Cara Menggunakan Pemblokiran Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas: Kiat & Templat

"Saya butuh lebih banyak jam dalam sehari…" atau "Bagaimana bisa sudah jam 5 sore?!", padahal masih banyak yang harus diselesaikan sebelum hari berakhir. 😅

Terasa familiar? Pernah mengalaminya!

Bagaimana jika Anda memiliki cara untuk menghemat berjam-jam waktu setiap minggu dan fokus pada tugas-tugas paling penting Anda?

Berita baiknya adalah Anda bisa melakukannya—dengan beberapa tips dan teknik manajemen waktu sederhana yang akan membantu Anda memaksimalkan waktu Anda di tempat kerja (dan di luarnya).

Dalam artikel ini, kami akan memperkenalkan Anda pada konsep time blocking, cara kerjanya, dan berbagai metode time blocking yang dapat Anda gunakan untuk mengatur jadwal Anda agar lebih produktif. Kami juga akan membahas beberapa alat dan tips berguna yang dapat memudahkan proses tersebut.

Ayo mulai!

Apa itu Time Blocking?

Time blocking melibatkan penentuan blok waktu tertentu dalam jadwal Anda untuk tugas dan aktivitas yang berbeda.

Alih-alih memiliki daftar tugas yang tidak jelas, Anda dapat mengalokasikan blok waktu khusus untuk semua hal yang harus diselesaikan selama sehari—atau seminggu. Hal ini membantu meningkatkan fokus Anda sambil memastikan bahwa Anda memiliki cukup waktu yang disisihkan untuk semua prioritas Anda.

Menurut American Journal of Lifestyle Medicine, para peneliti menemukan bahwa time blocking dan metode penjadwalan lainnya dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan produktivitas secara keseluruhan.

Pembagian waktu dapat bermanfaat bagi mereka yang:

Bagaimana cara kerja pembagian waktu

Punya banyak hal yang harus dilakukan? Mari kita bagi menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola! Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk latihan pembagian waktu pertama Anda:

Ingat, tidak apa-apa untuk melakukan perubahan seiring berjalannya waktu. Tujuan dari teknik manajemen waktu adalah untuk mempermudah hidup Anda, bukan mempersulitnya!

Manfaat time blocking

Banyak orang kesulitan dalam mengelola waktu. Selalu ada terlalu banyak hal yang harus dilakukan dan tidak cukup waktu dalam sehari, yang dapat menyebabkan stres, kelelahan, kecemasan, dan sebagainya.

Tidak hanya membantu melatih otak Anda untuk menciptakan batasan waktu yang sehat dan membentuk kebiasaan baik, tetapi time blocking juga memiliki berbagai manfaat lain:

Menerapkan pembagian waktu akan membuat Anda lebih produktif dan memiliki kendali penuh atas hidup Anda.

Metode pembagian waktu

Ada lebih dari satu cara untuk memblokir waktu. Teknik pemblokiran waktu yang tepat untuk digunakan akan bergantung pada jenis pekerjaan yang perlu Anda selesaikan. Jenis-jenis pemblokiran waktu yang umum adalah:

Timeboxing ⏳

Pernahkah Anda mulai melakukan sesuatu, hanya untuk terjebak dalam suatu hal dan muncul berjam-jam kemudian, bertanya-tanya ke mana waktu berlalu? Jika ya, cobalah timeboxing.

Awalnya diperkenalkan sebagai teknik manajemen waktu untuk pengembangan perangkat lunak agile, timeboxing kini menjadi metode pembagian waktu yang populer di kalangan pekerja pengetahuan. Metode ini mencegah pemborosan waktu dengan membatasi waktu yang dihabiskan untuk tugas tertentu.

Setiap blok waktu spesifik disebut 'timebox' dan dapat berkisar dari beberapa jam hingga beberapa hari. Setiap timebox memiliki waktu mulai dan berakhir yang spesifik; di akhir timebox, Anda harus menghentikan apa yang sedang Anda lakukan, terlepas dari kemajuan (atau ketidakadaannya).

Sprint pengembangan perangkat lunak adalah contoh penerapan timeboxing dalam praktik. Setiap sprint memiliki tujuan dan tonggak pencapaian yang spesifik, beserta tanggal mulai dan selesai yang telah ditentukan untuk tugas-tugas tertentu. Segala hal yang tidak dapat diselesaikan pada akhir sprint harus dipindahkan ke sprint berikutnya.

Elon Musk menjadwalkan seluruh harinya dalam blok waktu 5 menit. Segala hal, dan kami maksudkan segala hal, dijadwalkan secara ketat di kalender.

