Cara Menetapkan Tujuan Proyek yang Efektif (Dengan Contoh)

Apakah Anda seorang manajer proyek yang sedang naik daun? Atau mungkin Anda seorang direktur berpengalaman dengan puluhan proyek yang sukses?

Apa pun itu, ada baiknya Anda mempelajari praktik-praktik terbaik manajemen proyek. Bagaimanapun juga, sulit untuk mengukur keberhasilan proyek Anda jika Anda tidak memiliki gambaran yang jelas, tujuan yang terukur pada tempatnya.

Ini mungkin terdengar seperti langkah tambahan, tetapi mendefinisikan tujuan proyek sebelum Anda mulai bekerja adalah cara terbaik untuk menghemat waktu dan kerumitan di kemudian hari-dan bahkan mungkin beberapa dolar. 💸

Dalam panduan ini, kita akan mempelajari tujuan manajemen proyek, mengapa tujuan tersebut sangat membantu, dan bagaimana menetapkan tujuan yang efektif yang membawa tim Anda melewati garis finish.

Apa yang dimaksud dengan Tujuan Proyek?

Tujuan proyek adalah jenis tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART). Tujuannya adalah untuk menentukan apa yang akan dicapai oleh proyek Anda sebelum mulai bekerja.

Pikirkan tujuan proyek SMART sebagai jenis peta jalan yang membawa tim proyek Anda melalui siklus hidup proyek. Tujuan ini juga bertindak sebagai pernyataan visi yang membuat semua orang tetap pada tugas dan selaras dengan ruang lingkup proyek . (Karena hal terakhir yang Anda butuhkan adalah ruang lingkup merayap .)

Yang terbesar perbedaan antara tujuan dan sasaran adalah bahwa tujuan lebih dapat ditindaklanjuti dan spesifik. Misalnya, sebuah sasaran bisa jadi seperti "Saya ingin meningkatkan pendapatan." Namun, sasarannya adalah "Tim pemasaran akan meningkatkan sumber rujukan dari media sosial sebesar 10% pada akhir kuartal kedua." Lihat perbedaannya?

Mengatur sasaran berdasarkan departemen dalam Daftar ClickUp

Ada banyak cara untuk menulis tujuan proyek. Pada akhirnya, tujuan yang Anda tulis bermuara pada tujuan proyek. Anda bisa membuat tujuan bisnis untuk:

• Meningkatkan pengalaman pengguna
• Meluncurkan produk baru
• Kesuksesan finansial
• Peluncuran fitur

Sebagian besar proyek akan memiliki banyak tujuan, jadi sebaiknya Anda melacak tujuan menggunakan perangkat lunak tujuan dan hasil utama (OKR) atau aplikasi pelacakan tujuan . Alat-alat ini akan membuat Anda tetap fokus saat Anda menyulap berbagai anggota tim, tugas, dan proyek. 🤹

Tambahkan Dokumen, tugas, dan lainnya di Papan Tulis ClickUp untuk membangun jalur yang jelas secara visual menuju kesuksesan proyek dari awal hingga pengiriman

Manfaat Menetapkan Tujuan Proyek

Menetapkan tujuan proyek membantu penetapan sasaran sejak awal. Anda kemudian dapat melihat kembali proyek dan membuktikan-sering kali dengan data yang nyata-bahwa proyek tersebut sukses. Atau, jika tidak, Anda dapat menentukan seberapa jauh Anda dari hasil yang Anda inginkan. 🎯

Menetapkan tujuan proyek dapat membantu Anda dalam banyak hal, tetapi ini adalah manfaat terbesarnya:

• Membuat rencana proyek yang solid: Sebagai pemimpin tim, Anda bertanggung jawab untuk mengembangkan tujuan manajemen proyek. Dengan tujuan yang SMART, Anda akan membuat rencana yangrencana proyek yang menjaga keseluruhan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran
• Buat dokumentasi: Tujuan proyek memberikan jejak kertas yang sangat dibutuhkan untuk menghasilkandokumentasi proyek untuk atasan Anda saat proyek Anda berjalan. Dokumentasi ini juga akan membantu Anda merancang proyek yang lebih baik di masa depan
• Mengukur kinerja Anda: "Apakah kita melakukan pekerjaan dengan baik?" adalah pertanyaan yang membuat para PM terjaga di malam hari. Untungnya, tujuan proyek membuat Anda cukup jelas apakah Anda telah bekerja dengan baik atau jika Anda perlu mengubah sesuatu
• Lakukan pekerjaan yang penting: Pernahkah Anda membangun sesuatu yang tidak digunakan oleh bisnis Anda? Itu hanya membuang-buang waktu. Tujuan proyek memastikan Andahasil proyek selaras dengan tujuan bisnis. Misalnya, jika organisasi Anda ingin meningkatkan pendapatan e-commerce dari pembeli internasional tetapi tim pemasaran Anda berfokus pada penjualan domestik, itu adalah ketidaksesuaian yang tidak akan disukai oleh CEO Anda

