Bayangkan rutinitas harian Anda di tempat kerja. Apa hal pertama yang Anda lakukan saat memulai hari kerja Anda? Kemungkinan besar, hari Anda dimulai dengan memeriksa email. Bahkan, ini mungkin merupakan hal yang berulang, mengingat para profesional memeriksa email mereka setiap saat 15 kali sehari !
Apakah notifikasi email Anda berbunyi, dan Anda memiliki begitu banyak email di kotak masuk sehingga Anda tidak tahu harus mulai dari mana? Anda berada di tempat yang tepat untuk mendapatkan kiat-kiat manajemen email.
Situasinya bisa menjadi sangat buruk sehingga Anda bahkan mungkin menderita kecemasan email (tidak, kami tidak mengada-ada!). Ini adalah kondisi yang wajar yang ditandai dengan perasaan takut dan cemas yang berlebihan yang mempengaruhi produktivitas dan membuat kesehatan mental Anda terganggu.
Untungnya, kami memiliki 10 strategi manajemen email terbaik untuk mencegah Anda terjerumus ke dalam kondisi seperti itu.
Apa yang Menyebabkan Kotak Masuk Email Berantakan?
Masalahnya sangat jelas - kotak masuk Anda dipenuhi dengan email. Sebelum menyarankan solusi, kita perlu melihat masalah yang mendasarinya. Berikut ini adalah beberapa alasan di balik kotak masuk email yang berantakan:
- Volume email yang tinggi: Pada tahun 2022, sekitar 333 miliar email dikirim atau diterima setiap hari. Angka tersebut akan meningkat menjadi 392,5 miliar pada tahun 2026! Statistik ini menyoroti volume email yang dikirim dan diterima setiap hari, yang terus meningkat dan pasti akan menghabiskan ruang di kotak masuk siapa pun dengan cepat
- Penundaan: Rata-rata, kotak masuk Anda adalah kuburan dari 200 email-dengan 121 email baru ditambahkan setiap hari. Namun, hanya sebagian kecil yang mendapat tanggapan, sehingga memicu efek kumulatif. Tumpukan email yang dihasilkan cukup untuk menyebabkan kelumpuhan keputusan, yang akhirnya menyebabkan penundaan. Ditambah lagi, menemukan bahasa dan nada yang tepat saat menyusun komunikasi tertulis adalah hambatan lain yang menghalangi Anda untuk melenggang dengan cepat melalui email
- Kurangnya pengaturan: Pengaturan email secara manual memakan waktu hingga 14 menit per hari rata-rata. Meskipun mungkin tidak terlihat banyak, kurangnya waktu tersebut semakin memperburuk kekacauan kotak masuk. Penumpukan email yang tidak tertangani dengan baik membuat memprioritaskan dan merespons email yang penting menjadi lebih sulit. Pada saat yang sama, Anda perlu mengetahui lokasi email untuk ditinjau nanti dan mana yang tidak perlu ditindaklanjuti
- Langganan ke nawala: Strategi pemasaran email yang sukses akan mengubah pembaca menjadi pelanggan. Namun, ada saatnya ketika email-email ini tidak lagi bermanfaat. Atau, bahkan jika email tersebut berisi sesuatu yang menarik, email-email tersebut akan terkubur dalam kekacauan dan menjadi bagian dari reruntuhan dan puing-puing di kotak masuk Anda. Dengan demikian, kegagalan untuk berhenti berlangganan dari buletin semacam itu akan membuat kotak masuk Anda sulit untuk dikelola
- Manajemen tugas melalui email: Banyak dari kita yang bersalah karena menggunakan kotak masuk sebagai pengelola tugas. Yang belum dibaca termasuk dalam daftar tugas, sedangkan yang sudah Anda baca adalah yang sudah Anda tangani. Sistem seperti manajemen tugas email mungkin dapat memenuhi tujuannya untuk sementara dan dalam jangka pendek. Namun, melanjutkannya akan dengan cepat menyebabkan banyaknya pesan yang belum dibaca di kotak masuk Anda, tergantung pada panjang atau kerumitan tugas yang terkait
10 Strategi Manajemen Email untuk Mengatur Kotak Masuk Anda
Menangani email akan menjadi lebih mudah dengan alat produktivitas email dan strategi manajemen email yang saling melengkapi. Berikut ini 10 cara untuk memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya:
1. Gunakan alat manajemen email
Kelola email dan pekerjaan Anda di satu tempat-Kirim dan terima email di mana saja di ClickUp, dan buat tugas dari email, atur otomatisasi, lampirkan email ke tugas apa pun, dan banyak lagi
Pemborosan kotak masuk yang penuh 27 menit setiap hari, dan bahkan itu adalah perkiraan yang ambisius. Anda harus memeriksa email secara manual (atau setidaknya baris subjeknya), memutuskan apakah email tersebut berguna, dan mengatur email berdasarkan prioritas, pengirim, dll.
