Pernahkah Anda mengerjakan sebuah proyek di mana seseorang tidak mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas atau mencapai sebuah pencapaian? Atau lebih buruk lagi, mereka tidak tahu bahwa mereka ditugaskan untuk melakukan sesuatu?
Mungkin Anda pernah menjadi orang tersebut. Bahkan sebagai seorang manajer proyek
Sangat mudah untuk mengatakan bahwa situasi ini terjadi karena tujuan yang tidak jelas, sumber daya yang terbatas, atau bahkan komunikasi yang buruk. Namun alasan-alasan tersebut adalah gejala dari masalah yang lebih besar.
Hampir 40% dari proyek gagal karena perencanaan yang buruk.
Proyek yang kompleks dengan banyak tim yang terlibat bisa menjadi lebih sulit.
Workstream adalah solusi dinamis untuk masalah ini. Panduan ini akan membantu mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang workstream. Kami akan membahas apa itu workstream dalam manajemen proyek, manfaatnya, dan lima contoh untuk membantu Anda membuat workstream Anda sendiri.
Mari kita selami!
Apa itu Workstream dalam Manajemen Proyek?
Workstream adalah alat bantu untuk memecah pekerjaan dalam jumlah besar untuk memajukan proyek.
Ini adalah serangkaian tugas atau aktivitas terkait yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan tertentu. Alur kerja juga dapat identik dengan atau berisi tonggak pencapaian proyek Anda, tergantung pada proyeknya. Jika digunakan dengan benar, alur kerja membantu tim bekerja secara lintas fungsi untuk mengatur, merencanakan, dan melacak kemajuan mereka secara real-time.
Ide utama di balik workstream adalah bahwa setiap tim yang terlibat dalam sebuah proyek hanya perlu menangani bagiannya, sehingga memudahkan manajer proyek untuk mengawasi kemajuannya.
Hasilnya, proyek bergerak lebih cepat dan lancar dengan sedikit kebingungan atau penundaan. Workstream dirancang untuk membagi pekerjaan menjadi beberapa segmen, sehingga tim dapat fokus pada area yang menjadi spesialisasi mereka, sehingga meningkatkan efisiensi.
Bagan Gantt akan membantu Anda memvisualisasikan apa itu aliran kerja. Proyek konstruksi, misalnya, memiliki banyak ketergantungan tonggak-tonggak yang harus diselesaikan sebelum melanjutkan.
Melihat beberapa proyek pada satu bagan Gantt di ClickUp
Tim yang bertanggung jawab untuk mendapatkan izin harus menyelesaikan tugas mereka sebelum proyek bisa "mengalir" ke tim pembongkaran.
Sangat mudah untuk membuat alur kerja menjadi bingung dengan alur kerja . Sebuah alur kerja merepresentasikan sebuah proyek peta proses (atau bagian dari suatu proses), yang berisi urutan tugas tertentu yang perlu diselesaikan.
Alur kerja bukanlah urutan tugas, melainkan output dari berbagai tim yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama.
Manfaat Menggunakan Alur Kerja untuk Manajemen Proyek
Sebagai manajer proyek, Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan workstream dibandingkan dengan pendekatan berbasis tugas tradisional. Workstream dapat mendorong proyek ke depan dengan peningkatan kecepatan dan visibilitas kemajuan yang lebih baik.
Berikut adalah empat manfaat dari workstream.
1. Rencana yang terorganisir
Dengan memecah sebuah proyek menjadi beberapa alur kerja yang lebih kecil, manajer proyek dapat merancang rencana yang jelas dan terorganisir untuk proyek tersebut. Hal ini membuat penugasan tugas dan pelacakan kemajuan menjadi lebih mudah dan memastikan bahwa setiap aspek proyek ditangani.
Idealnya, Anda akan membuat alur kerja sebelum proyek dimulai. Jika Anda melakukannya, Anda akan mengetahui apa saja batasan-batasan proyek yang Anda hadapi.
Mengatur tugas untuk memblokir atau menunggu satu sama lain untuk membuat ketergantungan di ClickUp
Pendekatan aliran kerja memastikan bahwa proyek akan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran di setiap titik di sepanjang jalan sehingga eksekusi proyek tidak pernah dalam bahaya.
2. Menghilangkan silo-silo organisasi
Ketika beberapa tim terlibat dalam sebuah proyek, mudah bagi setiap tim untuk bekerja sendiri-sendiri. Jika Anda pernah mengalami hal ini, Anda tidak sendirian.
Silo di tempat kerja, demikian sebutannya, adalah hal yang umum. Hampir 55% dari bisnis menunjukkan bahwa mereka memiliki tim yang terkotak-kotak.
Alur kerja berjuang melawan silo. Alur kerja dimaksudkan untuk memungkinkan anggota proyek berbagi informasi dengan cepat dan mudah di seluruh departemen atau organisasi. Ini berarti setiap orang selalu mendapatkan informasi terbaru tentang perkembangan terbaru dalam proyek, sehingga menghilangkan silo.
Alur kerja meningkatkan kolaborasi tim dengan menyediakan kerangka kerja yang jelas. Anggota tim mengetahui tugas apa yang menjadi tanggung jawab mereka, dapat memvisualisasikan melalui alat komunikasi dan dapat bekerja sama untuk menyelesaikan tugas yang terkait dengan alur kerja mereka.
3. Memungkinkan Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dengan mudah
Melacak metrik spesifik yang terkait dengan setiap komponen proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek. Alur kerja juga membantu di sini. Dengan menganalisis metrik ini di setiap aliran kerja, manajer proyek dapat mengidentifikasi area yang kinerjanya rendah dan mengambil langkah untuk memperbaikinya.
Jadwalkan beberapa proyek, kelola ketergantungan, dan prioritaskan semuanya ke dalam kustomisasi Anda garis waktu proyek dengan tampilan Gantt Chart
Katakanlah sebuah alur kerja secara konsisten tertinggal dari jadwal atau mengalami masalah kualitas. Ini adalah kesempatan bagi Anda sebagai manajer proyek untuk melakukan analisis akar masalah untuk menemukan masalah yang mendasari dan mengidentifikasi solusi yang ditargetkan sekarang daripada terlambat.
4. Menyederhanakan alur dan proses kerja
Setelah area peningkatan berkelanjutan diidentifikasi, alur kerja dapat mengoptimalkan alur kerja dan proses dengan menstandarkannya di seluruh proyek, sehingga menciptakan efisiensi yang lebih besar. Hal ini membuat anggota tim tidak perlu menduplikasi upaya mereka atau membuang-buang waktu untuk meneliti bagaimana sebuah tugas harus diselesaikan.
Buat resep otomatisasi khusus atau gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin dan menyederhanakan alur kerja Anda yang kompleks
Alur kerja dapat diatur untuk menerapkan otomatisasi sedapat mungkin, sehingga mengurangi kebutuhan akan intervensi manual. Otomatisasi dapat membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan membebaskan anggota tim untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
5 Contoh Alur Kerja Manajemen Proyek
Ketika Anda berpikir tentang manajemen proyek, membangun gedung pencakar langit dan mendesain perangkat lunak mungkin terlintas di benak Anda. Namun, apa pun yang memiliki awal, tengah, dan akhir adalah sebuah proyek.
Apa pun proyek yang sedang Anda kerjakan, alur kerja dapat membantu.
Kami akan membagikan lima contoh alur kerja manajemen proyek. Saat Anda membaca, penting untuk diingat bahwa sebagian besar proyek jarang, jika tidak pernah, bersifat linier sempurna.
Dalam setiap proyek, Anda akan mengalami perubahan di luar kendali Anda, seperti anggota tim yang sakit, anggota tim yang ruang lingkup proyek penyesuaian, atau pengurangan anggaran. Jadwal dan proses dapat berubah di luar kendali. Karena itu, Anda perlu membuat alur kerja. Kelima contoh ini akan membuat Anda bersemangat.
1. Merencanakan sebuah acara
Perencanaan acara mungkin merupakan salah satu bentuk manajemen proyek yang paling sederhana. Namun, sederhana bukan berarti tidak penting. Perencanaan acara adalah sebuah industri senilai $5,6 miliar .
Berikut ini adalah alur kerja utama yang Anda perlukan untuk merencanakan hampir semua jenis acara.
- Tentukan tujuan acara, target audiens, dan sasaran
- Tentukan biaya untuk semua aspek acara (tempat, katering, hiburan, dll.)
- Teliti dan pilih tempat yang sesuai untuk acara tersebut
- Menyewa vendor untuk katering dan layanan lain yang diperlukan
- Merancang materi acara (undangan, poster, selebaran, spanduk, dll.)
