Salah satu aspek yang paling penting dalam mengelola sebuah proyek adalah mendelegasikan pekerjaan. Meskipun Anda mungkin seorang superstar, faktanya, Anda tidak bisa melakukan semua pekerjaan berat sendirian. Anda membutuhkan anggota tim untuk melakukan tugas-tugas agar Anda dapat fokus pada prioritas lain .
Selain itu, mendelegasikan pekerjaan memungkinkan rekan kerja Anda untuk terlibat dan memanfaatkan kekuatan mereka.
Apakah Anda memimpin tim kecil atau mengawasi banyak proyek menyerahkan tugas kepada anggota tim lain membantu Anda mencapai tujuan dan membuat prosesnya lebih lancar. Namun, mencari tahu cara mendelegasikan pekerjaan terkadang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan-terutama jika Anda baru dalam dunia manajemen.
Di sini, kami akan membahas lebih dalam tentang delegasi, menawarkan panduan untuk mendelegasikan tugas, dan menyoroti berbagai manfaat dari menyerahkan pekerjaan kepada anggota tim lainnya. Kemudian, kami akan memberikan tips tentang cara mendelegasikan pekerjaan agar Anda bisa menjadi manajer yang lebih efektif. 🤩
Apa Itu Delegasi?
Delegasi adalah proses menugaskan kembali tugas-tugas tertentu kepada orang lain dalam tim Anda. Hal ini dilakukan agar pemimpin tim dan manajer dapat memfokuskan upaya mereka di tempat lain, sementara anggota tim lain menangani tugas yang tidak Anda miliki. Pendelegasian tugas juga berperan ketika sebuah tugas atau aktivitas lebih cocok untuk keahlian seseorang dalam tim.
Pendelegasian adalah komponen penting dari manajemen tim namun juga mengintimidasi, terutama bagi manajer baru.
Bagi beberapa manajer, melepaskan itu sulit. Hal ini terutama terjadi jika Anda adalah manajer yang suka memegang kendali dan menjadi kontributor untuk setiap tugas.
Bagi manajer lain, mencari tahu tugas yang tepat untuk didelegasikan merupakan hal yang menantang. Di lain waktu, manajemen tugas dan organisasi bisa jadi kacau, sehingga sulit untuk mendelegasikan meskipun Anda menginginkannya.
Kegiatan manajemen ini juga membutuhkan keterampilan kepemimpinan dan keterampilan delegasi yang kuat. Untuk melakukannya secara efektif, Anda harus berkomunikasi dengan jelas, terorganisir, dan menawarkan dukungan. Anda juga harus bisa mengidentifikasi kapan Anda harus melakukan pekerjaan sendiri dan kapan Anda harus mendelegasikan tugas. 🛠️
Kapan Harus Mendelegasikan Tugas
Mengetahui tugas yang tepat untuk didelegasikan bukanlah ilmu pasti; ini lebih merupakan seni. Tidak ada skenario khusus di mana semua tugas harus didelegasikan. Semua tergantung pada kebutuhan bisnis Anda, bandwidth tim Anda, dan hasil yang diinginkan.
