Menjadikan tujuan proyek Anda SMART (Spesifik, Mterukur, Alable, Relevan, dan Terbatas waktu) sejak hari pertama adalah saran paling umum dalam manajemen proyek. Sayangnya, hal itulah yang justru menggagalkan sebagian besar tujuan sebelum pekerjaan dimulai.
Penelitian menunjukkan bahwa hanya 31% proyek yang benar-benar berhasil, dan salah satu penyebab utamanya adalah tujuan yang diganti dengan metrik.
Masalahnya bersifat struktural. Tujuan dan sasaran memang berbeda, tetapi tim sering menggabungkannya menjadi satu kalimat, sehingga kehilangan kemampuan untuk menyesuaikan arah dan beradaptasi ketika keadaan berubah. Ketika hal itu terjadi, kegagalan mencapai satu angka saja membuat seolah-olah seluruh tujuan gagal, padahal hasil yang lebih luas sebenarnya masih sesuai rencana.
Panduan ini memisahkan kedua lapisan tersebut, menunjukkan tujuan yang sesungguhnya dengan sasaran yang dapat diukur ditempatkan di bawahnya, serta memandu Anda melalui urutan lima langkah untuk menyusun tujuan yang tetap kokoh di tengah ketidakpastian.
TL;DR: Tujuan proyek adalah hasil umum yang ingin Anda capai, seperti ‘meningkatkan pengalaman dukungan untuk produk saya.’ Tujuan ini bukanlah metrik. Metrik-metrik tersebut termasuk dalam tiga hingga lima sasaran proyek yang berada di bawah tujuan tersebut, masing-masing disertai angka dan tenggat waktu. Pembagian ini membuat tujuan dapat berfungsi dengan baik. Anda bisa saja gagal mencapai satu sasaran, namun tetap dapat melihat apakah tujuan tersebut masih sesuai rencana. Jika Anda merangkum tujuan menjadi satu angka saja, Anda akan kehilangan gambaran tersebut.
Apa Itu Tujuan Proyek?
Tujuan proyek adalah pernyataan tingkat tinggi mengenai hasil yang ingin dicapai oleh proyek: perubahan yang Anda inginkan terwujud setelah pekerjaan selesai. Tujuan ini bukanlah sasaran, yang merujuk pada langkah spesifik dan terukur menuju hasil tersebut. Tujuan sengaja dibuat luas agar dapat menjadi panduan bagi banyak keputusan sekaligus.
Tujuan proyek yang baik bersifat luas, berfokus pada hasil, terkait dengan hasil bisnis, dan cukup stabil untuk bertahan lebih lama daripada tugas-tugas individu. Tujuan tersebut menjawab pertanyaan “mengapa kita melakukan ini,” menyebutkan hasil dan audiens yang dituju, serta tidak disederhanakan menjadi satu metrik saja.
Menurut TenStep, tujuan proyek berada di tingkat organisasi, sedangkan sasaran proyek berada di tingkat proyek. Jika sesuatu dapat diukur secara langsung dalam satu siklus proyek, maka hal tersebut ditetapkan pada tingkat yang terlalu rendah; itu adalah sasaran.
Tujuan proyek vs. sasaran: Apa perbedaannya?
Tujuan proyek adalah hasil yang luas, sedangkan sasaran adalah tindakan spesifik dan terukur yang membawa Anda menuju tujuan tersebut. Satu tujuan biasanya memerlukan beberapa sasaran di bawahnya. Kesalahan dalam memahami hal ini bisa berakibat mahal, karena keduanya mudah tercampur aduk. Berikut ini penjelasan yang jelas mengenai perbedaan antara tujuan proyek dan sasaran:
| Atribut | Tujuan proyek | Tujuan proyek |
|---|---|---|
| Ruang Lingkup | Hasil yang luas dan bersifat umum | Hasil yang spesifik dan terperinci |
| Kemampuan untuk diukur | Seringkali tidak secara langsung; dirancang agar bersifat luas | Selalu, dengan metrik dan tenggat waktu |
| Jangka waktu | Jangka panjang, mungkin bertahan lebih lama dari proyek itu sendiri | Jangka pendek hingga menengah, terbatas pada proyek |
| Jawaban | Mengapa kita melakukan ini? | Apa yang akan kita capai, dan kapan? |
| Contoh | Tingkatkan pengalaman dukungan | Kurangi waktu respons rata-rata menjadi kurang dari empat jam dalam waktu enam bulan |
Keduanya saling melengkapi. Tetapkan tujuan proyek saat Anda mendefinisikan alasan keberadaan proyek dan seperti apa bentuk ‘yang lebih baik’ itu. Misalnya, ‘meningkatkan pengalaman pengguna baru.’
Tuliskan tujuan proyek, sehingga Anda tahu kapan Anda sudah mencapainya. Misalnya, ‘mengurangi jumlah klik dalam proses pengaturan dari enam menjadi tiga pada rilis berikutnya.’ Tetapkan tujuan proyek untuk menyelaraskan tim dan menentukan prioritas. Pilih tujuan proyek untuk memantau kemajuan dan menyatakan proyek telah selesai.
Mengapa Tujuan Proyek Penting?
Tujuan proyek sangat penting karena memiliki empat fungsi yang tidak dapat dipenuhi oleh daftar tugas: mendukung pengambilan keputusan secara mandiri, tetap relevan meskipun terjadi perubahan dalam tim, mengurangi pekerjaan ulang, dan memastikan proyek tetap berjalan meskipun prioritas berubah. Jika mengabaikan tujuan, setiap celah yang terjadi akan menimbulkan kerugian di tengah proyek.