Hari bertema 📅

Metode produktivitas ini memungkinkan Anda menghindari perpindahan konteks dengan menjadwalkan tugas-tugas serupa secara bersamaan. Perbedaannya terletak pada jenis pekerjaan—teknik ini efektif ketika tugas-tugas dapat dibagi menjadi tiga hingga lima kelompok besar, masing-masing mampu mengisi hampir seluruh hari kerja.

Misalnya, jika Anda mengelola saluran media sosial, blog, atau vlog, Anda dapat menerapkan pembagian waktu dengan membagi minggu kerja Anda menjadi hari-hari bertema:

Berikut ini Kristi DaSilva, CEO DaSilva Life dan konsultan ClickUp, berbagi cara dia membuat blok waktu mingguan dan melacaknya di ClickUp.

Saya suka memetakan tugas utama saya secara visual dalam tampilan papan untuk mendapatkan gambaran tentang beban kerja mingguan saya. Meskipun saya menggunakan tampilan "Everything" untuk melihat semua tugas yang saya miliki untuk minggu ini, saya suka memetakan tema utama saya dalam Weekly Time Block setiap Minggu untuk mempersiapkan minggu depan.

Jack Dorsey, Co-founder Twitter (sekarang X) dan CEO Square, juga menggunakan hari bertema untuk mengelola waktunya dan tetap produktif.

Pada hari Senin, di kedua perusahaan, saya fokus pada manajemen dan operasional perusahaan…Selasa fokus pada produk. Rabu fokus pada pemasaran, komunikasi, dan pertumbuhan. Kamis fokus pada pengembang dan kemitraan. Jumat fokus pada perusahaan, budaya, dan perekrutan. Sabtu saya libur, saya hiking. Minggu adalah waktu untuk refleksi, umpan balik, strategi, dan persiapan untuk minggu depan.

Pengelompokan tugas 📚

Apakah Anda memiliki sejumlah tugas kecil yang serupa yang perlu diselesaikan dalam sehari atau seminggu? Task batching mungkin berguna dalam situasi ini.

Task batching adalah teknik produktivitas di mana Anda 'mengelompokkan' tugas-tugas serupa bersama-sama, mengurangi beban kognitif. Tergantung pada volume pekerjaan, Anda dapat mengalokasikan beberapa jam per minggu untuk setiap jenis tugas.

Misalnya, jika Anda bekerja di bidang penjualan, Anda dapat membuat kelompok tugas sebagai berikut:

Marc Andreessen, Co-founder dan General Partner di Andreessen Horowitz, juga percaya pada pembagian waktu untuk produktivitas. Pendekatannya menggabungkan pengelompokan tugas dengan hari bertema, dengan hari Senin dan Jumat disisihkan untuk pekerjaan kolaboratif.

Hari-hari saya saat ini benar-benar mengikuti kalender dengan sangat ketat. Saya berusaha untuk memiliki hari yang sesederhana dan terstruktur mungkin.

Metode Pomodoro 🍅

Butuh cara sederhana namun efektif untuk mengatur hari kerja Anda agar lebih produktif atau menghentikan kebiasaan menunda-nunda? Coba metode Pomodoro.

Dinamakan berdasarkan timer berbentuk tomat ('Pomodoro' dalam bahasa Italia berarti tomat) yang digunakan oleh penciptanya, Francesco Cirillo, teknik Pomodoro melibatkan pekerjaan terfokus dalam interval waktu tetap diikuti dengan istirahat. Setiap sesi kerja seperti ini disebut 'Pomodoro'. Cara kerja ini membuat kita tetap fokus dan meningkatkan kemampuan konsentrasi kita.

Aktor terkenal Tom Hanks mengandalkan metode Pomodoro untuk tetap produktif saat menulis buku pertamanya, 'The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece. '

Cara Memulai Pembagian Waktu pada Jadwal Anda

Meskipun Anda dapat memulai pembagian waktu dengan rencana harian sederhana, aplikasi manajemen tugas yang dilengkapi fitur manajemen waktu lebih efisien.

Platform seperti ClickUp memudahkan pembagian waktu; Anda dapat menambahkan, mengedit, dan melihat blok waktu Anda dengan mudah. Selain itu, memiliki semua hal dalam satu platform mengurangi pergantian konteks. 🚀

Evaluasi semua hal yang harus Anda selesaikan

Pertama-tama: mulailah dengan mencatat semua hal yang perlu Anda lakukan. Ada beberapa cara berbeda yang bisa Anda pilih.

Dengan daftar tugas di ClickUp, Anda dapat membuat daftar online dari tugas-tugas yang perlu dilakukan dan mengaksesnya dari mana saja. Tambahkan format, warna, dan tautan ke daftar untuk menambahkan detail lebih lanjut. Jika ini adalah tugas yang Anda lakukan secara rutin, Anda bahkan dapat membuat templat dari daftar tugas yang telah disimpan.

