Tanyakan kepada anggota dewan portofolio berapa banyak proyek yang mereka hentikan pada kuartal lalu. Jawabannya hampir selalu nol, bahkan ketika dasbor menunjukkan bahwa beberapa proyek berada dalam kondisi yang tidak sehat.
Itulah pola di balik kegagalan sebagian besar implementasi manajemen proyek perusahaan (EPM): perusahaan berinvestasi dalam visibilitas (dashboard, ringkasan, laporan status) tetapi tidak pernah menetapkan aturan yang memungkinkan seseorang menghentikan sementara suatu proyek.
EPM dirancang untuk membantu organisasi besar merencanakan, mengalokasikan sumber daya, dan mengelola proyek-proyek lintas departemen sebagai satu portofolio tunggal. Namun, kenyataannya, delapan insinyur yang sama yang memahami sistem penagihan tersebut ditugaskan di empat inisiatif berbeda. Dan setiap rencana proyek menunjukkan bahwa mereka sepenuhnya tersedia hingga tenggat waktu terlewat.
Manajemen proyek perusahaan dapat mengatasi hal tersebut, namun hanya jika dewan portofolio benar-benar diberi wewenang untuk menolak. Panduan ini membahas perbedaan EPM dengan kantor manajemen proyek (PMO), apa saja yang dibutuhkan oleh kerangka kerja yang efektif, cara mengimplementasikannya, serta cara mengetahui apakah implementasinya berhasil.
TL;DR: Manajemen proyek perusahaan (EPM) memperlakukan setiap proyek dalam suatu organisasi sebagai satu portofolio. EPM memiliki satu titik masuk tunggal, model penilaian, pemeriksaan kapasitas berdasarkan keahlian, dan tinjauan lanjut/tidak lanjut yang terjadwal. Namun, EPM hanya akan berhasil jika ada pihak yang berwenang untuk menunda suatu proyek dan mengalihkan sumber daya manusia ke pekerjaan yang memiliki prioritas lebih tinggi. Oleh karena itu, tentukan terlebih dahulu siapa yang memiliki wewenang tersebut sebelum Anda memilih metodologi atau alat bantu.
PMO memastikan konsistensi pengiriman; EPMO menentukan apa yang akan dikirimkan. Mulailah dengan spreadsheet dan lapisan BI. Beralihlah ke platform manajemen kerja saat Anda membutuhkan data real-time di seluruh tim, atau gunakan suite PPM untuk portofolio yang diatur secara ketat dan membutuhkan modal besar.
Apa Itu Manajemen Proyek Perusahaan?
Manajemen proyek perusahaan menggabungkan semua proyek dalam suatu organisasi menjadi satu portofolio. Satu rangkaian aturan menentukan proyek mana yang disetujui, siapa yang mengerjakan apa, dan bagaimana kemajuan dilaporkan.
Tanpa EPM, proyek-proyek individu mungkin berjalan lancar, namun tujuan perusahaan tetap jauh dari jangkauan. Tim Pemasaran meluncurkan kampanyenya. Tim TI menyelesaikan migrasi platform. Tim Operasional menurunkan biaya per unit. Ketiga proyek tersebut selesai tepat waktu, tetapi tidak menghasilkan kemajuan yang berarti bagi perusahaan secara keseluruhan. Hal ini terjadi karena tidak ada yang mempertanyakan apakah ketiga proyek tersebut memang proyek yang tepat untuk dijalankan secara bersamaan.
Masalah ini semakin parah karena faktor manusia. Sebagian besar karena mereka tidak menyadari apakah mereka telah mengambil terlalu banyak tanggung jawab atau tidak, hingga tenggat waktu terlewat. EPM mengatasi hal ini dengan memantau setiap proyek dan setiap orang secara bersamaan. Tampilan portofolio menunjukkan bahwa seorang insinyur terlibat dalam tiga rencana sebelum satu sprint pun dimulai.
Manajemen proyek perusahaan vs. manajemen proyek tradisional
Manajemen proyek tradisional memastikan satu proyek tetap berjalan sesuai rencana: tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai ruang lingkup. Tugas manajer proyek berakhir ketika proyek tersebut menghasilkan apa yang dijanjikan.
Manajemen proyek perusahaan melihat gambaran besar. Ia mempertanyakan apakah proyek tersebut seharusnya masih berjalan, mengingat segala hal lain yang sedang dilakukan perusahaan saat ini. Sebuah proyek bisa saja memenuhi semua indikator kinerja, namun tetap saja merupakan penggunaan sumber daya manusia yang tidak tepat.
| Dimensi | Manajemen proyek tradisional | Manajemen proyek perusahaan |
|---|---|---|
| Apa yang Anda kelola | Satu proyek | Setiap proyek, sebagai satu portofolio |
| Pertanyaan yang terus Anda ajukan | Apakah kita akan menyelesaikan ini tepat waktu? | Apakah kita masih perlu melakukan hal ini sama sekali? |
| Bagaimana Anda mengukur keberhasilan | Jadwal, anggaran, ruang lingkup | Apakah proyek tersebut benar-benar membawa kemajuan bagi bisnis? |
| Siapa yang melakukan pekerjaan tersebut | Sebuah tim yang ditugaskan untuk proyek ini | Para spesialis yang ditugaskan secara bergantian ke berbagai proyek yang saling bersaing |
| Seperti apa bentuk risiko itu | Risiko di dalam proyek | Tabrakan antarproyek (orang, sistem, dan tenggat waktu yang sama) |
| Siapa yang mengambil keputusan | Manajer proyek dan sponsornya | Sebuah tim lintas fungsi yang memandang seluruh portofolio secara menyeluruh |
| Seberapa jauh ke depan Anda merencanakan | Proses proyek ini dari awal hingga akhir | Kuartal bergulir dan siklus tahunan |
| Keputusan tersulit | Menyesuaikan jadwal | Menunda proyek yang berjalan lancar |
Membatalkan proyek yang sedang berjalan lancar lebih sulit daripada merevisi jadwal, karena sumber daya manusia dan anggaran harus dialihkan ke hal yang lebih dibutuhkan bisnis saat ini. Keputusan tersebut memerlukan seseorang yang dapat memantau setiap proyek dan memiliki wewenang untuk mengambil keputusan.
Apa perbedaan antara PMO dan EPMO?
Kantor Manajemen Proyek (PMO) membantu memastikan proyek-proyek berjalan dengan baik. PMO mengelola templat, proses, dan pelatihan yang memastikan tim bekerja secara konsisten. Namun, hal yang biasanya tidak dapat dilakukan PMO adalah memutuskan proyek mana yang seharusnya dijalankan oleh perusahaan sejak awal. Keputusan tersebut berada di tingkat yang lebih tinggi dari PMO.
