Apabila Anda mendengar "lintas fungsi", apa yang terlintas dalam benak Anda?
Kemungkinan besar Anda akan berpikir tentang kolaborasi atau tim sebelum memikirkan kata disfungsional. Namun, itulah yang sering terjadi pada banyak tim lintas fungsi.
Mengapa?
Ada banyak alasan mengapa tim lintas fungsi sulit berfungsi dengan baik. Namun, pertanyaan yang lebih menarik adalah bagaimana cara membangun tim lintas fungsi yang benar-benar produktif yang memberikan hasil kerja yang baik? 📈
Untuk itulah panduan ini akan memandu Anda. Pertama, sebaiknya Anda memulai dengan definisi yang jelas.
Apa yang dimaksud dengan Tim Lintas Fungsional?
Tim lintas fungsi terdiri dari anggota dari berbagai departemen dan bidang keahlian yang mengoordinasikan upaya untuk mencapai tujuan bersama.
Berhasil kolaborasi lintas fungsi terjadi ketika tim menyatukan perspektif dan spesialisasi yang berbeda untuk menciptakan pendekatan yang komprehensif untuk memecahkan masalah dengan lebih baik, membuat keputusan yang lebih cerdas, dan melaksanakan proyek .
Manfaat Tim Lintas Fungsi
Dengan tim lintas fungsi, Anda memiliki akses ke sumber daya tambahan yang mungkin tidak Anda miliki. Semakin banyak sumber daya, semakin baik hasilnya. Namun, itu hanyalah puncak gunung es dalam hal betapa berharganya tim lintas fungsi. 🧊
The Harvard Business Review menekankan pentingnya tim lintas fungsi, dengan menyoroti, "Sistem kapabilitas yang paling penting tidak terbagi secara rapi ke dalam kelompok-kelompok yang dirancang beberapa dekade yang lalu. Memang, banyak perbedaan dalam sistem kapabilitas yang kuat berasal dari percikan yang tercipta ketika orang-orang dengan latar belakang, keterampilan, teknologi, dan perspektif yang berbeda membangun praktik dan proses bersama."
Pertimbangkan manfaat berikut ini:
Peningkatan produktivitas
Lintas fungsi tim dapat bekerja lebih cepat karena keahlian khusus dari departemen atau bidang keahlian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan satu masalah - yang pada akhirnya menggunakan keahlian fungsional mereka. Mereka bertindak sebagai pendorong munculnya ide-ide di seluruh tim terkait.
Kecepatan komunikasi
Fitur Anotasi ClickUp memungkinkan tim untuk memberikan komentar pada file untuk kolaborasi yang lebih cepat
Tim lintas fungsi cenderung lebih maju dibandingkan tim fungsi tunggal karena banyaknya sumber daya yang dapat diakses oleh tim ketika setiap anggota tim memiliki keahlian di bidang yang berbeda. Selain itu, perlu diingat bahwa tim lintas fungsi tidak harus besar. Mereka bisa saja kecil namun kuat. 🛼
Otonomi untuk mencegah kemacetan
Pernahkah Anda menemukan meme dengan anjing yang memegang tali pengikatnya sendiri? Itu adalah gambaran singkat dari tim lintas fungsi.
Karena strukturnya, tim lintas fungsi cenderung mengembangkan banyak otonomi, yang berarti tidak akan diperlambat atau terhambat oleh proses persetujuan yang panjang. Ini berarti tujuan dapat dicapai dengan lebih cepat. 💪
Mengkomunikasikan ide dengan lebih baik
Sederhanakan komunikasi dan kirimkan proyek lebih cepat dengan Papan Tulis ClickUp. Curah pendapat, rencanakan, susun strategi, dan komunikasikan dengan tim Anda secara real-time
Tim lintas fungsi membuka dialog dan membantu dengan kolaborasi tim jauh lebih cepat. Hal ini memungkinkan pemahaman yang lebih baik tentang tugas, mengurangi miskomunikasi, dan pada akhirnya mempercepat kemajuan tim.
Menciptakan pekerjaan yang lebih berkualitas
Tim lintas fungsi menawarkan kesempatan kepada setiap orang untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan berbagai keterampilan dan pengetahuan. Hal ini sering kali memungkinkan mereka untuk mengerjakan proyek yang lebih menarik dan menantang daripada biasanya.