Namun, ada beberapa panduan yang bisa Anda gunakan untuk memutuskan tugas mana yang harus Anda serahkan dalam proses pendelegasian. Mulailah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini kepada diri Anda sendiri untuk menentukan apakah Anda harus mendelegasikan pekerjaan:
- **Jika Anda memiliki banyak tugas yang menyita banyak waktu dan perhatian Anda, yang sebenarnya bisa lebih baik dihabiskan di tempat lain, mungkin ini saatnya untuk mendelegasikan tanggung jawab kepada orang lain yang memiliki cukup waktu untuk mengerjakannya
- **Apakah pekerjaan tersebut berulang? Tugas yang berulang sering kali diserahkan kepada anggota tim lain. Ini adalah cara mudah untuk mendelegasikan tanpa harus terus-menerus menghabiskan waktu untuk melatih dan menyerahkan pekerjaan baru
- **Apakah ada anggota tim yang lebih siap untuk menangani pekerjaan ini? Jika Anda tidak memiliki keahlian untuk menyelesaikan aktivitas tersebut atau ada anggota tim yang memiliki pengetahuan yang lebih dalam tentang topik tersebut, pertimbangkan untuk mendelegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka
- **Apakah tugas ini memungkinkan anggota tim untuk tumbuh dan membangun keterampilan? Pemimpin yang baik ingin timnya tumbuh dan belajar bersama perusahaan. Mengidentifikasi tugas yang didelegasikan yang dapat membangun keterampilan yang sudah ada dan memberikan pengetahuan baru dapat membantu memenuhi tujuan ini
- **Apakah saya memiliki kapasitas untuk melatih karyawan secara efektif, meninjau pekerjaan mereka, dan memberikan dukungan selama proses pendelegasian? Mendelegasikan tugas bukan berarti menyerahkan sesuatu dan tidak pernah menanganinya lagi. Anda harus berperan aktif dalam memberikan dukungan, bimbingan, dan meninjau hasil yang diinginkan. Pastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk hal ini
Memutuskan cara mendelegasikan tugas dan siapa saja yang merupakan kandidat yang baik adalah sebuah proses. Selain menanyakan pertanyaan-pertanyaan ini kepada diri sendiri, pertimbangkan juga kepada siapa Anda akan mendelegasikan pekerjaan tersebut. Pertimbangkan seberapa penuh kesibukan mereka daftar yang harus dilakukan bagaimana perasaan mereka saat melakukan tugas-tugas ini, dan apakah menurut Anda mereka akan berhasil atau tidak. 💪
10 Tips Cara Mendelegasikan Tugas Secara Efektif
Setelah mengetahui apa saja yang termasuk dalam pekerjaan yang didelegasikan, kapan waktu yang tepat untuk menerapkannya, dan manfaat memilih orang yang tepat, sekarang saatnya memikirkan bagaimana Anda akan mempraktikkannya. Apakah ini pertama kalinya Anda melakukan pendelegasian atau sedang mencari cara untuk mengembangkan kemampuan Anda, berikut ini adalah 10 tips bermanfaat untuk pendelegasian yang efektif. 🌻
1. Tentukan apa yang akan didelegasikan
Pertama, Anda perlu mencari tahu pekerjaan apa yang ingin Anda delegasikan. Sebagai pengusaha, Anda mungkin hanya mendelegasikan beberapa tugas kepada asisten atau pekerja lepas. Anda mungkin ingin mendelegasikan lusinan tugas ke departemen yang berbeda sebagai manajer proyek atau pemimpin tim.
Apa pun yang Anda pilih untuk didelegasikan, penting untuk memikirkan dengan tepat apa yang ingin Anda alihkan ke anggota tim lainnya.
Menambahkan beberapa penerima tugas dan mendelegasikan komentar dari tugas ClickUp Anda
Secara umum, jenis pekerjaan berikut ini adalah kandidat yang bagus untuk didelegasikan:
- Tugas yang berulang
- Pekerjaan yang sesuai dengan keahlian atau minat anggota tim
- Pekerjaan yang terkait dengantujuan seseorang ### 2. Membuat kerangka kerja untuk komunikasi yang jelas
Sebagai pemimpin tim, Anda tahu betapa pentingnya komunikasi. Pendelegasian juga demikian. Anda perlu menyusun kerangka kerja yang jelas kerangka kerja dan ekspektasi untuk komunikasi .
Sesuaikan templat Matriks Pendelegasian Wewenang ClickUp untuk membuat rantai komando untuk keputusan di semua tingkat yang dapat diakses oleh semua orang
Gunakan Templat Matriks Pendelegasian Wewenang dari ClickUp untuk menyederhanakan pengambilan keputusan dalam tim Anda. Sembilan bidang khusus memungkinkan Anda memberikan wewenang, sementara tiga tampilan memungkinkan Anda membuat basis data informasi sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Alat pelacakan bawaan dan ketergantungan proyek peringatan yang memberi tahu Anda tentang potensi risiko dan pencapaian keberhasilan.
3. Ketahui kekuatan tim Anda
Ketika Anda mendelegasikan pekerjaan, Anda ingin memastikan bahwa orang yang Anda beri tugas memiliki apa yang mereka butuhkan untuk berhasil. Ini berarti mengetahui keahlian mereka dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk mempelajari keahlian baru yang relevan.
Cara terbaik untuk mencapai hal ini adalah dengan melakukan pertemuan empat mata . Tanyakan kepada karyawan apa tujuan karier mereka, apa yang mereka sukai, dan apakah mereka ingin mencoba sesuatu yang di luar kebiasaan ruang lingkup pekerjaan .