Hal ini sangat penting saat ini, karena proyek-proyek menjadi semakin kompleks. Dalam ekosistem kerja yang mengutamakan AI, perubahan teknologi, tekanan regulasi yang terus bergeser, sinyal pasar, dan kelompok pemangku kepentingan yang beragam sudah menjadi hal yang biasa. Proyek yang mampu mengatasi kompleksitas secara efektif memiliki peluang 5 kali lebih besar untuk berhasil —dengan tingkat keberhasilan 88%—dibandingkan dengan proyek yang tidak mampu melakukannya.
Tujuan proyek menjembatani kesenjangan antara tugas yang harus diselesaikan seseorang dan hasil yang menjadi perhatian perusahaan. Tujuan tersebut mengurai sebagian kompleksitas proyek sehingga orang-orang dapat memahami mengapa tugas mereka penting dalam konteks yang lebih luas. Sebuah tujuan memberikan pandangan tersebut.
Berikut ini adalah contoh penerapannya dalam praktik.
- Orang-orang akan mengambil keputusan tanpa menunggu Anda. Ketika tujuan sudah jelas, tim akan mengambil keputusan yang selaras secara mandiri. Seorang desainer yang memilih di antara dua tata letak akan memilih yang paling mendukung tujuan tersebut. Tanpa tujuan, setiap keputusan kecil akan kembali ke satu orang, dan orang tersebut menjadi penghambat.
- Hal ini memudahkan orang baru untuk beradaptasi. Terkadang, anggota tim keluar dari proyek di tengah jalan. Ketika seseorang pergi, tujuan yang tertulis dapat mengisi kekosongan konteks bagi penggantinya. Tanpa itu, orang baru tersebut akan mewarisi daftar tugas yang tidak terstruktur dan tidak memiliki tujuan yang jelas.
- Hal ini mencegah pengerjaan ulang sejak awal. Dalam proyek yang kompleks dan melibatkan berbagai fungsi, ketika orang-orang bekerja berdasarkan pemahaman yang berbeda tentang tujuan proyek, hal itu menimbulkan kebingungan. Tujuan bersama mengarahkan semua orang ke hasil yang sama sebelum pekerjaan dimulai. Sehingga dua tim tidak menyerahkan hasil yang tidak saling cocok
- Hal ini melindungi proyek ketika prioritas berubah. Perombakan kepemimpinan, perubahan kondisi pasar, dan proyek tanpa tujuan yang jelas akan terancam. Tujuan yang terikat pada hasil bisnis adalah pertahanan Anda dalam situasi tersebut. Hal ini mengatasi manajemen yang buruk dan memperkuat tujuan.
Platform esports G-Loot menghadapi masalah persis seperti ini: tim-timnya menghasilkan hasil kerja yang tidak selaras dengan tujuan tingkat perusahaan. Setelah mereka mengaitkan sasaran-sasaran tersebut ke dalam satu struktur tujuan bersama, mereka berhasil menyelaraskan 80 orang tanpa perlu menambah rapat.
Jamie Dunbar Smyth, Chief Growth Officer G-Loot, mengatakan:
Anggota tim kreatif mungkin tidak tahu apa yang sedang dilakukan oleh anggota tim CRM, dan hal itu menjadi tantangan dalam mendukung upaya mereka. Kami ingin menciptakan transparansi bagi semua orang. ClickUp menawarkan cara yang sangat baik untuk melakukannya melalui Docs, karena Anda dapat menyusun halaman dengan menggabungkan dan menyematkan tampilan dari berbagai daftar dan kartu Whiteboard, sehingga memudahkan untuk dilihat.
Anggota tim kreatif mungkin tidak tahu apa yang sedang dilakukan oleh anggota tim CRM, dan hal itu menjadi tantangan dalam mendukung upaya mereka. Kami ingin menciptakan transparansi bagi semua orang. ClickUp menawarkan cara yang sangat baik untuk melakukannya melalui Docs, karena Anda dapat menyusun halaman dengan menggabungkan dan menyematkan tampilan dari berbagai daftar dan kartu Whiteboard, sehingga memudahkan untuk dilihat.
Apa Saja yang Harus Termasuk dalam Tujuan Proyek?
Sebuah tujuan proyek yang lengkap terdiri dari tujuh bagian: satu pernyataan hasil, keterkaitan dengan bisnis, audiens yang ditentukan, cakupan yang disengaja, sasaran SMART di bawahnya, penanggung jawab, dan jangka waktu. Jika salah satu bagian terlewatkan, tujuan tersebut akan menyusut menjadi sekadar sasaran atau terlepas dari segala hal yang menjadi dasar pembenaran proyek.
