Kunci keberhasilan manajemen ruang lingkup adalah menemukan keseimbangan antara menetapkan batasan dan mendorong eksplorasi.
Dengan menggabungkan pemikiran kreatif dan disiplin organisasi, tim berada dalam posisi untuk memanfaatkan ruang lingkup yang meluas untuk keuntungan mereka.
Penambahan ruang lingkup sering kali menghasilkan proyek yang lebih menarik bagi Anda dan tim Anda. Jadi, alih-alih berkecil hati, mengapa tidak memanfaatkan scope creep untuk membantu kita tetap lincah dan adaptif? Ini adalah kesempatan untuk mengembangkan keterampilan kreatif kita dan menghasilkan solusi yang akan membawa proyek ke tingkat berikutnya. ⚡️
Mari kita bahas apa yang menyebabkan scope creep dan pelajari kiat-kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk mengendalikannya tanpa membatasi inovasi. Sepanjang jalan, kami akan membebaskan
manajemen proyek
template dan sumber daya yang dapat Anda gunakan, dari yang kecil
proyek kreatif
untuk pembaruan perangkat lunak utama!
Apa yang dimaksud dengan Scope Creep?
Scope creep adalah fenomena yang terjadi ketika perubahan atau penambahan pada tujuan awal sebuah proyek dilakukan, baik dengan atau tanpa persetujuan dari pemangku kepentingan utama dan manajer proyek.
Dalam konteks positif, scope creep dapat membantu memperluas parameter proyek, sehingga proyek menjadi lebih ambisius dan mengeksplorasi kemungkinan-kemungkinan baru. Dalam konteks negatif, hal ini dapat menyebabkan penundaan yang signifikan, peningkatan biaya, dan ketidakpuasan dari klien atau pemangku kepentingan lainnya.
Mendapatkan kejelasan ketika dihadapkan dengan tuntutan yang terus berkembang bisa menjadi tantangan. Tetapi jika kita mengingatkan diri kita sendiri bahwa ini adalah bagian penting dari proses, kita dapat memegang kendali. Penting untuk tetap fokus dan selalu ingin tahu saat dihadapkan pada perubahan dalam garis waktu proyek atau anggaran. Untuk setiap kekurangan, pasti ada kelebihan!
tabel yang menjelaskan kerugian dan keuntungan dari pengembangan ruang lingkup proyek | ❌ Kerugian Scope Creep | ✅ Keuntungan Scope Creep | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Mengalihkan perhatian dari tujuan awal proyek, sehingga menyulitkan untuk /href//blog?p=2181prioritaskan tugas /%href/ | Menumbuhkan kolaborasi antar anggota tim | Meningkatkan biaya dan membebani anggaran karena adanya persyaratan baru atau modifikasi | Membuka kemungkinan solusi yang lebih kreatif karena ide dibangun di atas komponen yang sudah ada | Membuka kemungkinan solusi yang lebih kreatif karena ide dibangun di atas komponen yang sudah ada | Memperkenalkan fitur tambahan yang dapat menyebabkan konflik antara pemangku kepentingan dengan kepentingan yang berbeda | Mengungkap biaya yang tidak diantisipasi dan kebutuhan sumber daya lebih awal dan mencegah kejutan di kemudian hari | Memenuhi semua permintaan dapat berarti kualitas yang lebih rendah dan detail yang terlewatkan | Meningkatkan kepuasan pelanggan karena pelanggan memiliki kesempatan untuk memenuhi kebutuhan mereka secara lebih efektif ketika mereka diikutsertakan dalam proses | Menyebabkan ketidakpuasan pemangku kepentingan ketika permintaan mereka tidak terpenuhi | Wawasan untuk membantu menyempurnakan proyek dan membuatnya lebih efisien atau hemat biaya di masa depan | Memperpanjang jadwal proyek dan menyebabkan tenggat waktu yang terlewat karena menambahkan pekerjaan baru atau menyesuaikan beban kerja saat ini | Menciptakan peluang bisnis baru, karena ruang lingkup yang diperluas sering kali membuka jalan untuk menghasilkan pendapatan yang sebelumnya tidak dipertimbangkan | Menciptakan peluang bisnis baru, karena ruang lingkup yang diperluas sering kali membuka jalan untuk menghasilkan pendapatan yang sebelumnya tidak dipertimbangkan
Apa yang Menyebabkan Ruang Lingkup Merayap?
