Memprioritaskan pekerjaan yang terbaik berarti setiap orang dalam tim Anda menghabiskan waktu dan energi mereka untuk proyek-proyek berkinerja tinggi.
Sangat menggoda untuk terjun ke dalam tugas dan menyelesaikannya sebanyak mungkin. Namun, semakin Anda menilai proyek dari perspektif nilai perusahaan, semakin baik keputusan yang Anda buat untuk membangun budaya kerja yang terinspirasi.
Dan dalam dunia manajemen proyek yang serba cepat, pekerjaan yang terinspirasi akan menghasilkan pemecahan masalah yang kreatif dan hasil yang sukses. Pada tahun 2027, perusahaan akan kesulitan menemukan 87.7 juta karyawan yang berspesialisasi dalam peran manajemen proyek! 🌐
Dengan semangat transparansi proyek secara keseluruhan memprioritaskan proyek lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Pemimpin proyek, dan terutama tim tanpa manajer proyek, tidak memiliki blok waktu yang tidak terputus dalam jadwal mereka untuk meninjau permintaan proyek baru terhadap pekerjaan yang sedang berjalan.
Jadi, bagaimana kita dapat memfokuskan waktu dan energi tim kita pada tugas-tugas yang tepat?
Kita akan melihat tips terbaik seperti mengelompokkan proyek-proyek yang serupa untuk memaksimalkan waktu, menavigasi percakapan yang sulit dengan para pemangku kepentingan utama, dan menyeimbangkan kembali proses pendelegasian.
Gunakan panduan ini sebagai inspirasi sumber daya dan templat yang siap pakai. Atau sebagai pembuka percakapan dengan tim Anda untuk membuat langkah strategis dalam proses penentuan prioritas proyek tim Anda!
Apa yang dimaksud dengan Prioritas Proyek?
Prioritas proyek adalah proses memilih proyek yang paling penting untuk difokuskan oleh organisasi, mengingat sumber daya dan waktu yang tersedia. Proses ini melibatkan evaluasi setiap proyek potensial berdasarkan kriteria seperti memenuhi tujuan organisasi, manfaat yang diharapkan, biaya, dan risiko.
Setelah setiap rencana proyek dievaluasi, para pengambil keputusan mengurutkan proyek-proyek tersebut berdasarkan prioritas dan membandingkannya dengan sumber daya yang tersedia. Perbandingan ini membantu menyoroti potensi pertukaran antara proyek dan membantu memprioritaskan tugas yang paling mungkin memenuhi visi strategis perusahaan. Hal ini juga menyaring tugas-tugas yang tidak relevan untuk melindungi bandwidth tim Anda. 👥
Temukan lebih banyak kiat manajemen waktu !
Memprioritaskan proyek dan tugas menggunakan empat tingkat Prioritas di ClickUp
Sistem peringkat proyek memberikan struktur yang dapat diprediksi untuk menganalisis dan membandingkan prioritas, kepentingan, dan dampak potensial setiap proyek. Hal ini memastikan sumber daya diarahkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang memiliki manfaat terbesar bagi bisnis.
Pemeringkatan proyek juga membantu tim menetapkan tujuan yang realistis untuk setiap proyek, melacak kemajuan setiap proyek, dan membantu memastikan bahwa setiap anggota tim mengerjakan sesuatu yang penting.
Mengapa Penentuan Prioritas Proyek Penting?
Memiliki rencana dan menetapkan prioritas sangat penting untuk kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Ketika kita memprioritaskan proyek kita, kita dapat fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Hal ini juga membantu kita tetap teratur dan efisien! Kita terhindar dari penundaan, gangguan, dan multitasking, sehingga kita dapat bekerja dengan lebih cerdas dan menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Memprioritaskan proyek bisa jadi rumit. Namun dengan upaya kolaboratif dan perencanaan strategis, kami dapat memastikan proyek kami selesai tepat waktu dan dengan hasil yang luar biasa. 📈
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana mengelola beberapa proyek !
Kelola semua jadwal dan tahapan produksi Anda di satu tempat dengan tampilan Daftar ClickUp
Check out contoh dan templat manajemen proyek !