- Satu pernyataan hasil: Satu kalimat yang menyebutkan perubahan yang ingin diciptakan oleh proyek tersebut
- Hubungan yang jelas dengan bisnis: Hubungan yang eksplisit dengan tujuan perusahaan untuk membenarkan proyek tersebut
- Target audiens: Untuk siapa hasil proyek ini ditujukan, misalnya, pelanggan, karyawan baru, atau tim operasional
- Cakupan yang disengaja: Kerangka yang cukup luas untuk memandu beberapa keputusan sekaligus
- Tujuan SMART di bawahnya: Tiga hingga lima tujuan yang spesifik, terukur, terikat waktu, relevan, dan dapat dicapai, yang bekerja sama untuk mencapai tujuan utama
- Satu penanggung jawab: Satu orang yang bertanggung jawab untuk memastikan tujuan tetap dapat dicapai
- Jangka waktu yang realistis: Kerangka jangka panjang di mana tujuan tersebut berada, yang mungkin melampaui satu siklus proyek
Mengapa Anda tidak boleh menggunakan SMART terlalu dini
Metode SMART memang efektif. Masalahnya muncul ketika Anda mencoba memenuhi kelima kriteria tersebut sekaligus. Sebuah studi yang telah ditelaah oleh rekan sejawat mengenai metode ini menemukan bahwa sebagian besar panduan memperlakukan SMART sebagai resep yang hanya perlu diisi kolom-kolomnya. Para penulis, Bjerke dan Renger, berpendapat bahwa hal ini merupakan kesalahan. Kontekslah yang seharusnya menentukan bagaimana dan kapan Anda menerapkan setiap kriteria.
Inilah poin utamanya. Seringkali Anda memulai sebuah proyek tanpa data acuan. Ketika hal itu terjadi, Anda belum bisa menetapkan angka yang pasti. Jika templat tetap memaksa Anda untuk memasukkannya, Anda mengisi dengan perkiraan terbaik Anda. Metrik tersebut terlihat akurat, tetapi tidak didasarkan pada hal yang konkret. Anda memilihnya hanya untuk mengisi kolom tersebut, bukan karena data menunjukkannya.
Hal yang sama dapat merusak tujuan. Tujuan dimaksudkan untuk menetapkan arah. Namun, templat SMART meminta angka pada hari pertama. Jadi, tim menuliskan angka tersebut sebelum mereka memahami masalahnya. Kini, tujuan tersebut hanyalah tebakan awal yang disertai angka desimal.
Solusinya adalah menerapkan prinsip SMART secara bertahap. Pertama, tuliskan tujuan sebagai hasil yang jelas, tanpa angka. Kemudian, pelajari cukup banyak untuk menetapkan target yang realistis. Setelah Anda bisa melakukannya, tambahkan detail yang dapat diukur dan terikat waktu ke dalam sasaran di bawah tujuan tersebut. Tujuan tetap luas, dan Anda mengisi angka-angka tersebut ketika angka-angka tersebut memiliki makna.
Hal ini memungkinkan Anda melacak tujuan yang luas tanpa harus mempersempitnya.
Bagaimana Cara Menulis Tujuan Proyek?
Untuk menyusun tujuan proyek, ikuti lima langkah berikut secara berurutan: tentukan hasil bisnis yang diinginkan, nyatakan tujuan secara umum, tetapkan sasaran, dapatkan persetujuan, dan kemudian tinjau kembali.
Langkah 1: Tentukan hasil bisnisnya terlebih dahulu
Sebelum Anda menuliskan tujuan, tuliskan terlebih dahulu hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan. Inilah yang menghubungkan kembali ke strategi, dan tanpa hal ini, proyek akan terganggu ketika prioritas berubah.
Sebutkan satu pendorong bisnis yang didukung oleh proyek ini:
- Pendapatan: Lebih banyak prospek, tingkat konversi yang lebih tinggi, dan transaksi yang lebih besar
- Retensi: Lebih sedikit akun yang berhenti berlangganan, tingkat perpanjangan yang lebih tinggi
- Biaya: Lebih sedikit pekerjaan manual, volume dukungan yang lebih rendah, dan lebih sedikit alat
- Keandalan: Waktu henti yang lebih sedikit, cacat yang lebih sedikit, pemulihan yang lebih cepat
Jika proyek tersebut tidak sesuai dengan salah satu dari hal-hal tersebut, cari tahu alasan mengapa proyek tersebut didanai sebelum menulis satu tujuan pun.
Langkah 2: Rumuskan tujuan secara luas, dengan sengaja
Tuliskan hasilnya dalam satu kalimat tingkat tinggi tanpa angka di dalamnya. Angka akan mengubahnya menjadi sasaran dan mengabaikan tujuan yang lebih besar.
- Tujuan: Meningkatkan proses onboarding bagi pelanggan baru
- Bukan tujuan: Meningkatkan tingkat aktivasi dalam 30 hari sebesar 20% (itu adalah sasaran)
- Uji: Jika Anda dapat mengukurnya secara langsung, berarti Anda telah menetapkan sasarannya terlalu rendah
Kiat Pro: Jadikan tujuan tersebut masih luas untuk saat ini agar beberapa sasaran dapat dikembangkan darinya pada langkah berikutnya.
Langkah 3: Tentukan tiga hingga lima sasaran di bawahnya
Terapkan prinsip SMART di sini, dan hanya di sini. Tuliskan sasaran-sasaran yang, jika digabungkan, berarti tujuan telah tercapai. Masing-masing sasaran harus:
- Metrik: Angka yang menunjukkan perkembangan, seperti tingkat aktivasi atau jumlah cacat
- Titik acuan: Posisi angka tersebut saat ini, sehingga targetnya bukan sekadar tebakan
- Batas waktu: Kapan Anda memperkirakan akan mencapainya
- Seorang pemilik proyek: Delegasikan tugas tersebut kepada satu orang, bukan kepada tim
Batasi pada tiga hingga lima. Jika lebih dari itu, berarti tujuan tersebut terlalu besar atau sasaran-sasarannya terlalu rinci.
