihat tugas itu"!
5. Komunikasi yang efisien
Manajer tugas yang Anda pilih harus memiliki platform pesan instan pusat di mana anggota tim dapat berkomunikasi.
Dengan cara ini, tim Anda masih bisa mendapatkan semua fasilitas yang ada pada email, tetapi tidak lagi harus bergantung pada email untuk komunikasi (yang lambat).
Terkait: Kampanye email tetes
Alat Manajemen Tugas Email Terbaik: ClickUp
Email menempati 23% dari rata-rata hari kerja karyawan dan rata-rata karyawan memeriksa email mereka 36 kali sehari. Maksud saya, kita semua pernah mengalaminya... menyegarkan email kita... 36 kali.⌚
Jadi, tidak mengherankan jika manajer proyek mencari alat bantu manajemen tugas untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Dan juga tidak mengherankan jika mengikuti pemasaran email dan email dingin praktik terbaik mendorong hasil yang nyata.
Untungnya, untuk itulah ClickUp dibuat.
**Apa itu ClickUp?
ClickUp
adalah
alat manajemen proyek terkemuka di dunia.
Mulai dari membantu Anda mengelola tim jarak jauh hingga meningkatkan kolaborasi tim, ClickUp menyediakan semua yang dibutuhkan tim untuk bekerja secara produktif.
Berbicara tentang itu, berikut ini adalah artikel tentang beberapa tips untuk tetap produktif di tempat kerja! sekarang, kembali ke manajemen tugas email..._
Berikut adalah bagaimana manajemen tugas email ClickUp dapat membantu:
Sistem manajemen tugas email ClickUp mendorong tim untuk mengambil pendekatan yang lebih menyeluruh terhadap tugas-tugas mereka sehingga mereka dapat merencanakan dengan tepat.
Kami tidak ingin situasi seperti Titanic di mana mereka tidak merencanakan untuk memiliki sekoci yang cukup!
bingung?
Mari kita lihat bagaimana ClickUp bisa menjamin kelancaran bagi tim Anda:
1. Mengirim dan menerima email langsung dari tugas
Berapa banyak waktu yang bisa Anda hemat jika Anda bisa langsung mengirim atau membalas email langsung di samping pekerjaan yang relevan - tanpa harus berpindah tab?
Dengan Email di ClickUp anda bisa melakukan hal tersebut!
- Mengirim dan menerima pesan email langsung dari tugas ClickUp
- Menambahkan lampiran,Formulir, tanggapan templat, dan banyak lagi
- Mengatur percakapan email Anda sebagai Komentar atauKomentar Beralur* Mengatur Otomatisasi email berdasarkan peristiwa di dalam ClickUp
Sebagai contoh, Anda dapat menetapkan email ke anggota tim, berkolaborasi dalam pengiriman dan balasan, dan memicu otomatisasi berdasarkan Bidang Khusus, peristiwa pelanggan, dan bahkan pelacakan bug. Kemungkinannya hampir tidak terbatas!
Mengintegrasikan email Anda dengan ClickUp membantu Anda:
- Menghemat waktu (tidak perlu lagi membuka tab bolak-balik)
- Menjaga komunikasi tetap teratur
- Menjaga visibilitas di seluruh percakapan email
Untuk fitur ini, ClickUp saat ini mendukung Outlook, IMAP, Office 365, dan Gmail. Semua email yang Anda kirim dari ClickUp akan terlihat seperti dikirim langsung dari email Anda - tidak ada alamat penerusan yang aneh!
2. Membuat tugas melalui email
Alat manajemen tugas email ClickUp memiliki fitur Tetapkan Tugas fitur yang memungkinkan Anda membuat tugas dengan mengirim atau meneruskan email ke ClickUp.
Berikut detail tugas yang dapat Anda sertakan:
- Nama tugas: baris subjek email akan menjadi nama tugas Anda
- Deskripsi tugas: badan email berisi deskripsi tugas
- Menetapkan tugas:
gunakan
, , pada baris subjek untuk menambahkan beberapa penerima tugas ke tugas Anda - Tanggal jatuh tempo:
gunakan
di baris subjek untuk menambahkan tenggat waktu - Lampiran: tambahkan gambar, tautan, dan file ke email Anda, dan semuanya akan langsung muncul sebagai lampiran pada tugas
3. Tambahkan komentar
Anda bisa mengirim email ke tugas ClickUp, dan itu akan muncul sebagai sebuah Komentar untuk tugas itu, termasuk semua lampiran.
ingin tahu tentang tata letak?
