Proses menjadi hidup melalui alur kerja. Namun terkadang, proses-proses tersebut sangat rumit atau memiliki skala yang besar sehingga mengelolanya bukanlah hal yang mudah.
Di lain waktu, manajer proyek tidak memiliki pengalaman dalam melihat lautan tugas. Mereka merasa bingung tentang apa yang harus dilakukan tim selanjutnya dan memblokir atau gegabah dalam membuat keputusan yang paling tidak menguntungkan.
Dan itulah mengapa mengelola proses-dan proyek-sangat penting dan cukup menantang pada saat yang bersamaan! Untungnya, Anda bisa mengandalkan manajemen alur kerja untuk menghindari kekacauan mutlak.
Blog ini adalah bagian kontribusi kami untuk perjalanan Anda dalam alur kerja manajemen. Anda akan mempelajari apa itu manajemen alur kerja, alat bantu yang Anda perlukan, dan templat untuk membuat alur kerja khusus milik Anda sendiri.
Ayo mulai belajar!
Apa itu Manajemen Alur Kerja?
Manajemen alur kerja adalah proses pembuatan dan pengoptimalan alur kerja dan membantu dalam mengoordinasikan pekerjaan dengan tujuan akhir untuk meningkatkan efisiensi tim .
Sekarang, alur kerja mewakili sebuah proses (atau bagian dari sebuah proses), yang merupakan urutan tugas. Dan tugas-tugas tersebut dilakukan oleh satu atau lebih peran untuk menghasilkan output dan dengan demikian mencapai tujuan, seperti mencapai tonggak pencapaian proyek .
Secara visual, manajemen alur kerja terlihat seperti diagram atau diagram alir dalam metode manajemen proyek. Namun, berikut ini adalah kutipan dari deskripsi tekstual ringkas tentang alur kerja:
- Proses: perekrutan karyawan
- Tujuan: mempekerjakan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan tertentu
- Tugas: Membuat deskripsi pekerjaan, mencari talenta,melacak pelamar, wawancara
Setelah membuat alur kerja, kami sarankan Anda mengimplementasikannya dengan dukungan perangkat lunak manajemen alur kerja . Berbagai jenis perangkat lunak manajemen proyek bantuan mengotomatiskan alur kerja dan akibatnya mengelolanya dengan lebih mudah.
Dan itulah yang memungkinkan Anda untuk memantau kinerja proses bisnis Anda. Namun, jangan salah paham: Manajemen alur kerja dan manajemen proses bisnis tidaklah sama. Inilah perbedaan antara alur kerja dan proses bisnis:
- **Manajemen alur kerja adalah bagian dari manajemen proses bisnis. Manajemen ini mengatur perilaku orang dengan menyusun instruksi yang harus mereka ikuti untuk melaksanakan tugas.
- Manajemen proses bisnis adalah pendekatan tingkat yang lebih tinggi untuk mengatur proses bisnis perusahaanproses bisnis untukmeningkatkan efisiensi operasional.
Jenis Manajemen Alur Kerja
Alur kerja termasuk dalam salah satu dari kategori berikut:
Alur kerja berurutan
Seperti namanya, alur kerja berurutan adalah diagram dengan urutan tugas. Dan prosesnya bergerak maju dari satu tugas ke tugas berikutnya. Ciri khas dari alur kerja ini adalah ketergantungan tugas. Artinya, prosesnya tidak berubah dari satu tugas ke tugas berikutnya sebelum tugas yang sedang dikerjakan selesai. Jadi, tidak ada bolak-balik.
CONTOH ALUR KERJA INI Pertimbangkan lini produksi proses manufaktur karena mereka tidak mengizinkan produk untuk kembali ke stasiun sebelumnya. Cara kerjanya seperti sungai satu arah.
Alur kerja mesin negara
Berlawanan dengan alur kerja berurutan, alur kerja state machine dapat mengalir bolak-balik. Alur kerja ini berputar di sekitar konsep "state", bukan "task" Dengan kata lain, proses bergerak dari satu state ke state lainnya, bukan dari satu tugas ke tugas berikutnya. Mereka adalah proses yang digerakkan oleh peristiwa, yang berarti mereka maju ke suatu state ketika sesuatu - tidak harus penyelesaian tugas - terjadi.
CONTOH ALUR KERJA INI Pikirkan sebuah alur kerja media sosial . Ini berisi tugas peninjauan konten yang hasilnya mungkin berupa mengirim konten kembali kepada penulis untuk diubah. Contoh lainnya adalah sebuah alur kerja yang lincah . Misalnya, perangkat lunak berbasis Scrum proyek pengembangan membutuhkan penerimaan produk oleh pengguna pada titik tertentu. Dan hal itu dapat menghambat proses untuk bergerak maju pada saat itu.
