Seiring dengan meluasnya akses internet secara global, penggunaan email harian terus meningkat sejak tahun 2017. Pada tahun 2022, diperkirakan 333 miliar email dikirim dan diterima di seluruh dunia setiap harinya. Jumlah ini diperkirakan akan meningkat menjadi 392,5 miliar email harian pada tahun 2026.
Jumlah yang terus bertambah ini menimbulkan sebuah pertanyaan. Di tengah lautan email yang terdengar serupa, bagaimana Anda menarik perhatian? Jawabannya: Personalisasikan dengan lebih baik.
Namun, hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Dengan tenggat waktu yang ketat untuk dipenuhi dan ratusan hal lain yang harus dilakukan dalam minggu kerja yang biasa, sulit untuk meluangkan waktu membuat email yang dipersonalisasi untuk setiap penjangkauan.
Namun, bagaimana jika Anda dapat menggunakan kembali konten yang sudah ditulis sebelumnya dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk pengembangan pesan dan komunikasi strategis?
Kurangi tindak lanjut dan pembaruan email yang berulang-ulang dengan menggunakan templat email di Outlook. Templat ini membantu Anda fokus pada detail penting tanpa perlu upaya manual. Hasilnya adalah email yang profesional dan terstruktur dengan baik setiap kali Anda menekan tombol Kirim.
Hari ini, kita akan membahas cara membuat templat email di Outlook, keterbatasannya, dan yang terbaik alternatif untuk alat Microsoft ini .
Apa itu Templat Email?
Template email adalah pesan email yang sudah ditulis dan diformat sebelumnya yang berfungsi sebagai cetak biru untuk membuat email serupa secara efisien. Ini seperti stensil yang dapat digunakan kembali untuk komunikasi Anda, menghemat waktu dan tenaga sekaligus memastikan branding dan pesan yang konsisten.
Templat email tipikal mencakup salam, perkenalan, pesan utama, penutup, dan tempat penampung untuk informasi variabel seperti nama, perusahaan, atau tanggal.
Berikut adalah beberapa elemen template email di Outlook:
- Pemformatan: Gaya yang telah ditentukan sebelumnya untuk font, warna, tata letak, dan elemen merek
- **Penanda: Penanda seperti Nama atau Perusahaan yang dapat diganti dengan informasi spesifik untuk setiap penerima
- konten bertema Konten bertema: Terkadang, templat menyertakan teks isi yang sesuai dengan tema, seperti email ucapan terima kasih.
Pentingnya Template Email
Apakah Anda ingin meminimalkan kesalahan pengetikan dan ketidakkonsistenan format? Templat email membantu dalam hal ini. Anda tidak perlu berurusan dengan tugas yang berulang-ulang seperti mengetik detail yang sama atau memformat email Anda setiap kali. Microsoft Outlook yang merupakan bagian dari suite Microsoft, terintegrasi secara otomatis dengan Word, Excel, dan alat lainnya. Hal ini berguna ketika alur kerja Anda melibatkan transfer data atau mempertahankan format yang konsisten di seluruh dokumen dan email. Lebih sedikit waktu untuk membuat email yang berulang-ulang, sehingga Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang memiliki prioritas tinggi, dan berkontribusi pada Kotak Masuk Nol tujuan.
Konten dan pemformatan yang sudah ditulis sebelumnya membuat Anda tidak perlu repot memulai dari awal setiap kali.
Dan jika Anda terutama menggunakan Outlook untuk email pribadi, fungsionalitas templat bawaannya gratis dengan akun Microsoft.
Cara Membuat Templat Email di Outlook
Bantuan templat email meningkatkan produktivitas email Anda . Microsoft Outlook memungkinkan Anda untuk membuat dan menyimpan templat menggunakan web atau aplikasi desktop/mobile.
Ikuti panduan langkah demi langkah ini untuk mempelajari cara membuat templat email di Outlook:
Bagian 1: Membuat templat email di Outlook [web]
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat template email di Outlook.com pada versi web:
Langkah 1: Masuk ke akun email Outlook Anda
Buka https://outlook.live.com/ dan masuk ke akun Anda. Klik Mail Baru di sudut kiri atas.