- Memasarkan acara kepada publik. (Menambahkan kode QR di pintu masuk tempat usaha Anda, pemasaran email, grup media sosial, menggunakan brosur dan spanduk yang baru dirancang, dll.)
- Berhasil melaksanakan dan mengelola acara
Ini mungkin bukan setiap hal yang Anda lakukan. Namun, alur kerja ini merupakan blok besar dari hasil yang harus dicapai untuk proyek yang sukses.
TIP PROFESIONAL Buat sistem perencanaan acara yang solid dan lancar dengan Templat Manajemen Acara oleh ClickUp dan kelola semua operasi unik Anda di satu tempat dengan tampilan yang sudah dibuat sebelumnya, Status Kustom, Bidang Kustom, Dokumen, dan banyak lagi. Gunakan templat ini untuk merencanakan dan memvisualisasikan segala sesuatu mulai dari pencarian lokasi hingga mendapatkan penawaran, menyelaraskan tim dan sumber daya Anda untuk kolaborasi yang lancar guna menyelesaikan pekerjaan, dan melacak kemajuan dan tujuan untuk memastikan acara Anda berlangsung tepat waktu dan sesuai anggaran
Jadikan manajemen proyek acara lebih mudah dengan Templat Manajemen Acara dari ClickUp. Templat ini hadir dengan tampilan dan fitur yang telah dibuat sebelumnya dan dapat disesuaikan untuk membantu Anda merencanakan acara yang sukses
2. Membangun aplikasi seluler
Aplikasi pengembangan aplikasi membutuhkan beberapa langkah yang kompleks. Berikut ini adalah alur kerja yang umumnya dapat Anda lakukan dalam proyek aplikasi seluler:
- Tentukan tujuan aplikasi
- Kumpulkan persyaratan teknis
- Buat gambar kerja navigasi dan konten
- Merancang UI/UX
- Meluncurkan pengembangan
- Melakukan pengujian unit dan integrasi
- Mempersiapkan penerapan
ClickUp sangat bagus untuk manajemen proyek yang gesit dan Papan Tulis digitalnya adalah alat yang ampuh untuk memetakan proyek yang kompleks seperti membangun aplikasi atau situs web. Anda bisa menggunakannya untuk membuat kanvas apa pun. Seperti catatan tempel:
Papan Tulis ClickUp menawarkan semua fitur kreatif dan kolaborasi yang Anda perlukan untuk membuat diagram alur impian Anda
Atau diagram alur ketergantungan:
Buat representasi visual dari ide-ide kompleks seperti alur pengguna, wireframe, dan diagram teknik dengan Papan Tulis ClickUp
TIP PROFESIONAL Saat mengembangkan produk baru, desain dan pengalaman pengguna (UX) Anda harus menjadi yang utama. Namun, bagaimana Anda dapat menangkap beberapa konstruksi dan aliran kerja yang mendetail di satu tempat? ClickUp Whiteboards sangat ideal untuk merencanakan alur pengguna, membuat gambar rangka, dan membuat representasi visual dari diagram teknik yang rumit. Tambahkan Tugas, Dokumen daftar, dan bahkan orang di Papan Tulis Anda untuk memvisualisasikan apa saja. Mulailah dengan Pengantar Templat Papan Tulis oleh ClickUp ! Dilengkapi dengan panduan untuk membantu Anda memaksimalkan fitur Papan Tulis di ClickUp.
3. Peluncuran merek
The proses rebranding membutuhkan perencanaan, eksekusi, dan komunikasi yang cermat di seluruh tim pemasaran, sumber daya manusia, dan tim kepemimpinan eksekutif. Beberapa alur kerja utama meliputi:
- Melakukan riset merek dan pasar
- Mengembangkan strategi merek
- Menciptakan aset merek
- Kembangkan pedoman merek
- Menerapkan strategi merek yang baru
Dalam bisnis kecil, proses departemen pemasaran mungkin hanya memiliki satu atau dua karyawan yang bekerja di dalam banyak aliran ini. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki tim penelitian dan pengembangan tim desain grafis, tim pemasaran, tim media sosial, dan lain-lain, semuanya mengerjakan proyek ini bersama-sama.
TIP PRO Gunakan perangkat lunak manajemen merek untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan mengelola semua yang Anda perlukan untuk meluncurkan dan mempertahankan merek yang sukses. Anda juga dapat memanfaatkan fitur yang dapat disesuaikan templat manajemen merek untuk mengakses kerangka kerja yang solid yang akan membantu Anda menjaga proses tetap konsisten dan berjalan dengan lancar.
