Gangguan dan interupsi harus menjadi kutukan bagi setiap pekerja yang ingin menjadi produktif-setidaknya, itulah yang dikatakan oleh statistik.
Rata-rata karyawan adalah terganggu setiap 11 menit . Hal ini sangat mengecewakan karena kebanyakan orang mencapai puncak produktivitas untuk hanya 2 jam dan 53 menit setiap hari . Bayangkan bagaimana hal itu berdampak pada kuantitas dan kualitas pekerjaan Anda. 🤔
Sekarang inilah sebuah wahyu: Anda bisa menghentikan bombardir interupsi yang terus-menerus dan mendapatkan kembali produktivitas Anda dengan metode yang menyelaraskan tugas-tugas Anda, memaksimalkan efisiensi, dan mengurangi stres. Kita berbicara tentang pengelompokan tugas, yang mengharuskan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas serupa dalam satu waktu. Metode ini dikenal untuk mengakhiri multitasking yang tidak perlu dipikirkan, mengembalikan logika ke rencana harian Anda .
Namun, apa rahasia di balik keefektifannya? Mari kita cari tahu!
Apa Itu Task Batching?
Pengelompokan tugas adalah metode mengatur pekerjaan dengan mengelompokkan tugas-tugas yang serupa untuk dikerjakan sekaligus. Pendekatan ini dapat sangat meningkatkan produktivitas Anda dengan mengurangi waktu yang dihabiskan di pengalihan konteks yaitu beralih di antara tugas-tugas yang tidak berhubungan atau berbeda sepanjang hari.
Bayangkan seorang desainer grafis yang sedang membuat tiga elemen untuk sebuah proyek: spanduk situs web, logo, dan grafis media sosial. Alih-alih beralih di antara berbagai tuntutan desain sepanjang hari, mereka dengan cermat membuat kumpulan tugas untuk mendalami setiap elemen. Selama sesi ini, para desainer membenamkan diri mereka dalam fokus tanpa gangguan, mengeluarkan yang terbaik dalam proses kreatif mereka berkat kapasitas kognitif yang ditingkatkan. 🌸
Dampak dari pengelompokan tugas mungkin tampak tidak kentara dalam contoh kami, namun akan lebih terlihat ketika menangani beragam tanggung jawab seperti komunikasi dengan klien, rapat tim, tugas administratif, dan sesi curah pendapat . Tugas batching menjadi sumber kelegaan dalam kasus-kasus seperti itu karena Anda memiliki alur kerja yang terkonsentrasi, bukan yang tersebar.
Sekarang, jika Anda menarik persamaan antara pengelompokan tugas dan pemblokiran waktu, Anda berada di jalur yang benar. Namun, nuansa di antara keduanya teknik manajemen waktu menjadi jelas ketika mempertimbangkan contoh-contoh spesifik dan aplikasi praktis.
Pengelompokan tugas vs pemblokiran waktu
Pengelompokan tugas dan pemblokiran waktu merupakan cara yang masuk akal untuk meningkatkan produktivitas, namun keduanya memiliki fungsi yang berbeda dalam hal tujuan:
- Pengelompokan tugas: Teknik ini menuntut tugas-tugas terkait untuk dikelompokkan bersama dan diselesaikan sekaligus, dengan tujuan untuk mengurangi gangguan dan mempertahankan satu alur pemikiran untuk meningkatkan produktivitas
- Pemblokiran waktu pendekatan ini adalah tentang mengalokasikan waktu tertentu dalam sehari untuk tugas atau jenis pekerjaan tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan dengan prioritas tinggi selalu memiliki ruang dalam jadwal Anda
Kedua teknik ini dapat digunakan bersama untuk penjadwalan yang seimbang dan pekerjaan yang mendalam . Anda dapat mengelompokkan tugas-tugas yang serupa terlebih dahulu dan mengalokasikan waktu dalam jadwal Anda untuk menanganinya. Dengan cara ini, Anda dapat mengoptimalkan fokus dan memastikan tugas-tugas penting tidak terlewatkan.