Membuat email baru di Outlook
Langkah 2: Membuat template baru
Klik menu Options (tiga titik) di sudut kanan atas, lalu gulir ke bawah dan pilih My Templates.
Outlook web menawarkan opsi desain terbatas untuk membuat email, termasuk ukuran font, gaya, warna, pemformatan dasar, perataan teks, latar belakang yang telah dirancang sebelumnya, gambar, dan logo.
Jika Anda belum melakukannya, aktifkan Templat Saya dan klik +Templat.
Meskipun versi web Outlook menawarkan fungsi yang mirip dengan versi aplikasi desktop untuk membuat email, namun pilihan desainnya lebih terbatas. Berikut ini adalah ikhtisar dari apa yang dapat Anda lakukan:
- Opsi pemformatan: Menyesuaikan tampilan email Anda di aplikasi web Outlook:
- Mengubah ukuran font, gaya, dan warna teks Anda
- Menerapkan pemformatan dasar seperti huruf tebal, miring, garis bawah, poin, dan penomoran
- Menggunakan perataan teks yang berbeda
- Alat tulis dan tema: Menerapkan latar belakang dan skema warna yang telah dirancang sebelumnya ke email Anda
- Gambar dan logo: Menyematkan gambar dan logo di dalam email Anda, namun opsi pengeditan dan pemformatan dibatasi dibandingkan dengan aplikasi desktop
Untuk mengakses atau membuat folder templat, klik '+ Templat'
Langkah 3: Daftarkan template Anda
Anda akan melihat jendela pesan dengan kotak dialog baru untuk mengetikkan judul template dan jenisnya. Beri nama kotak dialog baru pada template, dan ketik pesan Anda.
Setelah Anda selesai mengatur template Anda, klik Save.
Catatan: Metode ini hanya berfungsi di aplikasi web, bukan di aplikasi seluler atau desktop.
Bagian 2: Membuat template email di aplikasi Outlook
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat template email di aplikasi:
Langkah 1: Buka Outlook
Buka menu Home dan pilih Email Baru.
Bilah alat akses cepat untuk pengguna Outlook
Langkah 2: Menulis dan memformat
Rancang email Anda sesuai keinginan. Outlook tidak menawarkan alat bantu desain khusus seperti pembuat seret dan lepas di platform pemasaran email.
Namun, Anda masih dapat menemukan beberapa opsi untuk menyesuaikan tampilan visual email Anda:
- Templat bawaan: Outlook memiliki koleksi kecil templat yang telah dirancang sebelumnya dengan format dan tema dasar, namun mungkin kurang memiliki variasi dan opsi kustomisasi
- Alat tulis dan tema: Menerapkan latar belakang dan skema warna yang telah dirancang sebelumnya untuk menciptakan tampilan yang konsisten secara visual di seluruh email Anda. Hal ini dapat membantu mempertahankan identitas merek utama
- Opsi pemformatan: Gunakan fungsi pemformatan di dalam badan email untuk menyesuaikan jenis huruf, ukuran huruf, dan warna teks. Terapkan gaya pemformatan dasar seperti huruf tebal, miring, garis bawah, dan poin atau penomoran untuk penekanan dan pengaturan
- Gambar dan logo: Sematkan gambar dan logo ke dalam email Anda untuk meningkatkan daya tarik visual dan pengenalan merek. Pastikan gambar dioptimalkan untuk tampilan email dan memiliki teks alternatif yang sesuai untuk aksesibilitas
- Pengeditan HTML: Untuk pengguna tingkat lanjut, Outlook menawarkan kemampuan pengeditan HTML langsung yang terbatas di dalam sumber pesan email. Namun, hal ini membutuhkan pengetahuan teknis dan tidak disarankan untuk pemula karena potensi masalah pemformatan
Langkah 3: Simpan sebagai templat
Buka File > Save As dan pilih Outlook Template sebagai jenis file.
Menyimpan template Outlook
Langkah 4: Beri nama
Masukkan nama yang jelas untuk template Anda di kotak Nama File.
Langkah 5: Klik Save
Klik tombol simpan, dan template Anda sudah siap!
Baca lebih lanjut: Templat buletin
Kekurangan dan Keterbatasan Membuat Templat Email dengan Outlook
Sekarang Anda telah mengetahui cara membuat templat email di Outlook. Namun, apakah Anda yakin tidak ada cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu?