5 Tips yang Dapat Ditindaklanjuti untuk Memprioritaskan Proyek
Menggunakan strategi untuk memprioritaskan proyek adalah bagian penting dari manajemen proyek dan dapat membantu kita menjadi lebih produktif dalam berbagai cara individu dan tim. Memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingan, urgensi, dan dampaknya akan membantu semua orang yang terlibat untuk fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu. ⚡️
Selain itu, tim dapat menggunakan penentuan prioritas untuk mengidentifikasi potensi kemacetan dan merencanakan ke depan untuk mengatasinya. Hal ini akan membantu tim membuat rencana yang tepat dan menghindari kesibukan dan kekacauan di menit-menit terakhir.
Berikut ini lima tips untuk memprioritaskan proyek dan mendapatkan hasil yang maksimal garis waktu proyek !
Tip #1: Gunakan matriks prioritas
Sebuah prioritas matriks adalah sebuah bagan atau diagram yang digunakan untuk membantu mengurutkan tugas atau membandingkan faktor-faktor untuk memprioritaskannya. Biasanya terdiri dari dua sumbu: sumbu y vertikal dan sumbu x horizontal.
Sumbu y biasanya mewakili faktor atau tugas yang perlu diprioritaskan, sedangkan sumbu x biasanya mewakili skala kepentingan atau urgensi .
Sebagai contoh, sumbu y dapat mencantumkan tugas-tugas seperti Perbarui halaman masuk, Segarkan logo, dan Membuat templat sosial merek, sedangkan sumbu x dapat mewakili skala 1 (prioritas rendah) hingga 5 (prioritas tinggi).
Jika Anda belum pernah menggunakan sistem prioritas proyek sebelumnya, cobalah Templat Matriks Prioritas ClickUp ! Templat Papan Tulis ini akan memandu Anda melalui ide desain dan fungsionalitas untuk merencanakan proyek Anda yang akan datang. 🎨
Mengatur proyek dengan prioritas lebih tinggi di Papan Tulis ClickUp
Temukan lebih banyak templat matriks dari ClickUp dan PowerPoint !
Tips #2: Saring semua permintaan proyek ke dalam alat bantu manajemen proyek
Dapatkah Anda menghitung jumlah alat dalam tumpukan teknologi Anda?
Pertanyaan lanjutan: apakah semua alat tersebut merupakan pintu masuk untuk membanjiri tim Anda dengan permintaan?
Selain gangguan, menggunakan beberapa saluran untuk menangkap pembaruan proyek adalah cara tercepat untuk menyebabkan pekerjaan ganda. 🔂
Dengan ClickUp Forms, Anda membuat pagar pembatas digital untuk melindungi tim Anda agar tidak terlibat terlalu dini dalam "fase penemuan" sebuah proyek. Fase penemuan adalah ketika pemohon belum memberikan strategi, tujuan, dan hasil yang solid untuk mulai bekerja.
bonus:_
alat Bantu Penentuan Prioritas
Menyaring permintaan proyek kepada manajer proyek menggunakan Formulir ClickUp
Gunakan petunjuk ini untuk mendesain formulir yang sesuai dengan kebutuhan spesifik tim Anda untuk mengevaluasi proyek:
- Apakah ada visual yang sudah ada (foto, infografis, logo, dll.) yang perlu digunakan dalam proyek?
- Apakah ada konten yang sudah ada (tulisan, laporan, survei, hasil studi, dll.) yang perlu digunakan dalam proyek?
- Bagaimana kesuksesan akan diukur? Sebutkan OKR dan KPI perusahaan yang relevan.
- Apakah Anda memiliki daftar pesan atau poin-poin penting yang perlu dimasukkan ke dalam proyek?
- Apakah ada kendala atau pertimbangan teknis yang perlu diperhatikan?
- Apakah ada pedoman branding atau estetika yang harus dipertimbangkan?
- Apakah ada peraturan hukum atau standar kepatuhan yang harus dipenuhi?
- Apakah ada konten atau visual yang harus dikecualikan dari proyek ini?
- Apa tujuan strategis dari proyek ini?
- Berapa jangka waktu dan anggaran untuk proyek ini?
- Siapa audiens yang dituju untuk proyek ini?
- Siapa saja pemangku kepentingan proyek?
- Kapan Anda membutuhkannya?
- Apakah ini proyek baru atau proyek yang diperbarui?
TIP PROFESIONAL Berdayakan tim Anda untuk mengarahkan permintaan ad hoc ke Formulir ClickUp . Siapa pun yang memiliki tautan ke Formulir dapat mengirimkan tanggapan yang secara otomatis diarahkan ke Ruang Kerja tim Anda untuk peninjauan yang tepat!