Pelajari lebih lanjut: Cara Menetapkan Sasaran Proyek yang Efektif (Dilengkapi Contoh)
Inilah gambaran ketika langkah 2 dan 3 digabungkan:
| Lapisan | Pernyataan | Pemilik | Batas waktu |
|---|---|---|---|
| Tujuan proyek | Tingkatkan proses orientasi bagi pelanggan baru | Wakil Presiden Bidang Produk | Berkelanjutan (berlanjut setelah proyek selesai) |
| Tujuan 1 | Kurangi langkah pengaturan dari enam klik menjadi tiga | Pimpinan Desain | 30 Juli |
| Tujuan 2 | Meningkatkan tingkat aktivasi dalam 30 hari dari 52% menjadi 70% | Growth PM | 15 September |
| Tujuan 3 | Kurangi tiket dukungan yang diberi tag ‘setup’ sebesar 40% | Pimpinan Tim Dukungan | 15 September |
| Tugas (tujuan 1) | Lakukan audit terhadap alur pengaturan saat ini dan identifikasi titik-titik di mana proses terhenti | Peneliti Pengalaman Pengguna | 10 Juli |
| Tugas (tujuan 2) | Prototipe wizard pengaturan satu layar | Desainer Produk | 20 Juli |
| Tugas (tujuan 2) | Buat rangkaian email onboarding (3 email) | Lifecycle Marketer | 5 Agustus |
| Tugas (tujuan 3) | Tambahkan tooltip kontekstual ke dasbor saat pertama kali dijalankan | Pengembang Frontend | 20 Agustus |
Langkah 4: Dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan sebelum pekerjaan dimulai
Bagikan tujuan dan sasaran-sasarannya, lalu pastikan semua orang memahaminya dengan cara yang sama. Ketidakselarasan yang terdeteksi sekarang hanya memerlukan pembicaraan selama lima menit; jika terdeteksi di tengah proyek, itu akan membutuhkan sprint untuk mengulang pekerjaan.
- Tunjukkan kepada: Pemangku kepentingan proyek, tim yang mengerjakan proyek, dan tim mana pun yang menjadi mitra kerja Anda
- Pastikan: Setiap orang dapat mengulangi tujuan tersebut dengan kata-katanya sendiri
- Perhatikan: Dua orang yang menjelaskannya secara berbeda, itulah kesenjangan yang harus Anda temukan sejak dini
Langkah 5: Tinjau tujuan seiring berjalannya proyek
Sebuah tujuan yang statis mungkin tidak lagi sesuai dengan pekerjaan pada minggu ketiga. Tetapkan titik pemeriksaan rutin setiap minggu untuk proyek-proyek singkat, dan untuk proyek-proyek panjang, pada setiap fase. Gunakan titik pemeriksaan tersebut untuk membandingkan tujuan dengan kemajuan proyek dan memutuskan apakah tujuan tersebut perlu diubah.
- Periksa keputusan berdasarkan tujuan tersebut: Apakah opsi ini mendukung tujuan tersebut, ya atau tidak
- Perhatikan sasaran untuk mendeteksi tanda-tanda awal: Jika metriknya stagnan, itu berarti tujuan tersebut mulai melenceng
- Sesuaikan sasaran, bukan tujuan: Jika tujuan itu sendiri terus berubah, berarti itu sebenarnya hanyalah sasaran sejak awal
Menulis tujuan lebih berkaitan dengan urutan daripada pilihan kata. Lakukan langkah-langkah ini secara berurutan, dan tujuan tersebut cenderung terbentuk dengan baik.
Seperti Apa Bentuk Tujuan Proyek di Berbagai Kategori?
Setiap kategori pekerjaan menghasilkan jenis tujuan yang berbeda, tetapi strukturnya tetap sama: satu hasil yang luas, tanpa metrik yang terlihat, dan sasaran yang mencakup angka-angka.
Berikut adalah contoh-contoh tujuan proyek dari enam jenis proyek yang umum.
| Kategori | Tujuan proyek | Tujuan pendukung |
|---|---|---|
| Pendapatan | Memperluas jangkauan ke segmen pasar menengah | Tingkat konversi dari demo ke penutupan di atas 18%; 30 klien baru per kuartal; nilai rata-rata transaksi di atas $25K |
| Pengurangan biaya | Hilangkan proses serah terima manual antara tim penjualan dan tim pemenuhan pesanan | Mengurangi langkah-langkah proses dari 9 menjadi 4; memangkas waktu siklus sebesar 35%; menurunkan tingkat kesalahan di bawah 2% |
| Kualitas produk | Tingkatkan keandalan alur proses checkout | 99. Waktu operasional 95% pada tahap pembayaran; tingkat kesalahan di bawah 0,3%; penurunan tingkat keranjang belanja yang ditinggalkan sebesar 10 poin |
| Pengalaman karyawan | Persingkat siklus perekrutan untuk posisi di bidang teknik | Waktu hingga penawaran kerja di bawah 21 hari; tingkat pengunduran diri kandidat di bawah 15%; kepuasan manajer perekrutan di atas 4,2/5 |
| Kepatuhan | Sesuaikan penanganan data dengan persyaratan SOC 2 | Tidak ada temuan audit kritis; 100% dokumen kebijakan telah diperbarui; 95% pelatihan tim telah diselesaikan |
| Retensi pelanggan | Kurangi tingkat churn dalam 90 hari pertama | 70% mencapai tonggak aktivasi pada hari ke-14; NPS di atas 40 pada hari ke-60; permintaan pembatalan dini turun 25% |
Cara Menetapkan Tujuan Proyek di ClickUp
Hierarki ClickUp berhasil melakukan apa yang sering gagal dilakukan oleh pengaturan tujuan pada umumnya: menghubungkan tujuan dengan pekerjaan. Anda menetapkan tujuan sebagai Daftar atau Ruang. Sasaran-sasaran berada di bawahnya sebagai tugas. Setiap tugas memiliki pemilik, tanggal jatuh tempo, status, dan Bidang Kustom untuk metriknya.
