Sebagai seorang manajer berpengalaman, saya telah melihat secara langsung bagaimana kecepatan kerja yang tiada henti dapat menguras tenaga karyawan dan menyebabkan produktivitas mereka menurun. Rentetan tenggat waktu, rapat, dan email yang terus menerus dapat membuat para profesional yang paling terorganisir sekalipun kewalahan.
Dan, jangan abaikan tren pertumbuhan produktivitas yang menurun yang disorot oleh data terbaru dari Organisasi untuk Kerja Sama Ekonomi dan Pembangunan (OECD).
Pada tahun 2022, pertumbuhan produktivitas multifaktor (MFP) mengalami penurunan di sepuluh dari dua puluh empat negara OECD. Amerika Serikat mengalami penurunan yang sangat tajam, dengan MFP anjlok dari 1.7% pada tahun 2021 menjadi negatif 1,6% pada tahun 2022 .
Angka-angka ini menunjukkan perlunya strategi produktivitas yang efektif untuk menavigasi lingkungan kerja yang penuh tuntutan dan membantu mendorong metrik produktivitas . Dan di situlah peretasan produktivitas berperan. Metode yang sederhana dan sering kali tidak konvensional dapat merevolusi hari kerja Anda, sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang berdampak besar dan mencapai lebih banyak hal.
Mari kita lihat bagaimana caranya.
Peretasan Produktivitas Umum
Peretasan produktivitas yang efektif membantu mengatasi penundaan, meningkatkan fokus, dan menyelesaikan masalah waktu dan manajemen proyek dari awal. Memasukkannya ke dalam rutinitas harian Anda akan membantu Anda menyusun strategi dan mencapai tujuan dengan lebih efektif.
(Dan jika Anda ingin menerapkan peretasan produktivitas ini dengan mudah, cobalah menggunakan alat manajemen kerja seperti ClickUp yang menyatukan tugas, percakapan, dan pengetahuan Anda serta meningkatkannya dengan AI)
Berikut ini adalah perincian peretasan produktivitas terbaik untuk meningkatkan efisiensi:
Peretasan 1: Praktikkan pemblokiran waktu
Pemblokiran waktu adalah mendedikasikan blok waktu tertentu untuk tugas-tugas tertentu. Alih-alih melakukan banyak tugas-yang bisa menghabiskan waktu Anda sebanyak 40% dari waktu produktif Anda -Anda fokus pada satu tugas selama setiap blok. Jadi, Anda mungkin akan menjadwalkan pekerjaan yang mendalam di pagi hari karena saat itulah Anda memiliki energi paling banyak, dan melakukan panggilan atau rapat di sore hari setelah Anda selesai mengerjakan tugas yang paling penting untuk hari itu. Tampilan Kalender ClickUp dapat membantu Anda menjadwalkan tugas-tugas ini ke dalam blok yang diinginkan..
... dan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp memungkinkan Anda melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.
Memvisualisasikan pekerjaan, menjadwalkan ulang tugas, dan mengelola jadwal proyek dengan Tampilan Kalender ClickUp yang fleksibel
Ketika mengelola proyek yang kompleks dengan banyak tugas dan tenggat waktu, saya menggunakan Tampilan Kalender untuk memetakan setiap tugas dan secara visual menetapkan blok waktu tertentu. Hal ini memberi saya gambaran yang jelas tentang beban kerja saya dan membantu saya memprioritaskan tugas secara efektif.
Buat dan sesuaikan lembar waktu dengan pelaporan terperinci tentang waktu Anda menggunakan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Namun trik yang sebenarnya adalah menggabungkannya dengan Pelacakan Waktu Proyek. Ketika saya mengerjakan setiap tugas, saya menggunakan ClickUp untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas tersebut secara akurat. Data ini membantu saya mengidentifikasi hambatan yang memakan waktu dan menyesuaikan perkiraan saya di masa depan.
Peretasan 2: Coba Teknik Pomodoro
Teknik Pomodoro melibatkan bekerja dalam periode singkat selama 25 menit, diikuti dengan istirahat selama lima menit untuk memulihkan tenaga dan menghindari beban kognitif yang berlebihan. Peretasan ini dapat membantu menjaga fokus dan mencegah kelelahan.
