Mari kita atur suasana. 🎭
Anda adalah seorang manajer proyek yang timnya siap untuk mengambil langkah selanjutnya dalam proses perencanaan proyek . Anda telah bekerja sama untuk mengembangkan konsep dan menciptakan strategi manajemen proyek untuk mewujudkan ide Anda.
Sekarang, saatnya untuk bertindak. 🥳
Setelah setiap langkah Anda rencana proyek telah dipetakan dan ada di depan Anda, dan siap untuk memasuki fase eksekusi proyek. Namun sebelum Anda mengumpulkan $200 dan memberikan "Go", penting untuk mengetahui tantangan dan perubahan yang dapat menghambat proyek atau bahkan menghentikannya tanpa batas waktu.
Biarkan panduan ini membantu Anda mengembangkan strategi Anda sehingga Anda bisa menaklukkan eksekusi proyek seperti seorang profesional sejati. Ikuti semua yang perlu Anda ketahui tentang eksekusi proyek yang sukses, kesenjangan yang dapat menghambat kemajuan Anda, dan 10 strategi eksekusi manajemen proyek untuk membantu para manajer tetap berada di jalur yang benar.
Apa itu Eksekusi Proyek?
Eksekusi proyek terjadi setelah Anda menyelesaikan tahap ide melalui
peta jalan proyek
. Ini adalah bagian yang menyenangkan-ketika Anda siap untuk benar-benar menjalankan dan mewujudkan proyek. Ini juga bisa menjadi fase yang paling menakutkan karena merupakan fase yang paling lama, paling banyak menuntut, dan kompleks.
Manajer proyek harus tetap fokus, siap untuk berubah, dan mengetahui kemajuan dan kemunduran proyek. Sementara tim bertindak berdasarkan langkah-langkah yang telah Anda buat, Anda sebagai manajer proyek mengawasi dan mendukung kemajuan tim dengan:
- Mengawasi, mendorong, dan merayakan tim saat mereka melakukanruang lingkup proyek* Mengelola kemajuan yang terjadi
- Menyarankan perubahan arah atau jadwal
- Mengelola hubungan dan korespondensi pemangku kepentingan
- Mendokumentasikan dan mencatat semua masalah, perubahan, dan pembaruan utama
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, bukan? 😅
Namun sebagai aturan praktis, jika Anda tetap berpegang teguh pada memprioritaskan orang, proses, dan komunikasi Anda, Anda akan berada dalam kondisi yang baik! Tidak peduli jenis proyek manajemen yang efektif dari ketiga area ini memastikan proyek tetap berada di jalurnya, sesuai anggaran, dan mencapai tonggak-tonggak utamanya.
Ini adalah kunci karena manajer proyek juga bertanggung jawab untuk membantu anggota mengganti waktu yang hilang, mengarahkan ulang, atau melakukan pivot jika ada bagian dari rencana yang tidak sesuai dengan rencana - atau dikenal sebagai kesenjangan eksekusi proyek.
Apa itu Kesenjangan Eksekusi Proyek
Juga dikenal sebagai kesenjangan strategi, kesenjangan eksekusi proyek terjadi ketika rencana proyek yang Anda buat tidak berjalan sesuai harapan.
Apakah proyek Anda terhenti karena kurangnya kejelasan, jadwal yang menyusut, sumber daya yang berkurang, atau tujuan yang berubah-semua itu dianggap sebagai kesenjangan eksekusi proyek.
Meskipun kurangnya sumber daya adalah penyebab sebagian besar kesenjangan - termasuk anggaran, material, dan bandwidth - ada beberapa kendala utama lainnya yang harus diperhatikan menjelang fase eksekusi proyek:
- Kurangnya dukungan atau dukungan dari atasan atau pemangku kepentingan
- Jadwal yang terlalu tinggi atau tidak realistis
- Visi proyek yang tidak jelas
- Kurangnya penentuan prioritas yang menyebabkan kemacetan
Dan banyak lagi. 🫣
Sebagai manajer proyek, mungkin sulit untuk menyeimbangkan antara mengawasi pelaksanaan proyek untuk menghindari kesenjangan tanpa mengelola tim Anda secara mikro atau melayang-layang di atas tim Anda alur kerja . Hal ini pada akhirnya tidak produktif karena mengirimkan pesan bahwa anggota tidak dipercaya untuk mengelola pekerjaan mereka dan sederhananya, hal ini tidak baik untuk semangat kerja.