Anda harus sangat fokus (dan manusia super) untuk menyelesaikan semua ini dalam waktu 27 menit tersebut!
Di sisi lain, cara yang efektif perangkat lunak manajemen email seperti yang ditawarkan oleh ClickUp, akan melakukan semua ini untuk Anda. Alat manajemen email merevolusi pengaturan kotak masuk. Gunakan untuk mengurutkan email berdasarkan prioritas, menangguhkan pemberitahuan, dan mengkategorikan email secara cerdas untuk mengelola aliran masuk secara ahli.
Selain itu, ketika menggunakan ClickUp untuk manajemen email, Anda tidak perlu beralih ke antarmuka yang asing. Anda mendapatkan kemudahan dan kenyamanan yang sama dengan tata letak standar yang ditawarkan oleh penyedia layanan email yang sudah mapan.
Jadi, manfaatkan otomatisasi email tersebut untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar membutuhkan perhatian Anda.
2. Menetapkan rutinitas email
Rata-rata, setiap orang memeriksa email mereka setiap 37 menit atau 15 kali sehari . Hal tersebut mengganggu produktivitas dan membuang waktu sekitar satu jam 21 menit per hari dibandingkan dengan waktu yang dihabiskan untuk memeriksa email per jam.
Bahkan pengecekan per jam pun dapat mengurangi produktivitas, karena Anda akan berurusan dengan Tugas A sambil mengkhawatirkan Tugas B yang baru saja Anda terima! Para ahli merekomendasikan untuk memeriksa email Anda maksimal tiga kali sehari.
Pertama, siapkan jadwal Anda saat memulai hari di pagi hari. Kedua, di siang hari, setelah istirahat makan siang, tangani hal-hal yang mendesak dan tindak lanjuti. Terakhir, sebelum hari kerja berakhir-Anda menanggapi komunikasi hari itu dan membuat agenda untuk hari berikutnya.
Mengikuti rutinitas seperti itu akan menghilangkan gangguan, menjaga produktivitas, dan memberikan ketenangan pikiran.
3. Mengatur dengan label, folder, dan kategori
Sebagian besar penyedia layanan email menawarkan tab standar untuk membantu pengguna mengatur kotak masuk mereka. Misalnya, email umum berakhir di tab utama atau kotak masuk utama secara default, sementara email pemasaran masuk ke tab promosi, dan tab sosial berisi pemberitahuan dari media sosial di Gmail. Sisanya masuk ke folder spam.
Selain itu, pengguna mendapatkan alat organisasi seperti label, folder, dan kategori untuk menyederhanakannya lebih lanjut. Ikuti pendekatan fungsional atau berbasis peran saat membuat folder untuk menyortir email dan menavigasinya dengan mudah. Sebagai contoh, katakanlah Anda adalah seorang manajer proyek yang sedang membangun situs web.