Berikut ini cara saya menerapkan Teknik Pomodoro menggunakan ClickUp:
- Atur pengatur waktu: Saya menggunakanIntegrasi Pelacakan Waktu ClickUp untuk mengatur interval kerja 25 menit dan istirahat 5 menit
- Fokus pada satu tugas: Selama setiap Pomodoro 25 menit, saya berkonsentrasi pada tugas tertentu, seperti menyusun email, menganalisis data, atau menulis posting blog. Anda juga dapat menjadwalkan Pomodoro yang lebih lama yaitu 30 atau 45 menit atau menggabungkan dua Pomodoro masing-masing 25 menit untuk tugas yang lebih berat
- Menciptakan lingkungan yang fokus: Saya meminimalkan gangguan dengan menutup tab yang tidak perlu, mematikan notifikasi, dan mencari ruang kerja yang tenang. Kebisingan putih atau musik fokus seperti binaural beats juga membantu
- Istirahat sejenak: Setelah setiap interval 25 menit, saya beristirahat selama 5 menit untuk mengistirahatkan pikiran. Saya mungkin melakukan peregangan, meditasi, atau sekadar menjauh dari meja kerja saya
- Istirahat yang lebih lama: Setiap empat kali Pomodoro, saya menghadiahi diri saya sendiri dengan istirahat yang lebih lama selama 15-30 menit
Struktur ini membantu saya tetap berada di jalur yang benar dan membuat kemajuan yang stabil tanpa merasa terbebani.
Baca juga: 15 Aplikasi Pengatur Waktu Pomodoro Terbaik untuk Fokus
Retas 3: Singkirkan tugas-tugas kecil dengan menggunakan aturan dua menit
Aturan dua menit adalah teknik yang sederhana namun ampuh yang membuat saya tetap teratur dan efisien. Intinya? Jika Anda bisa menyelesaikan tugas dalam dua menit atau kurang, segera lakukan.
Misalnya, jika saya menerima email yang meminta satu informasi sederhana, saya tidak akan membiarkannya berada di kotak masuk. Saya menerapkan aturan dua menit dan segera menanggapinya. Tindakan kecil ini mencegah tugas tersebut tertunda dan menjadi tugas yang lebih besar dan memakan waktu.
Untuk memfasilitasi hal ini, saya mengandalkan Pengingat ClickUp fitur pengingat. Saya mengatur pengingat untuk tugas-tugas cepat, seperti mengirimkan ucapan terima kasih atau menindaklanjuti sebuah arahan. Hal ini memastikan bahwa saya menangani tugas-tugas kecil ini dengan segera, membebaskan ruang mental untuk proyek-proyek yang lebih kompleks.
Gunakan Pengingat ClickUp untuk memastikan Anda tidak pernah melewatkan satu pun hasil kerja - sekecil apa pun!
👀 Tahukah Anda?
Efek Zeigarnik adalah prinsip psikologis di mana orang cenderung mengingat tugas yang belum selesai atau terputus dengan lebih jelas daripada tugas yang sudah selesai. Efek ini dapat menyebabkan ketegangan mental yang terus-menerus atau keasyikan dengan tugas yang belum selesai, sehingga mendorong keinginan untuk menyelesaikannya untuk mencapai penyelesaian. Hal ini sering dikaitkan dengan strategi produktivitas, karena memecah tugas-tugas besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan belum selesai dapat membantu menjaga fokus dan motivasi.
Retas 4: Memprioritaskan tugas menggunakan Matriks Eisenhower
Matriks Eisenhower Matriks Eisenhower membantu memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Anda dapat membagi tugas ke dalam empat kategori: 'mendesak dan penting', 'penting namun tidak mendesak', 'mendesak namun tidak penting', dan 'tidak keduanya' Hal ini membantu memutuskan tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang dapat Anda tunda, delegasikan, atau bahkan hapus.
Gunakan Tampilan Tugas ClickUp dan Templat Matriks ClickUp Eisenhower untuk mengatur tugas-tugas Anda sesuai dengan kategori-kategori ini. Hal ini akan memastikan Anda selalu menangani item yang paling penting terlebih dahulu dan menghindari waktu yang terbuang.
Retas 5: Identifikasi tugas-tugas penting menggunakan aturan 80/20 (Prinsip Pareto)
Ini adalah cara yang paling mudah untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang penting prinsip Pareto 80/20 menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% usaha Anda. Identifikasi tugas-tugas berdampak besar yang menghasilkan nilai paling besar dan fokuskan energi Anda pada tugas-tugas tersebut.
Sebagai contoh, 80% pendapatan Anda mungkin berasal dari 20% klien Anda. Dalam hal ini, menargetkan upaya pembinaan Anda pada kelompok pelanggan tertentu menjadi masuk akal.