Membuat dan melacak sasaran di ClickUp

Jenis-jenis Sasaran Proyek

Proyek tidak satu ukuran untuk semua, dan tujuan proyek Anda juga tidak boleh demikian. Tergantung pada proyek Anda, Anda mungkin perlu membuat sasaran yang menyentuh satu atau beberapa kategori berikut ini:

• Tujuan kualitas : Tujuan proyek ini adalah tentang kualitas. Tetapkan tujuan yang berfokus pada tolok ukur, metrik, atau standar tertentu. Hal ini dapat berupa tingkat kepuasan layanan pelanggan atau rasio pentalan situs web
• Tujuan finansial: Target finansial membuat dunia berputar. Jenis tujuan proyek ini menekankan pada profitabilitas dan efisiensi biaya. Ini juga merupakan cara yang baik untuk melacak anggaran proyek Anda
• Sasaran waktu: Jika Anda memiliki banyak proyek dalam daftar pekerjaan, Anda harus menyelesaikan semuanya secepat mungkin. Sasaran waktu dapat membantu Anda mengelola kerangka waktu proyek dengan lebih baik, tetapi juga dapat melacak pencapaian proyek
• Sasaran proses: Dengan sasaran proses, tim bekerja sama untuk meningkatkan alur kerja tertentu atau menemukan cara baru untuk meningkatkan efisiensi. Ini adalah tujuan yang sangat umum untuk tim pengembangan web yang mengikuti metodologi Agile
• Tujuan pembelajaran: Ingin meningkatkan keterampilan tim Anda? Lacak kemampuan mereka dengan tujuan pembelajaran. Ini mengukur sertifikasi dan tingkat pengetahuan tim Anda
• Tujuan kinerja: Ini adalah target hasil proyek Anda, seperti kecepatan atau efisiensi. Gunakan sasaran kinerja untuk melacak indikator kinerja tim, proyek, atau produk Anda
• Tujuan kepatuhan: Tidak ada yang ingin mendapatkan surat dari departemen hukum. Sasaran kepatuhan menjaga bisnis Anda tetap sesuai target untuk memenuhi standar industri atau hukum tertentu

Mengelola berbagai kelompok tujuan kepatuhan dalam satu tampilan Daftar ClickUp

Tergantung pada proyeknya, Anda mungkin perlu membuat tujuan proyek gabungan. Sebagai contoh, mungkin Anda perlu meningkatkan proses penawaran harga dan menghemat waktu (gabungan tujuan proses dan waktu).

Anda bebas untuk menyesuaikan sebanyak yang Anda inginkan selama Anda menemukan tujuan yang jelas dan bermanfaat.

Bagaimana cara tidak menulis tujuan proyek

Kami tahu Anda sibuk. Tetapi inti dari tujuan proyek adalah untuk membuat tim Anda berada di halaman yang sama. Jika Anda menulis tujuan yang tidak jelas dan tidak bermanfaat hanya untuk mencentang kotak dengan cepat, itu tidak akan membantu tim Anda menulis tujuan proyek yang SMART.

Berikut adalah beberapa contoh tujuan proyek yang tidak membantu:

• "Membuat produk yang lebih baik. " Seperti apa yang dimaksud dengan "lebih baik"? Apakah lebih aman? Lebih murah? Bagaimana Anda tahu jika produk tersebut "lebih baik" daripada yang Anda miliki saat ini?
• "Meningkatkan kepuasan pelanggan. " Kami tidak marah dengan tujuan proyek ini, tetapi tetap saja tidak terlalu membantu. Tentukan di mana Anda ingin meningkatkan kepuasan pelanggan, seberapa besar Anda ingin meningkatkannya, dan kapan
• "Meningkatkan kinerja tim. " Apa arti "kinerja" bagi Anda? Tentukan tim mana yang Anda maksud, metrik kinerja yang paling penting, seberapa besar Anda mengharapkan metrik ini meningkat, dan dalam jangka waktu berapa lama

Meskipun tujuan seperti "Menyelesaikan proyek tepat waktu" terdengar bagus secara teori, namun tidak terlalu membantu.

