Anda menyeimbangkan antara pekerjaan, keluarga, teman, pekerjaan rumah, dan hobi, sambil mencoba untuk mendapatkan tidur yang cukup dan menemukan waktu untuk bersantai dan beristirahat. Jujur saja-berapa kali Anda berharap hari ini bisa berlangsung sedikit lebih lama?
Meskipun Anda tidak dapat mengubah panjangnya hari, Anda dapat menguasai keterampilan manajemen waktu dan mengatur hari-hari Anda untuk mencapai lebih banyak hal.
Dalam artikel ini, kita akan membahas kiat terbaik tentang cara menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas Anda untuk mencapai semua yang ada dalam agenda Anda tanpa stres. @marketingbesties Saya menemukan cara terbaik untuk menghemat waktu dan tetap terorganisir meskipun saya kewalahan #produktivitas#howtosavetime#dailyplanner#perencana mingguanā¬ suara asli - YourMarketingFriend
Mengapa Menghemat Waktu Itu Penting?
Setiap orang memiliki 24 jam dalam sehari. Terserah Anda untuk memutuskan apa yang akan dilakukan dengan waktu tersebut-apakah Anda lebih suka menonton satu musim penuh acara TV favorit Anda, menghabiskan waktu berkualitas bersama keluarga, atau melakukan pekerjaan yang berat? Jika Anda belajar untuk menghemat waktu, Anda bisa melakukan semua kegiatan ini dalam satu hari dan tetap bisa tidur nyenyak!
Mari kita bahas manfaat utama dari menghemat waktu:
- Peningkatan produktivitas dan efisiensi: Anda dapat melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat jika Anda mengumpulkan tugas-tugas serupa
- Keseimbangan kehidupan kerja: Anda tidak perlu memilih antara menghabiskan waktu di tempat kerja dan di rumah - hari itu cukup panjang untuk keduanya jika Anda terorganisir dengan baik
- Lebih sedikit stres **Konsekuensi yang tak terelakkan dari manajemen waktu yang buruk adalah stres. Dengan mempelajari cara menghemat waktu, Anda akan merasa jauh lebih rileks dan dapat menyelesaikan setiap item didaftar yang harus dilakukan tanpa tekanan atau ketegangan
- Menjadi yang terdepan dalam persaingan: Dalam lingkungan yang berhubungan dengan pekerjaan, sikap yang tepatmanajemen waktu dapat membantu Anda meluncurkan produk atau layanan yang unggul lebih cepat daripada pesaing Anda dan memenangkan pasar š„
11 Kiat Ahli untuk Menghemat Waktu dan Meningkatkan Efisiensi di Tempat Kerja dan Rumah
Ingin menjadi ahli dalam manajemen waktu, mengerjakan pekerjaan Anda dengan baik sambil menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat? Tips dan trik berikut ini adalah cara untuk menghemat waktu. š
1. Lacak waktu yang Anda habiskan untuk berbagai aktivitas
Sebelum mengasah kemampuan manajemen waktu Anda, pertama-tama Anda harus memahami apa yang sebenarnya menyita waktu Anda. Berapa menit dan jam dalam sehari yang Anda dedikasikan untuk tugas dan pekerjaan yang berbeda?
Melacak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas tertentu sepanjang hari akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang jelas tentang jadwal harian Anda. Anda akan dapat menemukan tugas yang menghabiskan terlalu banyak waktu dan mencari cara untuk menjadi lebih efisien. Selain itu, Anda akan mengetahui kewajiban yang membutuhkan lebih banyak perhatian.
Ada beberapa cara berbeda untuk melacak waktu. Jika Anda senang mencatat, ambil selembar kertas dan buatlah tabel aktivitas Anda. Kemudian, lacak waktu menggunakan jam tangan atau ponsel Anda dan catat hasilnya. Pilihan lainnya adalah dengan menggunakan aplikasi aplikasi pelacakan waktu .
Apa pun yang Anda pilih, buatlah catatan yang terperinci, karena ini adalah langkah pertama untuk mengembangkan strategi penghematan waktu yang berkelanjutan.