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Kami hadir untuk mengatasi masalah ini dengan 10 strategi untuk membantu manajer proyek mengatasi kesenjangan eksekusi potensial dan menyelesaikan proyek tanpa hambatan.
Bonus: Perencanaan Kontinjensi
Apa yang Terjadi Selama Fase Eksekusi Proyek yang Sukses?
- Pemberian tugas: Manajer proyek memberikan tugas spesifik kepada anggota tim berdasarkan keterampilan dan keahlian mereka.
- Pelaksanaan pekerjaan: Anggota tim melaksanakan tugas yang diberikan, mengikuti rencana dan jadwal proyek.
- Pelacakan kemajuan: Manajer proyek memantau kemajuan setiap tugas, memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan sesuai rencana.
- Komunikasi dan kolaborasi: Anggota tim berkomunikasi secara teratur untuk berbagi informasi terbaru, mengatasi tantangan, dan mengoordinasikan upaya.
- Kontrol kualitas: Proses penjaminan kualitas diterapkan untuk memastikan bahwa hasil proyek memenuhi standar yang diinginkan.
- Manajemen risiko: Tim proyek mengidentifikasi dan menangani potensi risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan untuk meminimalkan dampaknya.
- Manajemen sumber daya: Manajer proyek memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan, seperti peralatan, bahan, dan personel, tersedia dan digunakan secara efektif.
- Keterlibatan pemangku kepentingan: Tim proyek menjaga komunikasi rutin dengan para pemangku kepentingan, memberi mereka informasi dan mengatasi masalah apa pun.
- Manajemen perubahan: Jika terjadi perubahan pada ruang lingkup atau persyaratan proyek, perubahan tersebut didokumentasikan, dinilai, dan dikelola sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
- Dokumentasi dan pelaporan: Kemajuan, pencapaian, dan masalah yang dihadapi didokumentasikan dan dilaporkan kepada pemangku kepentingan yang relevan.
- Penyelesaian masalah: Tim proyek mengidentifikasi dan menyelesaikan setiap masalah atau konflik yang muncul selama pelaksanaan, untuk memastikan kelancaran proyek.
- Pemantauan dan penyesuaian yang berkelanjutan: Manajer proyek terus memantau kemajuan proyek, melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menjaganya tetap pada jalurnya.
10 Strategi Eksekusi Proyek
Ada banyak langkah proaktif yang dapat dilakukan sebelum fase eksekusi proyek untuk menjembatani kesenjangan antara tujuan, strategi, atau tugas yang tidak selaras. Rahasianya adalah menerapkannya dalam proses manajemen proyek Anda jauh sebelum waktunya untuk bertindak! Berikut adalah 10 strategi eksekusi proyek favorit kami yang berhasil untuk menjaga tim Anda tetap termotivasi, berada di jalur yang benar, dan selalu bergerak maju.
1. Memanfaatkan perangkat lunak manajemen proyek
Jika Anda ragu-ragu tentang apakah perangkat lunak manajemen proyek diperlukan untuk menjalankan proyek secara efektif-ya.
Terutama jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk terhubung dengan pemangku kepentingan, bekerja dengan tim lintas fungsi atau mengelola beberapa proyek dalam satu waktu, alat ini akan membantu membawa transparansi proyek secara penuh kepada semua orang yang terlibat tanpa harus mengirim satu email pun.
