Cara Mengelola Beberapa Proyek dengan Sukses

Hampir 60% manajer proyek secara bersamaan mengerjakan dua hingga lima proyek dalam satu waktu.

Memastikan tingkat fokus, produktivitas, dan kualitas output yang sama di seluruh proyek adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh manajer proyek. Kinerja proyek yang buruk dapat menyebabkan pemborosan investasi yang sangat besar- 114% tepatnya.

Untungnya, manajer proyek dapat menangani proyek dengan sistem yang kuat.

Dalam artikel ini, kami akan memberikan gambaran tentang tantangan umum yang mungkin Anda hadapi dan strategi untuk membantu Anda bekerja lebih cerdas, meningkatkan efisiensi, dan mengelola banyak proyek. Namun pertama-tama, mari kita pahami mengapa manajemen proyek yang efisien untuk beberapa proyek sangat penting.

Risiko yang Ditimbulkan oleh Manajemen Beberapa Proyek yang Tidak Memadai

Ketidakmampuan untuk mengelola beberapa proyek dengan baik dapat menyebabkan berbagai risiko yang berdampak pada jadwal, anggaran, kinerja tim, dan kesuksesan organisasi. Di bawah ini adalah risiko utama yang perlu dipertimbangkan:

• Tenggat waktu yang terlewat: Koordinasi dan prioritas yang buruk dapat menyebabkan penundaan di satu atau beberapa proyek. Hal ini tidak hanya akan mengurangi kepercayaan klien tetapi juga memiliki potensi implikasi keuangan
• Pembengkakan anggaran: Alokasi sumber daya yang tidak efisien dan kurangnya pengawasan dapat menyebabkan pengeluaran yang berlebihan. Hal ini tidak hanya mengurangi profitabilitas proyek, tetapi juga dapat menyulitkan untuk mendapatkan pendanaan atau persetujuan proyek di masa depan
• Kurangnya kejelasan: Komunikasi yang tidak memadai dan prioritas yang tidak jelas dapat membuat tim tidak yakin apa yang harus difokuskan. Hal ini dapat berdampak pada moral dan produktivitas
• Kelebihan beban tim: Portofolio yang tidak dikelola dengan baik dapat membebani anggota tim dengan membagi mereka ke dalam banyak proyek. Hal ini meningkatkan risiko kesalahan dan juga dapat menyebabkan kelelahan dan gesekan dalam tim
• Scope creep: Manajemen cakupan proyek yang buruk di berbagai inisiatif dapat menyebabkan perubahan dan penambahan yang tidak terkendali, yang menyebabkan perpanjangan jadwal, anggaran yang membengkak, dan anggota tim yang frustrasi
• Hasil di bawah standar: Kurangnya fokus dan tenggat waktu yang terburu-buru dapat menyebabkan kompromi pada kualitas. Kegagalan dalam memberikan hasil sesuai harapan dapat menyebabkan biaya pengerjaan ulang, belum lagi klien yang tidak senang dan reputasi negatif
• Keterlibatan pemangku kepentingan yang berkurang: Komunikasi yang tidak efektif dan ekspektasi yang tidak terpenuhi di seluruh proyek dapat merenggangkan hubungan dengan pemangku kepentingan dan menyebabkan hilangnya peluang bisnis di masa depan
• Visibilitas yang rendah: Pelacakan proyek yang buruk dapat membuat tim tidak mengetahui adanya hambatan, penundaan, masalah kepatuhan, atau kekurangan sumber daya yang potensial. Hal ini dapat membuat proyek keluar dari jalurnya
• Ketidakselarasan strategis: Jika tidak direncanakan dan dikelola dengan baik, proyek berisiko tidak selaras dengan tujuan organisasi sehingga menyebabkan pemborosan sumber daya
• Peningkatan risiko: Tanpa manajemen risiko yang proaktif, masalah dalam satu proyek dapat meningkat dan menyebar ke proyek lainnya. Hal ini meningkatkan kemungkinan kegagalan dan potensi kerusakan finansial atau reputasi
• Peluang yang terlewatkan: Prioritas dan alokasi sumber daya yang buruk dapat menyebabkan beberapa proyek terhenti atau tidak selesai
• Kehilangan inovasi: Tim yang kewalahan dalam menangani beberapa proyek mungkin tidak memiliki ruang untuk berpikir kreatif atau berinovasi

Manajemen yang efektif untuk beberapa proyek sangat penting untuk menjaga efisiensi operasional, memberikan hasil yang berkualitas, dan menjaga reputasi dan profitabilitas organisasi.