Untuk kotak masuk untuk manajemen proyek email -membuat folder terpisah yang didedikasikan untuk pengembang, tim desain, pengujian dan penerapan, dan klien. Kemudian, tergantung pada folder prioritas proyek dan tahap pengembangan, periksa folder yang sesuai yang penting terlebih dahulu.
4. Mengkategorikan email menggunakan filter berbasis aturan
Karena kita sedang membahas tentang pengaturan dan kategorisasi email, mari kita bahas filter berbasis aturan.
Filter berbasis aturan adalah peretasan otomatisasi email yang cepat untuk menyortir pesan. Filter ini mengevaluasi email yang masuk berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya seperti alamat email pengirim, baris subjek, dan kata kunci tertentu.
Kemudian, berdasarkan kondisi ini, filter ini memicu tindakan otomatis, seperti menerapkan label, memindahkan ke folder, menyorot teks, dan bahkan menghapus email.
Misalnya, Anda menyiapkan filter berbasis aturan untuk nama-nama klien penting. Email yang terkait dengan topik ini, baik internal maupun eksternal, akan diberi label secara efektif dan dipindahkan ke folder tertentu untuk memudahkan akses.
Di sisi lain, Anda bisa membuang email promosi ke folder lain menggunakan filter berbasis aturan lainnya. Dengan cara ini, Anda akan mengurangi kekacauan visual di kotak masuk utama sekaligus mendapatkan visibilitas penuh atas email yang penting.
Selain itu, karena para profesional membuang waktu sekitar 11 menit setiap hari untuk menyortir email secara manual, Anda juga akan menghemat waktu dan tenaga.
5. Berani menghapus (dan berhenti berlangganan)
Menghapus email yang tidak perlu adalah strategi manajemen email yang proaktif untuk mencapai kotak masuk yang rapi, ramping, dan teratur.
Menghapus semua pesan yang tidak diinginkan, tidak relevan, dan ketinggalan zaman tidak hanya mencegah penimbunan tetapi juga sangat katarsis. Hal ini memberi Anda kendali atas masuknya email dan membantu Anda merasa tidak terlalu terbebani.
Kejernihan visualnya juga menyelamatkan Anda dari beban kognitif dan frustasi dalam memilah-milah email yang tidak penting dan membuat pesan dapat dicari.
Filosofi yang sama berlaku untuk berhenti berlangganan dari buletin dan kampanye pemasaran email. Gunakan tautan berhenti berlangganan jika email promosi atau nawala tidak dibaca di kotak masuk Anda selama lebih dari dua minggu.
Tidak tahu apakah sebuah email layak disimpan atau perlu dihapus? Ikuti model OHIO (Only Hande It Once) untuk memutuskannya. Tes lakmus sekali sentuh ini mengandalkan kesan pertama untuk membuat keputusan intuitif tentang apakah email tersebut menawarkan nilai apa pun. Dengan demikian, Anda terhindar dari kesusahan untuk terus-menerus mempertimbangkan apakah sebuah email 'layak' atau tidak
Ditambah lagi, email bisa disimpan di tempat sampah selama 30 hari sebagai jaring pengaman. Anda bisa memulihkannya jika diperlukan - dan jika terhapus secara otomatis, Anda tidak pernah membutuhkannya! Anda juga bisa menggunakan folder arsip untuk menyimpan semua email yang sudah Anda baca.
6. Kirim sedikit, terima sedikit
Seiring dengan semakin banyaknya email yang beredar, semakin mudah untuk berkorespondensi melalui email. Namun, jika Anda cenderung mengirim terlalu banyak email, terutama untuk hal-hal kecil, bersiaplah untuk menerima perlakuan yang sama. Email juga menimbulkan alur pertukaran tertulis yang panjang dan berbelit-belit, yang dengan mudah menjadi tidak terkendali.
