Tim-tim melemparkan istilah "hasil proyek" seperti permen di parade akhir-akhir ini. Terkadang sulit untuk menentukan apa yang dimaksud oleh klien atau anggota tim internal Anda ketika mereka menggunakan istilah ini.
Dan bahkan lebih sulit lagi untuk menyamakan persepsi jika Anda tidak memiliki proses yang jelas untuk menentukan dan mengelola hasil proyek. Tanpa manajemen proyek strategis, Project Management Institute mengatakan 67% lebih banyak proyek gagal langsung.
Tidak heran jika manajer proyek Anda mungkin merasa mual setiap kali ada orang yang menambahkan hasil lain ke proyek yang sudah direncanakan dengan buruk.
Jangan takut! Kami di sini untuk membantu!
Kami akan membantu Anda menemukan cara untuk memberikan nilai secara konsisten kepada pelanggan Anda, memprioritaskan tugas untuk manajemen ruang lingkup, dan merampingkan distribusi sumber daya .
Panduan ini menguraikan cara menyelaraskan tim internal dan eksternal pada hasil proyek sehingga Anda dapat membuat klien senang, tim lebih efisien, dan margin keuntungan tetap terjaga.
Apa yang dimaksud dengan Hasil Proyek?
Hasil proyek adalah tugas-tugas individual yang memenuhi lingkup total proyek dan berkontribusi pada tujuan proyek .
Seperti halnya Roma yang tidak dibangun dalam satu hari, Anda tidak dapat menyelesaikan proyek tanpa memberikan kontribusi. Itulah yang dimaksud dengan hasil proyek; blok bangunan dalam rencana proyek .
Jenis hasil proyek
Jenis hasil kerja ditentukan oleh fungsi dan tim mana yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Sebagai contoh:
Internal vs. eksternal
Mengelompokkan tugas di Papan Kanban berdasarkan status, Bidang Khusus, Prioritas, dan lainnya di tampilan Papan ClickUp
Hasil kerja tidak hanya untuk klien. Mereka juga berfungsi sebagai cara untuk membantu tim internal Anda untuk tetap berada di jalur yang benar.
Sebagai contoh, hasil internal bisa berupa draf blog yang diserahkan oleh penulis konten ke tim pengeditan Anda. Hasil kerja eksternal adalah draf blog akhir yang diberikan oleh penulis konten kepada klien.
Proses vs. produk
Atur ulang Daftar Periksa ClickUp Anda dengan menyeret dan menjatuhkan item Anda
hasil kerja proses adalah tugas prosedural yang membantu memajukan proyek (misalnya, daftar periksa audit merek). Di sisi lain, hasil product memenuhi spesifikasi layanan yang dijelaskan dalam ruang lingkup proyek (misalnya, panduan branding yang telah selesai).
Besar vs. kecil
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Sangat penting untuk membagi hasil kerja sesuai dengan ukuran atau dampaknya terhadap kemajuan proyek sehingga Anda dapat memperkirakan beban kerja secara akurat dan memprioritaskan alokasi sumber daya . Misalnya, kiriman besar untuk sebuah proyek pengembangan situs web akan menyelesaikan basis data katalog produk.
Di sisi lain, hasil yang kecil mungkin berupa membuat templat untuk masing-masing halaman produk.
Berwujud vs Tidak Berwujud
Membuat tim Anda menerima platform baru seperti ClickUp dapat menjadi hasil proyek yang tidak berwujud yang harus diselesaikan
Beberapa elemen proyek tidak memerlukan serah terima secara fisik. Namun, sumber daya ini tetap penting untuk kesuksesan proyek. Ini akan merujuk pada hasil proyek yang tidak berwujud.
Misalnya, transfer pengetahuan dalam bentuk orientasi klien dan program pelatihan sangat penting untuk keberhasilan sebuah proyek. Namun, ini mungkin tidak termasuk serah terima dokumen fisik.
Hasil kerja berwujud adalah bagian dari proyek yang memiliki bentuk dan substansi. Sebagai contoh, hasil yang berwujud adalah manual pelatihan.
Contoh Hasil Proyek untuk Tim yang Berbeda
Hasil proyek akan berbeda tergantung pada tim Anda. Untuk memberikan gambaran yang lebih baik tentang hasil proyek, berikut ini adalah empat contoh hasil proyek untuk setiap tim:
Tim Pemasaran:
- Kalender konten media sosial
- Kampanye pemasaran email
- Pedoman pesan merek
Tim Desain:
- Maket desain ulang situs web
- Desain logo
- Desain kemasan produk
Tim Produk:
- Peta jalan produk
- Cerita pengguna
- Spesifikasi fitur
Tim Sumber Daya Manusia:
- Program orientasi untuk karyawan baru
- Hasil survei keterlibatan karyawan dan rencana aksi
- Buku panduan budaya perusahaan
Apa saja yang bukan merupakan hasil proyek?