Kantor Manajemen Proyek Perusahaan (EPMO) memutuskan proyek mana yang disetujui, memeriksa apakah perusahaan memiliki sumber daya manusia dan anggaran yang cukup untuk melaksanakannya, serta mengevaluasi proyek yang sedang berjalan untuk menentukan apakah proyek tersebut layak dilanjutkan. EPMO melapor langsung kepada pimpinan eksekutif karena keputusan-keputusan tersebut memerlukan persetujuan pada tingkat tersebut.
EPMO yang tidak bisa menolak sebuah proyek hanyalah PMO dengan beban operasional yang lebih besar. Pilihan antara keduanya bergantung pada struktur PMO dan model operasionalnya.
Manfaat Manajemen Proyek Perusahaan
Manajemen proyek perusahaan memberikan empat keuntungan konkret: visibilitas lebih awal terhadap konflik sumber daya, lebih sedikit proyek yang tumpang tindih, keputusan prioritas berdasarkan kriteria bukan politik, serta akuntabilitas yang melampaui tahap penyelesaian.
- Deteksi dini konflik sumber daya. Tiga proyek masing-masing berencana meluncurkan perubahan yang berdampak pada pelanggan dalam sprint yang sama. Setiap pemimpin proyek memeriksa jadwal mereka sendiri; tidak ada yang memeriksa ketersediaan tim dukungan untuk menangani ketiga peluncuran tersebut secara bersamaan. Tampilan portofolio menampilkan komitmen-komitmen tersebut berdampingan. Konflik tersebut menjadi terlihat selama perencanaan kapasitas, cukup dini untuk mengatur peluncuran secara bertahap
- Lebih sedikit proyek yang tumpang tindih. Jika dua tim yang berbeda masing-masing memesan alat alur kerja onboarding dan mengirimkannya melalui saluran yang berbeda, keduanya tidak saling mengetahui. Satu saluran penerimaan menempatkan setiap permintaan dalam antrean yang sama. Seseorang akan menyadari adanya tumpang tindih sebelum mendanai pekerjaan yang sama dua kali
- Penetapan prioritas proyek yang lebih adil. Tanpa model bersama, persetujuan proyek sering kali bergantung pada siapa yang paling berpengaruh di ruangan tersebut. Model penilaian mengubah hal itu. Setiap proyek dinilai berdasarkan faktor-faktor yang sama: dampak pendapatan yang diharapkan, biaya, waktu penyelesaian, dan kesesuaian strategis. Proyek dengan skor tertinggi akan didanai terlebih dahulu, terlepas dari departemen mana yang mengusulkannya
- Akuntabilitas yang melampaui tahap penyelesaian. Tata kelola portofolio melakukan evaluasi berbulan-bulan setelah penyelesaian untuk memastikan apakah kasus bisnisnya masih berlaku. Evaluasi tersebut memastikan keakuratan perkiraan pada putaran berikutnya. Kasus bisnis menjanjikan penurunan 20% dalam jumlah tiket dukungan. Enam bulan kemudian, jumlah tiket tetap stabil. Hal ini memengaruhi cara Anda menilai proposal berikutnya dari tim yang sama
Mengapa Sebagian Besar Program EPM Gagal Memperbaiki Portofolio?
Sebagian besar program EPM gagal karena mereka membangun lapisan visibilitas tanpa membangun lapisan pengambilan keputusan. Dasbor, ringkasan portofolio, dan laporan status dapat menunjukkan segala hal yang sedang terjadi. Namun, jika tidak ada yang memiliki wewenang tertulis untuk menunda atau menghentikan sesuatu, visibilitas sebesar apa pun tidak akan membuat perbedaan.
Antonio Nieto-Rodriguez, penulis buku panduan HBR Project Management Handbook, menjelaskan pola tersebut:
Terlalu banyak proyek, dan terlalu sedikit yang benar-benar penting.
Terlalu banyak proyek, dan terlalu sedikit yang benar-benar penting.
Para pemimpin menyadari bahwa mereka kewalahan. Namun, mereka tetap tidak membatalkan apa pun, karena menghentikan sebuah proyek terasa seperti mengakui bahwa proyek tersebut adalah sebuah kesalahan. Solusinya dimulai dari budaya:
- Tetapkan batas waktu untuk inisiatif agar memiliki titik akhir yang jelas
- berikan penghargaan kepada para pemimpin yang mengembalikan sumber daya manusia dan anggaran kepada perusahaan
- Alokasikan sumber daya yang telah dibebaskan ke pekerjaan dengan prioritas lebih tinggi.
Mendefinisikan ulang pembatalan sebagai realokasi dapat menghilangkan stigma tersebut. Namun, tidak ada cara yang jelas untuk membatalkan proyek yang tidak pernah disetujui dengan benar.
Jika sebuah proyek masuk ke dalam portofolio tanpa hasil yang jelas dan sponsor yang ditunjuk, tidak ada tolok ukur yang dapat digunakan untuk mengevaluasinya di kemudian hari. Setiap diskusi mengenai apakah proyek tersebut harus dihentikan akan berubah menjadi sekadar opini. Bangunlah mekanisme seleksi proyek terlebih dahulu, dan keputusan untuk menghentikannya akan menjadi pertanyaan yang dapat Anda jawab dengan bukti.
Apa Saja yang Termasuk dalam Kerangka Kerja Manajemen Proyek Perusahaan yang Efektif?
Kerangka kerja EPM yang efektif terdiri dari delapan komponen. Tiga komponen pertama mengontrol apa yang masuk ke dalam portofolio. Tiga komponen berikutnya memastikan proyek-proyek yang sedang berjalan berjalan sesuai rencana. Dua komponen terakhir membuat keseluruhan proses dapat dipahami pada tingkat portofolio. Kedelapan komponen tersebut mengasumsikan bahwa sudah ada pihak yang memiliki wewenang tertulis untuk menolak.
- Satu saluran masuk tunggal. Setiap proyek yang diusulkan masuk melalui satu jalur dengan hasil yang telah ditetapkan, sponsor yang ditunjuk, perkiraan pemanfaatan sumber daya, dan tujuan strategis yang ingin dicapai. Jalur masuk alternatif ke dalam portofolio berarti pandangan terhadap portofolio tersebut sudah tidak lengkap sejak hari pertama
- Pemeriksaan kapasitas. Setelah permintaan diberi skor, daftar peringkat tersebut diuji berdasarkan ketersediaan tenaga kerja berdasarkan keahlian, bukan jumlah karyawan. Misalnya, Anda mungkin memiliki 200 insinyur, tetapi jika hanya empat di antaranya yang menguasai sistem pembayaran, keempat orang itulah yang menjadi kendala sesungguhnya.