Visualisasikan tugas Anda untuk meningkatkan produktivitas dengan Dasbor ClickUp
Untuk menerapkan prinsip ini secara efektif, Dasbor ClickUp memberikan gambaran visual tentang tugas, proyek, dan output masing-masing. Dengan menganalisis data yang disajikan, Anda dapat dengan cepat menentukan tugas mana yang memberikan hasil dan tugas mana yang menghabiskan waktu tanpa memberikan nilai yang signifikan.
Wawasan ini memungkinkan alokasi waktu dan sumber daya yang lebih efisien, memastikan prioritas tugas yang tepat yang selaras dengan tujuan.
Retasan 6: Makan katak itu!
Makanlah katak hidup di pagi hari, dan tidak ada hal buruk yang akan terjadi pada Anda sepanjang hari.
Mark Twain
Dalam hal produktivitas, ini berarti mengerjakan tugas yang paling sulit atau paling Anda takuti terlebih dahulu. Dengan melakukan hal ini, Anda akan menghilangkan hambatan terbesar di awal, sehingga sisa hari Anda akan terasa lebih mudah dikelola dan produktif.
Tetapkan tingkat prioritas untuk tugas Anda berdasarkan tugas mana yang perlu dilakukan terlebih dahulu dengan Prioritas Tugas ClickUp
Gunakan Prioritas Tugas ClickUp untuk mengidentifikasi katak Anda. Saat merencanakan hari Anda, tetapkan tingkat prioritas untuk setiap tugas, tandai tugas yang paling menantang atau penting sebagai 'Mendesak' atau 'Tinggi' Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah melihat tugas mana yang membutuhkan perhatian Anda terlebih dahulu.
Setelah katak Anda ditandai, mulailah hari Anda dengan berfokus pada tugas tersebut. Metode ini membantu Anda membangun momentum, dan dengan indikator prioritas visual ClickUp, Anda tidak akan pernah kehilangan jejak apa yang paling penting.
Retasan 7: Kumpulkan tugas-tugas serupa-dan selesaikan semuanya bersama-sama
Kelompokkan tugas-tugas yang serupa, seperti membuat laporan untuk berbagai proyek atau melakukan panggilan telepon, dan selesaikan satu per satu.
🧠Fakta Menyenangkan: Pengelompokan tugas berfungsi karena meminimalkan peralihan konteks, yang dapat menguras energi mental dan mengurangi fokus. Dengan mengelompokkan tugas-tugas yang serupa, Anda tetap berada di "zona" kognitif yang sama, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Subtugas ClickUp memungkinkan saya memecah proyek besar (misalnya, "menjawab semua email") menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan saling terkait yang bisa saya kerjakan sekaligus. Setiap subtugas bisa memiliki penerima tugas, tenggat waktu, prioritas, dan ketergantungan.
Retas 8: Mencoba aturan 1-3-5
Aturan 1-3-5 adalah metode sederhana untuk tetap produktif tanpa merasa kewalahan. Bertujuan untuk menyelesaikan satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil setiap hari.
Bagi seorang manajer pemasaran, aturan 1-3-5 bisa terlihat seperti ini:
- Satu tugas besar: Mengembangkan strategi untuk peluncuran produk kuartal berikutnya
- Tiga tugas menengah: Meninjau salinan iklan, menganalisis kinerja kampanye, dan menyetujui postingan media sosial
- Lima tugas kecil: Membalas email, menjadwalkan rapat tim, memeriksa pembaruan proyek, mengoreksi posting blog, dan menyelesaikan brief
Rencanakan, atur, dan berkolaborasi dalam proyek apa pun dengan ClickUp Tasks Tugas ClickUp dapat membantu Anda menetapkan tenggat waktu, melampirkan file, dan melacak kemajuan, sehingga manajemen tugas menjadi lancar.
Berikut ini cara saya menggunakan ClickUp Tasks untuk menerapkan aturan 1-3-5:
Langkah 1: Buat tugas
Saya menambahkan tugas ke ruang kerja ClickUp saya, mengkategorikannya ke dalam kerangka kerja 1-3-5.
Langkah 2: Tetapkan tenggat waktu
Selanjutnya, saya menetapkan tenggat waktu spesifik untuk setiap tugas, memastikan akuntabilitas yang terikat waktu.