2. Jelajahi strategi manajemen waktu Strategi manajemen waktu dapat meningkatkan efisiensi Anda dan membantu Anda
mengatur jadwal Anda untuk memanfaatkan setiap menit.
Salah satu strategi sederhana adalah dengan melihat kembali hari Anda setiap pagi sambil minum kopi untuk menciptakan gambaran mental tentang apa yang perlu Anda lakukan.
Strategi manajemen waktu lainnya adalah menetapkan tujuan . Tentu saja, tujuan harus realistis-menghasilkan satu juta dolar dalam sehari kedengarannya bagus, tetapi sangat tidak mungkin tercapai. Tetapkan tujuan yang akan memberi Anda rasa pencapaian dan memotivasi Anda untuk terus maju.
Tetapkan metrik Bintang Utara Anda dan capai dengan ClickUp
Jika jam kerja Anda fleksibel, cara efektif untuk menghemat waktu adalah dengan mencari tahu kapan Anda paling produktif dan menjadwalkan pekerjaan Anda di sekitar periode ini. Beberapa orang adalah burung hantu malam, sementara yang lain berada di puncak permainan mereka di pagi hari-temukan ritme Anda (jika Anda belum mengetahuinya) dan buat jadwal yang sesuai.
Tidak ada yang benar atau salah dalam hal strategi manajemen waktu. Periksa gaya kerja Anda dan masalah yang sering Anda hadapi, baik itu penundaan , kurangnya fokus atau hal lainnya, dan terapkan strategi yang membantu Anda menghilangkannya.
3. Belajarlah untuk memprioritaskan
Membuat prioritas sering kali merupakan kunci untuk menghemat waktu. Belajar untuk memprioritaskan membantu Anda sukses di tempat kerja, mengurangi stres, membuat keputusan yang tepat dan mencapai tujuan.
Langkah pertama dalam membuat prioritas adalah membuat daftar semua tugas Anda. Ini termasuk tugas harian Anda dan tugas yang dijadwalkan dalam beberapa minggu atau bulan ke depan. Kemudian, Anda harus menentukan tingkat kepentingannya berdasarkan:
- Urgensi
- Dampak
- Tenggat Waktu
Teknik "makan katak" memprioritaskan tugas-tugas yang paling rumit dan memakan waktu. Dengan begitu, Anda dapat menyelesaikan tugas yang paling menantang dan dapat menggunakan waktu yang tersisa untuk tugas-tugas lainnya. Ini teknik penentuan prioritas memberi Anda rasa pencapaian di pagi hari, mempertahankan motivasi Anda sepanjang hari.
Anda telah membuat daftar tugas yang diurutkan berdasarkan prioritas dan siap untuk menyelesaikannya satu per satu. Namun, manajemen tingkat atas telah menambahkan beberapa tugas mendesak ke dalam daftar tugas Anda. Apa yang harus Anda lakukan sekarang? Jangan biarkan hal ini mengganggu Anda-keadaan darurat yang tak terduga, sayangnya, adalah sesuatu yang perlu Anda masukkan ke dalam jadwal Anda. Tarik napas, atur ulang daftar Anda untuk mengakomodasi tugas-tugas tambahan, dan selesaikan pekerjaan Anda!
4. Buat jadwal
Manajer proyek memiliki alat berharga yang membantu mereka melacak kemajuan dan tetap berada di jalur yang benar- jadwal proyek . Garis waktu ini memvisualisasikan tugas dan pencapaian selama periode tertentu, sehingga urutan pemantauan dan ketergantungan tugas menjadi mudah.