Dalam setiap kantong permen parade, mungkin ada setidaknya beberapa bagian yang menyamar sebagai permen (lihatlah, Tootsie Rolls). Demikian pula, terkadang orang mengalami kesulitan membedakan antara hasil proyek dan bagian lain dari proyek, seperti:
- Tonggak pencapaian proyek : Ini adalahtahapan-tahapan dari sebuah proyek tetapi bukan hasil yang sebenarnya. Hasil proyek dapat berkontribusi pada pencapaian tonggak proyek. Misalnya, panduan branding (hasil proyek) dapat menandakan selesainya "pengembangan aset merek" (tonggak pencapaian) dalam proyek branding dan pemasaran
- Sasaran proyek Tujuan dan sasaran: Mereka mengukur tujuan atau hasil yang ingin Anda capai melalui pekerjaan tim Anda. Namun, bukan itu yang Anda gunakan untuk mencapainya. Tujuan proyek mungkin untuk meningkatkan prospek masuk sebesar 20%, sementara konten SEO mungkin merupakan hasil proyek yang berkontribusi pada keberhasilan KPI tersebut
- Produk akhir: Produk akhir terdiri dari bagian-bagian yang berkontribusi (yaitu, hasil produk) tetapi tidak sama dengan bagian-bagian tersebut. Produk akhir mungkin berupa aplikasi yang dikembangkan sepenuhnya, tetapi hasil utama yang berkontribusi pada produk akhir tersebut adalah wireframe UI, elemen desain, dan banyak lagi
Aspek-aspek ini adalah bagian penting dari sebuah proyek - hanya saja bukan hasil proyek.
Cara Memilih Hasil Proyek untuk Tim Anda
Setelah mengetahui apa saja yang memenuhi syarat untuk hasil proyek internal dan eksternal, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara memilih hasil proyek untuk proyek tertentu.
Pertama, tidak ada jumlah tertentu dari hasil proyek; jumlah hasil proyek tergantung pada persyaratan proyek, proyek garis waktu anggaran, dan persyaratan yang telah disepakati. Namun, elemen-elemen ini harus disesuaikan dengan proyek Anda hierarki (juga dikenal sebagai Struktur Perincian Kerja atau WBS ) sebelum melanjutkan untuk mengidentifikasi hasil proyek.
Hirarki unik ClickUp memberi Anda fleksibilitas untuk mengatur tim dengan berbagai ukuran
Ini akan membantu tim internal Anda menjaga kesinambungan alur kerja di seluruh proyek.
Untuk mengetahui hasil kerja untuk proyek klien Anda, memecah tugas menjadi tugas-tugas kecil . Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri apa tujuan proyek dan bagaimana produk Anda berkontribusi dalam memenuhi tujuan tersebut.
Kemudian lihat apa yang dapat ditindaklanjuti Tugas ClickUp harus dilakukan untuk menghasilkan produk atau layanan tersebut dan memenuhi tujuan proyek. Tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti itu adalah hasil proyek Anda.
Pahami posisi semua pekerjaan Anda dalam sekejap dengan mengatur tugas dengan opsi penyortiran, pemfilteran, dan pengelompokan yang fleksibel di tampilan Daftar ClickUp
Katakanlah klien mengajak tim Anda untuk membuat Instagram kampanye pemasaran . Melalui percakapan dengan klien, Anda setuju bahwa ruang lingkup pekerjaan akan mencakup 10 pos dan gulungan statis untuk mencapai tujuan kampanye mereka.
Untuk copywriter, desainer, dan produser video Anda, akan ada 10 gambar statis, teks, dan klip video. Perincian hasil proyek ini memberi Anda dan tim Anda gambaran yang jelas tentang pekerjaan yang akan datang-membantu Anda mengalokasikan sumber daya, tetap berada dalam ruang lingkup dan anggaran, dan menyelesaikannya tepat waktu.
Langkah-langkah untuk Mengelola Hasil Proyek
Jika Anda pernah bekerja dengan klien, Anda pasti tahu bahwa tugas-tugas acak selalu muncul setiap saat. Faktanya, Panduan Pemberontak untuk Manajemen Proyek menemukan 59% manajer proyek mengatakan bahwa mereka mengelola antara dua hingga lima proyek dalam satu waktu.
