Jika Anda mengerjakan ribuan tugas dan daftar tugas Anda sepertinya tidak pernah berakhir, tetapi Anda merasa selalu sibuk-apakah Anda benar-benar produktif? 🤔
Ini bukan pertanyaan jebakan!
Faktanya, banyak orang di dunia bisnis saat ini mendeskripsikan produktivitas secara berbeda. Baru-baru ini Survei ClickUp terhadap lebih dari 1.000 pekerja di Amerika Serikat yang menanyakan bagaimana mereka mendefinisikan produktivitas di ruang kerja dan ada tiga jawaban yang menonjol:
Survei ini menemukan bahwa 58% responden mendefinisikan produktivitas sebagai menyelesaikan semua tugas mereka, 51% mengaitkannya dengan perasaan puas, dan 43% mengatakan bahwa produktivitas adalah menyelesaikan lebih banyak tugas dalam daftar tugas mereka. Apakah itu proyek besar yang sulit, masalah dengan manajemen waktu atau terlalu banyak tugas administratif, ada banyak hal yang dapat menghalangi kita untuk merasa benar-benar produktif.
Dan jika Anda terus-menerus terjebak dalam skenario ini, inilah saatnya untuk meningkatkan produktivitas Anda. Ada beberapa cara untuk bekerja lebih cepat tanpa membuat diri Anda kelelahan. Jadi, mulailah sekarang dengan memasukkan strategi berikut ini ke dalam rutinitas harian Anda untuk merampingkan alur kerja dan menyelesaikan lebih banyak hal.
Mari simak penjelasan di bawah ini! 🏊
10 Cara Bekerja Lebih Cepat dan Lebih Cerdas untuk Menyelesaikan Lebih Banyak Hal
Bekerja lebih cepat adalah tentang menemukan jalan pintas sederhana atau menggunakan trik-trik kecil untuk menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Yang paling penting, Anda perlu mengadopsi tips yang paling sesuai dengan alur dan proses kerja Anda. Tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua.
Sebaliknya, ini adalah tentang berlatih kebiasaan kerja yang baik dan mempelajari di mana Anda mungkin membuang-buang waktu atau bahkan melakukan pekerjaan yang berulang-ulang. Itulah sebabnya kami mengumpulkan 10 tips tentang cara bekerja lebih cepat agar Anda dapat menghemat bandwidth mental Anda dan menggunakan waktu Anda secara memadai sepanjang hari.
1. Otomatiskan alur kerja Anda dengan ClickUp Automation
Buat resep otomatisasi khusus atau gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin dan menyederhanakan alur kerja Anda yang kompleks
Tahukah Anda apa yang menakjubkan? Mengotomatiskan alur kerja pribadi Anda. Percayalah, ini adalah pengubah permainan dan keterampilan yang berharga untuk mengetahui cara melakukan pekerjaan secara otomatis. Bayangkan menghemat semua waktu dan energi untuk tugas-tugas yang berulang. Dan sebagai gantinya, Anda bisa fokus pada tugas-tugas lain yang benar-benar penting-pekerjaan kreatif dan strategis yang benar-benar menunjukkan bakat Anda.
Menggunakan alat bantu otomatisasi juga berarti lebih sedikit kesalahan karena Anda menstandarkan proses dan langkah-langkah Anda untuk mencapai penyelesaian proyek, sehingga Anda akan menikmati konsistensi, akurasi, dan hasil kerja terbaik. Siapa yang tidak menginginkan ketenangan pikiran seperti itu?
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting Fitur otomatisasi ClickUp memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja otomatis untuk mengeliminasi pekerjaan yang berulang-ulang ke dalam satu tugas. Misalnya, Anda dapat membuat otomatisasi yang menugaskan tugas kepada anggota tim berdasarkan peran mereka atau memindahkan tugas ke status yang berbeda ketika ditandai sebagai selesai.
Ketika Anda menyelesaikan tugas dengan alat otomatisasi, Anda tidak hanya menghemat waktu tetapi pastikan proyek Anda tetap berada di jalurnya dengan menghilangkan semua pekerjaan yang membosankan yang dapat menghambat proyek di kemudian hari.
