Bagaimana Menerapkan Manajemen Proyek Perusahaan

Misalkan Anda hanya memiliki waktu dua hari lagi sebelum peluncuran, dan Anda menyadari bahwa perangkat lunak yang seharusnya Anda kirimkan masih belum lengkap dan membutuhkan waktu dan upaya tambahan.

Sepertinya tim frontend dan backend Anda tidak sinkron dan gagal memperkirakan durasi proyek secara akurat.

Sekarang Anda terjebak dengan produk yang belum selesai, tim yang terlalu banyak bekerja, dan pelanggan yang berpotensi tidak senang. Bukankah itu terdengar menakutkan?

Enterprise Project Management (EPM) menawarkan pendekatan sistematis untuk menyelaraskan proyek dengan tujuan strategis, mengoptimalkan alokasi sumber daya, dan memastikan pengiriman proyek yang konsisten di seluruh perusahaan.

Namun, apa sebenarnya EPM itu, dan bagaimana EPM dapat membantu kesuksesan proyek?

Apa itu Enterprise Project Management?

Enterprise Project Management (EPM) adalah sebuah pendekatan untuk mengelola berbagai proyek dan program di seluruh perusahaan. Pendekatan ini lebih dari sekadar mengelola proyek-proyek individual secara terpisah dan berfokus pada penyelarasan semua aktivitas proyek dengan tujuan bisnis dan tujuan strategis organisasi secara keseluruhan.

Metodologi umum dalam manajemen proyek perusahaan

Ada beberapa metodologi berbeda yang biasanya digunakan oleh tim untuk menerapkan manajemen proyek perusahaan. beberapa metodologi EPM yang populer adalah: 1

1. Agile
2. Air terjun
3. Six Sigma
4. Ramping
5. Kanban
6. Scrum

Sekarang Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana manajemen proyek perusahaan berbeda dari manajemen proyek tradisional.

Sementara manajemen proyek tradisional berfokus pada proyek-proyek individual, EPM mengambil pandangan holistik dari semua proyek dalam organisasi perusahaan. EPM berfokus pada satu metodologi yang dapat digunakan di seluruh organisasi untuk setiap proyek, yang mengatur nada untuk pemecahan masalah.

Mungkin ada pengecualian di mana EPM dan gaya manajemen proyek individu berbeda, tetapi secara keseluruhan setiap proyek harus mengikuti metodologi yang sama.

Perbedaan utama: Manajemen proyek tradisional vs. manajemen proyek perusahaan

• Cakupan: EPM mengelola beberapa proyek secara bersamaan, sementara PM tradisional biasanya menangani satu proyek pada satu waktu
• Tujuan: EPM memastikan semua proyek selaras dengan tujuan organisasi, sementara setiap proyek dalam PM tradisional adalah masalah baru yang harus diselesaikan dengan cara yang berbeda
• Standardisasi: EPM mengimplementasikan proses standar di seluruh organisasi, sedangkan PM tradisional bertujuan untuk menyelesaikan proyek dengan cara apa pun yang bisa dilakukan

Memahami Peran Manajer Proyek Perusahaan

Manajer proyek perusahaan adalah bagian dari kantor manajemen proyek perusahaan dan memainkan peran penting dalam mengatur proyek-proyek kompleks dalam suatu organisasi.

Meskipun tanggung jawab manajer proyek perusahaan dapat bervariasi sesuai dengan ukuran dan kebutuhan organisasi Anda, ada tugas khusus yang harus mereka selesaikan dalam peran mereka.

Tanggung jawab seorang manajer proyek perusahaan meliputi:

• Manajemen portofolio: Mengawasi dan bertanggung jawab atas berbagai proyek dan program di seluruh tim
• Pengoptimalan sumber daya: Mengalokasikan sumber daya secara efektif di berbagai proyek sehingga pekerjaan setiap orang dioptimalkan secara maksimal
• Standardisasi: Menerapkan standar yang konsisten dan bakualur kerja manajemen proyek dan praktik di seluruh organisasi
• Pemantauan kinerja: Melacak metrik proyek, mengatasi kemunduran, dan melaporkan kemajuan, anggaran, dan jadwal
• Manajemen pemangku kepentingan: Melibatkan para eksekutif, anggota tim, pemimpin senior, dan mitra eksternal
• Perbaikan berkelanjutan: Mengidentifikasi area untuk peningkatan proses dan memastikan bahwa tim mengikutinya
• Pembimbingan: Membimbing dan mendidik manajer proyek, staf, dan manajemen tentang cara-cara EPM
• Implementasi teknologi: Memilih dan menerapkan teknologi yang tepat: Memilih dan menerapkan teknologi yang sesuaiperangkat lunak manajemen proyek perusahaan *Tata Kelola: Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan organisasi
• Perencanaan strategis: Berkontribusi pada perencanaan proyek jangka panjang yang sesuai dengan EPM

Baca juga: 10 Perangkat Lunak Otomasi Pemasaran Perusahaan Terbaik di Tahun 2024

Komponen Manajemen Proyek Perusahaan

Sistem manajemen proyek perusahaan terdiri dari tujuh komponen yang didefinisikan oleh Project Management Institute (PMI) . Mari kita coba memahami setiap komponen dengan membayangkan manajemen proyek perusahaan sebagai sebuah mesin yang presisi.

Di dalamnya, kita memiliki:

• Analisis risiko: Pemindai yang waspada, melihat potensi jebakan dan peluang sebelumnyaeksekusi proyek. Hal ini membantu manajer proyek mengambil langkah yang tepat dan bersiap untuk menghadapi kemungkinan kemunduran
• Perkiraan proyek: Peramal menggunakan data risiko dan riwayat untuk menetapkan jadwal dan kebutuhan sumber daya yang realistis. Hal ini membantu manajer proyek mengetahui apakah sumber daya dan waktu untuk menyelesaikan proyek sudah cukup
• Tinjauan proyek: Kontrol kualitas, membandingkan kinerja dengan estimasi dan memicu penyesuaian. Jika terjadi penyempitan ruang lingkup atau kemunduran lainnya selama proyek berlangsung, langkah ini membantu manajer proyek untuk mengintervensi, meninjau, dan mengembalikan semua orang ke jalur yang benar
• Pelatihan manajemen proyek: Otak yang berkembang, belajar dari pengalaman untuk meningkatkan kinerja di masa depan. Pelatihan manajemen proyek oleh kantor manajemen proyek perusahaan membantu melatih semua orang dalam tim untuk tetap berada di jalur yang sama
• Manajemen masalah yang meningkat: Pemecah masalah mengatasi tantangan yang kompleks dengan menciptakan proses yang menyelesaikan setiap masalah atau rintangan. Kantor manajemen proyek perusahaan menjadi pengambil keputusan atau penengah selama tantangan tersebut
• Pelacakan waktu: Kronometer mengukur waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan proyek untuk estimasi dan tinjauan saat ini dan di masa mendatang. Kantor manajemen proyek perusahaan biasanya bertanggung jawab untuk menganalisis lembar waktu
• Perangkat lunak manajemen proyek perusahaan: Sistem saraf pusat, yang menghubungkan semua komponen dan memastikan kelancaran aliran informasi untuk keberhasilan proyek. Perangkat lunak manajemen proyek perusahaan berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal dengan catatan semua dokumen, proyek, tugas, proses, dan bagian lain dari proyek

Bagian-bagian ini bekerja secara harmonis, masing-masing saling mendukung satu sama lain. Analisis risiko memberikan estimasi, menetapkan garis dasar untuk tinjauan. Tinjauan memberikan informasi untuk pembinaan, meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Eskalasi Masalah menarik wawasan dari semua komponen, sementara pelacakan waktu menjaga semuanya tetap sinkron.

Pada intinya, perangkat lunak manajemen proyek perusahaan memfasilitasi komunikasi yang lancar dan menyediakan tempat untuk semua informasi, dokumen, dan catatan proyek.

Baca Juga: 10 Alat Perangkat Lunak ERP Terbaik untuk Perencanaan Sumber Daya pada tahun 2024

Manfaat Manajemen Proyek Perusahaan

Ketika sebuah organisasi meningkatkan skala dan mengembangkan tim yang berbeda, sering kali tim-tim ini akhirnya bekerja secara terpisah. Sebagai organisasi yang sedang berkembang, Anda harus menjaga momentum dengan mengantisipasi kemunduran dan pemecahan masalah saat Anda melangkah.