- Jalur persetujuan yang jelas. Proyek di atas garis tersebut dimulai dengan tim yang berkomitmen, sedangkan proyek di bawah garis tersebut mendapat penolakan yang tegas. Hal ini mencegah proyek terombang-ambing, di mana proyek tersebut belum disetujui, tetapi tidak ada yang memberi tahu tim untuk menghentikan perencanaan proyek tersebut.
- Sebuah garis dasar untuk setiap proyek. Pada saat persetujuan, catat hasil yang diharapkan, biaya, dan tanggal penyelesaian. Garis dasar tersebut menjadi acuan untuk setiap keputusan di masa depan mengenai apakah proyek tersebut harus dilanjutkan atau dihentikan.
- Siklus tinjauan rutin. Rapat terjadwal di mana setiap proyek yang sedang berjalan mendapatkan keputusan lanjut atau hentikan berdasarkan kemajuan terhadap garis dasar (baseline)-nya. Tanpa ritme yang tetap, tinjauan hanya dilakukan ketika terjadi masalah, dan pada saat itu, biaya untuk menghentikan proyek sudah jauh lebih tinggi.
- Peta ketergantungan. Beberapa proyek berbagi sistem, tim, atau data. Ketika salah satu proyek tersebut mengalami keterlambatan, proyek-proyek lainnya juga ikut terdampak. Peta ketergantungan menunjukkan hubungan-hubungan tersebut sebelum keterlambatan pada satu proyek berdampak berantai ke proyek-proyek lainnya
- Metode pelaksanaan standar per jenis pekerjaan. Beberapa pekerjaan cocok dengan manajemen proyek agile; pekerjaan lain cocok dengan pendekatan waterfall. Pilih metode yang sesuai dengan jenis pekerjaan tersebut, dan standarkan cara pelaporan kemajuan masing-masing. Tampilan portofolio tetap konsisten terlepas dari metode pelaksanaan yang digunakan
- Satu lapisan pelaporan. Bangun dasbor portofolio proyek yang mengambil data langsung dari pekerjaan itu sendiri. Ketika Anda mengandalkan orang untuk mengisi pembaruan status secara manual, informasi tersebut sudah usang pada saat seseorang membacanya
Cara Menerapkan Manajemen Proyek Perusahaan
Menerapkan manajemen proyek perusahaan memerlukan tujuh langkah: mendata proyek yang sedang berjalan, menentukan siapa yang berwenang mengambil keputusan, membangun sistem penyaringan awal, memprioritaskan pekerjaan berdasarkan kapasitas, menstandarkan pelaporan, menetapkan siklus tinjauan, dan memantau manfaat setelah penyelesaian.
1. Identifikasi proyek-proyek yang sedang berjalan
Sebelum merancang apa pun, hitunglah proyek-proyek yang sudah berjalan. Sebagian besar organisasi menemukan lebih banyak proyek aktif daripada yang diperkirakan oleh pimpinan. Terungkap pula jejak pekerjaan yang telah disetujui berbulan-bulan lalu, baru setengah dimulai, dan tidak pernah ditutup secara resmi. Namun, Anda mungkin masih menemukan orang-orang yang menghabiskan 10 jam seminggu untuk proyek yang tidak dipantau oleh siapa pun. Selama hal itu belum terungkap, angka kapasitas Anda akan salah.
Untuk setiap proyek yang Anda temukan, catat tiga hal berikut:
- Sponsor: Siapa yang menyetujui ini dan siapa yang bertanggung jawab atasnya
- Status: Apakah statusnya aktif, terhenti, atau secara efektif ditinggalkan
- Jumlah orang yang terlibat: Berapa banyak orang yang mengerjakannya, dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk itu
Jangan mencoba membersihkan apa pun selama langkah ini. Tujuannya adalah perhitungan yang jujur. Anda akan memutuskan apa yang akan dipertahankan dan apa yang akan dihentikan setelah Anda memiliki gambaran lengkap.
Kiat Pro: Diskusikan dengan kepala departemen secara individu, bukan dalam rapat kelompok. Proyek yang tidak ada yang mau membelanya akan tetap tersembunyi dalam rapat bersama.
2. Tetapkan wewenang pengambilan keputusan sebelum proses dimulai
Tuliskan siapa yang memegang wewenang pada setiap tingkat dalam portofolio: menyetujui pekerjaan baru, memperlambat proyek yang sedang berjalan, dan menghentikan proyek sepenuhnya. Tetapkan batas pengeluaran untuk setiap tingkat. Misalnya, kepala departemen menyetujui proyek dengan anggaran di bawah $100K, sedangkan dewan portofolio menyetujui proyek dengan anggaran di atas angka tersebut.
Pastikan hal ini sudah jelas sebelum memilih rencana proyek atau alat bantu. Dokumen kewenangan pengambilan keputusan harus mencantumkan peran, batas pengeluaran, dan jalur eskalasi untuk setiap tingkatan. Tanpa dokumen tersebut, program EPM Anda akan menghabiskan tahun pertamanya hanya untuk menghasilkan laporan yang tidak menghasilkan apa-apa.
Langkah ini juga merupakan titik di mana sebagian besar pekerjaan manajemen perubahan berlangsung, karena sentralisasi persetujuan berarti para kepala departemen kehilangan hak untuk menyetujui proyek mereka sendiri. Sebutkan pertukaran ini secara terbuka: mereka melepaskan hak persetujuan sepihak sebagai ganti jalur yang lebih cepat untuk mendapatkan dukungan dari orang-orang yang berkomitmen ketika proyek mereka mendapat penilaian yang baik.
Jika wewenang penuh terhambat di tingkat eksekutif, batasi cakupannya pada proyek percontohan dengan para sponsor yang sudah mendukung: satu tinjauan triwulanan terhadap 15 proyek teratas, dengan kewenangan untuk menunda salah satunya. Hal ini memberi kesempatan pada proses tersebut untuk membuktikan bahwa ia dapat memberikan persetujuan lebih cepat sebelum para skeptis harus ikut terlibat.
3. Bangun gerbang penerimaan
Salurkan semua permintaan proyek baru melalui satu proses penerimaan proyek. Setiap permintaan harus menjawab empat pertanyaan sebelum dimasukkan ke dalam antrian:
- Apa yang dihasilkan oleh proyek ini? Hasil yang spesifik, bukan tujuan yang samar seperti ‘meningkatkan pengalaman pelanggan ’
- Siapa yang menjadi sponsornya? Seorang individu yang ditunjuk dan bertanggung jawab atas keberhasilan proyek tersebut
- Siapa saja orang dan keterampilan apa yang dibutuhkan? Dinyatakan berdasarkan peran dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan, karena jumlah karyawan saja tidak dapat dibandingkan dengan kapasitas
- Tujuan strategis apa yang didukung oleh proyek ini? Sebutkan tujuan spesifik perusahaan yang didukung oleh proyek ini
Tolak pengajuan yang tidak jelas. Jika sebuah permintaan tidak dapat menjawab empat pertanyaan ini dengan jelas, kembalikan permintaan tersebut.