Tujuan proyek harus mengikuti singkatan SMART untuk menciptakan sasaran yang jelas. Dengan cara ini, Anda (dan tim Anda) tahu persis apa yang menjadi tujuan Anda.

Sebagai contoh, tujuan proyek SMART adalah "menyelesaikan proyek tepat waktu":

• Spesifik: Sebutkan nama proyek secara spesifik, terutama jika Anda menjalankan beberapa proyek sekaligus (beruntunglah Anda)
• Terukur: Tetapkan metrik yang dapat diukur dengan persentase atau metrik lain yang dapat dihitung
• Dapat dicapai: Anda tidak dapat membalikkan sebuahrencana pemasaran perusahaan dalam sehari, jadi pilihlah tujuan yang dapat dicapai secara wajar
• Relevan: Sesuaikan tujuan secara khusus untuk proyek tersebut
• Terikat waktu: Tetapkan tanggal jatuh tempo yang pasti

Contoh tujuan proyek yang didefinisikan dengan jelas untuk diikuti

Pada titik ini, Anda tahu apa yang tidak boleh dilakukan. Anda bebas menulis tujuan proyek sesuka Anda, tetapi kebanyakan manajer proyek menuliskannya sebagai "pernyataan tujuan"

Mengikuti kerangka kerja SMART, mari kita ubah beberapa tujuan proyek yang kurang membantu menjadi tujuan yang dapat ditindaklanjuti:

• "Membuat produk yang lebih baik" menjadi "Meningkatkan output daya generator sebesar 5% pada waktunya untuk peluncuran produk Q4"
• "Meningkatkan kepuasan pelanggan" menjadi "Meningkatkan Net Promoter Scores (NPS) kami sebesar 20% untuk pelanggan makanan dan minuman"
• "Meningkatkan kinerja tim" menjadi "Melatih tim dalam hal keterampilan manajemen untuk meningkatkan retensi karyawan sebesar 45% dalam dua tahun ke depan"

Lihat perbedaannya?

Tujuan-tujuan baru ini jauh lebih jelas. Sangat mudah untuk melihat kembali tujuan-tujuan tersebut di akhir proyek dan menentukan apakah Anda telah mencapai tujuan Anda atau belum. Itu adalah tujuan yang jelas dibandingkan dengan pernyataan yang tidak jelas seperti, "Mari kita menghasilkan lebih banyak uang."

Berikut adalah beberapa contoh tujuan proyek jika Anda mencari inspirasi:

• "Meningkatkan lalu lintas web sebesar 20% selama kuartal berikutnya dengan strategi pemasaran konten yang ditargetkan"
• "Mengurangi waktu respons layanan pelanggan sebesar 30% selama enam bulan ke depan dengan CRM baru"
• "Mengurangi biaya produksi sebesar 15% selama tahun fiskal berikutnya dengan mengotomatiskan proses rendering produk"
• "Meningkatkan penjualan sebesar 10% selama kuartal berikutnya dengan menargetkan persona pelanggan baru kami dalam kampanye pemasaran media sosial"
• "Siapkanperangkat lunak manajemen proyek gratis yang baru baru pada akhir tahun untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek sebesar 25%"
• "Meningkatkan jumlah daftar buletin kami sebesar 30% dalam enam bulan dengan menambahkan tombol ikut serta pada halaman checkout e-commerce"

Memvisualisasikan dan melacak hasil proyek pada tampilan ClickUp Board

Cara Menetapkan dan Melacak Tujuan Proyek

Oke, jadi Anda sudah memahami dasar-dasar penulisan tujuan proyek yang paling utama. Anda telah melakukan semua pekerjaan ini untuk menulisnya. Sekarang saatnya untuk membuatnya dapat ditindaklanjuti dan terlihat.

Ikuti tips berikut ini untuk melacak tujuan proyek Anda sehingga Anda selalu berada di atas tujuan Anda. 🏆

Selaraskan dengan tujuan organisasi yang lebih luas

Bicaralah dengan C-suite atau petinggi penting lainnya di perusahaan Anda sebelum Anda menetapkan manajemen proyek tujuan. Tanyakan kepada mereka apa tujuan organisasi untuk tahun ini.

Meskipun itu adalah tujuan umum seperti "menghemat uang," hal ini akan memberikan Anda arah yang jelas untuk dikerjakan. Sebagai contoh, ini bukan waktunya untuk menetapkan tujuan seperti "Meningkatkan pengeluaran pemasaran sebesar 50%."