Kiat: ClickUp menawarkan alat untuk mengimplementasikan kedua strategi produktivitas dalam alur kerja Anda. Apakah Anda ingin memberi kode warna dan mengelompokkan tugas yang serupa atau membuat blok waktu untuk tugas tertentu, Anda dapat menjalankan beberapa pengatur waktu secara bersamaan dan lacak hari Anda dengan lebih baik dengan satu aplikasi ini aplikasi produktivitas !
Mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas dan proyek secara akurat di ClickUp
Manfaat Pengelompokan Tugas
Jika Anda tidak terlalu tertarik dengan task batching, empat manfaat ini akan membuat Anda berpikir dua kali. 😏
1. Peningkatan fokus
Salah satu manfaat yang lebih nyata dari pengelompokan tugas adalah kapasitas kognitif yang lebih tajam dari waktu ke waktu. Semakin sering Anda menggunakan metode ini, semakin mahir otak Anda dalam membungkam kebisingan eksternal dan fokus pada satu tugas di depan Anda.
Menurut mendiang ilmuwan saraf Clifford Nass otak manusia terhubung untuk menolak panggilan sirene dari multitasking . Jika Anda merasa konsentrasi dan kreativitas Anda berkurang, terimalah kekuatan tugas tunggal dengan tangan terbuka. 🤗
2. Manajemen waktu yang lebih baik
Sering, mengelola waktu Anda secara efektif dapat menjadi aspek pekerjaan yang menantang, terutama jika Anda sering berpindah-pindah konteks. Namun dengan tugas yang dikelompokkan, Anda mungkin akan lebih mudah mengurangi waktu yang terbuang karena berpindah-pindah tugas dengan mengelompokkan tugas-tugas yang terkait. ⏰
Proses pengelompokan memberikan struktur yang jelas pada hari Anda, sehingga Anda tidak akan pernah bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya-Anda memiliki rencana yang pasti, dan Anda akan mematuhinya. Pertimbangkan waktu yang dapat Anda hemat jika Anda membalas setiap email yang Anda terima sekaligus, bukan secara sporadis sepanjang hari.
Hal ini akan meningkatkan manajemen waktu membebaskan waktu yang bisa Anda alokasikan untuk tugas-tugas yang lebih inovatif, atau bahkan waktu istirahat.
3. Mengurangi penundaan dan keraguan
Penundaan, penyabotase diam-diam produktivitas, tumbuh subur di bawah bayang-bayang keraguan dan tenggat waktu yang terlewat. Kita semua pernah mengalaminya, terperangkap dalam jaringnya, melihat daftar tugas yang belum selesai bertambah panjang sementara kita menunda-nunda hal yang tak terelakkan. Namun, ada harapan di depan mata. 🌅
Dengan mengelompokkan tugas ke dalam beberapa kelompok, Anda merampingkan rutinitas Anda, meminimalkan pengambilan keputusan serangan. Hal ini merupakan berkah untuk mengelola proyek-proyek besar di mana para manajer sering merasa lelah karena kelelahan keputusan .
4. Mengurangi stres
Pengelompokan tugas adalah mercusuar organisasi dalam kekacauan pekerjaan modern dan memberikan balsem yang menenangkan bagi mereka yang memiliki tingkat stres dan energi yang buruk. Jika Anda mengalami gangguan fisik dan mental di tempat kerja, seperti sakit kepala dan mudah tersinggung, Anda akan menemukan kelegaan dalam keselarasan terstruktur yang diberikan oleh metode ini. 😌
Selain itu, mengubah daftar tugas yang luar biasa menjadi kumpulan tugas yang dapat dikelola memunculkan gelombang kepercayaan diri. Saat Anda menavigasi melalui segmen-segmen pekerjaan ini, kegembiraan dalam menyelesaikan tugas menjadi motivator alami, membuat Anda tetap pada jadwal dan meningkatkan pengalaman kerja Anda secara keseluruhan.