4. Prioritaskan pekerjaan berdasarkan kapasitas
Setelah gerbang penerimaan Anda memiliki antrean permintaan yang telah disaring, Anda perlu menentukan urutan dimulainya proyek-proyek tersebut dan berapa banyak yang dapat dijalankan secara bersamaan. Gunakan model penilaian Anda untuk mengurutkan antrean tersebut. Hal itu akan memberi Anda urutan. Namun, urutan tersebut belum menjadi rencana.
Langkah selanjutnya adalah memeriksa apakah Anda benar-benar memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk menjalankan proyek-proyek prioritas teratas secara bersamaan. Periksa setiap proyek dan identifikasi siapa saja yang dibutuhkan, berdasarkan keahliannya. Hitung total kebutuhan sumber daya dari semua proyek tersebut. Jika seorang insinyur basis data muncul di tiga rencana proyek dengan beban kerja 80% di masing-masing proyek, Anda menghadapi masalah kapasitas yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan memprioritaskan proyek-proyek tersebut. Ada proyek yang harus diturunkan prioritasnya atau dimulai lebih lambat.
Template Portofolio Manajemen Proyek ClickUp memberikan titik awal bagi Anda. Ini adalah folder siap pakai di mana setiap proyek merupakan tugas dengan kolom untuk departemen, fase, prioritas, perkiraan waktu, dan metrik keberhasilan. Tambahkan kolom skor, serta kebutuhan keterampilan dan kapasitas yang dialokasikan; urutkan daftar tersebut, dan kelebihan alokasi akan terlihat sebelum Anda menetapkan tanggal mulai.
Untuk setiap proyek yang lolos tahap ini, catat hasil yang disetujui, biaya, dan tanggal penyelesaian. Itulah patokan yang akan digunakan sebagai acuan untuk mengukur setiap keputusan selanjutnya mengenai apakah proyek akan dilanjutkan atau dihentikan.
5. Standarkan cara pelaporan kemajuan proyek
Proyek yang berbeda akan menggunakan metode pelaksanaan yang berbeda pula. Yang penting adalah setiap proyek melaporkan kemajuannya dengan cara yang sama. Tampilan portofolio harus mudah dibaca tanpa perlu menerjemahkan format masing-masing tim.
Setiap proyek, terlepas dari cara pengelolaannya, harus melaporkan empat hal berikut:
- Status: Sesuai rencana, berisiko, atau terhambat
- Keyakinan: Penilaian jujur dari pemimpin proyek mengenai apakah tenggat waktu dapat dipenuhi
- Pengeluaran terhadap anggaran dasar: Perbandingan antara biaya aktual dengan anggaran yang telah disetujui
- Kondisi ketergantungan: Apakah proyek tersebut sedang menunggu sesuatu di luar kendalinya
Pilih satu format dan pastikan setiap tim menggunakannya. Proses tinjauan portofolio akan berantakan jika Anda membandingkan diagram Gantt dari satu tim dengan tangkapan layar papan Kanban dari tim lain.
6. Tetapkan siklus tinjauan
Jadwalkan tinjauan portofolio secara berkala. Baik bulanan maupun triwulanan, pilih yang sesuai dengan kecepatan pelaksanaan proyek Anda.
Dalam setiap tinjauan, tinjau setiap proyek yang sedang berjalan dan putuskan: lanjutkan, tunda, atau hentikan. Jangan biarkan ada proyek yang terlewat dari pembahasan. Proyek-proyek yang tidak dibahas biasanya adalah proyek-proyek yang seharusnya sudah dihentikan sejak lama.
Minta setiap pemimpin proyek untuk membawa ringkasan: apa yang direncanakan, apa yang sebenarnya terjadi, apa yang berisiko, dan rekomendasi mereka. Jika mereka datang tanpa persiapan, Anda akan menghabiskan seluruh rapat untuk pembaruan status dan keluar tanpa satu keputusan pun.
Lihat bagaimana AI dapat membantu Anda mengubah seperempat data proyek menjadi presentasi tinjauan yang dapat dibagikan dalam hitungan detik:
7. Pantau manfaat setelah penyelesaian
Anda telah mencatat baseline untuk setiap proyek yang disetujui pada Langkah 4. Ada dua titik penilaian yang penting: 6 bulan dan 12 bulan setelah peluncuran. Bandingkan angka aktual dengan baseline tersebut.
Tiga hal yang membuat pemeriksaan ini bermanfaat, bukan sekadar formalitas:
- Gunakan metrik yang sama dengan yang digunakan dalam analisis kelayakan bisnis. Jika proposal menjanjikan pengurangan 20% dalam jumlah tiket dukungan, ukur jumlah tiket dukungan tersebut. Jangan menggantinya dengan metrik lain yang terlihat lebih baik.
- Bicaralah dengan orang-orang yang mengerjakan proyek tersebut. Sponsor telah menyetujui proyek tersebut dan memiliki alasan untuk menyebutnya sukses. Tim yang menggunakan hasilnya setiap hari akan memberi tahu Anda apakah proyek tersebut benar-benar membawa perubahan.
- Gunakan hasil tersebut sebagai masukan untuk proses seleksi. Jika tiga proyek terakhir suatu departemen semuanya gagal mencapai setengah dari ROI yang diproyeksikan, pola tersebut seharusnya memengaruhi cara Anda menilai proposal mereka berikutnya. Proyek-proyek yang telah selesai seharusnya memengaruhi cara Anda mengevaluasi proyek-proyek baru.
Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Implementasi EPM?
Proses EPM generasi pertama—yang dilengkapi dengan gerbang penerimaan yang berfungsi, daftar pekerjaan yang telah diberi skor, dan siklus tinjauan triwulanan—biasanya membutuhkan waktu satu hingga dua kuartal untuk dapat beroperasi. Jangka waktu tersebut mencakup inventarisasi, keputusan tata kelola proyek yang biasanya dibahas lebih lama dari yang diperkirakan oleh sebagian besar organisasi, serta siklus tinjauan yang cukup untuk membuktikan bahwa proses tersebut berfungsi.