2. Gunakan template untuk konsistensi dan efisiensi
Buat templat Anda sendiri atau gunakan templat yang sudah jadi dari Pusat Templat ClickUp, lalu simpan untuk digunakan kembali pada proyek mendatang
Untuk bekerja lebih cepat dan lebih cerdas, gunakan templat.
Siapa yang tidak menyukai ide untuk langsung bekerja? Dengan bantuan templat, Anda akan memiliki titik awal yang solid, sehingga Anda bisa langsung terjun ke proyek Anda. Jangan buang waktu untuk bertanya-tanya dari mana harus memulai. Sebagai gantinya, ambil templat yang sudah jadi, sesuaikan dengan kebutuhan Anda, dan Anda siap untuk memulai.
Templat juga mendorong konsistensi. Tidak perlu lagi mengkhawatirkan apakah dokumen atau presentasi Anda sesuai dengan gaya pekerjaan Anda sebelumnya. Dengan templat yang dapat disesuaikan, Anda akan memiliki tampilan dan nuansa yang seragam di seluruh bagian, yang tidak hanya menghemat waktu tetapi juga terlihat sangat profesional.
Apakah itu sebuah templat struktur perincian kerja atau templat daftar tugas adalah sesuatu yang dapat Anda gunakan untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama. Anda bekerja dengan format yang sama, dan menggunakan panduan yang sama. Pilih dari Perpustakaan templat siap pakai dari ClickUp untuk menyesuaikan, memformat, dan mengedit sesuai dengan kebutuhan Anda.
3. Tetapkan Sasaran CERDAS dan lacak kemajuan di ClickUp
Tampilan kotak memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk menggambarkan tugas yang tidak penting dan tugas yang penting, sehingga Anda tahu apa yang perlu diprioritaskan , pertimbangkan untuk mengikuti Tujuan yang cerdas format. Ini adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound.
Alih-alih menetapkan tujuan yang tidak jelas seperti "Saya ingin menghemat waktu kerja" atau "Saya ingin menjadi lebih produktif," SMART memberikan peta jalan yang jelas menuju kesuksesan, sehingga Anda tahu persis apa yang ingin Anda capai:
- Spesifik: Tujuannya harus terdefinisi dengan baik dan jelas, sehingga tidak ada ambiguitas tentang apa yang ingin kamu capai
- Terukur: Lacak kemajuan Anda dan ketahui kapan Anda telah mencapai tujuan Anda
- Dapat dicapai: Tetapkan target realistis yang dapat Anda capai dan selaraskan tujuan yang relevan dengan nilai keseluruhan dan tujuan jangka panjang Anda
- Terikat waktu: Tetapkan tenggat waktu untuk tujuan Anda dan berikan rasa urgensi dan motivasi untuk menyelesaikannya
Menyimpan dan mengkategorikan sasaran yang serupa dengan rapi ke dalam Folder Sasaran di ClickUp
Menggunakan Fitur Sasaran ClickUp anda dapat membuat tujuan SMART dan memecahnya menjadi target yang lebih kecil dan mudah dikelola, serta mengaturnya agar mudah diakses. Dengan melacak dan mengatur kemajuan Anda dalam platform, Anda akan tetap fokus dan termotivasi saat Anda melihat diri Anda semakin dekat dengan tujuan Anda dengan lebih cepat.
4. Gunakan fitur pemblokiran waktu pada kalender Anda
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama
Pemblokiran waktu adalah teknik dasar namun hebat yang dapat memberikan keajaiban bagi waktu yang dialokasikan untuk proyek atau tugas tertentu. Ini kebiasaan yang meningkatkan produktivitas adalah tentang menjadwalkan periode waktu khusus-apakah itu satu jam atau setengah jam untuk tugas-tugas tertentu. Ini teknik manajemen waktu adalah pengubah permainan total dalam hal menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Inilah alasannya mengapa hal ini sangat mengagumkan. Pertama, pemblokiran waktu membantu Anda mempertahankan fokus yang sangat tajam. Dengan mendedikasikan blok waktu tertentu untuk tugas-tugas, Anda akan lebih kecil kemungkinannya untuk mengalami kesulitan untuk fokus pada email yang mengganggu, panggilan telepon, atau peringatan media sosial yang menggoda di ponsel Anda.