Sebaliknya, mengurangi volume email keluar akan meminimalkan aliran balasan dan tanggapan yang masuk. Anda akan membantu kotak masuk Anda dan berkontribusi pada ruang kerja digital yang lebih terfokus dan terorganisir yang bergantung pada nilai yang diutamakan.
Beralih ke alternatif email seperti pesan instan, alat manajemen proyek, atau bahkan panggilan telepon akan memprioritaskan komunikasi yang ringkas dan jelas. Anda tidak akan lagi dipaksa untuk membuat email yang panjang dengan salam dan wacana dan langsung ke inti dari pembaruan dan diskusi.
Dengan budaya komunikasi yang positif, terarah, dan bermakna, Anda akan menghemat waktu dan tenaga serta menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
7. Menyiapkan tanggapan kaleng
opsi template email dalam ClickUp_
Apakah Anda sering menulis dan mengirim email yang sama (atau serupa) berulang kali? Jika ya, maka inilah saatnya bagi Anda untuk beralih ke templat email dan tanggapan otomatis.
Anda tidak perlu menjadi ahli menulis kata-kata untuk membuat tanggapan yang sudah jadi untuk pesan dan pertanyaan yang umum. Lagi pula, Anda tidak perlu menulis email dari awal! Cukup pilih sebuah alat penulisan email dan berikan petunjuk yang tepat, dan Anda akan mendapatkan beberapa opsi untuk tanggapan kaleng dalam hitungan detik!
Gunakan ClickUp AI untuk menulis lebih cepat dan menyempurnakan tulisan, tanggapan email, dan lainnya
Selain membuat tugas ini lebih mudah dan tidak memakan waktu, alat bantu ini memastikan konsistensi branding dan pengurangan kesalahan sekaligus mempertahankan tingkat respons yang tinggi.
Alat-alat seperti ClickUp AI memberikan skalabilitas yang hampir tak terbatas untuk bisnis karena Anda dapat secara cerdas menghasilkan respons yang dipersonalisasi untuk pesan dan pertanyaan serupa dalam jumlah besar.
ClickUp AI menawarkan fleksibilitas dalam membuat email untuk kasus penggunaan dan aplikasi tertentu, pemasaran konten, perencanaan acara, penulisan survei, dan banyak lagi. Gunakan untuk membuat email yang lebih jelas, ringkas, dan terformat dengan baik.
8. Ikuti aturan dua menit
Strategi manajemen email dan manajemen waktu yang efektif berjalan beriringan. Kami telah mengilustrasikan bagaimana manajemen kotak masuk yang buruk menguras waktu dan sumber daya. Sebaliknya, memiliki waktu yang sangat sedikit akan mempersulit Anda untuk menangani email secara efisien.
Aturan dua menit dengan sempurna menyeimbangkan waktu dan pengaturan untuk mengurangi penundaan. Menurut prinsip ini, jika Anda membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk menyelesaikan sebuah tugas, segera tanggapi daripada menundanya.
Dalam hal manajemen email, aturan dua menit membantu menjaga kotak masuk yang terorganisir dan bebas dari kekacauan sambil tetap responsif.
Gunakan aturan dua menit untuk merespons, mendelegasikan, menghapus, atau menindaklanjuti email. Misalnya, jika email membutuhkan pengakuan cepat atau jawaban singkat atau terkait dengan tugas sederhana yang dapat Anda selesaikan segera, maka menanggapinya dengan segera akan mencegah tumpukan email.
Perlu diketahui bahwa aturan dua menit hanyalah sebuah peretasan produktivitas yang perlu diterapkan secara bijaksana berdasarkan kasus per kasus. Anda hanya bisa mengevaluasi beberapa email dengan parameter yang sama, karena beberapa email mungkin melibatkan pendekatan yang berbeda.
Jadi, gunakan perbaikan cepat untuk email yang lebih kecil sambil mengkategorikan dan menjadwalkan aktivitas untuk email yang lebih kompleks.
