Dalam artikel ini, kita akan mempelajari siapa saja pemangku kepentingan dalam manajemen proyek jenis-jenis pemangku kepentingan proyek, contoh-contoh, dan cara menganalisisnya. Kita juga akan mempelajari cara yang paling efisien untuk melakukan manajemen pemangku kepentingan proyek.
Baiklah, mari kita cari tahu semua hal tentang pemangku kepentingan proyek. 🔍
Apa yang dimaksud dengan Pemangku Kepentingan Proyek?
Pemangku kepentingan proyek adalah individu, organisasi, atau kelompok yang berperan aktif atau berkepentingan dalam kegiatan proyek, memiliki dampak potensial terhadap proyek hasil kerja dan/atau lingkungan proyek, dan terpengaruh oleh hasil proyek atau dekat dengan orang lain yang mungkin terkena dampak proyek.
Pada dasarnya, pemangku kepentingan adalah orang atau kelompok yang memiliki sesuatu untuk diperoleh (atau dirugikan) dari proyek. Institut Manajemen Proyek mendefinisikan pemangku kepentingan proyek sebagai, "individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau yang kepentingannya mungkin terpengaruh secara positif atau negatif sebagai akibat dari pelaksanaan proyek atau penyelesaian proyek yang sukses."
Jadi, jika proyek berjalan dengan baik, maka para pemangku kepentingan akan mendapatkan keuntungan darinya.
Namun, jika proyek mengalami kegagalan, maka para pemangku kepentingan juga akan mengalami kegagalan... 😅
Siapa Saja Pemangku Kepentingan Proyek?
Anda dapat mengklasifikasikan pemangku kepentingan dalam manajemen proyek menjadi dua jenis: pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Kedua jenis pemangku kepentingan dalam manajemen proyek ini didasarkan pada hubungan pemangku kepentingan dengan organisasi:
Pemangku kepentingan internal
Seperti namanya, pemangku kepentingan internal berasal dari dalam organisasi atau bisnis, mereka fokus pada risiko proyek, dan terlibat langsung selama proses proyek. Anggota tim perusahaan ini biasanya memiliki pengetahuan yang mendalam tentang audiens, klien, dan perusahaan mereka, dan - sering kali dipandang sebagai otoritas, sering kali memegang posisi kepemimpinan tingkat tinggi yang bekerja secara langsung dengan berbagai tingkat operasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Sebagai seorang manajer proyek, berikut adalah beberapa pemangku kepentingan internal yang mungkin Anda hadapi:
- Sponsor proyek
- Investor proyek
- Manajer proyek
- Anggota tim proyek
Pemangku kepentingan eksternal Pemangku kepentingan eksternal
Pemangku kepentingan eksternal, di sisi lain, bukan bagian dari organisasi atau bisnis Anda. Pemangku kepentingan manajemen proyek ini adalah orang luar, seperti pelanggan atau pengguna akhir. Dengan kata lain, Anda bertanggung jawab untuk mengelola komunikasi dengan pemangku kepentingan penting dan pelanggan eksternal, sambil menjaga kerahasiaan informasi penting hingga informasi tersebut penting untuk dijelaskan kepada semua pihak.
Memenuhi harapan berbagai jenis pemangku kepentingan yang berpengaruh, memberi mereka visibilitas, dan menjaga agar pemangku kepentingan yang berbeda tetap mendapat informasi adalah setengah dari rencana manajemen pemangku kepentingan. Namun sebagai manajer proyek, Anda harus terlebih dahulu dapat menyebutkan nama pemangku kepentingan ini dan juga memahami kebutuhan sponsor proyek. Hal yang paling penting untuk diingat adalah mengkomunikasikan dengan jelas ruang lingkup proyek dan mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dan terkadang daftar tuntutan yang panjang dari pimpinan.
itu bagus. Namun, siapa saja pemangku kepentingan dalam sebuah proyek?" Sebagai manajer proyek, penting bagi Anda untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek sejak awal dan tetap fokus pada eksekusi proyek. Manajer sumber daya, manajer fungsional, dan manajemen puncak lainnya mungkin lebih fokus pada fase proyek dan perencanaan siklus hidup proyek, sementara pemangku kepentingan yang mendukung memperlakukan semua anggota tim proyek seolah-olah mereka berada di level yang sama dan ingin tetap mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan proyek serta umpan balik dari pelanggan.