12 Strategi untuk Berhasil Mengelola Beberapa Proyek

1. Memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek ## **1\ 77% dari tim manajemen proyek yang sukses menggunakan perangkat lunak untuk mengelola proyek dan tugas. Namun, hanya

46% organisasi memprioritaskan budaya yang menghargai manajemen proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp dapat membantu Anda mengatasi banyak tantangan yang terkait dengan pengelolaan banyak proyek.

ClickUp adalah sistem manajemen proyek terpusat alat manajemen proyek yang bisa menampung banyak proyek dan membantu Anda berpindah antar tugas dengan lancar-keuntungan yang sangat penting ketika segala sesuatunya di luar kendali (seperti yang sering terjadi, beberapa kali dalam sehari!). Portofolio di ClickUp dirancang untuk menyederhanakan manajemen proyek untuk banyak proyek. Dari strategi hingga eksekusi, Anda dapat melacak proyek Anda di satu tempat.

ClickUp untuk merencanakan, melacak, dan mengelola pekerjaan di beberapa proyek

Satu sumber kebenaran berarti visibilitas tertinggi ke dalam kemacetan, risiko, kesulitan sumber daya, dan banyak lagi. Dengan lebih dari 15 cara berbeda untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda mulai dari bagan Gantt hingga Garis Waktu hingga Daftar, Papan, dan Kalender-Anda bisa menemukan tampilan yang cocok untuk semua orang.

Plus, Dasbor ClickUp menampilkan kemajuan waktu nyata sehingga Anda selalu selangkah lebih maju. ClickUp untuk manajer proyek menawarkan fitur-fitur yang dapat membantu Anda untuk:

• Menyusun strategi dan rencana
• Memvisualisasikan alur kerja Anda
• Mengalokasikan tugas
• Melacak waktu dan mengelola sumber daya
• Berkolaborasi dengan tim Anda
• Memperkirakan hasil

💡Tip Pro: Gunakan ClickUp templat manajemen proyek gratis dan memulai perencanaan proyek Anda dengan setiap proyek.

2. Fokus, alih-alih multitasking, untuk produktivitas

Biasanya, manajer proyek menangani tiga hingga empat proyek secara bersamaan-dan tantangan terbesar mereka? Fokus.

Belajar bagaimana untuk fokus lebih rumit dari yang Anda kira. Cobalah tips berikut ini untuk meningkatkan kemampuan konsentrasi Anda:

• Katakan tidak pada tugas-tugas yang berada di urutan bawah dalam daftar prioritas Anda. Semakin banyak Anda melakukan banyak tugas, semakin tinggi kemungkinan terjadinya kesalahan
• Otomatiskan tugas-tugas admin dan tugas-tugas yang berulang denganClickUp Brainasisten AI Anda yang selalu siap sedia, yang dapat membuat agenda untuk Anda, membuat daftar periksa, mengedit konten, dan banyak lagi
• Menerapkan timeboxing-sebuah strategi di mana Anda secara sadar melatih pikiran Anda untuk menyelesaikan tugas dalam blok waktu tertentu
• Berlatihlah untuk memperhatikan dan mematikan notifikasi yang mengganggu fokus Anda. Anda juga dapat menggunakanaplikasi fokus untuk memandu pikiran Anda dan membantu mempertahankan tingkat konsentrasi yang stabil

3. Memprioritaskan tugas dengan benar

Anda merasa lelah di tengah malam namun tidak mencapai banyak hal? Anda mungkin memprioritaskan tugas-tugas bernilai rendah yang mungkin menghabiskan waktu, energi, dan usaha Anda. Memprioritaskan tugas di ClickUp memungkinkan Anda menetapkan prioritas dengan sedikit usaha. Begini cara kerjanya:

• Pilih di antara empat tingkat (bendera) prioritas: Mendesak, Tinggi, Normal, dan Rendah
• Urutkan tugas Anda berdasarkan waktu untuk melihat tugas yang paling penting dalam alur kerja Anda
• Letakkan item prioritas tinggi ke dalam baki tugas Anda, yang tersedia 24×7
• Gabungkan tugas-tugas yang diprioritaskan dengan ketergantungan. (seperti "menunggu" atau "memblokir")
• Mengatur filter untuk tanggal jatuh tempo dan menyimpannya atau membagikannya dengan tim

Anda juga dapat melakukan ini dengan lebih efisien menggunakan templat prioritas .