Ditambah lagi, dengan jangka waktu yang ditetapkan, Anda akan bekerja lebih efisien untuk menyelesaikan tugas dalam waktu yang ditentukan. Ini seperti memberi diri Anda tenggat waktu kecil untuk setiap tugas, dan kita semua tahu bagaimana tenggat waktu dapat membakar semangat kita, tidak peduli apakah itu tugas sederhana atau proyek besar.
Lacak rapat atau acara saat ini, masa lalu, dan yang akan datang dengan templat pemblokiran jadwal ClickUp
Pemblokiran waktu juga sangat bagus untuk mengurangi kelelahan dalam mengambil keputusan. Itulah mengapa tim mengandalkan Tampilan Kalender ClickUp untuk mengimplementasikan pemblokiran waktu dan menjadwalkan blok khusus untuk tugas-tugas tertentu. Selain itu, Templat Pemblokiran Jadwal ClickUp dapat mengintegrasikan kalender Anda dengan alat lain seperti Google Kalender atau Outlook. Templat ini membantu Anda mempertahankan fokus, meminimalkan gangguan, dan memastikan Anda mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas.
5. Memanfaatkan kekuatan ClickUp AI
Fungsi AI ClickUp memudahkan tim pemasaran untuk membuat dokumen penting seperti studi kasus dengan cepat
Katakanlah Anda sedang menyusun artikel dalam dasbor ClickUp dan membutuhkan beberapa ide tentang cara memulai pengantar - dan cepat! Dengan Kecerdasan buatan bawaan ClickUp anda bisa menyaring daftar panjang ide yang dihasilkannya untuk Anda setelah Anda memintanya.
Anda bisa membuat draf kasar, memperbaiki draf yang sudah ada, atau bertukar pikiran untuk sebuah tugas dengan fitur bawaan. ⏰
Kecerdasan buatan adalah masa depan-ini adalah langkah selanjutnya dari mengotomatiskan tugas Anda. Memasukkannya ke dalam dasbor ClickUp manajemen kerja Anda memiliki potensi untuk menghemat banyak waktu setelah Anda memudahkannya ke dalam alur kerja yang ada.
Mencari lebih banyak Alat bantu manajemen proyek AI ? Lihat alternatif Copy AI ini & Alat pemasaran AI
6. Pisahkan tugas menjadi bagian yang lebih kecil dengan subtugas dan daftar periksa
Buat daftar tugas yang jelas dan multifungsi untuk mengelola ide dan pekerjaan Anda dengan mudah dari mana saja sehingga Anda tidak akan pernah melupakan apa pun lagi
Di ClickUp, Anda bisa memecah tugas besar menjadi sub-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola atau membuat daftar periksa di dalam tugas. Hal ini memungkinkan Anda melacak kemajuan dengan lebih mudah, dan Anda bisa menandai item yang sudah selesai dikerjakan.
Selain itu, Anda bisa menugaskan subtugas yang berbeda kepada anggota tim, sehingga mendorong kolaborasi dan distribusi tugas yang efisien. Tambahkan beberapa otomatisasi ke dalam campuran dan tidak ada yang tahu seberapa efisien Anda dapat menyelesaikan tugas, menyelesaikan proyek, dan membuat pembaruan sesuai kebutuhan.
7. Memprioritaskan beban kerja Anda menggunakan Bidang Khusus dan Prioritas
Temukan angka yang tepat secara instan menggunakan rumus sederhana atau lanjutan di Bidang Khusus ClickUp
Terkadang, Anda berharap memiliki sedikit lebih banyak kendali atas dasbor produktivitas Anda. Untuk itu, ada Bidang Khusus ClickUp yang memungkinkan Anda untuk menambahkan informasi tambahan ke tugas atau mengatur tingkat prioritas yang lebih terperinci.
Bidang khusus ClickUp yang sangat dapat disesuaikan memudahkan untuk membuat formula, merinci prioritas, melihat dan menetapkan tugas, dan banyak lagi. Kolom kustom sangat bagus untuk membangun dasbor besar ketika Anda membutuhkan pandangan menyeluruh tentang segala sesuatu-tanpa perlu masuk ke gulma.
Sebagai contoh. memprioritaskan tugas dengan menggunakan fitur Prioritas yang memungkinkan Anda menetapkan tugas sebagai prioritas Mendesak, Tinggi, Normal, atau Rendah. Menangani tugas dengan prioritas tinggi terlebih dahulu akan memastikan bahwa Anda membuat kemajuan pada tujuan Anda yang paling penting.