Scope creep terjadi ketika sebuah proyek mulai menjadi lebih kompleks, menjadi lebih besar, atau memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan selama proses pengembangan. Hal ini dapat berasal dari kurangnya persyaratan proyek yang jelas, tujuan, dan proses manajemen perubahan .
Namun, bahkan yang paling baik sekalipun rencana proyek berisiko mengalami pergeseran ruang lingkup. Anda dapat membuat semua keputusan yang tepat dengan niat yang terbaik. Kemudian hal yang tidak terduga datang, dan Anda harus menavigasi tingkat ambiguitas yang lebih tinggi dalam ruang lingkup proyek . 🔍
Kabar baiknya, jika Anda mengenali tanda-tandanya sejak dini, Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk mencegah cakupan yang tidak diinginkan!
Mari kita telusuri tanda-tanda internal dan eksternal yang paling umum dari ruang lingkup proyek merayap .
Menulis Struktur Rincian Pekerjaan di Dokumen ClickUp dinamis
Tanda-tanda internal
Lebih banyak permintaan rapat tim untuk menyelaraskan tujuan proyek
saya ingin menghubungi Anda karena tim merasa sedikit kewalahan dengan proyek ini dan benar-benar membutuhkan pertemuan lagi. Kami ingin meluangkan waktu untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan oleh proyek ini, di mana kami dapat menemukan informasi, dan apa peran kami._
Saat menanggapi permintaan rapat tim, pastikan untuk mempertimbangkan keselarasannya dengan tujuan proyek secara keseluruhan. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa yang akan dikontribusikan oleh pertemuan ini terhadap gambaran yang lebih besar? "
Hubungkan titik-titik dan tunjukkan bagaimana setiap item agenda memiliki hubungan logis dengan misi proyek. Selain itu, ketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika menurut Anda pertemuan tersebut seharusnya berlangsung selama satu jam, cobalah selama 40 menit! 🧑💻
Bersikaplah fleksibel dan gunakan penilaian terbaik Anda saat menawarkan ide atau solusi alternatif yang dapat membantu tim lebih dekat dengan tujuan mereka. Dan yang terakhir, pastikan untuk menindaklanjuti dengan anggota tim setelah setiap pertemuan untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama dan mendukung kemajuan yang berkelanjutan menuju tujuan akhir proyek.
Pelajari cara mendiskusikan hasil yang diharapkan pada pertemuan berikutnya pertemuan awal proyek !
Gunakan Perintah Garis Tipis dan pengeditan teks kaya untuk mengatur catatan Anda dengan cepat di ClickUp Documents
Jumlah tugas "terburu-buru" atau "mendesak" dengan estimasi waktu yang agresif meningkat
Ketika sebuah proyek memiliki tugas yang mendesak dan terburu-buru setiap beberapa hari, hal ini secara signifikan berdampak pada jadwal karena proyek ini menekankan pada kecepatan dan akurasi pada saat yang bersamaan. Ini berarti bahwa tim perlu mencari cara untuk menyelesaikan tugas dengan cepat dan dengan tingkat kualitas tertinggi. 🤩
Hal ini sering kali lebih sulit daripada yang terlihat dan dapat mengakibatkan tim menyelesaikan tugas melebihi jam yang diperkirakan, mengalami hambatan, atau salah memperkirakan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sejak awal. Pintu putar untuk komunikasi membuka ruang kerja anggota tim untuk terus menerus menerima "bantingan" dan "ping".
Untuk meminimalkan jumlah tugas yang dilacak dengan cepat, bekerjasamalah dengan para pemangku kepentingan untuk menetapkan tenggat waktu yang tepat dan mengelola ekspektasi mereka. Kemudian, dokumentasikan proses untuk menyaring permintaan dan mendelegasikan tugas kepada anggota tim. (Namun, akan dibahas lebih lanjut nanti!)