Jangan khawatir, ClickUp menangkap email HTML secara keseluruhan, sehingga gambar dan desain Anda akan terlihat spektakuler seperti gambar Rose yang dibuat oleh Jack.
4. Membalas pemberitahuan
Anda dapat membalas email notifikasi dari ClickUp dengan mengirimkan kembali email yang akan ditambahkan sebagai komentar baru pada tugas. Tidak perlu berpindah antar aplikasi!
5. Mengotomatiskan tugas
Gunakan aturan penerusan email ClickUp untuk membuat tugas secara otomatis untuk Anda. Dan, jika Anda menyimpan tugas Anda dan Daftar ke buku kontak Anda, Anda dapat menambahkan tugas ke daftar tugas Anda saat bepergian!
Atau, Anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas Anda menggunakan fitur ClickUp Fitur Tugas Berulang . Anda dapat menyesuaikan pengulangan tugas dengan menggunakan jadwal berulang atau pemicu berulang.
6. Penjadwalan tugas
Gunakan detail tugas ClickUp untuk menambahkan tanggal jatuh tempo pada baris subjek yang akan secara otomatis menjadwalkan tenggat waktu untuk tugas tertentu.
Anda juga dapat menggunakan fitur seret dan lepas Fitur Penjadwalan Waktu untuk mengelola jadwal tim Anda secara harian, mingguan, atau bulanan.
Jika ada anggota tim yang terlambat (kita semua tahu bagaimana kehidupan terkadang bisa berubah), ClickUp secara otomatis mengubah tanggal jatuh tempo untuk semua tugas yang bergantung.
Bonus:
Email Alternatif
7. Integrasi Gmail dan Microsoft Outlook
ClickUp memungkinkan Anda menghubungkan Gmail dan Pandangan dengan tugas ClickUp Anda. Dengan cara ini, tugas apa pun yang Anda tambahkan di ClickUp akan disinkronkan di tugas Gmail atau tugas Outlook.
ingin menghemat waktu?
Ubah email penting di kotak masuk Gmail Anda menjadi tugas ClickUp dengan menambahkan bintang pada email tersebut. ⭐
Anda juga dapat menyinkronkan tugas ClickUp Anda dengan Kalender Google .
Sekarang, jika Anda memperbarui tugas di ClickUp, Anda akan melihat perubahannya di aplikasi Google.
bicara tentang kenyamanan!
Tapi bukan hanya itu saja yang disediakan ClickUp untuk Anda! 🎁
Perangkat lunak manajemen proyek yang mengagumkan ini juga menawarkan fitur-fitur lain seperti:
- 50+ Otomatisasi Tugas : mengotomatiskan tugas yang berulang dan merampingkan alur kerja Anda
- Tampilan yang Dapat Disesuaikan : pilih bagaimana Anda ingin melihat proyek menggunakan tampilan sepertiBagan Gantt,Beban kerja,Papan Kanban, dan masih banyak lagi
- Status Tugas: menambahkan pembaruan ke status proyek Anda
- Daftar Periksa Tugas: gunakan yang sederhanadaftar yang harus dilakukan untuk melihat pencapaian harian Anda
- Ketergantungan Tugas: membantu tim Anda menyelesaikan tugas dengan urutan yang benar
- Prioritas Tugas: gunakan bendera untuk menunjukkan tugas mana yang perlu dilakukan segera
- Integrasi pihak ketiga: ClickUp terintegrasi denganEvernote,Dokter Waktu, dan banyak lagi
- Dasbor yang gesit: gunakanWidget SprintdiDasbor untuk mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari setiap proyek Agile
- Tombol pintas dan pintasan keyboard : menggunakan pintasan keyboard untuk meningkatkan dan menyederhanakan pengalaman Anda
Mengapa Anda Membutuhkan Alat Manajemen Tugas Email
Alat manajemen tugas email membantu manajer proyek dan tim meningkatkan produktivitas email di tempat kerja.