Meskipun templat Outlook menawarkan opsi penyesuaian dasar seperti menambahkan placeholder, mengubah font, dan memasukkan logo, alat ini tidak memiliki fitur-fitur canggih. Berikut ini adalah rincian keterbatasannya:
1. Fungsionalitas yang terbatas
Templat Outlook terutama mendukung pemformatan teks dasar seperti font dan gaya. Fitur tingkat lanjut seperti pemformatan bersyarat, tabel, atau objek yang disematkan terbatas.
Anda dapat menyertakan placeholder untuk informasi statis, tetapi membuat konten dinamis berdasarkan data penerima atau sumber eksternal tidak dapat dilakukan di dalam templat asli.
Templat bawaan Outlook menawarkan kustomisasi terbatas dan opsi pemformatan. Templat disimpan secara lokal, sehingga menyulitkan untuk berbagi dan memperbaruinya di seluruh tim. Anda harus memasukkan variabel secara manual setiap kali, sehingga meningkatkan risiko kesalahan dan ketidakefisienan.
Selain itu, meskipun Outlook mendukung penggabungan data dari daftar kontak menggunakan Mail Merge, ini merupakan proses terpisah dan tidak memiliki fleksibilitas seperti platform pemasaran email khusus.
2. Tantangan personalisasi
Templat Outlook dengan cepat mengarahkan Anda pada pesan yang bersifat umum dan tidak personal. Hal ini berpotensi memengaruhi keterlibatan dan persepsi penerima. Namun, menambahkan sentuhan personal secara manual membutuhkan waktu, terutama untuk volume email yang besar.
Meskipun Anda dapat menambahkan salam atau informasi yang dipersonalisasi, namun personalisasi yang kompleks berdasarkan perilaku atau preferensi penerima cukup menantang.
3. Skalabilitas dan manajemen
Saat Anda membuat lebih banyak templat di Outlook, mengelola dan memperbaruinya dapat menjadi tidak praktis saat melakukan penskalaan, yang mengarah ke masalah kontrol versi dan informasi yang kedaluwarsa.
Berbagi templat dalam sistem file di seluruh tim atau departemen juga menjadi sulit tanpa mengintegrasikan alat atau proses tertentu.
Pada akhirnya, Anda akan membutuhkan solusi atau solusi eksternal saat mengintegrasikan templat pengguna dalam file dengan alur kerja email atau alat bantu penulisan .
4. Keamanan dan kepatuhan
Sulit untuk melacak perubahan dan kembali ke versi sebelumnya jika diperlukan. Templat yang disimpan secara lokal rentan terhadap serangan malware, dan berbagi templat berisiko karena kurangnya kontrol akses granular.
Mengirim email dari templat tidak menjamin informasi pengirim benar atau konsisten, sehingga berpotensi memengaruhi keterkiriman dan kepatuhan. Selain itu, templat mungkin tidak dapat beradaptasi dengan persyaratan kepatuhan spesifik Anda, termasuk opsi berhenti berlangganan atau penafian hukum di setiap email.
Selain itu, informasi sensitif dalam templat memerlukan penanganan dan tindakan keamanan yang cermat, terutama ketika dibagikan di seluruh tim.
5. Fitur dan integrasi tingkat lanjut
Melacak kinerja dari berbagai templat buletin variasi atau mengukur efektivitas kampanye baru melalui pengujian A/B dan analisis terperinci tidak didukung oleh templat asli di Outlook.
Anda juga tidak dapat berintegrasi dengan platform otomatisasi pemasaran untuk fitur-fitur canggih seperti pengasuhan prospek. Menghasilkan laporan atau mengekstrak wawasan tentang kinerja email berdasarkan templat membutuhkan alat tambahan atau upaya manual.
6. Masalah pemformatan dan rendering
Berbagai klien email menampilkan templat secara berbeda, tetapi Anda ingin menghindari tampilan yang tidak profesional jika Anda akan mengimplementasikan fungsi CSS. Pemformatan CSS yang kompleks mungkin tidak dapat dirender dengan benar atau tidak sama sekali. Gambar latar belakang atau logo yang disematkan pada antarmuka juga dapat ditampilkan secara tidak konsisten.