Inilah alasan mengapa manajemen proyek perusahaan sangat penting. Ini membantu Anda menetapkan semua proses Anda, melacak bagaimana pekerjaan akan dilakukan dan tantangan yang dihadapi, dan memiliki kantor manajemen proyek perusahaan yang berdedikasi untuk memastikan hal ini dapat diselesaikan.

Mari kita lihat beberapa manfaat lain dari EPM:

• Memastikan semua proyek selaras dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi dan bukan hanya kesuksesan individu atau tim
• **Mengoptimalkan alokasi sumber daya di seluruh organisasi sehingga ada sedikit ruang untuk proses yang boros
• **Menghasilkan penghematan biaya yang signifikan melalui manajemen sumber daya yang lebih baik
• **Memberikan wawasan berbasis data untuk pengambilan keputusan proyek yang lebih baik
• Menstandarkan proses dan mengurangi duplikasi upaya sehingga semua orang tahu apa yang seharusnya mereka lakukan
• Meningkatkan visibilitas proyek dan komunikasi di seluruh pemangku kepentingan dan tim
• **Membekali organisasi untuk merespons perubahan pasar dan persaingan dengan lebih baik
• **Mempromosikan budaya berbagi pengetahuan di seluruh organisasi

Baca juga: 10 Perangkat Lunak Manajemen Alur Kerja Perusahaan Terbaik di Tahun 2024

Tantangan dalam Menerapkan EPM

Karena manajemen proyek perusahaan diimplementasikan di tingkat organisasi, pasti ada beberapa tantangan.

Beberapa tantangan ini meliputi:

• Resistensi organisasi: Karyawan mungkin menolak perubahan pada cara kerja yang sudah mapan
• Kompleksitas: Sistem manajemen proyek perusahaan dapat menjadi kompleks atau sulit untuk diterapkan
• Masalah integrasi: Mengintegrasikan EPM dengan sistem dan alat yang sudah ada dapat menjadi tantangan tersendiri
• Pergeseran budaya: EPM sering kali membutuhkan pergeseran ke arah yang lebih transparan dan kolaborasi
• Biaya: Menerapkan EPM dapat membutuhkan investasi awal yang besar, sesuatu yang mungkin tidak dimiliki oleh usaha kecil
• Kualitas data: Memastikan data yang konsisten dan berkualitas tinggi di semua proyek dapat menjadi tantangan tersendiri
• Kesenjangan keterampilan: Organisasi mungkin tidak memiliki keahlian yang diperlukan untuk menerapkan EPM secara efektif dan mungkin perlu berinvestasi lebih banyak dalam pelatihan atau perekrutan
• Mengukur ROI: Menunjukkan laba atas investasi dapat menjadi tantangan dalam jangka pendek

Baca juga: 15 Template Branding Gratis untuk Tim Pemasaran & Kreatif

Cara Menerapkan Manajemen Proyek Perusahaan

Perangkat lunak manajemen proyek berfungsi sebagai tulang punggung digital yang mendukung dan meningkatkan seluruh proses manajemen proyek perusahaan. Perangkat canggih ini lebih dari sekadar pelacakan tugas sederhana dan menawarkan serangkaian fitur yang komprehensif untuk menyederhanakan lingkungan multi-proyek yang kompleks.

Pada intinya, perangkat lunak EPM menyediakan platform terpusat untuk menyimpan dan mengelola data proyek, memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki akses ke informasi terkini.

Ini adalah waktu nyata alat kolaborasi perusahaan , menghancurkan sekat-sekat antara tim lintas fungsi dan departemen, yang sangat penting dalam pengaturan perusahaan berskala besar.

kemampuan manajemen sumber daya canggih perangkat lunak EPM memungkinkan alokasi personel dan aset yang optimal di berbagai proyek, mencegah kemacetan dan alokasi keseluruhan.

Fitur pelaporan dan analitiknya yang kuat membantu mengubah data mentah menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data di tingkat proyek dan portofolio. Jadi, jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen proyek, bagaimana cara memilih alat yang tepat?