Langkah 3: Tambahkan deskripsi tugas
Saya memberikan deskripsi yang jelas dan ringkas untuk setiap tugas, menguraikan tindakan yang diperlukan.
Langkah 4: Lampirkan file yang relevan
Jika ada dokumen, laporan, atau tautan yang terkait dengan tugas, saya melampirkannya secara langsung ke setiap tugas. Dengan cara ini, semuanya mudah diakses, dan konteksnya tetap berada di satu tempat.
Langkah 5: Mengatur Tampilan ClickUp
Saya menggunakan Daftar atau Tampilan Papan ClickUp untuk mengatur tugas-tugas saya secara visual. Ini membantu saya memprioritaskan dan melacak kemajuan saya secara efektif.
Buat tampilan yang disesuaikan untuk pekerjaan Anda dengan menggunakan fitur Tampilan Papan ClickUp
Retas 9: Gunakan templat untuk tugas yang berulang
Mengapa harus membuat ulang? ClickUp menawarkan berbagai macam templat untuk menstandarisasi tugas-tugas yang berulang, meningkatkan produktivitas, dan menyederhanakan pekerjaan harian Anda pelacakan produktivitas .
Sebagai contoh, Templat Laporan Produktivitas Pribadi ClickUp dapat membantu Anda mengukur dan melacak kemajuan Anda dalam tugas atau proyek apa pun. Gunakan untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, mengidentifikasi area perbaikan, dan membuat laporan produktivitas yang dipersonalisasi.
Templat Laporan Produktivitas Pribadi ClickUp
Templat ini ditujukan untuk pemula, jadi ini adalah cara yang cepat dan mudah untuk memulai. Setelah Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang berulang, Anda dapat memutuskan cara terbaik untuk menanganinya.
Bonus: Hilangkan rasa penasaran dari produktivitas dengan kuis 5 menit ini .
Retas 10: Mendelegasikan dengan bijak
Pendelegasian yang efektif adalah kuncinya faktor yang mempengaruhi produktivitas .
Tahukah Anda bahwa Anda dapat mendapatkan kembali hingga 20% dari hari kerja Anda dengan mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak penting dan mendelegasikannya kepada orang lain?
Tapi bagaimana caranya?
ClickUp menawarkan beberapa fitur yang dapat meningkatkan pendelegasian secara signifikan. Dua fitur yang sangat berguna adalah ClickUp Chat dan ClickUp Beberapa Penerima Tugas .
Menyatukan percakapan dan proyek dengan lancar dengan ClickUp Chat
Dengan Obrolan ClickUp anda bisa melakukan diskusi yang terhubung langsung dengan tugas atau proyek tertentu tanpa memerlukan dua alat komunikasi dan manajemen proyek yang terpisah. Ini berarti ketika Anda mengobrol tentang suatu tugas, semua orang tahu persis apa yang Anda maksud, sehingga mengurangi kebingungan dan menjaga semuanya tetap teratur.
Jika seseorang menyebutkan item tindakan dalam percakapan, Anda dapat dengan cepat mengubah pesan tersebut menjadi tugas hanya dengan sekali klik. Hasilnya, poin-poin penting tidak akan hilang dalam obrolan, dan sangat mudah untuk menetapkan tanggung jawab saat itu juga.
Tetapkan pesan ke anggota tim di ClickUp Chat untuk mendelegasikan tugas dari dalam pesan Anda
Obrolan memungkinkan Anda melacak siapa yang melakukan apa melalui @mentions dan FollowUps. Anda dapat melihat siapa yang tersedia dan mengelola beban kerja secara efektif, memastikan tugas didelegasikan kepada orang yang tepat tanpa membebani siapa pun.
Sebaliknya, multiple assignee memungkinkan Anda untuk memberikan satu tugas kepada lebih dari satu orang, sehingga mendorong kerja sama tim dan tanggung jawab bersama. Beberapa anggota tim dapat berkolaborasi dalam tugas yang sama, dengan memanfaatkan keahlian yang berbeda.
Retasan 11: Otomatiskan semua yang Anda bisa!
Tugas yang berulang-ulang bisa memakan waktu. Otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, seperti mengirim pengingat atau memperbarui status.
Anda juga dapat memanfaatkan ClickUp Brain untuk meningkatkan produktivitas Anda tanpa harus meninggalkan ruang kerja.