Dengan aplikasi pengelola tugas, tim Anda dapat mencapai kotak masuk nol dengan mudah dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas individual.
Inilah cara perangkat lunak manajemen tugas melakukan hal ini:
1. Mengubah email menjadi daftar tugas
Dengan menggunakan alat yang terintegrasi dengan klien email Anda, Anda bisa mengubah kotak masuk Anda menjadi daftar yang harus dilakukan .
Jadi, lupakan tentang mengunduh aplikasi pencatatan atau aplikasi yang harus dilakukan! Dengan manajemen tugas email, Anda dapat membuat tugas dan menambahkan detail tugas langsung dari email Anda.
Ucapkan selamat tinggal pada duplikasi tugas dan berpindah-pindah aplikasi dan halaman!
2. Untuk mengirim lebih sedikit email dan menghemat waktu
Dengan manajer tugas, anggota tim Anda, dokumen terkait proyek, dan percakapan semuanya disimpan di satu area pusat.
Ini berarti Anda tidak perlu lagi mengirim email pertanyaan kepada anggota tim hanya untuk menerima jawaban samar yang mengharuskan Anda mengirim email lain.
Lakukan hal ini cukup lama dan tiba-tiba..
Namun, ketika Anda menggunakan aplikasi tugas, email Anda berisi setiap detail tentang tugas tersebut beserta tanggal tenggatnya. Dan jika seseorang memiliki pertanyaan, mereka dapat mengirim pesan di ruang obrolan bawaan. Voila!
Jawaban dalam hitungan detik.
3. Meningkatkan efisiensi tim
Alat manajemen tugas email memberikan deskripsi tugas yang terperinci kepada tim proyek sehingga tim tidak akan bingung dengan tanggung jawab mereka. Selain itu, Anda dapat dengan mudah berbagi tugas dengan anggota tim dengan dengan menyebutkan mereka.
Aplikasi manajemen proyek juga membantu tim bekerja secara kolaboratif. Dengan menggunakan fitur pelacakan tugas dan pesan instan, tim dan manajer proyek memiliki pandangan yang lebih baik tentang kemajuan proyek setiap orang.
4. Memusatkan alur kerja Anda
apa yang lebih buruk daripada mengelola banyak tugas sekaligus?
Mengelola banyak tugas di berbagai platform!
Meskipun kita semua suka menganggap diri kita sebagai multitasker yang hebat, namun kenyataannya, kita jauh lebih cocok untuk bekerja pada platform yang terpusat dan terpadu.
Hal ini membuat segala sesuatunya teratur, terorganisir, dan membantu Anda memahami berbagai hal hanya dengan sekali lihat.
Dan itulah yang akan dibantu oleh platform manajemen tugas email. Karena Anda bisa menangani alokasi beban kerja, komunikasi tim, dan penjadwalan tugas dari antarmuka yang sama, Anda tidak akan berpindah-pindah dari satu platform ke platform lain untuk mencoba memahami berbagai hal!
Kesimpulan
Manajemen tugas email memungkinkan tim menggunakan kotak masuk sebagai platform manajemen proyek utama mereka. Meskipun Anda bisa tetap menggunakan kotak masuk biasa, ini tidak memberi Anda ruang kerja yang memiliki kemampuan kolaboratif, ruang obrolan bawaan, dan otomatisasi tugas.
ClickUp menawarkan berbagai macam fitur manajemen tugas dan alur kerja email yang efektif kepada tim untuk membantu mereka menjadi seproduktif mungkin.
Dengan fitur-fitur mulai dari penjadwalan tugas hingga email pendelegasian tugas , ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mengelola tugas dari kotak masuk email Anda. Dapatkan ClickUp hari ini dan saksikan kotak masuk Anda berubah menjadi alat manajemen tugas yang efisien, karena ingat, hidup ini terlalu singkat untuk menyia-nyiakannya untuk rantai email yang tak ada habisnya dan menjengkelkan.
Tanyakan saja pada Jack:
