Bayangkan ini: Anda sedang duduk di meja kerja Anda, menatap layar kosong, mencoba menulis email yang sempurna. Tetapi menemukan kata-kata yang tepat tampaknya mustahil.
Jadi... 🥁
Anda melihat ke AI. 👀
Kecerdasan buatan (AI) secara drastis mengubah cara kerja digital. Dulu, menulis email yang bagus dianggap sebagai keterampilan yang langka. Sekarang tidak lagi, berkat alat bantu AI!
Sebuah survei tahun 2023 tentang pemasar email di seluruh AS, Inggris, dan Eropa mengungkapkan bahwa lebih dari setengah (51%) pemasar merasa bahwa email bertenaga AI pemasaran email lebih efektif daripada metode tradisional. Hal ini termasuk menulis email juga.
Didukung oleh AI asisten penulisan email dapat membuat email yang jelas, ringkas, dan profesional yang memberikan hasil. Hal yang paling penting adalah waktu yang Anda hemat dengan mengintegrasikan AI ke dalam proses penulisan email.
Panduan pemula tentang cara menggunakan AI untuk menulis email ini telah membahas semuanya-mulai dari manfaat hingga pertimbangan etika dan alat, kiat, serta trik untuk memasukkan AI ke dalam proses penulisan email Anda dengan lancar.
Namun sebelum itu, simak beberapa peluang yang mungkin akan Anda lewatkan jika Anda belum berteman dengan AI.
Manfaat Menggunakan AI untuk Penulisan Email
Lihat bagaimana AI dapat mengubah email Anda menjadi komunikasi menarik yang tidak dapat diabaikan.
Gunakan asisten penulisan AI di ClickUp untuk membuat postingan blog, bertukar pikiran, menulis email, dan banyak lagi
Menghemat waktu dan tenaga untuk email yang berulang-ulang
Bayangkan Anda tidak perlu menulis email check-in atau follow-up lagi. Alat bantu penulisan AI dapat mengotomatiskan email rutin ini dengan mempelajari gaya penulisan Anda dan membuat draf berdasarkan templat email yang telah ditentukan sebelumnya. Sesuaikan draf ini dengan beberapa klik untuk menghemat waktu yang berharga. Dengan semua waktu yang Anda hemat, Anda dapat Kotak Masuk Nol bahkan mungkin bisa dilakukan!
Meningkatkan efisiensi dengan komunikasi yang konsisten dan disesuaikan
AI dapat membantu menganalisis tanggapan dan percakapan email sebelumnya dan mengidentifikasi pola dalam gaya penulisan Anda, termasuk nada dan kosakata. Jadi, pada saat AI menghasilkan respons, AI dapat menghasilkan teks yang terdengar persis seperti Anda. Semua ini dilakukan dengan tetap mempertahankan suara yang konsisten dan profesional di seluruh komunikasi Anda.
Mengurangi kesalahan tata bahasa
Bahkan korektor yang paling teliti pun dapat melewatkan kesalahan ketik atau kesalahan tata bahasa. Gunakan AI untuk memindai email Anda untuk mengetahui adanya kesalahan pengejaan, tanda baca, atau struktur kalimat. Pastikan email Anda memberikan kesan yang rapi dan profesional.
Personalisasi penjangkauan untuk meningkatkan keterlibatan
Gunakan kemampuan AI untuk menyegmentasikan daftar kontak Anda. Kemudian, minta AI untuk mempersonalisasi email Anda dengan detail spesifik seperti nama penerima, perusahaan, atau interaksi sebelumnya. Jadikan email Anda terasa seperti dirancang untuk setiap penerima.
Tuliskan baris subjek yang menarik
Baris subjek yang ditulis dengan baik sangat penting agar email Anda dibuka. AI dapat menganalisis email berkinerja tinggi dan mengidentifikasi elemen-elemen yang membuat pesan dan baris subjeknya sangat efektif.
Lebih baik lagi, AI dapat menggunakan basis data yang luas untuk menyarankan baris subjek email yang kuat yang menarik perhatian, memikat penerima untuk membuka email, dan pada akhirnya menyampaikan pesan Anda.
Baca Juga:_ Alat bantu AI untuk para pemasar
Cara Menulis Email Menggunakan AI
Memperkenalkan ClickUp Brain
ClickUp Brain adalah serangkaian fitur yang didukung oleh AI di dalam ClickUp. Fitur ini menawarkan kemampuan percakapan, kontekstual, dan berbasis peran yang dapat diakses dari mana saja di dalam ClickUp. Fitur ini membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih produktif.
Tidak hanya dapat menjawab semua pertanyaan Anda tentang pekerjaan di ClickUp, tetapi juga dapat mengotomatiskan tugas dan menghasilkan semua jenis teks.
Terlepas dari yang lain Pembuatan konten yang digerakkan oleh AI , ClickUp Brain dapat membantu Anda dalam menulis email. Begini caranya:
Menyusun email baru dengan ClickUp Brain
- Cari tugas yang terbuka dan arahkan ke bagian komentarnya
- Klik pada ikon email
- Ketik perintah garis miring "/Tulis email" dan tekan Kembali atau Masuk di kolom komentar
- Modal ClickUp Brain akan muncul. Masukkan poin pembicaraan yang meringkas secara singkat tujuan email tersebut. ClickUp Brain akan menganalisa poin pembicaraan ini dan membuat draf email berdasarkan masukan Anda.
Tulis email bebas kesalahan dengan cepat dengan ClickUp AI
Sesuaikan draf yang dihasilkan sesuai keinginan Anda. ClickUp Brain juga menawarkan opsi tambahan:
- Salin teks email yang dihasilkan.
- Jika perlu, klik Coba lagi untuk menginstruksikan ClickUp Brain membuat versi email yang berbeda berdasarkan poin pembicaraan yang sama.
Membalas email yang sudah ada dengan ClickUp Brain
Di dalam ruang kerja ClickUp Anda, cari thread email yang ingin Anda balas. Selanjutnya, klik pada thread email untuk membukanya.
Pada kotak balasan, ketik perintah garis miring '/' diikuti dengan reply dan tekan Enter. ClickUp Brain akan memberi Anda dua metode untuk membuat balasan:
- Buat poin pembicaraan Anda dengan meringkas poin-poin penting dari balasan Anda di bidang yang ditentukan
- Gunakan templat balasan yang sudah jadi sebagai titik awal untuk balasan Anda, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dalam merumuskan jawaban. Jika Anda memilih prompt yang telah ditulis sebelumnya, Anda mungkin perlu mengisi detail spesifik untuk mempersonalisasikannya untuk utas email.
- Setelah Anda memiliki poin pembicaraan, ClickUp Brain akan menghasilkan draf email balasan berdasarkan masukan Anda. Sekarang, mirip dengan email yang dihasilkan untuk email baru, Anda bisa:
- Menyalin teks balasan
- Klik Coba lagi untuk menginstruksikan ClickUp Brain membuat versi balasan yang berbeda dengan menggunakan poin pembicaraan yang sama
Balas dengan ClickUp AI ketika Anda menerima tanggapan atas email Anda
Catatan: ClickUp Brain juga dapat digunakan dengan Dokumen ClickUp untuk menyempurnakan proses pembuatan teks Anda.
Gunakan ClickUp Brain untuk:
- Melakukan curah pendapat tentang ide konten dan menggunakan ide terbaik di Dokumen
- Membuat salinan dan variasi judul untuk pengujian A/B
- Mengoreksi dokumen Anda dari kesalahan tata bahasa dan ejaan
- Meringkas informasi atau data yang kompleks dalam Dokumen dan Tugas AndaMeringkas catatan rapat Anda dengan [nama(-nama)] untuk mendiskusikan [topik pertemuan]. Sarankan beberapa waktu yang memungkinkan dalam seminggu ke depan dan ungkapkan fleksibilitas untuk mengakomodasi ketersediaan mereka.
Klik Output Brain (contoh):
subjek: Permintaan Rapat: Membahas [Topik Rapat]
hai [Nama(-nama)],],\
saya ingin menjadwalkan rapat untuk membahas [topik rapat] secara lebih rinci. Ini akan menjadi kesempatan berharga untuk [menjelaskan tujuan rapat]._
saya bersedia untuk bertemu minggu depan pada tanggal dan waktu tertentu. Tolong beritahu saya slot waktu mana yang paling cocok untuk Anda, atau jika Anda memiliki waktu alternatif dalam pikiran Anda._
saya menantikan untuk terhubung!
hormat kami,_
[Nama Anda]
6. Memperkenalkan diri Anda
**Buatlah email perkenalan untuk diri Anda sendiri kepada [nama] dalam peran baru Anda di [nama perusahaan]. Sebutkan secara singkat latar belakang Anda dan ungkapkan minat Anda untuk terhubung dan berkolaborasi._
Klik keluaran otak (contoh): ***Klik keluaran otak (contoh)
perihal: Perkenalan: [Nama Anda] - [Jabatan Anda] baru di [Nama Perusahaan]
yang terhormat [Nama],\
saya menulis untuk memperkenalkan diri saya sebagai [Nama Anda], [Jabatan Anda] yang baru di [Nama Perusahaan]. Saya sangat senang bergabung dengan tim pemasaran dan berkontribusi dalam bidang pekerjaan tertentu di perusahaan ini
sebelumnya, saya bekerja di [Perusahaan Sebelumnya] di mana saya [jelaskan secara singkat pengalaman Anda yang relevan]. Saya memiliki latar belakang yang kuat dalam [sebutkan keahlian yang relevan] dan semangat untuk [sebutkan bidang keahlian Anda]
saya telah membiasakan diri dengan pekerjaan Anda dalam bidang [sebutkan hal spesifik yang Anda temukan tentang pekerjaan mereka] dan percaya bahwa mungkin ada peluang untuk berkolaborasi di masa depan. Saya akan berterima kasih atas kesempatan untuk berhubungan dengan Anda dalam waktu dekat untuk mempelajari lebih lanjut tentang peran Anda dan menjajaki potensi sinergi
mohon beri tahu saya jika Anda bersedia untuk menelepon atau mengobrol secara virtual di waktu yang Anda inginkan
terima kasih atas waktu Anda dan saya menantikan untuk terhubung!
hormat kami,_
[Nama Anda]
7. Menyampaikan berita buruk
Permintaan: Tulislah email kepada [nama] yang menginformasikan tentang [berita negatif]. Ungkapkan empati terhadap situasi mereka dan tawarkan dukungan atau sumber daya yang mungkin tersedia.
Klik Output otak (contoh):
subjek: Mengenai [Penjelasan singkat tentang berita buruk]_
yth. [Nama],\
saya menulis untuk memberi tahu Anda tentang [penjelasan singkat berita buruk dengan cara yang jelas dan ringkas]. Saya mengerti bahwa ini mungkin berita yang mengecewakan, dan saya dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkannya._
[Jika ada, jelaskan alasan di balik keputusan tersebut]. Kami menghargai [sebutkan apa yang Anda hargai dari mereka] dan ingin meyakinkan Anda bahwa kami ada di sini untuk mendukung Anda selama masa ini._
tawarkan saran untuk solusi atau sumber daya tertentu yang dapat membantu. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan lebih lanjut._
hormat kami, Hormat kami
[Nama Anda]
8. Meminta umpan balik
Permintaan: Konsep email ke [nama] untuk meminta umpan balik mereka tentang [nama proyek] atau [hasil tertentu]. Jelaskan area spesifik yang Anda inginkan untuk mendapatkan umpan balik dan ungkapkan apresiasi Anda atas masukan mereka.
KlikKeluaran Brain (contoh):
subjek: Umpan Balik Diminta: [Nama Proyek] atau [Hasil Spesifik]
yth. [Nama],\
saya menulis untuk meminta umpan balik Anda yang berharga tentang [nama proyek] atau [hasil spesifik]. Wawasan dan keahlian Anda akan sangat kami hargai._
secara khusus, saya tertarik dengan umpan balik Anda tentang [sebutkan area spesifik yang ingin Anda beri umpan balik, misalnya kejelasan, fungsionalitas, desain]. Perspektif Anda akan sangat penting dalam membantu kami [jelaskan bagaimana konten yang dihasilkan dari umpan balik akan digunakan]._
jangan ragu untuk berterus terang dan memberikan kritik konstruktif yang Anda miliki. Kami menghargai umpan balik Anda yang jujur dan berusaha untuk terus meningkatkan pekerjaan kami._
terima kasih sebelumnya atas waktu dan pertimbangan Anda._
hormat kami,_
[Nama Anda]
9. Menawarkan bantuan atau dukungan
Permintaan: Buatlah email ke [nama] yang menawarkan bantuan Anda dengan [tugas atau tantangan tertentu]. Sebutkan secara singkat pengalaman atau keterampilan Anda yang relevan dan ungkapkan kesediaan Anda untuk berkolaborasi.