Pertimbangkan faktor-faktor seperti:

• Skalabilitas dan fleksibilitas
• Keramahan terhadap pengguna
• Kemampuan integrasi
• Fitur pelaporan dan analisis
• Aksesibilitas Seluler
• Dukungan dan reputasi vendor

Salah satunya perangkat lunak manajemen proyek gratis yang menawarkan semua ini dan lebih banyak lagi adalah ClickUp .

kelola dan selesaikan banyak proyek tepat waktu dengan ClickUp untuk Manajemen Proyek Manajemen Proyek ClickUp lebih dari sekadar manajemen tugas tradisional. Alat ini menawarkan platform yang fleksibel untuk mengatur, berkolaborasi, dan melacak proyek dengan berbagai ukuran dan kompleksitas.

Alat ini menawarkan fitur-fitur berikut ini untuk mengimplementasikan manajemen proyek perusahaan:

1. Dasbor ClickUp

sesuaikan dasbor proyek Anda untuk kesuksesan Anda dengan Dasbor ClickUp_ Dasbor ClickUp memungkinkan anggota tim untuk menambahkan tugas, melihat target, berkomunikasi dengan anggota tim, dan melacak kemajuan dalam sekejap. Hal ini menjadikannya sangat efisien dan mudah bagi petugas EPM untuk melacak setiap proyek yang sedang berjalan.

2. Klik Dokumen

catat semua informasi penting mengenai setiap proyek di satu tempat di ClickUp Docs

Gunakan Klik Dokumen untuk mencatat semua proses resmi, kontrak, SOP, dan dokumen penting lainnya, sehingga Anda dapat menyimpannya di satu tempat.

Dokumen dapat sangat membantu dalam pembinaan manajemen proyek-komponen penting dari strategi EPM-untuk menyimpan data historis proses EPM Anda dan merujuknya jika terjadi kemacetan.

3. Pelacakan Waktu Proyek ClickUp

perkirakan jadwal proyek Anda dengan tepat dengan Pelacakan Waktu Proyek ClickUp_ Pelacakan Waktu Proyek ClickUp memudahkan untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Lacak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas atau proyek sehingga lebih mudah untuk memperkirakan jadwal proyek serupa di masa depan.

4. Templat Manajemen Proyek ClickUp

Unduh Template Ini

Template Manajemen Proyek ClickUp

ClickUp juga menawarkan templat yang sudah jadi untuk proyek Anda. Sebagai contoh, gunakan Templat Manajemen Proyek ClickUp untuk mengoptimalkan alur kerja Anda mulai dari ide hingga eksekusi dan pengiriman akhir.

Templat ini memungkinkan Anda untuk:

• **Merencanakan dan memvisualisasikan setiap tahap, mulai dari curah pendapat hingga siklus hidup proyek
• **Menyelaraskan tim dan sumber daya untuk kolaborasi yang lancar dan penyelesaian proyek yang efisien
• **Melacak kemajuan dan sasaran untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai anggaran

5. Perusahaan ClickUp

memanfaatkan skalabilitas, keamanan, dan keandalan dengan ClickUp's Enterprise Perusahaan ClickUp adalah solusi untuk semua kebutuhan manajemen proyek perusahaan Anda!

Dengan fitur ini, Anda bisa:

• **Memastikan operasi Anda tidak pernah terputus dengan jaminan uptime 99,9% dari ClickUp Enterprise, menjaga alur kerja Anda tetap lancar dan tidak terganggu
• Memanfaatkan teknologi RapidViews DB™ eksklusif untuk skalabilitas dan kinerja terbaik yang tak tertandingi oleh solusi lain
• **Lindungi data Anda, kelola akses, konfigurasikan izin, dan pertahankan log aktivitas yang komprehensif dengan alat bawaan kami
• Mendukung tim apa pun, terlepas dari ukuran atau kompleksitasnya, dengan fleksibilitas, standar, dan skala yang tak tertandingi
• **Dapatkan visibilitas yang jelas mulai dari rencana strategis hingga eksekusi harian, dengan menyediakan satu sumber untuk pembaruan, risiko, dan kemajuan
• **Mengenkripsi, melindungi, dan mematuhi HIPAA, GDPR, Privacy Shield, dan banyak lagi untuk memastikan keamanan data Anda