Dapatkan dukungan AI khusus untuk ruang kerja Anda menggunakan ClickUp Brain
Tidak seperti yang lain Alat-alat AI yang mengharuskan Anda memasukkan konteks secara manual, ClickUp Brain terintegrasi ke dalam ruang kerja ClickUp Anda. Alat ini memindai tugas dan proyek Anda untuk memberikan rekomendasi spesifik.
Hal ini memungkinkan Anda membuat koneksi cerdas antara tugas, alur kerja, dan informasi di seluruh ruang kerja Anda.
Berikut adalah beberapa cara ClickUp Brain telah membantu saya:
- Jika saya melakukan brainstorming di sebuah dokumen dan mencatat 'publikasikan blog Selasa depan,' ClickUp Brain dapat membuat tugas secara otomatis untuk ditindaklanjuti
- ClickUp Brain dapat memprediksi langkah selanjutnya dalam alur kerja saya berdasarkan perilaku tugas sebelumnya dan secara otomatis memperbarui status tugas ketika kondisi tertentu terpenuhi, seperti ketergantungan tugas atau pencapaian
- ClickUp Brain dapat menganalisis ketergantungan tugas dan beban kerja untuk secara otomatis menyarankan prioritas, memastikan tugas yang paling penting diselesaikan terlebih dahulu. Dapat menyarankan tugas mana yang harus difokuskan berdasarkan tenggat waktu atau ketergantungan, sehingga membantu saya tetap produktif
Dengan mengintegrasikan ClickUp Brain ke dalam alur kerja Anda, Anda dapat mengotomatiskan banyak proses manual, mempercepat pekerjaan dan memastikan tim Anda tetap fokus pada item prioritas tinggi yang paling penting.
Peretasan 12: Lakukan audit waktu
Audit waktu melibatkan pelacakan bagaimana Anda menghabiskan setiap menit dalam sehari. Berikut ini adalah cara untuk membantu:
- **Mengidentifikasi pemboros waktu seperti rapat yang berlebihan, gangguan media sosial, atau pengalihan tugas yang tidak efisien
- **Meningkatkan manajemen waktu dengan memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk aktivitas tertentu
- **Meningkatkan fokus dan prioritas, sehingga Anda dapat mengerjakan tugas-tugas yang lebih terarah dan berkontribusi pada tujuan Anda
- **Meningkatkan akuntabilitas; mengetahui bahwa Anda melacak setiap menit dapat memotivasi Anda untuk tetap berpegang pada kebiasaan yang produktif
💡Tip Pro: Gunakan fitur Pelacakan Waktu Proyek ClickUp untuk memantau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan menyesuaikan jadwal Anda untuk efisiensi maksimum.
Hack 13: Ubah lingkungan Anda
Terkadang, yang Anda butuhkan hanyalah perubahan suasana. Mengubah lingkungan Anda akan memberikan rangsangan sensorik yang baru, yang mengganggu pola pikir yang biasa. Fenomena ini, yang dikenal sebagai "Efek Inkubasi", memungkinkan otak untuk membentuk koneksi baru dan mengeksplorasi solusi alternatif.
Merapikan ruang kantor Anda juga dapat meningkatkan suasana hati Anda dan merupakan penghilang stres.
Kiat Pro: Siapkan ruang kerja yang dirancang dengan baik, bersih, dan bebas dari kekacauan. Bekerja di dekat cahaya alami; paparan sinar matahari memiliki banyak manfaat bagi kesehatan dan bertindak sebagai penambah energi alami.
Kiat 14: Mengadopsi metode Ivy Lee Metode Ivy Lee memaksa Anda untuk memprioritaskan, mengurutkan, dan melakukan satu tugas. Begini cara kerjanya:
- Sebelum menyelesaikan hari kerja Anda, tuliskan enam tugas terpenting dalam daftar tugas Anda untuk hari berikutnya
- Prioritaskan keenam tugas tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya
- Keesokan harinya, berkonsentrasilah pada tugas-tugas tersebut sesuai urutan yang telah Anda tentukan
Langkah-langkah sederhana ini dapat menghasilkan keajaiban.
📗 Rekomendasi Buku
Tertarik untuk menjelajahi metode Ivy Lee lebih jauh? Berikut adalah beberapa saran tentang apa yang harus dibaca:
- metode Ivy Lee: Rutinitas Harian yang Direkomendasikan Para Ahli untuk Produktivitas Puncak_ oleh Sikandar Sami
- Bebas untuk Fokus oleh Michael Hyatt
- The ONE Thing oleh Gary W. Keller dan Jay Papasan
Retas 15: Gunakan buku catatan digital untuk menuangkan ide
Terkadang, Anda hanya perlu mengeluarkan ide dari kepala Anda dan menuangkannya ke atas kertas. A pembuangan otak dapat dianggap sebagai salah satu alat kesehatan mental yang paling ampuh.