Visualisasikan tugas Anda dari setiap sudut dengan lebih dari 15 tampilan di ClickUp termasuk Daftar, Papan, dan Kalender
Perangkat lunak manajemen proyek sangat penting bagi manajer proyek yang berpengalaman sekalipun untuk mengawasi waktu, beban kerja, proyek, dan TBH, kewarasan mereka dengan cara yang paling produktif. Alat-alat ini dirancang untuk menghilangkan kesibukan kerja dan merampingkan proses perencanaan proyek melalui otomatisasi alur kerja , ketergantungan tugas antarmuka seret dan lepas, dan banyak lagi. 😍
Yang terbaik alat manajemen proyek dapat diskalakan, fleksibel, dan intuitif-jadi, berapa pun ukuran tim Anda atau kompleksitas proyek Anda, perangkat lunak ini akan selalu memberikan hasil. Fitur utama spesifik yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen proyek berkualitas tinggi meliputi:
- Beberapa tampilan untuk mendukungPapan kanban,bagan Gantt tradisionalkalender Anda,diagramdaftar tugas, dan banyak lagi
- Dalam aplikasikolaborasi fitur-fitur seperti komentar, @mention, obrolan, tugas yang diberikan, dan pengamat
- Dasbor dan pelaporan instan untuk memberikan pemahaman tingkat tinggi kepada manajer proyek tentang kesehatan proyek mereka secara keseluruhan
- Status tugas khusus untuk menyampaikan kemajuan secara jelas dan visual pada setiap item tindakan
- Beberapa integrasi untuk menyelaraskan dengan tumpukan teknologi Anda saat ini dan membawa lebih banyak informasi berharga ke dalam platform manajemen proyek Anda
Menampilkan data penting dengan cepat di satu layar dengan Dasbor di ClickUp
Meskipun ini hanyalah beberapa fitur manajemen proyek favorit kami, masih banyak fitur lain yang perlu diperhatikan, tergantung pada situasi unik Anda. Kemudahan penggunaan, anggaran tim Anda, dan alat yang telah Anda investasikan adalah hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi yang tepat. Namun dalam industri yang terus berkembang ini, penting untuk mengetahui bahwa Anda memiliki banyak pilihan!
2. Gunakan templat perencanaan proyek dan eksekusi proyek
anda bisa menemukan templat untuk apa saja sekarang ini
Serius! Bukan rahasia lagi bahwa setiap alat manajemen proyek yang canggih dilengkapi dengan serangkaian fitur yang kuat untuk digunakan. Pada akhirnya, fitur-fitur ini akan menjadi teman terbaik Anda. Tetapi saat ini? Mempelajari alat baru bisa menjadi sebuah proses tersendiri. Templat mengatasi masalah ini dengan kerangka kerja yang sudah dibuat sebelumnya dan dapat disesuaikan untuk memulai proses eksekusi proyek Anda dengan cara yang paling produktif.
Selain itu, templat adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada Anda untuk apa fitur-fitur perangkat lunak manajemen proyek Anda dibuat. Status yang sudah dibuat sebelumnya, tabel yang hampir lengkap, daftar tugas perencanaan proyek, dan dokumen bantuan adalah beberapa dari sekian banyak cara templat dapat memandu tim Anda menuju kesuksesan.
Tips template terbaik yang bisa kami berikan adalah mulai dari sini, dengan Templat Rencana Eksekusi Proyek oleh ClickUp .
Tentukan cakupan proyek, persyaratan, sumber daya, dan lainnya menggunakan Templat Rencana Eksekusi Proyek oleh ClickUp
Dokumen ClickUp yang ramah pemula ini dikemas dengan tujuh halaman bagian yang dapat disesuaikan untuk menyusun rencana secara strategis dan menyeluruh menentukan ruang lingkup proyek Anda tujuan, persyaratan, jadwal, rencana komunikasi, dan banyak lagi. Ini adalah sumber daya yang ideal untuk membantu manajer proyek menstandarkan proses eksekusi proyek menggunakan editor dokumen ClickUp yang kolaboratif dan dinamis - dan apakah kami sebutkan bahwa ini gratis? 💸
Berikut adalah beberapa fitur yang paling kami sukai ClickUp Dokumen :
- Teks dari Dokumen ClickUp Anda dapat diubah secara langsung menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti
- Komentar dapat didelegasikan ke anggota lain dengan penyebutan atau tag sederhana
- Tim dapat melihat dan menyunting satu sama lain tanpa tumpang tindih menggunakandeteksi kolaboratif secara langsung Dan karena ClickUp Docs tetap diperbarui secara otomatis dan menyimpan riwayat versi Anda, Templat Eksekusi Proyek Anda akan selalu bertindak sebagai sumber kebenaran yang dapat diandalkan untuk dirujuk kembali oleh tim proyek kapan saja. 😍
3. Menyelaraskan tujuan pelaksanaan proyek
Ini bukan hanya tentang menyepakati tujuan akhir hasil proyek adalah tentang mengetahui bagaimana proyek tersebut terkait dengan visi jangka panjang organisasi Anda.