Berikut ini adalah beberapa pemangku kepentingan eksternal yang umum:
- Vendor
- Pemasok
- Pelanggan
- Subkontraktor
Bagaimana Cara Melakukan Analisis Pemangku Kepentingan? Analisis pemangku kepentingan atau beberapa orang menyebutnya pemetaan pemangku kepentingan, adalah PENTING karena:
- Membangun kepercayaan dengan para pemangku kepentingan
- Membentukrencana proyek dan menjaga transparansi* Meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkankeberhasilan proyek Rute terbaik menuju kesuksesan proyek adalah dengan mendefinisikan ekspektasi proyek secara jelas kepada para pemangku kepentingan yang relevan, mengidentifikasi risiko, dan memberikan umpan balik untuk mengelola para pemangku kepentingan proyek dan
Membangun tim yang kuat yang terdiri dari para pemangku kepentingan utama proyek adalah satu-satunya cara untuk berhasil dalam sebuah proyek.
Contoh Diagram Konteks Analisis Pemangku Kepentingan:
Sumber: pmi.org Selain itu, mengidentifikasi pola dalam keterlibatan pemangku kepentingan akan membantu Anda menghindari pengaruh negatif dari pemangku kepentingan di masa depan. Pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan tinggi, pengaruh besar, pemilik, dan manajer lain dari tim lain dan/atau departemen lain mungkin memiliki agenda tersembunyi atau mungkin tidak sejalan dengan Anda dan tim Anda.
Positif atau negatif, sangat penting bagi Anda untuk melakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan bahwa Anda mengkomunikasikan ide, garis besar, info ikhtisar, dan bahwa investor dan pemangku kepentingan utama puas dengan jadwal proyek, proses, dan kerja sama anggota tim.
Mari kita bagi analisis pemangku kepentingan menjadi tiga langkah:
1. Mengidentifikasi pemangku kepentingan potensial
Langkah pertama adalah identifikasi pemangku kepentingan.
Anda harus mengidentifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda.
Dan kami mengerti. terkadang hal ini cukup jelas.
Tentu saja, SPOC klien Anda dan anggota tim proyek adalah pemangku kepentingan utama.
Namun, apakah ada yang lebih dari itu?
Untuk itu, Anda akan membutuhkan piagam proyek dan lainnya dokumen-dokumen penting proyek . Sebelum proyek dimulai, piagam proyek harus dibuat dan dipresentasikan kepada semua pemangku kepentingan. Anda harus menginformasikan kepada para pemangku kepentingan penting mengenai potensi risiko, termasuk faktor lingkungan, yang dapat mempengaruhi hasil proyek.
Mengidentifikasi beberapa pemangku kepentingan yang sulit dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk sesi curah pendapat dan meninjau dokumentasi.
Data yang Anda kumpulkan dari hal-hal tersebut akan membantu Anda membuat daftar semua pemangku kepentingan.
Anda dapat memulai analisis ini dengan menggunakan produktivitas dengan nilai tertinggi di dunia dan alat manajemen proyek di dunia; mari kami tunjukkan caranya!
Katakanlah halo kepada ClickUp .
Anda dapat menggunakan Klik Dokumen untuk membuat daftar pemangku kepentingan Anda dengan pengeditan teks yang kaya, termasuk spanduk, header, font, dll...apa pun yang menarik!
Dokumen disusun berdasarkan kategori: Semua, Ditugaskan untuk saya, Dibagikan, dan Pribadi
Gunakan fungsi katalog dan wiki yang disempurnakan dari Docs untuk mengakses setiap bagian dari dokumentasi proyek. Cari berdasarkan kata atau frasa dan temukan nama semua pemangku kepentingan Anda!
Bagian terbaiknya adalah Anda bisa membagi seluruh proses identifikasi pemangku kepentingan di antara anggota tim proyek Anda.
Anda semua bisa terus mengidentifikasi pemangku kepentingan, menambahkannya ke dalam file dokumen secara real-time, dan membuat daftar pemangku kepentingan proyek.
Daftar pemangku kepentingan proyek akan berisi semua nama, peran, kekuasaan, dan kepentingan dari berbagai pemangku kepentingan. Kolaborasi tim , ftw!
2. Ketahui Cara Memprioritaskan Pemangku Kepentingan sebagai Manajer Proyek
Project Management Institute (PMI) menyatakan bahwa, "Untuk diklasifikasikan sebagai pemangku kepentingan, orang atau kelompok harus memiliki kepentingan atau tingkat pengaruh yang dapat memengaruhi proyek."