Melalui RGPM
Jadi, bagaimana Anda atau manajer proyek Anda menangani hasil proyek ketika menangani beberapa proyek klien secara bersamaan? Tetapkan prioritas yang jelas dan pemilik tugas sejak awal, dan mendelegasikan pekerjaan yang sibuk ke AI.
1. Menetapkan ruang lingkup pekerjaan dan mendapatkan persetujuan tertulis dari semua pemangku kepentingan
Jangan biarkan proyek Anda berjalan begitu saja. Mulailah setiap proyek dengan menguraikan persyaratannya dengan klien dalam pertemuan awal Anda. Tentukan jenis proyek, prioritas, waktu yang dapat digunakan, dan anggaran untuk setiap tugas.
Setelah Anda menentukan hasil proyek Anda, sangat penting untuk memastikan bahwa tim internal dan eksternal pemangku kepentingan proyek menyetujuinya dan menandatangani perjanjian bisnis tertulis (juga dikenal sebagai piagam proyek).
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Dokumen ini menjadi sumber utama kebenaran jika ada perselisihan di sepanjang jalan dan menyatukan Anda dan klien Anda menuju tujuan yang sama. Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai sumber kebenaran jika terjadi perselisihan piagam proyek akan menguraikan ekspektasi dan otorisasi serta mendelegasikan tanggung jawab kepada para pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Menandatangani perjanjian bukan berarti proyek Anda tidak dapat berkembang; perjanjian ini hanya memungkinkan Anda untuk meninjau kembali proyek pernyataan ruang lingkup pekerjaan dan melindungi tim Anda dari kerja berlebihan dan gaji yang rendah.
2. Tentukan bandwidth tim dan distribusikan pekerjaan yang sesuai
Distribusikan beban kerja sesuai dengan keahlian tim Anda dan bandwidth individu. Pantau apa yang sedang dikerjakan oleh tim dan individu, tuntutan setiap hasil proyek, dan prioritas tim untuk menyebarkan tugas secara merata.
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan ketika Anda tenggelam dalam banyak proyek! Tetapi dengan fitur ClickUp Manajemen beban kerja semudah membuka dasbor Anda.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya ClickUp membuat hidup Anda lebih mudah dengan melacak beban kerja dalam metrik produksi spesifik tim Anda, bukan pengukuran produktivitas umum. Beban kerja ClickUp yang sepenuhnya dapat disesuaikan menampilkan bidang khusus sehingga Anda dapat melacak beban kerja tim dengan cara apa pun yang sesuai dengan dinamika tim dan hasil proses Anda.
Beberapa tim mungkin lebih suka mengukur beban kerja dengan cara poin sprint sementara yang lain mungkin mengukur beban kerja dalam volume tugas atau perkiraan waktu. Menggunakan sistem manajemen proyek merupakan alat yang sangat penting untuk manajemen tim yang efisien, terlepas dari bagaimana organisasi Anda mengukur beban kerja tim.
Sebagai contoh, 93% karyawan di STANLEY Security mengatakan bahwa beralih ke ClickUp membantu mereka mengatur dan memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik. Selain itu, 72% karyawan melaporkan berkurangnya beban kerja dan stres.
3. Mengotomatiskan pekerjaan yang sibuk untuk meningkatkan fokus pada aktivitas penting
Kualitas proyek mudah menurun ketika Anda disibukkan dengan pekerjaan admin klien dan komunikasi tim. Kabar baiknya, otomatisasi dapat menghilangkan pekerjaan sibuk itu dari piring Anda.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang paling penting
Di ClickUp, tim bisa menggunakan tag untuk secara otomatis memberi tahu orang lain ketika hasil kerja internal atau eksternal sudah siap dan menjaga agar tujuan proyek tetap berjalan. Tag otomatisasi juga meninggalkan jejak audit yang jelas dengan tautan langsung ke hasil kerja, sehingga mengurangi kebutuhan untuk bolak-balik menanyakan pembaruan proyek.
Perusahaan yang menggunakan ClickUp memberi tahu kami bahwa mereka memiliki lebih banyak ruang untuk fokus pada tugas-tugas tingkat tinggi berkat alat kami. Faktanya, studi STANLEY Security yang sama menemukan bahwa 86% karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus pada aktivitas kritis tingkat tinggi dengan bantuan otomatisasi ClickUp dan 80% mengalami peningkatan kerja sama tim.
STANLEY Security melakukan survei terhadap karyawan internalnya untuk memahami dampak dari ClickUp
Dampak otomatisasi juga tidak terbatas pada anekdot karyawan. Sebuah laporan dari McKinsey menemukan dua pertiga perusahaan melihat berbagai manfaat dengan alur kerja otomatis termasuk-tetapi tidak terbatas pada-peningkatan kualitas produk, pengurangan biaya, dan peningkatan kepuasan pelanggan.