Cara kerjanya: ketika seseorang menyelesaikan suatu tugas, angka-angka tersebut berubah secara otomatis. Tidak ada yang perlu memperbarui pelacak terpisah.
Anda tidak boleh kehilangan keterkaitan antara tujuan dan pelaksanaannya di sini karena keduanya tidak berada di alat yang berbeda. Inilah contoh penerapan penetapan tujuan proyek dengan ClickUp dalam praktiknya:
- Pecah sasaran menjadi Sprint. Ubah setiap sasaran menjadi sebuah Sprint. Tetapkan poin berdasarkan tingkat kesulitan. Sprint di ClickUp memantau seberapa cepat tim Anda bergerak melalui siklus, membawa pekerjaan yang belum selesai ke sprint berikutnya, dan menunjukkan kepada Anda di tengah sprint apakah Anda akan mencapai target. Status Kustom menunjukkan apakah pekerjaan telah selesai. Tanggal jatuh tempo memastikan tenggat waktu dipatuhi
- Lihat kemajuan tujuan tanpa perlu bertanya kepada siapa pun. Dasbor ClickUp mengambil data real-time dari tugas, Bidang Kustom, dan pelacakan waktu ke dalam laporan visual. Grafik burndown menunjukkan apakah Anda tertinggal dari jadwal pada pertengahan sprint. Kartu baterai memproyeksikan seberapa dekat suatu metrik dengan targetnya. Anda juga dapat membagikan tautan tersebut kepada pemangku kepentingan agar mereka tetap mendapat informasi terbaru
- Deteksi sasaran yang mulai melenceng sejak dini. ClickUp Brain memiliki konteks mengenai segala hal di ruang kerja Anda. Minta ringkasan kemajuan darinya. Fitur ini menggabungkan penyelesaian tugas, item yang terlambat, dan perubahan ruang lingkup menjadi satu jawaban. Anda dapat melihat apa yang tertinggal sebelum rapat tinjauan berikutnya
- Otomatiskan proses check-in mingguan. Buatlah Super Agent yang berjalan sesuai jadwal. Super Agent ini akan menulis pembaruan status, menandai sasaran yang tidak sesuai rencana, dan memposting ringkasannya ke saluran Doc atau Chat. Proses check-in ini akan tetap berjalan terlepas dari apakah ada yang ingat untuk melakukannya atau tidak
Super Agents ClickUp cukup memahami pekerjaan Anda sehingga dapat menetapkan tujuan proyek dan melakukan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapainya. Tonton cara menyiapkan AI Agents pertama Anda dalam hitungan menit.
- Peta ketergantungan antar sasaran. Ketika satu sasaran menghambat sasaran lainnya, Tampilan Diagram Gantt ClickUp akan menampilkannya. Pindahkan satu tugas, dan tenggat waktu di tahap berikutnya akan bergeser mengikuti perubahan tersebut. Aktifkan Jalur Kritis untuk melihat sasaran mana yang memengaruhi jadwal Anda
Keterbatasan yang jujur: ClickUp adalah platform kerja yang lengkap. Jika tim Anda hanya perlu menulis tiga tujuan dan meninjaunya sekali setiap kuartal, pengaturan ini lebih dari yang Anda butuhkan. Tim yang beralih dari spreadsheet juga akan membutuhkan waktu untuk mempelajari sistem ini, karena Anda akan mempelajari manajemen proyek sekaligus pelacakan tujuan.
Cocok untuk: Tim yang ingin kemajuan tujuan berasal dari pekerjaan yang telah diselesaikan, bukan dari pembaruan manual.
Lewati bagian ini jika: Anda membutuhkan alat OKR khusus seperti Microsoft Viva Goals, Perdo, atau Weekdone, dengan siklus evaluasi formal yang melibatkan berbagai departemen. Atau jika spreadsheet sudah memenuhi kebutuhan Anda.
Memahami Tujuan dan Sasaran Proyek Melalui Contoh
Berikut adalah beberapa contoh tujuan proyek dan sasaran proyek yang dapat Anda tambahkan ke templat penetapan tujuan Anda sebagai referensi.