Mencapai kematangan penuh membutuhkan waktu lebih lama. Penerapan pelacakan manfaat dan penyempurnaan model penilaian berdasarkan hasil nyata biasanya memakan waktu dua hingga empat siklus kuartalan. Perubahan ini biasanya terjadi setelah tinjauan kedua atau ketiga, saat proyek benar-benar dihentikan sementara, dan sumber daya yang terbebas dialihkan ke pekerjaan dengan prioritas lebih tinggi.
Kesalahannya adalah menunggu hingga semuanya dirancang. Lakukan tinjauan pertama dengan data yang Anda miliki. Tinjauan portofolio kasar yang menghasilkan satu keputusan nyata lebih berharga daripada enam bulan merancang kerangka kerja yang belum teruji.
Bagaimana Cara Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek Perusahaan?
Perangkat lunak manajemen proyek perusahaan terbagi menjadi tiga kategori: rangkaian PPM khusus, spreadsheet dengan lapisan pelaporan, dan platform manajemen kerja dengan penggabungan portofolio. Masing-masing kategori tersebut memecahkan masalah yang berbeda.
| Pendekatan | Keunggulan | Titik lemah | Paling cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Paket PPM khusus | Laporan keuangan portofolio hingga ke sen: perencanaan modal, nilai yang diperoleh, pemodelan skenario | Pelaksanaan harian dilakukan di tempat lain; membutuhkan administrator khusus | Portofolio yang diatur dan padat modal dengan EPMO yang didanai |
| Spreadsheet ditambah lapisan BI | Cocok untuk model tata kelola apa pun, biayanya hampir tidak ada, dan mudah diubah | Data dimasukkan secara manual, sehingga selalu tertinggal satu minggu | Proses EPM generasi pertama yang masih dalam tahap pengembangan |
| Platform manajemen kerja | Tampilan portofolio mengambil data dari tugas yang sedang berjalan, bukan dari email status | Lebih mendalam mengenai keuangan portofolio dan nilai yang diperoleh | Portofolio lintas fungsi di mana koordinasi dan data terkini menjadi hal yang paling penting |
Baru mengenal earned value? Gunakan Kalkulator Manajemen Nilai Tercapai (Earned Value Management) gratis dari ClickUp untuk melihat bagaimana CPI, SPI, dan EAC bekerja dengan angka-angka Anda sendiri sebelum memutuskan untuk menggunakan rangkaian PPM yang lengkap.
Paket perangkat lunak PPM khusus
Planview, Broadcom Clarity, dan Oracle Primavera P6 dirancang khusus untuk manajemen keuangan portofolio. Perencanaan modal, nilai yang diperoleh (earned value), pemodelan skenario, dan peramalan sumber daya multi-tahun merupakan inti dari fungsi-fungsi utama mereka. Primavera P6, khususnya, menjadi pilihan utama dalam manajemen proyek teknik dan konstruksi berskala besar, di mana jadwal proyek berlangsung selama bertahun-tahun dan pelaporan kontrak bersifat wajib.
Apa yang berhasil:
- Ketepatan keuangan pada skala portofolio: Anggaran, realisasi, dan jadwal terintegrasi dalam satu model, sehingga keterlambatan milestone proyek langsung menampilkan dampaknya terhadap biaya pada hari yang sama. Jika kewajiban pelaporan Anda memerlukan perhitungan nilai yang diperoleh (earned value) atau peramalan modal, kategori ini sudah mendukungnya secara bawaan
- Perencanaan multi-tahun: Buat model portofolio tiga tahun dengan pendanaan bertahap dan lihat bagaimana penundaan enam bulan pada satu program memengaruhi anggaran di seluruh program lainnya
- Dirancang untuk audit: Industri yang diatur oleh peraturan memerlukan jejak siapa yang menyetujui apa dan kapan. Paket perangkat lunak ini dirancang berdasarkan persyaratan tersebut
Keterbatasan:
- Pekerjaan sehari-hari dilakukan di tempat lain: Tim jarang melaksanakan tugas mereka di dalam suite PPM. Mereka bekerja di alat lain, dan seseorang memasukkan kembali data kemajuan ke dalam suite tersebut. Laporan keuangan sangat akurat hingga sen terakhir untuk angka-angka yang baru diterima seminggu terlambat
- Anda memerlukan seorang administrator khusus: Platform-platform ini memerlukan konfigurasi, pelatihan, dan pemeliharaan berkelanjutan. Platform-platform ini tidak dapat berjalan dengan sendirinya
Lewati bagian ini jika: Portofolio Anda terdiri dari kurang dari 30 proyek dan kebutuhan pelaporan Anda bersifat strategis, bukan finansial. Anda akan membayar untuk fitur presisi yang tidak akan Anda gunakan.
Cocok untuk: Portofolio yang diatur oleh regulasi dan padat modal, di mana pelaporan keuangan merupakan kewajiban kontraktual, serta EPMO memiliki staf khusus untuk mengelola alat tersebut.
Lembar kerja dengan lapisan pelaporan
Sebuah spreadsheet portofolio yang terkelola dan terintegrasi dengan Power BI atau Tableau seringkali merupakan solusi yang tepat, lebih sering daripada yang akan dikatakan oleh para vendor. Biayanya hampir tidak ada dan cocok dengan model tata kelola apa pun yang Anda rancang.
Apa yang berhasil dengan baik:
- Fleksibel saat kerangka kerja masih dalam tahap penyempurnaan: Ubah model penilaian, tambahkan kolom, atau susun ulang seluruh lembar kerja dalam satu sore. Jika Anda mengunci proses ke dalam perangkat lunak sebelum proses tersebut berhenti berubah, Anda akan terus berjuang melawan alat tersebut setiap kali ingin melakukan penyesuaian.
- Tidak ada masalah adopsi: Semua orang sudah tahu cara menggunakan spreadsheet. Tidak ada waktu yang dihabiskan untuk pelatihan alat, sehingga seluruh waktu dapat difokuskan pada proses
Keterbatasan:
- Data selalu usang: Setiap angka dimasukkan secara manual, sehingga tampilan portofolio paling banter hanya mencerminkan keadaan minggu lalu
- Menemui kendala seiring pertumbuhan skala: Begitu lebih dari segelintir orang perlu mempercayai angka yang sama pada hari yang sama, pengendalian versi dan entri manual menjadi masalah serius
Lewati bagian ini jika: Lebih dari satu orang mengedit lembar kerja ini, atau dewan direksi mengadakan rapat bulanan dan mengharapkan angka-angka untuk minggu ini.
