Apakah Anda terus-menerus dibombardir oleh notifikasi email? Tidak peduli apakah itu siang, malam, Selasa, Sabtu, atau Minggu. Anda menerima lusinan, bahkan ratusan, pesan dan merasa tingkat stres Anda meningkat dengan setiap tambahan baru di kotak masuk.
Anda memejamkan mata dan berharap beberapa di antaranya akan hilang secara ajaib. Tapi itu tidak terjadi-mereka masih ada di sana. Dan, karena email tetap menjadi salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan di seluruh dunia, kotak masuk yang penuh tampaknya merupakan kejahatan yang perlu.
Meskipun Anda tidak bisa berhenti menerima email, Anda bisa memastikan bahwa email tersebut tidak akan membuat Anda kewalahan atau frustasi dengan menerapkan pendekatan yang cerdas-metode Inbox Zero.
Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan Anda pada strategi manajemen email yang bagus ini, mendiskusikan manfaatnya, dan menawarkan tips untuk menerapkannya agar satu atau beberapa kotak masuk tidak berantakan! 📨
Apa yang dimaksud dengan Metode Produktivitas Kotak Masuk Nol?
Inbox Zero adalah sebuah strategi manajemen email yang menyerukan untuk menjaga kotak masuk Anda tetap kosong atau hampir kosong. 📥
Ini bukan berarti Anda harus langsung menghapus semua email. Tujuan utama dari Inbox Zero adalah untuk meningkatkan kebiasaan pengelolaan email dan merampingkan alur kerja Anda agar Anda tidak berakhir dengan kotak masuk email yang meluap-luap.
Pendekatan ini didasarkan pada premis bahwa ruang yang rapi akan meningkatkan fokus, produktivitas, dan organisasi. Ini membantu Anda memprioritaskan dan mengurangi waktu respons tanpa stres tentang jumlah email yang masuk ke kotak masuk Anda.
Manfaat dari Pendekatan Kotak Masuk Nol
Menjaga kotak masuk email Anda sekosong mungkin bisa menjadi tantangan, namun banyak yang setuju bahwa hal ini sangat berharga. Lihat manfaat potensial dari konsep Inbox Zero:
- Peningkatan produktivitas : Kotak masuk yang rapi memungkinkan Anda menemukan email yang penting dan mendesak serta meminimalkan gangguan
- Mengurangi tingkat stres : Kotak masuk yang penuh dengan email dapat memicu stres dan kecemasan. Inbox Zero membantu Anda mencegah stres ini dengan menjaga kotak masuk Anda tetap baik dan bersih
- Lebih baikmanajemen waktu: Kotak masuk yang tertata dengan baik berarti Anda tidak perlu lagi membuang waktu untuk mencari email tertentu dan dapat fokus pada tugas yang lebih berharga
- Ditingkatkankolaborasi tim: Anda dapat dengan mudah menemukan dan berbagi info yang relevan dengan tim Anda dan membalas email penting dengan lebih cepat
- Keamanan yang ditingkatkan: Inbox Zero memberi Anda visibilitas yang lebih baik tentang apa yang masuk ke kotak masuk Anda, sehingga meningkatkan peluang Anda untuk mengenali email yang mencurigakan
Cara Inbox Zero dan Meroketkan Organisasi: 10 Tips Mudah
Ingin membebaskan diri Anda dari cengkeraman kotak masuk yang berantakan? Lihat 10 tips merapikan kotak masuk yang sudah teruji dan terbukti dan terapkan tips yang sesuai dengan gaya kerja dan preferensi pribadi Anda. 🥰
1. Jangan takut untuk menekan tombol berhenti berlangganan
Anda telah mendaftar ke banyak buletin untuk mendapatkan informasi tentang produk baru, diskon, serta berita dan pembaruan terbaru. Namun berbulan-bulan telah berlalu, dan Anda telah mengabaikan semua buletin yang telah Anda langgani. Anda terus berkata pada diri sendiri, Saya mungkin akan membutuhkannya suatu hari nanti, jadi Anda memilih untuk tidak berhenti berlangganan, meskipun email-email yang masuk terus mengganggu Anda.