Klik Output otak (contoh):
subjek: Menawarkan Dukungan dengan [Tugas atau Tantangan Spesifik]
hai [Nama],]
saya menemukan postingan/pesan Anda baru-baru ini mengenai [sebutkan tugas atau tantangan spesifik]. Saya melihat Anda mengalami [sebutkan secara singkat kesulitan] dan ingin menawarkan bantuan saya._
saya memiliki pengalaman dalam bidang [sebutkan pengalaman Anda yang relevan] dan saya yakin saya dapat membantu Anda dengan [jelaskan bagaimana Anda dapat membantu]. Saya senang untuk mendiskusikan hal ini lebih lanjut dan melihat apakah ada cara yang dapat saya lakukan untuk berkontribusi pada kesuksesan Anda
jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda tertarik untuk berkolaborasi atau membutuhkan bantuan apa pun
hormat kami,_
[Nama Anda]
Contoh email yang dibuat dengan ClickUp Brain
10. Menegosiasikan tenggat waktu
Permintaan: Buatlah email ke [nama di badan email] yang meminta perpanjangan tenggat waktu untuk [nama tugas]. Jelaskan alasan penundaan dan ajukan tenggat waktu baru yang realistis. Nyatakan komitmen Anda untuk menyelesaikan tugas dengan kualitas tinggi._
Klik Output Brain (contoh):
perihal: Permintaan Perpanjangan Batas Waktu: [Nama Tugas]_
yth. [Nama],\
saya menulis untuk meminta perpanjangan tenggat waktu untuk [nama tugas], yang awalnya jatuh tempo pada [tenggat waktu asli]. Karena [jelaskan alasan penundaan secara profesional dan ringkas dan tepat waktu], saya memperkirakan akan membutuhkan waktu tambahan untuk memastikan penyelesaian yang berkualitas tinggi
saya mengusulkan tenggat waktu baru sebesar [tenggat waktu baru yang realistis]. Jangka waktu ini akan memungkinkan saya untuk [menjelaskan bagaimana waktu tambahan akan digunakan untuk mencapai kualitas yang tinggi]. Saya memahami pentingnya memenuhi tenggat waktu, dan saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh penundaan ini
saya berkomitmen untuk memberikan hasil kerja yang luar biasa dalam tugas ini. Tolong beritahu saya jika tenggat waktu baru yang diusulkan cocok untuk Anda. Saya dengan senang hati akan mendiskusikan hal ini lebih lanjut atau menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki._
terima kasih atas pengertian dan fleksibilitas Anda
hormat kami,_
[Nama Anda]
Terkait: Alat produktivitas email yang telah dicoba dan diuji
Mulai dengan ClickUp Brain Gratis Hari Ini
Dapatkan asisten virtual untuk diri Anda sendiri dengan ClickUp Brain
ClickUp Brain membantu anda membuat catatan menganalisis data, membuat email yang menarik, dan mendapatkan kembali waktu yang berharga. Ingatlah untuk memastikan bahwa Email ClickApp diaktifkan di ruang kerja Anda jika Anda ingin menggunakan fitur yang berhubungan dengan email dalam ClickUp.
Gunakan ClickUp Brain untuk membebaskan diri Anda dari blok penulis atau tugas menulis email yang berulang-ulang, tetapi mempersonalisasi konten yang dihasilkan dengan suara dan wawasan unik Anda. Kekuatan sebenarnya terletak pada sinergi antara kreativitas manusia dan efisiensi AI.
Selain ClickUp Brain, ClickUp juga menyediakan kemampuan manajemen tugas, kolaborasi, dan pelacakan waktu yang kuat yang dapat membantu tim bekerja sama dengan lebih baik secara produktif. Daftar secara gratis.