4. Kampanye retensi karyawan
Departemen sumber daya manusia biasanya dianggap sebagai "operasi" dan dipandang sebagai sesuatu yang sama sekali terpisah dari manajemen proyek. Hal itu biasanya benar.
Kecuali jika kampanye SDM memiliki awal, tengah, dan akhir. Maka itu adalah sebuah proyek.
Berikut adalah alur kerja yang penting untuk kampanye retensi SDM.
- Teliti kepuasan karyawan danstrategi keterlibatan karyawan* Menentukan strategi retensi
- Menetapkan metrik retensi
- Mengembangkan rencana peluncuran
- Jalankan dan kelola rencana tersebut
- Menindaklanjuti dengan survei dan tinjauan kinerja secara berkala
TIP PRO Sederhanakan manajemen sumber daya manusia dan ciptakan pengalaman terbaik bagi karyawan dengan menggunakan Platform manajemen SDM untuk perekrutan, orientasi, manajemen talenta dan manajemen karyawan.
5. Perencanaan strategis jangka panjang
Contoh terakhir kami adalah jenis proyek yang tidak biasa. Perencanaan strategis jangka panjang bukanlah sebuah proyek dalam arti menghasilkan produk nyata.
Ini adalah proyek untuk mengarahkan seluruh organisasi, sehingga setiap proyek lainnya masuk akal dalam konteks organisasi.
Alur kerja untuk perencanaan strategis dapat mencakup:
- Melakukan analisis situasi (kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman)
- Menentukan visi perusahaan
- Tentukan misi perusahaan
- Menetapkan tujuan organisasi
- Menentukan kebutuhan sumber daya
- MenetapkanKPI dan metrik kinerja Kembangkan sebuahrencana implementasi Memantau dan menyesuaikan rencana strategis
TIP PRO Lihat 10 gratis templat perencanaan strategis untuk membantu Anda memulai.
Cara Membuat Alur Kerja Anda Sendiri
Bagian ini akan mencantumkan langkah-langkah dasar yang perlu dipikirkan untuk membuat workstream yang berfungsi. Pada contoh 2, penekanan pada fitur ClickUp yang dapat digunakan untuk membuat workstream.
1. Mengidentifikasi tim dan orang-orang yang terlibat
Membuat alur kerja proyek membutuhkan upaya kolaboratif dari beberapa tim dan individu, masing-masing dengan peran dan tanggung jawab khusus. Langkah pertama Anda adalah mengetahui dengan pasti tim mana dan, secara khusus, orang-orang yang akan menjadi bagian dari setiap alur kerja.
Berikut adalah empat kelompok besar tim yang perlu diingat, meskipun berbeda-beda menurut industri.
- Kelompok Kerja: Ini adalah tim terpisah yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang sebenarnya (perancang, pengembang, penguji produk, dll.)
- Analis: Ini adalah tim yang bertanggung jawab untukmengumpulkan dan menganalisis persyaratan proyek dan mengkomunikasikannya kepada tim proyek
- Pemimpin Teknis: Ini adalah tim yang bertanggung jawab untuk memberikan arahan dan panduan teknis kepada tim proyek.
- Jaminan Kualitas: Mereka melakukan aktivitas pengujian dan verifikasi untuk mengidentifikasi cacat dan memastikan proyek memenuhi kriteria penerimaan yang ditetapkan.
Setelah Anda sampai pada langkah visualisasi, Anda harus memastikan bahwa tim dan individu ini diidentifikasi dalam setiap aliran.
2. Pilih alat komunikasi Anda
Alur kerja dirancang untuk meningkatkan upaya lintas fungsi. Namun, mengelola beberapa tim dan pekerja jarak jauh atau hybrid bisa menyulitkan. Komunikasi Anda hanya akan sebaik alat yang Anda gunakan.
Untuk mengatasi masalah ini, sebaiknya gunakan alat manajemen proyek dengan komunikasi asinkron untuk memungkinkan Anda berkolaborasi secara bersamaan dan memastikan bahwa semua orang bekerja dengan versi terbaru dari proyek.
Pada akhirnya, alat yang tepat untuk proyek Anda akan bergantung pada kebutuhan spesifik proyek dan tim. Penting untuk mempertimbangkan fitur, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan setiap alat sebelum mengambil keputusan.