Unduh Templat Ini

Templat Matriks Prioritas ClickUp

💡Tip Pro: Gunakan fitur Templat Matriks Prioritas ClickUp untuk mengkategorikan tugas berdasarkan dampak dan upaya.

4. Berkomunikasi dengan jelas

Mempertahankan jalur komunikasi yang konstan merupakan hal yang penting bagi keberhasilan proyek karena berbagai alasan:

• Para pemangku kepentingan dapat berbagi harapan dengan anggota tim untuk menyelaraskan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Klien dapat berbagi umpan balik instan jika terjadi kesalahan
• Membuat lingkaran umpan balik untuk tim Anda dan membantu mereka mencapai tujuan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas
• Mengadakan rapat tim untuk menyusun ulang strategi dan meninjau status proyek. Pendekatan proaktif sangat membantu
• Mengelola ekspektasi dan jadwal klien serta mencegah pergeseran ruang lingkup yang ditakuti

Namun, bagaimana Anda bisa berkomunikasi dengan jelas? Dengan mengomunikasikan di mana pekerjaan itu terjadi.

Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan berinvestasi pada alat yang memprioritaskan komunikasi, seperti ClickUp Chat :

Simpan semua pekerjaan Anda-dan percakapan-di satu tempat dengan ClickUp Chat

Percakapan yang tersebar di beberapa alat menyebabkan kebingungan dan kesalahan. Dengan Chat, Anda bisa berbagi pembaruan secara real time di tempat pekerjaan dilakukan, dan mendapatkan visibilitas lintas tim tentang siapa yang mengerjakan apa.

Anda juga bisa melapisi interaksi Anda dengan konteks visual dan meningkatkan pemahaman. Tambahkan tautan, lampiran, file, GIF, gambar, video, dan apa pun yang dapat menyampaikan pesan.

Tambahkan siapa pun ke percakapan kerja Anda dengan @mentions dan tetapkan komentar untuk setiap anggota dan pertahankan item tindakan bergerak.

💡Kiat Profesional: Mengadopsi alat komunikasi dan templat untuk menghemat waktu dan tenaga Anda

5. Batasi peralihan konteks*

Dalam upaya Anda untuk mengelola beberapa proyek dan meningkatkan produktivitas- "pengalihan konteks" dapat menghalangi Anda.

Sering disalahartikan sebagai multitasking, pengalihan konteks adalah hal yang lebih buruk dari dua hal yang buruk. Dengan pengalihan konteks, Anda berpindah antar aplikasi dan memulai tugas baru, meninggalkan tugas lama di tengah jalan.

Sayangnya, efek buruknya lebih dari sekadar produktivitas. Sebuah studi dari Universitas California, Irvine, melaporkan bahwa interupsi berulang selama 20 menit saja dapat menyebabkan stres, tekanan, dan frustrasi yang lebih tinggi di tempat kerja.

Jadi, bagaimana cara mengatasi peralihan konteks?

Ganti semua aplikasi dan alat bantu Anda yang berbeda dengan one platform, sehingga tim Anda dapat mengakses semua hal dengan mudah.

ClickUp, misalnya, menyatukan semua tugas, percakapan, dan proyek Anda ke dalam satu platform yang mudah digunakan. Mulai dari manajemen kerja dan komunikasi hingga kolaborasi, semuanya terjadi dalam satu ruang bersama.

Selain itu, ClickUp mendukung 1000+ integrasi aplikasi pihak ketiga memungkinkan Anda untuk menerapkan satu solusi di seluruh organisasi yang menjadi rumah bagi alat bantu favorit Anda. Dan Anda membebaskan tim dari pengalihan konteks yang tidak disadari.

6. Ketika prioritas bergeser, bersikaplah fleksibel

Apakah tim Anda tidak dapat melacak perubahan prioritas? Ketidakmampuan untuk melakukan pivot sesuai dengan tuntutan situasi adalah kekurangan yang signifikan bagi manajer proyek.

Hal ini biasanya terjadi ketika Anda menggunakan beberapa daftar tugas dan spreadsheet untuk melacak kemajuan proyek.

Dua solusi besar?