Kelola jadwal proyek dengan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo di ClickUp
Komunikasi yang buruk/Tidak ada dokumentasi
Memiliki dokumentasi yang jelas untuk setiap fase proyek sangat penting untuk keberhasilannya. Tanpanya, tim dapat mengabaikan detail dan proses yang penting untuk memenuhi tenggat waktu dan ekspektasi anggaran. Para pemangku kepentingan tidak akan dapat memahami mengapa keputusan tertentu dibuat atau melacak kemajuan proyek-membuatnya sulit untuk membuat pilihan yang tepat atau mengevaluasi keberhasilan. 🏆
Informasi dan instruksi yang ditulis dengan baik memungkinkan anggota tim baru untuk bekerja dengan cepat tanpa mengurangi produktivitas anggota atau manajer proyek lainnya.
Tanda-tanda eksternal
Ruang lingkup yang tidak terdefinisi dengan baik yang terbuka untuk interpretasi
Ruang lingkup proyek yang tidak terdefinisi dengan baik akan memusingkan semua orang yang terlibat dan berdampak negatif pada tenggat waktu dan anggaran. Ajukan pertanyaan tentang hal-hal yang tidak jelas sehingga ruang lingkup proyek menjadi jelas, ringkas, dan terperinci.
Menetapkan batas-batas untuk memaksimalkan produktivitas tim Anda dan suasana kantor sangatlah penting.
Meningkatkan proses penerimaan klien atau pemangku kepentingan adalah langkah pertama.
Menerima klien atau sponsor proyek dengan pernyataan ruang lingkup proyek di Dokumen ClickUp
Kejadian tak terduga
Tidak ada proyek yang kebal dari gangguan dan peristiwa tak terduga yang dapat berdampak besar pada kemajuan:
- Ketidakhadiran staf yang tidak direncanakan
- Bencana alam
- Masalah teknis atau hukum yang tidak terduga
- Perubahan mendadak di pasar
- Perubahan pemasok
- Pembaruan otomatis Microsoft Windows yang tidak diminta oleh siapa pun
Dalam situasi seperti ini, menggunakan rencana kontingensi meminimalkan potensi kerusakan sehingga proyek dapat tetap berjalan sesuai target semaksimal mungkin. Penting juga bagi semua yang terlibat untuk bersikap fleksibel dan bersedia melakukan perubahan agar proyek tetap berjalan.
Pemangku kepentingan tambahan datang terlambat
Ketika pemangku kepentingan baru bergabung dengan proyek di akhir proses, hal ini dapat menimbulkan kerumitan karena kurangnya pengetahuan mereka mengenai keputusan yang telah dibuat.
Hal ini dapat menyebabkan pengenalan indikator kinerja utama (KPI) baru dan tonggak pencapaian proyek yang pada akhirnya dapat mengubah hasil yang sudah ada. (Kami akan membahas rencana suksesi nanti!)
TIP PRO Menggunakan dokumen ruang lingkup pekerjaan membantu Anda mendapatkan pemahaman yang jelas tentang hasil kerja tim Anda. Unduh Templat Lingkup Kerja ClickUp dan gunakan platform gratis kami untuk mengelola proyek apa pun!
7 Tips untuk Mengelola dan Menghindari Scope Creep
Manajer proyek adalah orang pertama dan terakhir yang terlibat dalam sebuah proyek. Mereka tidak hanya mengawasi setiap fase proyek tetapi mereka adalah penjaga proses. 🔑
Proses adalah hal yang membuat semua orang dan segala sesuatu tetap teratur-bahkan dalam situasi yang paling bertekanan sekalipun. Jika Anda masuk ke sebuah proyek tanpa sistem minimum yang memadai, meningkatkan ruang lingkup akan menjadi sulit.