Contoh tujuan proyek untuk pengalaman karyawan
Karyawan yang sangat terlibat dan puas merupakan tulang punggung bisnis yang sukses. Oleh karena itu, tujuan proyek yang berfokus pada karyawan akan terlihat seperti ini:
Contoh tujuan #1: Meningkatkan tingkat keterlibatan karyawan
Tujuan proyek:
- Lakukan survei kepuasan karyawan setiap kuartal untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan meningkatkan skor kepuasan karyawan sebesar 5%
- Tawarkan pengaturan kerja yang fleksibel, seperti kerja jarak jauh atau jam kerja fleksibel, untuk meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
- Ciptakan lingkungan kerja yang positif dan inklusif yang membantu karyawan mencapai tujuan pribadi mereka
Contoh tujuan #2: Meningkatkan semangat dan motivasi tim
Tujuan proyek:
- Selenggarakan kegiatan membangun tim setiap kuartal yang berfokus pada komunikasi dan pemecahan masalah untuk meningkatkan kolaborasi dan semangat tim
- Terapkan program pengakuan dan penghargaan tahunan untuk menghargai upaya tim dan menjaga motivasi tim
- Lakukan pertemuan satu lawan satu setiap minggu dengan anggota tim untuk memberikan umpan balik yang konstruktif dan peluang pengembangan
Contoh tujuan #3: Meningkatkan tingkat retensi karyawan
Tujuan proyek:
- Kembangkan program orientasi dan pelatihan komprehensif selama 90 hari untuk karyawan baru
- Perluas peluang pengembangan profesional dan pertumbuhan karier
- Perkenalkan program bimbingan untuk mendorong pertukaran pengetahuan dan pengembangan keterampilan
Contoh tujuan proyek untuk pelanggan
Tujuan proyek bagi pelanggan sering kali berfokus pada peningkatan pengalaman pelanggan, membangun loyalitas, dan mewujudkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah beberapa contoh tujuan tersebut:
Contoh tujuan #4: Memperluas basis pelanggan
Tujuan proyek:
- Analisis data pelanggan untuk menemukan segmen pasar baru dan yang belum tersentuh serta meningkatkan penetrasi pasar sebesar 10% pada kuartal berikutnya
- Rancanglah kampanye pemasaran yang strategis dan terarah untuk menjangkau 1.000 pelanggan baru dalam tiga bulan ke depan
- Luncurkan program rujukan yang menarik untuk mendorong pemasaran dari mulut ke mulut guna meningkatkan akuisisi pelanggan sebesar 15% melalui rujukan
Contoh tujuan #5: Meningkatkan nilai seumur hidup pelanggan
Tujuan proyek:
- Pantau perilaku dan tren pembelian pelanggan untuk memprediksi kemungkinan terjadinya penjualan, buat daftar pemicu, dan ukur niat
- Identifikasi dan manfaatkan peluang cross-selling dan upselling untuk meningkatkan nilai pesanan rata-rata sebesar 20%
- Terapkan platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk mempersonalisasi hubungan dengan pelanggan
Contoh tujuan #6: Meningkatkan kepuasan pelanggan
Tujuan proyek:
- Sesuaikan pengalaman pelanggan dengan menggunakan analisis data untuk meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 20 poin
- Tingkatkan waktu respons layanan pelanggan sebesar 20% dengan menggunakan chatbot berbasis kecerdasan buatan (AI)
- Kumpulkan umpan balik pelanggan dan kembangkan wawasan yang berdampak besar dan berprioritas tinggi
Contoh tujuan proyek untuk bidang operasional
Ingin merampingkan alur kerja dan operasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas biaya? Berikut adalah beberapa tujuan SMART yang dapat Anda tetapkan untuk mencapai sasaran bisnis tersebut:
Contoh tujuan #7: Meningkatkan efisiensi operasional dan skalabilitas
Tujuan proyek:
- Otomatiskan 40% tugas rutin dan berulang untuk mengurangi upaya manual sebesar 20% dalam enam bulan ke depan
- Analisis tiga proses bisnis inti, identifikasi hambatan, dan lakukan optimasi untuk alur kerja yang lebih lancar
- Gunakan teknologi baru untuk mendukung upaya karyawan dan meningkatkan produktivitas sebesar 15% dalam waktu satu tahun
Contoh tujuan #8: Mengurangi biaya operasional
Tujuan proyek:
- Identifikasi dan hilangkan setidaknya 10% pengeluaran yang boros atau tidak perlu dalam tiga bulan ke depan
- Lakukan transformasi digital pada setidaknya empat proses yang mahal, tidak fleksibel, dan tidak efisien
- Kurangi biaya utilitas sebesar 10% dengan memantau pola konsumsi atau pemanfaatan sumber daya
Contoh tujuan #9: Mengoptimalkan pengelolaan persediaan
Tujuan proyek:
- Manfaatkan perangkat lunak manajemen persediaan untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan memantau tingkat persediaan
- Tingkatkan hubungan dengan pemasok untuk memastikan pengiriman bahan baku atau produk tepat waktu
- Sesuaikan strategi penetapan harga untuk mengurangi stok berlebih sebesar 10% guna menekan biaya penyimpanan dan meningkatkan pendapatan sebesar 5%
Contoh tujuan proyek keuangan
Jika Anda bertujuan untuk meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya operasional, meningkatkan profitabilitas, dan mengoptimalkan arus kas dalam anggaran proyek, pertimbangkan untuk menambahkan contoh-contoh berikut ke dalam proses penetapan tujuan:
Contoh tujuan #10: Mendapatkan pendanaan/modal tambahan
Tujuan proyek:
- Kembangkan rencana proyek yang komprehensif dalam tiga bulan ke depan dan sebarkan dokumen tersebut kepada para pemangku kepentingan
- Identifikasi minimal 25 calon investor, perusahaan modal ventura, atau investor malaikat, dan mulailah menjalin kontak serta membangun hubungan dalam dua bulan ke depan