Klik Naik: Alternatif yang Lebih Baik untuk Template Email Outlook
Templat email Outlook menawarkan solusi dasar untuk menyederhanakan komunikasi, tetapi memiliki keterbatasan dalam hal personalisasi, skalabilitas, dan fitur-fitur canggih. Platform Manajemen Proyek Email ClickUp menyelesaikan semua ini dan banyak lagi. Inilah caranya:
Manfaatkan ClickUp Brain untuk menulis ringkasan, mengirim proposal, menyusun email dan presentasi, dan banyak lagi untuk tim pemasaran Anda
Personalisasi dan kolaborasi
Memanfaatkan ClickUp Brain 's AI Writer for Work untuk secara otomatis menghasilkan templat dan garis besar email, menulis email dengan gaya Anda, meringkas konten yang panjang, menyarankan baris subjek, dan banyak lagi, sehingga menghemat waktu dan tenaga Anda dalam membuat email yang menarik.
Anda juga dapat menggunakan templat yang sudah dibuat sebelumnya dari ClickUp untuk berbagai kebutuhan pemasaran email.
Template Iklan Email ClickUp menawarkan panduan konkret dalam menguasai iklan email
ClickUp membuat Templat Iklan Email untuk membantu Anda melakukan brainstorming ide email, membuat iklan email yang persuasif, dan mencapai rasio klik-tayang yang tinggi. Gunakan templat Dokumen yang telah diformat sebelumnya ini untuk membuat dan melacak email promosi Anda.
Buat dan rencanakan kampanye email yang sukses dengan Templat Kampanye Email ClickUp
Jika Anda bekerja sama dengan klien untuk menghasilkan prospek, meningkatkan eksposur merek, atau meningkatkan keterlibatan, cobalah Templat Kampanye Email ClickUp .
Ini akan membantu Anda merencanakan, mengeksekusi, mengoptimalkan, dan memantau kampanye email Anda dengan cara yang terstruktur. Tidak hanya semua email akan terlihat profesional dan sesuai dengan merek, namun Anda juga akan menghemat waktu dan tenaga.
Templat Email Marketing ClickUp dirancang untuk membantu Anda tetap terorganisir dalam mengelola kampanye email Anda.
Perlu mengirim email yang dipersonalisasi ke basis yang besar? Gunakan Templat Pemasaran Email ClickUp e dengan bidang khusus berdasarkan data proyek, yang secara otomatis dipersonalisasi untuk setiap penerima. Ini membantu Anda membuat alur kerja email untuk pengumuman bisnis dan tujuan email penting lainnya.
Integrasi email yang mudah
Ubah email Anda menjadi tugas-tugas terperinci langsung dari kotak masuk ClickUp Anda. Tidak perlu salin-tempel
Buat draf, kirim, dan balas email langsung dari Tugas ClickUp dan menjaga semua komunikasi tetap terpusat dan terorganisir.
Tangkap detail penting dari email dan ubah menjadi tugas, tetapkan tanggung jawab, dan tetapkan tenggat waktu-semua dari email-tanpa harus berpindah-pindah alat.
Ubah email Outlook dengan cepat menjadi tugas di platform produktivitas berperingkat #1.
Diskusikan dan berkolaborasi pada tugas secara langsung di dalam utas email, sehingga tidak perlu lagi menggunakan saluran komunikasi yang terpisah. Tetap terinformasi dengan pemberitahuan instan untuk pembaruan tugas, balasan, dan sebutan, dan terus ikuti perkembangan setiap orang.
The Integrasi ClickUp Outlook juga memungkinkan Anda menyertakan lampiran email dengan lancar ketika membuat tugas untuk memastikan semua informasi yang relevan tetap berada di dalam proyek ClickUp Anda.
Fitur dan kecerdasan tingkat lanjut
- Otomatisasi cerdas: Gunakan ClickUp untuk mengotomatiskan tugas yang berulang seperti mengirim email tindak lanjut ataumenugaskan tugas email dengan AI *Pelaporan dan analitik yang terperinci: Dapatkan wawasan yang berharga dengan laporan terperinci dengan fiturTemplat Laporan Pemasaran Email. Akses analitik pada tingkat keterbukaan, klik-tayang, dan banyak lagi
Templat Laporan Pemasaran Email ClickUp dirancang untuk membantu Anda melacak dan menganalisis keefektifan kampanye email Anda.