Berikut adalah tujuh tips untuk mengelola scope creep:
Tip #1: Meminta formulir permintaan yang telah diisi untuk setiap permintaan proyek
Buat proses persetujuan cakupan dengan Formulir ClickUp
Kotak masuk email adalah salah satu pintu yang disukai oleh scope creep untuk masuk dan mengambil alih proyek Anda. Jumlah waktu yang dihabiskan untuk mengirim email bolak-balik menghabiskan waktu kerja yang berharga. Anda mengirimkan daftar pertanyaan, menginterpretasikan berbagai informasi, dan menunggu balasan untuk menyusun brief formal.
Dengan formulir penerimaan proyek seperti ClickUp Forms, Anda secara proaktif melindungi produktivitas tim Anda sepanjang waktu.
Formulir dapat diprediksi. Formulir menyimpan data. Formulir menghemat uang.
Ketika klien atau pemangku kepentingan membaca pertanyaan-pertanyaan Formulir, mereka melihat proses berpikir mereka sendiri tercermin. Hal ini membantu mereka memberikan informasi yang diperlukan yang Anda perlukan sebagai manajer proyek untuk memahami permintaan mereka sebelum tim terlibat dalam pekerjaan apa pun. 👥
Pertanyaan-pertanyaan ini dirancang untuk memberi Anda arahan dan inspirasi untuk formulir permintaan proyek Anda:
- Apakah ada visual yang sudah ada (foto, infografis, logo, dll.) yang perlu digunakan dalam proyek?
- Apakah ada konten yang sudah ada (tulisan, laporan, survei, hasil studi, dll.) yang perlu digunakan dalam proyek?
- Bagaimana kesuksesan akan diukur? Buat daftar yang relevanoKR dan KPI perusahaan.
- Apakah Anda memiliki daftar pesan atau poin-poin penting yang akan dimasukkan dalam proyek?
- Apakah ada masalah tekniskendala atau pertimbangan yang harus diperhatikan?
- Apakah ada pedoman branding atau estetika yang harus dipertimbangkan?
- Apakah ada peraturan hukum atau standar kepatuhan yang harus dipenuhi?
- Apakah ada konten atau visual yang harus dikecualikan dari proyek?
- Apa tujuan dari proyek ini?
- Berapa jangka waktu dan anggaran untuk proyek ini?
- Siapa audiens yang dituju untuk proyek ini?
- Siapa saja pemangku kepentingan proyek?
- Kapan Anda membutuhkannya?
- Apakah ini proyek baru atau proyek yang diperbarui?
Bonus: Pernyataan template kerja !
Tip #2: Siapkan tugas-tugas di backlog sebelum menugaskannya
Tetapkan prioritas di ClickUp untuk membedakan apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang bisa ditunda
Ketika semua tugas memiliki hal yang sama tingkat prioritas anggota tim akan sulit untuk mengetahui tugas mana yang harus difokuskan terlebih dahulu. Menetapkan tingkat prioritas memungkinkan tim proyek untuk mengatur pekerjaan berdasarkan pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan masing-masing sehingga setiap tugas dapat diselesaikan dengan cara terbaik. 🎯
Prioritas mengingatkan kita untuk melihat lebih jauh dari saat ini dan merencanakan masa depan. Dengan menguraikan tujuan utama kita, kita menciptakan kejelasan dan fokus pada cara mencapai tujuan jangka panjang kita. Hal ini dapat membantu kita memprioritaskan tugas, menyingkirkan gangguan, dan tetap termotivasi saat mengejar tujuan yang penting.
Agar sebuah sistem prioritas untuk memberikan dampak positif di seluruh tim lintas fungsi, jadikan ini sebagai proses utama dalam alur kerja Anda. Komunikasikan kepada tim proyek Anda tentang bendera prioritas yang akan membantu mereka mengelola energi dan waktu untuk tugas yang tepat setiap hari.
Namun, jika Anda mengelola proyek yang kompleks dengan banyak bagian yang bergerak, memperbarui setiap tugas secara manual bukanlah penggunaan waktu yang baik. (Petunjuk: Scope creep!) Di sinilah otomatisasi masuk. 🤖
Tip #3: Otomatiskan pekerjaan yang berulang sebanyak mungkin
Tugas-tugas biasa dan administratif tidak diuraikan dalam rencana proyek, sehingga sering kali dianggap remeh. Mengarsipkan, mengatur, dan memperbarui tugas secara manual setiap hari akan menambah waktu dalam sebuah proyek.