Cocok untuk: Organisasi yang sedang membangun proses EPM pertamanya, di mana penerapan tata kelola yang tepat menjadi prioritas sebelum berinvestasi pada perangkat lunak. ye
Platform manajemen kerja dengan penggabungan portofolio
Asana, monday.com, Smartsheet, dan Wrike berada di segmen menengah: memiliki fitur keuangan portofolio yang lebih sedikit dibandingkan suite PPM, namun memiliki struktur yang jauh lebih terorganisir daripada spreadsheet, dan pekerjaan sehari-hari dilakukan langsung di dalam alat tersebut.
Apa yang berhasil:
- Tampilan portofolio diperbarui secara otomatis: Karena tim melakukan pekerjaan mereka di dalam alat tersebut, data yang menjadi sumber portofolio selalu terkini. Tidak ada yang perlu mengisi laporan status terpisah
- Data kapasitas mencerminkan kenyataan: Alat ini menunjukkan siapa yang ditugaskan untuk apa di setiap proyek. Kelebihan alokasi langsung terlihat
- Fitur AI semakin berkembang: Ringkasan, penandaan risiko, dan pembuatan status otomatis kini tersedia dalam berbagai tingkat. Uji fitur-fitur ini dengan data Anda sendiri untuk mendapatkan hasil yang akurat
Keterbatasan:
- Fitur keuangan portofolio yang lebih terbatas: Jika Anda membutuhkan manajemen nilai yang diperoleh (EVM) atau peramalan modal multi-tahun sebagai fungsi inti, platform-platform ini tidak akan sebanding dengan rangkaian perangkat lunak PPM khusus.
- Penerapan EPM bergantung pada tim yang menggunakan alat ini dalam pekerjaan sehari-hari: Kualitas data bergantung pada kedisiplinan tim dalam memperbarui tugas. Jika setengah dari tim Anda bekerja di luar platform, tampilan portofolio akan mengalami celah
Lewati bagian ini jika: EPMO Anda bertanggung jawab kepada CFO yang menyetujui rencana modal, atau kontrak mengharuskan pelaporan nilai yang diperoleh.
Cocok untuk: Portofolio lintas fungsi yang mengutamakan koordinasi dan data terkini.
Apa Saja Contoh Proyek Perusahaan?
Proyek perusahaan melintasi batas unit bisnis dalam hal cakupan, pendanaan, atau ketergantungan. Hal ini membuatnya masuk ke dalam tata kelola portofolio. Berikut gambaran penerapannya dalam tiga skenario umum.
1. Penggantian sistem ERP atau sistem inti
Sebuah perusahaan sedang mengganti sistem keuangannya. CFO menjadi sponsor proyek ini. Secara teori, ini adalah proyek TI. Namun dalam praktiknya, proyek ini melibatkan bagian pengadaan, SDM, manufaktur, dan pelaporan, karena setiap departemen memasukkan data ke dalam sistem atau mengambil laporan darinya.
- Pengadaan: Membutuhkan sistem baru untuk mengelola pesanan pembelian dan pembayaran kepada vendor dengan cara yang sama, atau bahkan lebih baik
- HR: Mengelola penggajian melalui sistem yang ada saat ini dan tidak boleh ada waktu henti sama sekali selama proses peralihan
- Manufaktur: Bergantung pada data persediaan yang tersimpan di kolom khusus sistem lama
- Pelaporan: Setiap dasbor eksekutif mengambil data dari basis data terkini dan harus dapat berfungsi sejak hari pertama sistem baru beroperasi
Masalah koordinasi: Setiap departemen memiliki persyaratan dan tekanan tenggat waktu masing-masing. Tanpa tata kelola portofolio, masing-masing departemen bernegosiasi secara terpisah dengan tim TI, dan ruang lingkup proyek pun membengkak hingga jadwal tidak terpenuhi. Tugas di tingkat portofolio adalah menentukan persyaratan departemen mana yang akan dimasukkan ke dalam rilis pertama dan mana yang harus menunggu hingga fase kedua.
Apa yang membedakan pendekatan ini: Ketergantungan terjadi antara proyek dan bagian lain dari bisnis. Setiap departemen sekaligus berperan sebagai pemangku kepentingan, sumber persyaratan, dan pengguna yang perlu tetap bekerja selama proses migrasi.
2. Program kepatuhan regulasi
Sebuah persyaratan pelaporan baru muncul dengan batas waktu eksternal yang tetap. Persyaratan ini tidak dapat dikurangi cakupannya atau diabaikan. Tim hukum bertanggung jawab atasnya, tetapi tim keuangan, TI, dan operasional harus membangun infrastruktur pelaporan.
- Hukum: Menafsirkan peraturan dan menentukan apa saja yang harus dilaporkan
- Keuangan: Membangun alur kerja pengumpulan data dan pelaporan
- IT: Memodifikasi sistem untuk mengumpulkan titik data yang diperlukan
- Operasional: Mengubah proses di lapangan untuk menghasilkan data yang dibutuhkan oleh bagian keuangan
Masalah koordinasi: Proyek ini belum ada enam bulan yang lalu, namun kini memiliki tenggat waktu yang tidak bisa diubah. Orang-orang yang dibutuhkan sudah ditugaskan ke proyek lain. Tugas di tingkat portofolio adalah memutuskan proyek apa yang harus dihentikan oleh orang-orang tersebut agar ada ruang, karena menambahkan proyek wajib tanpa menghapus proyek lain berarti semuanya akan terlambat.
Apa yang membedakan hal ini: Anda tidak dapat menegosiasikan ruang lingkup atau tenggat waktu. Satu-satunya variabel adalah pekerjaan lain mana yang harus dikesampingkan. Hal itu menjadikan ini ujian paling jelas untuk mengetahui apakah proses EPM Anda benar-benar dapat menghentikan atau menunda proyek yang sedang berjalan ketika ada hal yang lebih mendesak muncul.
3. Inisiatif data pelanggan multi-unit
Sebuah perusahaan dengan tiga unit bisnis menemukan bahwa masing-masing unit telah secara mandiri mulai membangun platform data pelanggannya sendiri. Setiap unit memiliki kasus bisnis yang dapat dipertanggungjawabkan dan telah merekrut kontraktor.
- Unit A: Membangun alat segmentasi pelanggan untuk kampanye pemasaran
- Unit B: Membangun pandangan pelanggan terpadu untuk tim dukungan
- Unit C: Membangun gudang data untuk melacak nilai seumur hidup pelanggan
Masalah koordinasi: Ketiga proyek tersebut memerlukan akses ke sumber data yang sama saat membangun versi yang sama dari pipa data tersebut. Tugas di tingkat portofolio adalah mengidentifikasi tumpang tindih, memutuskan apakah ini satu proyek atau tiga proyek, dan melakukan konsolidasi sebelum perusahaan membayar tiga kali lipat untuk infrastruktur data yang sama.