Kami di sini untuk mendorong Anda untuk menekan tombol berhenti berlangganan. Anda akan mengurangi jumlah email yang Anda terima dan dapat fokus pada email yang membutuhkan perhatian (segera). Jika Anda menyesali keputusan Anda, ini bukanlah akhir dari segalanya-Anda selalu dapat berlangganan lagi.
2. Gunakan label
Menggunakan label adalah cara lain yang sangat baik untuk mempertahankan kotak masuk yang rapi tanpa harus menghapus email. Label membantu Anda mengkategorikan email untuk memastikan navigasi dan pengaturan yang mudah.
Proses pembuatan label yang tepat tergantung pada platform email yang Anda gunakan, tetapi biasanya sederhana. Sebagai contoh, di kotak masuk Gmail, Anda akan melihat label di sudut kiri bawah layar. Yang perlu Anda lakukan adalah menekan tanda tambah, masukkan nama label, dan pilih Create.
Kemudian, Anda akan membuka email, tekan ikon Pindah ke di atas baris subjek email, dan pilih label yang diinginkan. Email yang dipilih akan hilang dari kotak masuk Anda, dan Anda dapat mengaksesnya dengan mengeklik label tersebut.
Selain menjaga kotak masuk Anda bebas dari kekacauan, label dapat membantu Anda mengelola waktu Anda dengan lebih efisien -Anda tidak akan pernah kesulitan menemukan email tertentu.
Katakanlah anda bekerja di bagian penjualan . Anda mungkin ingin membuat label email seperti Prospek, Penawaran, Tindak lanjut, Kontrak, Promosi, atau Internal. Dengan begitu, Anda akan mengelompokkan pekerjaan Anda, mengurangi kekacauan digital, dan memastikan kelancaran pengelolaan email. ⛵
Anda juga bisa memilih metode pelabelan lainnya. Misalnya, Anda bisa mengurutkan email berdasarkan nama klien, bulan dalam setahun, atau kriteria lain yang sesuai dengan alur kerja Anda.
3. Alokasikan waktu untuk memeriksa email Anda setiap hari
Apakah Anda seorang pemeriksa email yang obsesif? Anda bukan satu-satunya - banyak orang yang terus-menerus menyegarkan kotak masuk mereka untuk melihat apakah mereka menerima email baru. Meskipun ini adalah taktik yang sangat baik untuk menangkap email segera setelah masuk ke kotak masuk Anda, namun hal ini dapat mengganggu fokus Anda. Sering pengalihan konteks Mengurangi produktivitas dan meningkatkan stres.
Salah satu cara efektif untuk mengatasi hal ini adalah dengan menyisihkan slot waktu khusus untuk memeriksa email, yang akan menjadi tugas lain di daftar yang harus dilakukan . Bergantung pada lalu lintas email yang Anda terima, peran pekerjaan, dan gaya kerja, alokasikan beberapa slot sepanjang hari untuk memeriksa email dan memprioritaskan serta menangani apa pun yang mendesak dan penting. Ini adalah strategi yang baik untuk memastikan gangguan minimal pada alur kerja Anda. ✅
4. Gunakan aturan tiga menit
Jika Anda menerima email dan dapat segera merespons dalam tiga menit atau kurang, lakukanlah! Dengan begitu, Anda akan menyingkirkan tugas-tugas yang lebih sederhana namun penting dari daftar Anda dan mencegah email menumpuk.
Ini bukan berarti Anda harus mengabaikan setiap email yang membutuhkan waktu lebih dari tiga menit. Dalam kasus seperti itu, tentukan urgensinya untuk menentukan langkah selanjutnya. Mungkin saja Anda perlu menanganinya segera. Atau, Anda mungkin ingin meninggalkannya untuk nanti atau membiarkan rekan kerja Anda menanganinya jika situasi tim memungkinkan.
5. Delegasikan jika memungkinkan
Jika Anda bekerja dalam tim anda dapat mengatur email Anda dengan menggunakan tag bantuan pendelegasian . Sebagai contoh, jika Anda bukan penerima utama sebuah email, Anda mungkin bisa mengabaikannya. Tentu saja, periksa kembali hal ini dengan anggota tim Anda untuk memastikan email tersebut tidak jatuh ke tangan yang salah.