4. Memitigasi masalah proyek sebelum berdampak pada hasil proyek
Manajer proyek yang efisien mengantisipasi dan memitigasi masalah sebelum berdampak pada hasil proyek. Namun pendekatan proaktif ini hampir tidak mungkin dilakukan jika Anda tidak memiliki alat yang tepat.
Tarik kemajuan secara instan berdasarkan pencapaian, tugas, waktu, aktivitas, dan lainnya.
ClickUp memecahkan masalah ini dengan memberikan tampilan komprehensif status proyek secara real-time dengan satu klik. Seorang manajer proyek dapat mengawasi kemajuan proyek di berbagai metrik untuk memitigasi penundaan sebelum tim mereka melewatkan tonggak penting dalam jadwal proyek atau melebihi anggaran.
Ketika anda dapat melihat apakah sebuah proyek memiliki tren ke arah yang salah dalam sekejap, ClickUp memudahkan anda untuk turun tangan dengan mediasi rencanakan ruang lingkup proyek sebelum berada di luar kendali Anda. Bahkan, Anda bahkan dapat memeriksa status proyek berdasarkan sisa anggaran, sisa jam kerja, status, dan masih banyak lagi.
7 Templat Hasil Proyek untuk Membantu Anda Memulai
Ingin mengelola semua tugas proyek Anda dengan lebih cepat? Kami memiliki cakupan proyek Anda.
Gunakan salah satu (atau banyak!) dari tujuh templat hasil proyek utama kami untuk melihat ClickUp beraksi. Sudah menggunakan platform lain?
Tidak masalah!
Kami telah mempermudah untuk mengimpor proyek dan tugas ke dalam ClickUp, jadi lihatlah templat atau templat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, dan bersiaplah untuk tidak pernah menoleh ke belakang!
1. Templat Manajemen Proyek Beranggaran ClickUp
Dapatkan gambaran umum anggaran proyek Anda sambil mengelola tugas dan status dalam templat yang mudah digunakan ini
Perlu tampilan tingkat tinggi dari tugas-tugas Anda berdasarkan jenis proyek, status, penerima tugas, tingkat penyelesaian, atau berdasarkan anggaran yang tersisa? Anda akan menyukai templat yang mudah digunakan Templat Manajemen Proyek Beranggaran ClickUp .
Mulailah dengan beberapa tugas dan subtugas yang telah ditetapkan untuk melihat bagaimana anggaran proyek Anda dapat dikelola dengan tugas-tugas di ClickUp. Unduh Templat Ini
2. Templat ClickUp Menyelesaikan Sesuatu
Buat tim terus bergerak maju menggunakan metode GTD tepercaya dengan templat Getting Things Done dari ClickUp. Bukan yang Anda cari? Lihatlah untuk daftar lengkap Templat GTD! Hasil proyek apa yang Anda miliki yang sedang menunggu, siap dikerjakan, dijadwalkan, atau didelegasikan? The Template ClickUp Getting Things Done (GTD) yang didasarkan pada sistem GTD David Allen, memungkinkan Anda untuk mengatur semua proyek dan tugas Anda dengan mencatat dan membaginya ke dalam item-item pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti.
Templat ini memudahkan Anda untuk:
- Menggunakan bidang khusus yang telah dibuat sebelumnya untuk mengatur tugas
- Memprioritaskan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo, upaya, anggaran, waktu, dan lainnya
- Menyediakan akses ke dokumen kolaboratif untuk seluruh tim Anda Unduh Templat Ini ### 3. Templat Matriks Upaya Dampak ClickUp
Menggunakan matriks upaya dampak memungkinkan Anda membuat representasi visual dari upaya yang diperlukan untuk setiap fitur sehingga Anda lebih baik memprioritaskan tugas dan sumber daya
Berkolaborasi di seluruh tim dan pastikan keselarasan sebelum memulai proyek dengan mempertimbangkan nilai dan risiko tugas dalam templat daftar ClickUp ini. Daftar Templat Matriks Upaya Dampak ClickUp berfungsi sebagai daftar visual untuk menunjukkan tingkat "yurisdiksi" untuk melanjutkan aktivitas sebelum kamu dapat menyelesaikan proyek.