Otomatisasi memungkinkan tim proyek untuk fokus pada pekerjaan kreatif, sehingga mereka tidak terjebak dalam tugas-tugas yang membosankan - tetapi perlu - berulang. 🔁
Baru mengenal otomatisasi? Inilah cara untuk memulainya:
- Atur timer selama 30 menit
- Pilih satu alur kerja dalam rencana proyek tim Anda
- Tuliskan setiap langkah dalam proses tersebut-bahkan tugas-tugas terkecil sekalipun
- Sorot tugas yang paling memakan waktu dalam alur kerja untuk melepaskan tugas tersebut (misalnya, menandai manajer untuk peninjauan aset)
- Lihat bagianPanduan Otomatisasi ClickUp untuk mulai mengotomatiskan alur kerja Anda hari ini!
Pelajari Tentang Otomatisasi ClickUp
kiat
### Tip #5: Buat sebuah proses manajemen perubahan 
Jabarkan rencana proyek dan proses manajemen perubahan dalam Dokumen ClickUp
Proses kontrol perubahan adalah bagian penting dari manajemen proyek dan melibatkan pengaturan prosedur standar untuk menangani permintaan perubahan. Tanpa proses ini, ruang lingkup yang meluas akan menambah kebingungan pada proyek.
Berikut ini cara membuat proses kontrol perubahan:
1. Kembangkan formulir permintaan perubahan: Mulailah dengan membuat formulir yang mencakup semua detail yang diperlukan untuk mengirimkan permintaan perubahan
2. Identifikasi komite kontrol perubahan: Pilih individu yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak permintaan perubahan. Komite ini harus mencakup anggota tim dari berbagai departemen yang mungkin terpengaruh oleh perubahan
3. Buat alur kerja pengendalian perubahan: Tentukan langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk mengevaluasi permintaan perubahan, seperti mengumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan yang relevan, menilai risiko perubahan yang diusulkan, dan mempertimbangkan dampaknya terhadap jadwal dan anggaran
4. Menerapkan sistem pelacakan perubahan: Siapkan sistem yang efisien untuk melacak setiap permintaan bersama dengan dokumentasi seperti persetujuan, modifikasi, item tindakan, dan dampaknya
5. Dokumentasikan dan bagikan pedoman: Semua pemangku kepentingan yang terlibat harus memiliki akses ke dokumentasi
6. Komunikasikan kepada tim Anda tentang perubahan: Jelaskan mengapa perubahan diperlukan untuk proyek, bagaimana perubahan tersebut akan membuat pekerjaan mereka menjadi lebih baik, dan di mana menemukan sumber daya perubahan
Bonus: Ubah perangkat lunak manajemen !
Tip #6: Libatkan tim proyek
Tampilan obrolan menyimpan semua komentar Anda di ClickUp untuk menemukan percakapan dengan cepat
Memiliki tim yang secara aktif terlibat dalam keputusan dan strategi sangat penting untuk manajemen proyek yang sukses. Ketika semua anggota tim dapat memberikan masukan, hal ini akan menciptakan rasa kepemilikan dan meningkatkan komitmen serta motivasi mereka terhadap proyek.
Berbagai perspektif dapat menghasilkan solusi baru dan ide-ide kreatif. Mengundang tim ke dalam pengambilan keputusan dan diskusi strategi memungkinkan pencapaian tujuan proyek lebih cepat. Hal ini juga memudahkan untuk melakukan percakapan seputar keputusan yang sulit karena mereka diberikan konteks secara langsung. 🤝
Ada tantangan di luar kemampuan seorang manajer proyek untuk menyelesaikannya. Andalkan keahlian dan panduan tim Anda untuk mendelegasikan pekerjaan yang tepat . Mereka akan menginformasikan tingkat upaya yang dibutuhkan dan meminimalkan pergeseran ruang lingkup!