Baca: Anda cenderung menghasilkan solusi yang lebih kreatif ketika Anda membiarkan tim lintas fungsi berbaur dan melakukan pekerjaan mereka. 💡
Mengapa? Karena tim lintas fungsi memungkinkan adanya semacam kotak pasir yang inovatif. Tim dapat bereksperimen dan bermain-main dengan ide-ide meskipun tugas dan tanggung jawab proyek jatuh pada anggota tertentu dengan keahlian tertentu.
Akuntabilitas
Tim lintas fungsi memiliki rasa kepemilikan yang lebih besar karena setiap departemen memainkan peran penting dalam keberhasilan proyek. Hal ini mengarah pada peningkatan akuntabilitas, yang berdampak positif bagi pertumbuhan, penetapan tujuan, dan organisasi yang lebih besar. 💸
Hemat biaya
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Tim lintas fungsi mengurangi biaya dengan mengurangi jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan tugas. Tentang 70% dari para pemimpin yang secara konsisten mencapai target pengoptimalan biaya bekerja dengan tim lintas fungsi, dibandingkan dengan 40% yang tidak.
Apa Saja Jenis Tim Lintas Fungsional?
Jika Anda dapat membangunnya, kemungkinan besar ada tim lintas fungsi yang akan membantu Anda menyelesaikannya. Berikut adalah daftar tim lintas fungsi yang paling umum yang perlu Anda ketahui. 🛠️
- Tim yang terfokus: Tim ini dibentuk sementara untuk fokus pada tugas atau proyek tertentu dan biasanya dibubarkan setelah tugas atau proyek tersebut selesai
- Tim fungsional: Jenis tim ini terdiri dari para ahli dari disiplin ilmu tertentu yang bekerja sama untuk memecahkan masalah ataumengembangkan proyek dalam bidang keahlian mereka
- Tim eksekutif: Membuat keputusan penting tentang arah, tujuan, dan strategi perusahaan secara keseluruhan mendapat manfaat dari pembentukan tim eksekutif
- Gugus tugas: Gugus tugas lintas fungsi biasanya dibentuk untuk memecahkan masalah atau menghasilkan solusi untuk masalah tertentu
- Tim penasihat: Ketika Anda perlu memberikan saran dan wawasan yang komprehensif tentang area tertentu yang terkait dengan organisasi, Anda membentuk tim penasihat kolaborasi lintas fungsi
- Tim gabungan: Ini terjadi ketika anggota dari berbagai organisasi dan entitas yang berbeda berkumpul untuk mencapai tujuan bersama
- Tim matriks: Tim ini terdiri dari anggota yang berasal dari berbagai bidangdepartemen yang berkolaborasi dalam sebuah proyek atau tugas dan melapor kepada manajer departemen mereka
Bagaimana Membangun Tim Lintas Fungsional yang Sukses
1. Ciptakan visi yang jelas
Sangat penting untuk menetapkan visi dan tujuan yang jelas untuk proyek sehingga semua orang memahami apa yang sedang mereka kerjakan. Terlepas dari apa visi Anda, visi tersebut harus diatur, dikelola, dan disimpan di suatu tempat.
Di sinilah ClickUp membantu Anda membangun pusat kendali misi Anda . Dengan cara ini, manajer proyek menetapkan visi mereka dengan segala keagungannya. Bagaimanapun juga, ide hanya akan menjadi ide jika tidak diterapkan dan diuraikan menjadi sprint yang bisa dilakukan .
Menyatukan semua pekerjaan Anda dalam ikhtisar tingkat tinggi dengan Dasbor
ClickUp berfungsi dengan baik untuk kebutuhan paling dasar serta tuntutan yang diperlukan dari tim berkinerja tinggi. Dengan papan dan tampilan kalender tim dapat mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan serta gambaran umum pelaksanaan proyek. ClickUp Docs dibagikan, pengeditan disimpan dalam waktu nyata, dan kemajuannya sangat visual.
Perlu dengan tugas atau ketergantungan proyek ? ClickUp juga menyediakan kustomisasi total untuk hal tersebut.
2. Menetapkan peran dan tujuan utama
Sebelum memulai proyek, penting untuk menetapkan peran dan tujuan untuk setiap anggota tim. Hal ini memudahkan tim untuk berkoordinasi dan tetap berada di jalur yang sama. Sasaran mendapat manfaat dari penugasan peran dan pencapaian yang diuraikan dengan jelas.
Memvisualisasikan Pencapaian proyek dengan tampilan Gantt di ClickUp
Dengan ClickUp, mengatur dan melacak tonggak pencapaian proyek menjadi hal yang biasa. ClickUp memungkinkan tim lincah lintas fungsi untuk mengubah sebuah tugas menjadi sebuah tonggak pencapaian. Anda juga bisa memfilternya, jika Anda ingin melihat peta jalan dari semua tonggak yang telah diselesaikan oleh tim.