Apa yang membedakan hal ini: Tak satu pun dari proyek-proyek ini terlihat bermasalah jika dilihat secara terpisah. Masing-masing memiliki dasar bisnis yang jelas dan sponsor yang nyata. Pemborosan baru terlihat ketika ketiga proyek tersebut dibandingkan secara berdampingan, dan itulah tepatnya tujuan dari pandangan portofolio.
Cara Kerja Pelacakan Portofolio di ClickUp
ClickUp adalah platform manajemen kerja tempat tata kelola portofolio dan pelaksanaan proyek berlangsung dalam ruang kerja yang sama. Setiap dasbor, pemeriksaan kapasitas, dan rapat tinjauan mengambil data dari tugas-tugas yang sama yang diperbarui oleh tim saat mereka bekerja. Berikut adalah cara kerangka kerja tujuh langkah dari bagian sebelumnya diterapkan pada fitur-fitur yang sebenarnya.
Hal-hal yang berhasil dengan baik dalam Manajemen Proyek Perusahaan secara khusus:
Proses penerimaan dimulai melalui satu gerbang
Permohonan proyek masuk melalui ClickUp Forms, di mana logika bersyarat menyesuaikan pertanyaan berdasarkan pilihan yang dipilih oleh pemohon. Permohonan yang melebihi ambang batas anggaran tertentu akan memunculkan kolom untuk nama sponsor, tujuan strategis, dan perkiraan sumber daya. Setiap pengajuan secara otomatis menjadi tugas. ClickUp Automations menugaskan tugas tersebut kepada peninjau, menetapkan prioritas, dan memasukkannya ke dalam antrian persetujuan. Empat pertanyaan awal dari Langkah 3 menjadi kolom wajib, sehingga permohonan yang tidak jelas tidak dapat lolos.
Kapasitas diperiksa sebelum pekerjaan dimulai
Tampilan Beban Kerja (Workload View) memetakan tugas masing-masing orang berdasarkan jam kerja yang tersedia per hari, minggu, atau bulan, yang disesuaikan dengan jadwal kerja dan cuti. Orang yang beban kerjanya melebihi kapasitas ditampilkan dengan warna merah. Seret tugas antar orang atau jadwalkan ulang langsung dari tampilan ini. Masalah "delapan insinyur yang tersebar di empat proyek" yang disebutkan di bagian pengantar menjadi terlihat di sini, bahkan sebelum satu sprint pun dimulai.
Lihat bagaimana keterlambatan pada satu proyek berdampak berantai pada proyek lainnya
Hubungkan ketergantungan tugas antarproyek dalam Tampilan Bagan Gantt, dan jadwal hilir akan bergeser secara otomatis ketika ada perubahan. Lapisan jalur kritis mengidentifikasi urutan tugas yang menentukan tanggal penyelesaian. Perluas tampilan ke Folder yang menyimpan semua proyek Anda, dan keterlambatan pada satu inisiatif akan menunjukkan dampaknya terhadap proyek lain dalam garis waktu yang sama.
Gabungkan setiap proyek ke dalam satu tampilan portofolio
Kartu portofolio menampilkan setiap proyek sebagai baris, yang menampilkan kemajuan, jumlah yang terlambat, tonggak pencapaian, dan waktu yang tercatat dibandingkan dengan perkiraan dari tugas-tugas di bawahnya. Bidang Kustom pada setiap proyek menyimpan baseline yang disetujui sebagai acuan untuk keputusan lanjut atau hentikan. Pelaporan sprint dan pelacakan waterfall berbasis Gantt sama-sama menyuplai data ke dasbor ClickUp yang sama, sehingga metode pengiriman campuran dapat menghasilkan data tingkat portofolio yang konsisten.
Otomatiskan pelaporan, penandaan, dan persiapan tinjauan
Setiap tugas, dokumen, pesan obrolan, dan aplikasi yang terhubung menyumbangkan konteks ke ClickUp Brain. Pembaruan proyek, ringkasan eksekutif, dan rapat harian tim disusun berdasarkan konteks tersebut, sehingga tidak ada yang perlu menulisnya secara manual sebelum rapat tinjauan. Konfigurasikan rekan tim berbasis AI, yang disebut Super Agents, dengan instruksi, pemicu, dan alat yang spesifik. Mereka beroperasi secara otonom, melakukan tugas seperti memantau bidang kepercayaan di seluruh portofolio dan memposting ringkasan pra-tinjauan sebelum setiap rapat tinjauan.
Lihat bagaimana ClickUp Brain menyusun pembaruan proyek, mengidentifikasi hambatan, dan menyiapkan ringkasan tinjauan berdasarkan data tugas real-time, tanpa perlu ada yang menulis laporan status secara manual.
Temukan apa pun di ClickUp dan setiap alat yang terhubung
Proyek-proyek perusahaan menyebarkan konteks ke berbagai platform. Enterprise Search mengindeks tugas, Dokumen, Obrolan, dan data dari Google Drive, Slack, GitHub, Confluence, Jira, SharePoint, dan OneDrive ke dalam satu lapisan pencarian. Seorang pemimpin EPMO yang mencari diskusi risiko yang dimulai di Slack, berlanjut dalam komentar tugas, dan menghasilkan keputusan dalam sebuah Dokumen dapat menemukan ketiga hal tersebut dari satu bilah pencarian.
Bagaimana Savills mengelola PMO yang mencakup 14 wilayah di ClickUp
Savills, sebuah perusahaan jasa real estat yang terdaftar di FTSE 250, mengganti Azure DevOps dan serangkaian pelacak berbasis Excel dengan satu ruang kerja ClickUp. Perusahaan ini mengelola peluncuran CRM, pengembangan khusus, dan proyek vendor di 14 wilayah di Asia. Permintaan proyek masuk melalui Formulir dengan kolom-kolom wajib, dan papan permintaan akan meninjaunya terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke dalam portofolio.
Setiap proyek memiliki satu ID tugas induk mulai dari tahap penerimaan hingga penyelesaian. Tim dapat melacak apa yang telah diselesaikan dan apa yang menyebabkan masalah berbulan-bulan kemudian.
Cherry Wong, Mitra Bisnis TI Savills, menjelaskan proses lama tersebut:
Dulu, kami menelepon setiap negara setiap bulan untuk mendapatkan pembaruan proyek, lalu menggabungkan 20 presentasi PowerPoint yang berbeda menjadi satu presentasi utama untuk manajemen. Kini, setiap proyek dilaporkan secara real-time ke dasbor CIO, sehingga CIO kami cukup masuk ke dasbor tersebut untuk melihat proyek-proyek yang aktif dan berisiko.