Memahami "mengapa" di balik proyek Anda akan membuat tim proyek tetap selaras dengan strategi keseluruhan dan memastikan tugas-tugas yang tepat diprioritaskan. Komunikasi yang jelas dimulai dengan mendapatkan pemahaman yang sama tentang berbagai hal sebelum eksekusi dimulai. Pertemuan awal proyek , Penetapan tujuan yang cerdas dan pembaruan kemajuan sangat bagus untuk mempromosikan transparansi dan kepercayaan diri di seluruh tim dalam hal mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang . Selain itu, hal ini memperkuat kolaborasi di setiap tahap proyek Anda dengan memastikan setiap anggota tim tidak terjebak dalam silo mereka masing-masing dari hari ke hari.
4. Jadilah inovatif
Ketika berbicara tentang ide-ide baru, tidak pernah ada terlalu banyak koki di dapur-sangat penting sebagai manajer proyek untuk memberdayakan anggota tim agar dapat berbagi pemikiran.
Anggota tim Anda adalah orang-orang yang berada di tengah-tengahnya-menavigasi peta jalan, mengikuti jadwal, dan memenuhi janji-janji mereka. Mereka tahu apa yang mereka bicarakan!
Memasuki fase eksekusi, Anda mungkin merasa ragu untuk menyambut ide-ide baru karena takut membahayakan strategi yang baru saja Anda buat. tetapi berputar adalah bagian alami dari proses proyek. Anda dan tim Anda berbagi hasil yang sama, dan akan sangat membantu mereka untuk mengetahui bahwa mereka memiliki kekuatan untuk menyuarakan pemikiran, saran, dan potensi kekhawatiran mereka selagi masih ada waktu untuk melakukan sesuatu.
Curah pendapat, rencanakan, susun strategi, dan sederhanakan komunikasi secara real-time untuk mengirimkan proyek lebih cepat dengan Papan Tulis ClickUp
Formulir ide, sesi curah pendapat dan saluran komunikasi yang telah ditentukan mendorong diskusi terbuka di antara tim dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli dengan apa yang mereka katakan dengan melakukan langkah pertama. Daripada hanya mengatakan bahwa Anda menerima pemikiran mereka, berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan ide atau masalah yang mereka hadapi kapan saja dalam fase eksekusi - proyek Anda akan selalu lebih baik dalam jangka panjang.
5. Doronglah untuk berbagi ide
Ini berlaku dua arah! Mendorong tim untuk berbagi ide sama pentingnya dengan memastikan bahwa mereka merasa didengarkan. Sebagai manajer proyek, Anda memiliki kekuatan untuk membantu tim Anda membuat perubahan positif melalui ide-ide mereka. Bersikaplah terbuka dan fleksibel dengan ide-ide mereka, meskipun berbeda dari strategi awal.
Selain itu, hal ini akan membuat tim merasa lebih bertanggung jawab atas pekerjaan mereka jika mereka tahu bahwa pemikiran mereka dipertimbangkan secara serius selama proses berlangsung.
6. Mendelegasikan tugas untuk pelaksanaan proyek
Berlawanan dengan kepercayaan umum, manajer proyek tidak boleh memikul seluruh beban dunia di pundaknya. Mereka sudah cukup khawatir dengan apa yang mereka miliki, dan sebagai pemimpin proyek, mendelegasikan tugas kepada anggota lain akan mendorong pertumbuhan dan kepercayaan diri dengan berbagi kepemilikan di seluruh tim.
Dengan membagi tanggung jawab yang kecil sekalipun, manajer proyek memiliki lebih banyak waktu untuk memahami gambaran besar dari berbagai hal, termasuk kemajuan proyek, beban kerja tim dan status.
7. Mendorong kolaborasi tim
Manajer proyek bertanggung jawab untuk menjaga agar semua orang tetap dalam lingkaran informasi dari anggota tim lain hingga pemangku kepentingan.
Menyesuaikan pengaturan privasi dan berbagi di Izin ClickUp
Wacana yang konstruktif dan terbuka adalah cara lain perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu manajer menghemat waktu dan menjadi lebih efisien dalam hari-hari mereka, tetapi tidak selalu harus disediakan untuk rapat dan email. Jaga agar status proyek Anda tetap transparan dengan memberikan akses kepada para pemain kunci Anda untuk melihat, mengomentari, atau bahkan mengedit laporan tingkat tinggi atau dokumen kemajuan sesuai keinginan Anda.