Sebagian besar tim memiliki kesepakatan tentang cara mendelegasikan. Jika tim Anda tidak, menetapkan beberapa aturan dasar dalam menangani email bisa menjadi ide yang bagus, karena ini bisa menguntungkan semua orang.
Pertimbangan lainnya adalah menentukan apakah Anda adalah orang yang paling tepat untuk menangani email. Mari kita lihat layanan pelanggan sebagai contoh. Banyak perusahaan membagi departemen layanan pelanggan mereka menjadi beberapa tim-satu tim menangani masalah-masalah dasar dan FAQ, sementara tim lainnya menangani masalah yang lebih kompleks atau klien VIP.
Jika tim Anda menangani hal-hal dasar dan Anda mendapatkan email yang berada di luar jangkauan Anda, Anda akan mendelegasikannya ke rekan kerja yang dapat dengan mudah mengatasinya.
6. Gunakan filter
Beberapa platform email seperti Gmail memungkinkan Anda menggunakan filter untuk mengotomatiskan manajemen email dan mengkategorikan pesan yang belum dibaca dengan mudah.
Katakanlah Anda menerima buletin mingguan dari platform manajemen proyek . Anda ingin membacanya suatu saat nanti, namun tidak ingin mengacaukan kotak masuk Anda sekarang. Anda bisa mengatur filter untuk mengurutkan semua buletin yang akan datang.
Berikut tampilannya di Gmail:
- Buka buletin yang masuk ke kotak masuk Anda
- Tekan tiga titik di atas baris subjek email
- Pilih Saring pesan seperti ini
- Isi kolom yang wajib diisi untuk memberikan informasi lebih lanjut tentang email yang ingin Anda filter secara otomatis
- Sesuaikan apa yang terjadi saat email memenuhi kriteria yang diuraikan di langkah sebelumnya. Misalnya, Anda dapat mengarsipkan email, menandainya sebagai telah dibaca atau penting, meneruskannya, atau menerapkan label 🏷️
Mari kita kembali ke contoh buletin kita. Jika Anda telah membuat label Buletin, Anda dapat menggunakan filter untuk memastikan semua buletin yang Anda terima langsung dikategorikan untuk memudahkan navigasi dan pengaturan. Dengan begitu, Gmail mengambil alih sebagian pekerjaan Anda dan membantu Anda merapikan kotak masuk.
7. Gunakan aturan sentuh sekali
Aturan sentuh sekali dapat memulai upaya Inbox Zero Anda. Prinsipnya sederhana - jika Anda membuka email, Anda harus menindaklanjutinya. Anda bisa menghapus, mendelegasikan, mengarsipkan, atau membalasnya, namun Anda harus melakukan tindakan.
Pendekatan ini dapat meningkatkan efisiensi Anda dan sangat bermanfaat bagi para penunda. Hal ini dapat mencegah penundaan pekerjaan dan penumpukan tugas.
Perlu dicatat bahwa menerapkan aturan ini tidak selalu merupakan keputusan terbaik. Ini mungkin tidak berfungsi untuk email yang membutuhkan perhatian ekstra dan membutuhkan waktu untuk menanganinya. Selain itu, karena aturan ini menyoroti efisiensi dan kecepatan, beberapa orang mungkin menganggapnya sebagai pemicu stres.
8. Membuat templat
Anda akan mengalami kesulitan untuk menjaga kotak masuk Anda tetap ringan jika Anda menerima ratusan email setiap hari yang tidak dapat Anda tunda atau didelegasikan. Dalam hal ini, Anda bisa memanfaatkan templat.
Templat adalah struktur dengan bagian yang sudah dibuat sebelumnya untuk berbagai tujuan, termasuk manajemen email. Selain menghemat waktu, template juga meminimalisir risiko kesalahan
Katakanlah Anda bekerja di bagian penjualan dan menangani pertanyaan dari pelanggan. Anda dapat membalas setiap email yang Anda terima secara manual, tetapi itu hanya membuang-buang waktu. Sebaliknya, Anda dapat memberikan diri Anda keuntungan dengan membuat template penawaran atau proposal dan cukup menyalin dan menempelkannya ke setiap pertanyaan (dengan beberapa modifikasi).