Coba ClickUp Notepad untuk mencatat pemikiran Anda saat bepergian.
Buat catatan di mana saja dan tangkap ide kapan saja dengan ClickUp Notepad
Anda dapat mengubah catatan ini menjadi tugas yang dapat dilacak untuk memastikan ide-ide Anda diimplementasikan. Selain itu, kompatibilitas multi-perangkat dari platform ini memudahkan Anda untuk tetap terhubung dengan semua catatan Anda dari mana saja.
Retas 16: Katakan 'Tidak' lebih sering
Menjadi produktif bukan berarti melakukan semuanya, di mana saja, sekaligus.
Katakan tidak pada tugas-tugas yang tidak sejalan dengan tujuan Anda. Masa depan Anda akan berterima kasih!
Mengatakan "tidak" pada tugas-tugas yang tidak penting akan membantu Anda mempertahankan fokus pada proyek-proyek yang berdampak besar. Pada akhirnya, kejelasan ini akan menghasilkan efisiensi dan kepuasan yang lebih besar dalam mencapai tujuan Anda.
💡Kiat Profesional: Cara Mengatakan Tidak dengan Anggun
- Bersikaplah sopan namun tegas: "Terima kasih sudah memikirkan saya, tetapi saya tidak bisa menerimanya sekarang."_
- Tawarkan alternatif: "Saya tidak dapat membantu, tetapi apakah Anda sudah mencoba [sumber daya/orang lain]?"
- Tetapkan batasan: "Saya harus fokus pada prioritas saya, jadi saya harus menolak."_
Peretasan 17: Jadwalkan waktu istirahat
Menjadwalkan waktu istirahat secara teratur dapat mencegah kelelahan dan mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi. Hal ini dapat mengembalikan fokus, mengurangi kelelahan mental, dan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan dengan memberikan waktu bagi otak Anda untuk beristirahat. Hal ini juga meningkatkan kreativitas dengan memungkinkan alam bawah sadar Anda untuk memproses informasi dan menghasilkan ide-ide segar.
Secara fisik, istirahat membantu mencegah ketegangan akibat terlalu lama duduk atau menatap layar, sehingga Anda tetap berenergi dan produktif sepanjang hari.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Pemblokiran Waktu ClickUp untuk memastikan Anda menyisihkan waktu untuk mengisi ulang daya.
💡Tips Pro:
- Mulailah dengan membuat tugas khusus di ClickUp khusus untuk waktu istirahat Anda. Anda bisa menamainya seperti 'Istirahat Pagi', 'Istirahat Makan Siang', atau 'Peregangan Sore'
- Tetapkan perkiraan waktu yang sesuai untuk setiap tugas istirahat. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan 15 menit untuk istirahat sejenak atau 30-60 menit untuk makan siang
- Seret dan letakkan tugas istirahat anda ke dalam slot waktu tertentu di Tampilan Kalender ClickUp. Anda dapat memblokir waktu istirahat di sekitar tugas pekerjaan Anda untuk memastikan jadwal Anda mencerminkan keseimbangan yang sehat antara pekerjaan yang terfokus dan relaksasi
- Atur tugas istirahat ini sebagai tugas berulang untuk menjadikannya rutinitas yang konsisten. Misalnya, jadwalkan istirahat selama 10 menit setiap dua jam atau makan siang selama 30 menit setiap hari
- Atur notifikasi atau pengingat untuk mengingatkan Anda jika sudah waktunya istirahat. Pengingat ini dapat dengan lembut mendorong Anda untuk menghentikan pekerjaan, bangun, melakukan peregangan, atau bersantai
Ini fitur pemblokiran waktu memungkinkan Anda untuk mengatur hari kerja Anda untuk mendukung efisiensi dan kesejahteraan pribadi, yang mengarah pada hasil jangka panjang yang lebih baik.
Peretasan 18: Tetapkan tujuan yang CERDAS Tujuan SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, Terikat Waktu) membantu Anda untuk tetap fokus. Sasaran ini memberikan arahan yang jelas, sehingga lebih mudah untuk tetap fokus dan termotivasi. Memecah tugas-tugas besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti akan mencegah kewalahan dan meningkatkan akuntabilitas.