Ketika Anda mengetahui tujuan organisasi Anda yang lebih besar, Anda memilih tujuan proyek yang lebih relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan.

Selain itu, akan lebih mudah untuk mendapatkan pemangku kepentingan proyek dukungan ketika Anda dapat membuktikan bahwa tujuan Anda berkorelasi dengan tujuan tahunan organisasi Anda.

Gunakan templat untuk menghemat waktu

Tidak punya waktu untuk membuat tujuan proyek Anda sendiri? Tidak perlu khawatir. Kami memahami bahwa perlu waktu untuk menetapkan tujuan ini-dan terkadang, itu adalah waktu ekstra yang tidak Anda miliki.

Saat waktunya mendesak, gunakan template untuk OKR dan tujuan Anda . Templat ini perlu disesuaikan, namun pemformatannya saja bisa menghemat waktu hingga beberapa jam setiap bulannya.

Coba opsi Template OKR dan Sasaran Perusahaan ClickUp untuk membuat struktur organisasi yang mencerminkan visi dan nilai perusahaan Anda-semuanya di satu tempat!

Buat hierarki tujuan tim, departemen, dan perusahaan dengan Templat OKR dan Tujuan Perusahaan ClickUp

Tetapkan tujuan sebagai sebuah tim

Siapa bilang Anda harus menanggung semua pekerjaan seorang diri? Manfaatkan keahlian anggota tim Anda untuk menetapkan tujuan proyek bersama-sama.

Dua kepala lebih baik daripada satu, dan kolaborasi tim dapat membuat perbedaan besar. Menggabungkan kekuatan otak Anda memungkinkan untuk memikirkan tujuan yang lebih besar dan lebih baik yang mungkin tidak terpikirkan sebelumnya.

Pantau KPI Anda dengan ClickUp Goals

Anda telah membuat tujuan proyek yang mengagumkan, namun bagaimana Anda meminta pertanggungjawaban tim Anda terhadap tujuan tersebut? Masukkan Sasaran ClickUp .

Dengan ClickUp Goals, tetapkan tujuan proyek Anda dan lacak secara efisien berdampingan dengan tugas dan alur kerja Anda. Daripada berpindah-pindah alat dan platform, semua yang Anda butuhkan ada di satu tempat.

Bicara tentang penghemat waktu. ⏱️

ClickUp Goals membuat jadwal dan target Anda jelas seperti lonceng. Tetapkan berbagai jenis Target untuk:

• Sasaran numerik
• Sasaran moneter
• Sasaran benar/salah
• Tugas

Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis

Perlu mengubah Tugas menjadi Sasaran? Lakukan di ClickUp hanya dengan sekali klik-Anda tidak perlu melakukan entri ganda lagi.

Sistem folder Sasaran mengatur dan melacak semua tujuan proyek Anda dalam satu dasbor . Anda bahkan bisa menetapkan sasaran untuk tim dan orang tertentu untuk meminta pertanggungjawaban setiap orang.

Kami tahu Anda tidak punya waktu untuk mengejar tim Anda untuk pembaruan proyek.

Cukup tetapkan tenggat waktu untuk Sasaran Anda, dan ClickUp akan mengirimi Anda pembaruan kemajuan melalui kartu skor mingguan. Dengan pelacakan otomatis, Anda tidak perlu bertanya-tanya tentang status setiap orang. Sebaliknya, tim lebih fokus pada pekerjaan yang sebenarnya dan bukan pada laporan.

Menyimpan dan mengkategorikan sasaran yang serupa dengan rapi ke dalam Folder Sasaran di ClickUp

Menempatkan Keberhasilan Proyek dalam mode Autopilot

Tujuan proyek adalah hal yang harus dimiliki untuk setiap proyek strategis. Kerja tim dan templat akan membawa Anda melangkah lebih jauh. Namun, ketika Anda perlu menyatukan pekerjaan dan strategi tingkat tinggi ke dalam platform yang sama, pilihlah ClickUp.

ClickUp menyuntikkan kewarasan ke dalam proses manajemen proyek untuk membuat pekerjaan Anda-mungkin bisa dikatakan-menyenangkan.

Tapi jangan percaya begitu saja pada kata-kata kami. Daftar ke ClickUp untuk menyederhanakan proses Anda dan mulai menetapkan tujuan proyek yang dapat ditindaklanjuti.