Alur kerja yang digerakkan oleh aturan
Seperti proses berurutan, alur kerja ini memadukannya dengan seperangkat aturan yang menentukan eksekusi proses, dan jadilah! Anda telah membuat sistem manajemen alur kerja berbasis aturan.
Aturan-aturan ini adalah kondisi "jika, maka", yang berpotensi menjadi alur kerja otomatis. Aturan-aturan ini mengekspresikan alternatif yang mengonfigurasi alur proses. Oleh karena itu, prosesnya maju tidak hanya berdasarkan penyelesaian tugas tetapi juga pada pemilihan alternatif.
CONTOH ALUR KERJA INI Anggap saja Anda membuat hidangan di truk makanan, mengingat pelanggan dapat memilih daging, saus, dan topping yang mereka inginkan.
Temukan beberapa contoh alur kerja **di blog ini dan lihat alat bantu manajemen alur kerja terbaik yang paling cocok untuk Anda!
Mengapa Manajemen Alur Kerja Penting?
Anda sudah tahu bahwa manajemen alur kerja meningkatkan efisiensi tim. Namun, jika kita harus menjabarkan manfaat mengelola alur kerja, inilah daftarnya:
Proses yang disederhanakan
Dengan merepresentasikan-atau memodelkan-proses dengan alur kerja, Anda dapat melihat:
- Tugas-tugas yang tidak perlu yang harus Anda buang
- **Tugas yang berulang-ulang yang harus Anda rangkum menjadi satu tugas
Jika tidak, hal ini akan membuang waktu dan tenaga tim Anda dan pada akhirnya produktivitas Anda.
Itulah mengapa Anda tidak dapat melakukan proses bolak-balik yang tidak perlu untuk menciptakan proses yang berulang. Manajemen alur kerja yang terbaik adalah ketika Anda menyederhanakan proses atau menerapkan otomatisasi alur kerja .
Mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan manusia
Dengan proses manual, terutama yang disimpan dalam spreadsheet, semuanya terus diperbarui dengan banyak ruang untuk kesalahan atau entri ganda. Manajemen alur kerja yang tepat berkembang dengan menghindari pemborosan waktu!
Proses manajemen alur kerja terbaik diselesaikan dengan alur kerja otomatis. Alih-alih menggunakan spreadsheet, secara otomatis tetap berada di atas tugas-tugas tim Anda melalui pemicu otomatisasi alur kerja untuk menugaskan seseorang, mengubah prioritas, atau memberikan komentar-memangkas proses manual Anda.
Memicu hasil secara otomatis ketika suatu tindakan terjadi seperti "ketika status berubah," template diterapkan ke tugas sehingga tidak ada informasi yang hilang selama handoff klien
Transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik
Jika ada satu hal yang dibawa oleh perangkat lunak manajemen alur kerja adalah sejumlah besar data proses. Dan itu sangat bagus bagi Anda untuk mengetahui status tugas tim Anda sehingga Anda dapat melihat siapa yang tertinggal, sesuai jadwal, atau siapa yang akan mengerjakan apa selanjutnya dalam alur kerja Anda.
Dengan data proses di atas, manajer dapat memeriksa kemajuan pekerjaan tim mereka. Dan dengan informasi tersebut, manajer dapat mengidentifikasi kemungkinan hambatan dalam alur kerja.
Selain itu, karena setiap tugas memiliki penerima tugas, sistem manajemen alur kerja Anda memungkinkan manajer proyek untuk meminta pertanggungjawaban setiap anggota tim atas hasil kerja mereka.
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Komunikasi yang efektif
Dengan visibilitas atas pekerjaan setiap orang, anggota tim dapat memahami masalah satu sama lain dengan lebih baik dan lebih cepat. Dan itu adalah langkah besar menuju komunikasi yang efektif dan manajemen alur kerja.
Selain itu, anggota tim tidak akan merasa cemas tentang apa yang harus mereka lakukan selanjutnya ketika mereka dapat melihatnya di alat manajemen proyek. Cegah tim Anda menebak-nebak tugas atau bug yang harus ditangani. Penugasan tugas ada dalam sistem manajemen alur kerja untuk mereka periksa.
Buatlah koneksi dan tautkan objek bersama untuk membuat peta jalan atau alur kerja dari ide Anda bersama tim Anda di Papan Tulis ClickUp
Skalabilitas yang mudah dan ketersediaan sumber daya yang lebih tinggi
Bayangkan proses orientasi karyawan umum yang diotomatiskan dengan sistem manajemen alur kerja. Dan setiap kali karyawan baru menyelesaikan tugas orientasi, sistem secara otomatis memandu mereka ke tugas berikutnya dalam proses tersebut.