Tip #3: Kelompokkan proyek serupa ke dalam satu Sprint
Mengelompokkan proyek yang serupa adalah cara yang efektif untuk meningkatkan efisiensi proses . Idenya adalah untuk membuat kelompok proyek di mana tugas dan ide dapat dengan mudah dibagikan di antara anggota tim, serta sumber daya dan keahlian. 🧑💻
Memprioritaskan proyek pada tampilan Papan ClickUp seret dan lepas
Sprint adalah salah satu peristiwa Agile yang digunakan untuk menentukan periode waktu di mana serangkaian pekerjaan tertentu harus diselesaikan.
Durasi Sprint secara tradisional adalah dua minggu untuk tim pengembangan perangkat lunak, tetapi bisa juga dalam waktu yang lebih lama, tergantung pada kebutuhan tim dan proyek. Selama Sprint, tim memecah tugas-tugas individu dan menugaskannya kepada orang-orang tertentu yang akan menyelesaikannya. Di akhir Sprint, tim akan meninjau kemajuan mereka dan pindah ke Sprint berikutnya.
**Manfaat lainnya adalah menangani proyek-proyek yang tidak terlalu penting - proyek yang membuat bisnis tetap berjalan - untuk memaksimalkan waktu!
Tip #4: Katakan tidak pada proyek di luar permainan perusahaan Anda
Mengatur permintaan proyek berdasarkan nilai bisnis berarti memprioritaskannya sesuai dengan potensi ROI (Pengembalian Investasi) dari proyek dan pengaruhnya terhadap operasi perusahaan.
Nilai bisnis ditentukan dengan menganalisis biaya dan manfaat proyek dalam hal waktu, sumber daya, dan keuntungan. Sebuah proyek dengan tingkat pengembalian yang diharapkan tinggi akan ditempatkan lebih tinggi dalam daftar. Misalnya, memperbaiki masalah produksi utama atau mengatasi keluhan pelanggan.
Membandingkan permintaan proyek dengan portofolio proyek perusahaan untuk menentukan prioritas
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kepuasan pelanggan, dampak jangka pendek dan jangka panjang, serta keunggulan kompetitif, perusahaan dapat memutuskan proyek mana yang paling berharga bagi tujuan bisnis mereka.
Tips #5: Mendelegasikan pekerjaan yang tepat kepada orang yang tepat
Terkadang kita secara tidak sadar menugaskan semua tugas kepada pengembang, perancang, atau koordinator tertentu karena mereka sangat bagus. Kualitas pekerjaan dan sikap mereka yang selalu bisa membuat mereka menjadi magnet untuk menyelesaikan tugas-tugas yang bertubi-tubi.
Namun, kami semua memprioritaskan proyek, dan itu juga berarti perencanaan dengan mempertimbangkan kapasitas beban kerja dan pertumbuhan tim kami. 🌱
Menetapkan proyek dan tugas di masa mendatang menggunakan tampilan Beban Kerja ClickUp
Perancang, pengembang, atau koordinator tersebut mungkin bukan orang yang terbaik untuk tugas tersebut. Kemungkinan, mereka bisa saja menghabiskan waktu dan energi mereka pada proyek lain untuk mengembangkan otot kreatif mereka, mencegah kelelahan, dan mendapatkan lebih banyak pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan tingkat tinggi.
Jadi, saat Anda mendelegasikan tugas, gunakan talenta setiap orang dalam tim Anda untuk menciptakan rasa memiliki dan membangun tim. Hasilnya, Anda akan memiliki proses yang lebih baik dalam mengelola beban kerja!
Jadikan Produktivitas sebagai Prioritas Utama dengan ClickUp
Cobalah ClickUp dan rasakan perubahan positif yang dapat dibuatnya untuk produktivitas tim Anda. Platform kami memberi Anda alat untuk menyusun proses prioritas proyek yang ideal. Hanya dengan beberapa klik, Anda bisa memulai dengan gambaran besar dan memperbesar detail tugas apa pun. Buat akun ClickUp gratis hari ini dan tetap bersemangat dengan pekerjaan yang ada di depan Anda. Jika Anda membutuhkan dukungan, silakan hubungi kami melalui Pusat Bantuan atau tangkap salah satu dari kami webinar sesuai permintaan .
Selamat merencanakan! 💜