Pertimbangkan kekuatan mereka sehingga Anda dapat mengembangkan tim berkinerja tinggi yang sesuai dengan alur kerja Anda yang unik. Jauh lebih mudah untuk bekerja dari satu pandangan untuk melihat kekuatan dan kelemahan di seluruh tim Anda.
Kumpulkan dan atur informasi dengan mudah tentang keterampilan karyawan Anda dengan Templat Pemetaan Keterampilan ClickUp
Apakah mereka memiliki keterampilan manajemen yang dapat mereka manfaatkan untuk mengelola satu atau dua orang lain dalam tim? Apakah mereka memiliki keterampilan teknis yang dapat membantu tim pengembangan Anda?
Inilah sebabnya mengapa Templat Pemetaan Keterampilan ClickUp sangat berguna untuk mencatat informasi rinci tentang tim Anda, anggota eksternal atau pekerja lepas, dan aset lain yang dapat mengubah alur kerja ideal Anda. Apa pun kelebihan mereka, pastikan untuk mempertimbangkannya bersama dengan kepentingan karyawan saat mendelegasikan pekerjaan. 🏋️
Bonus: Templat Matriks Keterampilan !
4. Membuat prioritas
Para pemimpin yang efektif tahu bagaimana cara memprioritaskan pekerjaan dan betapa pentingnya membedakan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu untuk menghindari penundaan proyek. Untuk mendelegasikan tugas, sangat penting untuk mengomunikasikan dengan jelas item mana yang harus ditangani terlebih dahulu.
Dengan cara ini, anggota tim tahu dari mana harus memulai dan memiliki peta jalan untuk apa yang akan dilakukan selanjutnya.
Gunakan templat Matriks Prioritas ClickUp ini untuk mengidentifikasi tugas-tugas penting yang diplot berdasarkan urgensi, dampak, dan kepentingannya
Langkah ini sangat penting; ini adalah salah satu alasan utama tim menggunakan Templat Matriks Prioritas ClickUp . Mulailah dengan membuat daftar semua tugas yang harus diselesaikan. Nilai seberapa penting masing-masing tugas tersebut dan mana yang mendesak.
Masukkan mereka ke dalam matriks prioritas untuk mengatur secara visual apa yang menjadi prioritas. Anggota tim dapat menggunakan ini sebagai referensi untuk pekerjaan apa yang perlu mereka fokuskan terlebih dahulu, dan mereka dapat dengan cepat melihat apa yang akan dilakukan selanjutnya.
5. Tawarkan konteks dan latar belakang
Pekerjaan Anda akan lebih berhasil jika Anda memahami perannya dalam mencapai tujuan perusahaan. Hal yang sama berlaku untuk anggota tim yang Anda delegasikan tugas.
Bantu mereka memahami bagaimana tugas atau proyek yang mereka kerjakan sesuai dengan gambaran besar dan hasil akhir yang Anda inginkan. Jika mereka memahami bagaimana mereka berkontribusi pada tim dan merasa menjadi bagian penting dari teka-teki, mereka akan cenderung ingin berhasil.
Konteks juga membantu anggota tim Anda memahami sepenuhnya tujuan dari tugas tersebut. Meskipun Anda mungkin ahli dalam tugas-tugas ini, tugas-tugas ini merupakan hal yang baru bagi rekan kerja Anda. Tawarkan untuk memandu mereka melalui tugas tersebut atau membuat video yang menunjukkan bagaimana Anda melakukannya.
Dengan begitu, Anda dapat merasa percaya diri saat menyerahkan tugas dan mengetahui bahwa anggota tim Anda memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Contoh Matriks RACI di Dokumen ClickUp
Ini juga membantu memberikan informasi tentang struktur organisasi proyek. Sebuah alat seperti Matriks RACI dari ClickUp dapat memberikan wawasan kepada anggota tim tentang peran proyek , hasil proyek dan siapa yang harus dihubungi jika ada masalah yang muncul. 📝
Jika Anda ingin mengembangkan tim yang berkinerja tinggi, Anda memerlukan struktur untuk membantu mereka menangani tugas (dan menangani tugas yang memakan waktu) sehingga Anda dan tim Anda mengetahui dengan pasti apa yang diharapkan. Pendelegasian yang efektif membantu setiap orang mengetahui tugas yang ada.