Sekarang, bayangkan betapa repotnya manajer proyek melakukan hal tersebut secara manual untuk setiap karyawan baru. Dan bayangkan bagaimana jadinya jika perusahaan melakukan orientasi puluhan karyawan setiap bulannya. Begitulah cara manajemen alur kerja mendukung skalabilitas.
Selain itu, dalam alur kerja otomatis, tugas tidak sepenuhnya bergantung pada satu individu. Misalnya, manajer proyek tidak perlu bergantung pada manajer SDM mereka untuk melakukan orientasi setiap karyawan. Sebaliknya, alur kerja perangkat lunak otomatisasi akan melakukan pekerjaan tersebut, membebaskan staf dan sumber daya lainnya untuk tugas-tugas yang memang bergantung pada masukan mereka.
Perangkat lunak alur kerja ClickUp membuat manajemen proyek menjadi lebih mudah untuk menangani sejumlah besar tugas yang berulang
5 Tips Manajemen Alur Kerja
Jika kami dapat berbagi dengan Anda rahasia kami dalam mengelola alur kerja, inilah yang akan kami bagikan:
1. Gunakan perangkat lunak manajemen alur kerja
Sistem manajemen alur kerja membantu mengotomatiskan dan mengelola beberapa alur kerja dengan mudah. Tetapi ada begitu banyak aplikasi alur kerja di luar sana sehingga Anda harus tahu apa yang harus dicari dalam alat bantu alur kerja. Dan itulah mengapa kami menyusun daftar fitur yang harus dimiliki ini untuk Anda:
- Otomatisasi alur kerja: untuk menjalankan tugas yang berulang secara otomatis karena apa gunanya menerapkan alur kerja dengan perangkat lunak selain itu? Contoh: secara otomatis mengingatkan penerima tugas tentang tanggal jatuh tempo tugas yang semakin dekat
- Pelacakan tenggat waktu: untuk mengontrolhasil proyek dan melakukan tindakan pada tanggal jatuh tempo, seperti memfilter tugas berdasarkan tanggal pengirimannya, atau menyeret dan melepas tugas dalam garis waktu untuk menyesuaikan tenggat waktu
- Manajemen kinerja: untuk memantau produktivitas tim Anda danefisiensi proses. Dan hal ini dimungkinkan dengan laporan dan data proses, seperti tugas yang telah diselesaikan atau jumlah total tugas yang dikerjakan oleh anggota tim
- Status tugas khusus: yang dapat Anda buat dan konfigurasikan untuk memenuhi kebutuhan Anda. Misalnya, status "Pengujian" tidak masuk akal dalam operasi manajemen alur kerja perekrutan, tetapi sangat masuk akal dalampengembangan perangkat lunak.
- Integrasi: untuk mengelola pekerjaan di berbagai platform, seperti perangkat lunak pihak ketiga untuk komunikasi,berbagi dan penyimpanan filedan manajemen jadwal,pelacakan waktudan konferensi video. Contoh: menyelenggarakan panggilan konferensi dari alat manajemen alur kerja untuk mendiskusikan detail proyek dengantim jarak jauh
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan
Check out ClickUp **_, alat bantu manajemen proyek kami yang unggul dalam otomatisasi alur kerja!
2. Menggunakan templat tugas dan alur kerja
Bayangkan betapa membosankan dan tidak efisiennya membuat dan menugaskan tugas yang sama berulang kali. Sebagai gantinya, Anda harus memilih perangkat lunak manajemen alur kerja yang memungkinkan Anda untuk melakukannya:
- Membuat tugas dari templat
- Memuat tugas dari templat
- Menambahkan langkah ke tugas dari templat
- Menyimpan tugas sebagai templat (atau membuat templat tugas Anda sendiri)
Namun, tidak hanya itu yang perlu Anda lakukan dengan templat dalam perangkat lunak manajemen alur kerja. Anda harus memiliki opsi untuk membuat templat alur kerja Anda sendiri. Berikut ini contohnya
Templat Bagan Alur Proses ClickUp.
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk membuat, menautkan, menetapkan tugas, atau memberikan komentar dalam alur kerja Anda
Ini adalah templat diagram alir yang berisi elemen-elemen grafis yang Anda perlukan untuk merepresentasikan proses apa pun. Di sisi kanan, Anda dapat melihat proses perekrutan. Perhatikan bagaimana proses tersebut mengalir dari satu jalur renang ke jalur lainnya . Setiap swimlane melambangkan seorang intervenient dan tanggung jawab mereka dalam proses tersebut.