Tips untuk meningkatkan strategi EPM Anda

• Mulai dengan implementasi EPM skala kecil: Identifikasi masalah utama dan coba atasi/selesaikan dengan EPM skala kecil. Dokumentasikan apa yang Anda pelajari dari percobaan, lakukan pengulangan, dan tentukan praktik terbaik untuk diterapkan di seluruh tim. Anda dapat menggunakanSasaran ClickUp untuk menetapkan dan melacak kemajuan menuju tujuan tertentu selama waktu ini
• Berinvestasi dalam pelatihan komprehensif untuk semua anggota tim: Dari glosarium istilah EPM hingga jenis rapat tertentu dan irama komunikasi, pastikan tim Anda tahu apa yang diharapkan dari mereka di setiap tahap. Manfaatkan ClickUp Docs sebagai tempat penyimpanan terpusat untuk menyimpan informasi ini
• Tetapkan tata kelola yang jelas dengan mendefinisikan peran dan proses pengambilan keputusan: Saat menguji coba kerangka kerja EPM, hindari ruang untuk kebingungan. Dokumentasikan peran, tanggung jawab, dan jalur eskalasi dengan jelas dalam dokumen bersama. Anda dapat menggunakanTemplat Matriks RACI Peran dan Tanggung Jawab ClickUp untuk tujuan ini

Unduh Template Ini

Tetapkan tanggung jawab kepada individu yang tepat dengan menggunakan Templat Matriks RACI Peran dan Tanggung Jawab ClickUp

• Kembangkan rencana untuk mengatasi dan mengelola resistensi terhadap perubahan:Membuat rencana komunikasi untuk menjelaskan mengapa Anda menerapkan EPM dan bagaimana EPM diharapkan dapat membantu menggerakkan tim lebih dekat ke tujuan yang lebih besar. Dedikasikan pertemuan untuk sesi tanya jawab dan berikan kejelasan sebanyak mungkin. Pendekatan kolaboratif seperti itu akan membantu menurunkan resistensi apa pun
• Gunakan fitur pelaporan dan analisis data untuk mendapatkan wawasan: Gunakan alat bantu seperti Dasbor ClickUp untuk melacak metrik utama Anda di seluruh proyek. Ikat setiap tujuan proyek dengan metrik tertentu sehingga Anda tahu persis dampak seperti apa yang Anda buat
• Mempromosikan kerja sama dan kolaborasi tim lintas fungsi: Selenggarakan rapat lintas departemen atau hackathon untuk bertukar pikiran atau memecahkan masalah dengan tim lain di organisasi Anda. Hal ini akan membantu mendorong kolaborasi dan memudahkan untuk mengukur strategi EPM di seluruh perusahaan
• Mempertahankan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis: Terakhir, pastikan bahwa strategi EPM Anda selaras dengan tujuan bisnis. Setiap perubahan ke arah ini harus segera tercermin dalam rencana proyek Anda sehingga Anda dapat mendorong hasil yang benar-benar dapat membuat perbedaan

Baca juga: 10 Solusi Perangkat Lunak Perusahaan SaaS B2B Terbaik untuk Tahun 2024

Menerapkan Manajemen Proyek Perusahaan dengan ClickUp

Menerapkan manajemen proyek perusahaan adalah perjalanan bisnis transformatif yang dapat sangat meningkatkan kemampuan organisasi untuk menjalankan proyek dengan sukses dan mencapai tujuan. Meskipun prosesnya mungkin menantang, peningkatan efisiensi, pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, dan penyelarasan strategis menjadikannya investasi yang berharga.

Alat seperti ClickUp telah membuat EPM menjadi sangat mudah diterapkan di semua organisasi. Dengan memanfaatkan fitur ClickUp yang dapat disesuaikan, organisasi dapat membuat alur kerja yang disesuaikan, menetapkan indikator kinerja utama, dan menghasilkan laporan yang komprehensif untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif dan penyelarasan strategis. Daftar ke ClickUp hari ini dan ubah proses manajemen proyek Anda!