Tetapkan target harian atau mingguan dengan mudah dengan ClickUp Goals
Gunakan Sasaran ClickUp untuk melacak dan mengelola tujuan Anda secara efektif. Inilah cara saya menggunakan fitur ini untuk meningkatkan produktivitas saya:
- Membuat tujuan dan menulis deskripsi terperinci yang menentukan apa yang ingin saya capai
- Tambahkan daftar periksa untuk memecah tujuan menjadi tugas-tugas spesifik
- Menetapkan target yang terukur untuk tujuan saya (misalnya, 'Memposting dua blog pada akhir minggu). Saya menggunakan bagian 'Target' untuk mendefinisikan seperti apa kesuksesan itu
- Menetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap sasaran dan menggunakan tonggak pencapaian untuk menetapkan pos pemeriksaan yang signifikan sepanjang durasi sasaran
- Mengatur pengingat di ClickUp untuk meninjau sasaran secara berkala dan menilai relevansinya
Retasan 19: Merefleksikan dan menyesuaikan
Di akhir setiap minggu, luangkan waktu sejenak untuk meninjau kemajuan dan melihat di mana penyesuaian diperlukan Dasbor ClickUp dan fitur pelacakan kemajuan menawarkan wawasan waktu nyata tentang kinerja Anda, sehingga lebih mudah untuk melakukan koreksi saat diperlukan.
Visualisasikan produktivitas Anda menggunakan Dasbor ClickUp
Dasbor memberi Anda gambaran umum tentang minggu Anda, sehingga Anda dapat menyempurnakan pendekatan Anda dan memperbaiki arah bila perlu.
Retas 20: Gunakan pengingat
Pengingat bisa menjadi alat yang ampuh. Mereka membantu menghindari stres akibat kesibukan di menit-menit terakhir atau detail yang terlewatkan. Pengingat ClickUp dapat membantu Anda tetap terorganisir dengan mengingatkan Anda secara lembut ketika ada sesuatu yang membutuhkan perhatian. Pengingat ini memastikan tidak ada yang terlewatkan secara tidak sengaja, baik tugas harian yang kecil maupun tenggat waktu yang penting.
Alat dan Aplikasi Digital untuk Produktivitas Alat produktivitas kini mengotomatiskan tugas-tugas rutin, menganalisis data, dan menghasilkan wawasan dengan lebih cepat. Dari filter email sederhana hingga asisten virtual yang canggih seperti Siri, AI terintegrasi dengan mulus ke dalam kehidupan kita sehari-hari.
Memilih alat yang tepat dapat meningkatkan tugas, dokumen, dan manajemen pengetahuan Anda, sehingga meningkatkan produktivitas Anda dengan cepat.
ClickUp
Pertimbangkan ClickUp. Ini adalah aplikasi segalanya untuk bekerja, dengan semua kemampuan di atas yang sudah ada di dalamnya dan ditingkatkan oleh AI untuk memungkinkan individu dan tim mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Meringkas catatan rapat, menghasilkan ide konten, dan mengotomatiskan tugas yang berulang dengan ClickUp Brain
Dengan berbagai macam fitur, seperti ClickUp Brain, ClickUp menyediakan hub terpusat untuk semua pekerjaan Anda.
Selain mengelola tugas, ClickUp Brain juga membantu Anda:
- Mendapatkan ringkasan dan pembaruan proyek secara real-time tanpa membuka tugas satu per satu, meningkatkan efisiensi secara keseluruhan melalui AI StandUps
Gunakan AI StandUps ClickUp Brain untuk rangkuman proyek secara instan sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting
- Kumpulkan jawaban dan wawasan kontekstual, yang menghubungkan berbagai elemen ruang kerja Anda dengan mulus
- Buat konten yang disesuaikan dengan merek diDokumen ClickUp-dari keterangan media sosial dan balasan email cepat hingga postingan blog lengkap dan laporan proyek
Tingkatkan kualitas tulisan Anda dalam hitungan detik dengan ClickUp Brain
ClickUp juga memiliki banyak fitur prebuilt templat produktivitas (seperti Templat Produktivitas Pribadi ClickUp ) yang membantu Anda tetap teratur.
Templat Produktivitas Pribadi ClickUp
Templat Produktivitas Pribadi ClickUp membantu saya mengkategorikan tugas berdasarkan prioritas, sehingga saya bisa fokus pada hal yang paling penting sambil memvisualisasikan kemajuan semua tugas. Saya juga bisa menyesuaikan templat ini untuk menetapkan tujuan SMART, membuat jadwal, mengingatkan diri saya untuk beristirahat, dan bahkan mempercepat kemajuan saya dengan fitur kolaborasi.