3. Memberikan dukungan
Ketika tim berkomunikasi, berbicara melalui sesi curah pendapat, dan menyusun strategi, pastikan Anda memberikan banyak dukungan. Secara fungsional, hal ini tergantung pada alat yang Anda gunakan dan bagaimana Anda menggunakannya.
Buat proses dukungan Anda di alat bantu Mind Maps ClickUp untuk memvisualisasikan seluruh alur kerja
Pastikan proses dukungan Anda terdokumentasi dengan baik. Untungnya, Anda dapat menggunakan Peta Pikiran alat bantu untuk menghubungkan titik-titik dengan mudah dan memvisualisasikan alur kerja yang lengkap untuk proses dukungan Anda.
Selain itu, Alat obrolan bawaan ClickUp membuatnya sehingga Anda tidak perlu mengganti konteks saat bekerja dengan tim Anda. Cukup mulai obrolan di dalam platform dan berkomunikasi dengan siapa pun di tim Anda.
Hal-hal kecil seperti inilah yang membuat perbedaan besar saat Anda berada di tengah-tengah mengelola tugas, dan tonggak sejarah atau berjalan pertemuan yang lincah .
4. Mendorong kolaborasi dan kreativitas
Mendorong anggota tim untuk berkolaborasi berbagi ide baru, dan berpikir di luar kebiasaan dalam hal pemecahan masalah. Di sinilah perangkat lunak papan tulis seperti Papan Tulis ClickUp bersinar.
Deteksi Kolaborasi memungkinkan tim untuk bekerja dan mengedit secara bersamaan di Papan Tulis ClickUp
Sebagai kotak pasir kreatif yang dibuat untuk curah pendapat, Anda tidak akan pernah ingin menggunakan alat bantu lain pada tahap awal mewujudkan proyek. Tim berkolaborasi secara real-time menyimpan konsep, menggambar diagram penjelas, dan menggunakan fitur pendeteksi kolaborasi untuk mencegah duplikasi atau pekerjaan berulang!
5. Mengenali dan menghargai pencapaian
Mengakui dan memberi penghargaan kepada anggota secara individu maupun tim secara kolektif atas pencapaian mereka . Hal ini akan membantu menumbuhkan rasa tanggung jawab dan kepemilikan atas proyek.
Masalahnya adalah ada begitu banyak organisasi yang tidak mendokumentasikan dan memberikan penjelasan yang jelas tentang bagaimana karyawan akan dihargai atau diakui atas pekerjaan mereka. Menggunakan ClickUp Docs membantu Anda memusatkan dokumen operasional dan organisasi di satu tempat sehingga mudah bagi tim untuk mencari informasi penting.
Sentralisasikan informasi dan sumber daya budaya perusahaan Anda dalam satu tempat melalui Templat Dokumen ClickUp ini
Selain itu, Anda tidak perlu memulai dari awal. Gunakan Templat Budaya Perusahaan ClickUp untuk mendokumentasikan semua yang Anda inginkan dari tim Anda dan bagaimana Anda akan memberi penghargaan kepada mereka. Begitu tim tahu bahwa mereka akan diakui, mereka akan selalu ingin memberikan sedikit lebih banyak untuk pekerjaan mereka.
Contoh Tantangan untuk Tim Lintas Fungsional dengan Templat
Ketika Anda bekerja secara lintas fungsi, kesenjangan pengetahuan pasti akan muncul. Ketika tim tidak memiliki kejelasan peran dan/atau pelatihan, hal ini akan menyebabkan kolaborasi yang tidak efisien dan penurunan produktivitas.
Namun, itu bukan satu-satunya tantangan yang dihadapi tim lintas fungsi sehari-hari. Banyak hal yang harus dihadapi terkait organisasi dan gaya komunikasi. Berikut ini beberapa di antaranya.
Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas
Dengan beragam peran dan tanggung jawab, sulit bagi tim untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Kecuali jika sudah ada alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya dari pimpinan yang menentukan bagaimana tim lintas fungsi akan berjalan-bersamaan dengan pemusatan tanggung jawab tersebut-tim akan terjebak dengan peran dan tanggung jawab yang tidak jelas.