- Siapkan proyeksi dan perkiraan keuangan untuk kuartal terakhir
Contoh tujuan #11: Meningkatkan arus kas
Tujuan proyek:
- Negosiasikan ketentuan pembayaran yang lebih baik dengan pemasok dan vendor untuk mengurangi utang usaha sebesar 10% dalam tiga bulan ke depan
- Kurangi biaya penyimpanan atau pemeliharaan sebesar 10% pada kuartal berikutnya melalui pengelolaan persediaan yang efektif
- Kurangi rata-rata hari piutang (DSO) sebesar 12% melalui penagihan dan penagihan yang efektif setiap empat bulan
Contoh tujuan #12: Meningkatkan profitabilitas
Tujuan proyek:
- Meluncurkan setidaknya dua produk atau layanan baru untuk menghasilkan pendapatan sekitar $250k dalam enam bulan ke depan
- Kurangi biaya operasional non-inti sebesar 10% dalam tiga bulan ke depan
- Perkenalkan penetapan harga dinamis dan paket produk untuk meningkatkan margin laba sebesar 15%
Contoh tujuan proyek di bidang teknologi
Ingin memanfaatkan teknologi untuk mendorong inovasi, meningkatkan operasional bisnis, memperkuat keamanan, dan memanfaatkan pertumbuhan yang lebih cepat? Berikut adalah beberapa tujuan manajemen proyek untuk sasaran bisnis tersebut:
Contoh tujuan #13: Meningkatkan infrastruktur TI
Tujuan proyek:
- Memigrasikan setidaknya 70% infrastruktur TI ke cloud dalam satu tahun ke depan
- Lakukan peningkatan pada perangkat keras dan perangkat lunak server inti serta peralatan jaringan untuk meningkatkan kecepatan sistem sebesar 25%
- Terapkan perlindungan firewall tingkat lanjut dan sistem deteksi intrusi untuk mengurangi insiden keamanan sebesar 30%
Contoh tujuan #14: Mengoptimalkan dan memusatkan aplikasi perangkat lunak
Tujuan proyek:
- Kembangkan solusi perangkat lunak khusus untuk memenuhi sasaran bisnis tertentu
- Integrasikan ekosistem digital dengan mengganti berbagai alat, platform, dan sistem yang terpisah-pisah dengan platform manajemen proyek terpusat
- Memberikan dukungan teknis berkelanjutan dan pelatihan perangkat lunak kepada 80% karyawan
Contoh tujuan #15: Memperkuat keamanan dan privasi data
Tujuan proyek:
- Lakukan audit keamanan dan pengujian kerentanan setiap dua minggu sekali
- Perkenalkan program pelatihan keamanan siber wajib bagi karyawan dan jadwalkan penilaian setiap bulan
- Kembangkan rencana tanggap insiden kebocoran data yang komprehensif yang dapat diaktifkan dalam waktu 24 jam setelah terjadinya insiden
5 Kesalahan yang Melemahkan Tujuan Proyek
Lima kebiasaan yang dapat melemahkan tujuan proyek: angka yang tidak berdasar, tujuan yang didaur ulang, tujuan yang tidak dimiliki oleh siapa pun, tujuan yang ditujukan kepada pimpinan alih-alih tim, dan sasaran yang dibiarkan stagnan saat pekerjaan terus berjalan. Berikut adalah lima hal yang perlu diwaspadai.
Membiarkan sasaran tetap tidak berubah. Sebuah sasaran yang jelas-jelas sudah melenceng dari jalur tetapi tetap ada dalam dokumen karena mengubahnya terasa seperti mengakui kegagalan, sehingga menimbulkan gesekan. Begitu satu angka terbukti tidak efektif, tim akan meragukan semuanya. Gantilah sasarannya, pertahankan tujuannya
Menetapkan angka sebelum memiliki patokan. Target seperti ‘20%’ atau ‘2x’ tanpa data yang mendukungnya tidak dapat diandalkan. Tim Anda mungkin akan kehilangan keyakinan terhadap tujuan tersebut bahkan sebelum pekerjaan dimulai. Tentukan posisi metrik saat ini, lalu tetapkan target yang dapat dipertanggungjawabkan
Menggunakan kembali tujuan proyek sebelumnya. Jika tujuan Anda cocok untuk setiap proyek, itu berarti salah satunya kurang substansial. Hubungkan tujuan tersebut dengan pendorong bisnis spesifik proyek saat ini dan orang-orang yang dimaksudkan untuk dibantu oleh proyek tersebut
Menulis tujuan yang tidak memiliki penanggung jawab. Menentukan pemilik proyek adalah satu hal. Anda juga harus menugaskan tanggung jawab atas tujuan tersebut kepada seseorang. Jika tidak, semua orang akan menganggap bahwa orang lain yang memantau tujuan tersebut. Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk memantau tujuan tersebut, terpisah dari siapa pun yang mengelola tugas-tugasnya.
Membuat rencana tujuan menjadi rumit. Rencana yang sederhana lebih berguna daripada papan inspirasi yang dihias-hias untuk mencapai tujuan. Jika tim tidak dapat menggunakan rencana Anda untuk mengambil keputusan tanpa Anda, berarti rencana tersebut tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Tulis rencana tersebut untuk orang-orang yang melaksanakannya, bukan untuk orang-orang yang menyetujuinya.
Apa Sebenarnya yang Membuat Tujuan Proyek Berhasil?
Sebuah tujuan proyek dianggap efektif jika tim dapat mengutarakannya tanpa perlu memeriksa dokumen dan menggunakannya untuk menyelesaikan perselisihan tanpa perlu mengeskalasi masalah. Itulah standar yang harus dipenuhi. Jika orang-orang masih selalu mengarahkan setiap pertimbangan ke satu pengambil keputusan atau eksekutif, berarti tujuan tersebut belum cukup jelas. Atau, tujuan tersebut telah tersembunyi di balik metrik proyek yang sebenarnya seharusnya termasuk dalam sasaran.
Satu-satunya kesalahan yang dapat merusak segalanya: menggabungkan tujuan dan sasaran menjadi satu pernyataan. Anda mungkin mencapai angka target tetapi melewatkan inti permasalahan, atau Anda gagal mencapai angka target dan menganggap seluruh proyek gagal. Pisahkan kedua hal tersebut. Biarkan tujuan menentukan arah. Biarkan sasaran membuktikan adanya kemajuan.