• Menerapkan proses kontrol perubahan: Ini akan memungkinkan Anda untuk mengelola permintaan perubahan proyek. Jika pemangku kepentingan meminta perubahan dalam proyek, Anda dapat melihatnya dalam jadwal proyek secara instan. Anda juga dapat memanfaatkan proses ini untuk memungkinkan para pemangku kepentingan menyetujui/menolak permintaan perubahan sesuai keinginan mereka.
• **Bagikan sumber kebenaran yang terpusat: Gunakan alat bantu untuk melacak perubahan permintaan proyek dan pastikan alat bantu ini tersedia untuk digunakan oleh anggota tim secara offline dan online.

Ketika anggota tim Anda mendapatkan visibilitas ke dalam bandwidth tim dan status tugas secara real time, mereka dapat mengubah persneling dan bekerja secara efisien. Selain itu, Anda juga akan dapat memeriksa tim ketika keadaan menjadi ketat.

7. Menyeimbangkan beban kerja tim Anda

Mendistribusikan beban kerja tim Anda secara merata akan mendorong pertumbuhan bisnis dan kesejahteraan karyawan.

Membebani karyawan dengan tugas-tugas yang terlalu banyak, dan Anda akan mendapatkan hasil kerja yang tidak lengkap dan kualitas kerja yang buruk. Bahkan kurang memanfaatkan karyawan dapat membuat mereka tidak termotivasi dan stres.

Tidak mengherankan jika Amerika Serikat menghabiskan $300 miliar setiap tahun untuk hari kerja yang terlewatkan dan masalah kesehatan yang berasal dari stres terkait pekerjaan.

Kesimpulannya: Dalam kedua skenario tersebut, organisasi akan mengalami kerugian.

Menemukan titik temu itu dapat meningkatkan semangat tim dan menjaga agar proyek tetap berjalan dengan lancar.

Platform manajemen proyek seperti ClickUp memahami betapa pentingnya manajemen beban kerja adalah untuk proyek-proyek.

Untuk memastikan setiap orang memiliki beban kerja yang seimbang, Anda memerlukan visibilitas penuh terhadap orang, proyek, dan tugas yang terlibat. Tampilan Beban Kerja ClickUp memungkinkan hal ini. Lihat lembar tugas dan kalender setiap anggota dan tinjau siapa yang mengerjakan apa.

Urutkan tugas berdasarkan status dan untuk penerima tugas Anda dan pahami beban kerja mingguan dengan ClickUp

Berdasarkan perkembangan proyek Anda, Anda bisa menyesuaikan tampilan, melacak tingkat upaya tugas, menyesuaikan kembali kapasitas tim, dan bekerja tanpa gangguan atau penundaan.

8. Tetapkan tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai untuk setiap proyek

Menetapkan tujuan dan KPI adalah hal yang penting untuk mengukur kemajuan karyawan. Namun, penetapan tujuan memiliki efek lanjutan yang lebih dalam dan lebih bersifat psikologis.

Forbes menyatakan bahwa orang yang dengan jelas menggambarkan tujuan mereka adalah 1.2 hingga 1,4x lebih mungkin untuk mencapainya.

Jadi, ketika Anda mulai melihat tujuan sebagai bagian dari pembuatan rencana terstruktur Anda rencana proyek, anda akan berada di posisi yang lebih baik untuk mencapainya.

Dalam konteks bisnis, tujuan berbentuk tonggak pencapaian. Manajer proyek yang berpengalaman menggunakan proses penetapan tujuan berikut ini:

• Pertama, mereka bekerja untuk menetapkantujuan proyek
  • Kemudian, mereka fokus untuk memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
• Selanjutnya, mereka memberikan tugas kepada anggota tim yang sesuai
• Terakhir, mereka menetapkan tujuan yang terukur, realistis, dan jelas

💡Kiat Profesional: Sasaran ClickUp sangat bagus untuk mengatur semua sasaran Anda (bayangkan siklus sprint, kartu penilaian karyawan mingguan, OKR, dll.) dalam folder yang mudah digunakan. Anda bisa membuat target dalam berbagai format-angka, benar/salah, tugas, uang, deskripsi, dll. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir untuk mengawasi kemajuan proyek Anda. Alat ini dapat mengambil alih untuk Anda.