Tidak semua pemangku kepentingan yang teridentifikasi memiliki kedudukan yang sama dalam sebuah proyek.
Beberapa lebih penting karena pengaruhnya.
Jadi langkah kedua adalah memprioritaskan pemangku kepentingan Anda.
Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk membantu tim proyek Anda membedakan pemangku kepentingan utama dan pemangku kepentingan sekunder:
- Apakah mereka memiliki visi yang sama dengan Anda tentang tujuan utama proyek?
- Dapatkah mereka berkontribusi secara signifikan terhadap kapasitas Anda dalam bentuk dana, informasi, ruang lingkup proyek, dll.?
- Apakah mereka sangat sulit atau tidak mungkin digantikan?
Jika jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah 'ya', maka mereka adalah pemangku kepentingan utama.
Daftar pemangku kepentingan primer dan sekunder kamu akan membantu kamu membuat peta pikiran pemangku kepentingan .
Untuk itu, Anda memerlukan ClickUp Peta Pikiran .
Buatlah sebanyak mungkin simpul yang Anda inginkan untuk titik referensi di ClickUp Mind Maps
Buat sketsa pemangku kepentingan Anda menggunakan Mode Kosong untuk memvisualisasikan semua orang yang dapat memengaruhi proyek Anda atau bagaimana mereka terhubung.
3. Libatkan pemangku kepentingan
Setelah Anda mengetahui setiap pemangku kepentingan yang penting dan siapa yang harus diprioritaskan, sekarang saatnya untuk melibatkan pemangku kepentingan.
Tidak seperti langkah-langkah sebelumnya, melibatkan pemangku kepentingan adalah proses yang berkelanjutan di sepanjang proyek Anda. Anda perlu mengidentifikasi ekspektasi pemangku kepentingan dan mengatasi kekhawatiran mereka.
Dan ClickUp ada di sini untuk membantu Anda di setiap langkahnya.
Bagaimana Cara Mengelola Pemangku Kepentingan Proyek
Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan sebagian besar adalah tentang membuat mereka senang.
Mereka membutuhkan informasi melalui komunikasi pemangku kepentingan yang transparan.
Dan kami akan membantu Anda membangun proses manajemen pemangku kepentingan di sekitar ini.
1. Tunjukkan kepada mereka rencana proyek Anda
Anggaplah pemangku kepentingan sebagai tamu di restoran Anda.
apa hal pertama yang Anda lakukan? Tunjukkan kepada mereka apa yang ada di menu hari ini.
Demikian pula, mengelola pemangku kepentingan harus dimulai dengan menunjukkan kepada mereka rencana proyek yang berisi Anda:
- Tujuan proyek
- Tujuan proyek
- Garis waktu proyek
- Ketergantungan
- Sumber daya
Apa yang spesial hari ini? Komunikasi!
Tetapi pertama-tama, Anda harus membuat rencana proyek. Bagan Gantt ClickUp sangat cocok untuk perencanaan proyek, dan hanya membutuhkan tiga langkah sederhana untuk membuatnya.
- Klik tanda + di Ruang, Daftar, atau Folder mana pun
- Pilih Gantt
- Beri nama
Selesai. Anda telah memiliki bagan Gantt yang indah.
Memetakan ulang semua tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo tugas yang ada
2. Siapkan rencana komunikasi untuk menyelaraskan, memperjelas, dan menciptakan keberhasilan dan positif di mana semua orang dapat berkolaborasi sebagai tim.
Bagi para pemangku kepentingan utama, manajemen proyek adalah tentang pembaruan yang tepat waktu.
Anda harus selalu memberi informasi kepada setiap kelompok pemangku kepentingan dan individu, dan hal ini membutuhkan rencana komunikasi.
Apakah akan melalui email, pertemuan awal konferensi video, dan panggilan telepon?
Seperti di Tampilan Obrolan ClickUp . Anda bisa membicarakan apa saja dan tentang apa saja tanpa harus meninggalkan platform manajemen proyek Anda.
bukankah itu nyaman?
Anda tidak perlu membuang waktu untuk berpindah-pindah aplikasi atau bahkan tab untuk berkomunikasi.
Menambahkan Tamu (pemangku kepentingan eksternal) ke obrolan Anda dan memutuskan apakah mereka dapat membuat Tampilan Obrolan atau tidak.
Apakah obrolan bukan keahlian Anda?
Selenggarakan dan bergabunglah dengan rapat Zoom langsung dari ClickUp, berkat fitur Integrasi Zoom .