3. Memvisualisasikan garis waktu Anda
Tampilan Garis Waktu di ClickUp memberikan gambaran menyeluruh tentang sumber daya dan tugas Anda
Sebelum Anda mulai membuat bagan, mulailah membuat daftar tonggak-tonggak penting diwakili oleh atau terkandung di dalam setiap alur kerja. Hal ini tidak perlu terlalu mendetail-ingatlah, untuk itulah alur kerja Anda.
Setiap aliran kerja harus memiliki barisnya sendiri pada waktu Anda, dengan panjang masing-masing tergantung pada berapa banyak waktu yang dibutuhkan.
Kerangka waktu proyek ini juga harus diwakili oleh garis horizontal di bagian atas grafik.
Beberapa alur kerja mungkin memiliki ketergantungan. Identifikasi hal tersebut dan pastikan hal itu terwakili dalam visual Anda. Sekarang, Anda siap untuk membuat garis waktu untuk aliran kerja. Anda hanya perlu memilih alat yang tepat. ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan di satu tempat untuk membantu memvisualisasikan timeline Anda.
4. Menetapkan peran dan aturan untuk tim proyek
Setiap orang yang terlibat dalam proyek harus memahami tujuan dari setiap aliran dan melakukan bagian mereka untuk mencapai tonggak tersebut. Mulailah dengan menetapkan peran dan tanggung jawab khusus untuk setiap anggota tim yang berkaitan dengan aliran kerja mereka.
Peran RACI dalam Tampilan Papan Tulis ClickUp via Alladdine Djaidani
Ini akan membantu memastikan bahwa semua orang tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan apa yang diharapkan dari mereka. Selanjutnya, fokuslah pada tiga masalah ini:
- Menetapkan tenggat waktu untuk setiap alur kerja agar tetap berada di jalurnya
- Membuat saluran komunikasi reguler untuk menjaga agar semua orang mendapat informasi tentang kemajuan proyek
- Menetapkan prosedur yang jelas untuk membuat keputusan, menyelesaikan konflik, dan mengeskalasi masalah untuk mengurangi kemungkinan masalah yang menggagalkan proyek
Lihat ini Template RAS !
5. Mengotomatiskan di mana Anda bisa
Kami telah menunjukkan bahwa alur kerja dapat menggabungkan otomatisasi bila diperlukan. Tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang dapat diotomatisasi dan apa yang perlu dilakukan oleh manusia. Proses otomatis juga membantu Anda meningkatkan atau menurunkan skala seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis dengan biaya yang jauh lebih murah daripada biaya karyawan.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda bisa fokus pada hal yang paling penting
6. Mengevaluasi dan menyempurnakan
Ini adalah bagian di mana kerja keras dibutuhkan. Pantau alur kerja Anda secara teratur untuk memastikan bahwa Anda membuat kemajuan menuju KPI Anda. Fokuslah pada jadwal proyek, anggaran, kualitas, dan kepuasan pemangku kepentingan.
Kemudian tugas Anda sebagai manajer proyek adalah membuat penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga alur kerja Anda tetap pada jalurnya.
Gunakan Alat Manajemen Proyek untuk Menaklukkan Proyek Besar
Proyek bisa menjadi rumit. Tidak peduli industri apa yang Anda geluti atau proyek apa yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda memiliki tenggat waktu atau banyak tim yang terlibat, rencanakan dengan baik agar tidak menjadi statistik proyek.
Di situlah alur kerja berperan. Panduan ini telah membawa Anda lebih dekat untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas, menyempurnakan alur kerja, dan meningkatkan kolaborasi. Sekarang saatnya untuk menerapkannya.
Ubah cara Anda merencanakan proyek dan mulailah membangun aliran kerja Anda hari ini. ClickUp memiliki semua alat yang Anda perlukan untuk membangun alur kerja dan membuat karyawan Anda tetap terhubung sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Mulailah secara gratis hari ini! 
---
Tamu Menulis r:
Freya Laskowski
adalah seorang konsultan SEO yang membantu merek meningkatkan lalu lintas organik mereka dengan pembuatan dan distribusi konten. Dia adalah kontributor yang dikutip di beberapa publikasi online, termasuk Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance, dan Huffington Post._
ia juga memiliki CollectingCents - sebuah blog keuangan pribadi yang ia kembangkan dari nol. Anda dapat menghubunginya di freya@collectingcents.com_