Tetapkan dan lacak tujuan yang jelas dengan mudah menggunakan ClickUp Goals untuk mendorong kesuksesan tim Anda

9. Mendelegasikan secara efektif

Anda tidak dapat mengelola setiap tugas sendiri, dan pendelegasian yang tepat akan memberdayakan anggota tim. Jika Anda tidak yakin bagaimana cara mendelegasikan tanggung jawab untuk proyek Anda, berikut ini beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

• Menilai kekuatan dan kemampuan setiap anggota tim
• Tetapkan tugas berdasarkan keahlian, kapasitas, dan beban kerja setiap anggota tim
• Percayai tim Anda dan fokuslah untuk memberikan panduan daripada melakukan manajemen mikro
• Terapkan sistem dan proses yang kuat yang membangun akuntabilitas

💡Kiat Profesional: Perangkat lunak manajemen tugas memudahkan untuk menetapkan tugas dan melacak kemajuan selama durasi proyek

10. Buat templat alur kerja berulang dan hemat waktu yang tak ternilai harganya

Apakah Anda terus-menerus membangun kembali alur kerja yang sama setiap kali proyek baru dimulai?

Ini bukanlah penggunaan waktu yang paling produktif. Jika proyek Anda sering memiliki serangkaian hasil proyek atau proses, buat templat Anda sendiri untuk alur kerja dan proses yang biasa digunakan.

Ini akan mempercepat pekerjaan Anda dan mencegah kesenjangan alur kerja.

💡Tip Profesional: Perbarui templat Anda secara rutin dengan wawasan dan praktik terbaik untuk memastikan pengiriman yang berkualitas.

11. Tetap terorganisir dengan dokumentasi

Mengelola banyak proyek bisa memakan banyak waktu. Banyak proses, alur kerja, tim, dan jadwal. Tetap berada di atas semua itu dengan dokumentasi yang terstruktur dokumentasi proyek .

Dokumentasi yang akurat dan terkini mencegah kebingungan dan menjaga proyek tetap berada di jalurnya.

Pertahankan dokumentasi yang terpisah namun terstandardisasi untuk setiap proyek (misalnya, persyaratan, jadwal, catatan risiko) dan gunakan alat bantu manajemen dokumen untuk memastikan aksesibilitas bagi semua pemangku kepentingan.

Hasilkan ide, peta jalan produk, ringkasan produk, mengotomatiskan dokumentasi, SOP, dan banyak lagi dengan ClickUp Brain

💡Tip Profesional: Buat dokumentasi proyek dengan ClickUp Brain dan bagikan dengan aman menggunakan Dokumen ClickUp

12. Mengantisipasi dan mengelola risiko

Cara terbaik untuk mengelola beberapa proyek secara efisien adalah dengan mempersiapkannya dengan baik. Salah satu aspek penting dari persiapan ini adalah merencanakan risiko. Perangkat lunak manajemen risiko seperti ClickUp dapat membantu.

Proyek yang tumpang tindih melipatgandakan potensi risiko dan gangguan. Ditambah lagi, penundaan dalam satu proyek bisa berdampak pada proyek lainnya. Oleh karena itu:

• Lakukan penilaian risiko untuk setiap proyek dan dokumentasikan rencana kontinjensi
• Mengidentifikasi saling ketergantungan antar proyek dan menyelaraskan jadwal yang sesuai
• Tinjau risiko secara teratur selama pembaruan proyek dan tangani potensi masalah sejak dini

💡Kiat Pro: Templat penilaian risiko dapat menghilangkan dugaan dalam memperkirakan risiko

Kelola Beberapa Proyek dengan Mudah Dengan ClickUp

Apa dilema yang paling sering dihadapi oleh manajer proyek? Bagaimana cara mengelola banyak proyek tanpa kehilangan kewarasan.

Bisa dimengerti. Manajer proyek memiliki pekerjaan yang berat.

Sebagai seorang manajer proyek, Anda mungkin sering mendapati diri Anda berada di tengah-tengah tugas yang harus diselesaikan kemarin. Anda mungkin juga menangani klien dengan tekanan tinggi dan tim yang terlalu banyak bekerja. Dan jangan lupa untuk menjaga ekspektasi pemangku kepentingan di tengah anggaran proyek yang ketat.

Yang kuat perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp adalah alat yang tepat untuk pekerjaan ini. Daftar gratis hari ini dan hilangkan rasa sakit dalam mengelola banyak proyek.