Dulu, kami menelepon setiap negara setiap bulan untuk mendapatkan pembaruan proyek, lalu menggabungkan 20 presentasi PowerPoint yang berbeda menjadi satu presentasi utama untuk manajemen. Kini, setiap proyek terintegrasi secara real-time ke dasbor CIO, sehingga CIO kami cukup masuk ke sistem untuk melihat proyek-proyek yang aktif dan berisiko.
Keterbatasan yang jujur:
- Manajemen nilai yang diperoleh (Earned Value Management) dan peramalan keuangan multi-tahun tidak terintegrasi secara bawaan. Portofolio yang memiliki kewajiban kontrak memerlukan Primavera P6 atau Planview.
- Perencanaan kapasitas didasarkan pada perkiraan waktu. Tampilan Beban Kerja (Workload View) hanya akan menandai adanya alokasi berlebih jika tim memasukkan perkiraan waktu pada tugas mereka, dan fitur ini memetakan jam kerja ke setiap orang. Untuk mengidentifikasi bahwa empat insinyur pembayaran merupakan kendala sebenarnya, diperlukan penandaan keterampilan (skill tag) di Bidang Kustom (Custom Field) dan filter.
Cocok untuk: Organisasi yang menjalankan 10+ proyek secara bersamaan di berbagai departemen, di mana risiko terbesarnya adalah terjadinya benturan antara orang dan prioritas, bukan pelaporan selisih anggaran.
Lewati bagian ini jika: Kewenangan EPMO Anda terbatas pada pengendalian keuangan. Anda akan membuat solusi alternatif untuk bagian-bagian yang paling penting bagi Anda.
Dari Mana Memulainya
Jika Anda baru pertama kali menerapkan manajemen proyek perusahaan, urutannya cukup sederhana: hitung proyek yang sedang berjalan, catat siapa saja yang berwenang menghentikan proyek, buat satu tahap seleksi awal, dan jadwalkan tinjauan keputusan triwulanan.
Seluruh hal lainnya—model penilaian, perangkat lunak, dasbor—dapat diterapkan setelah keempat hal tersebut sudah terwujud. Apakah hal-hal tersebut berhasil bergantung pada satu pertanyaan: Apakah tinjauan kuartal lalu benar-benar menghentikan suatu proyek?
Mencapainya merupakan keputusan tata kelola terlebih dahulu, baru kemudian keputusan terkait alat bantu. Ketika Anda siap untuk yang kedua, ClickUp menyatukan proses penerimaan, pelaksanaan, perencanaan kapasitas, dan pelaporan portofolio dalam satu ruang kerja.
Mulailah menggunakan ClickUp secara gratis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Manajemen Proyek Perusahaan (FAQ)
Seorang manajer proyek perusahaan mengelola lapisan portofolio di atas proyek-proyek individu: penerimaan proyek, penetapan prioritas, alokasi kapasitas, ketergantungan antarproyek, dan tinjauan keputusan lanjut/tidak lanjut. Mereka biasanya bertugas di kantor manajemen proyek perusahaan (EPMO) dan melapor kepada COO, CIO, atau kepala petugas proyek. Dalam kegiatan sehari-hari, hal ini berarti memimpin tinjauan portofolio, menyelesaikan konflik terkait spesialis yang digunakan bersama, dan memeriksa apakah proyek yang telah diselesaikan memenuhi kasus bisnisnya. Manajer proyek individu tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. Manajer proyek perusahaan (enterprise PM) yang menentukan proyek mana saja yang akan dijalankan.
Manajemen portofolio proyek (PPM) adalah proses pengambilan keputusan investasi: memilih, memprioritaskan, dan mendanai proyek berdasarkan strategi, kapasitas, dan risiko. Manajemen proyek perusahaan (EPM) adalah lapisan operasional yang lebih luas yang mencakup PPM ditambah metode pelaksanaan standar, pelaporan, dan tata kelola di seluruh organisasi. Manajemen program berada di antara keduanya, mengoordinasikan proyek-proyek terkait menuju satu hasil akhir.
Sebuah perusahaan membutuhkan manajemen proyek perusahaan ketika spesialis yang sama terlibat dalam beberapa rencana proyek sekaligus, dan tidak ada yang menyadari adanya tumpang tindih. Pemicu umum meliputi 10 atau lebih proyek lintas departemen yang berjalan bersamaan, program regulasi wajib yang dibebankan kepada tim yang sudah terikat komitmen, atau dua unit bisnis yang menyadari bahwa mereka telah mendanai pekerjaan yang sama.
Manajemen proyek perusahaan bukanlah metodologi pelaksanaan dan tidak memerlukan metodologi tersebut. Proyek-proyek individual di dalam portofolio dapat menggunakan Scrum, Kanban, waterfall, atau pendekatan hibrida, dengan panduan kerangka kerja seperti PMBOK Guide atau PRINCE2. Yang distandarisasi oleh EPM adalah lapisan tata kelola di atasnya: proses penerimaan, penilaian, otorisasi, dan bentuk data yang dirangkum ke dalam pelaporan portofolio.
Microsoft EPM merujuk pada rangkaian solusi manajemen proyek perusahaan Microsoft: Project Server atau Project Online, yang dipadukan dengan Project Professional dan Power BI untuk pelaporan portofolio. Microsoft mendokumentasikan skenario penerapan EPM sebagai perencanaan top-down yang dijalankan melalui PMO, dengan pemanfaatan intensif proyek induk, program, dan pelacakan masalah. Project Online akan dihentikan pada 30 September 2026, dan Microsoft mengarahkan pelanggan ke paket premium Planner atau Project Server Subscription Edition.
Tidak ada sertifikasi tunggal yang secara khusus ditujukan untuk manajemen proyek perusahaan. Kualifikasi yang paling mendekati adalah Portfolio Management Professional (PfMP) dari PMI untuk tata kelola tingkat portofolio dan Program Management Professional (PgMP) untuk pelaksanaan program yang terkoordinasi, sedangkan PRINCE2 dan PMP berfokus pada pelaksanaan proyek individu. Sebagian besar pemimpin EPMO menggabungkan salah satu dari kualifikasi ini dengan pengalaman langsung dalam menjalankan siklus tinjauan portofolio.
Biro Statistik Tenaga Kerja AS melaporkan gaji tahunan median sebesar $100.750 untuk spesialis manajemen proyek per Mei 2024, dengan 10% teratas memperoleh penghasilan di atas $165.790. Peran di tingkat perusahaan dan portofolio umumnya berada di atas upah median karena melibatkan pelaporan kepada eksekutif dan cakupan lintas departemen. Sektor keuangan dan asuransi memiliki upah median tertinggi di industri, yaitu $111.350; sedangkan sektor konstruksi memiliki upah median terendah di antara lima industri teratas, yaitu $96.700.