Cara Mengelompokkan Tugas: 5 Langkah untuk Merancang Alur Kerja yang Terkonsentrasi
Setelah Anda memahami esensi pengelompokan tugas dan memiliki pemahaman yang jelas tentang manfaatnya yang luar biasa, langkah selanjutnya adalah mempraktikkannya. Kami telah menyusun lima langkah standar yang terlibat dalam proses pengelompokan tugas-kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara menerapkan setiap langkah dengan menggunakan ClickUp .
Langkah 1: Buat daftar tugas yang komprehensif
Jadi, Anda memiliki satu minggu yang penuh dengan tugas, baik besar maupun kecil. Dengan pengelompokan tugas, Anda bisa menyusun jadwal yang fleksibel yang mencakup segala hal, mulai dari pekerjaan yang sangat penting hingga pekerjaan sehari-hari yang bernilai rendah. Namun, inilah syaratnya - Anda harus membuat daftar tugas terlebih dahulu. ✅
Untuk memulai pengelompokan, Anda harus menemukan waktu luang untuk menyusunnya. Visualisasikan urutan pekerjaan Anda kiriman Anda dan catatlah tanpa perlu banyak berpikir untuk menambah daftar tugas Anda.
Anda harus sangat teliti untuk memastikan bahwa tugas-tugas kecil tidak terlewatkan. Kabar baik- Tugas tersedia untuk diperebutkan di setiap paket ClickUp untuk membuatnya lebih mudah. Berikut ini cara membuat daftar tugas utama di platform:
- Arahkan ke Bilah Samping di Ruang Kerja ClickUp Anda dan arahkan kursor ke Ruang atau Folder tempat Anda ingin membuat Daftar
- Klik pada ikon plus
- Pilih Daftar dari opsi yang tersedia
- Berikan nama untuk Daftar Anda
- Klik pada Buat Daftar
Dan begitu saja, Anda memiliki daftar baru yang siap diluncurkan!
Dalam tugas ClickUp, buat dan atur Daftar Periksa terperinci dengan mudah dengan kelompok item yang harus dilakukan yang bahkan dapat ditugaskan ke pengguna lain
Baik Anda seorang perencana malam hari atau pengatur waktu, perbarui daftar tersebut setiap hari. Cara tercepat untuk membuat daftar yang mudah digunakan adalah dengan menggunakan fitur Templat Daftar Tugas Harian ClickUp . Dibuat untuk kesederhanaan, membekali Anda dengan semua alat yang diperlukan untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang sedang dikerjakan dengan cepat. Ditambah dengan integrasi dan notifikasi bawaan, Anda tidak akan melewatkan satu hal pun. 🎼
Langkah 2: Kategorikan dan urutkan tugas-tugas terkait
Setelah membuat daftar tugas, sekarang saatnya untuk masuk ke inti pengelompokan tugas dengan mengkategorikan dan mengurutkan tugas-tugas Anda. 🫀
Langkah pertama adalah mengelompokkan tugas-tugas yang serupa. Tugas-tugas tersebut bisa berupa tugas yang sederhana atau kompleks:
- Membutuhkan sumber daya yang sama
- Merupakan bagian dari proyek yang sama
- Memiliki proses atau sifat pengiriman yang serupa
Misalnya, gabungkan semua tugas email Anda untuk menghindari interupsi yang terus-menerus atau kategorikan tugas yang berkaitan dengan curah pendapat dan urutkan dalam satu kumpulan. Anda juga dapat memanfaatkan fitur ClickUp Generator Daftar Tugas AI untuk mengatur daftar Anda secara efisien.