Salah satu cara efektif untuk menghemat waktu adalah dengan menganggap hidup Anda sebagai sebuah proyek. Sesuaikan garis waktu yang unik untuk memandu langkah Anda selanjutnya dan mendorong Anda mencapai tujuan. Membuat garis waktu bisa menjadi sempurna untuk:
- Mengatur waktu
- Memprioritaskan
- Perencanaan yang efisien
Selain itu, mengetahui apa yang akan terjadi selanjutnya akan mengurangi stres dan kecemasan serta meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Yang terbaik dari semuanya, mengikuti garis waktu memberi Anda gambaran yang jelas tentang kemajuan Anda - lacak jalur menuju tujuan Anda, pantau kesuksesan Anda, dan gunakan info untuk peningkatan diri . š¤
Membandingkan beban kerja tim secara visual dan melacak perkembangan dengan tampilan Timeline ClickUp
5. Jadwalkan waktu istirahat
Hal ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi. Bagaimana istirahat akan membantu Anda menghemat waktu?
Anda bukanlah mesin-Anda membutuhkan istirahat untuk menjaga produktivitas dan menghindari kelelahan. Tentu saja, ini tidak berarti Anda harus beristirahat setiap lima menit. Sebaliknya, pelajari cara memanfaatkan waktu istirahat sebaik-baiknya dan kembali bekerja dengan segar dan siap untuk menaklukkan hari Anda.
Menjadwalkan waktu istirahat dapat memberikan keajaiban untuk membangun rutinitas yang sehat dan menghindari kelelahan serta kehilangan motivasi. Anda dapat menggunakan teknik populer seperti pomodoro untuk mengatur waktu kerja dan istirahat Anda. Aplikasi ini membagi pekerjaan Anda ke dalam beberapa interval:
- Anda bekerja selama 25 menit
- Kemudian, istirahatlah selama lima menit
Anda dapat menyesuaikan waktu istirahat kerja dengan preferensi Anda dan menemukan interval yang membuat Anda merasa paling produktif dan berkonsentrasi.
Pomodoro tidak cocok untuk Anda? Jangan khawatir! Amati tingkat energi dan motivasi Anda sepanjang hari dan jadwalkan waktu istirahat Anda sesuai dengan itu. Beristirahatlah sejenak untuk menyegarkan diri setiap kali Anda merasa produktivitas menurun. Ingatlah untuk mengambil setidaknya satu kali istirahat yang lebih lama untuk makan.
6. Belajarlah untuk mendelegasikan
Menyelesaikan setiap tugas dalam daftar tugas Anda akan memberikan rasa pencapaian yang berharga dan membuat Anda tetap termotivasi. Namun, bukan berarti Anda harus menggigit lebih banyak daripada yang bisa Anda kunyah. Terlalu banyak tanggung jawab dapat menyebabkan kelelahan, stres, dan kecemasan serta menghalangi Anda untuk bertemu dengan keluarga dan teman. Ini semua adalah indikasi bahwa sudah waktunya untuk mendelegasikan pekerjaan.
Pendelegasian adalah keterampilan yang sulit dilakukan oleh banyak profesional, terutama mereka yang berada di posisi manajemen. Beberapa orang takut mereka akan kehilangan kendali atau tidak cukup mempercayai tim mereka, sementara yang lain melihatnya sebagai tanda kelemahan dan ketidakmampuan.
Ya, melatih tim Anda untuk mengambil alih tugas-tugas tertentu mungkin memerlukan waktu, tetapi itu sangat berharga-Anda akan menciptakan lingkungan kerja yang suportif dan positif serta merasa lebih rileks.
Untuk memperjelas, ketika kami mengatakan delegasikan, kami tidak bermaksud melimpahkan seluruh beban kerja Anda kepada orang lain. Distribusi beban kerja yang adil, kolaborasi, kepercayaan, dan komunikasi terbuka sangat penting untuk pendelegasian tugas yang tepat.
Dan kita tidak hanya berbicara tentang pekerjaan. Belajar untuk mendelegasikan juga merupakan keterampilan penting dalam kehidupan pribadi Anda. Bagikan beban dengan anggota keluarga Anda, dan Anda akan dapat menghemat waktu dan merasa dihargai. š„°
Mendelegasikan pekerjaan dengan mudah dengan memberikan tugas secara langsung kepada tim atau @menyebutkan mereka dalam komentar untuk mengubah pemikiran Anda menjadi item tindakan
7. Rencanakan ke depan
Menjalani hidup selangkah demi selangkah memang terdengar menyenangkan, namun sering kali tidak praktis. Dalam banyak kasus, menyeimbangkan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi bisa terasa seperti berjalan di atas tali, dan jika Anda ingin menikmati waktu luang yang sangat dibutuhkan, Anda harus membuat rencana terlebih dahulu.