Selain menyederhanakan pembuatan konten email dan manajemen kampanye, ClickUp bisa membantu Anda menjaga segala sesuatunya tetap teratur di tempat kerja.
Visualisasikan alur kerja pemasaran email Anda dengan papan Kanban, daftar, dan peta pikiran untuk gambaran umum proyek secara langsung. Lacak penyelesaian tugas, tenggat waktu, dan ketergantungan tim Anda, memastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya. Tetapkan tugas, berikan komentar, dan berkolaborasi dengan tim Anda secara real time, mendorong transparansi dan akuntabilitas.
terkait:*_ bagaimana menerapkan alur kerja otomatisasi email_*
Personalisasi Komunikasi dan Hemat Sumber Daya dengan ClickUp
Template Microsoft Outlook membantu Anda membuat tampilan yang lebih konsisten untuk email Anda. Namun, mereka memiliki kekurangan dan keterbatasannya sendiri. Jika Anda ingin membangun sistem pemasaran email yang profesional dan terukur, kami merekomendasikan ClickUp. Ini memiliki ratusan templat, dan lebih kuat manajemen kotak masuk fitur yang memperlancar komunikasi klien Anda.
ClickUp adalah toko serba ada untuk manajemen kampanye pemasaran yang bebas stres; ClickUp memberdayakan Anda untuk merencanakan, melacak, mengelola, dan memonitor pekerjaan Anda dengan lancar.
Menghemat waktu dan tenaga, meningkatkan kolaborasi tim, dan menyederhanakan proses pemasaran email-semuanya dalam platform yang mudah digunakan. ClickUp membantu Anda memegang kendali, bekerja secara efisien, dan mencapai kesuksesan pemasaran. Mulailah dengan ClickUp gratis.
Tanya Jawab Umum
**1. Bagaimana cara membuat email bagian cepat di Outlook?
Buat draf teks yang ingin sering Anda gunakan kembali, termasuk salam, perkenalan, teks utama, dan penutup. Format sesuai keinginan. Setelah itu, pilih konten, buka tab Inser_t, dan klik _Bagian Cepat > Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat. Beri nama yang jelas dan klik OK.
Ketika Anda membutuhkan konten tersebut, cukup akses Galeri Quick Parts (tab Sisipkan > Quick Parts) dan sisipkan cuplikan yang telah Anda simpan dengan sekali klik. Sesederhana itu! Ingat, Anda dapat membuat beberapa Quick Parts untuk jenis email yang berbeda, sehingga menghemat waktu dan memastikan pesan yang konsisten.
2. Bagaimana cara menyimpan template email dengan langkah cepat?
Buat draf pesan yang dapat digunakan kembali dengan penampung untuk informasi variabel seperti Nama atau Perusahaan. Format dan sesuaikan sesuai kebutuhan. Klik Home, lalu Buat Baru dalam galeri Langkah Cepat. Pilih Pesan Baru dan sesuaikan detailnya. Rekatkan konten template Anda ke dalam jendela pesan baru atau kolom isi dan konfigurasikan pengaturan tambahan seperti penerima atau baris subjek. Klik Selesai untuk menyimpan Langkah Cepat Anda.
Pilih Langkah Cepat yang sesuai dari galeri untuk mengirim email tersebut. Templat akan terbuka dan siap untuk dipersonalisasi dengan detail spesifik sebelum dikirim.
**3. Bagaimana cara membuat templat email langkah cepat di Outlook?
Buat draf konten email yang dapat digunakan kembali dengan penampung seperti Nama untuk personalisasi. Format dan sesuaikan sesuai keinginan. Pilih konten, buka tab Sisipkan, dan klik Bagian Cepat - Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat. Beri nama yang jelas dan klik OK.
Pada tab Home, klik Buat Baru di dalam tab file di bawah Langkah Cepat, klik Buka Galeri, dan pilih Pesan Baru. Sesuaikan detail dan tempelkan konten template yang telah disimpan ke dalam bidang isi.
Klik Selesai untuk menyimpan Langkah Cepat Anda. Sekarang, kapan pun Anda membutuhkan email tersebut, cukup pilih Langkah Cepat dari galeri, sesuaikan, dan kirimkan!