6. Berikan dukungan saat dibutuhkan
Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, Anda harus mendukung tim Anda di sepanjang proyek, tidak hanya di awal ketika Anda memberikan konteks. Hal ini bisa berarti menawarkan pelatihan jika ada keterampilan yang perlu mereka kembangkan agar berhasil.
Hal ini juga bisa berarti memberikan dukungan terkait sumber daya seperti perangkat lunak manajemen tugas -dukungan finansial atau menghubungkan mereka dengan para ahli yang dapat mendukung pekerjaan mereka.
7. Memprioritaskan hasil daripada proses
Hanya karena anggota tim menyelesaikan tugas dengan cara yang berbeda dari yang Anda lakukan, bukan berarti mereka tidak melakukan pekerjaan dengan baik. Fokuslah pada hasilnya daripada bagaimana mereka sampai di sana. Kita belajar dan bekerja dengan cara yang berbeda, jadi berpikiranlah terbuka saat meninjau setiap tugas yang didelegasikan.
Pekerjaan dan hasil yang baik adalah yang terpenting. 🏆
8. Fokus pada otonomi tetapi tetap check-in
Atur tugas agar berulang berdasarkan waktu atau peristiwa di ClickUp sehingga Anda tidak mengelola tugas yang Anda delegasikan secara mikro
Mempercayai orang yang bekerja dengan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dan menyelesaikannya tepat waktu adalah hal yang luar biasa. Namun, bukan berarti Anda harus melakukan pendekatan lepas tangan. Berikan anggota tim Anda ruang dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan, namun jadwalkan pemeriksaan rutin.
Diskusikan seberapa sering Anda ingin mengecek anggota tim Anda. Hal ini harus seimbang antara tidak melakukan manajemen mikro namun tetap melakukan tinjauan rutin.
Banyak manajer memilih untuk bertemu setiap dua minggu atau setiap bulan. Manajer lain yang mengerjakan proyek dengan jangka waktu yang lebih panjang memilih untuk bertemu setiap tiga bulan. Selama pertemuan ini, berikan dukungan jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah dan tawarkan panduan untuk menyelesaikan pekerjaan hingga tuntas.
Ingatlah, pada akhirnya, Anda bertanggung jawab atas keberhasilan proyek. Setelah selesai, rencanakan tinjauan untuk meninjau apa yang telah berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Anda dapat menerapkan perubahan ini ke dalam manajemen alur kerja proses untuk proyek berikutnya.
9. Rayakan kemenangan
Sebagai manusia, kami senang bekerja di lingkungan yang positif dan melihat pekerjaan kami dihargai dan diakui. Rayakan pencapaian dan kemenangan kecil bila memungkinkan. Hal ini akan meningkatkan semangat kerja, menciptakan lingkungan yang menyenangkan untuk bekerja, dan menawarkan insentif untuk melakukan pekerjaan dengan baik. 🥳
10. Tinjau pekerjaan dan gunakan umpan balik untuk menginformasikan proses Anda
Pendelegasian yang sukses bukan hanya tentang menugaskan tugas dan menyelesaikannya. Komponen kunci dari pendelegasian adalah meninjau proses untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan. Mintalah umpan balik yang konstruktif dari anggota tim Anda mengenai proses tersebut.
Buat Formulir yang lebih cerdas di ClickUp dengan Logika Bersyarat untuk merampingkan proses - tidak peduli seberapa rumitnya
Identifikasi area di mana Anda berdua berhasil dan pertimbangkan apakah ada ruang untuk perbaikan.