Tingkatkan kejelasan di seluruh proyek Anda dengan Jenis Tugas yang dapat disesuaikan dan tingkatkan pengorganisasian di seluruh upaya manajemen tugas Anda
Pengelompokan tugas bekerja lebih baik jika Anda dapat meninjau kumpulan tugas di satu tempat. Tampilan Daftar ClickUp adalah alat yang bagus untuk memantau tugas-tugas Anda yang sudah ditumpuk. Alat ini memungkinkan Anda mengurutkan daftar Anda berdasarkan:
- Tanggal Mulai : Bersiaplah untuk tugas yang akan datang
- Tanggal Jatuh Tempo : Jaga agar tenggat waktu tetap terlihat jelas
- Perkiraan Waktu : Mengukur tugas berdasarkan bobotnya
- Pencatatan Waktu : Mengidentifikasi tugas-tugas yang menghabiskan paling banyak waktu
- Penerima tugas : Urutkan berdasarkan nomor atau nama penerima tugas
- Bidang Khusus : Buat bidang tugas yang unik untuk nilai, anggaran, nomor kontak, dan lainnya
Pada titik ini, Anda juga dapat mengidentifikasi hal yang berulang yang dapat diotomatisasi dengan Otomatisasi ClickUp .
Langkah 3: Tetapkan prioritas tugas
Anda mungkin ingin mengurutkan kumpulan tugas berdasarkan prioritasnya atau waktu di mana Anda paling produktif.
Solusinya? Empat bendera dengan kode warna di dalam Prioritas Tugas ClickUp -yang Anda perlukan untuk mengomunikasikan urgensi tugas dan tingkat kepentingannya dengan mudah kepada Anda atau tim Anda. Kelompokkan tugas-tugas Anda berdasarkan tag berikut ini:
- Mendesak: Mengidentifikasi tugas-tugas bernilai tinggi yang paling penting bagi pekerjaan atau proyek Anda. Ini adalah tugas-tugas yang berada di urutan teratas yang membutuhkan perhatian Anda segera
- Tinggi: Pertimbangkan tugas-tugas yang, meskipun tidak mendesak, masih penting untuk tujuan jangka panjang Anda, jadi tugas-tugas tersebut harus diselesaikan lebih cepat daripada nanti 🟡
- Normal: Alokasikan waktu di hari kerja Anda untuk tugas-tugas lain dengan prioritas normal, tetapi jangan langsung mengerjakannya. Lakukan sesuai waktu yang Anda inginkan 🔵
- Rendah: Tugas-tugas bernilai rendah tidak mendesak atau terlalu penting dan dapat dikerjakan di waktu luang atau didelegasikan ⚪
Mengatur Prioritas Tugas dengan cepat di dalam tugas untuk mengomunikasikan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Pegang kendali dengan menempatkan item pekerjaan dengan prioritas tinggi di Baki Tugas untuk memastikan mereka selalu berada di garis depan saat Anda membutuhkannya.
Langkah 4: Blokir waktu
Seringkali, setelah Anda menetapkan prioritas Anda, sangat penting untuk memblokir waktu tertentu di kalender Anda untuk menangani beberapa kelompok tugas dalam seminggu atau sebulan dan menetapkan tanggal jatuh tempo yang realistis untuk menghindari terlewatnya tenggat waktu. Ya, kami membahas kembali tentang pemblokiran waktu, dan ya, ClickUp dapat membantu Anda di sini.
Gunakan pilihan platform gratis manajemen tugas dan templat pemblokiran waktu . Sebagai contoh, templat Templat Jadwal 24 Jam ClickUp sangat bagus untuk pemblokiran waktu harian. Anda juga memiliki opsi untuk perencanaan mingguan dan bulanan.
Gunakan templat ini untuk memberikan slot waktu khusus pada semua tugas anda di Kalender ClickUp anda
Untuk memulai pemblokiran waktu di ClickUp, tekan waktu mulai dan waktu jatuh tempo pada tugas sampai ke menit terakhir. Ini berarti Anda dapat membuang tugas-tugas tersebut ke Tampilan kalender dan lihat mereka muncul di Beranda dan pemberitahuan layar.
Ingin memulai tugas pada hari tertentu pada waktu tertentu? Mudah! Anda dapat mengetikkannya seperti obrolan santai- Senin pukul 17.00.