Bukan berarti Anda harus membuat rencana setiap jam setiap hari. Tetapi Anda setidaknya harus memiliki gambaran umum tentang tugas dan kewajiban Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mempersiapkan diri (baik secara fisik maupun mental) dan bahkan mungkin mengelompokkan tugas-tugas yang serupa dan membunuh dua burung dengan satu batu.
Katakanlah Anda memiliki janji dengan dokter pada hari Selasa depan pukul 17.00. Dokter tersebut berada di luar kota, jadi Anda harus berangkat lebih awal untuk tiba tepat waktu. Toko favorit Anda berada di dekat kantor dokter sehingga Anda dapat berbelanja bahan makanan setelah janji temu. Anda akan membuat daftar belanjaan sebelum meninggalkan rumah untuk menghemat waktu di toko dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan. š
Anda telah berhasil mencoret dua tugas penting dari daftar Anda dan menyelamatkan diri Anda dari perjalanan kedua di seluruh kota dan berkeliaran di toko tanpa ide yang jelas tentang apa yang perlu Anda beli.
8. Gunakan templat
Templat adalah peretasan yang paling menghemat waktu. Template adalah tata letak siap pakai yang membantu Anda menyelesaikan tugas dan pekerjaan dengan lebih cepat.
Katakanlah pekerjaan Anda adalah membantu perusahaan rintisan menulis rencana bisnis yang tahan banting. Anda tidak akan membuat rencana bisnis baru dari awal untuk setiap klien yang mempekerjakan Anda. Sebagai gantinya, Anda akan menggunakan templat rencana bisnis dengan bagian yang telah dibuat sebelumnya, Anda dapat menyesuaikan dengan industri dan kebutuhan klien tertentu. Dengan begitu, Anda dapat menghemat waktu, meminimalkan risiko kesalahan, dan secara konsisten menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. ā
Jangan memulai pekerjaan Anda dari awal-pilih opsi yang sudah jadi dari Pusat Templat atau buat templat Anda sendiri yang dapat digunakan oleh tim Anda
Anda bisa menemukan templat untuk apa saja, mulai dari manajemen waktu dan perencanaan harian untuk menciptakan daftar ember , silsilah keluarga dan rencana makan . Hal yang baik tentang templat adalah kemudahan penyesuaian - sesuaikan dengan kebutuhan dan preferensi Anda dan maksimalkan fungsinya.
9. Membuat ruang kerja yang ditentukan
Bagi banyak orang, bekerja jarak jauh adalah sebuah berkah. Anda tidak perlu berdandan dan pergi ke kantor setiap pagi dan dapat menghabiskan waktu berkualitas bersama keluarga.
Namun, bekerja dari rumah bisa menjadi pedang bermata dua. Banyak karyawan jarak jauh yang bekerja dari rumah mengalami gangguan atau ketidakmampuan untuk mempertahankan fokus, sehingga mereka bekerja lebih lama dari yang seharusnya.
Bekerja dari tempat tidur Anda mungkin terlihat luar biasa di film-film, namun kenyataannya berbeda. Otak Anda tidak bisa masuk ke mode kerja saat mengasosiasikan tempat tidur dengan tidur dan bersantai.
Itulah mengapa Anda membutuhkan ruang yang ditujukan untuk bekerja. Idealnya, ini adalah tempat di mana Anda dapat berkonsentrasi dan memiliki akses:
- Ruang terpisah di rumah Anda
- Sebuah meja kerja
- Kursi yang nyaman
- Sebuah laptop
- Peralatan lain yang Anda perlukan untuk bekerja š„ļø
Tentu saja, tidak semua orang memiliki kemewahan ruang kerja terpisah. Jika Anda tinggal di apartemen kecil, belilah salah satu meja komputer portabel yang bisa Anda simpan setelah selesai bekerja.