Unduh Template
3. Mengatur ketergantungan proyek
Perangkat lunak manajemen alur kerja tidak akan efisien tanpa ketergantungan proyek . Sebagai contoh, tugas-tugas mungkin bergantung pada satu sama lain dan dokumen. Pastikan bahwa alat yang Anda pilih dapat menautkan tugas-tugas yang terkait.
Jika tidak, Anda tidak akan dapat menautkan pesanan ke pelanggan atau laporan bug kepada pengguna. Perangkat lunak manajemen alur kerja Anda harus menentukan urutan yang benar di antara tugas-tugas. Ketergantungan manajemen alur kerja meliputi:
- Ketergantungan menunggu: menunjuk pada tugas yang harus diselesaikan sebelum tugas yang sedang dikerjakan dimulai
- Ketergantungan yang memblokir: untuk tugas yang tidak dapat dimulai kecuali tugas saat ini selesai
- Tautan-ke-ketergantungan: untuk menghubungkan tugas-tugas yang terkait satu sama lain tetapi tidak bergantung satu sama lain
Menjadwalkan ulang dependensi untuk memvisualisasikan dampak perubahan tanggal jatuh tempo pada tugas dalam tampilan Gantt di ClickUp
4. Memeriksa kemajuan dengan bagan Gantt
Untuk mengikuti perkembangan sistem manajemen alur kerja secara akurat, tidak ada yang lebih baik daripada bagan Gantt. Ini adalah instrumen yang menunjukkan rencana produk Anda secara visual dalam garis waktu proyek . Dan ini sangat serbaguna sehingga Anda dapat melakukan semua ini dengan Tampilan bagan Gantt dalam perangkat lunak manajemen alur kerja Anda seperti:
- Menjadwalkan tugas dan menjadwalkan ulang secara otomatis dengan seret dan lepas
- Tautkan tugas melalui ketergantungan
- Mengurutkan danmemprioritaskan tugas* Menyoroti potensi kemacetan dalam alur kerja
- Dapatkan persentase kemajuan
5. Mendukung perencanaan sprint
Buat backlog terperinci dengan templat Agile Scrum sederhana ini dan segera mulai
Tips terakhir ini menyoroti templat alur kerja yang mungkin berguna bagi Anda. Kita berbicara tentang Templat Manajemen Scrum Agile ClickUp . Dan perangkat lunak manajemen alur kerja yang menyertakan templat seperti itu adalah satu langkah besar di depan yang lain.
Karena Anda memulai perencanaan musim semi pertemuan dengan membuat sprint dari templat adalah hal yang meringankan beban Anda. Selain itu, karena bagan Gantt adalah tampilan alur kerja, bagan ini berisi data dari alur kerja itu sendiri, seperti tugas.
Itulah mengapa penting untuk menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja terbaik dengan tampilan bagan Gantt khusus yang mudah dibaca dan diedit.
Unduh Template Ini
Template Manajemen Alur Kerja Bonus
- Templat Peta Pikiran ClickUp
- Templat Alur Kerja
- Templat Peta Jalan Proyek
- Templat Alur Kerja Agile
Jadikan Manajemen Alur Kerja Anda Bekerja untuk Anda
Manajemen alur kerja sangat efektif bagi tim Anda untuk mencapai tingkat produktivitas yang luar biasa. Namun tanpa perangkat lunak alur kerja, proses manajemen proyek untuk tugas, sumber daya tim, dan ketersediaan saat ini menjadi lebih sulit.
Jika Anda menggunakan alat manajemen alur kerja yang tepat, manajemen proyek menjadi jauh lebih mudah. Untungnya, ClickUp menyediakan banyak sekali kustomisasi dan templat otomatisasi untuk membuat manajemen alur kerja Anda menjadi lebih mudah.
Visualisasikan tugas, proyek, dan alur kerja dengan cara yang paling sesuai untuk Anda dengan 15+ tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan
Pilih dari 15+ tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan untuk manajemen alur kerja dan fitur otomatisasi yang terperinci untuk... yah, mengotomatiskan proses sehingga Anda tidak perlu melakukan pekerjaan manual!
Ingin duduk di kursi pengemudi?
Buat ruang kerja Anda hari ini di ClickUp benar-benar gratis ! Impor tugas dari perangkat lunak manajemen proyek atau manajemen alur kerja lainnya untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana ClickUp dapat disesuaikan dengan keinginan Anda.