Gunakan tampilan Kalender untuk melacak tanggal jatuh tempo, mengaktifkan pengingat agar tidak pernah melewatkan tenggat waktu, dan mengelola proyek dengan mudah dengan ClickUp
Jika pekerjaan Anda sangat sensitif terhadap waktu, kami sarankan untuk menggunakan fitur Templat Tenggat Waktu ClickUp untuk mengatur, memprioritaskan, dan memvisualisasikan tenggat waktu dengan lebih banyak kontrol.
Langkah 5: Melacak tugas-tugas serupa
Kami telah menyebutkan tampilan Kalender sebelumnya, dan itu hanya salah satu cara untuk melacak tugas Anda . Anda dapat memanfaatkan pandangan lain tentang ClickUp seperti:
- Tampilan Gantt : Bayangkan seperti peta proyek. Anda dapat merencanakan, mengelola sumber daya, dan melihat tonggak dan rintangan
- Tampilan garis waktu : Anggap saja ini sebagai garis waktu tugas Anda dengan tata letak yang rapi untuk mengelompokkan tugas-tugas serupa
Punya alur tugas yang rumit? Coba atur Ketergantungan Tugas dalam ClickUp untuk memastikan tugas yang lebih besar dan lebih kecil dikerjakan dalam urutan yang benar.
Lihat beban kerja tim dengan tampilan Garis Waktu untuk melacak kemajuan dan menyesuaikan tanggal jatuh tempo tugas
Di akhir setiap batch, luangkan waktu untuk meninjau pekerjaan yang telah dilacak. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengukur efisiensi dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk batch berikutnya.
Tips untuk Berpegang Teguh pada Rutinitas Batching Tugas Anda
Konsistensi adalah kunci ketika mengelola tugas . Meskipun mungkin terasa menantang pada awalnya, tetaplah melakukan rutinitas tersebut, dan hal itu akan segera menjadi kebiasaan. Berikut adalah beberapa tips untuk terus melakukannya:
- Tentukan waktu pengelompokan yang spesifik: Pengelompokan tugas itu sendiri memerlukan perencanaan yang intensif. Dengan menetapkan waktu untuk membuat rutinitas, Anda akan terhindar dari penundaan
- Batasi gangguan: Meminimalkan interupsi dan gangguan selama sesi pengelompokan Anda. Matikan pemberitahuan yang tidak perlu dan ciptakan lingkungan kerja yang fokus di mana hanya ada sedikit halmemperlambat Anda3. **Beristirahatlah sejenak: Sisipkan istirahat sejenak di antara sesi batching. Hal ini membantu menyelaraskan kembali otak Anda dan mencegah kelelahan
- Gunakan pengingat: Tetapkan perkiraan waktu untuk sekumpulan tugas dalam satu batch dan atur pengingat dan tenggat waktu agar tetap berada di jalurnya
- Refleksikan dan sesuaikan: Menilai rutinitas pengelompokan tugas Anda secara teratur. Jika tugas atau waktu tertentu tidak berjalan dengan baik, bersikaplah terbuka untuk menyesuaikan dan menyempurnakan pendekatan Anda
Bonus bacaan: Pelajari tentang Teknik Pomodoro yang ramah batching untuk manajemen waktu sini !
Kumpulkan dengan ClickUp
Menjadi lebih produktif seperti sebuah petualangan yang berkelanjutan. Bahkan ketika Anda sudah mencoba banyak cara untuk menyelesaikan sesuatu, wajar jika Anda merasa ingin menyerah. Namun, inilah masalahnya-setiap metode baru yang Anda coba seperti dorongan kecil, membantu Anda dan otak Anda terbiasa dengan medan yang lebih baru.
Dalam hal menyelesaikan sesuatu, memiliki perangkat lunak yang tepat adalah kuncinya. Pertimbangkan mendaftar untuk alat gratis seperti ClickUp . Kumpulan fitur produktivitasnya akan membantu Anda mempraktikkan pengelompokan tugas secara teratur.
Bagaimanapun juga, waktu adalah aset paling berharga yang Anda miliki. Jangan sia-siakan - kumpulkan! ✊