Apapun solusi yang Anda pilih, Anda harus bisa menetapkan batasan yang jelas dan "memutuskan hubungan" dengan pekerjaan di penghujung hari. Anda akan mengubah cara berpikir Anda untuk mengasosiasikan ruang kerja dengan produktivitas dan fokus, yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dan membantu Anda menghemat waktu.
10. Kurangi penggunaan media sosial
Media sosial memang menyenangkan, mengasyikkan, dan membuat rileks. Namun, media sosial juga merupakan sumber gangguan yang sangat besar dan dapat mempengaruhi produktivitas dan efisiensi kita. Pemberitahuan yang terus menerus dan rasa takut ketinggalan (FOMO) dapat menurunkan fokus Anda dan mengalihkan perhatian dari pekerjaan Anda. š±
Hal yang sama berlaku untuk kehidupan pribadi-Anda mungkin pernah melihat keluarga atau sekelompok teman duduk di restoran sambil menatap ponsel mereka dan bukannya berbicara. Pernahkah Anda menunda memulai pekerjaan karena menemukan sesuatu yang menarik di Instagram atau TikTok? Kami yakin jawabannya adalah ya.
Beberapa tips sederhana dapat membantu Anda mengurangi konsumsi media sosial dan fokus pada tugas dan pekerjaan Anda:
- Nonaktifkan notifikasi: Jika Anda terganggu dengan banyaknya notifikasi, cobalah untuk menonaktifkannya setiap kali Anda bekerja
- Aktifkan mode pesawat: Pilihan lainnya adalah mengaktifkan mode pesawat pada ponsel Anda untuk menghilangkan gangguan. Tentu saja, strategi ini tidak cocok untuk mereka yang perlu melakukan dan menerima panggilan saat bekerja
- Tetapkan batas waktu: Banyak aplikasi media sosial memiliki pengaturan untuk membatasi penggunaan harian, dan ini dapat membantu Anda menciptakan keseimbangan yang sehat antara menggulir dan bekerja
11. Gunakan alat manajemen proyek
Kita beruntung hidup di era digital di mana banyak aplikasi yang dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan produktif. Anda memiliki aplikasi pelacakan waktu, aplikasi Pomodoro, platform penjadwalan, alat kolaborasi dan organisasi, dan banyak sumber daya lain yang dapat melakukan keajaiban untuk keterampilan manajemen waktu Anda. Anda dapat menginstal aplikasi terpisah untuk:
- Melacak waktu
- Berkomunikasi dengan tim Anda
- Mengaturjadwal kerja dan jadwal
- Memprioritaskan tugas
- Membuat daftar yang harus dilakukan
Namun, hal ini memicu masalah lain-perpindahan antar aplikasi secara konstan dapat memperlambat dan mengganggu fokus Anda. Untungnya, ada satu solusi, dan namanya adalah ClickUp !
Sebagai platform produktivitas serba ada, ClickUp menawarkan semua trik yang ada dalam buku penghemat waktu untuk mengubah Anda menjadi ahli organisasi! Mari kita lihat apa yang membuat platform ini menjadi pilihan fantastis bagi semua orang yang ingin menambahkan beberapa jam dalam hari-harinya.
Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Lihat waktu yang dilacak di seluruh tugas dan lokasi untuk melihat kemajuan tim secara keseluruhan yang disederhanakan
Dengan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp anda bisa mencatat waktu yang Anda investasikan dalam aktivitas dan tugas hanya dengan beberapa klik saja.