Tampilan daftar ClickUp memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan membuat bidang khusus dan pengaturan prioritas untuk menyederhanakan alur kerja Anda, tidak peduli apakah Anda menangani hasil eksternal atau internal. Unduh Templat Ini
4. Template Piagam Proyek ClickUp
Mendokumentasikan dan mengesahkan seluruh proyek mulai dari inisiasi hingga penutupan Templat Piagam Proyek ClickUp adalah solusi sederhana untuk mendokumentasikan semua yang Anda butuhkan untuk proyek Anda dari awal hingga akhir. Dalam Dokumen ClickUp ini, Anda dapat dengan mudah mengelola ruang lingkup proyek dengan kemampuan untuk:
- Menetapkan komentar dalam dokumen untuk pemangku kepentingan internal
- Bekerja secara bersamaan pada dokumen yang sama persis
- Menyediakan akses tautan pribadi atau publik ke pemangku kepentingan eksternal Unduh Templat Ini ### 5. Templat Tim PMO ClickUp
Templat Tim PMO ClickUp menyederhanakan manajemen proyek Anda, manajemen program dan kebutuhan manajemen portofolio dengan meruntuhkan hambatan dan memungkinkan eksekusi yang cepat
Mencari pengantar sederhana untuk mengelola proyek dalam manajemen tugas platform? Gunakan Templat Tim PMO ClickUp untuk melihat tugas-tugas Anda secara bertahap bersama dengan tanggal jatuh tempo, tingkat prioritas, tim dan kontributor yang ditugaskan, dan anggaran proyek .
Dengan templat ini, Anda dapat bergerak cepat melalui proses manajemen proyek Anda:
- Tampilan cepat ke dalam subtugas
- Beberapa penerima tugas
- Tampilan penuh darifase-fase proyek (dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda)
- Fitur seret dan lepas yang sederhana untuk menyesuaikan dan merencanakan tugas Unduh Templat Ini ### 6. Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp
Tampilan Beban Kerja Master dan fitur-fiturnya menggunakan Templat Beban Kerja Karyawan oleh ClickUp
Jika anda ingin mempercepat proses pelacakan beban kerja karyawan, Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp adalah titik awal yang sempurna. Templat ini akan membantu Anda menambahkan anggota tim, menetapkan proyek, menambahkan estimasi waktu, menggunakan volume tugas, atau melacak berdasarkan poin sprint untuk mengetahui siapa yang mengerjakan apa.
Fitur manajemen beban kerja kami memungkinkan pengarah untuk mengelola tim sumber daya dan beban kerja sehingga Anda bisa dengan mudah merencanakan proyek baru dan mengalokasikan tugas atau proyek berdasarkan kapasitas tim. Sekarang, Anda akan memiliki gambaran menyeluruh tentang kontributor individual Anda sehingga Anda tahu banyak pekerjaan yang sebenarnya ditugaskan. Unduh Templat Ini
7. ClickUp Perincian Pekerjaan Template Papan Tulis
Pisahkan ruang lingkup proyek menjadi hasil kerja kecil, dan lacak hasil kerja dengan mudah untuk setiap tahap, dan fase tim yang terlibat di Papan Tulis ClickUp
Dapatkan gambaran besar dengan ini Papan Tulis ClickUp untuk memastikan semuanya dapat berjalan dengan cepat. Menggunakan ini Templat Perincian Kerja ClickUp membantu Anda melacak hasil kerja eksternal atau internal untuk setiap tahap dan fase tim yang terlibat.
Salah satu langkah awal terbaik yang dapat Anda ambil untuk membangun proyek yang lebih besar di ClickUp adalah dengan memecah cakupan keseluruhan menjadi hasil proyek yang lebih kecil.
Bonus: Perangkat Lunak WBSUnduh Template Ini
Mengelola Hasil Proyek Secara Efektif dengan ClickUp
ClickUp adalah satu aplikasi untuk menggantikan semuanya. Tugas, dokumen, obrolan, dan banyak lagi disatukan dalam satu aplikasi perangkat lunak manajemen proyek dengan lebih dari 1.000 integrasi sehingga Anda dapat mengelola hasil proyek secara efektif.
Kemampuan setiap tim untuk berkolaborasi dalam satu sistem menciptakan transparansi yang tak tertandingi di seluruh organisasi untuk lebih eksekusi proyek yang efisien . Biarkan tim Anda dengan cepat mengidentifikasi kapasitas , merencanakan proyek secara keseluruhan lebih akurat, dan pada akhirnya mendorong hasil proyek daripada sekadar melacaknya.
Anda tidak perlu hidup dalam ketakutan akan laporan kemajuan untuk klien Anda. Rasakan bagaimana rasanya mengelola hasil proyek alih-alih mengelola Anda.
Pilih di antara berbagai macam manajemen proyek templat di perpustakaan kami dan mulai gunakan ClickUp untuk mengelola hasil proyek Anda hari ini!