Memulai rapat Zoom langsung dari tugas ClickUp
Dan jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang tidak bisa berpisah dengan email, kami juga punya solusi untuk Anda.
Anda dapat mengirim dan menerima email langsung dari ClickUp menggunakan Email ClickApp .
Berbicara tentang email, jika Anda perlu mengirim dokumen hukum atau kontrak yang perlu diubah, Anda tidak perlu mencari di tempat lain.
Fitur Pemeriksaan kami menawarkan Anotasi PDF juga.
3. Bagikan distribusi beban kerja Anda
Membagikan distribusi beban kerja Anda adalah bagian penting dari rencana manajemen pemangku kepentingan Anda karena hal ini menunjukkan kepada mereka:
- Tujuan proyek Anda dapat dicapai
- Anda tahu apa yang Anda lakukan
- Anda memiliki sumber daya yang tepat
Kemudian tunjukkan kepada para pemangku kepentingan Anda apa yang Anda kerjakan dengan Tampilan beban kerja .
Dan voila!
Para pemangku kepentingan tidak akan lagi berada dalam kegelapan.
Selain itu, Anda dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan lebih banyak waktu, sumber daya, atau keahlian berdasarkan distribusi beban kerja Anda.
4. Memungkinkan pimpinan dan pemangku kepentingan utama melihat tanggung jawab dan mendapatkan wawasan
siapa yang tidak suka melihat jarum jam bergerak? Pemimpin proyek dan pemangku kepentingan lain yang terlibat akan selalu tertarik dengan kemajuan proyek, dan terutama untuk berpartisipasi dalam keberhasilan penyelesaiannya.
Pemangku kepentingan proyek Anda ingin mengetahui seberapa baik proyek berjalan dan seberapa jauh proyek tersebut dari garis akhir. Dan apa yang lebih baik daripada dasbor proyek untuk memberi Anda dan para pemangku kepentingan Anda wawasan tentang kemajuan proyek.
Langkah pertama adalah mencoba Dasbor ClickUp sebagai gantinya.
Gunakan widget yang dapat disesuaikan untuk membangun pusat kendali misi Anda di Dasbor ClickUp
Untuk menghadirkan wawasan proyek ke Dasbor Anda, Anda dapat menambahkan Widget seperti:
- Sprint
- Pelacakan Waktu
- Prioritas
- Kustom
- Status
Dan banyak lagi!
Widget Sprint ClickUp memberi Anda beberapa hal yang berguna berikut ini bagan manajemen proyek untuk memvisualisasikan kemajuan proyek Anda:
- Grafik Kecepatan untuk memvisualisasikan tingkat penyelesaian tugas-tugas proyek dan menentukan kapasitas kerja untuk sprint di masa depan
- Diagram Aliran Kumulatif : melihat perkembangan status tugas Anda dari waktu ke waktu dan mendeteksi kemacetan
- Bagan Pembakaran : memvisualisasikan pekerjaan yang sudah selesai dan total pekerjaan proyek Anda
- Bagan Pembakaran : melacak jumlah pekerjaan yang tersisa dan waktu yang tersisa untuk melakukan pekerjaan
Untuk pemangku kepentingan internal, bagikan akses untuk melihat atau mengedit menggunakan Izin .
Anda menerima panggilan.
Untuk pemangku kepentingan eksternal, Anda selalu dapat mengekspor data dari Dasbor Widget dalam berbagai format, termasuk PDF, JPEG, CSV, dll.
Manajemen Pemangku Kepentingan Lengkap dalam Satu Atap
Pengaruh pemangku kepentingan dapat membuat atau menghancurkan hasil proyek Anda. Hal ini juga dapat menjadi pengaruh positif atau negatif pada hubungan pemangku kepentingan.
Begitulah kekuatan mereka.
Anda harus memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan, menjaga mereka tetap dalam lingkaran, dan membuat pertimbangan untuk pemain kunci lainnya di semua organisasi.
Dan satu-satunya cara untuk melakukan semua itu adalah dengan strategi manajemen pemangku kepentingan yang solid dan alat bantu manajemen proyek yang kuat.
Di situlah ClickUp hadir.
Ini adalah alat yang lengkap untuk mengelola tugas-tugas proyek, menugaskannya, melacak waktu, dan bahkan mengelola pemangku kepentingan proyek! Dapatkan ClickUp secara gratis hari ini sehingga Anda dan para pemangku kepentingan Anda dapat menghasilkan satu demi satu proyek yang sukses!