Butuh informasi lebih detail? ClickUp Docs dan ClickUp Notepad sangat berguna untuk tujuan ini. Buat daftar tugas Anda, tambahkan detail dan informasi tambahan seperti gambar dan tautan. Anda juga dapat menandai rekan kerja dengan menambahkan mereka melalui komentar di dokumen.

Terlepas dari metode yang Anda pilih, ClickUp memungkinkan Anda membuat tugas langsung dari daftar tugas Anda di ketiga platform, sehingga Anda dapat melihatnya langsung di ClickUp Tasks.

Tentukan prioritas Anda

Prioritas yang efektif dan tegas adalah kunci untuk menyelesaikan tugas, terutama saat waktu terbatas dan Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan.

Setelah Anda mengubah daftar tugas menjadi tugas-tugas, gunakan Prioritas Tugas di ClickUp untuk menandai setiap tugas sebagai mendesak atau menetapkan prioritasnya sebagai tinggi, sedang, atau rendah. Hal ini memastikan Anda menangani tugas-tugas paling penting terlebih dahulu.

Alokasikan waktu untuk semua tugas Anda

Meskipun menetapkan prioritas sangat penting, Anda juga perlu tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda. ClickUp juga membantu dalam hal ini.

Perkiraan Waktu di ClickUp memungkinkan Anda menambahkan perkiraan durasi waktu untuk setiap tugas dan membaginya ke subtugas yang berbeda. Dengan menggabungkan perkiraan ini, Anda juga dapat memperkirakan durasi total proyek. Cukup seret tugas ke tampilan Kalender untuk memvisualisasikan jadwal Anda.

Unduh Template Ini

Dengan Template Pembagian Waktu Harian ClickUp, Anda dapat merencanakan jadwal harian Anda untuk produktivitas maksimal. Ini membantu Anda:

Template ini juga dilengkapi dengan Whiteboard yang memudahkan Anda menentukan prioritas dengan membagi setiap tugas ke dalam empat kategori: harus dilakukan, delegasi, jadwalkan, dan hapus.

Tim juga dapat menggunakan Template Jadwal Jam ClickUp untuk memaksimalkan waktu mereka sepanjang hari.

Buat blok waktu untuk semua tugas prioritas

Membuat daftar tugas, memprioritaskan, dan menambahkan perkiraan waktu pada setiap tugas memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan yang lebih terstruktur dalam bekerja. Langkah selanjutnya adalah membuat blok waktu Anda di kalender. Template pembagian waktu di ClickUp dapat membantu Anda dalam hal ini.

Jika Anda menggunakan Google Calendar untuk pekerjaan, Anda dapat menggunakannya untuk menjadwalkan blok waktu Anda. Fitur ini memungkinkan Anda dengan mudah memblokir waktu untuk janji temu, tugas, dan acara, serta memberi kode warna sesuai preferensi Anda.

Analisis dan optimalkan

Sekarang setelah Anda telah memprioritaskan tugas-tugas Anda dan memblokir waktu untuk masing-masing di kalender pembagian waktu Anda, Anda dapat menggunakan berbagai tampilan di ClickUp untuk memvisualisasikan tugas-tugas Anda sesuai kebutuhan.

Misalnya, Anda dapat melacak kemajuan berdasarkan status tugas di papan Kanban atau menyaring dan mengurutkannya untuk mengorganisirnya dalam tampilan daftar.

Jika Anda mengelola tim, tampilan Beban Kerja akan membantu Anda memvisualisasikan jadwal setiap anggota tim dan memastikan tidak ada yang kelebihan beban kerja.

Dashboard ClickUp adalah cara mudah untuk menganalisis kemajuan dan hasil kerja Anda. Pantau tingkat penyelesaian tugas untuk diri sendiri dan tim, visualisasikan lembar waktu dan waktu yang dihabiskan untuk tugas, lihat status tugas, dan banyak lagi.

Anda juga dapat bertanya kepada AI tentang apa pun, dan ClickUp Brain akan mencari data di setiap dashboard di Workspace Anda untuk memberikan jawaban secara instan.

Inilah yang dikatakan seorang pelanggan ClickUp tentang bagaimana mereka menggandakan produktivitas di perusahaan mereka dengan ClickUp.

Menggunakan ClickUp telah membantu kami merencanakan dengan lebih baik, menyelesaikan tugas lebih cepat, dan mengatur tim dengan efisien. Tim produksi kami telah berkembang dua kali lipat sejak saya bergabung dengan perusahaan ini! Hal itu tidak akan mungkin tercapai jika kami tidak memiliki struktur yang kokoh untuk alokasi sumber daya dan manajemen proyek.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Time Blocking dan Praktik Terbaik

Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam time blocking dan cara menghindarinya:

Menganggap produktivitas terlalu tinggi

Tanpa data acuan, mudah untuk memiliki ekspektasi yang tidak realistis tentang jadwal tugas. Hal ini dapat menyebabkan stres karena tenggat waktu yang terlewat, tugas yang tidak selesai, atau hasil yang kurang memuaskan.