9. Manfaatkan opsi Arsip
Anda memiliki banyak email yang sudah tidak relevan dan tidak memerlukan tindakan apa pun dari pihak Anda. Namun Anda tidak 100% yakin bahwa Anda tidak perlu membalasnya di kemudian hari. Anda bisa menyimpan email-email ini di kotak masuk Anda, namun hal ini dapat mengganggu fokus Anda jika email-email tersebut menumpuk.
Alternatif yang baik adalah dengan menggunakan opsi Arsip Gmail. Setelah Anda mengarsipkan email, email tersebut akan dihapus dari kotak masuk tetapi tetap tersimpan di akun Anda, sehingga Anda bisa kembali lagi ke email tersebut jika perlu.
Mengarsipkan email itu cepat dan sederhana. Anda hanya perlu membuka email dan menekan ikon arsip di atas baris subjek, dan Anda akan selangkah lebih dekat untuk memiliki kotak masuk yang kosong!
Jika Anda ingin mengakses email yang telah diarsipkan, tekan Semua Email pada menu di sisi kiri layar dan temukan email yang Anda cari. Anda juga dapat menggunakan pencarian lanjutan dan menyesuaikan kriteria untuk mendapatkan email dengan lebih cepat.
10. Gunakan platform produktivitas
Banyak platform produktivitas menawarkan opsi manajemen email yang fantastis yang dapat membantu Anda meninggalkan kotak masuk email yang meluap di masa lalu. Salah satu platform tersebut adalah ClickUp -sebuah all-in-one alat produktivitas dengan fitur-fitur yang dapat merevolusi pendekatan Anda terhadap manajemen email dan meningkatkan efisiensi Anda. Mari kita lihat bagaimana ClickUp dapat merampingkan pekerjaan Anda dan membantu Anda mencapai kotak masuk yang kosong. 👇
Manajemen Proyek Email ClickUp
ClickUp menawarkan seluruh rangkaian fitur yang didedikasikan untuk membuat manajemen email semudah mungkin yang Manajemen Proyek Email ClickUp suite!
Mengirim dan menerima email di ClickUp, membuat tugas dari email, mengatur otomatisasi, melampirkan email ke tugas apa pun, dan banyak lagi
Anda terutama akan menyukai fitur Email ClickApp -memungkinkan Anda mengirim dan menerima email langsung dari tugas ClickUp. Tidak perlu lagi berpindah-pindah aplikasi dan platform untuk menangani email Anda-Anda bisa melakukan semuanya di dalam platform, menghemat banyak waktu, dan ucapkan selamat tinggal pada pengalihan konteks. Platform secara native terintegrasi dengan Gmail outlook, IMAP, dan Microsoft 365, sehingga Anda bisa menautkan akun email Anda dengan mudah ke ClickUp dan langsung memulai. 😎
ClickUp menjembatani kesenjangan antara email dan manajemen tugas . Fitur ini memungkinkan Anda menautkan email ke item pekerjaan terkait. Misalnya, jika Anda bertukar email dengan klien, Anda dapat melampirkannya ke tugas yang ada yang terkait dengan klien tersebut. Anda juga bisa memberi tahu tim Anda tentang email tertentu atau bahkan menugaskan tugas yang dihasilkan untuk memudahkan pendelegasian dan tindak lanjut. Dengan begitu, semua orang ikut berperan dalam mencapai Inbox Zero.
Hubungkan email Anda ke ClickUp untuk mengurutkan pesan dengan mudah dalam daftar Tugas dan menetapkan pesan ke anggota tim Anda
Opsi lain yang berharga dalam repositori ClickUp adalah Otomatisasi ClickUp . Gunakan mereka untuk menyederhanakan manajemen email -membuat item tindakan berdasarkan email pelanggan dan mengatur pemicu untuk mengirim email secara otomatis. Ini akan menghemat waktu Anda dan menjaga kotak masuk Anda tetap rapi!