Mudah memvisualisasikan struktur dan tata letak tim Anda dengan templat papan tulis bagan organisasi sederhana ini
Sebagai gantinya, gunakan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk memulai bagan organisasi sehingga semua orang tahu persis siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Silo data
Silo Data terjadi ketika departemen yang berbeda bekerja secara independen dan tidak berbagi data-apalagi jika mereka menggunakan platform SaaS yang sama sekali berbeda untuk mengelola data tersebut.
Kemungkinan besar tumpukan teknologi yang digunakan tim penjualan terlihat berbeda dari yang yang digunakan tim branding dan desain . Lalu bagaimana? Di sinilah pentingnya memusatkan beban kerja Anda dari awal hingga akhir. 🔑
Tim lintas fungsi membutuhkan satu sumber kebenaran untuk bekerja. Dengan begitu, tugas-tugas dapat diatur dan ditugaskan, pembaruan akan sama dan dapat diakses oleh semua orang dalam tim pemasaran atau di tempat lain, dan semua orang bekerja di bawah pedoman yang sama.
Hubungkan tim di seluruh organisasi dengan detail ini Manajemen Tim Templat Rencana
Jika Anda perlu mengumpulkan tim di satu tempat, mengapa tidak bekerja dari templat khusus untuk memastikan semua orang dan setiap tim bertanggung jawab? Permudah tim lintas fungsi untuk berkembang dengan visibilitas ke dalam proyek dan status sehingga tim penjualan dan pemasaran dapat berkolaborasi dengan lebih baik.
Alokasi sumber daya yang buruk
Berbagai sumber daya, material, teknologi, dan uang memerlukan alokasi yang tepat di seluruh proyek dari awal hingga akhir. Tanpa alat dan sistem yang tepat untuk mewujudkannya, alokasi sumber daya yang buruk hanya akan menjadi penghambat bagi tim lintas fungsi untuk mencapai garis finish.
Tujuan, peran, dan jadwal yang jelas adalah suatu keharusan bagi tim lintas fungsi untuk bekerja dengan sukses. Tanpa elemen-elemen ini, anggota tim mungkin tidak yakin apa yang diharapkan dari mereka dan kapan.
Gunakan Templat Alokasi Sumber Daya ClickUp untuk melacak bahan, tenaga kerja, dan semacamnya untuk setiap proyek
Jangan terlalu sering menggunakan atau kurang memanfaatkan anggota tim Anda dengan menebak-nebak siapa yang bisa mengerjakan apa. Tentukan sumber daya yang tersedia dan gunakan templat ini untuk melacak, mengelola, dan menyesuaikan ketersediaan sumber daya Anda di satu lokasi pusat.
Memerangi alur kerja tim
Tentu saja, ada sumber daya yang harus dikelola dan tugas yang harus diberikan, namun masalah alur kerja cenderung muncul ketika tim lintas fungsi bekerja bersama. Pendekatan satu tim untuk bekerja mungkin tidak cocok untuk tim lainnya, dan kompromi ini perlu dilakukan di kedua belah pihak.
Perbedaan dalam terminologi dan alur kerja membuat tim lintas fungsi lebih sulit untuk berkolaborasi secara produktif. Jika Anda harus meringkas tantangan nomor satu untuk tim lintas fungsi, itu akan bermuara pada ketidakselarasan.
Hal ini merupakan inti dari banyak masalah yang ada. Ini berarti bahwa membangun tim lintas fungsi yang sukses membutuhkan penanganan bagaimana alur kerja Anda selaras.
Gunakan templat ini untuk membuat proses di organisasi Anda dengan menyoroti bagaimana tugas-tugas diselaraskan dan berpotensi mengalir ke tim lain
Selaraskan setiap tim dengan membuat daftar dokumentasi proses dan prosedur. Untungnya, templat proses dan prosedur gratis ini mempermudah pendelegasian dan penentuan alur kerja tim atau setidaknya, mendokumentasikan cara kerja masing-masing sehingga tidak ada lagi kebingungan di antara departemen.
Lakukan Lebih Banyak Lintas Fungsi Dengan Kekuatan ClickUp
Platform ClickUp yang intuitif dan dapat disesuaikan memungkinkan tim untuk mengatur ruang kerja dan tugas dengan mengklik tombol, dan memberikan tugas kepada anggota tim dengan mudah.
Platform ini juga menyediakan kemampuan pelaporan yang kuat, sehingga anggota tim dapat dengan cepat mendapatkan wawasan tentang kemajuan tugas dan proyek. Dengan ClickUp, tim berbagi file dan komentar secara real-time, memberikan mereka akses instan ke pembaruan terbaru, sekaligus memungkinkan tim untuk bekerja dari mana saja.