ClickUp bekerja dengan lancar di desktop dan perangkat seluler dan browser (sebagai Ekstensi Chrome ) dan kompatibel dengan sistem operasi utama. Ini berarti data Anda akan disinkronkan secara otomatis, sehingga Anda dapat memulai dan menghentikan waktu pada perangkat yang berbeda. Anda juga dapat mengedit waktu secara retroaktif untuk memastikan catatan Anda 100% akurat. š
ClickUp membawa pelacakan waktu ke tingkat yang lebih tinggi dengan memungkinkan Anda untuk menambahkan catatan ke entri Anda. Hal ini menyederhanakan kolaborasi tim dan memungkinkan Anda memberikan lebih banyak detail yang berguna untuk referensi di masa depan.
Opsi lain yang akan Anda sukai adalah menambahkan label pada catatan Anda, memastikan Anda tidak membuang waktu untuk mencari entri tertentu.
Perkiraan Waktu ClickUp
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah ke tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Merencanakan sekarang akan menghemat waktu Anda di masa depan. Anda tahu apa yang harus difokuskan dan bisa tetap fokus pada tujuan, baik itu penyelesaian proyek yang sukses atau rumah yang bersih. š
ClickUp memungkinkan Anda meningkatkan permainan perencanaan Anda dengan opsi yang unik- Estimasi Waktu ClickUp .
Anda bisa mengatur estimasi waktu untuk tugas dan sub-tugas serta membandingkan prediksi dan waktu aktual yang dihabiskan. Hal ini memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana Anda harus menyesuaikan jadwal dan mengelola beban kerja di masa depan untuk memaksimalkan potensi tim Anda tanpa membebani mereka. Dengan fitur ClickUp ini, Anda bisa:
- Menggunakan Tampilan Beban Kerja untuk mengamati kapasitas tim anda
- Memanfaatkan info untuk membuat keputusan penjadwalan yang tepat
- Menjadwalkan estimasi dengan menyeret dan melepaskan tugas di Tampilan Kalender
- Gunakan Tampilan kotak untuk mengawasi perkembangannya
Estimasi Waktu ClickUp membantu Anda melihat detail sambil berfokus pada gambaran yang lebih besar. Pantau apakah Anda berada di jalur yang benar untuk memenuhi tenggat waktu dan tujuan Anda, dan buat laporan untuk memeriksa perkiraan waktu dan merencanakan ke depan.
Opsi manajemen tugas ClickUp
Gunakan ClickUp untuk mengelola tugas dan menjadwalkan rapat sambil berkolaborasi secara efisien dengan tim Anda
Manajemen tugas yang efisien meningkatkan produktivitas Anda dan memungkinkan Anda untuk bekerja lebih cepat tanpa serangan panik. ClickUp mendukung Anda untuk menghemat waktu dan menjadi lebih efisien dengan fitur opsi manajemen tugas terbaik :
- Membuat tugas dengan mudah
- Menambahkan beberapa penerima tugas
- Berikan detail lebih lanjut tentang mereka menggunakanBidang Khusus Memvisualisasikan pekerjaan Anda di 10+ tampilan ClickUp membuat label, mengatur prioritas, menyesuaikan tugas hubungan dan ketergantungan dan menyederhanakan kolaborasi. Anda bahkan dapat mengatur tugas berulang untuk merampingkan pekerjaan rutin dan menghemat lebih banyak waktu. āØ
Opsi manajemen tugas ClickUp dapat digunakan untuk berbagai tujuan yang berhubungan dengan pekerjaan, seperti mengatur tim Anda, menetapkan tujuan, dan memantau kemajuan. Tetapi mereka juga dapat melakukan keajaiban untuk mengelola pekerjaan rumah tangga, daftar belanja, dan jadwal.
Cara Menghemat Waktu: Gunakan ClickUp
Senjata penghemat waktu ClickUp yang ampuh dapat membantu Anda mengatur ulang pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda, membuat rutinitas, dan mengelola tugas dengan mudah.
Platform ini adalah paket lengkap - ucapkan selamat tinggal pada banyak aplikasi yang mencuri waktu Anda dan sambutlah fitur-fitur yang akan meningkatkan kemampuan perencanaan dan pengorganisasian Anda. Daftar ke ClickUp dan mulailah menghemat waktu hari ini! ā