8. Batasi gangguan dengan Mode Fokus
Gunakan tampilan Mode Fokus di ClickUp Docs untuk menghilangkan gangguan pada bilah sisi dan bekerja dari ruang putih yang sederhana
Mode Fokus ClickUp membantu Anda tetap berada di zona fokus dengan meminimalkan gangguan saat Anda mengerjakan tugas tertentu. Ketika Anda mengaktifkan Mode Fokus, Anda akan diminta untuk mengatur pengatur waktu selama durasi yang Anda inginkan untuk bekerja tanpa gangguan.
Mode ini akan menyembunyikan informasi yang tidak perlu, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada tugas yang sedang dikerjakan. Selain itu, Anda bisa mengintegrasikan ClickUp dengan pemblokir situs web atau menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk mengukur produktivitas Anda .
Ini sangat berguna ketika Anda mencoba menyelesaikan konten tertulis, memo, blog, email, panduan, dan apa pun yang perlu ditulis menggunakan ClickUp Docs .
9. Mendelegasikan tugas secara efektif dengan fitur kolaborasi tim
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Fitur kolaborasi tim ClickUp yang tangguh memudahkan pendelegasian tugas dan berbagi informasi dengan kolega Anda dalam tampilan Papan Tulis. Mengapa harus melakukan semuanya sendiri jika tidak perlu?
Tetapkan tugas kepada anggota tim berdasarkan keahlian mereka, tambahkan komentar pada tugas untuk klarifikasi, atau gunakan fitur Chat untuk berkomunikasi dengan lancar di dalam platform. Hal ini akan menghemat waktu Anda untuk bolak-balik. 🤓
Selain itu, ini adalah cara yang luar biasa untuk tetap fokus, karena Anda tidak perlu berpindah-pindah konteks secara terus-menerus. Dengan mendelegasikan tugas, Anda bisa fokus pada prioritas dan mengelola beban kerja Anda dengan lebih efektif. Lihat panduan kami tentang proyek alih daya!
10. Tinjau kebiasaan kerja Anda dengan fitur pelaporan
Menyatukan semua pekerjaan Anda dalam ikhtisar tingkat tinggi dengan Dasbor
Siapa bilang pelaporan dan analisis hanya untuk manajemen proyek dan angka-angka? ClickUp alat produktivitas memungkinkan pelaporan yang terperinci untuk mendapatkan wawasan yang berharga tentang kebiasaan kerja Anda.
Gunakan fitur-fitur seperti Pelacakan Waktu, Tampilan Kotak, dan Bagan Kecepatan untuk mengidentifikasi tren, menemukan hambatan, dan menemukan area untuk perbaikan. Keindahan dari semua itu adalah bahwa semua itu dapat dilakukan di dalam dasbor Anda-yang juga sangat dapat disesuaikan.
Semua informasi, otomatisasi, laporan, catatan, dan tugas Anda berada di satu tempat. Memusatkan semua dokumen, tugas, dan pengingat terpenting Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
Meninjau laporan yang tersimpan otomatis secara teratur akan membantu Anda menyempurnakan strategi, tetap berada di jalur yang benar, dan pada akhirnya bekerja lebih cepat.
Cara Melakukan Lebih Banyak dalam Waktu Lebih Singkat
Dengan mengintegrasikan 10 tips ini ke dalam rutinitas harian Anda dan menggunakan kekuatan ClickUp, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk bekerja lebih cepat dan menyelesaikan lebih banyak hal. Kuncinya adalah disiplin dan terus menyesuaikan strategi Anda untuk mengoptimalkan alur kerja Anda. Kelompokkan tugas-tugas yang serupa untuk dikerjakan secara berkelompok atau jadwalkan blok pada kalender Anda untuk menghindari waktu yang terbuang untuk tugas-tugas yang tidak penting.
Dengan alat bantu dan pola pikir yang tepat, Anda akan melihat peningkatan yang signifikan dalam efisiensi Anda, yang mengarah pada kesuksesan yang lebih besar dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.
Jadi, apakah Anda siap untuk meningkatkan produktivitas Anda dengan ClickUp?