Inilah yang dibantu oleh templat ini:
- Mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya
- Melacak tugas dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang posisi saya setiap hari
- Menyelaraskan tugas dengan tujuan yang spesifik, terukur, dan dapat dicapai
- Mengatur pengingat waktu istirahat untuk mencegah kelelahan dan menjaga kecepatan kerja yang sehat
- Berbagi tugas dan kemajuan dengan tim saya untuk mempercepat alur kerja dan menjaga akuntabilitas
Baca juga: Cara Menggunakan AI untuk Produktivitas (Kasus Penggunaan & Alat) Bagian terbaiknya? ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1000 aplikasi termasuk yang Anda gunakan setiap hari, seperti Google Workspace, Slack, HubSpot, Outlook, dan masih banyak lagi!
Kiat untuk Produktivitas yang Berkelanjutan
Setelah Anda menemukan peretasan yang berhasil, konsistensi adalah hal yang penting. Kiat-kiat ini akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar:
1. Membangun kebiasaan yang produktif
Mengembangkan kebiasaan yang konsisten adalah penting untuk mempertahankan produktivitas jangka panjang Mulailah dengan mengintegrasikan beberapa kiat berikut ke dalam rutinitas harian Anda.
Misalnya, jika pemblokiran waktu terbukti efektif, jadwalkan blok waktu untuk tugas-tugas harian Anda yang paling penting. Tugas Berulang dari ClickUp adalah alat yang ampuh untuk mengotomatiskan pengingat untuk aktivitas-aktivitas utama ini.
2. Mengelola gangguan
Gangguan tidak dapat dihindari dalam organisasi yang bergerak cepat. Namun, Anda dapat mengambil langkah proaktif untuk mengurangi dampaknya.
Misalnya, saat bekerja dengan ClickUp Docs, Mode Fokus ClickUp memungkinkan Anda untuk membenamkan diri dalam tulisan Anda tanpa suara notifikasi atau gangguan. Kombinasikan dengan Pengingat ClickUp untuk tenggat waktu dan tugas-tugas penting, dan Anda akan lebih mudah mempertahankan fokus.
3. Menetapkan tujuan yang realistis
Menetapkan tujuan yang ambisius sangat penting, tetapi tujuan tersebut harus didasarkan pada kenyataan agar efektif Gunakan ClickUp Goals untuk menentukan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang selaras dengan strategi bisnis Anda yang lebih luas.
4. Melacak kemajuan dan menyesuaikan strategi
Memantau kinerja Anda secara teratur dan mengukur produktivitas Anda dapat membantu Anda tetap berada di jalur yang benar. Dengan Dasbor ClickUp, Anda dapat memvisualisasikan hasil kerja Anda dan mengidentifikasi tren dari waktu ke waktu Pendekatan berbasis data ini memberdayakan Anda untuk menyesuaikan strategi Anda secara proaktif.
Misalnya, jika Anda melihat penurunan produktivitas pada jam-jam tertentu, Anda bisa menjadwalkan tugas-tugas yang paling mudah dan paling biasa untuk waktu-waktu tersebut. Demikian pula, cobalah mengalihkan tugas-tugas yang paling berat ke waktu-waktu yang secara alamiah membuat Anda lebih waspada.
Tetap Produktif Secara Konsisten dengan ClickUp
Produktivitas yang tinggi membutuhkan gangguan yang minimal, kolaborasi yang lancar, dan memilih tugas yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan yang lebih besar. Peretasan produktivitas bukan hanya tentang menyelesaikan sesuatu-ini adalah tentang menciptakan ritme yang sesuai untuk Anda dan tim Anda.
Ubah kesibukan sehari-hari menjadi pengalaman yang lebih lancar dan menyenangkan. Terus temukan cara-cara yang berarti untuk mendapatkan kembali waktu Anda dan meningkatkan produktivitas tim .
Akhirnya, satu peretasan produktivitas terakhir.
Ketika semuanya gagal, sedikit humor mungkin yang Anda butuhkan. Hal ini dapat meningkatkan semangat tim dan memotivasi orang untuk menghadapi tantangan yang mungkin terlihat mustahil. Cara termudah untuk memulai? Daftar ke ClickUp hari ini!