Manfaat Mendelegasikan Tanggung Jawab Pekerjaan
A manajer proyek yang baik mengetahui betapa berharganya mendelegasikan secara efektif. Hal ini memungkinkan Anda untuk memfokuskan upaya Anda di tempat lain, dan keterampilan delegasi membantu membangun tim Anda sehingga semua orang melakukan yang terbaik dan pada hasil yang Anda inginkan. ✨
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pendelegasian:
- Memberdayakan: Pendelegasian memungkinkan anggota tim untuk melakukan pendekatan langsung. Dengan terlibat secara aktif, mempelajari kompetensi baru, dan berperan dalam proyek-proyek penting, anggota tim akan merasa lebih dekat dengan perusahaan dan merasa bahwa mereka membuat perbedaan dengan pekerjaan mereka
- Mengurangi kelelahan: Ketika Anda mendelegasikan tugas secara efektif, Anda menyebarkan beban kerja. Dengan begitu, setiap anggota tim akan sibuk namun tidak kewalahan atau kelelahan. Gambaran mengenai beban kerja setiap anggota tim akan meningkatkan fokus pada kesejahteraan tim dan budaya perusahaan yang bahagia
Pahami secara sekilas siapa saja dalam tim Anda yang bekerja terlalu banyak atau terlalu sedikit sehingga Anda dapat dengan mudah mengalokasikan ulang sumber daya Anda
- Mendorong pengembangan profesional dan inovasi: Dengan mengizinkan tim Anda mengerjakan tugas mereka sendiri, Anda memberi mereka lisensi kreatif untuk menghasilkan solusi inovatif dan pendekatan baru
- Membangun kepercayaan dan komunikasi: Pendelegasian mengharuskan orang untuk berkomunikasi secara efektif. Hal ini juga mendukung pemberdayaan karena manajer mempercayai anggota tim untuk melakukan pekerjaan tanpa mengelola prosesnya secara mikro
- Dapat menghemat waktu dan membantu Anda mencapai target-target baru: Dengan membagi pekerjaan secara efektif, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan mencapai tujuan Anda akan lebih singkat
- Membuat penganggaran menjadi lebih efektif: Memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil untuk setiap anggota tim membuat penganggaran menjadi lebih mudah karena Anda memiliki peta jalan yang jelas untuk semua sumber daya dan individu yang terlibat
Tantangan Pendelegasian Tugas
Berhasil mendelegasikan tugas adalah keterampilan penting bagi setiap manajer, namun hal ini cukup menantang. Berikut adalah beberapa kendala umum yang mungkin dihadapi manajer dalam proses pendelegasian:
- Kurangnya kepercayaan: Beberapa manajer merasa sulit untuk mempercayai orang lain untuk menyelesaikan tugas sesuai standar mereka, yang menyebabkan keengganan untuk menyerahkan tanggung jawab
- Takut kehilangan kendali: Mendelegasikan berarti melepaskan beberapa tingkat kendali atas bagaimana tugas-tugas dilaksanakan, yang bisa jadi tidak nyaman bagi manajer yang terbiasa mengawasi setiap detail
- Pelatihan yang tidak memadai: Anggota tim mungkin tidak memiliki keterampilan atau pengetahuan yang diperlukan untuk mengambil alih tugas-tugas tertentu, sehingga membutuhkan waktu dan sumber daya untuk pelatihan
- Kesulitan dalam menugaskan tugas yang tepat untuk orang yang tepat: Mencocokkan tugas dengan anggota tim yang tepat berdasarkan keterampilan, minat, dan beban kerja mereka bisa jadi rumit
- Resistensi dari anggota tim: Tidak semua karyawan ingin mengambil tanggung jawab tambahan, terutama jika mereka merasa terlalu banyak bekerja atau jika tugas tersebut tampaknya di luar bidang keahlian mereka
- Komunikasi yang tidak efektif: Kesalahpahaman tentang ekspektasi tugas, tenggat waktu, atau tujuan dapat menyebabkan hasil yang buruk dalam proses pendelegasian
- Keterbatasan waktu : Pendelegasian yang tepat membutuhkan waktu untuk pelatihan, pemantauan, dan umpan balik, yang dapat menjadi tantangan dalamlingkungan yang bergerak cepat ## Memanfaatkan Kekuatan Pendelegasian Tugas
Menguasai seni pendelegasian adalah tentang mengetahui tugas apa yang harus didelegasikan, kepada siapa tugas tersebut harus diberikan, dan bagaimana cara melakukannya secara efektif. Dengan 10 tips ini, Anda sudah berada di jalur yang tepat untuk menerapkan pendelegasian yang sukses di semua tingkat organisasi Anda. Coba ClickUp hari ini untuk menangani semua proses manajemen proyek Anda. Mulai dari mengatur dan menugaskan tugas hingga membuat matriks prioritas dan menggunakan alat pelacakan untuk memantau kemajuan, Anda akan menemukan apa yang Anda butuhkan untuk menjadi pemimpin yang efektif. 👩🏽💼