ClickUp AI
Gunakan ClickUp AI untuk menulis lebih cepat dan menyempurnakan naskah, tanggapan email, dan lainnya
ClickUp memiliki fitur unik Asisten menulis yang didukung AI yang dapat mengambil banyak peran untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda. Selain membantu Anda melakukan curah pendapat, meringkas, memformat, dan mengedit konten, ClickUp AI adalah sekutu yang berharga dalam merampingkan manajemen email.
Gunakan untuk menulis email dalam sekejap mata-yang perlu Anda lakukan hanyalah memberikan poin-poin penting dan beberapa detail lainnya, dan ClickUp AI akan menyesuaikan email yang sempurna dengan nada dan struktur yang selaras dengan maksud dan penerima.
Anda akan menyukai opsi untuk memilih konten email dan menghasilkan item tindakan berdasarkan konten tersebut. Hal ini memungkinkan Anda untuk menangani tanggung jawab Anda dengan lebih cepat sambil merapikan dan mencapai Inbox Zero.
Ekstensi Chrome ClickUp
ClickUp bekerja pada ponsel, perangkat Windows, Mac, dan Linux. Ia juga memiliki Ekstensi Chrome yang dapat membantu Anda menjaga kotak masuk email tetap tertata rapi.
Berikut ini cara menggunakan Ekstensi Chrome ClickUp untuk mencapai Inbox Zero:
- Instal ekstensi dan hubungkan Ruang Kerja Anda ke ekstensi tersebut
- Buka Gmail, buka email mana pun, dan periksa apakah Anda melihat ikon ClickUp di dalamnya untuk memeriksa ulang apakah koneksi berhasil
- Buka email yang ingin Anda tambahkan ke ClickUp dan tekan ikon ClickUp. Pilih apakah Anda ingin menambahkan email ke tugas yang sudah ada (Lampirkan ke tugas) atau membuat tugas baru (Tugas baru)
- Pilih tujuan (periksa kembali apakah Ruang Kerja dan Daftar yang benar telah dipilih)
- Tambahkan judul tugas, deskripsi, dan penerima, tetapkan tanggal jatuh tempo, dan buat tugas
- Ulangi proses ini untuk email lain di kotak masuk Anda
Kiat bonus: Buat daftar tugas email khusus di ClickUp untuk menyimpan semua email Anda secara terpusat sehingga komunikasi Anda mudah dikelola dan diprioritaskan.
Template ClickUp
Buat templat di ClickUp untuk otomatisasi email yang efektif untuk memangkas tugas-tugas manual dan menghemat waktu
ClickUp memungkinkan Anda dan tim Anda menyesuaikan template email dalam sekejap mata untuk menstandarkan komunikasi menghemat waktu, dan meminimalkan risiko kesalahan.
Berikut ini adalah cara membuat sebuah template email di ClickUp :
- Aktifkan fitur Email ClickApp dan sambungkan akun email Anda ke ClickUp (jika belum)
- Membuka tugas di ClickUp
- Klik di kotak Komentar Baru (sisi kanan bawah layar)
- Tekan ikon Kirim Email
- Pilih ikon Templat Email (tongkat ajaib)
- Pilih Tambahkan template email
- Masukkan nama templat dan konten yang diinginkan
- Pilih orang yang dapat menggunakan template dan klik Buat
Jika Anda ingin menggunakan templat, cukup klik ikon Email Templates, pilih templat yang diinginkan, tambahkan penerima, dan kirimkan email Anda langsung dari ClickUp!
Membuat template ini mungkin membutuhkan waktu, namun akan terbayar dalam jangka panjang-Anda dan tim Anda akan dapat bekerja lebih cepat menangani email secepat kilat, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 🤩
ClickUp: Jalan Pintas Anda ke Kotak Masuk Nol
Mencapai Inbox Zero membutuhkan waktu, pengaturan, dan usaha, namun hal ini dapat memberikan keajaiban bagi fokus, produktivitas, dan kolaborasi Anda. Jika Anda ingin mempercepat proses dan membuatnya seefisien mungkin, gunakan ClickUp- opsi manajemen emailnya membantu Anda merapikan kotak masuk dan tetap fokus pada tugas-tugas Anda dengan risiko kesalahan yang minimal. 📨 Daftar ke ClickUp dan temukan kembali alur kerja Anda untuk meningkatkan produktivitas!