9. Berkolaborasi dengan kotak masuk bersama
Kotak masuk bersama adalah alat manajemen kotak masuk untuk memusatkan email dan data terkait. Ini adalah tempat penyimpanan semua email masuk dan keluar yang menggabungkan beberapa kotak masuk bagi tim dan departemen untuk berkolaborasi.
Platform terpadu dengan kontrol akses yang tepat merampingkan data dan berbagi pengetahuan tanpa perlu bertukar email secara eksplisit.
Jika Anda pernah di-CC dalam rantai email untuk mendapatkan informasi, Anda akan memahami gangguan dari pemberitahuan yang konstan (terkadang tidak diinginkan)!
Kotak masuk bersama merupakan keuntungan bagi operasi yang berhubungan dengan pelanggan seperti pemasaran, penjualan, dan dukungan, karena manajer bisa dengan cepat dan efisien memberikan email kepada anggota tim.
Dengan melakukan hal ini, memastikan bahwa semuanya berjalan lancar dan bisnis Anda bisa merespons pertanyaan dengan keahlian maksimum dan waktu minimum.
Platform seperti ClickUp mengedepankan kotak masuk bersama dengan alat-alat seperti Dokumen ClickUp . Ini adalah ruang kerja bersama tempat anggota tim membuat, berbagi, dan berkolaborasi dalam dokumen, wiki, dan basis pengetahuan yang kaya.
Selain itu, Anda bisa menghubungkannya ke alur kerja untuk otomatisasi, mengedit dokumen secara real-time, tinggalkan komentar, tetapkan tugas, dan lakukan lebih banyak hal daripada terjebak dalam penyusunan email!
10. Mengintegrasikan semuanya
Integrasi dan konsolidasi sistem adalah yang terakhir dari strategi manajemen email kami. Strategi ini membantu menyiapkan bidang yang setara dengan menambal seluruh tumpukan teknologi perusahaan.
Menjembatani sistem dan platform yang berbeda memudahkan aliran data dan informasi sekaligus menyatukan kesenjangan, menghilangkan kemacetan, dan menyediakan lingkungan digital yang seragam. Hal ini juga mencegah pembentukan silo data dan memiliki efek komplementer pada berbagai aktivitas bisnis.
Kirim dan terima email di dalam ClickUp untuk menyederhanakan pengelolaan email
Misalnya, mengintegrasikan email dengan aplikasi kalender dan konferensi video memungkinkan Anda mengatur peringatan untuk undangan rapat dan segera bergabung dengan mereka.
Demikian pula, integrasi email dengan platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) memberikan akses ke informasi pelanggan yang relevan untuk memberikan personalisasi tanpa harus berpindah platform.
Untungnya, Integrasi ClickUp mencakup lebih dari 1000+ alat untuk beroperasi secara native dengan berbagai platform CRM, opsi penyimpanan cloud, aplikasi kalender, alat produktivitas, dan banyak lagi.
Singkatnya, mengintegrasikan kotak masuk Gmail dan Outlook Anda dengan ClickUp benar-benar merupakan pasangan yang cocok.
Biarkan Kotak Masuk Anda Bernafas Dengan Strategi Manajemen Email yang Efektif
Demikianlah 10 strategi teratas kami untuk manajemen email.
Meskipun tips di atas bisa membantu-menguasai seni manajemen email yang efektif bukanlah keterampilan yang statis.
Ini melibatkan pendekatan transformatif di mana Anda harus terus berinovasi dan meningkatkan diri untuk mendapatkan kontrol yang lebih baik atas kotak masuk Anda.
Selain itu, alih-alih berfokus pada menjinakkan kotak masuk Anda, bercita-cita untuk mengembangkan sistem komunikasi yang mengutamakan efisiensi, organisasi, dan pertukaran tanpa hambatan. Kerangka kerja seperti ini akan mendorong email (atau bentuk komunikasi lainnya, dalam hal ini) sebagai katalisator dan pendorong produktivitas dan pekerjaan yang bermakna.