8. Identifikasi ketergantungan tugas
Mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan dalam urutan tertentu membantu proyek tetap berada di jalurnya dan sumber daya dialokasikan dengan benar. Mempertimbangkan bahwa sebagian besar kesenjangan strategi bermuara pada kurangnya manajemen sumber daya pada tingkat tertentu, tetap berada di atas ketergantungan tugas Anda, tonggak sejarah dan jalur kritis terkadang bisa menjadi pembeda antara apakah sebuah proyek berhasil melewati fase eksekusi atau tidak.
Lihat beban kerja Anda berdasarkan tugas-tugas yang tersisa di jalur kritis Anda dengan satu tombol di ClickUp!
9. Melacak kemajuan pelaksanaan proyek
Lebih baik melakukan kesalahan di sisi yang lebih banyak solusi manajemen proyek visual dalam hal dasbor, pelaporan, dan wawasan. Ada banyak cara untuk menentukan status proyek Anda secara keseluruhan, bahkan hingga ke tingkat detail, ketika menggunakan perangkat lunak yang tepat.
Fitur seperti status tugas khusus sangat baik untuk mengetahui pembaruan tugas individual dengan cepat dalam sekejap, tetapi untuk kemajuan tingkat tinggi, dasbor, diagram, dan papan tulis digital adalah pilihan utama setiap manajer proyek. Keuntungan lain dari penggunaan bentuk pelaporan yang sangat visual adalah lebih mudah dibaca dan lebih mudah diakses oleh para pemangku kepentingan, atasan, dan kepala departemen lain untuk dipahami dalam keadaan darurat.
Menggunakan Papan Tulis ClickUp sebagai alat kolaborasi visual untuk kebutuhan apa pun
10. Tinjau hasil kerja dengan para pemangku kepentingan
Mengikuti salah satu dari berikut ini akan menghasilkan manajemen waktu yang lebih baik dan peningkatan produktivitas sambil menghindari kesenjangan eksekusi dalam manajemen proyek. Jadi, apa yang harus Anda lakukan dengan waktu baru yang telah Anda hemat? Gunakan waktu tersebut untuk memastikan para pemangku kepentingan utama merasa senang di setiap langkahnya!
Meskipun mungkin tidak selalu diperlukan atau memungkinkan, meninjau hasil proyek dengan para pemangku kepentingan selama fase eksekusi memastikan mereka akan senang saat proyek selesai. Selain itu, hal ini membuat Anda terlihat baik!
Terutama jika Anda bekerja dengan klien baru, sikap ini akan membangun hubungan yang lebih kuat hubungan pemangku kepentingan dan meyakinkan tim Anda bahwa mereka bergerak ke arah yang benar.
Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Proyek Membantu Eksekusi Proyek
Jika Anda mengambil sesuatu dari panduan ini, biarkanlah itu menjadi pentingnya perangkat lunak manajemen proyek yang dinamis untuk merampingkan dan mengotomatiskan proses eksekusi proyek Anda.
Menginvestasikan waktu dan sumber daya Anda pada perangkat lunak yang tepat akan membantu Anda menindaklanjuti 10 strategi eksekusi ini dengan mudah dan efisien, apa pun jenis atau kompleksitas proyek Anda.
Dengan Perpustakaan Templat untuk melengkapi kekayaan serangkaian fitur , ClickUp adalah perangkat lunak yang ideal untuk membantu manajer dan tim menjalankan proyek, merampingkan proses, dan menyelaraskan tujuan utama. Ini adalah satu-satunya platform produktivitas yang cukup kuat untuk memusatkan bekerja di seluruh aplikasi ke dalam satu pusat kolaboratif.
Memantau pembaruan proyek
mengelola alur kerja, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
Dan dengan fitur-fitur termasuk Dokumen ClickUp , Papan Tulis ClickUp , beberapa tampilan, dan status khusus yang tersedia pada setiap paket harga, ClickUp menciptakan solusi untuk tim dengan anggaran berapa pun. Daftar ClickUp hari ini dan mulai menggunakannya bersama tim tanpa biaya sama sekali.