🌟Solusi: Ingatlah untuk memperhitungkan keterlambatan akibat gangguan umum seperti rapat, panggilan telepon, email, dan sebagainya. Tambahkan juga waktu persiapan dan/atau transisi ke dalam perkiraan waktu Anda. Terima bahwa keterlambatan dapat terjadi, dan prioritaskan pekerjaan Anda sehingga tugas-tugas penting selesai terlebih dahulu.

Mencoba melakukan terlalu banyak hal

Jika Anda tidak hati-hati, Anda mungkin akan terlalu padat jadwal. Terkadang, Anda bisa menjadwalkan setiap menit dalam sehari tanpa menyisakan waktu untuk istirahat. Namun, sangat penting untuk memiliki waktu untuk makan, istirahat, dan bahkan berpikir kreatif.

🌟Solusi: Sisipkan waktu luang dalam blok waktu Anda untuk segala hal, mulai dari istirahat, makan, hingga perjalanan. Waktu buffer antara tugas yang dijadwalkan juga dapat membantu memastikan kalender Anda tidak terlalu padat.

Unduh Template Ini

Template Pembagian Waktu Jadwal ClickUp membantu Anda dan tim Anda untuk:

Pandangan Bulanan, Harian, dan Mingguan akan membantu Anda merencanakan jadwal untuk berbagai durasi dan tetap berada di jalur yang benar. Status kustom seperti Dibatalkan, Selesai, Dalam Proses, dan Tugas Belum Selesai membantu Anda menjaga semua pemangku kepentingan tetap terinformasi tentang kemajuan.

Prioritas yang buruk

Pembagian waktu akan tidak efektif jika Anda belum memprioritaskan waktu Anda dengan benar. Tanpa prioritas yang tepat, Anda berisiko melewatkan tugas-tugas penting. Selain itu, Anda mungkin menimbulkan penundaan yang tidak terduga jika belum mengidentifikasi ketergantungan antar tugas.

🌟Solusi: Gunakan alat seperti ClickUp untuk mengidentifikasi ketergantungan dan memprioritaskan tugas secara efisien, memastikan Anda menyelesaikan tugas-tugas prioritas tinggi terlebih dahulu. Sisihkan jam-jam paling produktif Anda untuk pekerjaan mendalam dan tugas-tugas penting, dan alokasikan waktu untuk aktivitas yang kurang penting pada fase-fase dengan energi rendah dalam sehari.

Tidak beradaptasi

Agar pembagian waktu efektif, Anda harus memantau efektivitasnya dan meningkatkan pendekatan Anda sesuai kebutuhan untuk menjadi lebih produktif. Jika prioritas berubah, blok waktu mungkin perlu dipindahkan, atau Anda mungkin merasa kewalahan.

🌟Solusi: Berhenti sejenak secara teratur untuk mengevaluasi pola penjadwalan Anda dan sesuaikan jika diperlukan. Bersedia untuk menyesuaikan ukuran dan tujuan blok waktu untuk beradaptasi dengan perubahan dalam jadwal Anda. Alat pemblokiran waktu yang memungkinkan fleksibilitas dalam penjadwalan adalah pilihan yang tepat untuk ini.

Begini cara Kristi DaSilva mengelola jadwalnya di platform ini.

Saya memiliki folder berlabel "Daily Time Block" yang berisi 3 daftar, "Pagi", "Siang", dan "Malam". Di dalam daftar-daftar ini, saya merencanakan hari saya jam demi jam untuk memaksimalkan produktivitas. Saya mengalokasikan blok waktu yang berbeda (30, 60, atau 90 menit) menggunakan Custom Fields. Saya akan melakukan ini pada malam sebelumnya untuk mempersiapkan hari berikutnya dan memaksimalkan produktivitas dengan memiliki rencana yang solid.

⭐️ Bonus: Tonton video ClickUp tentang time blocking!

Raih Produktivitas dengan Mudah Bersama ClickUp

Mengelola waktu dan jadwal kerja secara efektif adalah kunci untuk tetap produktif dan menghindari kelelahan. Cobalah membuat blok waktu dengan teknik-teknik yang kami rekomendasikan untuk menemukan yang paling cocok untuk Anda.

Platform produktivitas dan manajemen tugas seperti ClickUp membantu Anda menerapkan teknik manajemen waktu yang Anda pilih sambil menyediakan alat tambahan untuk membantu Anda mengelola pekerjaan dengan lebih baik.

Coba ClickUp dan lihat bagaimana ClickUp dapat membantu Anda menghemat jam setiap minggu!

Daftar untuk akun ClickUp gratis hari ini.