Mulailah dengan satu tujuan, tiga hingga empat sasaran, dan lakukan evaluasi mingguan terhadap keduanya. Struktur tersebut sudah cukup untuk menjaga kelancaran proyek sejak awal tanpa menjadikan penetapan tujuan sebagai proyek tersendiri.
Agar pemeriksaan tersebut berjalan secara otomatis, atur tujuan Anda di ClickUp secara gratis dan hubungkan langsung ke tugas-tugas yang melaksanakannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Tujuan Proyek
Bagaimana tujuan proyek selaras dengan sasaran bisnis?
Tujuan proyek harus dapat ditelusuri secara langsung ke sasaran perusahaan. Jika tidak, proyek tersebut sulit untuk dibenarkan. Tujuan menyebutkan hasil yang diharapkan (misalnya, ‘meningkatkan pengalaman layanan dukungan’). Sementara itu, sasaran bisnis menjelaskan mengapa hasil tersebut penting bagi perusahaan (retensi, pendapatan, biaya). Bahkan pekerjaan infrastruktur internal pun terkait dengan waktu respons yang lebih cepat atau biaya yang lebih rendah. Jika Anda tidak dapat menunjukkan keterkaitan tersebut, anggaplah hal itu sebagai sinyal untuk menunda sebelum memulai proyek.
Apa perbedaan antara tujuan proyek dan OKR?
Tujuan proyek adalah hasil yang luas dari satu proyek. OKR (Objectives and Key Results) adalah kerangka kerja yang diterapkan di seluruh perusahaan untuk menetapkan dan mengevaluasi tujuan di seluruh tim setiap kuartal. Keduanya saling tumpang tindih: tujuan proyek dipetakan ke ‘Objective’ dalam OKR, sedangkan sasaran yang dapat diukur dipetakan ke ‘Key Results’. OKR menambahkan ritme, seperti siklus kuartalan atau pertemuan evaluasi. Gunakan tujuan proyek sederhana untuk inisiatif tunggal; gunakan OKR formal ketika menyelaraskan berbagai tim menjadi tantangan tersendiri.
Bagaimana cara mengukur tujuan proyek yang tidak dapat diukur secara langsung?
Anda mengukurnya secara tidak langsung, melalui sasaran SMART yang berada di bawahnya. Tujuan tetap bersifat arah; setiap sasaran memiliki metrik dan tenggat waktu (misalnya, “mengurangi waktu respons pertama menjadi kurang dari empat jam dalam enam bulan”). Melacak sasaran-sasaran tersebut memberi tahu Anda apakah tujuan tersebut dapat tercapai. Alat seperti ClickUp mengotomatiskan hal ini dengan menggabungkan Tugas yang terhubung dan kemajuan target ke dalam satu tujuan yang dapat dilacak berdasarkan persentase penyelesaian, sehingga Anda tidak pernah menyederhanakan tujuan menjadi satu angka saja.
Apa perbedaan antara tujuan proyek dan KPI?
Tujuan proyek adalah hasil yang bersifat arah dan terkait dengan inisiatif tertentu: tujuan ini berakhir ketika proyek selesai atau ketika hasilnya telah tercapai. KPI (Key Performance Indicator) adalah metrik operasional berkelanjutan yang tetap berlaku di luar batas waktu proyek mana pun. Contoh tujuan proyek adalah ‘meningkatkan pengalaman layanan pelanggan,’ sedangkan KPI yang dipengaruhinya adalah ‘waktu respons pertama rata-rata.’ Yang satu bersifat sementara dan strategis; yang lain bersifat permanen dan diagnostik.
Apa perbedaan antara tujuan proyek dan visi proyek?
Visi proyek bersifat aspiratif dan seringkali abstrak: ‘menjadi produk yang paling mudah untuk proses onboarding.’ Tujuan proyek cukup konkret untuk dievaluasi pada akhir proyek: ‘meningkatkan proses onboarding bagi pelanggan baru.’ Visi memberikan motivasi; tujuan memberikan arahan. Sebagian besar proyek tunggal membutuhkan tujuan, bukan visi. Visi lebih tepat berada di tingkat program atau portofolio, di mana beberapa proyek mendukung ambisi jangka panjang yang sama.
Apa perbedaan antara tujuan proyek dan hasil kerja?
Tujuan adalah perubahan yang ingin Anda wujudkan. Hasil kerja adalah sesuatu yang nyata yang Anda serahkan. Misalnya, ‘meningkatkan proses orientasi bagi pelanggan baru’ adalah sebuah tujuan. Dan, ‘wizard pengaturan yang didesain ulang’ adalah hasil kerja yang mendukung tujuan tersebut. Hasil kerja adalah keluaran yang dapat Anda centang; sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang seharusnya dihasilkan oleh keluaran-keluaran tersebut.
Apakah sebuah proyek dapat memiliki lebih dari satu tujuan?
Memang bisa, tetapi sebagian besar proyek akan berjalan lebih baik dengan satu tujuan utama, kadang-kadang dua, masing-masing disertai tiga hingga lima sasaran. Jika semuanya dianggap sebagai tujuan, tidak ada yang menjadi prioritas, dan upaya menjadi terpecah-pecah. Lima atau enam tujuan biasanya berarti beberapa di antaranya sebenarnya adalah sasaran yang diberi label yang salah.