Tip #7: Buatlah siklus umpan balik yang tidak terlalu ketat
Menyelaraskan tim proyek dengan alat bantu anotasi ClickUp
Mendapatkan umpan balik yang tepat waktu memastikan tim dapat mengatasi masalah apa pun sebelum berkembang menjadi masalah besar pada saat-saat paling kritis dalam tinjauan proyek.
Jika kita tidak membuat pos pemeriksaan di sepanjang jalan, kemungkinan ruang lingkup meningkat.
Siklus umpan balik yang dapat dicapai haruslah berupa dialog antara manajer proyek, anggota tim yang melakukan pekerjaan, dan para pemangku kepentingan.
Hasilnya? Kerangka kerja yang terstruktur untuk mengevaluasi kemajuan, mendiskusikan perubahan, dan menentukan apakah tujuan baru diperlukan.
5 Contoh Lingkup Merayap
5 skenario ini adalah contoh scope creep dalam manajemen proyek:
- Perubahan Persyaratan: Ketika persyaratan awal proyek diubah di tengah jalan, yang menyebabkan pekerjaan dan biaya tambahan untuk semua pemangku kepentingan yang terlibat. Contohnya adalah ketika pengembang perangkat lunak ditugaskan untuk membuat aplikasi seluler yang membutuhkan integrasi API, tetapi setelah proyek berjalan, klien meminta fitur tambahan seperti memasukkan pengenalan wajah ke dalam API.
- Perubahan Kontak: Ketika kontak yang ditunjuk untuk proyek bergeser selama proyek berlangsung dan mereka memiliki persyaratan yang berbeda dari yang ditentukan sebelumnya. Contoh dari hal ini adalah ketika tim teknik dipekerjakan untuk membangun jembatan, tetapi di tengah-tengah pembangunan, manajer mereka mengubah siapa yang bertanggung jawab untuk mengawasi proyek dan ingin fitur-fitur tertentu ditambahkan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup awal.
- Perubahan Sumber Daya: Ketika sumber daya yang dialokasikan untuk sebuah proyek berubah, yang menyebabkan biaya tambahan atau kendala waktu. Contoh dari hal ini adalah ketika perusahaan desain web diminta untuk membuat situs web dari awal, tetapi setelah mereka mulai mengerjakannya, klien mereka meminta mereka untuk membeli perangkat lunak tambahan yang tidak termasuk dalam anggaran awal.
- Perubahan Jadwal: Ketika jadwal proyek diubah di tengah jalan, sehingga mengakibatkan pekerjaan atau biaya tambahan untuk semua pihak yang terlibat. Contohnya adalah ketika tim pengembangan perangkat lunak diminta untuk membuat aplikasi yang harus diselesaikan pada tenggat waktu tertentu, tetapi kemudian ada lebih banyak fitur yang ditambahkan yang membutuhkan waktu dan sumber daya tambahan.
- Perubahan Spesifikasi: Ketika spesifikasi teknis untuk sebuah proyek dimodifikasi setelah proyek tersebut dimulai, yang menyebabkan pekerjaan atau biaya tambahan untuk semua pemangku kepentingan yang terlibat. Contohnya adalah ketika tim konstruksi diminta untuk membangun gedung perkantoran yang memenuhi persyaratan ukuran dan desain tertentu, tetapi kemudian klien meminta fitur tambahan seperti kolam renang dalam ruangan dan teater yang pada awalnya tidak termasuk dalam ruang lingkup.
Alat Bantu Penting untuk Mengelola Scope Creep
Sekarang Anda memiliki sumber daya kiat yang siap pakai untuk memanfaatkan scope creep, apa selanjutnya?
Tandai awal dan akhir hari Anda di ClickUp-platform produktivitas lengkap di mana tim berkumpul dan meningkatkan efisiensi operasional. 💪
The ruang lingkup templat dan sumber daya kerja jangan berhenti di sini! Kami memiliki banyak sekali Perpustakaan Templat untuk setiap kasus penggunaan, secara online yang terperinci Pusat Bantuan , webinar dan Universitas ClickUp untuk membantu Anda menggunakan platform ini secara maksimal!
Daftar ke ClickUp